5 Va 1015
Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig
B&W-ADVIES
Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie
Afdeling / werkeenheid: OB/TE Auteur : P. Spijkerman portefeuillehouder
Datum : 8 september 2015 Regnr. : 2015/09/000492 Zaaknr. : Z2013-000566 Onderwerp:
Evaluatie Pop Up Zandvoort Weekend 19 t/m 21 juni 2015
Burgemeester
■
Wethouder 1 Wethouder 2
■
Wethouder 3 Raadsbesluit: Actieve informatieplicht raad:
p
Secretaris
paraaf
Leidinggevende
/ 11 tO
Wettelijk kader: Algemene Plaatselijke Verordening (onder andere)
Gevraagd besluit aan B&W:
De evaluatie te onderschrijven. De leerpunten over te nemen. Uiterlijk in het le kwartaal van 2016 een besluit te nemen over het vervolg.
Het besluit heeft geen financiële consequenties voor de gemeentebegroting. Voor het genomen besluit, raadpleeg de besluitenlijst van B&W. Openbaarheid: ja
Toelichting:
1/6
Consequenties:
Financieel: nee Personeel: nee Juridisch: nee Facilitair: nee Communicatie: ja WKPB: nee
Advies ingewonnen bij: OR: n.v.t. RIJK: Overig: Consequenties zijn in het advies toegelicht
Bijlagen:
1. Bestuurlijke samenvatting (aanleiding, probleemstelling, scenario's) Ter verdere profilering van het concept 'Pop Up Zandvoort' heeft de gemeente in het weekend van 19 t/m 21 juni 2015 het Pop Up Zandvoort Weekend gefaciliteerd. Dit collegevoorstel bevat een evaluatie van dat Pop Up Zandvoort Weekend 2015. In een later stadium, uiterlijk in het l e kwartaal van 2016, zal definitief worden besloten over de precieze invulling van Pop Up (Weekenden) volgend jaar. Buiten kijf staat dat de ambities op dat vlak onverminderd hoog blijven. Pro forma wordt een volgend Pop Up Zandvoort Weekend nu al wel aangemeld voor de regionale evenementenkalender van 2016. Dat moet namelijk vóór 1 november dit jaar gebeurd zijn, zodat de hulpdiensten er met hun capaciteitsplanning al rekening mee kunnen houden. In het Pop Up Zandvoort Weekend 2015 werd het voor Zandvoorters, maar ook voor mensen en organisaties van buiten, mogelijk gemaakt om zonder al te veel regels en vergunningen initiatieven te ontplooien en evenementen te organiseren. Precies zoals Zandvoort zich wil profileren. Uiteindelijke doel is om duidelijk te maken dat Zandvoort dé gemeente is om een idee uit te voeren. Het Pop Up Zandvoort Weekend was dan ook ingestoken als voorbeeld van hoe Zandvoort in de toekomst te boek kan komen te staan. Besloten is destijds dat bij de via www.popupzandvoort.n1 aangemelde en uiteindelijk als pop-up goedgekeurde initiatieven uitsluitend zou worden gehandhaafd wat in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid of de bescherming van het milieu strikt noodzakelijk is. Ter concretisering van 'wat in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid of de bescherming van het milieu strikt noodzakelijk is', heeft het college in een later stadium voor de initiatiefnemers een spelregeldocument opgesteld. Alle onderwerpen van het Pop Up Zandvoort Weekend zijn besproken in de B&W-vergaderingen van 10 maart (document 2015102/001576), van 14 april (documenten 2015/03/002251 en 2015/04/000522) alsmede 9 juni 2015 (document 015/06/000327). Meteen na afloop is aan de initiatiefnemers gevraagd om op- en aanmerkingen over het weekend aan de gemeente door te geven. Daarnaast heeft met de Evenementencommissie een evaluatie plaatsgevonden. Hierin zitten o.a. de hulpdiensten, medewerker Openbare Orde & Veiligheid, Civieltechniek, Toerisme & Economie, Vergunningverlening, Handhaving alsmede Bouw- & Woningtoezicht. Ook de burgemeester schoof daarbij aan. Het algemene beeld was positief: het weekend heeft het concept 'pop-up' en deregulering tastbaarder gemaakt; er is veel enthousiasme ontstaan bij inwoners, deelnemers en publiek; het weekend bood kansen voor ondernemers (mede door het wedstrijdelement en het vergeven van prijzen); nieuwe en ludieke evenementen zijn opgepopt en de samenwerking heeft op vele fronten een 'boost' gekregen (tussen bewoners, ondernemers, organisatoren, gemeente en hulpdiensten, maar ook tussen ondernemers onderling). Initiatiefnemers zijn bovendien over het algemeen verantwoord omgegaan met de geboden vrijheden. Zo zijn er slechts 3 meldingen van overlast binnengekomen (geluidsoverlast van het evenement op het Gasthuisplein) en is het weekend uiteindelijk veilig en conform de opgestelde spelregels verlopen. Bovendien zijn we binnen het beschikbare budget van 20.000 euro gebleven.
