1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering op 10 april 2014 in het dienstencentrum Merenwijk, Rosmolen 8 te Leiden. 1. Maaike van der Heyden opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De opkomst is verrassend groot. Maaike memoreert dat 2013 een bewogen jaar is geweest, waarin veel werk is verricht. Haar man Pim van der Heyden heeft daar ook aan bijgedragen door het bestuur te coachen en ook op andere wijze heeft hij veel bijgedragen, o.a. door hulp bij het opstellen van het beleidsplan dat vandaag gepresenteerd zal worden. Er is aan het begin van dit jaar een digitale enquête gehouden onder de leden waaruit we een aantal aandachtspunten hebben kunnen destilleren. In september 2013 is een convenant getekend door alle Leidse gymnastiekverenigingen om te komen tot meer samenwerking. Hoe die samenwerking er precies uit gaat zien, is nog niet bekend. 2. De notulen van de vergadering d.d. 11 april 2013 worden met dank aan de notuliste goedgekeurd. 3. Ingekomen stukken. Bericht van verhindering is ontvangen van: Marjan Zwijsen, Jolien van Dullemen, Ilonka van Dullemen, Kirsten Remmers, Ingrid Arnoldus, Anneke van der Nat, Dorine Pijnacker, Ada Blom, Simone Brugman en Tineke Montanje. 4. Het secretarieel jaarverslag 2013 wordt met dank aan de secretaris goedgekeurd. 5. Financieel overzicht 2013 en begroting 2014 Maaike vertelt dat er hard is gewerkt om de financiën inzichtelijker te maken. Sjoukje geeft een toelichting op verschillende posten die in het overzicht zijn opgenomen.. Er is meer geld binnengekomen dan verwacht door de toename van het aantal leden en door subsidies die hoger waren dan verwacht. Dit kwam o.a. door een subsidie van de gemeente als bijdrage in de kosten voor de opleiding van een aantal meisjes dat de opleiding voor gymnastiektrainer is gaan volgen. Toen de begroting voor 2013 werd opgesteld was dit nog niet bekend. Voorwaarde is wel dat deze trainsters nog een tijdje les blijven geven bij Nieuw Brunhilde. Doordat het mogelijk was geld een tijdje op een deposito-rekening te deponeren, was ook de rente hoger dan gedacht. De post wedstrijdbijdragen is hoger doordat meer leden aan wedstrijden hebben meegedaan, ook aan landelijke. Het inschrijfgeld daarvoor wordt doorberekend aan de leden, maar de andere kosten, zoals vergoeding van uren voor leiding en reiskosten worden door de vereniging gedragen. Ook de Grote Clubactie heeft geld opgeleverd. Verder hebben we een aantal lessen opengesteld voor de schoolsportcursussen. Omdat deze lessen al draaiden, hoefden er geen extra kosten gemaakt te worden, maar kregen we wel een bijdrage. Het batig saldo is besteed aan materiaal voor de lessen. Erica Peul vraagt of materiaal dat voor de turnhal wordt aangeschaft, ook door anderen wordt gebruikt. Dat gebeurt soms, maar er zijn ook materialen die je op slot kunt zetten. Mirre van der Heiden informeert wat er met de post reserve gebeurt. Sjoukje legt uit dat er een post is gereserveerd voor het 90-jarig jubileum in 2015, dat er geld moet worden gereserveerd voor belasting doordat de belastingdienst erg alert is op betalingen aan trainers bij sportverenigingen en hoewel Nieuw Brunhilde netjes opgeeft welke vergoedingen er zijn betaald en de trainers ook opgeven wat zij hebben verdiend, de belastingdienst toch wil dat er sociale lasten afgedragen gaan worden en dat gaat ongeveer 1/3 meer kosten.
