Oriëntatie in de praktijk. Werkboek BeroepsPraktijkVorming

Oriëntatie in de praktijk De praktijk als leerstof: ervaring opdoen en ervaren worden

Werkboek BeroepsPraktijkVorming het begeleidings- en beoordelingsboek voor de beroepspraktijkvorming

Opleiding: Secretariële Beroepen Cohort 2011

Kwalificatie:

Secretariële Beroepen (CREBO: 93200/93211/93212)

Kwalificatiedossier:

2010

Code:

BPV-SB-KD2010

Versie:

1.0

© Drenthe College, oktober 2011

BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0

Pagina 2

Wegwijzer

Sector Locatie Leerjaar Opleiding Crebocode opleiding Cohort Periode/Data BPV

Economie en Dienstverlening Assen 1 Secretariële Beroepen 2011

van

tot

Persoonlijke gegevens stagiair(e) Naam stagiair(e) Telefoonnummer E-mailadres Gegevens BPV-begeleider Drenthe College Naam BPV-begeleider Telefoonnummer E-mailadres Gegevens BPV-bedrijf Naam BPV-begeleider Telefoonnummer BPV-bedrijf E-mailadres BPV-bedrijf


Pagina 3

INHOUDSOPGAVE WEGWIJZER...................................................................................................................................................... 3 INLEIDING ........................................................................................................................................................ 7 1.

BEELD VAN DE BEROEPENGROEP ............................................................................................................. 9 1.1 WAT DOET DE BEROEPENGROEP SECRETARIËLE BEROEPEN? .................................................................................. 9 1.1.1 Kerntaak 1 Verzorgt de correspondentie............................................................................................ 9 1.1.2 Kerntaak 2 Verzorgt bijeenkomsten ................................................................................................... 9 1.1.3 Kerntaak 3 Verzorgt de post en het archief ...................................................................................... 10 1.2 WAAR WERKT EEN SECRETARESSE? ............................................................................................................... 11 1.3 WAT MOET EEN SECRETARESSE KUNNEN? ....................................................................................................... 11 1.4 OVERZICHT VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER..................................................................................................... 13

2.

TOELICHTING OP HET WERKBOEK BPV ................................................................................................... 14

3.

HET OPLEIDEN ........................................................................................................................................ 16 3.1 3.2 3.3 3.4

4.

VISIE VAN HET DRENTHE COLLEGE................................................................................................................. 16 DE MANIER VAN OPLEIDEN .......................................................................................................................... 16 DE TOUR DE FRANCE (HET ETAPPEMODEL) ..................................................................................................... 16 ER LEIDEN VELE WEGEN NAAR .…. ITALIË (HET EXPEDITIEMODEL) ......................................................................... 16

HET BPV-WERKBOEK .............................................................................................................................. 18 4.1 INLEIDING EN TOELICHTING OP HET GEBRUIK VAN HET BPV-WERKBOEK ................................................................ 18 4.2 VOORWAARDEN VOOR BPV EN KEUZERICHTINGEN ........................................................................................... 19 4.3 HET BEGELEIDEN........................................................................................................................................ 20 4.3.1 de Praktijkbegeleider ........................................................................................................................ 20 4.3.2 de Studieloopbaanbegeleider ........................................................................................................... 21 4.3.3 de Stagiaire ...................................................................................................................................... 22 4.4 HET BEOORDELEN...................................................................................................................................... 22 4.4.1 Leerdoelen ........................................................................................................................................ 22 4.4.2 Werkprocessen ................................................................................................................................. 22 4.4.3 Beoordelen ....................................................................................................................................... 23 4.4.5 Herkansing of verlenging BPV .......................................................................................................... 23 4.4.6 Onenigheid of geschil ....................................................................................................................... 23 4.5 DE BPV STAP VOOR STAP ............................................................................................................................ 24 4.6 SCHEMA BEROEPSPRAKTIJKVORMING (BPV) ZAKELIJKE DIENSTVERLENING IN EEN NOTENDOP.................................... 25 4.7 BPV PLAN BOL ....................................................................................................................................... 26 4.8 AAN DE SLAG IN DE BPV ............................................................................................................................. 28 4.9 HET EINDVERSLAG VAN DE TOTALE BPV PERIODE ............................................................................................. 31 4.10 BPV URENVERANTWOORDINGSOVERZICHT ..................................................................................................... 32

5.

DE BEOORDELINGSFORMULIEREN ......................................................................................................... 33 5.1 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93233 SECRETARESSE ..................................................................................... 34 5.1.1 Werkproces 1.1 secretaresse (93233)................................................................................................... 35 5.1.2 Werkproces 1.2 secretaresse (93233)................................................................................................... 36 5.1.3 Werkproces 1.3 secretaresse (93233)................................................................................................... 37 5.1.4 Werkproces 2.1 secretaresse (93233)................................................................................................... 38 5.1.5 Werkproces 2.3 secretaresse (93233)................................................................................................... 40 5.1.6 Werkproces 2.5 secretaresse (93233)................................................................................................... 42 5.1.7 Werkproces 2.6 secretaresse (93233)................................................................................................... 43 5.1.8 Werkproces 2.8 secretaresse (93233)................................................................................................... 45 5.1.9 Werkproces 3.1 secretaresse (93233)................................................................................................... 46


Pagina 4

5.1.10 Werkproces 3.2 secretaresse (93233) ................................................................................................ 47 5.1.11 Werkproces 3.3 secretaresse (93233) ................................................................................................ 48 5.2 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93231 JURIDISCH SECRETARESSE ....................................................................... 49 5.2.2 Werkproces 1.2 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................... 51 5.2.3 Werkproces 1.3 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................... 52 5.2.4 Werkproces 2.4 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................... 53 5.2.5 Werkproces 2.5 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................... 54 5.2.6 Werkproces 2.6 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................... 56 5.2.8 Werkproces 2.9 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................... 58 5.2.9 Werkproces 3.1 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................... 59 5.2.10 Werkproces 3.2 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................. 60 5.2.11 Werkproces 3.3 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................. 61 5.2.12 Werkproces 3.4 juridisch secretaresse (93231) .................................................................................. 62 5.3 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93232 MEDISCH SECRETARESSE ........................................................................ 64 5.3.1 Werkproces 1.1 medisch secretaresse (93232) .................................................................................... 65 5.3.2 Werkproces 1.2 medisch secretaresse (93232) .................................................................................... 66 5.3.3 Werkproces 1.3 medisch secretaresse (93232) .................................................................................... 67 5.3.4 Werkproces 2.1 medisch secretaresse (93232) .................................................................................... 68 5.3.5 Werkproces 2.3 medisch secretaresse (93232) .................................................................................... 70 5.3.6 Werkproces 2.5 medisch secretaresse (93232) .................................................................................... 72 5.3.7 Werkproces 2.6 medisch secretaresse (93232) .................................................................................... 73 5.3.8 Werkproces 2.7 medisch secretaresse (93232) .................................................................................... 75 5.3.9 Werkproces 2.8 medisch secretaresse (93232) .................................................................................... 77 5.3.10 Werkproces 2.9 medisch secretaresse (93232) .................................................................................. 79 5.3.11 Werkproces 3.1 medisch secretaresse (93232) .................................................................................. 80 5.3.12 Werkproces 3.2 medisch secretaresse (93232) .................................................................................. 81 5.3.13 Werkproces 3.3 medisch secretaresse (93232) .................................................................................. 82 5.4 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93251 DIRECTIESECRETARESSE ......................................................................... 83 5.4.1 Werkproces 1.1 directiesecretaresse (93251)....................................................................................... 84 5.4.2 Werkproces 1.2 directiesecretaresse (93251)....................................................................................... 86 5.4.3 Werkproces 1.3 directiesecretaresse (93251)....................................................................................... 88 5.4.4 Werkproces 2.1 directiesecretaresse (93251)....................................................................................... 90 5.4.7 Werkproces 2.5 directiesecretaresse (93251)....................................................................................... 94 5.4.8 Werkproces 2.6 directiesecretaresse (93251)....................................................................................... 96 5.4.9 Werkproces 2.8 directiesecretaresse (93251)....................................................................................... 98 5.4.10 Werkproces 3.1 directiesecretaresse (93251)...................................................................................100 5.4.11 Werkproces 3.2 directiesecretaresse (93251)...................................................................................102 5.4.12 Werkproces 3.3 directiesecretaresse (93251)...................................................................................104 5.5 BEOORDELINGSFORMULIEREN CREBO 93252 MANAGEMENTASSISTENT ....................................................................106 5.5.2 Werkproces 1.2 managementassistent (93251) .................................................................................109 5.5.3 Werkproces 1.3 managementassistent (93251) .................................................................................111 5.5.4 Werkproces 2.1 managementassistent (93251) .................................................................................113 5.5.5 Werkproces 2.2 managementassistent (93251) .................................................................................115 5.5.6 Werkproces 2.3 managementassistent (93251) .................................................................................117 5.5.8 Werkproces 2.5 managementassistent (93251) .................................................................................119 5.5.9 Werkproces 2.6 managementassistent (93251) .................................................................................121 5.5.10 Werkproces 2.8 managementassistent (93251) ...............................................................................123 5.5.11 Werkproces 2.10 managementassistent (93251) .............................................................................125 5.5.12 Werkproces 3.1 managementassistent (93251) ...............................................................................126 5.5.13 Werkproces 3.2 managementassistent (93251) ...............................................................................128 5.5.14 Werkproces 3.3 managementassistent (93251) ...............................................................................130


Pagina 5

5.6 6.

BEOORDELINGSFORMULIER BPV ALGEMENE BEROEPSVAARDIGHEDEN ..................................................132

BEGRIPPENLIJST ................................................................................................................................... 133

BIJLAGE 1: KLANTTEVREDENHEIDSONDERZOEK ........................................................................................... 137 BIJLAGE 2:LEERLINGENENQUÊTE MET BETREKKING TOT DE BPV .................................................................. 140


Pagina 6

INLEIDING De beroepspraktijkvorming (BPV) in een notendop. Geachte BPV-begeleider, Als onderwijsteam van het Drenthe College zijn wij zeer verheugd over het feit dat u een bijdrage wilt leveren aan het ontwikkelen van competenties die onze leerlingen nodig hebben om uit te groeien tot een volwaardig beroepsbeoefenaar in uw beroepsgroep. Het nieuwe onderwijs gaat uit van het zoveel mogelijk aanleren van kennis en vaardigheden in de praktijk; de leerlingen moeten laten zien dat ze het vak of onderdelen daarvan kunnen uitoefenen in een contextrijke omgeving; de BPV-plaats is in dat opzicht de meest geschikte plek daarvoor. De leerlingen werken in twee jaar (niveau 2) of drie jaar (niveau 3 en 4) aan het behalen van hun diploma. Daar waar het diploma in voorafgaande jaren het resultaat was van het positief afronden van vakken en deelkwalificaties, is het diploma nieuwe stijl het resultaat van het op voldoende wijze beheersen van kerntaken van het beroep onderverdeeld in werkprocessen (zie blz. 11) die gekoppeld zijn aan beroepscompetenties. Deze kerntaken, werkprocessen en competenties staan beschreven in een kwalificatiedossier. Het bovenstaande betekent dat uw taak als praktijkbegeleider is veranderd; het BPV-werkboek zoals u dat nu voor u hebt liggen, is vooral gericht op de leerlingen die bij u BPV-werkzaamheden verrichten. Uitgangspunt voor het behalen van een diploma is een aantal voor het beroep kenmerkende kerntaken, onderverdeeld naar werkprocessen, waaraan competenties zijn gekoppeld die door landelijke organen in samenspraak met het bedrijfsleven is samengesteld. Elk werkproces is voorzien van een aantal criteria, die u kunt vinden op het beoordelingsformulier (zie hoofdstuk 5) Uw bijdrage in de opleiding van de leerling is het geven van praktijkopdrachten aan de leerling (welke werkprocessen kan de leerling in uw bedrijf uitvoeren?) en het bespreken van die opdrachten. Die opdrachten kunnen voortkomen uit leerdoelen van de leerling die hij/zij heeft geformuleerd voordat hij/zij de BPV in gaat. Halverwege de BPV en aan het eind daarvan zult u een functioneringsgesprek met de leerling voeren, waarin ook de werkprocessen aan bod kunnen komen. De leerling geeft vooraf aan of en zo ja welke werkprocessen en competenties hij met u tijdens dat functioneringsgesprek wil bespreken. De leerling moet van dat functioneringsgesprek een verslag maken, waarin hij uw feedback moet verwerken. U leest daarna dat verslag en zet uw paraaf. Indien u van mening bent dat de leerling een werkproces voldoende beheerst, kan hij/zij u vragen een beoordelingsformulier in te vullen; de leerling voegt het verslag van het functioneringsgesprek bij dit beoordelingsformulier; ook kunt u een inhoudelijke opmerking plaatsen in het vakje “toelichting” Ook vragen we van u als praktijkbegeleider om de bewijsstukken die de leerling aan zijn dossier wil toevoegen, te paraferen, om zo de authenticiteit te waarborgen. De leerlingen bouwen tijdens hun opleiding aan de opbouw van een portfolio om o.a. hun leerontwikkeling te bewijzen BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0

Pagina 7

In het BPV-werkboek treft u naast de beoordelingsformulieren voor de werkprocessen ook nog een beoordelingsformulier van de totale BPV aan. Dit algemene beroepsvaardighedenformulier bepaalt of de leerling zijn BPV voldoende heeft afgerond. (zie paragraaf 5.4) In paragraaf 4.6 vindt u op één bladzijde samengevat in schema alle fasen van de BPV! We hopen dat u veel plezier zult beleven aan het begeleiden van onze leerling. Voor ons als onderwijsteam is er niets leuker dan het begeleiden van leerlingen richting beroepsbeoefenaar. We achten uw bijdrage daarin van zeer groot belang. Dat betekent dat wij altijd open staan voor vragen en opmerkingen, zowel over de opleiding als over de BPV. Tot slot willen we u attenderen op het klanttevredenheidsonderzoek in de bijlage van het BPVwerkboek. We stellen het zeer op prijs als u deze enquête aan het einde van de BPV periode voor ons wilt invullen. Met vriendelijke groet, Team Zakelijke Dienstverlening Drenthe College


Pagina 8

1. Beeld van de beroepengroep 1.1 Wat doet de beroepengroep secretariële beroepen? De naam secretaresse is de verzamelnaam voor alle secretariële beroepen. Wanneer het gaat om specifieke taken voor een bepaalde secretaressegroep wordt dit vermeld. Het werk binnen de beroepengroep secretariële beroepen op niveau 3 en 4 bestaat uit drie kerntaken: 1.1.1 Kerntaak 1 Verzorgt de correspondentie In het secretaressevak behoort het opstellen van teksten en het bewerken van door anderen geschreven teksten in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal tot de dagelijkse werkzaamheden. Veel correspondentie wordt afgedaan met een bericht per e-mail. Het bewerken van teksten wordt veelal zelfstandig uitgevoerd, met name bij directiesecretaresses en managementassistenten. Door de juridisch en medisch secretaresse wordt voor het uitwerken van de correspondentie de dictafoon regelmatig gebruikt, in andere secretaressefuncties wordt de dictafoon in mindere mate gebruikt. Van de medisch secretaresse wordt een goede kennis van de medische terminologie verwacht. Van de juridisch secretaresse wordt specifieke kennis van en vaardigheid in het gebruik van juridische terminologie verwacht. Voor het voeren van correspondentie verzamelt de secretaresse op eigen initiatief of naar aanleiding van een opdracht tijdig gegevens ter voorbereiding op het verwerken van verschillende soorten teksten, zoals mailings, brieven, offertes, verslagen etc. De secretaresse werkt de verzamelde informatie uit tot een schriftelijk bericht, controleert het document inhoudelijk en taalkundig op juistheid en volledigheid, geeft het vorm volgens de huisstijl, stemt de aard en toonzetting van het document zo nodig af met de opdrachtgever en slaat het op. Zij moet regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de verwerking van de producten. Daarnaast moet zij regelmatig een afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Zij registreert de documenten en draagt zorg voor het (laten) ondertekenen van het document, voegt eventueel aanvullende informatie en bijlage(n) toe aan het document, voegt het document (met bijlagen) toe aan het juiste (elektronische) dossier en maakt het geheel gereed voor distributie. Bij het verzorgen van correspondentie moet de secretaresse regelmatig bepalen welk distributiekanaal/middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is.

1.1.2 Kerntaak 2 Verzorgt bijeenkomsten Een van de eerste werkzaamheden bij het verzorgen van een bijeenkomst is het opstellen van een planning, een draaiboek of een checklist. Vervolgens vraagt de secretaresse mondeling of schriftelijk intern en/of extern offertes op van verschillende vergaderlocaties met de gewenste faciliteiten, maakt een voorselectie aan de hand van criteria in het draaiboek of op de checklist, overlegt eventueel met de opdrachtgever over de meest geschikte locatie en faciliteiten en reserveert deze. Zij stelt prioriteiten binnen de planning, werkt simultaan, lost organisatorische en inhoudelijke problemen op en is flexibel en stressbestendig. Ze gaat zorgvuldig om met de in- en externe relaties en respecteert het vertrouwelijke karakter van de informatie, waarmee zij te maken krijgt. Vervolgens nodigt de secretaresse deelnemers uit voor een bijeenkomst die plaatsvindt en voorziet hun van (vergader)stukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst. Ook ontvangt de secretaresse (internationale) bezoekers/relaties, voorziet hun van informatie, verwijst of begeleidt hen naar de juiste persoon.


Pagina 9

De secretaresse stelt voorafgaand aan de (internationale) bijeenkomst aan de hand van de financiële gegevens, eventueel in overleg met de opdrachtgever, een begroting op, stelt na afloop van de (internationale) bijeenkomst en de afhandeling van de financiële zaken, eventueel in overleg met de opdrachtgever, een overzicht op van de werkelijk gemaakte kosten en vergelijkt de begroting met de werkelijk gemaakte kosten, waarna ze een mogelijke verklaring geeft voor overschrijdingen en overschotten en deze ter controle voorlegt aan de opdrachtgever. Als de taak niet goed wordt uitgevoerd, kunnen er tal van problemen ontstaan voor en tijdens de bijeenkomst, informatie is bijvoorbeeld niet, onvolledig of te laat verzonden, voorzieningen zijn niet op tijd, te krap of te overdadig aanwezig, mensen zijn niet uitgenodigd of de verkeerde mensen zijn uitgenodigd, de aard en omvang van de locatie en faciliteiten stroken niet met de bijeenkomst, de begroting wordt (ver) overschreden. Voor het goed uitvoeren van de taken toont de secretaresse analytisch vermogen en cijfermatig inzicht. Wanneer medewerkers van het secretariaat onvoldoende duidelijk worden geïnstrueerd, komt het tijdig en volledig aanleveren van de producten in gedrang. Specifieke activiteiten: Juridisch secretaresse (niveau-3) De juridisch secretaresse richt zich minder op het organiseren van bijeenkomsten en richt zich voornamelijk intern op het voorbereiden en verzorgen van vergaderingen. Ook handelt zij financiële zaken af, zoals het controleren van declaraties, kosten voor personele inzet, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor rechtsbijstand, nota’s en aanvragen voor gefinancierde bijstand en handelt deze af of verwerkt de financiële gegevens ter voorbereiding op de verdere boekhoudkundige verwerking. Medisch secretaresse (niveau-3) Specifieke taak van de medisch secretaresse is het verzorgen van het spreekuur. Zij maakt (telefonisch) afspraken met patiënten voor het spreekuur, houdt het patiëntenboek bij en zoekt voor het spreekuur begint de betreffende dossiers en foto’s op, beoordeelt of nog aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen elders verkregen moeten worden en voegt deze gegevens in voorkomende gevallen toe aan het patiëntendossier. Zij ontvangt patiënten, voorziet hun van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling in het ziekenhuis. Ook stelt zij declaraties, nota’s en rekeningen op voor patiënten, controleert deze en verwerkt de financiële gegevens in een geautomatiseerd boekhoudkundig systeem. Managementassistent (niveau-4) De managementassistent vraagt voor de manager verschillende offertes aan voor verschillende producten en diensten ten behoeve van de uitvoering van een of meer projecten, vergelijkt de offertes qua prijs en kwaliteit en stelt een voorstel op voor de manager of projectleider(s). Ook registreert de managementassistent de uren van de manager of projectmedewerkers van een of meer projecten per project in het administratieve systeem en bewaakt ze de aantallen uren van de projectmedewerkers op basis van het projectplan. Ze signaleert eventuele overschrijdingen en meldt deze aan de projectleiding, verwerkt de onkostendeclaraties, stelt facturen op voor derden en verwerkt facturen van derden voor bij haar eigen organisatie gedetacheerde projectmedewerkers.