2/6
Natuurlijk zijn er ook leerpunten. Die worden onder 2. uitgediept. 2. Wijzigingen ten opzichte van het bestaande beleid
In het vervolgtraject kan rekening worden gehouden met onderstaande aspecten: -Spreiding van de evenementen over het weekend. De charme van het Pop Up Zandvoort Weekend was nu dat initiatiefnemers binnen bepaalde veiligheidskaders vrij waren om naar eigen inzicht activiteiten te ondernemen. Dat had wel als gevolg dat de grote bulk aan evenementen op zaterdag plaatsvond en op vrijdag en zondag een stuk minder. Het verdient aanbeveling om de spreiding over het weekend wat meer te stimuleren. -Geluidsoverlast in relatie tot het aantal bezoekers van een initiatief. Op het Gasthuisplein was het niet druk en door de muziek extra hard te zetten hoopten de initiatiefnemers daar juist wel wat publiek aan te trekken. Dat had een negatief effect op het begrip vanuit de omliggende wijk. Een feestweekend kan niet zonder geluid, maar waarom moet een hele buurt last hebben van een feestje voor een gering aantal mensen op dat plein? Wat meespeelt is dat de initiatiefnemer daar verzuimd heeft om de buurt vooraf in te lichten. Dat zorgt natuurlijk voor onbegrip. Overwogen kan worden om deze initiatiefnemer in een eventuele volgende editie te verbieden een muziekevenement te organiseren. Of de deelname helemaal te ontzeggen, vanwege het niet opvolgen van deze belangrijke spelregel in het kader van verwachtingenmanagement bij de omwonenden. -Nog duidelijker communiceren welke vrijheden wel en niet geboden worden aan de winkeliers en de horeca. Alle winkeliers (ook degenen die geen initiatief hadden aangemeld) mochten het gehele weekend zelf hun openingstijden bepalen, maar hebben er nauwelijks gebruik van gemaakt. En alle horeca (ook de ondernemers zonder aangemeld initiatief) mochten in de nacht van zaterdag op zondag open zijn zolang ze wilden. De overige regelgeving bleef echter gewoon van kracht. Dat was niet voor alle ondernemers helder. Wellicht dat bij een volgende editie sec voor aangemelde initiatieven de openingstijden verruimd kunnen worden. Dan is de communicatie gemakkelijker en directer. -Meer en breder evenementspecifieke informatie verschaffen voor de bezoekers. Op de website stond het volledige programma van het weekend. Met 1 muisklik was vervolgens per evenement te achterhalen wat er precies zou plaatsvinden. Deze aanvullende informatie zou in de toekomst echter ook offline, dus op de flyers of in een informatieboekje, kunnen worden gegeven, zodat het nog toegankelijker wordt voor een ieder. -Verfijnen van de stemprocedure. Wij hebben bij deze editie gekozen voor een open stemprocedure van 2 weken via Facebook, zodat de stemming zou gaan leven en er een multipliereffect kon optreden. Uiteindelijk heeft dat geleid tot een kleine 9000 stemmen in totaal en 25000 unieke bezoekers van de website in die periode. Dat zijn enorme aantallen en in die zin is de aanpak succesvol gebleken. Toch is er ook een keerzijde: bij een stemming die zo leeft, is het belangrijk om mensen die frauderen meteen te diskwalificeren en niet pas op het eind, immer een actuele tussenstand online inzichtelijk te hebben en niet pas op het eind de stemmen per mail erin te verwerken, en tot slot een extern figuur als een notaris in te schakelen om de neutraliteit extra te benadrukken. De telling is volledig eerlijk en transparant verlopen en dat kan nog verder worden benadrukt door op bovenstaande punten een verbeterslag te maken in de communicatie. Ook kan overwogen worden om de stemperiode minder lang te maken: kort en intensief zorgt ervoor dat onderlinge wrevel zoveel mogelijk achterwege blijft. Tot slot: wellicht kunnen naast de publieksprijzen enkele juryprijzen worden ingevoerd, zodat originele maar kleinere initiatieven zonder grote achterban ook een kans maken. -De stemronde en de bekendmaking van de prijswinnaars zouden naar voren gehaald kunnen worden. Zo is voor initiatiefnemers eerder duidelijk met welk budget ze hun evenement moeten neerzetten en kunnen ze daar op anticiperen in de voorbereidingen van het initiatief. Nu was op 1 juni bekend wie welke prijs won, terwijl het weekend op 19 juni al startte. Ook het spelregeldocument met 3/6
