Notulen van de jaarvergadering v.v. R.K.O. gehouden op 31 oktober 2012 Aanwezig :
Paul Boltjes, Els Loman, Henriëtte Verheggen, Klasiena Visser (allen RKO), Hans Bosma (ASV), Chris Backx (ASV), Henk van den Burg, Kees de Jong, Dries Schra, Guus Loman, Wilma Plomp, Anita Groot Roessink, Nicolo Plomp, Wiebe Sietsma, Leon Backx, Gerard Aarnink, Edward Vos, Frans Backx, Chris Overgoor, Koen Matthijssen, Wouter Mutsaers, Coen Brugman, Jacco Dekker, Mirjam Straat, Lukas Mutsaers, John Feenstra, Mariska Plomp, Liesbeth de Jong, Bert Philipsen, Ruurd Sieperda, Dorenda van Bruggen, Johan Heeringa, Stef Bosma
Afwezig met kennisgeving : Iwan Ziel, John de Lange, Ron Weerden, Jozef Backx, Albert van der Wal 1.
Opening / Vaststellen agenda Paul Boltjes opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Hij deelt mede dat Walter Olsen niet aanwezig is omdat hij per 19 oktober is afgetreden als bestuurslid. Walter kan zich niet verenigen met een punt uit het Jeugdbeleidsplan. Paul vertelt dat het bestuur het jammer vindt dat Walter is afgetreden maar dat het bestuur achter het betreffende item uit het beleidsplan staat : “3.2 Spelers mogen uitkomen in een team, dat één leeftijdsgroep hoger ligt. Van F E, van E D, van D C, van C B, van B A, van A naar de senioren. Een speler mag geen leeftijdscategorie overslaan, dus niet van de B’s naar de senioren.“ Hierna wordt de agenda vastgesteld en goedgekeurd.
2.
Notulen jaarvergadering dd. 19 oktober 2011 7d. Junioren Henriëtte vertelt dat het 4x4 straattoernooi voor de D-pupillen in 2010 geen doorgang vond omdat het JC vond dat er door RKO al voldoende activiteiten voor de jeugd werden georganiseerd. Hierna worden de notulen goedgekeurd en vastgesteld.
3.
Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.
4.
Mededelingen Algemeen Op 8 januari 2012 vond de nieuwjaarsreceptie plaats. Deze werd bezocht door ca. 60 personen. In de bestuurskamer is een computer geplaatst waarmee het digitale wedstrijdformulier aan de KNVB kan worden verstuurd. Rondom het tweede veld is verlichting aangebracht. Marianne Holtland is afgetreden als penningmeester van de kantinecommissie, Els Loman heeft haar taak hierin overgenomen.
a. b. c. d.
-1– Notulen jaarvergadering RKO 31-10-2012
Junioren a. Marcel Schoone heeft afscheid genomen als lid van de JC. Chris Overgoor heeft het stokje overgenomen. b. Alle functies zijn gelukkig weer bezet maar ondanks het vrijwilligersbeleid bleek het toch weer heel moeilijk voldoende trainers en leiders te vinden. c. 16 Junior-scheidsrechters hebben een cursus met succes afgelegd, hierna werden zij begeleid door de heer Van Klaarbergen. Door ziekte van laatstgenoemde heeft e.e.a. nog geen vervolg gekregen. d. In 2012 vond het Calvé straattoernooi voor de D-pupillen weer plaats. De winnaars hiervan gingen door naar de tweede ronde in Emmeloord. Helaas kwamen daar niet alle teams opdagen en gingen onze RKO-winnaars niet door naar de finale in Amsterdam. e. Afgelopen jaar hebben 4 kinderen via “Scholierensport” meegedaan aan de trainingen van RKO. Dit bracht een mooi bedrag van € 100,00 op. Ook dit seizoen heeft RKO zich weer aangemeld; vanaf nu ontvangt een vereniging echter maar € 5,00 per aangemeld kind. f. Door de KNVB is 4 maal een training voor mini-pupillen in Rutten georganiseerd. g. De in augustus geplande voetbaldagen van de NVS hadden geen doorgang; als “boetedoening” heeft de NVS geholpen bij de kabouter- en vriendinnendag. h. In augustus jl. is de organisatie van het sportweekend geëvalueerd. Daar is besloten een aparte commissie samen te stellen welke al in februari 2013 bijeenkomt. i. De JC heeft een andere naam gekregen : Voetbalcommissie. Deze commissie bestaat uit de jeugdcommissie en de seniorencoördinator. Gehoopt wordt hiermee een betere communicatie tussen senioren- en juniorencoördinatoren te krijgen. Senioren a. Guus Loman is vanaf dit seizoen leider van RKO 1. b. Enkele spelers van RKO 1 zullen in 2013 een “nachttoernooi” organiseren. 5. a.
