OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN SINT-NIKLAAS De Raad voor Maatschappelijk Welzijn zitting van 1 augustus 2013 De zitting heeft plaats in de raadzaal van het OCMW, Lodewijk De Meesterstraat 3 te 9100 Sint-Niklaas.
aanwezig : Mike Nachtegael, voorzitter Jan Van Peteghem, Martine De Bondt, Geertje Afschrift, Walther Bruwiere, Liliane Verbeke, Latifah Benlamchich, Raf Praet, Jens Vrebos, Filip Herman, Bernd Van Besauw en Yvan De Bruyne, leden Tjeu Van Diessen, secretaris. verontschuldigd : Johan Uytdenhouwen, lid De heer Mike Nachtegael, voorzitter, verklaart de zitting voor geopend om 20.08 uur.
AGENDA: OPENBARE ZITTING
Notulen raadszittingen – goedkeuring 1.
Concept notulen OCMW-raad van 27.06.2013 (openbare zitting) – goedkeuring Yvan De Bruyne dankt, naar aanleiding van punt 12, dat hij het jaarverslag heeft gekregen. Yvan De Bruyne vraagt naar de garantieperiode voor de ijskastjes.
De concept notulen van de OCMW-raad van 27.06.2013 (openbare zitting) worden met eenparigheid van stemmen goedgekeurd.
1
2.
Mededelingen door de heer voorzitter De voorzitter verwijst naar de opdracht die gegund is aan 3D architecten over de haalbaarheidsstudie van een verbouwing van het gebouw van Sint-Katherina in Sinaai. Die haalbaarheidsstudie is sinds gisteren gereed. Het voorstel is om, voordat er verdere beslissingen genomen moeten worden, een infomoment te houden. De studie zelf zal nog deze week worden bezorgd.
Werken 3.
Aanpassingswerken hoogspanningscabine gebouw Vermeir a) voorlopige oplevering Tevean nv – goedkeuring b) vrijgave 50 % borgstelling De Raad: Gelet op de beslissing van het Vast Bureau van 5 april 2012 waarbij de firma Tevean nv, Industriepark, Roteyne 6, 9060 Zelzate , werd aangeduid voor de aanpassingswerken hoogspanningscabine gebouw Vermeir aan de prijs van 228.766,75 euro, excl. BTW; Overwegende dat de werken werden uitgevoerd; Gelet op het proces-verbaal van voorlopige aanvaarding van 2 juli 2013; Overwegende dat door de aannemer een borg gesteld werd van 11.440 euro; Overwegende dat hiervan 50 % mag worden vrijgegeven of 5.720 euro; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: Art. 1: Het proces-verbaal van voorlopige aanvaarding van de aanpassingswerken hoogspanningscabine gebouw Vermeir, goed te keuren. Art. 2: De aannemer Tevean vrijgave van de helft van de borgstelling te verlenen of 5.720 euro. Art.3: De aannemer, het studiebureau en de leidend ambtenaar hiervan in kennis te stellen.
2
Art. 4: Aan de financiële dienst de opdracht te geven het nodige te doen i.v.m. vrijgave borg.
4.
Schilderen van bewonerskamers en andere ruimten a) principe – goedkeuring b) vaststelling wijze van gunnen – beslissing c) vaststellen lastenboek – goedkeuring De voorzitter verduidelijkt de aanleiding. Van onze twee schilders gaat de ene over drie weken met pensioen en de andere over 8 maanden. De interne dienstverlening komt daarmee in het gedrang, indien er geen synergie met de stad mogelijk is. De bedoeling van dit punt is om te anticiperen indien dat geen oplossing kan bieden. Dan wordt een aanbesteding geopend. Liliane Verbeke wijst erop dat de bijlage van het lastenboek van het verkeerde dossier is. De secretaris zegt toe dat het juiste dossier zal worden opgeladen. Walther Bruwiere wijst erop dat de technische dienst al jaren wordt afgebouwd. Dan zou de synergie de oplossing moeten bieden. Maar daar komt nooit wat van. De één moet iets wegsteken voor de andere. Het zal zo worden dat de technische dienst van het OCMW die goed was, helemaal verwatert. Het moet dan worden uitbesteed aan externe firma’s. Vroeger lukte dat wel, nu niet meer. Men kan altijd blijven zeggen dat openbare diensten duurder zijn dan private ondernemingen, maar private ondernemingen zullen gaan profiteren van overheden. Hij hoopt dat het OCMW een technische dienst op poten zet, die draait. De voorzitter antwoordt dat synergie in de zin van dat een dienst voor beide organisaties schilderwerken uitvoert, een goede vorm van samenwerking is. Dit nu is een voorzichtigheidsprincipe. Er wordt een principebeslissing uitgeschreven zodat – als het nodig is – een aanbestedingsprocedure kan worden gestart. Geertje Afschrift vraagt hoe de lijst met aan te schrijven firma’s is tot stand gekomen. Dit lijkt erop alsof men bepaalde firma’s naar voren wil schuiven. Zij zou het beter vinden als alle schilderbedrijven uit Sint-Niklaas worden aangeschreven. De voorzitter antwoordt dat hij dat niet weet. Hij heeft er geen probleem mee om alle schilders uit Sint-Niklaas aan te schrijven. Dat zal gebeuren.
