-1-
JAARVERSLAG 2014
1.Voedselbanken Nederland en de regio Noord/Oost. Bij de landelijke vereniging Voedselbanken Nederland zijn 154 lokale voedselbanken aangesloten en 8 regionale distributiecentra. De stichting Noordelijke Voedselbanken (hierna te noemen NVB) exploiteert één van die regionale distributiecentra en levert aan 39 lokale voedselbanken in de provincies Groningen, Friesland, Drenthe, noordoost en noordwest Overijssel en Flevoland(gedeeltelijk). Op onderstaande kaart is het verzorgingsgebied van de NVB met een lichtgroene kleur aangegeven. De NVB heeft haar distributiecentrum te Meppel. In het gebouw aan de Loberingemaat 2 te Meppel is tevens gevestigd de Voedselbank Zuidwest Drenthe .
2.Bestuur van de NVB. Het algemeen bestuur van de NVB werd in het verslagjaar gevormd door vertegenwoordigers van de voedselbanken Midden Drenthe, Zuidoost Drenthe, Groningen-stad, Oldambt ,Leeuwarden, Drachten/Smallingerland, Noordoost Overijssel en Kampen. Het algemeen bestuur vergaderde 2 maal. Op 26 mei 2014 werd een algemene ledenvergadering belegd. Deze bijeenkomst stond in het teken van voedselverwerving en voedselveiligheid. Tevens werd aandacht besteed aan de richtlijnen van Voedselbanken Nederland “voedselverwerving, landelijk, regionaal, lokaal.”
-2Het dagelijks bestuur bestond uit: -Harrie Timmerman, voorzitter, -Henk Smit, penningmeester, -Bert Groen, secretaris, -Hielke van Dijken acquisitie en -Gerrit de Graaf, distributiecentrum. Met ingang van 1 januari 2015 is Henk Smit uit het bestuur getreden na enkele jaren het secretarisschap te hebben waargenomen en na 5 jaren als penningmeester te hebben gefunctioneerd. Hij wordt opgevolgd door Willem Rumph. In verband met de reorganisatie van het distributiecentrum is begin 2014 Gerrit de Graaf als bestuurslid aangetrokken. Hij heeft het distributiecentrum als aandachtsveld. In de bijlage zijn de maatschappelijke(neven)functies van de bestuurleden vermeld. Het dagelijks bestuur vergaderde 10 maal in 2014, waarvan 2 maal tezamen met het bestuur van de Voedselbank Zuidwest Drenthe. De aanpassing van de organisatie van het distributiecentrum, het werven van vrijwilligers, het formuleren van een vrijwilligersbeleid en maatregelen ter verhoging van de voedselveiligheid waren de belangrijkste aandachtspunten voor het bestuur.
-3-
3. De organisatie. Organogram Stichting Noordelijke Voedselbanken
Bestuur
Bestuur
Manager DC
Ondersteunende diensten
Manager DC
Technische / Facilitaire dienst
Coördinator Administratie
Coördinator
Coördinators Groepsleiders
Medewerkers
Coördinator Magazijn
Logistiek / transport
Groepsleider koel / vries
Medewerkers Administratie
Bijrijders
Chauffeurs
Medewerker Koel/vries
Logistiek medewerkers Reachtruck Chauffeur
Orderpikkers
Logistiek medewerkers
Heftruck Reachtruck Chauffeurs
In het voorjaar 2014 kon Robert Waelbers als manager van het distributiecentrum worden geworven. Onder verantwoordelijkheid van bestuurslid Gerrit de Graaf maakt hij een analyse van de logistieke processen binnen het distributiecentrum. Dat leidde tot het opstellen van een stroomdiagram, van een organogram (zie hierboven) en tot het beschrijven van de functies in het distributiecentrum. Met medewerking van een inmiddels ook aangetrokken medewerker Personeel en Organisatie(P&O) zijn vervolgens in hoog tempo vacatures ingevuld. Met name de coördinatiefuncties vroegen de nodige aandacht. De administratie werd uitgebreid en de administratieve processen werden geoptimaliseerd. De inslag van goederen en emballage en de uitslag ervan wordt geadministreerd via het zgn. emalo-systeem van Voedselbanken Nederland. Via geautomatiseerde uitgiftelijsten worden de voorraden in het distributiecentrum, gerelateerd aan de aanvragen vanuit de voedselbanken naar evenredigheid verdeeld. Gekoppeld aan de uitgiftelijsten worden pakbonnen opgemaakt waarop behalve de geleverde goederen ook de meegeleverde en retour ontvangen emballage wordt geadministreerd. Eenmaal per maand wordt t.b.v. de voedselbanken een overzicht van de pakbonnen gemaakt en volgt verrekening van de emballage. In de loop van het verslagjaar werd met de winkelketens van Lidl en Albert Heijn en met Friesland Campina overeen gekomen dat aan het distributiecentrum vers voedsel (groente, fruit, vleeswaren en zuivelproducten)zou worden gedoneerd. Voorwaarde daarbij was uiteraard dat maatregelen zouden worden genomen om de voedselveiligheid te garanderen. Een gesloten koelcircuit van leverancier tot aan de cliënt van de voedselbank moest worden georganiseerd en administratieve maatregelen moesten in verband met de registratie van de temperaturen van gekoelde producten worden aangepast . Met financiële steun van het Oranjefonds en Voedselbanken Nederland zijn in 2 tranches in totaal 700 koelboxen
-4met bijbehorende koelelementen t.b.v. het distributiecentrum en de lokale voedselbanken aangeschaft. Het betekende ook dat de voorraden in het distributiecentrum sneller moesten doorstromen naar de lokale voedselbanken. In plaats van uitgifte eenmaal per twee weken is halverwege het verslagjaar voor de meeste voedselbanken overgestapt op uitgifte eenmaal per week. Het streven is erop gericht om in januari 2015 de zgn. nulmeting te laten verrichten en om vervolgens het certificaat voedselveiligheid te verwerven.
