Ondernemingsplan DBZ 2013

Ondernemingsplan DBZ 2013

Indicator (zoals opgevolgd in MODO, via invoer in PITA of obv ander bronbestand)

Verantwoordelijke

Streefdoel zoals opgenomen in MO

Rapportering over invulling in 2012

Invulling in 2013

Verantw. subentiteit

Dieter Vanhee

100%

4 rapporten in 2012 = 21%

stijging

AHO

Dieter Vanhee

in alle relevante klankbordgroepen van SBOV vertegenwoordiging van DBZ stijgend

in 17 van de 19 klankbordgroepen zetelt minstens iemand van DBZ

in alle relevante AHO klankbordgroepen van SBOV vertegenwoordiging van DBZ Zal vanaf 2013 systematisch COO bijgehouden worden

II. Organisatiedoelstellingen SOD 01 SOD 01.01

OOD01.01

Een optimale dienstverlening verzekeren door efficiënte processen Kernprocessen van het departement en managementondersteunende dienstverlening Ontwikkeling dienstverlening Aansturen en aanwenden van beleidsgericht Verhouding aantal lopende (beleidsgerichte) wetenschappelijk onderzoek m.b.t. de beleidsthema’s van BZ onderzoeksprojecten en het aantal beschikbare voortgangsrapporten Participatie vanuit DBZ aan klankbordgroepen SBOV

Presentatie praktijkscases vanuit DBZ op Jan De Mulder internationale fora/conferenties (indicator wordt vanaf 2013 vervangen door nieuwe indicatoren onder OOD01.02) OOD01.02

OOD01.03

Opvolgen van de trends binnen de externe omgeving om de Aandeel beleidsvoorstellen waarin rekening evoluties binnen het beleidsdomein BZ te toetsen aan lokale, wordt gehouden met deze ontwikkelingen (evidentie, indicator valt weg vanaf 2013) federale, Europese en internationale ontwikkelingen

Anne Delarue

NIEUW: Aantal buitenlandse zendingen NIEUW: Aantal formele overlegmomenten met partners van andere bestuursniveaus (federaal, lokaal,…) Identificatie van en rapportage over relevante internationale Voor elk belangrijk internationaal of Europees en Europese initiatieven, waaraan indien wenselijk of nodig initiatief is er indien nodig een overlegde, concrete opvolging wordt gekoppeld (communicatie, advies, onderbouwde en tijdige reactie standpunt, effectbeoordeling, concept-omzettingsregulering, rapportage). Het betreft zowel BZ-specifieke beleidsthema's alsook de noodzakelijke deelname van BZ aan horizontale initiatieven.

Jan De Mulder Jan De Mulder

Jan De Mulder

In 2012 presentaties vanuit DBZ op onder andere: CAF User Event in Oslo, 8th European Conference on Management Leadership and Governance in Cyprus, DEBR in Cyprus.

100%

Moeilijk meetbaar. Bij de opmaak van beleidsvoorstellen wordt doorgaans een analyse gemaakt van relevante ontwikkelingen en beleidskeuzes die binnen andere bestuursniveaus rond het thema in kwestie voorliggen

100%

COO

100% (geldt als een inspanningsengagement en niet als een resultaatsobjectief)

Het streefdoel werd behaald en dit op volgende manieren: 1. opvolging en eventuele input via de Vlaamse Vertegenwoordiging bij de EU (o.m. voor inbreukdossiers), deelname aan SOIA en andere structurele fora (DiV-dossierteams, fed.IEC, fed.DGE); 2. specifieke dossiergebonden intiatieven door bevoegde afdelingen en diensten (Overheidsopdrachten; Wetsmatiging; PIB; Regelgeving; EZ); 3.organisatie van coördinatieinitiatieven (EU-dossier hergebruik overheidsinformatie; EU-verordening bescherming persoonsgegevens; verplichte rapportering over financiering DAEB)

100% (geldt als een inspanningsengagement en niet als een resultaatsobjectief)

COO

1



Verantwoordelijke



Aantal Europese inbreukdossiers (wegens laattijdige omzetting of wegens niet-correcte toepassing) met betrekking tot bestuurszaken

Jan De Mulder

geen

Volgens de laatst beschikbare rapportering aan de VR (MED VR 23 november 2012) waren er voor de VO 23 inbreukdossiers, waarvan: 11 wegens laattijdige omzetting van richtlijnen; 8 wegens niet correcte omzetting van richtlijnen; en 4 wegens niet correcte toepassing van andere bronnen van Europees recht (Verdragen, Verordeningen, Beschikkingen, enz.)

Invulling in 2013


II. Organisatiedoelstellingen COO

Voor BZ vermeldt het Sharepoint systeem van iV 2 inbreukdossiers waarvoor we op VO niveau een groene statuskleur kunnen geven want naar de Commissie toe werden alle noodzakelijke stappen tijdig uitgevoerd. De dossiers zijn: Dossier 2009/2334 (specifieke taalvereisten publieke werkgevers/Selor) dat in de MROA-fase zit. Door de VO werd aan de Commissie het decreet (BS 16/12/2011) aangemeld evenals de tekst van het voorontwerp van uitvoeringsbesluit. Dossier 2012/0247 (uitvoering RL 2010/18/EG inzake uitvoering raamovereenkomst met CEEP, betreft ouderschapsverlof) dat in de IGS fase zit. Het besluit VR ter uitvoering van federale regelgeving werd op 12/10/2012 definitief goedgekeurd en bij de Commissie aangemeld

OOD01.04

Ondersteuning in beleid (beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie) De minister ondersteunen bij de opmaak van beleidsdocumenten (regeerakkoord, beleidsnota, beleidsbrieven) en regelgeving