b. c.
d.
e.
f.
g.
Financieel verslag en begroting 2012/2013 Els heeft de balans per 30-6-2012, de winst- & verliesrekening 2011/2012 en de begroting 2012/2013 opgesteld. Deze ligt tijdens de vergadering ter inzage en worden door Els toegelicht. De cijfers moeten nog door de kascommissie ASV en de ledenvergadering ASV accoordbevonden worden. Henk van den Burg vindt de loonkosten van de hoofdtrainer erg hoog. Coen Brugman deelt die mening. Paul Boltjes deelt mede dat dit salaris marktconform is en dat het niet mogelijk was een trainer van dit niveau te vinden voor minder geld. Maar het gaat inderdaad om veel geld voor zo’n kleine vereniging. Met de NVS is (na een proefperiode van 0,5 jaar) een tweejarig contract gesloten voor de training van de E-, D- en C-pupillen (eenmaal per week). Voor het genereren van geld voor deze betaalde jeugdtrainers is een kleine commissie gevormd. Indien RKO het geld niet meer kan opbrengen wordt er geen nieuw contract afgesloten. Coen Brugman merkt op dat veel jeugd een trainerscursus van de KNVB heeft gevolgd en vraagt of RKO hier wel gebruik van maakt. Wouter Mutsaers deelt mede dat dit te weinig gebeurt, o.a. omdat veel jongens (op een bepaalde leeftijd) de vereniging verlaten. Ook daarom is besloten te kiezen voor betaalde jeugdtrainers. Els vertelt over de activiteiten van de Club van 100. Het vorige seizoen is 1/3 van de inkomsten gereserveerd voor de kantine, 1/3 voor training van de jeugd en 1/3 voor de verlichting om het tweede veld. Nicolo merkt op dat er geen kascontrole over de financiën van de Club van 100 plaatsvindt en dat dit wel moet gebeuren.
-2Notulen jaarvergadering RKO 31-10-2012
6.
Accommodatie RKO is al jaren bezig met de realisatie van een betere accommodatie. Paul licht een stukje historie hiervan toe. Het eerste rapport “Schoppen in de polder” in 2006 toonde al aan dat de accommodatie veel te wensen overlaat. Een eerste idee was om samen te gaan met de kinderopvang in Rutten; laatstgenoemde haakte helaas af. In het tweede rapport “Schoppen in de polder” van 2011 wordt voornamelijk de vitaliteit van de verenigingen bekeken. De kleedkameraccommodatie is overigens door de KNVB afgekeurd. Samen met Hans Bosma van de ASV zijn al veel gesprekken met de gemeente (wethouder) gevoerd. Het realiseren van een nieuwe accommodatie is echter niet het enige dat er in Rutten speelt, daar is ook het opzetten van Kindcentra en het realiseren van een MFA. Wat is nu haalbaar voor RKO? Een optie is participeren in het MFA, maar een eventuele bouw hiervan zal niet op korte termijn plaatsvinden. Door de gemeente is het volgende voorstel neergelegd : het plaatsen van (eerder gebruikte) tijdelijke units. De kosten die hiermee gemoeid gaan zijn € 89.000,00. In eerste instantie financiert de gemeente dit en zal ons hiervoor een huur opleggen van ca. € 5.000,00 per jaar. Tevens verwacht de gemeente een eenmalige bijdrage van € 25.000,00 van RKO en enige zelfwerkzaamheden (geschat op ca. € 3.500,00). De huur van deze units is per jaar opzegbaar. Indien RKO een permanente oplossing heeft gevonden worden de units door de gemeente teruggenomen en de restwaarde aan de vereniging gerestitueerd. De opties van RKO : 1. Niets doen en wachten op een eventuele MFA. Bert Philipsen licht namens Dorpsbelang toe dat er veel overleg is over de MFA maar dat de eerste stap een haalbaarheidsonderzoek is. Hij ziet wel kansen voor RKO daar we in de toekomst veel met elkaar in Rutten moeten samenwerken om iets voor elkaar te krijgen. 