De Raad: Gelet op het feit dat er regelmatig schilderwerken binnen het OCMW dienen uitgevoerd te worden; Gelet op de geraamde kost van 56.000,-€ excl. BTW voor een periode van 1 jaar; Overwegende dat hiervoor een onderhandelingsprocedure kan gevoerd worden; Gelet op de vereisten van de preventiedienst; Gelet op het financieel advies: voldoende kredieten onder exploitatie algemeen rekeningnummer 613100 83410 01; 3
Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Gelet op het KB van 15 juli 2011 betreffende plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: Art.1: Het principe goed te keuren voor het aanstellen van een firma voor schilderwerken. Art .2: De procedure en wijze van gunnen, de onderhandelingsprocedure, goed te keuren. Art.3: Het lastenboek goed te keuren.
5.
Omgevingsaanleg wzc De Spoele Vrijgave extra borgstelling deel betonwerken – beslissing De Raad: Gelet op de beslissing van het OCMW op 27 juni 2013 waarbij de voorlopige oplevering van de omgevingswerken werd goedgekeurd en aan Descamps de helft van de borgstelling werd vrijgegeven; Gelet op art 5§1 van het bestek waarbij voor posten betreffende betonwerken een verhoogde borgstelling werd gevraagd; Overwegende dat door Descamps deze borg gesteld werd van 3.890 euro; Overwegende dat deze borg bij de voorlopige oplevering volledig mag vrijgegeven worden; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; 4
Gelet op de overheidsopdrachtenwet van 15/6/2006; Gelet op het KB van 15 juli 2011 houdende plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: Art. 1: Aan Descamps, Bruyningstraat 60 te Kortrijk-Marke vrijstelling te verlenen van de verhoogde borgstelling voor betonwerken voor een bedrag van 3.890 euro Art.2: De aannemer en de financiële dienst van deze beslissing in kennis te stellen.
Diensten 6.
Aanstelling externe firma voor opmaak zorgstrategisch plan a) principe b) lastenboek, procedure en wijze van gunnen – goedkeuring De voorzitter wijst op een eerdere discussie in de raad over de opmaak van een zorgstrategisch plan. Hier ligt het voorstel voor om een firma te gaan zoeken. De firma’s die in de nota genoemd zijn, hebben in het verleden aan een dergelijke ontwikkeling meegewerkt. Raf Praet heeft een vraag bij p.7 van de bijlage, over het onderzoek dat gevoerd moet worden. Het gaat om een bevraging bij de bevolking en informatie van stakeholders. Maar hij vraagt om ook de bevolkingsprognoses te onderzoeken. De secretaris antwoordt dat de cijfers over de bevolkingsprognoses per centrumstad zijn opgemaakt door het Vlaams gewest. Die hoeven daarom niet afzonderlijk worden uitgewerkt. Ze kunnen gewoon worden opgevraagd. Yvan De Bruyne hoopt wel dat deze cijfers betrouwbaarder zullen zijn dan bij het vorig zorgstrategisch plan.