Aantal tijdig ingediende kwaliteitsvolle Anne Delarue beleidsvoorbereidende documenten/ regelgeving in het kader van de beleidscyclus, inclusief voldoende ruimte voor intern en extern debat

100%

In 2012 werd de Beleidsbrief Bestuurszaken 20122013 (incl. regelgevingsagenda) door DBZ voorbereid. Er werd vooraf een procedure en een timing afgesproken met het kabinet en de andere betrokken entiteiten binnen het beleidsdomein, en deze werden gerespecteerd. In 2012 werd op 9 maart en op 15 juni een actualisatie van de regelgevingsagenda BZ meegedeeld aan de Vlaamse Regering. Bij de indiening van beleidsbrief 2012-2013 zijn in de regelgevingsagenda BZ 41 initiatieven opgenomen (25 afgewerkte, 4 lopende en 12 in voorbereiding) Aantal gefinaliseerde regelgevende documenten • 2 decreten • 4 besluiten van de Vlaamse Regering • 2 ministeriële besluiten • 4 omzendbrieven • 7 dienstmededelingen • 1 richtlijn

COO

2



Verantwoordelijke



Invulling in 2013


II. Organisatiedoelstellingen OOD01.05

OOD01.06

Uitwerken van beleidsvoorstellen met betrekking tot BZthema’s - toekomstvisie op personeelsbeleid - ICT beleid - patrimoniumbeleid/vastgoedbeheer - reguleringsmanagement - …

Opleveren van kwaliteitsvolle beleidsvoorstellen Anne Delarue volgens afspraak met de minister

Beschikken over een gevalideerde lijst van thema’s en subthema’s met betrekking tot bestuurszaken

Anne Delarue

Beschikken over een beleidsvisie aangaande de verschillende BZ-(sub)thema’s

Anne Delarue

De gevalideerde beleidsvoorstellen toetsen aan de vigerende Beschikken over een actuele regelgevingsagenda, Martine Van Sande wetgeving en indien nodig bijkomende regelgevende die aangeeft welke regelgevende initiatieven initiatieven nemen moeten genomen worden en met welk tijdspad (Cel Wetskwaliteit)

100% van de ad hoc gevraagde beleidsvoorstellen (buiten de beleidsdocumenten) worden tijdig en conform de afspraken ingediend bij de functioneel bevoegde minister

Moeilijk meetbaar. Wanneer het kabinet in het kader van bepaalde dossiers nota's, beleidsvoorstellen vraagt, werden deze doorgaans tijdig en conform de afspraken aan het kabinet bezorgd. Als er belemmerende factoren optraden, werd het kabinet hier zo snel mogelijk van op de hoogte gebracht, zodat de timing kon worden bijgesteld Aan het begin van de looptijd Bij de opmaak van de managementovereenkomst een gevalideerd overzicht van 2011-2015 is een eerste overzicht van thema's en thema’s en subthema’s subthema's voor DBZ opgemaakt. Deze lijst is al enkele keren geactualiseerd (bv. ikv de bouw van de website) en wordt centraal beheerd. Tegen einde van de looptijd In 2012 is gestart met de opmaak van een een gevalideerde beleidstekst strategiekaart per beleidsthema van BZ. Er wordt over elk (sub)thema een doelstellingencascade uitgewerkt, waarbij op de verschillende niveaus indicatoren worden gedefinieerd. Eerste versie van de kaarten klaar tegen eind 2012. In het najaar werd een traject gestart voor het aanpassen van de website. Hiervoor wordt aan de themaverantwoordelijken en inhoudelijk betrokkenen gevraagd om per (sub)thema teksten aan te leveren. Continue actualisering van de Continue actualisering en halfjaarlijkse rapportering regelgevingsagenda bijhouden hierover. en halfjaarlijkse rapportering hierover Bijkomende informatie over de regelgevende initiatieven werd verschaft in het sjabloon dat ontsloten wordt via de online regelgevingsagenda 2.0. Net als de voorbije jaren biedt BZ daarnaast ook een aparte regelgevingsagenda BZ aan op het extranet, waarin elk initiatief gepaard gaat met een steeds actuele en erg gedetailleerde voortgangsrapportering.

Implementatie van het reguleringsmanagement binnen het beleidsdomein Bestuurszaken (excl. ABB) - Cel Wetskwaliteit

Martine Van Sande

Begeleiding van nieuwe regelgeving doorheen de procedure van administratieve of begrotingscontrole voor het beleidsdomein Bestuurszaken (excl. ABB)

Aantal gefinaliseerde regelgevende documenten • 2 decreten • 4 besluiten van de Vlaamse Regering • 2 ministeriële besluiten • 4 omzendbrieven • 7 dienstmededelingen • 1 richtlijn

Via pilootprojecten starten met de redactie van een RIA voor autoregulering.