2. De huidige kleedkamers opknappen, door de gemeente geschat op € 20.000,00 (excl. BTW) (meerjarenonderhoudsplanning), door Bouwbedrijf Bosma geschat op ca. € 60.000,00 (excl. BTW). Volgens de KNVB niet verantwoord. 3. Tijdelijke units huren. Op vragen vanuit de vergadering kan vermeld worden dat de units ook in Emmeloord hebben gestaan en een “houdbaarheidsdatum” van ca. 15 jaar hebben. De vergadering wordt naar haar standpunt gevraagd. Een grote meerderheid gaat ermee akkoord dat Hans Bosma en Paul Boltjes in overleg met de gemeente gaan over het huren van tijdelijke units. Uiteraard moeten hierover goede, schriftelijke afspraken gemaakt worden. Wordt vervolgd.
7.
Evaluatie vrijwilligersbeleid Dorenda van Bruggen (coördinator vrijwilligersbeleid) heeft tijdens een bestuursvergadering haar ervaringen gedeeld : Het percentage RKO-ers dat het formulier “vrijwillig” heeft ingevuld is ca. 50%. Dit is niet hoger of lager dan vorig seizoen. In het formulier kan men invullen welke taken de voorkeuren hebben. Uiteraard kan niet elke wens gehonoreerd worden. Het is lastig dit mensen uit te leggen. Misschien moet het formulier aangepast worden. Een zeer ongewenste vrijwilligerstaak blijft het schoonmaken van de kleedaccommodatie. Toch moet dit eens per maand gebeuren. Er wordt voor gekozen het dit seizoen door de senioren (die nog geen andere taak uitvoeren) te laten gebeuren. Volgend jaar niet vergeten vrijwilligers die geen spelend lid of ouder van een spelend lid zijn een formulier te sturen. Er moet beter met Dorenda gecommuniceerd worden over de invulling van taken. Een terugkoppeling naar haar vindt niet altijd plaats zodat zij de verkeerde mensen alsnog voor een bepaalde taak benadert. -3-
Notulen jaarvergadering RKO 31-10-2012
Voldoende mensen hebben als taak “scheidsrechter” ingevuld, maar het blijkt ondoenlijk hiervan een schema voor de leiders te maken. Dit komt doordat er op het laatste moment wedstrijden verschoven worden en doordat de F’jes dit seizoen vaak gelijk met de C’s moeten spelen. Wat te doen met mensen die consequent weigeren? Hier moet goed over nagedacht worden. Wellicht moeten we er toch toe overgaan een vorm van “straf” op te leggen. In het voorjaar van 2013 komt een groep bijeen die de inhoud van het vrijwilligersformulier doorneemt en gezamenlijk aanpassingen doorvoert. Mariska Plomp merkt op dat mensen die door Dorenda gebeld worden voor een taak vaak een verdedigende houding aannemen. Henriëtte zegt dat Dorenda ook niet zelf vrijwilligers hoeft te bellen maar dat dit door de coördinaten moet gebeuren. Dorenda vertelt zelf dat zij niet altijd belt maar dat de mensen die door haar benaderd worden niets op het formulier hebben ingevuld en dus ook niet zeer betrokken bij de vereniging zijn. Henriëtte vertelt dat heel veel zaken binnen het beleid wel goed gaan en dat er veel betrokken vrijwilligers zijn; zaken die niet goed gaan worden nu eenmaal eerder besproken. 7.