De Raad: Gelet op de vraag voor de aanstelling van een externe firma voor de opmaak en begeleiding van het zorgstrategisch plan; Gelet op de raming t.b.v. 45.000,- € (excl. BTW);
5
Overwegende dat uit deze raming blijkt dat hiervoor een onderhandelingsprocedure kan worden opgestart; Gelet op de gunningcriteria zoals vermeld in het lastenboek; Gelet op het financieel advies; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: 1.Het principe goed te keuren voor aanstelling externe firma voor opmaak zorgstrategisch plan. 2.Het betrokken lastenboek, de procedure en wijze van gunnen, de onderhandelingsprocedure, goed te keuren.
7.
Aankoop module dienstencheques plus release 2010 a) principe b) toewijzing De voorzitter geeft een toelichting. Walther Bruwiere vraagt wanneer verwacht wordt dat de elektronische dienstencheques ingang vinden in het dienstencentrum. Zijn die dienstencheques er al? Kan hij een voorbeeld geven van een firma die ze gebruikt? Filip Herman verwijst naar de poetsdienst waar hij gebruik van maakt. En dat is inderdaad veel handiger.
De Raad: Gelet op de heersende reglementering die bepaalt dat een onderneming zich verbindt om gebruik te maken van zowel papieren als elektronische dienstencheques; Gelet op de vraag vanuit seniorenzorg om een module dienstencheques aan te kopen; Overwegende dat de firma Logins werd gecontacteerd om een offerte op te maken; Gelet op de ontvangen offerte; Gelet op het advies van de coördinator thuiszorg; Gelet op het advies van de informaticadienst;
6
Gelet op het financieel advies; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: 1.Het principe goed te keuren om de module dienstencheques Plus release 2010 aan te kopen. 2.De firma Logins hiervoor aan te duiden op basis van art 26 par 1° 1 f van de wet van 15 juni 2006 voor een bedrag van - Aankoop software tbv 5.450,- €(excl. BTW) - Onderhoud op jaarbasis 256,69 €(excl. BTW) - Installatiekosten tbv 85,86 €(excl. BTW) - Opleiding 686,90 €(excl. BTW) 3. de betrokken firma, de aankoopdienst en de financiële dienst hiervan in kennis te stellen.
8.
Aanstelling externe firma voor opleidingen RIZIV (wettelijke optimalisatiemogelijkheden en interferenties met andere loonsubsidies) a) principe b) toewijzing
De Raad: Gelet op de beslissing van het Dagelijks Personeelsbeheer van 21.08.12 waarbij de firma vzw VORM, Legeweg 157, 8020 Oostkamp werd aangesteld om een RIVIZopleiding te verzorgen voor de dagelijks verantwoordelijken en hoofdverpleegkundigen voor een bedrag van 1.400,- € (excl. BTW); Gelet op de beslissing van het Dagelijks Personeelsbeheer van 13.11.12 waarbij beslist werd om eveneens een opleiding te voorzien door vzw VORM voor de administratie van de seniorenzorg voor een bedrag van 700 € (excl. BTW); Overwegende dat vzw Vorm gecontacteerd werd voor een offerte voor een opleiding RIZIV m.b.t. de ‘wettelijke optimalisatiemogelijkheden en interferenties met andere loonsubsidies voor de optimalisatie van de financiering van gesubsidieerde contractuelen en maribel;. Gelet op de ontvangen offerte t.b.v. 2.000,- € (excl. BTW); Gelet op het financieel advies, waaruit blijkt dat er voldoende kredieten beschikbaar zijn onder algemeen rekening nummer 612300 100 00;
7
Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: 1.Het principe goed te keuren om een externe firma aan te stellen om opleidingen RIZIV (wettelijke optimalisatiemogelijkheden en interferenties met andere loonsubsidies) te verstrekken. 2. Deze opleiding toe te wijzen aan vzw Vorm, Legeweg 157 H1-1, 8020 Oostkamp op basis van art 26 par 1° 1 f (technisch en specifiek karakter ) van de wet van 15 juni 2006 voor een bedrag van 2.000,- €(excl. BTW). 3. De betrokken firma, de aankoopdienst en de financiële dienst hiervan in kennis te stellen.
9.