-5-
4.De vrijwilligers. Aan het begin van het verslagjaar waren in totaal 15 vrijwillige medewerkers aan het distributiecentrum verbonden. Een tweetal coördinatoren gaf leiding aan de werkzaamheden. De coördinatoren, een enkele chauffeur en diverse andere medewerkers waren vaak meerdere dagen per week in touw in het distributiecentrum. Met name de werkdruk bij coördinatoren en chauffeurs was hoog, te hoog en het leidde tot uitval. Uit het in 2013 gehouden organisatieonderzoek maar nog meer uit de opgestelde analyse en beschreven bedrijfsprocessen van de aangestelde manager bleek dat het aantal medewerkers drastisch uitgebreid zou moeten worden en dat de administratie en de coördinerende functies versterking behoefden. Het halverwege 2014 veranderde uitgiftebeleid noodzaakte tot het aantrekken van nog meer vrijwilligers. Parallel aan de in gang gezette veranderingsprocessen is een vrijwilligersbeleid geformuleerd. Naast veiligheid, vorming en scholing en motivatie besteedt de beleidsnota aandacht aan het welzijn van de medewerker en stipuleert dat van vrijwillige medewerkers een in tijd beperkte inzet mag worden gevraagd. Het streven is thans gericht op een inzet van max. 20 uren per week. De nieuwe organisatiestructuur, het veranderde uitgiftebeleid, het werken aan voedselveiligheid en het uitvoering geven aan het vrijwilligersbeleidsplan hebben ertoe geleid dat in 2014 veel nieuwe medewerkers zijn ingestroomd in het distributiecentrum. Het leidde er ook toe dat 4 oudgedienden het besluit namen om plaats te maken voor vers bloed. Ultimo december 2014 heeft het distributiecentrum 44 medewerkers. Voor de medewerkers zijn diverse bijeenkomsten georganiseerd in het verslagjaar: -ter gelegenheid van de officiële opening van het distributiecentrum op 16 mei 2014 is een diner aangeboden; -ter gelegenheid van het afscheid van een coördinator van het eerste uur is een bowlingavond aangeboden op 14 november 2014; -in december 2014 is een voorlichtingsbijeenkomst georganiseerd waarbij het nieuwe organisatiemodel en het werken aan voedselveiligheid en de vereisten voor certificering aan de orde waren; -op 11 december 2014 is een informele eindejaarsbijeenkomst belegd waarbij tevens de kerstpakketten zijn uitgereikt.
-6-
5.Het distributiecentrum. In december 2013 leek de 1500 m2 vloeroppervlakte van het distributiecentrum ruim te voldoen aan de behoefte aan opslagcapaciteit. Er waren op de stellingen nog flinke gaten zichtbaar. Dat veranderde in de loop van 2014. Mede door de inspanningen van Voedselbanken Nederland kreeg Noord Nederland iets ruimer dan voorheen voedselproducten toebedeeld en de leveringen van verse producten door enkele al eerder genoemde grote retailers zorgden voor een volle koelcel en volle stellingen. Aan het einde van 2014 konden de kerstpakketten van de Jumboketen niet meer worden geplaatst in het distributiecentrum maar moest elders tijdelijke opslag worden georganiseerd. Halverwege 2014 veranderde uitgifte naar eenmaal per week en dat gaf weer voor wat lucht in de opslagcapaciteit. De inslag van producten bedroeg in 2014: 1.891.819 kg (food) 87.098 kg (non-food) 117.119 kg (emballage) Het distributiecentrum leverde in het verslag aan 39 lokale voedselbanken en wel als volgt: -via Drachten 15 voedselbanken -via Groningen-stad 5 voedselbanken -via Leeuwarden 2 voedselbanken -rechtstreeks afgehaald door 17 voedselbanken In totaal werden door de lokale voedselbanken in december 2014 aan 6477 huishoudens voedselpakketten geleverd. In december 2013 was dat aan 5845 huishoudens.