1.1.3 Kerntaak 3 Verzorgt de post en het archief De secretaresse ontvangt, leest, registreert, sorteert, scant en/of kopieert en distribueert fysieke en digitale poststukken, bewaakt de afhandeling van de poststukken en handelt deze in volgorde van BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0

Pagina 10

belangrijkheid af. De secretaresse frankeert de uitgaande fysieke post en verzendt fysieke en digitale post. De secretaresse verwerkt documenten, ze beheert de archiefstukken, legt dossiers aan en beheert deze, ze onderhoudt het dynamisch archief, waarbij ze eventueel een nieuw (deel van het) archief opzet. De secretaresse stelt prioriteiten en is verantwoordelijk voor het goede verloop van de dagelijkse informatiestromen. Ze gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van deze documenten. Ze beheert het archief met het oog op de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Indien de secretaresse deze taak niet goed uitvoert, komt inkomende en uitgaande fysieke en/of digitale informatie niet op de juiste plaats terecht en is het archief niet toegankelijkheid. De secretaresse moet regelmatig de afweging maken of ze bepaalde vertrouwelijke gegevens/informatie moet verstrekken of moet achterhouden. Specifieke activiteiten: Juridisch secretaresse (niveau-3) De juridisch secretaresse neemt digitale en/of fysieke documenten met betrekking tot juridische procedures op in een dossier. Ze legt eventueel een nieuw dossier aan en deelt dit in volgens voorschrift. Ze zoekt, indien nodig, in de roladministratie van de eigen organisatie of de rechtbank de zaken op voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data) en actualiseert de dossiers met inachtneming van de bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels. Ze zorgt voor de toegankelijkheid, juistheid en volledigheid van de dossiers en waarborgt zo nodig geheimhouding van de dossiers. Ze bergt het dossier op in het actuele (elektronische) archief(systeem).

1.2 Waar werkt een secretaresse? In vrijwel alle arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit, het midden- en kleinbedrijf (MKB) alsmede in het grootbedrijf) kan een secretaresse werkzaam zijn. Deelnemers die een opleiding Secretariële beroepen volgen, hebben de keus af te studeren als secretaresse, juridisch secretaresse, medisch secretaresse, directiesecretaresse of managementassistent.

1.3 Wat moet een secretaresse kunnen? De secretaressefunctie is een op zichzelf staande functie met eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De taken veranderen met de omstandigheden. Zo zijn trends en innovaties van invloed op het werk van de secretaresse. De rol en betekenis van secretariële beroepsbeoefenaren is volop in ontwikkeling. Het zelfbewustzijn is gegroeid. De term ‘dienstbaarheid’ heeft plaats gemaakt voor ‘dienstverlenend’ en ‘ondersteunend’. Het vak stijgt in aanzien, vergt meer opleiding en scholing. Door de technologische ontwikkelingen in het bedrijfsleven is het vak complexer geworden en heeft de secretaresse meer de rol van informatiemakelaar toebedeeld gekregen. Routinematige taken nemen af, de secretaresse verricht minder correspondentie (managers werken zelf met e-mail en telefoon), ze besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken. De nadruk is komen te liggen op informatie genereren en kennis hebben van zaken om goed aan te kunnen sluiten bij de wensen en behoeften van de opdrachtgever. De huidige secretaresse moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom. Ze moet ervoor zorgen dat de informatie bij de juiste mensen en op de juiste plekken terechtkomt en dat de noodzakelijke vervolgacties plaatsvinden. De harde eisen aan haar deskundigheid op het gebied van taalbeheersing, computerkennis, notuleren, archiveren en organiseren blijven van kracht. De secretaresse moet meer dan vroeger beschikken over BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0

Pagina 11

communicatieve en sociale vaardigheden. Ze krijgt meer managementtaken op haar bord en dat veronderstelt dat ze zelfstandig en initiërend kan werken, dat ze processen kan overzien en dat ze over een probleemoplossend vermogen beschikt. Op welk niveau de secretaresse ook werkzaam is, ze blijft de ondersteuner.


Pagina 12

1.4 Overzicht van het kwalificatiedossier


Pagina 13

2. Toelichting op het werkboek BPV Dit BPV-werkboek is bestemd voor de begeleiding van de stagiaires. BPV betekent BeroepsPraktijkVormingzie begrippenlijst. Deze wegwijzer is een korte introductie. Het BPV-werkboek zelf is vanuit het perspectief van de stagiaire geschreven. De map is als volgt ingedeeld: 

1e tabblad: Hoofdstuk 3 Het opleiden met daarin de Visie van het Drenthe College t.a.v. het competentiegericht leren. Via twee metaforen proberen we dit te verhelderen.



2e tabblad: Hoofdstuk 4 Het BPV-werkboek met daarin: ○ Een toelichting op het gebruik ○ Voorwaarden voor de BPV en keuze richtingen ○ Het Begeleiden  rol van de praktijkbegeleider  rol van de SLB-erzie begrippenlijst  rol van de stagiaire ○ Het Beoordelen  leerdoelen  praktijkopdrachtenzie begrippenlijst  beoordelen  algemene beoordeling BPV  herkansing/verlenging  onenigheid Beoordelen of verschil ○ De BPV stap voor stap ○ Aan de slag in de BPV ○ Format voor de praktijkopdrachten ○ Formulier voor BPV urenverantwoording



3e tabblad: Hoofdstuk 5 De Beoordelingsformulieren ○ Beoordelingsformulieren voor de werkprocessen Aan ieder werkproces zijn een aantal competenties gekoppeld met beheersingscriteria. Deze beheersingscriteria zijn een leidraad voor de beoordeling. ○ Beoordelingsformulier algemene beroepsvaardigheden voor de BPV



4e tabblad: Hoofdstuk 6 De Begrippenlijst

 

Bijlage1:Het klanttevredenheidsonderzoek Bijlage2:De leerling-enquête

De stagiaire wordt in de BPV begeleid door een eigen SLB-er. Deze heeft geregeld contact met de stagiaire en bezoekt de BPV-bedrijven voor begeleidings- en beoordelingsgesprekken.


Pagina 14

In onderstaand schema geven we aan hoe we contact met de BPV-bedrijven willen onderhouden. We willen voor iedere stagiaire en praktijkbegeleider de volgende afspraken vastleggen:

Beroepspraktijkvormingsmodel Zakelijke Dienstverlening Assen Leerjaar: 1e leerjaar 2e leerjaar 3e leerjaar

Periode: februari- juli februari- juli augustus- januari

Dagen 2 (donderdag + vrijdag) 3 (maandag t/m woensdag) 4 (maandag t/m donderdag)

Verlof dagenmodel Zakelijke Dienstverlening Assen Leerjaar: 1e leerjaar 2e leerjaar 3e leerjaar

Periode: februari- juli februari- juli augustus- januari

Dagen 4 verlofdagen buiten de officiële feestdagen 6 verlofdagen buiten de officiële feestdagen 8 verlofdagen buiten de officiële feestdagen

Leerling overlegt op te nemen vrij dagen met begeleider van het BPV-bedrijf! Bezoekschema docenten van school Zakelijke Dienstverlening Assen Leerjaar: 1e bezoek 2e bezoek 3e bezoek

Periode: 2e, 3e of 4e BPV -week Halverwege BPV-periode Einde BPV-periode

De behoefte aan begeleidingsgesprekken kan per stagiaire zeer verschillend zijn. Hiervoor willen we graag ruimte geven. Op verzoek van de stagiaire, praktijkbegeleider of SLB-er kunnen er naar behoefte nog 1 á 2 gesprekken gepland worden. Wanneer het BPV-bedrijf tegen vragen aanloopt waarop het BPV-werkboek of de stagiaire geen antwoord kan geven dan moet het BPV-bedrijf niet aarzelen contact op te nemen met de SLB-er. Wij hopen het BPV-bedrijf en de stagiaire met deze wegwijzer en het BPV-werkboek voldoende informatie te hebben gegeven voor een goede start van de BPV. Voor vragen, opmerkingen en/of adviezen houden wij ons graag aanbevolen: neem daarvoor contact op met de betrokken SLB-er. Wij wensen het BPV-bedrijf en stagiaire een zeer geslaagde BPV.


Pagina 15

3. Het opleiden

3.1 Visie van het Drenthe College Het Drenthe College wil jullie opleiden tot gekwalificeerde werknemers die over de kennis en vaardigheden beschikken die de moderne arbeidsmarkt van jullie vraagt. Competentiegericht onderwijs sluit goed aan bij deze doelstellingen. Het realiseren van competentiegericht leren en opleiden kunnen we als Regionaal Opleidingen Centrum niet alleen. Daarvoor willen we graag nauw met de praktijk, samenwerken, zodat we samen investeren in kennis en arbeidsperspectief in Drenthe. 3.2 De manier van opleiden Waarin verschilt nu de manier waarop jullie opgeleid worden van een traditionele opleiding? Om het verschil tussen beide manieren van leren te verhelderen, worden hieronder twee metaforen beschreven. Het gaat in beide metaforen om de wijze waarop je als stagiaire de opleiding doorloopt: in een etappemodel of in een expeditiemodel. Metaforen dekken nooit de werkelijkheid maar voeden de verbeeldingskracht en de fantasie. Ze nodigen uit tot verder associëren en uitwerken. Zo zijn ze hier bedoeld. 3.3 De Tour de France (het etappemodel) De renners verschijnen elke morgen tegelijk aan de start. De route is uitgestippeld, de etappes zijn precies uitgezet in kilometers en tijd. Het eindpunt is Parijs en iedereen hoopt daar op de vastgestelde dag aan te komen. Maar het parcours is zwaar en iedereen weet dat er veel uitvallers zijn. Toch worden kosten nog moeite gespaard om de renners goed te verzorgen en te begeleiden. Er is een ploeg van mecaniciens, soigneurs en medici die de renners ieder vanuit hun eigen deskundigheid proberen tot betere prestaties te krijgen. Ze (achter)volgen de renners en bij een lekke band wordt de hele fiets verwisseld. Op tijd krijgen ze voedsel en drinken aangereikt. Vaak weten de renners zelf niet wat er in hun eten en drinken zit omdat deskundigen hebben onderzocht en bedacht wat goed voor hen is. Gevreesd zijn de individuele tijdritten, je kunt dan niet terugvallen op je ploegmakkers en de tijdwaarnemers zijn streng en onverbiddelijk. Het afsnijden van de route of het nemen van een andere (= verkeerde) weg leidt tot diskwalificatie. De renners hebben weinig oog voor de schoonheid van het landschap, ze beoordelen het op gemakkelijk of moeilijk te fietsen. Tijd voor bezinning is er niet, want elke morgen moet je weer zo fit mogelijk aan de start verschijnen en een topprestatie leveren. ‘s Avond evalueert de ploegleider de rit van die dag en krijgt iedere renner instructies voor de volgende dag. Helaas is er elke dag maar één winnaar en zijn er veel verliezers en uitvallers omdat ze het tempo niet volhouden. Alleen de sterken die de bergen hebben bedwongen en de hitte en regen hebben getrotseerd, komen uiteindelijk in Parijs aan en ontvangen, uitgeput, hun beloning van de grote tourbazen. Na afloop gaat iedereen zijns weegs, meestal naar huis, om op te laden voor de volgende krachtproef. 3.4 Er leiden vele wegen naar .…. Italië (het expeditiemodel) Op het afgesproken tijdstip verzamelt zich een groep bij het vertrekpunt voor een wandeltrektocht naar Rome. Ze hebben zich aangemeld voor deze expeditie omdat ze het een uitdaging vinden, maar ook om onderweg veel interessante dingen te zien en met elkaar veel plezier te beleven. De bestemming is Rome, maar de route ligt niet vast en het eindpunt trouwens ook niet. Eenmaal in Italië aangekomen is het ook mogelijk om in Milaan of Florence de reis te beëindigen, afhankelijk van BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0

Pagina 16

je interesse en je verdere plannen. Bij het vertrekpunt verschijnt iedereen met een rugzak, de een wat voller dan de ander. Maar bij iedereen is er nog voldoende ruimte om onderweg interessante en leerzame voorwerpen te verzamelen. Die moeten aan het eindpunt getoond worden als bewijs dat men onderweg heel wat opgepikt heeft. Zo moet iedereen bij aankomst vloeiend Italiaans kunnen spreken en schrijven, moet men kaart kunnen lezen en met een kompas of GPS kunnen werken. Verder moeten er enkele tekeningen en foto’s van renaissancegebouwen inzitten, een aantal typeringen van de landschappen waar men doorgetrokken is en een beschrijving van interessante ontmoetingen die men met de lokale bevolking heeft gehad. De keuze hiervan is vrij. De groep trekt van hut naar hut, maar spoedig vormen zich kleinere groepen, omdat sommigen een andere weg nemen om een museum te bezoeken, of liever een omweg nemen door het dal dan over de steile berg te gaan, of even een rustdag inlassen om de omgeving beter te verkennen. ‘s Avonds in de hut tref je dus steeds weer andere trekkers. Er worden dan veel ervaringen uitgewisseld en tips gegeven over mooie dingen die men heeft gezien, maar ook over moeilijke punten in de tocht. Soms nodigt men een plaatselijke deskundige uit die veel over de natuur en cultuur kan vertellen en ook advies kan geven over het vervolg van de route en de lastige bergpaden die nog komen en wat je moet doen bij noodweer in de bergen. Op sommige momenten wordt veel van de samenwerking gevraagd. Bijvoorbeeld als er door hevige regenval een bruggetje is weggeslagen, of als iemand zijn enkel heeft verstuikt. Maar het interessante is ook dat je veel van elkaar leert onderweg. De een weet veel van planten en dieren, de ander van architectuur en de derde zorgt altijd voor een goede sfeer in de groep. Hoewel niet precies is voorgeschreven welke route je moet lopen, zitten er wel enkele verplichte trajecten in. Die zijn namelijk zo interessant dat je die niet mag missen. Bovendien moet je daar voorwerpen opsporen en verzamelen die je verder op je reis niet meer tegenkomt. Ook moet je je onderweg enkele malen verplicht bij een controlepost melden. Je moet dan de inhoud van je rugzak laten zien en dan wordt beoordeeld of het verantwoord is om verder te trekken. Het kan namelijk zijn dat je niet genoeg voorwerpen hebt verzameld die je juist op het volgende traject nodig hebt. Natuurlijk kun je proberen de lieden van de controlepost te overtuigen dat het met jouw attributen ook wel gaat lukken, maar zij hebben het laatste woord. De laatste controle vindt in Milaan, Florence of Rome plaats. Je treft daar reisgenoten aan die al eerder zijn gearriveerd, maar je mist nog een aantal mensen die wat langer bij bezienswaardigheden zijn blijven kijken en enkelen hadden moeite met het tempo tijdens het bergtraject. Iedereen kan bij aankomst trots zijn rugzak uitpakken en bij alle verzamelde voorwerpen een boeiend verhaal in het Italiaans houden. Dat is spannend, maar ook een mooie afsluiting. In een feestelijke stemming wordt vervolgens het bewijs voor deelname aan deze expeditie uitgereikt. Daarna gaat iedereen zijns weegs, met een goed gevulde rugzak, om de rest van Italië te verkennen. De tweede beschrijving staat model voor onze manier van opleiden. In de eerste plaats gaat het uiteindelijk om een integratie van kennis, vaardigheden en houdingen. Dit betekent niet dat kennis en inzicht op zich niet waardevol zijn, integendeel, maar ze staan altijd in functie van het uiteindelijke handelen in de praktijk.


Pagina 17

4. Het BPV-werkboek 4.1 Inleiding en toelichting op het gebruik van het BPV-werkboek Inleiding Je bent dit jaar begonnen met een opleiding binnen de sector Zakelijke Dienstverlening. Omdat deze opleiding helemaal in het teken staat van het competentiegericht leren is het noodzakelijk dat je veel ervaring opdoet in de praktijk. Dit noemen we duaal leren; je leert zowel op school als in de praktijk. Vanaf het begin van je BPV is het de bedoeling dat je kennis gaat maken met het werken in praktische beroepssituaties. Inmiddels ben je door het werken in “Simnet” al in aanraking gekomen met allerlei beroepssituaties. Tijdens deze eerste kennismaking met de praktijk van je toekomstige beroep is het de bedoeling dat je vanuit leeropdrachten gaat werken aan je beroepscompetenties. Daar komen we later in dit werkboek op terug. Gebruik BPV-werkboek Het werkboek BPV is een boek waaruit je werkt als beginnend beroepsbeoefenaar in de sector Zakelijke Dienstverlening. Na een half jaar theorie en praktijksimulatie op school ga je, in de tweede helft van het eerste leerjaar, kennismaken met de BeroepsPraktijkVorming (de BPV). Ook in het vervolg van je opleiding krijg je te maken met de BPV. In deze periodes van de opleiding doe je ervaring op in het werkveld. Je kunt ervaren wat het is om werknemer te zijn en welke vaardigheden, kennis en houding je daarbij nodig hebt. Tevens geven deze periodes je de mogelijkheid om te bewijzen dat je een goede beginnende beroepsbeoefenaar bent. Dat je het vak (voor een deel) onder de knie hebt. Dat jij in staat bent om taken, opdrachten en activiteiten uit te voeren als dienstverlener. De beroepspraktijkvorming is een belangrijk onderdeel van de opleiding. De school bereidt je voor op verschillende taken, maar het beste kun je deze taken en de daarbij behorende vaardigheden en kennis laten zien in de praktijk. Naast de studieloopbaanbegeleider (SLB-er), die jou op school en in de BPV begeleidt, speelt ook de praktijkbegeleider een belangrijke rol bij het oefenen en aanleren van beroep competenties. Zowel op school als tijdens de BPV ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen leerproces. Er wordt van je verwacht dat je tijdens de BPV voortdurend op zoek gaat naar situaties waarvan en waarin je iets kunt leren. Je overlegt met je praktijkbegeleider welke praktijkopdrachten je gaat uitvoeren. Belangrijk is ook dat je leert nadenken over je eigen handelen (we noemen dit reflecterenzie begrippenlijst) : waarom handel jij zoals je handelt. Zou je het een volgende keer ook zo aanpakken of juist anders? Wanneer je dat kunt aangeven, ben je een bekwame (= competente) beroepskracht en dat is wat het werkveld graag wil. Voor alle beroepen binnen de sector Zakelijke Dienstverlening is uitgezocht welke kerntaken, werkprocessen en beroepscompetenties nodig zijn om het beroep goed uit te kunnen oefenen. Deze informatie is landelijk verzameld en gebundeld in het kwalificatiedossierzie begrippenlijst. In dit kwalificatiedossier staan de typische kerntaken van een beroep. Bij elke kerntaak horen werkprocessen en beroepscompetenties. Deze werkprocessen geven aan wat je moet kunnen en kennen om het beroep waarvoor je hebt gekozen te kunnen uitvoeren. Aan het eind van je opleiding moet je deze werkprocessen beheersen. In dit werkboek staan de beoordelingsformulieren waarop je kunt lezen hoe je kunt / moet bewijzen dat je een werkproces beheerst en op welke criteria de beoordelaar zijn beoordeling baseert; dat is BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0

Pagina 18

ook handig voor jou, want nu kun je vooraf eens kijken waar je op moet letten als je aan een beroepscompetentie werkt. Tijdens de BPV-periodes kun je aan deze werkprocessen werken. In dit BPV-werkboek houd je bij hoe jouw leerproces verloopt. Je neemt dit boek gedurende de hele opleiding met je mee, je hebt het tijdens elke BPV-periode weer nodig. Door steeds vanuit dezelfde documenten te blijven werken, houd je goed het overzicht welke werkprocessen je al beheerst en aan welke werkprocessen je nog moet werken. 4.2 Voorwaarden voor BPV en keuzerichtingen De eerste tien weken heb je je georiënteerd op je beroep en naar aanleiding van deze oriëntatie heb je een keuze gemaakt voor een beroepsrichting. In de loop van het 2e leerjaar maak je een keuze ten aanzien van de uitstroomdifferentiaties. Het Drenthe College biedt de volgende richtingen binnen Zakelijke Dienstverlening aan: Uitstroomdifferentiaties: Niveau 2:  Administratief medewerker o Telefonist/receptionist o Bedrijfsadministratief medewerker o Secretarieel medewerker Niveau 3:  Secretariële Beroepen o Algemeen secretaresse o Juridisch secretaresse o Medisch secretaresse  Financiële Beroepen o Financieel administratief medewerker Niveau 4:  Secretariële Beroepen : o Managementassistent o Directiesecretaresse o Projectsecretaresse 

Financiële Beroepen : o Bedrijfsadministrateur o Assistent accountant



Medewerker marketing en Communicatie : o Marketing medewerker o Assistent communicatiemedewerker o Medewerker evenementenorganisatie o Junior Accountmanager



Commercieel medewerker bank- en verzekeringswezen


Pagina 19



Juridische beroepen: o Medewerker personeel en arbeid o Medewerker sociale zekerheid o Medewerker zakelijke dienstverlening

Om deel te kunnen nemen aan de BPV in het eerste leerjaar moet je aan een aantal voorwaarden voldoen:  Voldoende beoordeling beoordelingsgesprek met de SLB-er;  Voldoende beoordeling functioneringsgesprekzie begrippenlijst binnen Simnetzie begrippenlijst;  Je hebt een persoonlijke richtingskeuze gemaakt. 4.3 Het begeleiden Hieronder beschrijven we op welke wijze we de begeleiding en beoordeling tijdens de BPV hebben geregeld. Tevens beschrijven we in het kort wat van jou als stagiaire, de praktijkbegeleider en de SLBer wordt verwacht tijdens de BPV. De begeleiding Tijdens de BPV word je begeleid door een praktijkbegeleider op de werkplek en op school door je SLB-er.

