Oan Provinsjale Steaten
Gearkomste Wurklistnûmer Beliedsprogramma Ôfdieling Behanneljend amtner Tastel Registraasjenûmer Primêr nûmer
: : : : : : : :
Ûnderwerp
: Plan van aanpak aanbestedingstraject extern accountant
Taheakke
: Plan van aanpak aanbestedingstraject extern accountant
Oanlieding / Beliedsramt
: In de “Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Fryslân” (vastgesteld door de provinciale staten op 3 november 2003) zijn de bevoegdheden van provinciale staten ten aanzien van het aanstellen van een accountant vastgelegd. Na het controlejaar 2010 loopt de huidige overeenkomst voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de provincie Fryslân af. In overleg met het breed auditoverleg heeft het auditcommittee een plan van aanpak opgesteld waarin in hoofdlijnen de procedure wordt geschetst om te komen tot een nieuwe overeenkomst met een extern accountant.
(* foech, wetlik ramt, rol PS)
Koarte gearfetting
26 maaie 2010 06H Bestjoer Steategriffy G. Kraak 5618 892187
: Aan provinciale staten wordt gevraagd in te stemmen met het plan van aanpak waarbij de leden van het audit committee worden gemandateerd om als selectiecommissie op te treden. De overige leden van het breed auditoverleg zullen tijdens het selectieproces als een adviescommissie fungeren.
1
Ljouwert, 7 april 2010 Presidium van Provinsjale Steaten fan Fryslân,
J.A. Jorritsma
, foarsitter
O. Bijlsma
, siktaris
2
BESLÚT NR.
:
PROVINSJALE STEATEN fan FRYSLÂN
Nei it lêzen fan it útstel fan it Presidium fan Provinsjale Steaten fan Fryslân
Oerwagende dat
:
de hjoeddeistige oerienkomst mei de akkountant nei it kontrolejier 2010 ôfrint; en rekken hâldend mei itjinge opnommen is yn de “Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Fryslân”
Beslute
: Yn te stimmen mei it “Plan van aanpak aanbesteding opdracht tot certificering van de jaarrekening van de Provincie Fryslân”
Sa fêststeld troch Provinsjale Steaten fan Fryslân yn harren iepenbiere gearkomste fan 26 maaie 2010,
, foarsitter
, griffier
3
CONCEPT Plan van aanpak aanbesteding opdracht tot certificering van de jaarrekening van de Provincie Fryslân
1.
Algemene inleiding
Door Provinciale Staten van de Provincie Fryslân is in 2004 de “Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Provincie Fryslân” vastgesteld. Deze verordening vloeit voort uit artikel 217 Provincie wet en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. In bovengenoemde verordening is gereglementeerd de benoeming door Provinciale Staten van een accountant voor de controle op de jaarrekening van de Provincie Fryslân en de jaarrekening Fonds Nazorg Stortplaatsen Fryslân. De huidige overeenkomst voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de Provincie Fryslân en die van het Fonds Nazorg Stortplaatsen Fryslân is na het controlejaar 2010 afgelopen. Voor het controlejaar 2011 en verder wil de Provincie Fryslân een nieuwe overeenkomst aangaan.
2.
Aanbestedingsbeleid
Volgens het Europese aanbestedingsbeleid zijn de Europese aanbestedingsregels van toepassing in het geval van “diensten” indien het gaat om een aanbesteding boven het drempelbedrag van €193.000. Afgezet tegen de prijs zoals die geldt voor de opdracht aan de huidige accountant PricewaterhouseCoopers voor 2009, inclusief de Sisacontrole, groot € 87.365 exclucief BTW, moet voor het komen tot een nieuwe opdrachtverlening van de accountantscontrole Europees worden aanbesteed
3.
Projectopdracht
Het komen tot een nieuwe opdrachtverlening van de accountantscontrole voor twee jaar, met twee optiejaren. De opdrachtverlening moet voldoen aan de regels van de “Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Provincie Fryslân” en uiterlijk 31 maart 2011 zijn uitgevoerd. Er moet Europees worden aanbesteed. Gezien de spelers in de markt wordt gekozen voor een nietopenbare Europese aanbesteding. Dat betekent dat eerst een selectie uit gekwalificeerde kantoren wordt gemaakt (pre-selectie) alvorens de dienst wordt aanbesteed.
4.