Martine Van Sande

Aan de hand van enkele Aantal pre-RIA: 0 concrete dossiers starten met Aantal RIA: 1 de redactie van een RIA voor

COO Verdere uitwerking van de strategiekaarten, met het oog op de bijdrage aan het regeerakkoord in 2014. Strategiekaarten vormen de basis voor het opmaken van een nieuwe beleidsnota

Continue actualisering van de AR regelgevingsagenda bijhouden en halfjaarlijkse rapportering hierover

AR Begeleiding van nieuwe regelgeving doorheen de procedure van administratieve of begrotingscontrole voor het beleidsdomein Bestuurszaken (excl. ABB)

Aan de hand van enkele AR concrete dossiers starten met de redactie van een RIA voor

3



Verantwoordelijke



Invulling in 2013


Begroting is tijdig en conform COO de begrotingsinstructies ingediend bij de functioneel bevoegde minister


Coördineren van de opmaak van de begroting en de begrotingscontrole voor het beleidsdomein

Mate waarin de begrotingsvoorstellen tijdig en Saartje Mens conform de begrotingsinstructies worden ingediend, met voldoende ruimte voor intern en extern debat

Begroting is tijdig en conform de begrotingsinstructies ingediend bij de functioneel bevoegde minister

De gecoördineerde voorstellen werden telkens op tijd bezorgd aan de raadgever begroting van het kabinet: Memorie van toelichting bij BC 1 2012: tijdig ingediend Begrotingsvoorstellen BC 2 2012: tijdig ingediend Memorie van toelichting bij BC 2 2012: tijdig ingediend Begrotingsvoorstellen BO 2013: tijdig ingediend Memorie van toelichting bij BO 2013: tijdig ingediend

OOD01.08

Uitwerken van een set effectindicatoren voor de beleidsbepaling en de evaluatie van de beleidsuitvoering

Beschikken over een actueel beleidsmodel met geïdentificeerde effecten per BZ-thema

2011-2012: Plan van aanpak en uitgewerkt beleidsmodel (input – proces - output – impact - effect)

In 2012 is gestart met de opmaak van een strategiekaart per beleidsthema van BZ. Er wordt een doelstellingencascade uitgewerkt, waarbij op de verschillende niveaus indicatoren worden gedefinieerd. Dit moet helpen om te prioriteren en vormt een belangrijke input voor de opmaak van de BIVO-planning. Bedoeling is om meer in te zetten op het meten van output en effectindicatoren (ipv enkel op procesindicatoren)

COO

OOD01.09

Via samenwerkings- en overlegstructuren en (kennis)netwerken met diverse interne en externe partners en belanghebbenden zorgen voor de onderbouwing van het beleid en de uitwerking van deskundige adviezen

Aanwending van de resultaten van de consultatie Frederik Vanlaere in de onderbouwing van het beleid en de adviezen en pro-actief met voorstellen komen in de vorm van goede praktijken of vertalingen naar de Vlaamse overheid

Bij elk beleidsvoorstel is een verwijzing voorzien naar de resultaten van consultatie van de partners en de belanghebbenden

Hangt samen met de hervorming van RIA en de compensatieregel en met de nieuwe omzendbrief VR 2012/11 over de samenwerking VR-VP. Deze laatste is geagendeerd op de VR 21/12;

DWM

De strategische en operationele Anne Delarue organisatiedoelstellingen van de agentschappen zijn getoetst op hun relevantie en volledigheid met het oog op de realisatie van het beleid van de minister

De beleidsnota’s/beleidsbrieven van de minister worden volledig afgedekt door de entiteiten binnen het beleidsdomein

Alle doelstellingen uit de Beleidsbrief BZ 2011-2012 werden toegewezen aan een van de entiteiten van BZ als trekker (validatie op MC van 09/12/2011). De doelstellingen werden vertaald in concrete acties/projecten die per kwartaal werden opgevolgd via PITA/MODO. Het kabinet heeft toegang tot de scorecard Beleid in het dashboard en kan de voortgang permanent opvolgen. Voor ABB neemt het Departement nog minder expliciet een coördinerende rol op bij het opvolgen van de beleidsbrieven van de minister.

COO

OOD01.10

Ondersteuning in aansturing uitvoering beleid Waarborgen van een accurate omzetting van de strategische beleidsdoelstellingen van de minister naar strategische en operationele organisatiedoelstellingen op het niveau van elke entiteit binnen het beleidsdomein BZ (in beheers/managementovereenkomsten en ondernemingsplannen)

Anne Delarue

4



Verantwoordelijke



Invulling in 2013


Met betrekking tot de COO advisering bij de jaarrapportering en ondernemingsplannen heeft DBZ op 5/12 een aanpak voorgesteld aan het kabinet waarbij op 25/2 een beleidsveldraad zal georgansieerd worden om alle ondernemingsplannen te Met betrekking tot de COO advisering bij de jaarrapportering en ondernemingsplannen heeft DBZ op 5/12 een aanpak voorgesteld aan het kabinet waarbij op 25/2 een beleidsveldraad zal georgansieerd worden om alle ondernemingsplannen te COO


Bijstaan van de minister bij de onderhandeling van de beheersovereenkomsten en ondernemingsplannen van de agentschappen van het beleidsdomein BZ teneinde de accurate omzetting van de strategische beleidsdoelstellingen van de minister naar strategische en operationele organisatiedoelstellingen te waarborgen op het niveau van het beleidsdomein BZ

De mate waarin de begeleiding van de Anne Delarue agentschappen en de advisering van de minister verloopt volgens de vooraf gemaakte afspraken in de beleidsraad

De begeleiding van de agentschappen en de advisering van de minister verloopt volgens de procedure zoals afgesproken in de beleidsraad

Voor 2012 werden geen concrete afspraken gemaakt mbt begeleiding en advisering van de agentschappen bij de opmaak van hun ondernemingsplan. Het Departement heeft wel (intern) geadviseerd voor het OP van AGO en van ABB.

OOD01.12

Advies verlenen aan de minister bij het indienen van de jaarrapporten over de beheersovereenkomsten van de agentschappen van het beleidsdomein BZ

De mate waarin de advisering van het Anne Delarue departement over de jaarrapportering en de eindevaluatie van de beheersovereenkomsten verloopt volgens de procedure zoals afgesproken in de beleidsraad

De advisering van de agentschappen verloopt volgens de procedure zoals afgesproken in de beleidsraad

Voor 2012 werden geen concrete afspraken gemaakt mbt advisering over de jaarrapportering over het ondernemingsplan 2011. Het Departement heeft wel (intern) geadviseerd voor het jaarrapport van AgO.