-7Voor het wegtransport maakt het distributiecentrum gebruik van een truck met oplegger. Daarmee worden voedselproducten bij leveranciers gehaald en worden voedselproducten bezorgd bij de voedselbanken Groningenstad, Drachten, Leeuwarden en worden ritten gemaakt in opdracht van de voedselbanken Deventer en Arnhem. In totaal heeft de combinatie in 2014 ruim 60.000 km gereden. Aan de oplegger moesten in december 2014 grote reparaties worden verricht. Te vrezen valt dat in 2015 moet worden omgezien naar een nieuwe oplegger. Voor kleine leveringen wordt soms de kleine vrachtauto van de Voedselbank Zuidwest Drenthe gebruikt. Aan rollend materieel is verder beschikbaar: -1 boenmachine -1 veegmachine -3 handpompwagens -1 electro pallet pompwagen bij de vrachtwagen -2 electro-palletwagens -1 heftruck -1 reachtruck
-8-
6. Public relations en communicatie. Het distributiecentrum aan de Loberingemaat te Meppel werd in november 2013 betrokken. De officiële in gebruik neming werd ten overstaan van een groot aantal genodigden op 16 mei 2014 verricht door de heren Leo Wijnbelt, voorzitter van Voedselbanken Nederland en Gert Stam, wethouder van Meppel. Op 1 november 2014 presenteerde het distributiecentrum zich op de Open Bedrijvendag Meppel.
Ten behoeve van de acquisitie is een medewerker aangesteld. De truck met oplegger wordt benut voor bedrijfsreclames van sponsors. In december 2014 is ten behoeve van de voedselbanken in Noord Nederland door 3 regionale omroepen een succesvolle kerstactie gehouden. De bovengenoemde activiteiten werden benut om free publicity te genereren In december schonk een sponsor bedrijfsschoenen aan het distributiecentrum. Ook dat leverde free publicity op. In 2014 werden 3 nieuwsbrieven verspreid voor de lokale voedselbanken. Ten behoeve van de medewerkers werden 2 voorlichtingsbijeenkomsten gehouden en zullen ook bedrijfsexcursies worden georganiseerd.
-9-
7. Tot slot. In het verslagjaar werden veel zaken aan gepakt en verbeteringen doorgevoerd om de cliënten van de plaatselijke voedselbanken zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Helaas moest ook in het jaar 2014 worden geconstateerd dat de toestroom naar de voedselbanken nog steeds toeneemt en uit breder wordende lagen van de bevolking cliënten trekt. ZZP-ers en werkzoekenden waarvan de ww-uitkering is afgelopen, tweeverdieners waarvan één van beiden werkloos is geraakt en waarbij de hypotheeklasten te zwaar drukken, het zijn maar een paar voorbeelden van mensen die in de verdrukking zijn geraakt en die afhankelijk worden van de voedselbank. Het is daarom goed te mogen constateren dat overheden en kerken, particulieren en bedrijven het werk van de voedselbanken waarderen en steunen.
Ruinen, februari 2015
-o-o-o-o-
-10-
BIJLAGE Overzicht van de functies van de bestuursleden. Hielke van Dijken: *statutair directeur Jaffa Bakery BV, Amsterdam *Lid raad van commissarissen Egga Food BV Ospel *Statutair directeur Beugelen Holding BV (management en advies), Staphorst *Statutair directeur Beugelen Beheer BV, Staphorst * Bestuurslid Stichting Noordelijke Voedselbanken, Groningen
Gerrit de Graaf: * CEO Brink Group * Commissaris Rendo NV * Voorzitter Stichting Industriële Contact Club Staphorst * Bestuurslid Stichting Noordelijke Voedselbanken
Bert Groen: *Penningmeester Stichting Bijstand Meander Medisch Centrum Amersfoort * Bestuurslid Stichting Beheer belangen Gasbedrijf Centraal Nederland, Utrecht *Voorzitter Stichting Tourist Info De Wolden, Zuidwolde *Voorzitter districtscommissie Drenthe van de Vereniging Natuurmonumenten, ’s-Graveland *Bestuurslid Vereniging Dorpsbelangen Rune, Ruinen *Secretaris Stichting Noordelijke Voedselbanken, Groningen
Henk Smit: *Wnd.penningmeester Stichting Voedselbank Midden-Drenthe, Beilen *Penningmeester Stichting Noordelijke Voedselbanken, Groningen
Harrie Timmerman: *Voorzitter Stichting Voedselbank Zuidoost-Drenthe, Emmen *Voorzitter Culturele Raad Emmen, Emmen *Voorzitter Stichting Zandstrooisterweek, Schoonebeek *Coördinator moestuinproject Emmen, Emmen *Redacteur dorpskrant Schoonebeek, Schoonebeek *Voorzitter Stichting Noordelijke Voedselbanken, Groningen