Opstarten diverse dossiers informatica a) principe opstarten – goedkeuring b) synergie met de stad St.Niklaas – beslissing De voorzitter verwijst naar de vier betrokken dossiers. Zoals alle informaticadossiers worden deze dossiers 60/40 verdeeld tussen stad en OCMW. Het gaat eind augustus naar de gemeenteraad. Filip Herman heeft bij de dienst informatica nagevraagd waar het exact over gaat. Hij heeft ervan begrepen dat de servers verouderd zijn en moeten worden vernieuwd met het oog op nieuwe computersystemen. Eén van die toepassingen was FMIS. Maar een aantal mensen zeggen dat de kosten daarvan zeer onvoorspelbaar zijn. Hij is van mening dat alle diensten bij de invoering ten volle betrokken moeten worden en feedback gegeven worden. Hij vraagt bij de beslissing een meer uitgebreide uitleg over het dossier. De voorzitter verwijst naar de werkgroep van stad en OCMW rond FMIS die de voorbije maanden twee systemen tegen elkaar heeft afgewogen. Maar hij vindt het goed om informatie te geven. Hij stelt voor dit te verbinden op dezelfde avond dat er info wordt gegeven over Sinaai. Dan kan ook besproken worden wat het nut van het pakket is voor stad en OCMW. Een tweede vraag van Filip Herman is in hoeverre, bij kostenstijgingen, beslissingen opnieuw aan de Raad moeten worden voorgelegd.
De Raad: Overwegende dat de dienst ICT procedures wenst op te starten voor volgende dossiers in uitvoering van het budget 2013:
8
-Vernieuwen servers (stadsbestuur en OCMW): raming 250.000 EUR, btw inbegrepen; -2e fase dossier digitale signalisatie voor diverse locaties (stadsbestuur en OCMW) (op basis van bestaand raamcontract): raming 60.000 EUR, btw inbegrepen; -Sharepoint ondersteuning voor nieuw Intranet (stadsbestuur en OCMW): raming 50.000 EUR, btw inbegrepen; -Glasvezel naar Den Azalee/nieuw kinderdagverblijf (stadsbestuur en OCMW): raming 50.000 EUR, btw inbegrepen; Gelet op de vaste verdeelsleutel voor dossiers in synergie met het OCMW van 60/40 (Stad/OCMW) ; Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 29 juli 2013, waarbij deze opstart wordt voorgelegd; Gelet op de ramingen t.b.v. 250.000 ,- € (BTW incl.) voor het vernieuwen servers (stadsbestuur en OCMW); Overwegende dat hiervoor de procedure van open offerteaanvraag op Europees niveau zal worden gehanteerd; Gelet op de raming t.b.v. 60.000,- € (incl. BTW) voor 2e fase dossier digitale signalisatie voor diverse locaties (stadsbestuur en OCMW); Overwegende dat hiervoor een onderhandelingsprocedure kan worden opgestart; Gelet op de raming t.b.v. 50.000,- € (incl. BTW) voor ondersteuning Sharepoint voor nieuw Intranet (stadsbestuur en OCMW); Overwegende dat hiervoor een onderhandelingsprocedure kan worden opgestart; Gelet op de raming t.b.v. 50.000,- € (incl. BTW) voor het voorzien van glasvezel naar Den Azalee/nieuw kinderdagverblijf Overwegende dat hiervoor een onderhandelingsprocedure kan worden opgestart; Gelet op het advies van de informaticadienst; Gelet op het financieel advies; Gelet op de wet van 8 juli 1976 op de OCMW's, aangevuld met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, aangevuld met latere wijzigingen; Overwegende dat de raad van het OCMW van Sint-Niklaas voor dit punt in openbare zitting vergaderde; Op voorstel van de heer voorzitter; Besluit eenparig: 1.Het principe goed te keuren van opstart diverse dossiers informatica (vernieuwen servers, 2e fase digitale signalisatie, sharepoint voor ondersteuning intranet, voorzien van glasvezel naar Den Azalee/nieuw kinderdagverblijf) 9
2. Deze dossiers in synergie met de stad te voeren. 3. Het stadsbestuur van deze beslissing in kennis te stellen.
Al de punten van de agenda afgewerkt zijnde, sluit de heer voorzitter de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn om 20u44.
Namens het OCMW :
Tjeu van Diessen secretaris
Mike Nachtegael voorzitter
10