4.3.1 de Praktijkbegeleider Tijdens de BPV word je begeleid door een praktijkbegeleider. De functie van de praktijkbegeleider is:  beoordelen van de werkprocessen en beroepscompetenties in de praktijk;  aanbieden van de praktijkopdrachten;  beoordelen van de bewijzen;  paraferen van de bewijzen;  beoordelen van de beroepshouding;  ondersteunen van de stagiaire bij zijn/haar dagelijks werk in de praktijk;  contactpersoon zijn naar het ROC Drenthe College. De praktijkbegeleider zal regelmatig samen met jou de werkzaamheden in de praktijk bespreken. Daarnaast is de praktijkbegeleider niet altijd ook de opdrachtgever. Het kan zo zijn dat een andere medewerker van het bedrijf of de instelling jou opdrachten geeft. Met de praktijkbegeleider maak jij een werkplanning en maak je afspraken over beoordelen. De praktijkbegeleider is het aanspreekpunt voor jouw SLB-er tijdens de BPV. Hieronder wordt benoemd wat je van je praktijkbegeleider mag verwachten, heel belangrijk is dat jij initiatiefnemer bent! Hij/zij  neemt de tijd voor jou om regelmatig met jou je werk door te spreken;  draagt zorg voor het aanbieden van de praktijkopdrachten op basis van jouw leerdoelen;  maakt samen met jou afspraken over de werkplanning;  maakt met jou afspraken over de praktijkopdrachten die je gaat verrichten tijdens de BPV;  is voor jou het eerste aanspreekpunt in het bedrijf;  is bereid en in staat jouw werkprocessen, beroepscompetenties en praktijkopdrachten te beoordelen;  bereidt samen met jou de voortgangsgesprekken en het eindgesprek voor;  voert minimaal tweemaal tijdens de BPV een voortgangsgesprek met jou en je SLB-er;  voert het eindgesprek met jou en je SLB-er; BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0

Pagina 20

      

4.3.2

bezoekt indien mogelijk de werkveldbijeenkomsten op het ROC; activeert het zelfstandig leren; onderhoudt contact met de SLB-er van de opleiding; geeft jou feedback; stimuleert reflectie; creëert een veilig (leer- en werk)klimaat waarin confrontatie mogelijk is; stimuleert je om je eigen leervermogen (blijvend) te ontwikkelen.

de Studieloopbaanbegeleider



Naast de begeleiding door de praktijkbegeleider word je ook begeleid door je SLB-er. De SLBer zal met jou regelmatig de vorderingen doornemen en afspraken maken over je persoonlijk ontwikkelingsplan. Hieronder wordt benoemd wat je van je SLB-er mag verwachten, heel belangrijk is dat jij initiatiefnemer bent! Hij/zij:  gaat regelmatig met jou in gesprek over je vorderingen;  begeleidt bij je leerproces;  houdt zicht op de voortgang van het leerproces in de praktijk;  houdt zicht op de voortgang van de beoordeling in de praktijk;  is het eerste aanspreekpunt voor de praktijkbegeleider namens school;  geeft en organiseert regelmatig reflectie en feedback;  is voor jou het eerste aanspreekpunt namens school;  activeert het zelfstandig leren;  creëert een veilig (leer- en werk)klimaat waarin confrontatie mogelijk is;  stimuleert je om je eigen leervermogen (blijvend) te ontwikkelen;  voert minimaal twee voortgangsgesprekken met jou en je praktijkbegeleider;  voert het eindgesprek met jou en je praktijkbegeleider;  luistert goed naar wensen van de praktijk en vertaalt dit naar het onderwijsaanbod;  luistert goed naar wensen van de praktijk en vertaalt dit naar een aanbod binnen de werkveldbijeenkomsten. Op school zul je ingedeeld zijn in een SLB-groep. Tijdens de studieloopbaanuren staat de reflectie op de BPV voorop. In een vorm van intervisiezie begrippenlijst bespreek je met elkaar verschillende zaken rond het leren in de praktijk. Ook zal in individuele gesprekken de voortgang van de leerdoelen, de leeropdrachten, je POP (Persoonlijk Ontwikkel Plan) en je kwalificatiedossier besproken worden.


Pagina 21

4.3.3 de Stagiaire Ook van jou wordt een bepaalde inzet en motivatie verwacht. Kort gezegd komt het er op neer dat je:  initiatieven neemt en verantwoordelijkheid neemt ten aanzien van je leerproces;  je inzet tijdens de BPV;  de gemaakte afspraken met de praktijkbegeleider nakomt;  je houdt aan de regels van het bedrijf of de instelling waar je werkt;  de gemaakte afspraken op school met onder andere de SLB-er en je studiegenoten nakomt;  als er iets is contact opneemt met de praktijkbegeleider of de SLB-er;  je bij ziekte e.d. afmeldt bij de praktijkbegeleider. En je mailt de SBL’er. Je belt dan naar het ziekmeldingnummer van het Drenthe College in Assen 088 188 4101, Emmen 088 188 3701 en Meppel 088 188 3001. Vergeet niet je ook weer beter te melden i.v.m. de registratie in Magister.  relevante bewijzen verzamelt en van een handtekening laat voorzien;  beoordelingsformulieren laat ondertekenen en van feedback laat voorzien;  reflectieverslagen schrijft volgens de STARR-methodiekzie begrippenlijst, waarin je je eigen functioneren en handelen beschrijft, erop reflecteert, nieuwe leerdoelen SMARTzie begrippenlijst formuleert en dat je dit document laat ondertekenen door je praktijkbegeleider én SLB-er;  op de hoogte bent van de praktijkopdrachten, werkprocessen, beroepscompetenties en prestaties en je deze uit kunt leggen aan de praktijkbegeleider;  gemiddeld eens per drie weken een begeleidingsgesprek met je praktijkbegeleider regelt en hierover schriftelijk aan rapporteert aan je SLB-er;  voortgangs- en eindgesprekken voorbereidt door middel van agenda en zorgt voor verslaglegging aan zowel SLB-er als praktijkbegeleider;  zelfstandig leert;  reflecteert;  feedback tot je neemt zonder in de verdediging te gaan.

4.4 Het Beoordelen Tijdens de BPV- periode werk je aan je werkprocessen en beroepscompetenties. Je kunt kennis en ervaring opdoen in de praktijk. Werken, leren en beoordelen gaan tijdens de BPV samen. 4.4.1 Leerdoelen Je hebt voorafgaande aan de BPV, op school met begeleiding van je SLB-er, leerdoelen geformuleerd. Je leerdoelen heb je geformuleerd in je POP. Om optimaal te kunnen leren tijdens de BPV is het van belang dat je deze leerdoelen doorneemt met de praktijkbegeleider. Met hem (of haar) bekijk je op welke manier je aan deze leerdoelen tijdens de BPV kunt werken. 4.4.2 Werkprocessen Op basis van de werkopdrachten die uitgevoerd kunnen worden op het BPV- bedrijf en de door de leerling geformuleerde persoonlijke leerdoelen wordt een BPV- plan opgesteld. Vervolgens maak je een planning om het BPV- plan te realiseren. Op basis van het BPV-plan maak je een planning. Leg deze planning ook voor aan je SLB-er. Vanuit deze planning kunnen de SLB-er en de praktijkbegeleider regelmatig met jou de voortgang bespreken.


Pagina 22

4.4.3 Beoordelen Je verricht tijdens de BPV werkzaamheden, die voortvloeien uit de werkprocessen van het kwalificatiedossier. Als je de werkprocessen naar tevredenheid van je praktijkbegeleider hebt uitgevoerd, kun je hem verzoeken een beoordelingsformulier in te vullen. Hieronder kun je lezen wat dat inhoudt.  De praktijkbegeleider bekijkt de criteria die op het beoordelingsformulier staan vermeld en geeft daarbij feedback;  Hij/zij zet een handtekening;  Voeg het bewijs toe aan je portfolio. Wat wordt er beoordeeld? Gedurende je opleiding zorg je ervoor dat je de werkprocessen en beroepscompetenties behorende bij het kwalificatiedossier van jouw opleiding bewijst. 4.4.4 Algemene beoordeling BPV Naast het laten beoordelen van werkprocessen en beroepscompetenties wordt natuurlijk ook naar jouw functioneren als beroepsbeoefenaar gekeken; dat houdt in dat er ook een beoordeling van je totale functioneren binnen de BPV plaatsvindt. De praktijkbegeleider zal op het beoordelingsformulier Algemene beroepsvaardigheden (zie 3.2) de beoordeling noteren. De BPV is voldoende als op veertien of meer punten voldoende is gescoord. 4.4.5 Herkansing of verlenging BPV In principe is er binnen de BPV geen sprake van herkansing. Je mag zo vaak werken aan een activiteit of opdracht als nodig is. Mocht de BPV niet met een voldoende afgesloten kunnen worden binnen de vastgestelde tijd (aantal uren) dan kun je in aanmerking komen voor een verlengde BPV na afloop van de reguliere opleiding. In overleg met de SLB-er en de examencommissie zal het een en ander met jou en eventuele wettelijke vertegenwoordigers als je nog geen 18 bent, besproken en vastgelegd worden. 4.4.6 Onenigheid of geschil Mocht er onenigheid bestaan over de beoordeling in de BPV dan moet daarover eerst contact gezocht worden met de SLB-er. Dit kan leiden tot een gesprek tussen de praktijkbegeleider, SLB-er en jou. Mocht ook na dit gesprek geen overeenstemming kunnen worden bereikt dan zal de examencommissie hierover benaderd worden. Het besluit dat de examencommissie neemt is bindend voor alle partijen. Beroep tegen deze uitspraak is alleen mogelijk volgens de officiële regelingen zoals aangegeven in het Examenreglement van het Drenthe College.


Pagina 23

4.5

De BPV stap voor stap Stap 1

Voorbereiding

Stap 2

Contact opnemen / solliciteren

Stap 3

Sollicitatiegesprek

Stap 4

Bereid je voor op je BPV-plek (door internet of info klasgenoot / docent). Schrijf een sollicitatiebrief waarin je beschrijft: waarom je op dat bedrijf of die instelling je BPV wilt uitvoeren; aan welke leerdoelen je in dat bedrijf / deze instelling wilt werken; wie je bent en welke kennis / vaardigheden je beheerst; welke werkervaring je al hebt. Wat zijn je sterke en minder sterke punten Schrijf je sollicitatiebrief volgens het format op www.taalwinkel.nl

Maak een afspraak voor een sollicitatie/kennismakingsgesprek. Bedenk wat je mee moet nemen tijdens dit gesprek. Bekijk de website van het bedrijf! Zoek uit waar het bedrijf is en hoe laat en bij wie je je moet melden. Zorg dat je de leerdoelen duidelijk op papier hebt gezet en bij je hebt als je naar je BPV-adres gaat. In overleg met de BPVbegeleider van het bedrijf kun je dan kijken of het mogelijk is om aan deze leerdoelen te gaan werken. Als je het goed gedaan hebt wordt je aangenomen! Gefeliciteerd! Aan de slag in de BPV: zie volgende bladzijde.


Pagina 24

4.6 Schema beroepspraktijkvorming (BPV) zakelijke dienstverlening in een notendop Start leerling in het bedrijf

Leerling stelt met BPV-begeleider van het bedrijf een BPV-plan op In het BPV-plan komt te staan: A. B.

BPV-plan Leerling maakt hier in overleg met de studieloopbaanbegeleider op school smart leerdoelen van, en bespreekt ze met zijn BPVbegeleider van het bedrijf

Welke werkprocessen de leerling kan oefenen en laten beoordelen in het bedrijf. Overzicht werkprocessen: Zie hoofdstuk 5 Aan welk(e) verbeterpunt(en) wil de leerling werken? (bijvoorbeeld initiatief nemen)

Leerling gaat aan de slag in het BPV-bedrijf en Leerling maakt weekverslagen met daarin:

Leerling oriënteert zich op het bedrijf met opdracht: organogram, ondernemingsvorm en geschiedenis van het bedrijf(verplichte opdracht) Idee: leerling geeft een presentatie over het BPV-bedrijf op school tijdens slb -lessen - Aan welke werkprocessen en overige taken is gewerkt . - Hoe aan het verbeterpunt is gewerkt.

BPV-begeleider vult twee maal het beoordelingsformulier BPV Algemene Beroepsvaardigheden in. 1. 2.

e

Halverwege de BPV-periode, voor het 2 bezoek van de docent van school Aan het einde van de BPV-periode als eindbeoordeling! Deze beoordeling bepaalt of de leerling de BPV voldoende afsluit of niet! (Beide keren vult de leerling ook een zelfbeoordeling in onafhankelijk van zijn BPV-begeleider van het bedrijf!)

Leerling maakt agenda en e e notulen voor 1 , 2 en 3e bezoek van de docent van school

Leerling laat geoefende werkprocessen beoordelen op de beoordelingsformulieren per werkproces en laat Starr-reflectie verslagen van de gedane werkprocessen en verbeterpunt(en) lezen en ondertekenen door BPV-begeleider van het bedrijf. Leerling schrijft a.d.h.v. zijn/haar weekverslagen en eventueel eerder gemaakte aantekeningen een eindverslag, waarin hij/zij de eigen ontwikkeling beschrijft tijdens de BPV-periode


Pagina 25

4.7 BPV PLAN BOL

Naam leerling: …………………………………………. Naam bedrijf: …………………………………………. Periode:

………………………………………….

Kerntaken en werkprocessen die geoefend kunnen worden tijdens de BPV:

Kerntaak nr.

WerkOmschrijving werkproces: proces nr.


Pagina 26

BPV PLAN (vervolg)

Verbeterpunten waaraan gewerkt wordt:

Specifieke opdrachten waaraan gewerkt wordt:


Pagina 27

4.8 Aan de slag in de BPV Zoals je uit het stappenplan hebt kunnen opmaken, formuleer je samen met je praktijkbegeleider praktijkopdrachten die jou in staat stellen aan de werkprocessen en beroepscompetenties uit het kwalificatiedossier te werken. Als de praktijkbegeleider te weinig opdrachten uit zijn eigen bedrijf heeft, dan kun je samen met hem en je SLB-er, in overleg, opdrachten vanuit school afspreken. De keuze van de uit te voeren praktijkopdrachten heeft te maken met de door jou SMART geformuleerde leerdoelen. Daarin komt naar voren wat je wilt leren, wie daarbij betrokken zijn, binnen welke tijd je het leerdoel wilt beheersen, wat je precies gaat doen om het leerdoel onder de knie te krijgen (workshop, lessen, boeken lezen etc.) en ook wanneer jij zelf tevreden bent. Zie verder stappen op de volgende bladzijden:


Pagina 28

Stap

Stap 1 Voor je begint (Plan)

Vragen Aan welk leerdoel wil ik werken? Maak je leerdoel SMART Formuleer in één zin wat je wanneer wilt kunnen, en waar je dit gaat doen. Maak vervolgens een Persoonlijk Activiteiten Plan (PAP) hoe je dit gaat doen. Neem daarin op:

Opnemen in je portfolio volgens checklist Opnemen in je portfolio volgens checklist

Hoe maak ik het meetbaar? Dus welk zichtbaar gedrag laat ik zien, of welk tastbaar product maak ik. Hoe maak ik het acceptabel? Hoe krijg ik draagvlak voor wat ik wil? Wie gaat je helpen? Wie gaat je beoordelen? Welke hulpmiddelen heb je daarbij nodig? Welke kennis heb je daarbij nodig? Vind je je doel realistisch? Dus denk je dat je het doel kunt halen, en waarom? d. Voor welke datum (tijd) wil je je doel bereiken? Welke kerntaken, werkprocessen en/of competenties Opnemen in je portfolio zijn er aan je leerdoel gekoppeld? volgens checklist Welke vragen heb je gesteld?

Stap 2 De werkelijke uitvoering van je taak of opdracht (Do) Stap 3 De evaluatie (Check) Stap 4 Reflectie (Act)

Welke kennis/houding en vaardigheden heb je nodig om dit te kunnen uitvoeren? Hoe ga je hieraan werken? Welke taak/opdracht/activiteit heb je uitgevoerd?

Welk commentaar heeft je beoordelaar je gegeven? Welke kritiek (positief en negatief) heb je gekregen?

Laat beoordelaar een beoordelingsformulier invullen!

Ik reflecteer volgens de STARR methode en zet dit in een verslag: in welke Situatie (kritische beroepssituatie) Beschrijf zo nauwkeurig mogelijk de situatie toen je een taak uitvoerde. Was het druk/rustig? Was je alleen of met meerdere mensen? Kwamen er andere werkzaamheden tussen door? Wat moest eerst volgens jou en waarom? welke Taak Korte omschrijving van je taak. Zoek uit bij welk werkproces deze taak hoort. welke Actie Leg stap voor stap uit hoe je de taak uitvoerde. Zodat iemand die het leest snapt wat je gedaan hebt.




Pagina 29

Verder opnieuw met stap 1 :

het Resultaat Beschrijf het resultaat van je actie

Opnemen in je portfolio volgens checklist

De Reflectie hoe kijk je er achteraf op terug? Zoek uit welke competenties horen het werkproces dat je hebt uitgevoerd. Beschrijf uitvoerig per competentie in hoeverre je deze competentie beheerst. Beschrijf per competentie: - Welke kennis, vaardigheden, houding heb je nodig en gebruikt. - Beschrijf duidelijk waarom jij vindt dat je de competentie beheerst. - Wat zijn de voorschriften / criteria van het bedrijf en voldoe je daaraan? - Bewijzen toevoegen (bijv. een factuur of overzicht dat je gemaakt hebt) - Beoordeling door BPV-begeleider of docent opnemen. - Hoe pak je het de volgende keer aan? Een ander bedrijf heeft andere criteria / Voorschriften! Wat moet in nog doen om het leerdoel te bereiken? Mis ik bijv. nog bepaalde kennis (leervraag) om een bepaald werkproces goed te kunnen uitvoeren? Beheers ik een bepaalde competentie nog onvoldoende?




