B&W-ADVIES
Gemeente Zandvoort
Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig
Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie
Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu
Onderwerp:
portefeuillehouder
Datum : 29 september 2015 Regnr. : 2015/08/000090 Zaaknr. : Z2015-001312 Jaarverslag 2014 inzake toezicht op het beheer van het archief
Burgemeester ■ Wethouder 1 Wethouder 2 Wethouder 3
Raadsbesluit: Actieve informatieplicht raad:
a
k.,klid> -\
Secretaris
k--
paraaf ,'
Leidinggevende
, --1.
Wettelijk kader:
Archiefverordening 2013, art 16 Besluit Informatie beheer Zandvoort 2013, art. 7 Archiefwet 1995, art. 30
Gevraagd besluit aan B&W:
Kennis te nemen van de inhoud van het jaarverslag van de gemeentearchivaris van het Noord-Hollands Archief over de periode januari-december 2014. Dit stuk ter informatie aan de gemeenteraad aan te bieden. Het besluit heeft geen financiële consequenties. Voor het genomen besluit, raadpleeg de besluitenlijst van B&W. Openbaarheid : ja
Toelichting:
1/6
Consequenties:
Financieel: nee Personeel: nee Juridisch: nee Facilitair: nee Communicatie: nee WKPB: nee
Advies ingewonnen bij: OR: n.v.t. RIJK: Overig: afdelingshoofd SO Consequenties zijn in het advies toegelicht
Bijlagen: Jaarverslag 2014
1. Bestuurlijke samenvatting (aanleiding, probleemstelling, scenario's).
Conform de Archiefverordening 2013 van de gemeente Zandvoort, wordt jaarlijks verslag gedaan door de gemeentearchivaris aan het College van B&W. Dit verslag gaat over het beheer van overgebrachte archieven van de gemeente Zandvoort in de archiefbewaarplaats bij het Noord-Hollands Archief door de gemeentearchivaris en over het toezicht op de informatie bij de gemeentelijke organisatie, die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De Archiefverordening 2013 bepaalt verder dat de gemeenteraad en de provincie Noord-Holland als toezichthouder in kennis gesteld worden van het jaarverslag van de gemeentearchivaris. Een deel van het verslag is, net als het vorige verslag, gebaseerd op Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Door het beantwoorden van de vragen van de KPI's blijkt of de gemeente aan de eisen van de Archiefwet c.s. voldoet. De gemeentearchivaris heeft een verslag gemaakt n.a.v. de antwoorden die door de gemeente zijn gegeven. Ook geeft het verslag een beeld van de vraag: "In hoeverre is de gemeente Zandvoort in staat verantwoording af te leggen over haar beleid, besluiten etc.?". Net zoals vorig jaar voldoet de gemeente aan (dezelfde) zes van de tien KPI's. Hiervoor verwijs ik u graag naar het verslag in de bijlage. Wat is er verbeterd ten opzichte van het vorig jaarverslag? Ter voorbereiding op het digitale werken en archiveren zijn veel verbeteringen doorgevoerd. Zandvoort heeft actiepunten uit de RODIN toets van 2013 actief opgepakt en afgerond. Dit zijn: • Bestandsformaten zijn vastgelegd • Informatiebeveiligingsbeleid 2013 is opgesteld • Er is een autorisatieschema vastgelegd • Taken en verantwoordelijkheden zijn belegd • Een kwaliteitssysteem is ontwikkeld en geïmplementeerd. RODIN staat voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Dit is het kader om de betrouwbaarheid, volledigheid, authenticiteit en toegankelijkheid van digitale informatie te waarborgen. De gemeente werkt op basis van RODIN. De verbeteringen hebben niet geleid tot een wijziging van de kengetallen. Hoewel er dus een aantal verbeteringen zijn gerealiseerd en ingezet ten opzichte van vorige verslagjaar, voldoet de gemeente formeel nog niet op een aantal punten. Onder deze punten zijn een aantal onderdelen die de provincie als verticaal toezichthouder kan aanmerken als taakverwaarlozing. en een aantal punten die onderdeel uitmaken van de gemeentelijke benchmark "Waar staat je gemeente". Bij taakverwaarlozing kan men "in de plaats treden" toepassen. Hierbij kan GS uiteindelijk — na een hele interventieladder —besluiten om het informatiebeheer op kosten van de gemeente op orde te brengen. 2/6