OOD01.13

Opvolgen van beleidseffecten mbt BZ-thema’s om de minister toe te laten het beleid bij te sturen

Aantal effectmetingen met bijhorende analyse

Jaarlijks: rapportering over alle Het opvolgen van indicatoren met betrekking tot geïdentificeerde de beleidsthema's van BZ is ingebed in het beleidseffecten programma Bedrijfsinformatie VO. In 2012 werd voor verschillende thema's nieuwe beleidsinformatie ontsloten. Aan de hand van de strategiekaarten willen we er nog meer toe komen om output en outcome te gaan meten.

OOD01.14

Inhoudelijk en financieel rapporteren over de beleidsuitvoering voor de specifieke uitvoerende taken die aan het departement zelf zijn toebedeeld

Mate waarin de rapportering tijdig, transparant, Anne Delarue correct en volledig is

Driemaandelijkse rapportering, die beantwoordt aan de criteria inzake transparantie, correctheid en volledigheid

Voor de meeste specifieke beleidsuitvoerende taken werden in het kader van de managementovereenkomst procesindicatoren gedefinieerd. Voor een aantal wordt enkel jaarlijks gerapporteerd, ikv de uitvoeringsrapportering over het ondernemingsplan. Voor andere wordt tussentijds ook aan de klanten gerapporteerd (bv. maandverslagen van de GDPB).

In 2013 willen we starten met COO een analytische boekhouding, waarmee we er toe moeten komen om ook input (financieel en VTE) via versleuteling te koppelen aan de beleidsuitvoerende processen

Realisatiegraad van het projectplan voor de verdere uitbouw van MODO op het niveau van het beleidsdomein

Projectplan wordt gerealiseerd Belangrijkste realisaties in 2012: ontwikkeling van volgens de vooropgestelde nieuwe release van PITA, ontsluiting van timing PITAMODO informatie in het DWH en bouw van nieuwe rapporteerpackage. PITAMODO wordt gebruikt voor beleidsopvolging op niveau van het beleidsdomein en voor beheersopvolging door DBZ en AgO.

COO

OOD01.15

Monitoring beleidsvelden en -uitvoering Uitbouwen van een geïntegreerd management- en prestatiemeetsysteem (MODO) voor de opvolging van de beleids- en beheersdoelstellingen op het niveau van het beleidsdomein BZ

Anne Delarue

Anne Delarue

5



Verantwoordelijke



Invulling in 2013


Aantal prestatieresultaten waarover via MODO gerapporteerd kan worden

Anne Delarue

Start in 2011 en stelselmatige uitbreiding in de loop van de overeenkomst (wordt opgenomen in ondernemingsplan)

Eind 2012 wordt via MODO cijfergegevens ontsloten over de indicatoren ziekteafwezigheid en personeelsbeschikbaarheid (voor alle Vlimpers entiteiten). Intern voor (D)BZ wordt ook prestatieinformatie mbt de dienstverlening van de MOD (SLAs voor personeel, logistiek, ICT, boekhouding en juridische dienstverlening) en Afdeling Overheidsopdrachten (voor proces adviesverlening) ter beschikking gesteld. Geen verdere uitbreiding in 2012, wordt terug opgenomen in 2013

COO

Mate waarin de rapportering tijdig, transparant, Anne Delarue correct en volledig is

Statusrapportering over de doelstellingen uit de beleidsnota’s via MODO (maandelijks voor het departement; driemaandelijks voor het beleidsdomein)

Voor de beleidsdocumenten BZ wordt de norm gehaald; per kwartaal wordt de status van de acties gekoppeld aan de beleidsbrief opgevraagd bij de betrokken entiteiten en ontsloten via MODO + permanente actualisatie van de regelgevingsagenda voor BZ door de Afdeling Regelgeving

COO

II. Organisatiedoelstellingen

OOD01.16

Op regelmatige basis rapporteren over de uitvoering van de beleidsnota’s van de minister

Voor de beleidsdocumenten rond Binnenlands Bestuur, Integratie en Inburgering is er nog geen systematische monitoring via MODO opgezet. Hiervoor is er in 2011 de laatste keer een overleg met ABB geweest, maar voorlopig zijn hier geen concrete acties uit voortgekomen (ABB gebruikt eigen opvolgingssysteem)

6



Verantwoordelijke



Realisatiegraad van het projectplan Bedrijfsinformatie VO (BZ-luik)

Saar Verhoogen

Projectplan wordt gerealiseerd Het programma BIVO bereikte dit jaar goede volgens de vooropgestelde resultaten. Dit is te wijten aan het feit dat timing projectleiders, procesbewakers en projectmedewerkers steeds beter op elkaar afgestemd zijn. Inhoudelijk breidde het aanbod aan informatie sterk uit met onder andere gegevens over ICT uitgaven en assets, wagenpark, de vastgoeddatabank met GIS technologie, organisatiegegevens en gegevens rond overheidsopdrachten, wetsmatiging en personeel.

Invulling in 2013



Uitbouwen van kwaliteitsvolle informatie- en rapporteringsprocessen voor opvolging van BZ-thema’s op VO niveau: - personeelseffectieven VO - administratieve lasten - ...