Organigram In samenwerking met de KNVB is een analyseprogramma “Bepaal je ambitie” doorlopen. Hieruit zijn o.a. de ambities van RKO uit voortgekomen : 1. 2. 3. 4.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Het opzetten van een functionele en transparante organisatiestructuur Het realiseren van een gerichte jeugdopleiding Ervoor zorgen dat RKO 1 een stabiele vierde klasse-elftal wordt Het verbeteren van de (kleed)accommodatie Hoe wil RKO dit realiseren Het houden van een tevredenheidsonderzoek onder leden, ouders en sponsors Het oplossen van het accommodatieprobleem Kiezen voor een organisatiestructuur die past bij RKO Inventariseren welke faciliteiten onvoldoende zijn om de ambitie van RKO waar te kunnen maken en deze verbeteren Ervoor zorgen dat RKO 1 een stabiele vierde klasse-elftal wordt Het creëren van een breed draagvlak voor de plannen tot het realiseren van een financieel gezonde en stabiele vereniging Het opstellen van een communicatieplan Het actief werven van nieuwe leden en het optimaliseren van ledenbehoud d.m.v. kwalitatief en kwantitatief goed voetbalaanbod Vaststellen wat onder sportiviteit en respect wordt verstaan en invulling geven aan de uitvoering en handhaving daarvan Met punt 3. “Het kiezen voor een organisatiestructuur die past bij RKO” is direct aan de slag gegaan. Er is een organigram uit voortgekomen die ter inzage in de vergadering ligt. Opvallend is de tak “Voetbalzaken” waarin de seniorencoördinator en de voorzitter voetbalcommissie (voorzitter JC) samenwerken. Het organigram vereist nog enkele aanpassingen maar zal op korte termijn op de site te zien zijn. Het beleidsplan van RKO zal dit seizoen (in concept) opgesteld worden.
-4Notulen jaarvergadering RKO 31-10-2012
9.
10.
Rondvraag a. Mariska vraagt of Eredivisie live beschikbaar blijft in de kantine. Omdat dit veel kosten met zich meebrengt (per jaar : € 180,00 abonnement en € 700,00 licentiekosten) is aan de senioren gevraagd of hier veel belang aan gehecht wordt. De algemene mening is dat het niet zoveel geld waard is. b. Coen vraagt of de vergadering het nuttig vindt 1/3 deel van de inkomsten van de Club van 100 te reserveren voor de aanschaf van een defibrillator. Volgens Dries is het een hulpstuk waarmee de overlevingskans flink stijgt. Het bestuur heeft geen bezwaren dus de Club van 100 kan dit haar leden voorleggen. c. Henk van den Burg merkt op dat de kwaliteit van het tweede veld er niet beter op wordt doordat er nu zo veel op getraind wordt. Door de JC moet een trainingschema worden opgesteld waardoor er minder frequent op het tweede veld getraind hoeft te worden. d. Henk vraagt tevens of er een nieuwe seniorencoördinator gezocht wordt. Hier wordt instemmend op geantwoord. e. Henk vindt het jammer dat de standenborden niet nauwkeurig worden bijgehouden. Paul zegt dat dit een verantwoordelijkheid van de leiders is. f. Kees de Jong zegt dat er aan het begin van het seizoen veel “ruis” was rondom de Celftallen. Henriëtte antwoordt dat dit in de ouderavond in het voorjaar 2013 besproken wordt. g. Wiebe Sietsma ziet dat het ledenaantal terugloopt en is bang dat er niet voorzichtig genoeg begroot is. Veel kosten gaan omhoog, er zijn extra onkosten, er zal in de tijdelijke units geïnvesteerd moeten worden. Hij maant het bestuur scherp op de financiën te letten. In de begroting is echter door het bestuur duidelijk rekening gehouden met toenemende kosten. h. Chris Backx geeft een complimentje. De maandelijkse stukjes in Rep en Roer en het wekelijkse verslagje in De Noordoostpolder geven een positief beeld af. i. Dries vindt dat sommige activiteiten te weinig ruchtbaarheid krijgen, zoals de eerste lichtwedstrijd tegen SVM. Dit trekt niet alleen meer toeschouwers bij de wedstrijd maar ook meer bezoekers voor de kantine. Sluiting Paul bedankt de aanwezigen voor hun bijdrage en sluit de vergadering.
Rutten, 7 november 2012
Klasiena Visser
-5Notulen jaarvergadering RKO 31-10-2012