Pagina 30

4.9 Het eindverslag van de totale BPV periode Aan eind van elke BPV-periode moet je een reflectieverslag inleveren bij je SLB-er. Dit verslag gaat over jouw ervaringen van de afgelopen BPV-periode. Voordat je het verslag inlevert moet je het nog laten lezen door je praktijkbegeleider (deze tekent voor gezien). Het doel van dit verslag is dat je terug kijkt op de afgelopen BPV-periode. Je reflecteert op wat je hebt gedaan, hoe het is verlopen en in hoeverre je hebt kunnen werken aan je leerdoelen. Naar aanleiding daarvan formulier je nieuwe vragen en doelen voor de komende school en/of BPVperiode. Criteria reflectieverslag: 

Een getypt verslag over de afgelopen BPV-periode (lettertype Arial ,11 pt);



Uit het verslag wordt duidelijk welke activiteiten of taken je hebt verricht;



In het verslag reflecteer je op de leerdoelen die je aan het begin hebt geformuleerd: ○ je beschrijft wat je hebt gedaan om deze te realiseren, ○ hoe je het hebt gedaan, ○ wat het resultaat daarvan was, ○ of je ze bereikt hebt, ○ hoe je dat kunt bewijzen, ○ en wat je hiervan geleerd hebt om in te kunnen zetten in andere situaties;



In het verslag reflecteer je op de afgelopen BPV-periode: ○ denk hierbij aan de STARR-methodiek ○ uit het verslag wordt duidelijk dat je in staat bent terug te kijken op de afgelopen activiteiten, je hierop methodisch kunt reflecteren, dat je blijk geeft van een kritische zelfreflectie (wat was jouw rol, hoe ben jij daarmee om gegaan, hoe kun je dat verbeteren);



Trek voor jezelf conclusies uit de gedane activiteiten en taken, deze kunnen resulteren in concrete leervragen voor de volgende onderwijs- of BPV-periode;



Het verslag is gelezen door de praktijkbegeleider en ondertekend voor gezien.



Laat het verslag op tijd lezen door je praktijkbegeleider in het bedrijf. Leg het daarna voor aan je SLB docent , en neem het na goedkeuring op in je portfolio op de juiste plaats.


Pagina 31

4.10

BPV urenverantwoordingsoverzicht

Stagiair(e) BPV-periode BPV-bedrijf / -instelling Praktijkbegeleider Opleiding Studieloopbaanbegeleider ROC Drenthe College

Week/datum

Aantal gewerkte uren

: : : : : :

Van

tot

Praktijkopdrachten

Paraaf begeleider

Totaal aantal gewerkte uren:____________________

Datum:_________________

__________________________ Handtekening praktijkbegeleider

_______________________________ Handtekening stagiair(e)


Pagina 32

5.

De beoordelingsformulieren

In dit hoofdstuk worden alle beoordelingsformulieren, die gebruikt worden bij de BPV-beoordeling, weergegeven: 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

beoordelingsformulieren uitstroomrichting Secretaresse; beoordelingsformulieren uitstroomrichting Juridisch secretaresse; beoordelingsformulieren uitstroomrichting Medisch secretaresse; beoordelingsformulieren uitstroomrichting Directiesecretaresse; beoordelingsformulieren uitstroomrichting Managementassistent; beoordelingsformulier BPV algemene beroepsvaardigheden


Pagina 33

5.1 Beoordelingsformulieren crebo 93233 Secretaresse


Pagina 34

5.1.1 Werkproces 1.1 secretaresse (93233) Naam deelnemer Ingevuld door (naam) Functie/Rol

0 Studiegroepbegeleider (ROC) 0 Praktijkbegeleider 0 Anders, namelijk ….

Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De secretaresse verzorgt de correspondentie

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 1.1: De secretaresse verzamelt informatie ter voorbereiding op het verwerken van teksten

Niet vast te stellen 

Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het feit dat de verzamelde gegevens relevant, compleet, actueel, volledig en tijdig beschikbaar zijn voor je opdrachtgever (s) Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je : a. de benodigde gegevens op efficiënte wijze opzoekt. b. de opdracht zo nodig verifieert c. de gegevens controleert op, juistheid, betrouwbaarheid en volledigheid.

Plannen en organiseren :

dat de secretaresse a. de werkzaamheden voor het verzamelen van informatie zorgvuldig plant. b. zorgt dat de benodigde gegevens t.b.v. de correspondentie tijdig beschikbaar zijn .

Oefensituatie: Naam beoordelaar: Handtekening:

0

Beoordelingssituatie:

Toelichting:

0

Datum:


Pagina 35



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De secretaresse verzorgt de correspondentie.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 1.2: De secretaresse formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor taalkundig en inhoudelijk correcte producten ( brieven, memo’s, faxen, e-mails, verslagen etc. in het Nederlands of een moderne vreemde taal), opgemaakt conform huisstijl, afgestemd op het doel en de doelgroep en opgeslagen op de juiste informatiedrager.

Competentie:

Criteria

Formuleren en rapporteren :

Het gaat er hierbij om dat je de verzamelde informatie uitwerkt in brieven, verslagen, notities, emails, voorwaarden etc. a. zodanig dat de teksten qua inhoud en taalgebruik zijn afgestemd op het doel en de doelgroep. b. zodanig dat de teksten qua aard en toonzetting zijn afgestemd op het doel en de doelgroep. dat je: a. toetsvaardigheid vertoont om de verzamelde informatie op een snelle en efficiënte manier te verwerken tot correspondentie. dat je: a. effectief gebruik maakt van materialen, ( communicatie ) middelen en traditionele kantoorbenodigdheden. dat je: a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving t.b.v. formulerenen redigeren teksten. b. de bovengenoemde werkzaamheden efficiënt uitvoert. Beoordelingssituatie:

Vakkundigheid toepassen :

Materialen en middelen inzetten:

Met druk en tegenslag omgaan :


0

Toelichting:

0

Datum:


Pagina 36



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De secretaresse verzorgt de correspondentie. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 1.3: De secretaresse maakt teksten gereed voor distributie.

Niet vast Te stellen 

Onvoldoende 

Voldoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat het document dat voor verzending gereed gemaakt is , compleet is en voorzien is van de juiste informatie en bijlage(n). Competentie: Materialen en middelen inzetten:

Kwaliteit leveren :

Instructies en procedures opvolgen:


Oefensituatie: Naam beoordelaar: Handtekening: Datum:

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. een juiste keuze maakt uit de beschikbare middelen t.b.v. het kopiëren, afdrukken en het in de envelop stoppen van de documenten. b. rekening houdt met de beschikbare voorraad materialen. dat je: a. tijdig het document laat ondertekenen. b. alle benodigde informatie, bijlage(n) toevoegt. c. zorgt dat de kwaliteit van de zending voldoet aan de gestelde eisen. dat je: a. het document opslaat in de juiste directory onder de juiste naam ( kent een code of referentienummer toe) b. het document afdrukt op het juiste papier conform de voorgeschreven procedures en richtlijnen. dat je : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving t.b.v. formuleren, redigeren vormgeven van teksten. b. de bovengenoemde werkzaamheden efficiënt uitvoert.

0



Toelichting:

0

Pagina 37


Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2:


De secretaresse verzorgt bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvoldoende Voldoende onderstaand werkproces beheerst te stellen Werkproces: 2.1 De secretaresse stelt een planning,    draaiboek of checklist op of past deze aan. Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor een planning, draaiboek of checklist, die/dat is opgesteld in overleg met de leidinggevende volgens de geldende procedures, aan de hand waarvan de organisatie van een bijeenkomst gefaseerd wordt uitgevoerd, waarin is opgenomen welke activiteiten op welke tijdstippen door wie worden uitgevoerd en wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt. Competentie:

Criteria

Samenwerken en overleggen :

Het gaat er hierbij om dat je: a. tijdig met je leidinggevende afstemt over de te organiseren bijeenkomst. dat je bij het opstellen van een planning, draaiboek of checklist a. de regels voor spelling en grammatica correct toepast. b. de juiste woorden en uitdrukkingen gebruikt. c. een duidelijk onderscheid maakt tussen hoofden bijzaken. a. de benodigde gegevens op efficiënte wijze opzoekt. b. de opdracht zonodig verifieert. c. de gegevens nauwkeurig controleert op juistheid, betrouwbaarheid, relevantie en volledigheid. a. de activiteiten t.b.v. de te organiseren bijeenkomst in kaart brengt. b. een tijdsplanning opstelt. c. de activiteiten die door de daarvoor verantwoordelijke personen worden geregeld bewaakt. d. activiteiten regelt met het aangeven van prioriteiten. e. de verschillende activiteiten goed op elkaar zijn afgestemd. f. rekening houdt met eventueel wijzigende omstandigheden.


Analyseren :



Toelichting:

Pagina 38

Instructies en procedures opvolgen: Oefensituatie: Naam beoordelaar: Handtekening: Datum:

a.

0

de voorgeschreven (werk) procedures toepast voor planning en organisatie van de bijeenkomsten. Beoordelingssituatie:


0

Pagina 39



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De secretaresse verzorgt bijeenkomsten

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces: 2.3 De secretaresse selecteert, reserveert en controleert locaties en faciliteiten.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor de reservering van meest geschikte locatie met de gewenste faciliteiten volgens de procedures in het draaiboek of op de checklist, waarbij o.a. rekening gehouden is met het budget, de aard en het doel van de bijeenkomst, de datum en het tijdstip, het aantal genodigden en de bereikbaarheid van de locatie. Competentie: Relaties bouwen en netwerken :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt. b. de banden verstevigt of uitbreidt door het mondeling en schriftelijk leggen en onderhouden van contacten met relaties zodat de meest geschikte locatie en faciliteiten worden gereserveerd.

Overtuigen en beïnvloeden :

dat je bij het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten : a. de belangen van de organisatie behartigt. b. het budget in het oog houdt. c. de meest geschikte locatie en faciliteiten reserveert.


dat je voor het leggen en onderhouden van in- en externe contacten t.b.v. het reserveren en selecteren van locaties en faciliteiten : a. tijdens mondelinge (face-to-face en telefonische) en schriftelijke contacten relevante communicatiemiddelen gebruikt. b. en traditionele kantoorbenodigdheden gebruikt v.w.b. het leggen van in- en externe contacten t.b.v. het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten.


Toelichting:

Pagina 40

Analyseren :

dat je: a. de gegevens uit de offertes die je hebt ontvangen analyseert. b. uitzoekt welke locatie en faciliteiten het meest geschikt zijn voor de doeleinden van de organisatie.


dat je: a. de voorgeschreven (werk) procedures voor het selecteren en reserveren van locatie en faciliteiten toepast.

Kwaliteit leveren :

dat je : a. de locatie en faciliteiten op de dag, waar de bijeenkomst plaatsvindt a.d.h.v. de gestelde eisen controleert b. eventuele problemen snel en efficiënt oplost. c. ervoor zorgt dat problemen snel en efficiënt worden opgelost.

Bedrijfsmatig handelen :

dat je : a. de mogelijkheden om kosten te reduceren bekijkt en deze uitvoert waar het mogelijk is, waarbij je een evenwicht tussen prijs en kwaliteit in het oog houdt.


0


0

Datum:


Pagina 41



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd ) Datum afname: Kerntaak 2: De secretaresse verzorgt bijeenkomsten. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvoldoende Voldoende onderstaand werkproces beheerst te stellen Werkproces: 2.5 De secretaresse nodigt de deelnemers uit    en voorziet hun van vergaderstukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst. Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor goede en tijdige informatie over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en het op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst technisch volgens plan verloopt. Competentie: Samenwerken en overleggen :

Relaties bouwen en netwerken:

Presenteren:



0

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. met de leidinggevende en/of overige betrokkenen afstemt welke (digitale) informatie naar de deelnemers aan de bijeenkomst (sprekers en andere genodigden) moet worden verzonden, zodat zij tijdig en goed geïnformeerd zijn dat je: a. op klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt. b. de banden met netwerk verstevigt en/of uitbreidt in het belang van zowel de organisatie als de relaties, zodat een zo optimaal mogelijk deelnemersveld wordt uitgenodigd voor de bijeenkomst. dat je: a. tijdens de bijeenkomst duidelijk mondeling of schriftelijk uitleg geeft over relevante onderwerpen. dat je: a. de voorgeschreven (werk) procedures toepast voor het uitnodigen van deelnemers. b. de voorgeschreven (werk) procedures toepast voor het verzenden van informatie m.b.t. bijeenkomsten. Beoordelingssituatie:

Toelichting:

0

Datum:


Pagina 42



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De secretaresse verzorgt bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.6: De secretaresse ontvangt bezoekers.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het correct ontvangen van bezoekers/relaties en het naar tevredenheid informeren van hen. Competentie: Aandacht en begrip tonen :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. de bezoekers te woord staat in het Nederlands of een moderne vreemde taal. b. aandacht en interesse toont voor opvattingen van anderen. c. aandachtig luistert als een ander zijn voorstellen naar voren brengt. d. een ander de kans geeft te vertellen wat hij wil vertellen en zo nodig op een gepast vragen stelt ter verduidelijking.

Ethisch en integer handelen:

dat je: a. respectvol omgaat met relaties. b. rekening houdt met verschillen tussen relaties en hun manier van communiceren c. discreet omgaat met gevoelige (vertrouwelijke) zaken/informatie.

Presenteren:

dat je: a. op een onderhoudende manier communiceert met de bezoekers. b. op een duidelijke wijze mondeling uitleg geeft m.b.t het bezoek of de bijeenkomst, zodat zij goed geïnformeerd zijn.


Toelichting:

Pagina 43

Op de behoeften en verwachtingen van de “klant” richten:




dat je: a. erop gericht bent zoveel mogelijk aan de verwachtingen van de klant te voldoen. b. actief de wensen en behoeften van de klant inventariseert. dat je: a. de voorgeschreven procedures voor het ontvangen en verwijzen van bezoekers toepast. dat je : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden m.b.t. het ontvangen van bezoekers tijdig en efficiënt worden uitgevoerd.

0


0

Datum:


Pagina 44



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De secretaresse verzorgt bijeenkomsten. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast OnvolVolonderstaand werkproces beheerst Te stellen doende doende Werkproces 2.8: De secretaresse stelt vooren nacalculatie    op. Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor een overzicht dat de begroting, de werkelijk gemaakte kosten en een mogelijke verklaring voor overschrijdingen en overschotten bevat. Competentie: Analyseren :

Bedrijfsmatig handelen:

Formuleren en rapporteren:



0

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. financiële gegevens verzamelt voor het bepalen van de kosten van een bijeenkomst b. de gegevens controleert op juistheid en volledigheid. c. de gegevens aanvult als geconstateerd wordt dat bepaalde gegevens ontbreken. d. ervoor zorgt dat de leidinggevende de juiste informatie ontvangt. a. het budget kent dat van invloed is op de financiële consequentie van de uitvoering van de bijeenkomst. b. de mogelijkheden bekijkt om de kosten te reduceren en voert waar mogelijk maatregelen uit, waarbij je een evenwicht tussen prijs en kwaliteit in het oog houdt door steeds een afweging tussen de kosten en de baten. a. de verzamelde financiële gegevens, prijsopgaven, reis- en verblijfkosten, personeel, producten, diensten etc. uitwerkt in een nauwkeurig en volledig overzicht. b. bovenstaande uitwerkt op een logisch gestructureerde wijze, met het oog op het door een door anderen makkelijk te volgen opbouw. dat je: a. de voorgeschreven procedures en richtlijnen van de organisatie m.b.t. vooren nacalculatie toepast. Beoordelingssituatie:


Toelichting:

0

Pagina 45



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De secretaresse verzorgt de post en het archief. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 3.1: De secretaresse verzorgt de inkomende post .


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het verwerken van ingekomen poststukken en het op de juiste plaats bezorgen ervan. Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. op basis van gegevens in de poststukken een of meer dossiers en een of meer bestemmingen (personen en/of afdelingen) kiest.

Vakkundigheid toepassen:

dat je: a. de poststukken op correcte wijze sorteert, scant en/of kopieert. b. de inkomende post op correcte en efficiënte wijze registreert. c. zorg draagt voor de distributie.


dat je: a. tijdens de verwerking van de ingekomen post gebruik maakt van relevante communicatiemiddelen, zodat de post de post op een efficiënte wijze gesorteerd, gescand, gekopieerd en gedistribueerd wordt.


dat je: a. de voor de organisatie geldende bedrijfsregels m.b.t. het verwerken van inkomende post op correcte wijze toepast.


0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 46



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De secretaresse verzorgt de post en het archief.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 3.2: De secretaresse verzorgt de uitgaande post.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat de fysieke en digitale poststukken , indien vereist, op de juiste wijze zijn gefrankeerd en tijdig zijn gedistribueerd. Competentie: Bedrijfsmatig handelen :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. bij spoedzendingen een evenwicht houdt tussen snelheid van bezorgen van een poststuk en de kosten van verzending.


dat je: a. de fysieke en digitale poststukken op de juiste wijze frankeert en distribueert.


dat je: a. tijdens de verwerking van de uitgaande post efficiënt gebruik maakt van relevante materialen en middelen voor het frankeren en verzenden van fysieke en digitale poststukken.


dat je: a. de voor de organisatie geldende bedrijfsregels m.b.t. het verwerken van uitgaande post op correcte wijze toepast.


0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 47



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3 :

De secretaresse verzorgt de post en het archief.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 3.3: De secretaresse beheert en actualiseert het archief.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat het dynamisch archief is afgestemd op en toegankelijk is voor de gebruikers, archiefstukken en dossiers zijn traceerbaar, compleet en actueel en het archief bevat geen archiefstukken en dossiers die geen informatiewaarde hebben voor de afdeling en/of het afdelingsmanagement. Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. op verzoek van de leidinggevende en/of anderen de juiste dossiers samenstelt uit het (digitale) archiefsysteem om aan de informatiebehoefte van derden te voldoen.


dat je: a. efficiënt gebruik maakt van het (digitale) registratie- en of archiefsysteem t.b.v. de verwerking, het beheer en het uitlenen van documenten en dossiers.


dat je: a. tijdens het verwerken van documenten efficiënt gebruik maakt van relevante middelen v.w.b. scannen, kopiëren van documenten en registreren van archiefstukken.


dat je: a. het registratie- en/of archiefsysteem op efficiënte wijze beheert en optimaliseert volgens de voor de organisatie geldende regels en wettelijke richtlijnen.


0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 48

5.2 Beoordelingsformulieren crebo 93231 Juridisch secretaresse


Pagina 49

5.2.1 Werkproces 1.1 juridisch secretaresse (93231) Naam deelnemer Ingevuld door (naam) Functie/Rol


Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De juridisch secretaresse verzorgt de correspondentie

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 1.1: De juridisch secretaresse verzamelt informatie ter voorbereiding op het verwerken van teksten


Onvoldoende 

Voldoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het feit dat de verzamelde gegevens relevant, compleet, actueel en volledig . Competentie: Analyseren

Criteria a. Het gaat er hierbij om dat de secretaresse b. de benodigde gegevens op efficiënte wijze opzoekt c. de opdracht zo nodig verifieert d. de gegevens controleert op juistheid, betrouwbaarheid, relevantie en volledigheid.

Plannen en organiseren

dat de secretaresse a. de werkzaamheden voor het verzamelen van informatie zorgvuldig plant. b. daarbij procedures en termijnen ( de fatale data) in het oog houdt zodat de benodigde gegevens t.b.v. de correspondentie tijdig beschikbaar zijn.