COO

Organisatorisch werden enkele algemene werkpunten aangepakt Zo werden de rondvragen beter gedocumenteerd, werd gewerkt aan een kader voor uniformere communicatie en uniformer gebruik van de BI tools. Via strategiekaarten willen we het beleid en de monitoring beter op elkaar afstemmen Daarnaast werden de gezamenlijke problemen rond datakwaliteit in een workshop besproken en werden verschillende oplossingen opgelijst. Tot slot werd een denkdag georganiseerd voor het topmanagement van de VO om ons huidig aanbod voor te stellen en mogelijke verdere stappen te bespreken.

OOD01.18

OOD01.19

Opzetten van een gecoördineerde monitoring op niveau van het beleidsdomein BZ van de gezamenlijke indicatoren mbt een aantal horizontale thema’s (cfr. MO/BO – zie ook Artikel 9)

Anne Delarue Aantal van de overeengekomen generieke indicatoren waarvoor een gecoördineerde monitoring op het niveau van het beleidsdomein is gerealiseerd

Specifieke beleidsuitvoerende taken Dossiergebonden adviseren en begeleiden inzake gelijke kansen en diversiteit binnen Vlaamse overheid

Arbeidspostaanpassingen: Aantal dossiers op jaarbasis

Ingrid Pelssers Ingrid Pelssers

2011: gevalideerde definities voor alle generieke indicatoren op niveau van het beleidsdomein en gecoördineerde nulmeting beschikbaar in MODO

Bij de opmaak van de management- en beheersovereenkomsten binnen het beleidsdomein werd afgesproken om aan de hand van gemeenschappelijke indicatoren en/of kengetallen een gecoördineerde monitoring op het niveau van het beleidsdomein op te zetten rond een aantal thema’s, zoals: • personeelstevredenheid; • aanwezigheidsbeleid; • diversiteit; • personeelsomvang; • duurzaamheid; • vorming, training en opleiding; • werkplekken. Dit engagement werd intussen deels ingevuld vanuit het BIVO programma en het MODO dashboard. Cijfers over ziekteafwezigheid, personeelsomvang, VTO en diversiteit worden door het Departement centraal opgevolgd voor alle entiteiten binnen BZ. Voor de overige indicatoren moet nog actie ondernomen worden.

COO

35 dossiers

EZ 7



Verantwoordelijke



Invulling in 2013


Tijdige afhandeling van de goedgekeurde dossiers voor arbeidspostaanpassingen Budget op jaarbasis Rendementsondersteuning: Aantal dossiers op jaarbasis Tijdige uitbetaling van de goedgekeurde dossiers voor rendementsondersteuning Budget op jaarbasis Aantal globale preventieplannen en jaaractieplannen

Ingrid Pelssers

100% tijdig

100% tijdig

EZ

57 555.95 €

EZ EZ EZ EZ


OOD01.20

Dossiergebonden adviseren en begeleiden inzake welzijn op het werk

Aantal adviezen inzake ergonomie Aantal expertises en adviezen inzake arbeidsveiligheid Aantal adviezen inzake milieu Aantal arbeidsongevallenonderzoeken Aantal infosessies/workshops/opleidingen gegeven rond arbeidsveiligheid

OOD01.21

OOD01.22

Peter Van Eeden

Peter Van Eeden Peter Van Eeden

100% tijdig

157 dossiers 100% tijdig

774 931 € er worden op 23/3/2011 SLA's ?? voorgesteld aan de klanten mbt de afhandelingstermijn 43 502

EZ

Team GDPB Team GDPB

Peter Van Eeden Peter Van Eeden Peter Van Eeden

1 102 48

Team GDPB Team GDPB Team GDPB

Aantal infosessies/workshops/opleidingen gegeven rond ergonomie Aantal infosessies/workshops/opleidingen gegeven rond psychosociaal welzijn Aantal infosessies/workshops/opleidingen gegeven rond milieu

Peter Van Eeden

50

Team GDPB

Peter Van Eeden

25

Team GDPB

Peter Van Eeden

0

Team GDPB

Aantal indienststellingsverslagen Aantal risicoanalyses inzake arbeidsveiligheid


310 150

Team GDPB Team GDPB

Aantal risicoanalyses inzake ergonomie Aantal bijgewoonde vergaderingen HOC, BDOC, EOC, SEOC Aantal interventies psychosociaal welzijn Aantal werkpostbezoeken arbeidsveiligheid Aantal werkpostbezoeken ergonomie Campagnes Aantal rondgangen inzake arbeidsveiligheid


6 182

Team GDPB Team GDPB

Peter Van Eeden Peter Van Eeden Peter Van Eeden Peter Van Eeden Peter Van Eeden

788 99 362 ?? 150

Team GDPB Team GDPB Team GDPB Team GDPB Team GDPB

Aantal rondgangen inzake ergonomie Aantal gepresteerde uren rond preventie en welzijn per entiteit Dossiergebonden begeleiden en adviseren inzake Aantal nieuwe adviesvragen (gewogen naar overheidsopdrachten en geschillen mbt overheidsopdrachten moeilijkheidsgraad)

Dossiergebonden adviseren en begeleiden van opdrachten inzake architecturale en ruimtelijke kwaliteit en aankopen van kunstwerken voor overheden in Vlaanderen (door de Kunstcel van het Team Vlaams Bouwmeester)

Ingrid Pelssers Ingrid Pelssers Ingrid Pelssers Ingrid Pelssers

Peter Van Eeden Peter Van Eeden Peter Rabaey

Tijdig beantwoorden van nieuwe adviesvragen

Peter Rabaey

Spreiding van de nieuwe adviesvragen over de beleidsdomeinen Aantal nieuwe rechtszaken