Procedure in hoofdlijnen
Voor het komen tot de benoeming van een accountant zijn een aantal processtappen te onderkennen die hieronder worden samengevat: • het geven van een mandaat voor uitvoering van dit Plan van aanpak door Provinciale Staten tot het moment van finale besluitvorming • opstellen van een programma van eisen, inclusief selectiecriteria, weging en gunningscriteria, door het auditcommittee en vaststelling door Provinciale Staten • publicatie ten behoeve van de Europese aanbesteding
4
• • • • • • •
4.
het verstrekken van de vereiste informatie en het eventueel voeren van oriënterende gesprekken met de accountantskantoren pre-selectie accountantskantoren uitbrengen van schriftelijk offertes presentatie van de kantoren voor de selectie- en de adviescommissie eindevaluatie en opstellen voorstel tot benoeming formele benoeming door Provinciale Staten raamcontract vaststellen
Opstellen en vaststellen Programma van eisen en selectiecriteria
Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast (verordening artikel 217 Provinciewet artikel 2 lid 3). In dit programma van eisen is onder andere vastgelegd het takenpakket en de te verrichten werkzaamheden door de externe accountant en ook de te hanteren toleranties. Het vaststellen van dit program van eisen is een separaat besluit van de Staten wat genomen dient te worden voordat een aanbestedingsproces in gang gezet kan worden. Voor de selectiecommissie is het van belang vast te stellen wat voor haar de criteria zijn en haar verwachtingen ten aanzien van de externe accountant.
5.
Samenstellen selectie- en adviescommissie
Voorgesteld wordt dat de selectiecommissie zal bestaan uit de leden van het auditcommittee. Tevens wordt een adviescommissie ingesteld, bestaande uit de overige leden van het Breed Auditoverleg, te weten de gedeputeerde financiën, de algemeen directeur en de concerncontroller. Daarnaast wordt een voorbereidingsgroep, met daarin de nodige deskundigheid op financieel en juridisch gebied, ingesteld. Dit ter ondersteuning van de selectie- en adviescommissie.
6.
Selectieprocedure
De selectiecommissie benoemt de gunningcriteria. Elementen die daarbij meespelen zijn: • financieel aanbod • uitvoering en kwaliteit dienstverlening • kennis en ervaring • betrouwbaarheid en continuïteit dienstverlening Om zich een goed beeld te kunnen vormen van de organisatie en de opdracht kan het voor kantoren wenselijk zijn een aantal gesprekken te willen houden met leden van de selectiecommissie en binnen de ambtelijke organisatie en informatie op allerlei gebied opvragen. Het verstrekken van informatie en de gesprekken zullen met behulp van de ambtelijke ondersteuning worden voorbereid. De geselecteerde kantoren wordt gevraagd schriftelijk een offerte uit te brengen. Op basis van de offertes bepaald de selectiecommissie welke kantoren gevraagd wordt hun voorstel te presenteren aan de selectie- en de adviescommissie.
5
Na deze presentaties zal de selectiecommissie, mede op basis van het advies van de adviescommissie, komen tot een voorstel tot benoeming. De benoeming moet formeel door Provinciale Staten worden bekrachtigd. Vervolgens dienen nadere afspraken nog te worden uitgewerkt in een jaarlijks raamcontract.
6
Bijlage bij Concept Plan van aanpak aanbesteding opdracht tot certificering van de jaarrekening van de Provincie Fryslân Voorlopig tijdschema Procedure Vaststellen van Plan van aanpak door Provinciale Staten; benoemen selectie commissie en deze mandateren tot uitvoering van het aanbestedingstraject; overige leden Breed Auditoverleg benoemen tot adviescommissie
tijdsindicatie 26 mei 2010
Opstellen program van eisen in concept door auditcommittee (bevat gunningleidraad Vaststellen programma van eisen door Provinciale Staten
Mei - augustus 2010
Pre-selectiefase
11 oktober – 7 december 2010
• publicatie • vragen n.a.v. aanbestedingstukken • nota van inlichtingen • indienen preselectie door gegadigden • beoordelen preselectiegegevens • versturen gunning- en afwijzingsbrieven • Offerte fase
11 oktober 2010 v.a. 12 oktober 2010 26-29 oktober 2010 10 november 2010 11-18 november 2010 19 november 2010
• versturen gunningleidraad • vragen n.a.v. gunningleidraad • nota van inlichtingen • aanbesteding • presentatie geselecteerde partijen • beoordelen inschrijvingen • gunningvoorstel auditcommittee • gunningvoorstel Provinciale Staten • voorlopige gunning • alcateltermijn • definitieve gunning Contractbesprekingen
7 december 2010 8 dec. 2010 – 11 januari 2011 19 januari 2011 31 januari 2011 1 – 8 februari 2011 9 - 15 februari 2011 16 – 23 februari 2011 februari 2011 8 maart 2011 9 - 23 maart 2011 24 maart 2011
Ingansdatum contract
1 april 2011
22 september 2010
7 dec. 2010 - 1 april 2011
24 maart – 1 april 2011
7