0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 50



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De juridisch secretaresse verzorgt de correspondentie. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvoldoende Voldoende onderstaand werkproces beheerst te stellen Werkproces 1.2: De juridisch secretaresse for-muleert en redigeert teksten en geeft deze vorm.    Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor taalkundig en inhoudelijk correcte producten ( brieven, memo’s, faxen, e-mails, verslagen etc. in het Nederlands of een moderne vreemde taal), opgemaakt conform huisstijl, afgestemd op het doel en de doelgroep en opgeslagen op de juiste informatiedrager. Competentie: Criteria Toelichting: Formuleren en rapporteren : Het gaat er hierbij om dat je de verzamelde informatie uitwerkt in brieven, processtukken, juridische akten, bezwaarschriften, memo’s, verslagen, faxen, e-mails etc.. a. zodanig dat de teksten qua inhoud en taalgebruik zijn afgestemd op het doel en de doelgroep. b. zodanig dat de teksten qua aard en toonzetting zijn afgestemd op het doel en/of de doelgroep. Vakkundigheid toepassen : dat je: a. toetsvaardigheid vertoont bij het verwerken van correspondentie,zodat de verzamelde informatie op een snelle en efficiënte manier wordt verwerkt tot correspondentie. Materialen en middelen dat je: inzetten: a. effectief gebruik maakt van materialen, ( communicatie ) middelen en traditionele kantoorbenodigdheden. Met druk en tegenslag omgaan dat je: : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, b. ervoor zorgt dat de werkzaamheden m.b.t. het formuleren, redigeren en vormgeven van teksten volledig worden uitgevoerd. c. de boven genoemde werkzaamheden tijdig en efficiënt uitvoert. Oefensituatie: 0 Beoordelingssituatie: 0 Naam beoordelaar: Handtekening: Datum:


Pagina 51

5.2.3 Werkproces 1.3 juridisch secretaresse (93231) Naam deelnemer Ingevuld door (naam) Functie/Rol 0 Studiegroepbegeleider (ROC) 0 Praktijkbegeleider 0 Anders, namelijk …. Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1 :

De juridisch secretaresse verzorgt de correspondentie.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zijonderstaand werkproces beheerst Werkproces 1.3: De juridisch secretaresse maakt teksten gereed voor distributie.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat het document dat voor verzending gereed gemaakt is , compleet is en voorzien is van de juiste informatie en bijlage(n). Competentie: Criteria Toelichting: Materialen en middelen Het gaat er hierbij om dat je : inzetten: a. een juiste keuze maakt uit de beschikbare middelen t.b.v. het kopiëren, afdrukken en het in de envelop stoppen van de documenten. b. rekening houdt met de beschikbare voorraad materialen. Kwaliteit leveren : dat je: a. tijdig het document laat ondertekenen. b. alle benodigde informatie, bijlage(n) toevoegt. c. zorgt dat de kwaliteit van de zending voldoet aan de gestelde eisen. Instructies en procedures dat je: opvolgen: a. het document opslaat in de juiste directory onder de juiste naam ( kent een code of referentienummer toe) b. het document afdrukt op het juiste papier conform de voorgeschreven procedures en richtlijnen. Met druk en tegenslag omgaan. dat je : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving t.b.v. formuleren, redigeren vormgeven van teksten. b. de bovengenoemde werkzaamheden efficiënt uitvoert. Oefensituatie: Naam beoordelaar: Handtekening:

0


0

Datum:


Pagina 52



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De juridisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.4: De juridisch secretaresse reserveert vergaderlocaties en faciliteiten.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor gereserveerde interne of externe vergaderlocaties met de vereiste faciliteiten. Competentie: Plannen en organiseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. een vergaderlocatie en faciliteiten reserveert, passend bij de te houden bijeenkomst.


dat je: a. doeltreffend gebruik maakt van relevante communicatiemiddelen en traditionele kantoorbenodigdheden bij het intern of extern reserveren van vergaderlocaties en faciliteiten t.b.v. vakgroepbijeenkomsten, werkoverleg, besprekingen met cliënten etc. dat je: a. je houdt aan de voorgeschreven procedures m.b.t. het reserveren van vergaderlocaties en faciliteiten. Beoordelingssituatie:



0

Toelichting:

0

Datum:


Pagina 53



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd ) Datum afname: Kerntaak 2 : De juridisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.5: De juridisch secretaresse nodigt de deelnemers uit en voorziet hun van vergaderstukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor goede en tijdige informatie over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en het op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst technisch volgens plan verloopt. Competentie: Samenwerken en overleggen

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. met de leidinggevende en/of overige betrokkenen afstemt welke (digitale) informatie naar de deelnemers aan de bijeenkomst (sprekers en andere genodigden) moet worden verzonden. b. ervoor zorgt dat zij tijdig en goed geïnformeerd zijn.


dat je: a. op klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt. b. de banden met netwerk verstevigt en/of uitbreidt in het belang van zowel de organisatie als de relaties, zodat een zo optimaal mogelijk deelnemersveld wordt uitgenodigd voor de bijeenkomst.

Presenteren:

dat je: a. tijdens de bijeenkomst duidelijk mondeling of schriftelijk uitleg geeft over relevante onderwerpen.


Toelichting:

Pagina 54

Materialen en middelen inzetten :




dat je : a. tijdens mondelinge ( face to face en telefonische ) en schriftelijke contacten en traditionele kantoorbenodigdheden gebruikt bij het leggen en onderhouden van in- en externe contacten t.b.v. het reserveren van locaties en faciliteiten. dat je a. de voorgeschreven (werk) procedures toepast voor het uitnodigen van deelnemers. b. de voorgeschreven (werk) procedures toepast voor het verzenden van informatie m.b.t. bijeenkomsten. dat je : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden m.b.t. het uitnodigen van deelnemers en het verzenden van informatie m.b.t. bijeenkomsten toe.

0


0

Datum:


Pagina 55



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De juridisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.6: De juridisch secretaresse ontvangt bezoekers


Onvoldoende 

Voldoende 


Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. de bezoekers te woord staat in het Nederlands of een moderne vreemde taal. b. luistert aandachtig naar de ander(en) . c. stelt zo nodig vragen ter verduidelijking om de bezoekers te informeren en zelf geïnformeerd te worden.


dat je: a. respectvol omgaat met relaties. b. rekening houdt met verschillen tussen relaties en hun manier van communiceren. c. discreet omgaat met gevoelige (vertrouwelijke) zaken/informatie, zodat een goede relatie met de bezoekers ontstaat en behouden blijft.

Presenteren:

dat je: a. bij het ontvangen van bezoekers de juiste informatie verstrekt. b. je klantvriendelijk opstelt, zodat de goede relatie behouden blijft.


Toelichting:

Pagina 56


dat je: a. erop gericht bent zoveel mogelijk aan de verwachtingen van de klant te voldoen. b. actief de wensen en behoeften van de klant inventariseert.


dat je: a. de voorgeschreven procedures voor het ontvangen en verwijzen van bezoekers toepast.


dat je : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden m.b.t. het ontvangen van bezoekers tijdig en efficiënt worden uitgevoerd.


0


0

Datum:


Pagina 57



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De juridisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.9: De juridisch secretaresse handelt eenvoudige financiële zaken af.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat de te verwerken financiële gegevens zijn gecontroleerd, gedocumenteerd en geaccordeerd t.b.v. de directe afhandeling of voor boekhoudkundige verwerking. Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. financiële gegevens verzamelt. b. de gegevens controleert op juistheid en volledigheid.

Kwaliteit leveren:

dat je: a. de financiële zaken juist en tijdig afhandelt. b. de hoeveelheid en de kwaliteit van het werk in de gaten houdt. c. tijdig afwijkingen signaleert en rapporteert.


0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 58



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De juridisch secretaresse verzorgt de post en het archief.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 3.1: De juridisch secretaresse verzorgt de inkomende post .


Onvoldoende 

Voldoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het verwerken van ingekomen poststukken en het op de juiste plaats bezorgen ervan. Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. op basis van gegevens in de poststukken een of meer dossiers en een of meer bestemmingen (personen en/of afdelingen) kiest.


dat je: a. de poststukken op correcte wijze sorteert, scant en/of kopieert. b. de inkomende post op correcte en efficiënte wijze registreert. c. zorg draagt voor de distributie.






0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 59



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De juridisch secretaresse verzorgt de post en het archief.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 3.2: De juridisch secretaresse verzorgt de uitgaande post.


Onvoldoende

Voldoende






Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. bij spoedzendingen een evenwicht houdt tussen snelheid van bezorgen van een poststuk en de kosten van verzending.


dat je: a. de fysieke en digitale poststukken op de juiste wijze frankeert en distribueert. dat je: a. tijdens de verwerking van de uitgaande post efficiënt gebruik maakt van relevante materialen en middelen voor het frankeren en verzenden van fysieke en digitale poststukken. dat je: a. de voor de organisatie geldende bedrijfsregels m.b.t. het verwerken van uitgaande post op correcte wijze toepast. Beoordelingssituatie:




0

Toelichting:

0

Datum:


Pagina 60



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De juridisch secretaresse verzorgt de post en het archief. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast OnvolVolonderstaand werkproces beheerst Te stellen doende doende Werkproces 3.3: De juridisch secretaresse beheert en    actualiseert het archief. Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat het dynamisch archief is afgestemd op en toegankelijk is voor de gebruikers, archiefstukken en dossiers zijn traceerbaar, compleet en actueel en het archief bevat geen archiefstukken en dossiers die geen informatiewaarde hebben voor de afdeling en/of het afdelingsmanagement. Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. op verzoek van de leidinggevende en/of anderen de juiste dossiers samenstelt uit het (digitale) archiefsysteem om aan de informatiebehoefte van derden te voldoen.








0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 61



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De juridisch secretaresse verzorgt de post en het archief. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast OnvolVolonderstaand werkproces beheerst Te stellen doende doende Werkproces 3.4: De juridisch secretaresse vormt en beheert    dossiers Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het feit dat de dossiers actueel, toegankelijk, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar zijn. De geheimhouding waar nodig gewaarborgd is. De dossiers voldoen aan alle voorwaarden die in het kader van bewaar- en bewijslast gesteld worden, voldoen aan de weten regelgeving en de voorschriften van de eigen organisatie en/of branche Competentie: Criteria Toelichting: Samenwerken en overleggen Het gaat hierbij om dat je: a. met de leidinggevende en/of overige betrokkenen regelmatig en tijdig afstemt over de werkzaamheden m.b.t. dossiervorming en beheer en de bestemming van te verspreiden informatie

Materialen en middelen inzetten

dat je: a. efficiënt gebruik maakt van een (digitaal) registratie- en archiveringssysteem t.b.v. dossiervorming traceerbaar, toegankelijk, juist en volledig bent, en zorgt dat de geheimhouding van de dossiers gewaarborgd is.

Onderzoeken

dat je: a. zelfstandig in de roladministratie van de eigen organisatie zoekt of de rechtbank op voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data) b. aanvullende informatie op vraagt op bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties c. deze opneemt in dossiers, zodat de informatie m.b.t. de specifieke dossiers juist en volledig is, en tijdig beschikbaar.


Pagina 62


dat je: a. de voor de organisatie geldende procedures en wettelijke richtlijnen m.b.t. het beheren van dossiers t.b.v. de beschikbaarheid nauwkeurig toepast

Met druk en tegenslag omgaan

Dat je: a. Productief blijft werken en stabiele prestaties blijft leveren in een stressvolle omgeving, zodat je b. De werkzaamheden m.b.t. dossiervorming en dossierbeheer tijdig en efficiënt uitvoert.


0


0

Datum:


Pagina 63

5.3 Beoordelingsformulieren crebo 93232 Medisch secretaresse


Pagina 64

5.3.1 Werkproces 1.1 medisch secretaresse (93232) Naam deelnemer Ingevuld door (naam) Functie/Rol


Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De medisch secretaresse verzorgt de correspondentie

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 1.1: De medisch secretaresse verzamelt informatie ter voorbereiding op het verwerken van teksten


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het feit dat de verzamelde gegevens relevant, compleet, actueel, volledig en tijdig beschikbaar zijn voor je opdrachtgever(s). Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. de benodigde gegevens op efficiënte wijze opzoekt. b. de opdracht zo nodig verifieert c. de gegevens controleert op juistheid, betrouwbaarheid, relevantie en volledigheid.


dat de secretaresse a. de werkzaamheden voor het verzamelen van informatie zorgvuldig plant. b. zorgt dat de benodigde gegevens t.b.v. de correspondentie tijdig beschikbaar zijn .


0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 65



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1 : De medisch secretaresse verzorgt de correspondentie. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvoldoende Voldoende onderstaand werkproces beheerst Te stellen Werkproces 1.2: De medisch secretaresse formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm.    Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor taalkundig en inhoudelijk correcte producten ( brieven, memo’s, faxen, e-mails, verslagen etc. in het Nederlands of een moderne vreemde taal), opgemaakt conform huisstijl, afgestemd op het doel en de doelgroep en opgeslagen op de juiste informatiedrager. Competentie: Formuleren en rapporteren.

Criteria Het gaat er hierbij om dat je de verzamelde informatie uitwerkt in brieven, operatieverslagen, onderzoeksverslagen, uitslagen, rapporten, statistieken, notities, e-mails, faxen, voorwaarden etc. a. zodanig dat de teksten qua inhoud en taalgebruik zijn afgestemd op het doel en de doelgroep. b. zodanig dat de teksten qua aard en toonzetting zijn afgestemd op het doel en de doelgroep.

Vakkundigheid toepassen :

dat je: a. toetsvaardigheid vertoont om de verzamelde informatie op een snelle en efficiënte manier te verwerken tot correspondentie. dat je: a. effectief gebruik maakt van materialen (communicatie ) middelen en traditionele kantoorbenodigdheden. dat je: a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving t.b.v. formulerenen redigeren teksten. b. de bovengenoemde werkzaamheden efficiënt uitvoert.




0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 66



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De medisch secretaresse verzorgt de correspondentie. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 1.3: De medisch secretaresse maakt teksten gereed voor distributie.


Onvoldoende 

Voldoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat het document dat voor verzending gereed gemaakt is , compleet is en voorzien is van de juiste informatie en bijlage(n). Competentie: Materialen en middelen inzetten:

Kwaliteit leveren :


Met druk en tegenslag omgaan.


0

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. een juiste keuze maakt uit de beschikbare middelen t.b.v. het kopiëren, afdrukken en het in de envelop stoppen van de documenten. b. rekening houdt met de beschikbare voorraad materialen. dat je: a. tijdig het document laat ondertekenen. b. alle benodigde informatie, bijlage(n) toevoegt. c. zorgt dat de kwaliteit van de zending voldoet aan de gestelde eisen. dat je: a. het document opslaat in de juiste directory onder de juiste naam ( kent een code of referentienummer toe) b. het document afdrukt op het juiste papier conform de voorgeschreven procedures en richtlijnen. dat je : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving t.b.v. formuleren, redigeren vormgeven van teksten. b. de bovengenoemde werkzaamheden efficiënt uitvoert. Beoordelingssituatie:


Toelichting:

0

Pagina 67



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De medisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst


Onvoldoende

Voldoende





Werkproces 2.1: De medisch secretaresse stelt een planning, draaiboek of checklist op of past deze aan. Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor een planning, draaiboek of checklist, die/dat is opgesteld in overleg met de leidinggevende volgens de geldende procedures, aan de hand waarvan de organisatie van een bijeenkomst gefaseerd wordt uitgevoerd, waarin is opgenomen welke activiteiten op welke tijdstippen door wie worden uitgevoerd en wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt. Competentie: Samenwerken en overleggen :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. tijdig met je leidinggevende afstemt over de te organiseren bijeenkomst.


dat je bij het opstellen van een planning, draaiboek of checklist a. de regels voor spelling en grammatica correct toepast. b. de juiste woorden en uitdrukkingen gebruikt. c. een duidelijk onderscheid maakt tussen hoofden bijzaken.

Analyseren :

dat je: a. de benodigde gegevens op efficiënte wijze opzoekt. b. de opdracht zonodig verifieert. c. de gegevens nauwkeurig controleert op juistheid, betrouwbaarheid, relevantie en volledigheid.


Toelichting:

Pagina 68


dat je: a. de activiteiten t.b.v. de te organiseren bijeenkomst in kaart brengt. b. een tijdsplanning opstelt. c. de activiteiten die door de daarvoor verantwoordelijke personen worden geregeld bewaakt. d. activiteiten regelt met het aangeven van prioriteiten. e. de verschillende activiteiten goed op elkaar zijn afgestemd. f. rekening houdt met eventueel wijzigende omstandigheden.


dat je: a. de voorgeschreven (werk) procedures toepast voor planning en organisatie van de bijeenkomsten.


0


0

Datum:


Pagina 69



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De medisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.3: De medisch secretaresse selecteert, reserveert en controleert locaties en faciliteiten.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor de reservering van meest geschikte locatie met de gewenste faciliteiten volgens de procedures in het draaiboek of op de checklist, waarbij o.a. rekening gehouden is met het budget, de aard en het doel van de bijeenkomst, de datum en het tijdstip, het aantal genodigden en de bereikbaarheid van de locatie. Competentie: Relaties bouwen en netwerken :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt. b. de banden verstevigt of uitbreidt door het mondeling en schriftelijk leggen en onderhouden van contacten met relaties zodat de meest geschikte locatie en faciliteiten worden gereserveerd.


dat je bij het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten : a. de belangen van de organisatie behartigt. b. het budget in het oog houdt. c. de meest geschikte locatie en faciliteiten reserveert.


dat je voor het leggen en onderhouden van in- en externe contacten t.b.v. het reserveren en selecteren van locaties en faciliteiten : a. tijdens mondelinge (face-to-face en telefonische) en schriftelijke contacten relevante communicatiemiddelen gebruikt. b. en traditionele kantoorbenodigdheden gebruikt v.w.b. het leggen van in- en externe contacten t.b.v. het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten.


Toelichting:

Pagina 70

Analyseren :

dat je: a. de gegevens uit de offertes die je hebt ontvangen analyseert. b. uitzoekt welke locatie en faciliteiten het meest geschikt zijn voor de doeleinden van de organisatie.


dat je: a. de voorgeschreven (werk) procedures voor het selecteren en reserveren van locatie en faciliteiten toepast.

Kwaliteit leveren :

dat je : b. de locatie en faciliteiten op de dag, waarop de bijeenkomst plaatsvindt a.h.v de gestelde eisen controleert. c. eventuele problemen snel en efficiënt oplost. d. ervoor zorgt dat problemen snel en efficiënt worden opgelost.


Dat je: a. productief blijft werken b. stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat c. de werkzaamheden met betrekking tot het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten tijdig en efficiënt uitgevoerd.


dat je : a. de mogelijkheden om kosten te reduceren bekijkt en deze uitvoert waar het mogelijk is. b. hierbij een evenwicht tussen prijs en kwaliteit in het oog houdt.


0


0

Datum:


Pagina 71



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd ) Datum afname: Kerntaak 2 : De medisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvoldoende Voldoende onderstaand werkproces beheerst te stellen Werkproces 2.5: De medisch secretaresse nodigt de    deelnemers uit en voorziet hun van vergaderstukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst. Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor goede en tijdige informatie over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en het op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst technisch volgens plan verloopt. Competentie: Samenwerken en overleggen


Presenteren:



0

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. met de leidinggevende en/of overige betrokkenen afstemt welke (digitale) informatie naar de deelnemers aan de bijeenkomst (sprekers en andere genodigden) moet worden verzonden, zodat zij tijdig en goed geïnformeerd zijn dat je: a. op klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt. b. de banden met netwerk verstevigt en/of uitbreidt in het belang van zowel de organisatie als de relaties, zodat een zo optimaal mogelijk deelnemersveld wordt uitgenodigd voor de bijeenkomst. dat je: a. tijdens de bijeenkomst duidelijk mondeling of schriftelijk uitleg geeft over relevante onderwerpen. dat je a. de voorgeschreven (werk) procedures toepast voor het uitnodigen van deelnemers b. de voorgeschreven (werk) procedures toepast voor het verzenden van informatie m.b.t. bijeenkomsten. Beoordelingssituatie:

Toelichting:

0

Datum:


Pagina 72



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De medisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.6: De medisch secretaresse ontvangt bezoekers


Onvoldoende

Voldoende






Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. de bezoekers te woord staat in het Nederlands of een moderne vreemde taal. b. luistert aandachtig naar de ander(en) c. stelt zo nodig vragen ter verduidelijking om de bezoekers te informeren en zelf geïnformeerd te worden.


dat je: a. respectvol omgaat met relaties. b. rekening houdt met verschillen tussen relaties en hun manier van communiceren. c. discreet omgaat met gevoelige (vertrouwelijke) zaken/informatie, zodat een goede relatie met de bezoekers ontstaat en behouden blijft.

Presenteren:

dat je: a. bij het ontvangen van bezoekers de juiste informatie verstrekt. b. je klantvriendelijk opstelt, zodat de goede relatie behouden blijft.




Toelichting:

Pagina 73


dat je: a. de voorgeschreven procedures voor het ontvangen en verwijzen van bezoekers toepast.


dat je : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden m.b.t. het ontvangen van bezoekers tijdig en efficiënt worden uitgevoerd.


0


0

Datum:


Pagina 74




De medisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.7: De medisch secretaresse ontvangt patiënten op het spreekuur.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat er telefonische afspraken zijn gemaakt met patiënten, het patiëntenboek volledig en actueel is, de patiëntendossiers compleet zijn, de patiënten correct ontvangen worden en de artsen in het bezit zijn van het betreffende patiëntendossier. Competentie: Aandacht en begrip tonen :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. de patiënt te woord staat. b. aandacht en interesse toont voor de opvattingen van anderen. c. aandachtig luistert als de patiënt zijn voorstellen naar voren brengt. d. de patiënt de kans geeft te vertellen wat hij wil vertellen. e. zo nodig op een gepast moment vragen stelt ter verduidelijking.