Er zijn nog een aantal aandachtspunten uit het verslag: 1 Met de eventuele samenwerking met de gemeente Haarlem en andere partners (zoals OD IJmond) in het verschiet, is het van belang om deze positieve ontwikkelingen voort te zetten. Bij samenwerkingen blijft het College van B&W in veel gevallen verantwoordelijk als zorgdrager van het archief. Er moeten dus heldere afspraken gemaakt worden met toekomstige samenwerkingspartners. 2 Het ontbreken van informatiebeleidsplannen en een visie op het beheer is, ook met het oog op eventuele samenwerkingen, een gemis. Het is onduidelijk of de ingezette kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding doorgezet wordt met het aangaan van samenwerkingsverbanden. 3 Met het oog op de aanwezige achterstanden en de aankomende organisatorische veranderingen is het noodzakelijk om de benodigde middelen en het kwaliteitsniveau van de medewerkers op sterkte te houden. Naar aanleiding van bovenstaande wordt het volgende opgemerkt: • •
Dit verslag gaat over de periode december 2013-december 2014. De achterstand in de te archiveren stukken is in 2014 niet opgelopen ten opzichte van 2013 en dit ondanks het nog niet opvullen van een vacature bij DI eind 2014 en de extra werkzaamheden als gevolg van de afdeling MD naar Haarlem vanaf september 2014 (voorbereiding scannen cliëntendossiers, archiveren van met name financiële bescheiden en beëindigde uitkeringen cliënten) Deze werkzaamheden zijn inmiddels bijna gereed.
In 2015 wordt aan de volgende activiteiten gewerkt naast de reguliere werkzaamheden: Er worden afspraken gemaakt en overleg gevoerd met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer van Wabo-taken naar de Omgevingsdienst IJmond. - Er wordt overlegd met de gemeente Haarlem ten einde onduidelijkheden informatie- en archiefbeheer met betrekking tot taken Sociaal Domein op te lossen. - Het alleen digitaal archiveren leidt tot minder achterstand/inlopen van achterstanden m.b.t. archiveren TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden = vastlegging metadata t.b.v. digitaal archiveren en e-depot) is in een afrondende fase. Overzicht opstellen van digitale en papieren informatiebestanden loopt. - Aanbesteding inventarisatie archiefblok 1990-2008 is in gang gezet. - Voorbereidingen scannen wabo-bouwdossiers worden getroffen om eind 2015 deze vergunningen digitaal beschikbaar te hebben ten behoeve van Omgevingsdienst IJmond. In verband met deze laatste activiteit kan het "overzicht digitale en papieren informatiebestanden" pas in 2016 worden afgerond. Acties die nog door de gemeente (moeten) worden ondernomen en/of reactie op aandachtspunten genoemd in het verslag van het Noord-Hollands Archief: Ad. 1 In (toekomstige) dienstverleningsovereenkomsten zal duidelijk worden opgenomen bij welke organisatie de verantwoordelijkheid van het archiefbeheer ligt en aan welke kwaliteit deze moet voldoen. Aangezien de archiefzorg niet te mandateren is, zal B&W van Zandvoort hier verantwoordelijk blijven. Middels het onderzoek en het daaruit resulterende jaarverslag van het NHA zal Zandvoort jaarlijks hiervan op de hoogte worden gesteld. Ad. 2: Een actueel informatiebeleidsplan met een visie op het informatiebeheer is gewenst. Actualisatie van het geldende informatiebeleidsplan is twee jaar geleden intern gestrand op het ontbreken van een visie en missie organisatiebreed en daarom niet het bestuurlijke traject ingegaan.