Peter Rabaey

Aantal open oproep- procedures

Tania Hertveld

Peter Rabaey

15 Nulmeting in 2011 - hiervoor ?? wordt intern een dashboard Constant (geen sterke stijging 389 adviesvragen (absoluut cijfer op 10/12/2012) of daling) omgerekend naar 871 (gewogen cijfer)

De adviesvragen beantwoorden tegen de met de klant afgesproken Op jaarbasis adviesvragen krijgen uit elk beleidsdomein Nulmeting in 2011

Team GDPB Team GDPB

gelet op de komst van de OO nieuwe regelgeving zal het aantal adviesvragen hoogstwaarschijnlijk nog geen rapportering mogelijk wegens vertraging de betrachting is om in 2013 OO in ontwikkeling tellermodule in bpm-tool een effectief zicht te krijgen op doorloop- en 100% 100% OO 21 (manueel geteld) Via de procedure open oproep werden 21 projecten gepubliceerd in 2012.

we hebben geen directe OO impact op het aantal nieuwe TVB

8



Verantwoordelijke

Aantal adviezen

Tania Hertveld

Aantal adviesvragen

Martine Van Sande

Tijdigheid van het leveren van advies

Martine Van Sande

Kwaliteit van de RIA en wetgevingstechnische kwaliteit

Frederik Vanlaere



Invulling in 2013



OOD01.23

OOD01.24

OOD01.25 OOD01.26

OOD01.27

Dossiergebonden adviseren en juridische ondersteuning inzake personeelsregelgeving en arbeidsvoorwaarden

Dossiergebonden adviseren en begeleiden inzake kwaliteitsvolle regelgeving en administratieve vereenvoudiging in de Vlaamse overheid

Verlenen verpleegkundige en psychosociale diensten aan entiteiten van de Vlaamse overheid Beheren van informatie en kennis van de Vlaamse overheid (semistatisch archief)

Informatie & communicatie over dienstverlening Voorbereiden van antwoorden op parlementaire vragen, vragen om uitleg, interpellaties en actuele vragen en ondersteunen van de minister bij parlementaire werkzaamheden

In het kader van het verplichte advies van de Vlaams Bouwmeester in de codex RO werden 58 projecten inhoudelijk geadviseerd. Verder werden 41 projecten op vraag van de opdrachtgever geadviseerd en 7 publieke opdrachtgevers werden voor hun selectieprocedure (andere dan open oproep) begeleid door de Vlaamse Bouwmeester. Via de begeleiding van de kunstcel werden voor 46 projecten een kunstenaar aangesteld. Er is geen achterstand bij het behandelen van deze dossiers.

Stijgend

naast 218 geregistreerde adviezen ruim 5000 adviezen per jaar via mail/telefoon voor 10 medewerkers (=2 per dag per persoon) nieuwe indicator, nulmeting in 89% van de geregistreerde adviezen werd tijdig 2012 aangeleverd 100% Het percentage regelgevingsdossiers die een wetgevingstechnisch, taalkundig en RIA-advies kregen en waarvoor de RIA-beoordeling gunstig (ten minste 50%) was, bedroeg in 2012 voor de Vlaamse overheid 83% voor Q1; 75% voor Q2 en 75% voor Q3; Voor BD BZ bedroeg de score 100% (slechts 1 dossier in Q2)

TVB

Stijgend (+ kwaliteitsbewaking)

AR

AR DWM

% formulieren met een kwaliteitslabel ‘eenvoudig Frederik Vanlaere formulier’

100%

In 2012 hadden 1028 van de 1299 formulieren (79%) die bij de Vlaamse overheid in gebruik zijn het kwaliteitslabel eenvoudig fomulier; Voor DBZ hadden de 3 formulieren een kwaliteitslabel (100%)

DWM

Reductiedoelstellingen administratieve lasten

Frederik Vanlaere

Maximale lastenverlaging

In 2012 voor de VO in Q1 een daling met 14.989,00 (in BZ geen wijziging); voor de VO in Q2 een daling met 527.863,77 (in BZ daling 243,714,92); voor Q3 een daling met 3.206.483,37 (in BZ geen wijziging)

DWM

Frederik Vanlaere

Reductie-doelstelling gekoppeld aan actieplan per beleidsdomein

Elk beleidsdomein heeft een actieplan met reductiedoelstelling. Zie http://www.bestuurszaken.be/overzichtactieplannen

DWM

Aantal interventies (VPK)

Peter Van Eeden

Stijgend

1881

Hoeveelheid semistatisch archief te Vilvoorde + vernietiging van het archief volgens de selectielijsten

Bart Severi

Gestage stijging + gestage vernietiging

in 2012: 1,21 km in totaal eind 2012: 4,31 km

Aantal vragen binnen de afgesproken termijn behandeld

Sven Peeters

96% (tolerantie van 4%)

Complexiteit van de behandelde parlementaire vragen

Sven Peeters

2010 + 10%

98% tijdig. In 2012 waren op datum van 7 96% december 187 vragen opgeleverd. Drie hiervan waren niet binnen de afgesproken of herbesproken timing opgeleverd. nieuwe indicator, nulmeting in nog geen data 2013

Team VPK PIB

COO

COO

9



Verantwoordelijke



Invulling in 2013



Woordvoerderschap opnemen rond BZ-thema’s

Aantal perscommuniques dat naar aanleiding van Marijke Mommaerts BZ-thema's of projecten - die zich daartoe lenen gelanceerd werd

OOD01.29

Opmaken van een geïntegreerde dienstencatalogus voor BZ

Realisatiegraad van het projectplan voor de uitwerking van een geïntegreerde dienstencatalogus voor BZ