Ethisch en integer handelen

dat je: a. respectvol omgaat met patiënten. b. rekening houdt met verschillen tussen de patiënten en hun manier van communiceren. c. discreet omgaat met gevoelige (vertrouwelijke) (persoonlijke) informatie.


dat je: a. zorgvuldig (telefonisch) afspraken en vervolgafspraken maakt met patiënten t.b.v. het spreekuur van een of meer artsen of een bezoek aan een afdeling in het ziekenhuis (laboratorium etc.) b. de afspraken nauwgezet bijhoudt in het patiëntenboek.


Toelichting:

Pagina 75

Presenteren

dat je: a. op een onderhoudende manier communiceert met de patiënten b. zaken m.b.t. het spreekuur duidelijk op mondelinge wijze uitlegt.

Op de behoeften en verwachtingen van de “klant”richten :

dat je : a. zoveel mogelijk aan de verwachtingen van de patiënt voldoet b. actief de wensen en behoeften van de patiënt inventariseert, zodat een goede relatie met de bezoekers ontstaat en behouden blijft.


dat je: a. de voorgeschreven procedures en richtlijnen voor het ontvangen van patiënten op het spreekuur toepast.


dat je : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden m.b.t. het ontvangen van bezoekers tijdig en efficiënt uitgevoerd worden.


0


0

Datum:


Pagina 76



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De medisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.8: De medisch secretaresse stelt vooren nacalculatie op


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor een overzicht dat de begroting, de werkelijk gemaakte kosten en een mogelijke verklaring voor overschrijdingen en overschotten bevat. Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. alle financiële gegevens m.b.t. de bijeenkomst verzamelt voor het bepalen van de kosten van een bijeenkomst b. de gegevens controleert op juistheid en volledigheid. c. de gegevens aanvult als geconstateerd wordt dat bepaalde gegevens ontbreken, zodat de leidinggevende de juiste informatie ontvangt.


dat je: a. het budget kent dat van invloed is op de financiële consequentie van de uitvoering van de bijeenkomst. b. de mogelijkheden bekijkt om de kosten te reduceren en voert waar mogelijk maatregelen uit, waarbij je een evenwicht tussen prijs en kwaliteit in het oog houdt door steeds een afweging tussen de kosten en de baten.


Toelichting:

Pagina 77


dat je: a. de verzamelde financiële gegevens, prijsopgaven, reis- en verblijfkosten, personeel, producten, diensten etc. uitwerkt in een nauwkeurig en volledig overzicht. b. bovenstaande uitwerkt op een logisch gestructureerde wijze, met het oog op het door een door anderen makkelijk te volgen opbouw dat je: a. de voorgeschreven procedures en richtlijnen van de organisatie m.b.t. vooren nacalculatie toepast.



0


0

Datum:


Pagina 78



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De medisch secretaresse verzorgt bijeenkomsten De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.9: De medisch secretaresse handelt eenvoudige financiële zaken af.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat de te verwerken financiële gegevens zijn gecontroleerd, gedocumenteerd en geaccordeerd t.b.v. de directe afhandeling of voor boekhoudkundige verwerking.

Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. financiële gegevens verzamelt. b. de gegevens controleert op juistheid en volledigheid.

Kwaliteit leveren:

dat je: a. de financiële zaken juist en tijdig afhandelt. b. de hoeveelheid en de kwaliteit van het werk in de gaten houdt. c. tijdig afwijkingen signaleert en rapporteert.


0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 79



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De medisch secretaresse verzorgt de post en het archief. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvoldoende Voldoende onderstaand werkproces beheerst te stellen Werkproces 3.1: De medisch secretaresse verzorgt de    inkomende post Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het verwerken van ingekomen poststukken en het op de juiste plaats bezorgen ervan. Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. op basis van gegevens in de poststukken een of meer dossiers en een of meer bestemmingen (personen en/of afdelingen) kiest.


dat je: a. de poststukken op correcte wijze sorteert, scant en/of kopieert. b. de inkomende post op correcte en efficiënte wijze registreert. c. zorg draagt voor de distributie, zodat de ingekomen ( digitale) post na verwerken kan worden bezorgd bij de juiste personen.






0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 80



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De medisch secretaresse verzorgt de post en het archief.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 3.2: De medisch secretaresse verzorgt de uitgaande post.


Onvoldoende

Voldoende






Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. bij spoedzendingen een evenwicht houdt tussen snelheid van bezorgen van een poststuk en de kosten van verzending.




dat je: a. tijdens de verwerking van de uitgaande post efficiënt gebruik maakt van relevante materialen en middelen voor het frankeren en verzenden van fysieke en digitale poststukken.


dat je: a. de voor de organisatie geldende bedrijfsregels m.b.t. het verwerken van uitgaande post op correcte wijze toepast.


0


Toelichting:

0

Datum:


Pagina 81



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De medisch secretaresse verzorgt de post en het archief. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvoldoende Voldoende onderstaand werkproces beheerst te stellen Werkproces 3.3: De medisch secretaresse beheert en    actualiseert het archief. Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat het dynamisch archief is afgestemd op en toegankelijk is voor de gebruikers, archiefstukken en dossiers zijn traceerbaar, compleet en actueel en het archief bevat geen archiefstukken en dossiers die geen informatiewaarde hebben voor de afdeling en/of het afdelingsmanagement. Competentie: Analyseren :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. op verzoek van de leidinggevende en/of anderen de juiste dossiers samenstelt uit het (digitale) archiefsysteem om aan de informatiebehoefte van derden te voldoen.








0



Toelichting:

0

Pagina 82

5.4 Beoordelingsformulieren crebo 93251 Directiesecretaresse


Pagina 83

5.4.1 Werkproces 1.1 directiesecretaresse (93251) Naam deelnemer Ingevuld door (naam) Functie/Rol


Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De directiesecretaresse verzorgt de correspondentie

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 1.1: De directiesecretaresse verzamelt informatie ter voorbereiding op het verwerken van teksten


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het feit dat de verzamelde gegevens relevant, compleet, actueel en volledig . Competentie: Analyseren :

Criteria dat je: a. vult ontbrekende informatie aan. b. lost problemen die zich voordoen bij het opof bijstellen van een planning,checklist of draaiboek op een adequate manier op of doet hiertoe voorstellen. c. de gegevens en aannames systematisch en nauwkeurig controleert op juistheid, betrouwbaarheid, relevantie en volledigheid.


dat je : a. de werkzaamheden voor het verzamelen van informatie zorgvuldig plant. b. daarbij procedures en termijnen ( de fatale data) in het oog houdt zodat de benodigde gegevens t.b.v. de correspondentie tijdig beschikbaar zijn.


dat je : a. indien nodig, tijdig met de directie overlegt over de uitvoering van van haar taken. b. overlegt met de secretarieel medewerkers over de gedelegeerde taken.


Toelichting:

Pagina 84

Aansturen :

dat je : a. taken toewijst aan een of meer secretarieel medewerkers. b. hierbij rekening houdt met de competenties van de betreffende medewerker en diens werkbelasting. c. op duidelijke wijze aanwijzingen of instructies geeft voor het uitvoeren van taken.


dat de directiesecretaresse : a. tijdig overleg voert met de directie over de uitvoering van haar taken. b. overleg voert met de secretarieel medewerkers over de gedelegeerde taken.

Onderzoeken :

dat de directiesecretaresse: a. zorgvuldig ( mondeling en schriftelijk) verschillende (digitale en niet-digitale ) bronnen raadpleegt om voldoende relevante informatie te verzamelen.


0


0

Datum:


Pagina 85



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De directiesecretaresse verzorgt de correspondentie

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 1.2: De directiesecretaresse formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat : Voldoende is het als de producten ( brieven, memo' .

Competentie: Analyseren:

Criteria dat je: a. vult ontbrekende informatie aan. b. lost problemen die zich voordoen bij het opof bijstellen van een planning,checklist of draaiboek op een adequate manier op of doet hiertoe voorstellen. c. de gegevens en aannames systematisch en nauwkeurig controleert op juistheid, betrouwbaarheid, relevantie en volledigheid.


dat je : a. de verzamelde informatie zorgvuldig uitwerkt in brieven, verslagen, notities, e-mails, voorwaarden etc. , zodat teksten correct worden geformuleerd. b. en dat die teksten qua inhoud en taalgebruik, aard en toonzetting zijn afgestemd op de doelgroep.


dat je : a. tijdig overleg voert met de directie over de uitvoering van haar taken. b. overleg voert met de secretarieel medewerkers over de gedelegeerde taken.


Toelichting:

Pagina 86

Vakdeskundigheid toepassen :

dat je : a. gegevens nauwkeurig leest en deze begrijpt en neemt snel en/of veel informatie in zich op. b. toetsvaardigheid vertoont bij het verwerken van correspondentie, zodat de verzamelde informatie op een snelle en efficiënte manier wordt verwerkt tot correspondentie.

Materialen en middelen inzetten :

dat je : a. op de hoogte bent van de werking van de materialen en middelen. b. de materialen, (communicatie)middelen en traditionele kantoorbenodigdheden effectief gebruikt.


dat je: a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden m.b.t. het formuleren, redigeren en vormgeven van teksten volledig worden uitgevoerd. b. de bovengenoemde werkzaamheden tijdig en efficiënt uitvoert.


0


0

Datum:


Pagina 87



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 1: De directiesecretaresse verzorgt de correspondentie. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvoldoende onderstaand werkproces beheerst te stellen Werkproces 1.3: De directiesecretaresse maakt teksten   gereed voor distributie.

Voldoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat het document dat voor verzending gereed gemaakt is , compleet is en voorzien is van de juiste informatie en bijlage(n). Competentie: Aansturen :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je : a. taken toewijst aan een of meer secretarieel medewerkers. b. hierbij rekening houdt met de competenties van de betreffende medewerker en diens werkbelasting. c. op duidelijke wijze aanwijzingen of instructies geeft voor het uitvoeren van taken.




dat je : a. een juiste keuze maakt uit de beschikbare middelen t.b.v. het kopiëren, afdrukken en het in de envelop stoppen van de documenten. b. rekening houdt met de beschikbare voorraad materialen.

Kwaliteit leveren :

dat je : a. tijdig het document laat ondertekenen. b. alle benodigde informatie, bijlage(n) toevoegt. c. zorgt dat de kwaliteit van de zending voldoet aan de gestelde eisen.


Toelichting:

Pagina 88


dat je : a. het document opslaat in de juiste directory onder de juiste naam ( kent een code of referentienummer toe) b. het document afdrukt op het juiste papier conform de voorgeschreven procedures en richtlijnen.


dat je: a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving b. zorgt dat de werkzaamheden met betrekking tot het gereedmaken van teksten voor distributie tijdig, efficiënt en volledig worden uitgevoerd.

Bedrijfsmatig handelen

dat je|: a. bij het gereedmaken van documenten voor distributie bepaalt welk distributiekanaal of – middel het meest geschikt is b. dit doet met het oog op de effectiviteit en de kosten (vertrouwelijke documenten en spoedeisend zendingen).


0


0

Datum:


Pagina 89



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De directiesecretaresse verzorgt bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.1: De directiesecretaresse stelt een planning, draaiboek of checklist op of past deze aan.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor een planning, draaiboek of checklist, die/dat is opgesteld in overleg met de leidinggevende volgens de geldende procedures, aan de hand waarvan de organisatie van een bijeenkomst gefaseerd wordt uitgevoerd, waarin is opgenomen welke activiteiten op welke tijdstippen door wie worden uitgevoerd en wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt. Competentie: Samenwerken en overleggen

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. tijdig met de directie afstemt over de te organiseren bijeenkomst.


dat je bij het opstellen van een planning, draaiboek of checklist a. de regels voor spelling en grammatica correct toepast. b. de juiste woorden en uitdrukkingen gebruikt. c. een duidelijk onderscheid maakt tussen hoofden bijzaken.

Analyseren :

dat je: a. vult ontbrekende informatie aan. b. lost problemen die zich voordoen bij het opof bijstellen van een planning,checklist of draaiboek op een adequate manier op of doet hiertoe voorstellen. c. de gegevens en aannames systematisch en nauwkeurig controleert op juistheid, betrouwbaarheid, relevantie en volledigheid.


Toelichting:

Pagina 90


dat je: a. de activiteiten t.b.v. de te organiseren bijeenkomst in kaart brengt. b. een reële tijdsplanning opstelt. c. de activiteiten die door de daarvoor verantwoordelijke personen worden geregeld bewaakt. d. activiteiten regelt met het aangeven van prioriteiten. e. de verschillende activiteiten goed op elkaar zijn afgestemd. f. rekening houdt met eventueel wijzigende omstandigheden.


dat je: a. de voorgeschreven (werk) procedures toepast voor planning en organisatie van de bijeenkomsten.


0


0

Datum:


Pagina 91



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 2: De directiesecretaresse verzorgt bijeenkomsten De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.3: De directiesecretaresse selecteert, reserveert en controleert locaties en faciliteiten.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor de reservering van meest geschikte locatie met de gewenste faciliteiten volgens de procedures in het draaiboek of op de checklist, waarbij o.a. rekening gehouden is met het budget, de aard en het doel van de bijeenkomst, de datum en het tijdstip, het aantal genodigden en de bereikbaarheid van de locatie. Competentie: Aansturen :




Beslissen en activiteiten initiëren :

dat je : a. binnen de gestelde grenzen, tijdig de nodige en juiste beslissingen neemt m.b.t. het aan vragen van offertes, selecteren, reserveren en controleren van locaties en faciliteiten.


dat je: a. klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt. b. de banden verstevigt of uitbreidt t.b.v. het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten .


Toelichting:

Pagina 92


dat je bij het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten : a. de belangen van de organisatie behartigt. b. neemt een duidelijk standpunt. c. onderzoekt de verschillende mogelijkheden. d. zorgt voor een goed onderhandelingsresultaat in relatie tot het budget, zodat de meest geschikte locatie en faciliteiten worden gereserveerd.


dat je : a. relevante communicatiemiddelen en traditionele kantoorbenodigdheden gebruikt bij het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten.

Analyseren :

dat je: a. de gegevens uit de offertes die je hebt ontvangen analyseert. b. uitzoekt welke locatie en faciliteiten het meest geschikt zijn voor de doeleinden van de bijeenkomst en de organisatie.


dat je: a. de voorgeschreven (werk) procedures voor het selecteren en reserveren van locatie en faciliteiten toepast. dat je : a. de locatie en faciliteiten op de dag, waarop de bijeenkomst plaatsvindt a.h.v. de gestelde eisen controleert. b. eventuele problemen snel en efficiënt oplost. c. ervoor zorgt dat problemen snel en efficiënt worden opgelost.

Kwaliteit leveren :




dat je : a. de mogelijkheden om kosten te reduceren bekijkt en deze uitvoert waar het mogelijk is, waarbij je een evenwicht tussen prijs en kwaliteit in het oog houdt.


0


0

Datum:


Pagina 93



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd ) Datum afname: Kerntaak 2: De directiesecretaresse verzorgt bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.5: De directiesecretaresse nodigt de deelnemers uit en voorziet hun van vergaderstukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor goede en tijdige informatie over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en het op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst technisch volgens plan verloopt. Competentie: Aansturen :


Samenwerken en overleggen

dat je: a. met de leidinggevende en/of overige betrokkenen afstemt welke (digitale) informatie naar de deelnemers aan de bijeenkomst (sprekers en andere genodigden) moet worden verzonden, zodat b. je er voor zorgt dat ze tijdig en goed geïnformeerd zijn.


dat je: a. op klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt. b. de banden met netwerk verstevigt en/of uitbreidt in het belang van zowel de organisatie als de relaties, zodat een zo optimaal mogelijk deelnemersveld wordt uitgenodigd voor de bijeenkomst.


Toelichting:

Pagina 94

Presenteren:

dat je: a. tijdens de bijeenkomst duidelijk mondeling of schriftelijk uitleg geeft over relevante onderwerpen, zodat de deelnemers begrijpen wat de bedoeling van de gegeven informatie is.


dat je: a. de voorgeschreven (werk)procedures toepast voor het uitnodigen van deelnemers b. de voorgeschreven (werk)procedures toepast voor het verzenden van informatie m.b.t. bijeenkomsten.




0


0

Datum:


Pagina 95




De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.6: De directiesecretaresse ontvangt bezoekers


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het correct ontvangen van (internationale)bezoekers/relaties en het naar tevredenheid informeren van hen. Competentie: Aandacht en begrip tonen :

Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. de bezoekers te woord staat in het Nederlands of een moderne vreemde taal. b. luistert aandachtig naar de ander(en) c. stelt zo nodig vragen ter verduidelijking om de bezoekers te informeren en zelf geïnformeerd te worden.


dat je: a. respectvol omgaat met relaties/relaties. b. rekening houdt met verschillen tussen relaties en hun manier van communiceren. c. discreet omgaat met gevoelige (vertrouwelijke) zaken/informatie, zodat een goede relatie met de bezoekers ontstaat en behouden blijft. dat je: a. bij het ontvangen van bezoekers de juiste informatie verstrekt. b. je klantvriendelijk opstelt, zodat de goede relatie behouden blijft.

Presenteren:


Toelichting:



Pagina 96


dat je: a. de voorgeschreven procedures en richtlijnen voor het ontvangen en verwijzen van bezoekers op correcte wijze toepast.


dat je : a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving zodat de werkzaamheden m.b.t. het ontvangen van bezoekers tijdig en efficiënt worden uitgevoerd.


0


0

Datum:


Pagina 97




De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.8: De directiesecretaresse stelt vooren nacalculatie op


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor een overzicht dat de begroting, de werkelijk gemaakte kosten en een mogelijke verklaring voor overschrijdingen en overschotten bevat. Competentie: Analyseren :



Criteria Het gaat er hierbij om dat je: a. alle financiële gegevens m.b.t. de bijeenkomst verzamelt voor het bepalen van de kosten van een bijeenkomst b. de gegevens controleert op juistheid en volledigheid. c. de gegevens aanvult als geconstateerd wordt dat bepaalde gegevens ontbreken, zodat de leidinggevende de juiste informatie ontvangt. dat je: a. het budget kent dat van invloed is op de financiële consequentie van de uitvoering van de bijeenkomst. b. de mogelijkheden bekijkt om de kosten te reduceren en voert waar mogelijk maatregelen uit, waarbij je een evenwicht tussen prijs en kwaliteit in het oog houdt door steeds een afweging tussen de kosten en de baten. dat je: a. de verzamelde financiële gegevens, prijsopgaven, reis- en verblijfkosten, personeel, producten, diensten etc. uitwerkt in een nauwkeurig en volledig overzicht. b. bovenstaande uitwerkt op een logisch gestructureerde wijze, met het oog op het door een door anderen makkelijk te volgen opbouw.


Toelichting:

Pagina 98



dat je: a. de voorgeschreven procedures en richtlijnen van de organisatie m.b.t. vooren nacalculatie toepast. 0


0

Datum:


Pagina 99

5.4.10 Werkproces 3.1 directiesecretaresse (93251) Naam deelnemer Ingevuld door (naam) Functie/Rol 0 Studiegroepbegeleider (ROC) 0 Praktijkbegeleider 0 Anders, namelijk …. Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De directiesecretaresse verzorgt de post en het archief.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 3.1: De directiesecretaresse verzorgt de inkomende post


Onvoldoende 

Voldoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het verwerken van ingekomen poststukken en het op de juiste plaats bezorgen ervan. Competentie: Aansturen :



dat je : a. in voorkomende gevallen tijdig met de directie overlegt over de uitvoering van haar taken m.b.t. de inkomende post b. overlegt met de secretarieel medewerkers over de gedelegeerde taken.

Analyseren :

dat je: a. op basis van gegevens in de poststukken een of meer dossiers en een of meer bestemmingen (personen en/of afdelingen) kiest t.b.v. de afhandeling van de poststukken.


Toelichting:

Pagina 100


dat je: a. de poststukken op correcte wijze sorteert, scant en/of kopieert. b. de inkomende post op correcte en efficiënte wijze in het (digitaal) registratiesysteem registreert. c. zorg draagt voor de distributie


dat je: a. tijdens de verwerking van de ingekomen post doelmatig gebruik maakt van relevante communicatiemiddelen b. de post op een efficiënte wijze sorteert, scant, kopieert en distribueert.


dat je: a. de voor de bedrijfsregels m.b.t. het verwerken van inkomende post op correcte wijze toepast.