nadere richtlijnen (inclusief wijze van betalen en bijvoorbeeld datum van evaluatie) zou idealiter eerder opgemaakt en verstuurd kunnen worden. -Een kwalitatieve meetlat kan worden opgesteld, om het kaf van het koren te scheiden en de kwaliteit van de initiatieven hoog te houden. Nu mocht iedereen van alles en nog wat doen. In de regels op de website is het als volgt geformuleerd: 'Pop Up Zandvoort is bedoeld om Zandvoort als gastheer te promoten en de lokale economie te stimuleren. Evenementen die hieraan afbreuk doen worden niet toegestaan'. Het verdient aanbeveling om de ondergrens wat op te hogen. Bijvoorbeeld door foodtruckfestivals wel toe te staan en verscheidene, individuele uitgiftepunten van etenswaren niet. -Bewaakt dient te worden dat initiatiefnemers die zeggen een evenement te gaan organiseren, dat ook daadwerkelijk doen. Zo stond op het programma dat Tom's Curryworst bij het station zou staan, maar is hij uiteindelijk niet komen opdagen. Het waarmaken van de gedane beloften kan onder initiatiefnemers verder worden versterkt door een extra stemronde onder het publiek in te gelasten ná het weekend: welk evenement vonden zij het beste? Bijvoorbeeld met een wisselbeker. -Focus dient te liggen op een krachtige, gemeenschappelijke communicatieboodschap van de (prijswinnende) initiatiefnemers en de VVV/gemeente tezamen. Zo kan maximale media-aandacht worden gegenereerd voor het overall concept van het Pop Up Zandvoort Weekend en wordt voorkomen dat er verscheidene, kleinere boodschappen worden verzonden. Dit komt de eenduidigheid voor bezoekers ten goede en helpt de initiatiefnemers. Zij hoeven dan niet het wiel opnieuw uit te vinden. -De aanslag op de gemeentelijke capaciteit (en op die van de hulpdiensten) was bij de voorbereidingen enorm en daar moet in het vervolg rekening mee worden gehouden. Er is weliswaar samengewerkt met het communicatiebureau RiBranding, waardoor de ambtenarij enigszins ontlast werd, maar desalniettemin zijn er veel uren in gaan zitten. Gedeeltelijk valt dat te verklaren door het feit dat het nieuw was en dus arbeidsintensief. De basis staat nu, waardoor een volgende keer wellicht eenvoudiger is voor te bereiden. Voorbereidingen zouden ook eerder kunnen starten ter voorkoming van tijdsdruk. -De informatievoorziening voor de hulpdiensten kan worden geoptimaliseerd. In de aanloop naar het evenementenweekend was er weinig informatie over de evenementen beschikbaar. Het was daardoor niet altijd duidelijk wat de bedoeling was en evenementen konden niet altijd goed worden beoordeeld. In het vervolg zou dit kunnen worden verbeterd door: het uitbreiden van het inschrijfformulier; • het inschrijfformulier vooraf voor te leggen aan de Evenementencommissie; • het standaardiseren van informatie voor initiatiefnemers (om aanvullende vragen aan • initiatiefnemers te voorkomen); Het Pop Up Zandvoort Weekend moet worden aangemeld op de (regionale) evenementenkalender in verband met de capaciteit van de hulpdiensten. -Spelregels optimaliseren. De initiatiefnemers hebben op basis van de aangemelde initiatieven een document met algemene richtlijnen ontvangen. Dit betrof een uitwerking van de algemene veiligheidskaders. Aandachtspunten hierbij: Het spelregeldocument zou in samenwerking met de Evenementencommissie verder uitgewerkt kunnen worden; Het spelregeldocument kan op de website worden geplaatst (voor de start van de inschrijf periode); Het spelregeldocument zou direct na aanmelding aan de initiatiefnemers kunnen worden verzonden.