OOD01.30

Optreden als autoriteit met betrekking tot de beleidsthema’s Aantal keer dat medewerkers van het Jan De Mulder BZ departement worden uitgenodigd als spreker/expert op studiedagen, events,… (buiten de VO, in binnen- of buitenland)

OOD01.31

Managementondersteunende dienstverlening Kwaliteitsvolle en geïntegreerde dienstverlening verstrekken Behalen van de vastgelegde normen voor inzake personeelsaangelegenheden personeelsadministratie % vermijdbare terugvorderingen (het aantal vermijdbare terugvorderderingen ten opzichte van het totaal aantal betalingen)

Sven Geldof

Vicky Van den Berge

Nulmeting in 2011

XXX aanvullen (+ insteek persberichten door kabinet voor persconferentie vastgoedddatabank,innovatiefestival 6/12 en CAGMOVI seminarie 3-4/12) Projectplan wordt gerealiseerd In 2012 werden de diensten van DBZ in kaart volgens de vooropgestelde gebracht. Daarnaast werd onderzocht hoe deze timing diensten, samen met de diensten van de andere entiteiten binnen het beleidsdomein, op een klantvriendelijke manier op de website Bestuurszaken ontsloten kunnen worden. Eind 2012 werd gestart met de ontwikkeling van de websitetool. Het aanvankelijke streefdoel was om de dienstencatalogus, gevuld met alle diensten van DBZ, tegen het einde van het jaar op de website te ontsluiten. Omdat de ontwikkeling iets meer tijd in beslag neemt dan voorzien, is de lancering uitgesteld naar februari 2013. In 2013 willen we de dienstverlening verder uitbreiden met de diensten van de andere entiteiten van het beleidsdomein, en hopelijk ook met die van alle centrale dienstverleners.

COO

COO

Nulmeting in 2011

2 X aan Ugent ivm internationaal recht en beleid (nov/dec); 2 X bij EIPA-Luxemburg (opleiding EUbeleid & recht) over Belgische casestudies (omzetting/toepassing EU-recht) (febr/okt); 1 X bij WVG & externen over EU-beleid ivm Diensten Algemeen Economisch Belang (mei); 1 X Vlaams Parlement (Com. Stedenbeleid en…) over EUStedenbeleid (april); 1 X Vlaams Parlement op vraag van Europadienst nav bezoek Catalaanse Delegatie (over VO bestuur/beleid/organisatie) (juli) ; 1 X Forum Overheidsmanagement VUB ivm strategische planning

COO

100% van de normen werd behaald

wordt aangevuld in de eerste week van januari

MOD MOD

% vermijdbare laattijdige betalingen (het aantal vermijdbare laattijdige betalingen ten opzichte van het totaal aantal betalingen)

MOD

% gelogde issues bij Vlimpers helpdesk die binnen de 30 kalenderdagen afgehandeld worden % besluiten en contracten dat verbeterd moet worden

MOD

MOD

10



Verantwoordelijke



Behalen van de vastgelegde normen voor HR

Vicky Van den Berge



Invulling in 2013



OOD01.32

OOD01.33

% vacatures die binnen de 2 maanden afgesloten worden Kwaliteitsvolle en geïntegreerde dienstverlening verstrekken Behalen van de vastgelegde normen voor Robby Verbeeck inzake logistiek logistiek % buitenlandse zendingen waarvoor 3 kalenderdagen vanaf het ontvangen van een aanvraag een omstandig reisplan aan de klant wordt overgemaakt. % aanvragen voor wagenparkbeheer die binnen de 2 kalenderdagen afgehandeld worden

MOD MOD



MOD MOD

MOD

% bestellingen van bureelbenodigdheden uit voorraad waarbij binnen de 4 kalenderdagen de gevraagde stockartikelen worden geleverd

MOD

% mails binnengekomen in de logistieke mailbox die binnen dezelfde dag behandeld worden

MOD

Kwaliteitsvolle en geïntegreerde dienstverlening verstrekken Behalen van de vastgelegde normen voor inzake boekhouding boekhouding

Lien Wauters


De indicatoren voor de boekhouding zijn nooit 100% behaald. 1) Vervallen facturen: de norm werd geen enkele keer behaald, maar dit is complex gegeven, aangezien dit niet is wat integraal in de MOD onder controle kan worden gehouden. Een duidelijke dalende tendens is waarneembaar, en dat is mede te wijten aan de lopende projecten om de facturen centraal bij MOD te laten toekomen (evolutie van gem. 35% eerste helft, naar 27%) 2)Doorlooptijden invoer ordonnanties (4 kalenderdagen)Deze is de minst haalbare indicator. Bij afwezigheid van 1 invoerder is het verschil al duidelijk merkbaar, gemiddelde score is rond de 70%; met uitzondering van verlofperiodes waar al gauw maar 50% wordt gehaald 3) Boekhoudkundige controle IO's: loopt doorgaans vlot (90% en meer binnen de norm, uitz. verlofperiode: 76%) 4) Boekhoudkundige controle ordonn.: variërend tussen 70 in verloven en 96%) 5) Verwijlinteresten: is geen echte KPI, maar een louter weergave van het bedrag van de verwijlinteresten

MOD

Aantal vervallen facturen % facturen van AFM die binnen de 4 kalenderdagen ingegeven zijn % facturen van BZ zonder AFM die binnen de 4 kalenderdagen ingegeven zijn % facturen die binnen de 4 kalenderdagen boekhoudkundig gecontroleerd worden