0


0

Datum:


Pagina 101




De directiesecretaresse verzorgt de post en het archief. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 3.2: De directiesecretaresse verzorgt de uitgaande post.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat de fysieke en digitale poststukken , indien vereist, op de juiste wijze zijn gefrankeerd en tijdig zijn gedistribueerd. Competentie: Aansturen :



dat je : a. indien nodig, tijdig met de directie overlegt over de uitvoering van haar taken b. overlegt met de secretarieel medewerkers over de gedelegeerde taken.


dat je: a. bij spoedzendingen een evenwicht tussen snelheid van bezorgen van een poststuk b. de kosten van verzending in het oog houdt.




Toelichting:

Pagina 102


dat je: a. tijdens de verwerking van de uitgaande post efficiënt gebruik maakt van relevante materialen en middelen voor het frankeren en verzenden van fysieke en digitale poststukken. dat je: a. de voor de organisatie geldende bedrijfsregels m.b.t. het verwerken van uitgaande post op correcte wijze toepast.



0


0

Datum:


Pagina 103



Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak 3: De directiesecretaresse verzorgt de post en het archief.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 3.3: De directiesecretaresse beheert en actualiseert het archief.


Onvoldoende

Voldoende





Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat het dynamisch archief is afgestemd op en toegankelijk is voor de gebruikers, archiefstukken en dossiers zijn traceerbaar, compleet en actueel en het archief bevat geen archiefstukken en dossiers die geen informatiewaarde hebben voor de afdeling en/of het afdelingsmanagement. Competentie: Aansturen :



dat je : a. indien nodig, tijdig met de directie overlegt over de uitvoering van haar taken. b. overlegt met de secretarieel medewerkers over de gedelegeerde taken.

Analyseren :

dat je: a. op verzoek van de leidinggevende en/of anderen de juiste dossiers samenstelt uit het (digitale) archiefsysteem om aan de informatiebehoefte van derden te voldoen.


dat je: a. efficiënt gebruik maakt van het (digitale) registratie- en of archief-systeem b. dit doet t.b.v. de verwerking, het beheer en het uitlenen van documenten en dossiers.


Toelichting:

Pagina 104


dat je: a. tijdens het verwerken van documenten efficiënt gebruik maakt van relevante middelen b. dit doet wat betreft scannen, kopiëren van documenten en registreren van archiefstukken.


dat je: a. het registratie- en/of archiefsysteem op efficiënte wijze beheert en optimaliseert. b. zet een (nieuw) archief op efficiënte wijze op volgens de voor de organisatie geldende regels en wettelijke richtlijnen.


0


0

Datum:


Pagina 105

5.5 Beoordelingsformulieren crebo 93252 Managementassistent


Pagina 106

5.5.1 Werkproces 1.1 managementassistent (93252) Naam deelnemer Ingevuld door (naam) Functie/Rol

: : :


:


:

De managementassistent verzorgt de correspondentie De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast OnvolVolonderstaand werkproces beheerst Te stellen doende doende Werkproces: 1.1. De managementassistent verzamelt    informatie ter voorbereiding op het verwerken van teksten.

Gewenste resultaat: Voldoende is het als De verzamelde gegevens zijn relevant, compleet, actueel en tijdig beschikbaar.

Competentie: Aansturen

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. aan een of meer secretarieel medewerkers taken toewijst b. hierbij zorgvuldig rekening houdt met de competenties van de betreffende medewerker en diens werkbelasting c. op duidelijke wijze aanwijzingen of instructies geeft voor het uitvoeren van taken.


dat je: a. de werkzaamheden tijdig overlegt met het management over de uitvoering van je taken en b. ook met een of meer secretarieel medewerkers overlegd over de gedelegeerde taken.

Analyseren

dat je: a. op eigen initiatief of naar aanleiding van een opdracht van het management nauwkeurig de benodigde gegevens op b.v. NAW-gegevens, dossiergegevens etc., zoekt b. hierna de gegevens nauwkeurig controleert op juistheid, betrouwbaarheid, relevantie en volledigheid.


Toelichting:

Pagina 107

Onderzoeken

dat je: a. zorgvuldig (mondeling en schriftelijk) verschillende (digitale en niet-digitale) bronnen raadpleegt om voldoende relevante informatie te verzamelen.


a.

b.


de werkzaamheden (voor jezelf en/of de secretarieel medewerkers) voor het verzamelen van informatie zorgvuldig plant zo er voor zorgt dat de benodigde gegevens ten behoeve van de correspondentie tijdig beschikbaar zijn.

0


0

Datum:


Pagina 108


: : :

Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname:

:


:

Kerntaak 1 De managementassistent verzorgt de correspondentie

Werkproces: 1.2. de managementassistent formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm.


Onvoldoende 

Voldoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als de managementassistent taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, memo’s, faxen, e-mails, verslagen, etc.) opmaakt conform huisstijl en dit afstemt op het doel en de doelgroep. Competentie: Aansturen



dat je: a. tijdig overlegd met het management over haar taken b. overlegd met een of meerder secretarieel medewerkers over de gedelegeerde taken

Formuleren en rapporteren

dat je: a. zorgvuldig informatie verzamelt uit brieven,verslagen,notities,e-mails, voorwaarden etc. b. zorgt dat de teksten correct worden geformuleerd en qua inhoud, taalgebruik, aard en toonzetting zijn afgestemd het en de doelgroep

Vakdeskundigheid toepassen

dat je: a. nauwkeurig gegevens leest en begrijpt b. toetsenbordvaardigheid toont bij het verwerken van correspondentie c. de verzamelde informatie op een snelle en efficiënte manier kan verwerken tot correspondentie


Toelichting:

Pagina 109


dat je: a. tijdens het verwerken van documenten efficiënt gebruik maakt van relevante (communicatie)middelen en traditionele kantoorbenodigdheden.


dat je: a. productief blijft werken en stabiele prestaties kan leveren in een stressvolle omgeving b. werkzaamheden met betrekking tot het formuleren en redegeren van teksten tijdig en efficiënt uitvoert


0


0

Datum:


Pagina 110


: : :


:


:

Kerntaak 1 De managementassistent verzorgt de correspondentie De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvolonderstaand werkproces beheerst Te stellen doende Werkproces: 1.3. De managementassistent maakt teksten   gereed voor distributie.

Voldoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als je er voor zorgt dat het document compleet is, voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en voor verzending gereed gemaakt is. Competentie: Aansturen



dat je: a. tijdig overlegd met het management over haar taken b. overlegd met een of meerder secretarieel medewerkers over de gedelegeerde taken


dat je: a. de juiste keuze maakt uit de beschikbare materialen tijdens het (laten) kopiëren, afdrukken en het in een envelop stoppen van documenten b. rekening houd met de beschikbare voorraad

Kwaliteit leveren

dat je: a. er voor zorgt draagt dat je de documenten tijdig (laat) ondertekenen b. ervoor zorgt dat alle benodigde informatie, bijlagen etc. worden toegevoegd, zodat je c. ervoor zorgt dat de kwaliteit van de zending voldoet aan de gestelde eisen


Toelichting:

Pagina 111

Instructies en procedures opvolgen

dat je: a. documenten in de juiste directory opslaat onder de juiste naam (kent een code of referentienummer toe) b. documenten op het juiste papier afdrukt conform de voorgeschreven procedures en richtlijnen


dat je: a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat je b. de werkzaamheden met betrekking tot het gereedmaken van teksten voor distributie tijdig, efficiënt en volledig uitvoert


dat je: a. bij het gereedmaken van documenten voor distributie bepaalt welk distributiekanaal of middel het meest geschikt is met het oog op de effectiviteit en kosten (vertrouwelijke documenten en spoedeisende zendingen).


0


0

Datum:


Pagina 112


: : :


:


:

Kerntaak 2: De managementassistent verzorgt de bijeenkomsten.

De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij onderstaand werkproces beheerst Werkproces 2.1: De management-assistent stelt een planning, draaiboek of checklist op of past deze aan.


Onvoldoende 

Voldoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor een planning, draaiboek of checklist, die/dat is opgesteld in overleg met de leidinggevende volgens de geldende procedures, aan de hand waarvan de organisatie van een bijeenkomst gefaseerd wordt uitgevoerd, waarin is opgenomen welke activiteiten op welke tijdstippen door wie worden uitgevoerd en wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt. Competentie: Samenwerken en overleggen

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. de werkzaamheden met betrekking tot de te organiseren bijeenkomst tijdig afspreekt met het management.


dat je: a. de regels correct hanteert voor spelling en grammatica b. de juiste woorden en uitdrukking gebruikt c. een duidelijk onderscheid maakt in hoofden bijzaken bij het opstellen van een planning, draaiboek of checklist.

Analyseren

dat je: a. de gegevens en aannames systematisch en nauwkeurig controleert op juistheid, betrouwbaarheid, volledigheid en relevantie b. ontbrekende informatie aanvult c. problemen oplost die zich voordoen bij het opof bijstellen van een planning , checklist of draaiboek op een adequate manier of je komt met voorstellen


Toelichting:

Pagina 113


dat je: a. de activiteiten t.b.v. de te organiseren bijeenkomst in kaart brengt. b. een reële tijdsplanning opstelt. c. de activiteiten die door de daarvoor verantwoordelijke personen worden geregeld bewaakt. d. activiteiten regelt met het aangeven van prioriteiten. e. de verschillende activiteiten goed op elkaar zijn afgestemd. f. rekening houdt met eventueel wijzigende omstandigheden.


dat je: a. de voorgeschreven (werk) procedures voor planning en organisatie van bijeenkomsten op een correcte wijze toepast


0


0

Datum:


Pagina 114


: : :


:


:



Niet vast Te stellen

Onvoldoende

Voldoende

Werkproces: 2.2 De managementassistent werkt voorstellen uit op basis van offertes







Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat je een voorstel hebt waarin de producten en diensten zijn opgenomen die het meest aan het doel van het project beantwoordt en aan de eisen van de projectleiding voldoen. Competentie: Samenwerken en overleggen

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. in voorkomende gevallen tijdig met het management overlegt over de uitvoering van je taken, dat je b. dit doet met betrekking tot het uitwerken van voorstellen op basis van offertes.

Relaties bouwen en netwerken

dat je: a. op een klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt b. de banden verstevigt en/of breidt deze uit, dat je c. dit doet door het mondeling en schriftelijk vastleggen en onderhouden van contacten met relaties ten behoeve van het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten. dat je: a. de belangen behartigt van de organisatie b. het budget in het oog houdt bij het uitwerken van voorstellen op basis van offertes dat je: a. je in mondelinge en schriftelijke communicatie op duidelijke wijze richt op de informatiebehoefte van de relaties van de organisatie zodat b. de relaties goed en naar behoefte informeert.

Overtuigen en beïnvloeden

Presenteren


Toelichting:

Pagina 115


dat je: a. de regels correct hanteert voor spelling en grammatica b. de juiste woorden en uitdrukking gebruikt c. een duidelijk onderscheid maakt in hoofden bijzaken bij het uitwerken van voorstellen dat je: a. de gegevens uit de offertes analyseert en b. uitzoekt welke informatie het meest geschikt is voor het uitwerken van de voorstellen

Analyseren


dat je: a. de voorgeschreven (werkprocessen) en richtlijnen op een correcte wijze toepast voor het aanvragen van offertes en het opstellen van voorstellen.


dat je: a. productief blijft werken en stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving b. werkzaamheden met betrekking tot het formuleren en redegeren van teksten tijdig en efficiënt uitvoert


dat je a. het budget in de gaten houdt b. de mogelijkheden om kosten te reduceren bekijkt c. waar mogelijk acties uitvoert waarbij je ervoor zorgt dat je d. in het oog houdt voor een juiste verhouding tussen kwaliteit en prijs.


0


0

Datum:


Pagina 116


: : :

Context (korte beschrijving van de beroepssituatie waarin het werkproces is uitgevoerd) Datum afname: Kerntaak : 2

:


:

De managementassistent verzorgt de bijeenkomsten. De deelnemer laat in zijn/haar portfolio zien, dat hij/zij Niet vast Onvolonderstaand werkproces beheerst Te stellen doende Werkproces: 2.3 De managementassistent selecteert,   reserveert en controleert locaties en faciliteiten.

VolDoende 

Gewenste resultaat: Voldoende is het als je de meest geschikte locatie met de gewenste faciliteiten en de meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden volgens de procedures in het draaiboek of op de checklist hebt gereserveerd. Dat je hier onder andere rekening houdt met het budget, de aard en het doel van de bijeenkomst, de datum en het tijdstip, de benodigde voorbereidingstijd, het aantal genodigden en de bereikbaarheid van de locatie. Competentie: Criteria Toelichting: Beslissen en activiteiten Het gaat hierbij om dat je: initiëren a. tijdig de nodige beslissingen neemt, binnen de gestelde grenzen, dat je b. dit doet met betrekking tot het aanvragen van offertes, selecteren, reserveren en het controleren van locaties en faciliteiten Aansturen a. op zorgvuldige wijze taken toewijst aan een of meer secretarieel medewerkers b. hierbij rekening houdt met de competenties van de betreffende medewerker en diens werkbelasting c. op duidelijke wijze aanwijzingen of instructies geeft voor het uitvoeren van taken. Samenwerken en overleggen a. met het management overlegd over je werkzaamheden over de uitvoering van je taken b. met een of meerdere secretarieel medewerkers overlegt over de gedelegeerde taken Relaties bouwen en netwerken a. op een klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt b. de banden verstevigt en/of c. deze uitbreidt ten behoeve van het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten.


Pagina 117

Overtuigen en beïnvloeden

a. b. c. d.


a.

b.

Analyseren

a. b.

Kwaliteit leveren

a.

b. c. Instructies en procedures opvolgen

a.


a. b. c.


a. b. c.


0

de belangen behartigd van de organisatie een duidelijk standpunt in neemt verschillende mogelijkheden onderzoekt zorg voor een goed onderhandelingsresultaat in relatie tot het budget bij het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten, zodat de meest geschikte locatie en faciliteiten worden gereserveerd tijdens mondelinge (face-to-face) en telefonische) en schriftelijke contacten efficiënte gebruik maakt van relevante communicatiemiddelen en traditionele kantoorbenodigdheden dit doet bij het agendabeheer en het selecteren en reserveren van reis- en verblijfmogelijkheden, vergaderlocaties en faciliteiten. de gegevens uit de offertes analyseert uitzoekt welke locatie en faciliteiten het meest geschikt zijn voor de doeleinden van de bijeenkomst en de organisatie. de locatie en de faciliteiten op de dag controleert, waarop de bijeenkomst plaatsvindt, aan de hand van de gestelde eisen eventuele problemen snel en efficiënt oplost of ervoor zorgt dat deze snel en efficiënt worden opgelost. de voorgeschreven (werk)procedures voor het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten toepast. productief blijft werken stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden met betrekking tot het selecteren en reserveren van locaties en faciliteiten tijdig en efficiënt uitvoert. het budget in het oog houdt de mogelijkheden bekijkt om kosten te reduceren waar mogelijk, acties uitvoert, waarbij je oog houdt voor een juiste verhouding tussen kwaliteit en prijs. Beoordelingssituatie:


0

Pagina 118


: : :


:


:




Onvoldoende

Voldoende

Werkproces: 2.5. De managementassistent nodigt deelnemers uit en voorziet hun van informatie voor, tijdens en na de bijeenkomst.







Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat de deelnemers goed en tijdig geïnformeerd zijn over het doel, de laats en de datum van de bijeenkomst en op het juist tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt. Competentie: Aansturen

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. zorgvuldig taken toewijst aan een of meer secretarieel medewerkers b. hierbij rekening houdt met de competenties van de betreffende medewerker en diens werkbelasting c. op duidelijk wijze aanwijzingen of instructie geeft voor het uitvoeren van taken.


dat je: a. met het management en/of betrokkenen afstemt welke (digitale) informatie en stukken naar de deelnemers aan de bijeenkomst (sprekers en andere genodigden) moet worden gezonden, zodat b. ervoor zorgt dat zij goed en op tijd geïnformeerd zijn.

Relaties bouwen en netwerken

dat je: a. op klantvriendelijke wijze het formele en informele netwerk onderhoudt b. de banden verstevigt en/of c. deze uitbreidt in het belang van zowel de organisatie als de relaties, zodat d. een zo optimaal mogelijk deelnemersveld uitnodigt voor de bijeenkomst.


Toelichting:

Pagina 119

Presenteren

dat je: a. tijdens de bijeenkomst duidelijke mondelinge en schriftelijke uitleg geeft over relevante onderwerpen zodat b. er voor zorgt dat de deelnemers begrijpen wat de bedoeling van de gegeven informatie is.


dat je: a. de voorgeschreven (werk) procedures voor het uitnodigen van deelnemers en het verzenden van informatie met betrekking tot bijeenkomsten toepast


dat je: a. productief blijft werken d. stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving zodat b. je ervoor zorgt dat de werkzaamheden met betrekking tot het uitnodigen van deelnemers en c. hun voorzien van informatie tijdig en efficiënt worden uitgevoerd.


0


0

Datum:


Pagina 120


: : :


:


:




Onvoldoende

Voldoende

Werkproces: 2.6. De managementassistent ontvangt bezoekers







Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor het ontvangen van (internationale) bezoekers/relaties. Datje informeert, in voorkomende gevallen, naar het doel van het bezoek. Dat je hen van informatie voorziet en verwijst of begeleidt hen naar de juiste persoon.

Competentie: Aandacht en begrip tonen

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. de bezoekers/relaties in het Nederlands of een moderne vreemde taal te woord staat b. aandachtig naar de ander(en) luistert c. zo nodig vragen stelt ter verduidelijking om de bezoekers te informeren of om zelf geïnformeerd te worden.

Ethisch en integer handelen

dat je: a. respectvol omgaat met relaties b. rekening houdt met verschillen tussen de relaties en hun manier van communiceren c. discreet om gaat met gevoelige (vertrouwelijke) zaken/informatie.

Presenteren

dat je: a. bij het ontvangen van bezoekers de juiste informatie verstrekt b. je klantvriendelijk opstelt, zodat c. je ervoor zorgt dat de goede relatie behouden blijft. dat je: a. erop gericht bent zoveel mogelijk aan de verwachtingen van de klant te voldoen b. actief inventariseert de wensen en behoeften van de klant in het belang van de organisatie.

Op de behoeften en verwachtingen van de ‘klant’ richten


Toelichting:

Pagina 121


dat je: a. de voorgeschreven procedures en richtlijnen voor het ontvangen en verwijzen van de bezoekers toepast.

Omgaan met veranderingen en aanpassingen

dat je: a. klanten die verschillen qua achtergrond ontvangt b. je gedrag en stijl van omgaan aanpast op de klant(en).


dat je: a. productief blijft werken b. stabiele prestaties levert in een stressvolle omgeving, zodat je c. er voor zorgt dat de werkzaamheden met betrekking tot het ontvangen van bezoekers tijdig en efficiënt wordt uitgevoerd.


0


0

Datum:


Pagina 122


: : :


:


:




Onvoldoende

Voldoende

Werkproces: 2.8. De managementassistent stelt een vooren nacalculatie op







Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor een overzicht dat de begroting, de werkelijk gemaakte kosten en een mogelijke verklaring voor overschrijdingen en overschotten bevat. Competentie: Formuleren en rapporteren

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. de verzamelde financiële gegevens, prijsopgaven, reis- en verblijfkosten, personeel, producten, diensten etc. uitwerkt. b. dit doet in een nauwkeurig en volledig overzicht, op een logisch gestructureerde wijze, met het oog op het door anderen makkelijk te volgen opbouw.

Analyseren

dat je: a. alle financiële gegevens met betrekking tot de bijeenkomst voor het bepalen van de kosten van een bijeenkomst verzamelt b. de gegevens op juistheid en volledigheid controleert c. gegevens aanvult als geconstateerd wordt dat bepaalde gegevens ontbreken, zodat je d. ervoor zorgt dat leidinggevende de juiste informatie ontvangt.


dat je: a. de voorgeschreven procedures en richtlijnen van de organisatie met betrekking tot vooren nacalculatie toepast.