3/6
Een inventarisatie van behoeften van de organisatie op het gebied van informatiebeheer is recent opgestart; op basis van prioriteitstelling worden de benodigde acties in de Concernplanning 20152018 opgenomen. Ad. 3: Het versneld inlopen van achterstanden op archiefbeheer betekent dat er extra (financiële) middelen ingezet dienen te worden. De achterstand wordt nu al stapsgewijs ingelopen, maar door ziekte en vakantie stagneerde dit gedurende de zomerperiode van 2015. Ook zijn er nog steeds archiveringswerkzaamheden te doen die te maken hebben met het vertrek van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening. (Achtergelaten ordners waarvan de inhoud gearchiveerd moeten worden) en de voorbereidingen samenwerking WABO met OD IJmond. De achterstand met betrekking tot het archiveren bedroeg op 1 januari 2014: 5490, op 31 december 2014: 6475 en op 1 oktober 2015: 5550 zaken.
2. Wijzigingen ten opzichte van het bestaande beleid
N.v.t. 3. Alternatief voorstel
N.v.t. 4.
Korte historie en bestuurlijke context.
De archiefverordening 2013 bepaalt dat de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uitbrengt aan het College van B&W en dat de gemeenteraad en de provincie Noord-Holland als toezichthouder in kennis wordt gesteld van het jaarverslag. Er wordt verslag uitgebracht over de toestand van en het toezicht op het beheer van de archieven. Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente. Onder archieven wordt de totale informatiehuishouding verstaan, dus zowel de papieren als de digitale informatiehuishouding. De gemeente Zandvoort is aangesloten bij het Noord-Hollands Archief (NHA) en daarom heeft de gemeentearchivaris van het NHA verslag uitgebracht over het archief van Zandvoort. Door de VNG is een handreiking horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 ontwikkeld. De handreiking bestaat uit een vragenlijst rondom 10 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Op basis van deze handreiking heeft de gemeentearchivaris van het NHA zich tot doel gesteld om met behulp van de beantwoording van de vragen van de KPI's, verslag te doen over de toestand van, en het toezicht op het beheer van het archief van de gemeente Zandvoort, ofwel: of deze voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995. Dit jaarverslag wordt later dan gebruikelijk aan B&W aangeboden wegens andere prioriteiten en de waan van de dag.
5. Relatie met de Structuurvisie
N.v.t 6. Wat zijn de resultaten van het overleg met de portefeuillehouder?
De portefeuillehouder stemt in met het voorstel.
4/5
7. Zijn er consequenties voor (het werk van) andere afdelingen/met welke afdelingen is samengewerkt?
Er is overleg geweest met het Afdelingshoofd Strategie en Ondersteuning i.v.m. aandachtspunt 2. 8. Wat zijn de resultaten van het overleg met het Regionaal Inkoopbureau IJmond/Kennemerland
N.v.t 9. Wie is bevoegd om het besluit te nemen: burgemeester, college of raad?
Het College van B&W 10. Juridische consequenties.
N.v.t 11. Financiële, personele en organisatorische consequenties.(incl. Algemene Reserve)
Het verslag heeft niet direct financiële, personele en organisatorische consequenties. 12. Majeure risico's.
Als de situatie op het gebied van het archiefbeheer zou verslechteren, kunnen Gedeputeerde Staten besluiten tot ingrijpen en werkzaamheden laten uitvoeren die voor rekening komen van de gemeente Zandvoort. 13. Ondernemingsraad.
N.v.t 14. Aanpak communicatie (inclusief eventuele speciale acties naar externe (direct) betrokkenen).
N.v.t 15. Aanpak participatie (toelichting op trede uit de participatieladder)
N.v.t
5/5