MOD MOD

% IO's die binnen 2 kalenderdagen boekhoudkundig goedgekeurd worden

MOD

MOD MOD

11



Verantwoordelijke



Invulling in 2013


Behalen van de vastgelegde normen voor juridische dienstverlening % juridische adviesvragen die binnen de 15 werkdagen afgehandeld worden % juridische adviesvragen (procedures Grondwettelijk Hof) die binnen de 8 kalenderdagen afgehandeld worden % juridische adviesvragen met gemotiveerde hoogdringendheid die binnen de 3 werkdagen afgehandeld worden

Peter Rabaey


90,93%

100%

OO

91,30%

100%

OO


OOD01.35

Kwaliteitsvolle en geïntegreerde juridische dienstverlening verstrekken

81,48%

100,00%

Kwaliteitsvolle en geïntegreerde dienstverlening verstrekken Aantal laptops in gebruik maar buiten garantie inzake ICT tov (totaal aantal laptops in gebruik - laptops in Beheren technologie - refresh laptops gebruik die omwille van incompatibiliteit met win7 niet vervangen kunnen worden)

Bram Devreese

80% van de laptops in gebruik 84,36% heeft een geldige garantieperiode tegen eind 2012

Beheren technologie - serverbeheer

Aantal servers in gebruik bij dbz zonder dossier tov totaal aantal servers in gebruik

Bram Devreese

Beheren ict omgeving - gebruikersbeheer conform beleid

Aantal aanvragen met een doorlooptijd > 48u tov Bram Devreese totaal aantal aanvragen

Beheren ict omgeving - geactualiseerde CMDB

Aantal aanpassingen met een doorlooptijd >5 werkdagen tov totaal aantal aanpassingen

Bram Devreese

Beheren informatie - geactualiseerd overzicht van privacy gevoelige informatie en maatregelen

Registratie van nieuw gebruik van privacy gevoelige gegevens in overzichtslijst binnen 1 maand na melding

Peter Dierckx

Voor de servers die DBZ gebruikt zijn er duidelijke en beknopte dossiers beschikbaar die alle nodige info bevat 80% aanvragen toegang printers/documentum/fileserv er worden binnen de 2 werkdagen na correcte en volledige aanvraag uitgevoerd 80% van de aanpassingen in de CMDB worden binnen de 5 werkdagen na levering Beheren alle actuele informatie aangaande gebruik privacy gevoelige informatie en maatregelen tegen eind 2012

OO

80%

PIB

PIB

geen overkoepelende registratie beschikbaar. Evaluatie: slechts enkele probleemgevallen gehad in 2012

Nulmeting op basis van geregistreerde gegevens

PIB

geen rapportering op, wel maandelijkse audit mbv Nulmeting op basis van vorderingsstaten. Zeer beperkt aantal fouten geregistreerde gegevens gevonden.

PIB

PIB

PIB PIB

% aanvragen voor nieuwe toestellen mobiele telefonie eigen contracten (niet via HB) die binnen 3 werkdagen afgehandeld worden

OOD01.36

100%

1/10 dus van 1 server is er nog geen documentatie 100%

Anne Marie

Inkopen ICT

OO

% aanvragen voor vervangtoestellen mobiele telefonie eigen contracten (niet via HB) die binnen 3 werkdagen afgehandeld worden

PIB

% aanvragen ICT die binnen de vastgestelde termijn afgehandeld worden % ICT-facturen die binnen de vastgestelde termijn betaald worden

PIB

Kwaliteitsvolle en geïntegreerde dienstverlening verstrekken inzake informatiebeheer Beheren informatie - actualiseren archiefbeheersplan Actualisatie van archiefbeheersplan (op trashday) Vania Vande Voorde

PIB PIB 2 maal per jaar

De actualisatie van de informatiebeheersplannen van DBZ is niet afgerond, maar het grootste deel van de voorbereiding is achter de rug en de meeste voorbereidingen zijn afgerond.

PIB

12



Verantwoordelijke



Invulling in 2013

Organiseren van trashdays

Vania Vande Voorde

2 maal per jaar per afdeling

Marijke Mommaerts

Score minimum 3

In 2012 werden er regelmatig trashdays georganiseerd. Geen meting Evaluatie en eventuele In 2012 werd in het kader van de CAF-zelfevaluatie bijsturing van de indicator geen score toegekend aan het luik ‘interne communicatie’ (noch aan de andere luiken). Het traject met IAVA – om de laatste openstaande vragen nav de maturiteitsinschatting te beantwoorden – wordt op dit moment afgerond (niveau in 2010: 2). Vanaf 2013 wordt deze indicator geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd.


II. Organisatiedoelstellingen Beheren informatie - Trashdays OOD01.37

Kwaliteitsvolle en geïntegreerde dienstverlening verstrekken Score van CAF-zelfevaluatie mbt het thema inzake interne communicatie interne communicatie

OOD01.38

GLOBAAL: Kwaliteitsvolle en geïntegreerde managementondersteunende dienstverlening verstrekken

PIB COO

Rangschikking van de score van de MOD BZ op de Barbara Van den Haute De scores van de MOD BZ zijn Voorlopig zijn er enkel voor het thema 'Personeel' De scores van de MOD BZ zijn MOD gemeenschappelijke scorecard voor MOD's. bij de hoogste helft. op VO-niveau twee indicatoren ontwikkeld (ikv bij de hoogste helft. haalbaarheidsstudie SSC): 1) het aantal VTE per 1.000 bediende koppen: 8,9 voor MOD BZ- FB 2) het aantal bediende koppen per VTE: 112,5 voor MOD BZ-FB Met deze scores bekleedt de MOD BZ-FB de 5de plaats in de ranking van de 10 MOD’s voor de ministeries

13

Ondernemingsplan DBZ 2013

Recommend Documents