Toelichting:

Pagina 123



dat je: a. het budget die van invloed is op de financiële consequentie van de uitvoering van de bijeenkomst kent b. de mogelijkheden om de kosten te reduceren bekijkt c. waar mogelijk maatregelen uitvoert, waarbij je d. een evenwicht tussen prijs en kwaliteit in het oog houdt door steeds een afweging te maken tussen de kosten en de baten. 0


0

Datum:


Pagina 124


: : :


:


: De managementassistent verzorgt de bijeenkomsten.



Onvoldoende

Voldoende

Werkproces: 2.10 De managementassistent verwerkt de uren van projectmedewerkers in de projectadministratie







Gewenste resultaat: Voldoende is het als je zorgt voor een bijgewerkt en actuele projectadministratie. Competentie: Analyseren

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. gegevens (urenoverzichten, onkostendeclaraties, facturen) verzamelt b. de gegevens op juistheid en volledigheid controleert c. de urenoverzichten verwerkt d. de declaraties en facturen afhandelt en/of e. er voor zorgt dat de financiële documenten in orde maakt ter voorbereiding van de boekhoudkundige verwerking.

Kwaliteit leveren

dat je: a. voor de juiste en tijdige verwerking van gegevens zorgt en afhandeling van de (financiële) zaken, b. de hoeveelheid en de kwaliteit van de verwerking van de (financiële) gegevens in de gaten houdt c. afwijkingen tijdig signaleert en rapporteert, zodat je d. er voor zorgt dat de (financiële) zaken goed worden afgehandeld.


dat je: a. de voor de organisatie geldende (werk)procedures en richtlijnen met betrekking tot de projectadministratie toepast


0



Toelichting:

0

Pagina 125


: : :


:


:

Kerntaak 3: De managementassistent verzorgt de post en het archief



Onvoldoende

Voldoende

Werkproces: 3.1 De managementassistent verzorgt de inkomende post







Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat de ingekomen poststukken zijn verwerkt en op de juiste plaats bezorgd.

Competentie: Aansturen

Criteria Het gaat hierbij om dat je: a. zorgvuldig taken toewijst aan een of meer secretarieel medewerkers b. hierbij rekening houdt met de competenties van de betreffende medewerker en diens werkbelasting c. op duidelijke wijze aanwijzingen of instructies geeft voor het uitvoeren van taken.


dat je: a. In voorkomende gevallen tijdig met het management overlegt over de uitvoering van je taken met betrekking tot de inkomende post b. dit doet met een of meer secretarieel medewerkers over de gedelegeerde taken


dat je: a. op correcte en efficiënte wijze de inkomende post registreert in het (digitaal) registratiesysteem, nadat je b. de poststukken op correcte wijze hebt gesorteerd, gescand en/of gekopieerd c. zorg draagt voor de distributie.


Toelichting:

Pagina 126


dat je: a. tijdens de verwerking van de ingekomen post doelmatig gebruik maakt van relevante (communicatie) middelen, zodat je b. ervoor zorgt dat de post op een efficiënte wijze gesorteerd,gescand, gekopieerd en gedistribueerd wordt.

Analyseren

dat je: a. op basis van de gegevens in de poststukken een of meer dossiers kiest en b. een of meer bestemmingen (personen en/of afdelingen) kiest ten behoeve van de afhandeling van de poststukken


dat je: a. de geldende bedrijfsregels m.b.t. het verwerken van inkomende post op correcte wijze toepast


0


0

Datum:


Pagina 127


: : :


:


:




Onvoldoende

Voldoende

Werkproces: 3.2 De managementassistent verzorgt de uitgaande post







Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat de poststukken, indien nodig, gefrankeerd en tijdig gedistribueerd zijn. Competentie: Aansturen



dat je: a. in voorkomende gevallen tijdig met het management overlegt over de uitvoering van je taken b. met een of meer secretarieel medewerkers overlegt over de gedelegeerde taken


dat je: a. fysieke post frankeert b. fysieke en digitale poststukken op de juiste wijze distribueert


dat je: a. tijdens de verwerking van de uitgaande post efficiënt gebruik maakt van relevante materialen en middelen voor frankeren en verzenden van fysieke en digitale poststukken.


Toelichting:

Pagina 128


dat je: a. de voor de organisatie geldende bedrijfsregels m.b.t. het verwerken van uigaande post op correcte wijze toepast.


dat je: a. bij spoedzendingen een evenwicht tussen snelheid van bezorgen van een poststuk en de kosten van verzending in het oog houdt.


0


0

Datum:


Pagina 129


: : :


:


:




Onvoldoende

Voldoende

Werkproces: 3.3 De managementassistent beheert en actualiseert het archief







Gewenste resultaat: Voldoende is het als je ervoor zorgt dat het dynamisch archief is afgestemd op en toegankelijk is voor de gebruikers. Dat de archiefstukken en dossiers traceerbaar, compleet en actueel zijn. Dat het archief geen archiefstukken en dossiers bevat die geen informatiewaarde hebben voor het management. Competentie: Aansturen



dat je: a. tijdig met het management overlegt over de uitvoering van je taken met betrekking tot het archief en b. met een of meer secretarieel medewerkers overlegt over de gedelegeerde taken.


dat je: a. efficiënt gebruik maakt van het (digitale) registratie en/of archiefsysteem ten behoeve van de verwerking, het beheer en het uitlenen van documenten en dossiers. dat je: a. tijdens het verwerken van documenten efficiënt gebruik maakt van relevante middelen b. dit doet voor het scannen en kopiëren van documenten en het registreren van archiefstukken.



Toelichting:

Pagina 130

Analyseren

dat je: a. op verzoek van het management en/of anderen de juiste dossiers samen stelt uit het (digitale) archiefsysteem b. dit doet om aan de informatiebehoefte van derden te voldoen.


dat je: a. het registratie- en/of archiefsysteem of efficiënte wijze beheert b. dit doet volgens de voor de organisatie geldende regels en wettelijke richtlijnen.


0


0

Datum:


Pagina 131

5.6 Beoordelingsformulier BPV ALGEMENE BEROEPSVAARDIGHEDEN Naam kandidaat: ______________________ Beoordelingscriteria De stagiaire weet zich uiterlijk volgens de eisen te verzorgen

O

V

G

De stagiaire toont inzet De stagiaire toont interesse De stagiaire toont verantwoordelijkheid De stagiaire houdt zich aan de huisregels van het bedrijf De stagiaire is in staat leiding te accepteren De stagiaire weet met collega's om te gaan De stagiaire is in staat opdrachten te aanvaarden De stagiaire stelt zich flexibel op De stagiaire is ook bereid minder leuke taken uit te voeren De stagiaire weet met klanten om te gaan De stagiaire heeft voldoende uitdrukkingsvaardigheid De stagiaire is hulpvaardig De stagiaire heeft voldoende werktempo De stagiaire toont zelfstandigheid De stagiaire neemt initiatief De stagiaire is in staat werkzaamheden te plannen De stagiaire is in staat kritiek te accepteren De stagiaire is bereid fouten te bespreken De stagiaire heeft inbreng in overlegsituaties

Samenvattend zijn de algemene beroepsvaardigheden van de stagiaire: voldoende / onvoldoende De BPV is voldoende: e

1 jaar BPV: minimaal 14 punten moeten voldoende zijn e 2 jaar BPV: minimaal 16 punten moeten voldoende zijn e 3 jaar BPV: minimaal 18 punten moeten voldoende zijn Datum: __________________________ Handtekening praktijkbegeleider:

Handtekening SLB:

Handtekening stagiair(e):

__________________________

__________________

____________________


Pagina 132

6. Begrippenlijst In het competentiegerichte onderwijs behaal je je diploma op een heel andere manier dan dat je dat gewend bent. Het is nu niet meer een kwestie van allemaal vakken die je voldoende moet hebben afgesloten, maar er is nu sprake van het voldoende beheersen van een groot aantal beroepscompetenties. Voor het totale leerproces zijn de volgende begrippen van belang: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Beoordeling van werkprocessen en competenties Beoordelingsformulieren Competentie Bewijsstukken/Bewijsmateriaal BPV (BPV) Contextrijke leeromgeving ECABO Examencommissie Functioneringsgesprek Intervisie Kerntaak Kwalificatiedossier POP Praktijkopdrachten Reflectie Reflectieverslag SLB-er SMART STARR(-methodiek) Werkproces

Hieronder tref je een beschrijving van deze begrippen aan: 1. Beoordeling van werkproces en beroepscompetenties

In het BPV-werkboek tref je de beoordelingsformulieren aan die horen bij jouw opleiding. Jouw BPV-begeleider zal op basis van wat jij hebt laten zien bij het uitvoeren van de praktijkopdrachten een beoordeling geven. Is dat een voldoende, dan kan dit formulier samen met de bewijsstukken (product met o/v) in je portfolio.

2. Beoordelingsformulieren

We onderscheiden twee soorten beoordelingsformulieren: a. Werkprocesbeoordelingen; b. Beoordelinglijst van de BPV (heb je de BPV voldoende?)

3. Competentie

Het bedrijfsleven heeft vastgesteld welke werkprocessen en beroepscompetenties nodig zijn voor het uitoefenen van een bepaald beroep. Een competentie veronderstelt altijd een integratie van kennis, houding en vaardigheden. Naast praktische vaardigheden als correspondentie en telefoneren, verwacht het ook dat je kunt samenwerken, initiatieven kunt nemen, leiding kunt geven etc. Daarnaast heb je natuurlijk ook kennis nodig. Denk aan kennis m.b.t.


Pagina 133

4. Bewijsstukken / Bewijsmateriaal

formats voor brieven of bijvoorbeeld kennis van grammatica en spelling. De volledige lijst van werkprocessen en beroepscompetenties tref je aan in dit BPV-werkboek. Je krijgt je diploma als je bewezen hebt dat je alle werkprocessen en beroepscompetenties beheerst. Dat kunnen heel verschillende producten zijn: De concrete praktijkopdrachten (de brief, de folder), geluidsopnamen, video-opnamen en een door de beoordelaar ondertekende beschrijving van het praktijkopdracht. Stel een opdracht als “deadlines bewaken”. Dat is moeilijk hard te bewijzen, maar je kunt er wel een reflectieverslag over schrijven, waarin je aangeeft hoe je in welke situatie wat hebt gedaan om de deadline te bewaken. Ook beschrijf je hoe je er op terugkijkt (reflectie). Je BPV-begeleiding zal het rapport lezen en van een handtekening voorzien. Ook dat is dan een bewijs. Bewaar deze bewijzen in je portfolio bij het betreffende werkproces.

5. BPV (BPV)

BeroepsPraktijkVorming. In de BPV ga je naar een bedrijf, waar je al werkend ervaring opdoet en kennis maakt met de opdrachten die bij jouw beroep horen. Dit is ook de plek waar je kan laten zien wat je al hebt geleerd in de periode op school en in het leerbedrijf. In de BPV kun je dan beroepscompetenties laten beoordelen.

6. Contextrijke leeromgeving

Een contextrijke leeromgeving is een leeromgeving die zoveel mogelijk de praktijk benadert. De BPV is de ultieme contextrijke omgeving. Beoordeling van beroepscompetenties moet plaatsvinden in een omgeving die zo echt mogelijk is; dat houdt in dat je niet meer in een lokaal achter elkaar een toets maakt, maar dat je laat zien dat je competent bent in uitoefenen van beroepstaken.

7. ECABO

ECABO is een landelijke instelling die een brug slaat tussen het onderwijs en het bedrijfsleven; ze controleert de BPV-plekken op geschiktheid, stelt het kwalificatiedossier samen, maakt examens etc. Zie ook; www.ecabo.nl

8. Examencommissie

De examencommissie is verantwoordelijk voor de organisatie en de uitvoering van examens. De examencommissie wordt ingesteld door het bevoegd gezag volgens artikel 7.A.5 van de WEB.

9. Functioneringsgesprek

In SIMNET (bedrijfsimulatie op school) moet een functioneringsgesprek plaatsvinden; dat is een officieel gesprek waarin jouw functioneren wordt besproken en waarin ook jij kan aangeven in hoeverre jij jezelf al dan niet goed vindt functioneren. Dit functioneringsgesprek moet voldoende zijn en is voorwaarde voor toelating tot de BPV. In de BPV word je functioneren besproken d.m.v. twee voortgangsgesprekken en een eindgesprek.

10. Intervisie

Intervisie is een zelfhulpmethode waarmee collega's elkaar helpen om beter te worden in hun werk. Dit gebeurt meestal in een intervisiegroep. In jullie situatie is dat de SLB-groep. De stagiaires behandelen problemen die zich op de werkvloer voordoen. Hieronder vallen bijvoorbeeld vakinhoudelijke, “technische”


Pagina 134

kwesties maar ook problemen die met het persoonlijk functioneren te maken hebben. Doel van die intervisie is om van leden van je SLB-groep te horen hoe zij iets aanpakken, zodat je zelf kunt bekijken of jij die aanpak ook kan uitproberen. 11. Kerntaak

Voor het beroep kenmerkende taak, die is onder te verdelen in werkprocessen

12. Kwalificatiedossier

Vanaf nu dus geen eindtermen meer. Het kwalificatiedossier laat zien welke werkprocessen en competenties je moet beheersen om op het passende niveau te kunnen instromen in de beroepspraktijk. Voor docenten is het kwalificatiedossier dan ook ijkpunt en hulpmiddel bij het vormgeven van de opleiding. Het is een product waar ook het bedrijfsleven bij betrokken is en dat geldt voor alle opleidingen, ongeacht het ROC waar je de opleiding volgt.

13. POP

POP staat voor het Persoonlijk Ontwikkelings Plan; het is een document waarin je beschrijft wat je allemaal al kunt, welke ervaring je hebt opgedaan en vooral: wat je allemaal nog wilt leren. Er wordt dus een plan opgesteld waarin je verantwoordt wat je allemaal gaat doen, wanneer en vooral waar je dat gaat doen. Je houdt het POP zelf bij en je schrijft daarin geregeld wat je hebt geleerd en wat je nog wilt leren. Ook dit is een soort zelfreflectie.

14. Praktijkopdrachten

Praktijkopdrachten zijn opdrachten die je in overleg met je BPVbegeleider afspreekt te doen met als doel aan je leerdoelen te werken.

15. Reflectie

Onder reflectie verstaan we de vaardigheid om je eigen handelen en dat van anderen kritisch en objectief te bespreken; gedurende de opleiding is dat een belangrijk speerpunt, waar we zowel tijdens de lessen studiebegeleiding als in de BPV aandacht aan besteden. In feite willen we dat je je eigen handelen onder de loep neemt en bespreekt in welke opzicht je goed / slecht functioneert. Dat alles volgens de STARRmethodiek. In de loop van de opleiding wordt het een bekend begrip: het reflectieverslag. Op basis van STARR beschrijf je allerlei aspecten van je functioneren; de inhoud van het verslag is uitgangspunt voor gesprekken met je studiebegeleider en op basis van dat gesprek kunnen er aspecten aan je POP worden toegevoegd. Gedurende de opleiding wordt je begeleid door een SLB-er (studieloopbaanbegeleider). Met de SLB-er zet je de weg naar het diploma uit. Je voert (reflectie)gesprekken met hem, vult je POP in, bespreekt de reflectieverslagen, voert beoordelingsgesprekken, hij begeleidt je in de BPV. De term SMART hoort bij het formuleren van leerdoelen; een leerdoel moet SMART geformuleerd zijn en dat houdt in dat hij Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden moet zijn. De STARR methodiek is een methode waarmee jij kunt bewijzen dat je iets beheerst en wordt daarom ook vaak bij reflectie toegepast. Als je bewijst dat je iets beheerst, kun je uitleggen in welke Situatie, je welke Taak hebt uitgevoerd, welke Actie je hebt ondernomen, wat het

16. Reflectieverslag

17. SLB-er (SLB)

18. SMART

19. STARR(-methodiek)


Pagina 135

20. Werkproces

Resultaat van die actie is geweest en hoe jij daar achteraf op terugkijkt ( Reflectie); je kunt wel zeggen dat je initiatief kunt nemen, maar via de STARR-methodiek kun je dat bewijzen; deze methode wordt ook bij sollicitaties en intakeprocedures toegepast. Onderdeel van een kerntaak. Het gaat hierbij om een afgeronde taak binnen een kerntaak. Aan werkprocessen zijn een aantal competenties gekoppeld, die je moet beheersen om het werkproces goed uit te kunnen voeren.


Pagina 136

Bijlage 1: Klanttevredenheidsonderzoek Wilt u zo vriendelijk zijn deze enquête voor ons in te vullen. Zou u de enquête bij het eindgesprek willen overhandigen aan de BPV begeleider van het Drenthe College. Hartelijk bedankt!


Pagina 137

Klanttevredenheidsonderzoek BPV Drenthe College afdeling zakelijke dienstverlening Naam bedrijf

:

…………………………………………………………………………….

Datum

:

…………………………………………………………………………….

Ingevuld door

:

…………………………………………………………………………….

Naam stagiair(e)

:

……………………………………………………………………………

1. Informatie en communicatie Bent u tevreden over: de informatie en uitleg van de stage door de BPV coördinator of BPV-docent die de stage begeleidt?

Ja

Nee

Toelichting

Ja

Nee

Toelichting

Ja

Nee

Toelichting

Ja

Nee

Toelichting

de frequentie waarmee u contact heeft met de BPV -coördinator of BPV-docent de telefonische bereikbaarheid van de BPV -coördinator of BPV-docent (telefoon / e-mail)

2. Plaatsen van studenten Bent u tevreden over: het tijdstip waarop u benaderd wordt voor het beschikbaar stellen van BPV-plaatsen? de (sollicitatie) procedure die gevolgd wordt bij het plaatsen van deelnemers?

3. Begeleiden van studenten Bent u tevreden over: Het begeleiden van de leerling door de BPV-docent van school?

4. Beoordelen van studenten Bent u tevreden over: de wijze van beoordelen?

de uitleg over hoe u moet beoordelen door de leerling en de BPV-docent? BPV-werkboek Secretariële Beroepen (BPV-SB-KD2010) versie 1.0

Pagina 138

5. Eindwaardering Hoe beoordeelt u (indien van toepassing) de contacten met de BPV coördinatoren ?

Hoe beoordeelt u de contacten en begeleiding door de BPV-docent(en)

Niet van toepassing Zeer tevreden Tevreden Ontevreden Zeer ontevreden Zeer tevreden Tevreden Ontevreden Zeer ontevreden

Kunt u in volgorde van prioriteit aangeven waar u het meest / minst tevreden 1. over bent? En eventueel mogelijke verbeterpunten?

2.

3.

Mogen wij desgewenst met u contact opnemen over de genoemde verbetervoorstellen?

Ja

Nee

Toelichting

Bij Ja: hoe kunnen we het beste contact met u opnemen? Telefoon :

E-mail:

Hartelijk dank voor het invullen van deze evaluatie


Pagina 139

Bijlage 2:Leerlingenenquête met betrekking tot de BPV BPV-periode datum:

……………………………………

Indien je een vraag met “nee” beantwoordt, dan graag een toelichting! Vraag toelichting / antwoord In welke klas zit je (letters – cijfer – letter: (bijv. avzm1a)

ja / nee

Op welk schooljaar heeft deze enquête betrekking (bijv. 2011-2012) Heb je het BPV-bedrijf zelf uitgezocht? Ben je tevreden over de wijze, waarop je door je SLBer over de BPV bent geïnformeerd? Vond je dat het BPV-bureau jouw BPV voldoende had voorbereid? Was je tevreden met het BPV-bedrijf?

Werd je voldoende begeleid door de BPV-mentor(en) op het bedrijf? Ben je voldoende begeleid door je SLB-er? Heb je het houden van functioneringsgesprekken en het maken van een POP en reflectieverslag als zinvol ervaren? Is er met de toewijzing van de BPV door de school voldoende rekening gehouden met jouw wensen? Was het BPV-werkboek voldoende duidelijk? Vond je, dat de BPV voldoende aansloot bij je opleiding? Heeft de BPV aan je verwachtingen voldaan? Heb je een voldoende gekregen op je BPV? Zou je jouw BPV-plek andere leerlingen aanraden?

Als je nog verbeterpunten weet voor de BPV en alles wat daar mee samenhangt, wil je dat dan op de achterzijde vermelden?


Pagina 140

Oriëntatie in de praktijk. Werkboek BeroepsPraktijkVorming

Recommend Documents