3. Alternatief voorstel De evaluatie niet onderschrijven en de leerpunten niet overnemen. In dat geval wordt geen recht gedaan aan de inbreng van de deelnemers en betrokken partijen. Zij hebben tenslotte niet voor niets 4/6
meegeholpen aan de evaluatie en leerpunten aangedragen waar de gemeente haar voordeel mee kan doen. 4.
Korte historie en bestuurlijke context
Zie onder 1. 5.
Relatie met de Structuurvisie
Het creëren van een onderscheidende identiteit maakt onderdeel uit van de centrale doelstelling van de Structuurvisie. Het (evalueren van het) Pop Up Zandvoort Weekend draagt daaraan bij. 6. Wat zijn de resultaten van het overleg met de portefeuillehouder?
Portefeuillehouders zijn akkoord. 7. Zijn er consequenties voor (het werk van) andere afdelingen/met welke afdelingen is samengewerkt?
Er is samengewerkt met de Evenementencommissie. Hierin zitten o.a. de hulpdiensten, medewerker Openbare Orde & Veiligheid, Civieltechniek, Toerisme & Economie, Vergunningverlening en Handhaving. Ook is samengewerkt met o.a. Juridische Zaken, Bouw- & Woningtoezicht en Communicatie. 8. Wat zijn de resultaten van het overleg met het Regionaal Inkoopbureau IJmond/Kennemerland
N.v.t. 9. Wie is bevoegd om het besluit te nemen: burgemeester, college of raad?
College. 10. Juridische consequenties.
Regelgeving bleef tijdens het Pop Up Zandvoort Weekend 2015 formeel van kracht, maar handhaving van de regelgeving rondom pop-up activiteiten geschiedde op minimaal niveau. Voor wat betreft het onderschrijven van deze evaluatie en het overnemen van de leerpunten, zijn er geen juridische consequenties. In een later stadium wordt besloten over de precieze invulling van het vervolg. 11. Financiële, personele en organisatorische consequenties (inclusief Algemene Reserve)
Leden van de Evenementencommissie en andere betrokken ambtenaren verrichtten voor, tijdens en na dit weekend werkzaamheden om de editie van 2015 succesvol te laten zijn. In het vervolgtraject dienen zij rekening te houden met de geformuleerde leerpunten. 12. Majeure risico's
Doordat de vergunningplicht werd losgelaten, beschikten de gemeente en de adviserende hulpdiensten over minder gedetailleerde informatie van de evenementen dan gebruikelijk. Dit bemoeilijkte de advisering en de inzet. Het bijbehorende veiligheidsrisico kan in de toekomst enigszins ondervangen worden door de hulpdiensten goed te betrekken bij het opstellen van een meldingsformulier voor de initiatiefnemers. Ook moet dan aan initiatiefnemers weer goed duidelijk 5/6
worden gemaakt dat men in eerste instantie zelf verantwoordelijk is voor een veilig en ordentelijk verloop van het desbetreffende evenement.
13. Ondernemingsraad N.v.t.
14. Aanpak communicatie (inclusief eventuele speciale acties naar externe (direct) betrokkenen) Deze evaluatie wordt gemaild aan de mensen die input hebben geleverd en leerpunten hebben aangedragen.
15. Aanpak participatie (toelichting op trede uit de participatieladder) Raadplegen. Stakeholders zijn geraadpleegd bij het samenstellen van deze evaluatie en de verbeterpunten. Het uiteindelijke besluit is echter aan de gemeente.
6/6