2 Wat er met het geld gebeurt als er een fusie zou komen, is op dit moment nog niet duidelijk. Maaike van der Kooij vraagt wat er met de contributies gaat gebeuren in het geval van een fusie. Ook daar is nu nog absoluut geen duidelijkheid over. Maaike van der Heyden geeft aan dat voor een eventuele fusie in de statuten is vastgelegd dat eerst de leden geraadpleegd moeten worden. Begroting: Marco Vink vraagt hoe het komt dat de post betalingsverkeer zo hoog is. Elke overmaking van contributie kost de vereniging geld. Pascal Aarden denkt dat het goedkoper kan en verzoekt het bestuur dit na te gaan. (actie 1) Andreea Ioan informeert wat de post abonnementen inhoudt. De vereniging betaalt voor een aantal trainers een abonnement op het blad van de KNGU, Gymsport.nl. Maaike dankt de beide penningmeesters voor hun inzet. Ook Pim van der Heyden verdient dank voor zijn bijdrage aan het inzichtelijk maken van de financiën. 6.
Verslag kascommissie. Yvonne van Goozen en Myra Gobets hebben op 18 maart de kas gecontroleerd en in orde bevonden.
7. Benoeming kascommissie 2015. Lenneke Beijer en Willy van den Hoed bieden zich hiervoor aan. Als reserve wordt Clara Dirkse genoteerd. In afwijking op de agenda gaan we naar een aantal punten die onder de belangen van de vereniging zijn geagendeerd (punt 9). In 2013 is op de ALV afgesproken dat de contributie per 1-4-2014 met € 1,50 per kwartaal zou worden verhoogd. Dit is ook het geval, alleen is besloten voor de selectie een glijdende schaal te gaan hanteren zodat er een wat vriendelijker bedrag uitkomt voor leden die meer dan ongeveer 5 uren per week trainen. Nu er ook op bepaalde uren gezamenlijk met Jahn wordt getraind, komen deze tarieven redelijk overeen met hun contributie. Pascal Aarden vraagt waarom hiertoe besloten is. De vereniging wil bijdragen aan de kosten van de selectie > meer uren voor minder geld. We hopen hiermee uit te komen. De selectie Oppenheimstraat traint zowel in een gymzaal als in de turnhal. Om het voor Riet Paauw die de contributies moet innen, nog een beetje overzichtelijk te houden (het is al vreselijk ingewikkeld doordat niet alle turnsters even vaak trainen) is besloten voor alle uren, dus ook de uren dat in de turnhal wordt getraind, het tarief voor een gymzaal aan te houden. Pim van der Heyden uit zijn bewondering voor Riet dat zij ondanks alle verschillende tarieven nog het overzicht kan behouden. Pim heeft inzichtelijk gemaakt wat het verschil is tussen de kosten voor een recreatielid en een selectielid. Grofweg is het zo dat een recreatielid € 21 oplevert en een selectielid € 15 kost. De aanwezigen gaan akkoord met de contributiewijziging. Maaike en Petra geven hierna een toelichting op het beleidsplan. Enkele punten uit hun betoog: Omdat het voor het bestuur ondoenlijk is alle taken uit te voeren, willen we meer met commissies gaan werken waarbij elke commissie zijn eigen verantwoordelijkheid heeft. Een bestuur moet ook besturen en niet alles zelf hoeven uitvoeren. Hoe is de situatie op dit moment? Er is een missie en visie en een beleidsplan.
3 Een van de ouders is bezig een nieuwe website te ontwikkelen die waarschijnlijk in juni gelanceerd kan worden. Er is een Technische Commissie ingesteld. Een van de dingen die de TC al voor elkaar heeft gekregen is een nieuwsbrief voor de trainers. Andreea Ioan oppert de suggestie om in de TC niet alleen trainers op te nemen, maar misschien ook een jurylid, omdat dat in overleg met wedstrijdzaken handig kan zijn. Het bestuur stuurt na elke vergadering een kort verslag naar de leiding. Er zijn nog veel vrijwilligers nodig. Aanmelden kan bij Petra Wicherink. Marco Vink merkt op dat hij 6 weken geleden heeft aangeboden plaats te nemen in de sponsorcommissie om sponsors te zoeken die materiaal voor de turnhal willen sponsoren, maar nog geen enkele reactie heeft ontvangen. Hij is van mening dat er binnen de gemeente Leiden veel meer mogelijk is en denkt dat hij wel € 10.000 kan binnenhalen. Hij wil zich hiervoor inzetten, maar wil dan wel binnen 4 weken iets horen. Pascal Aarden vraagt wanneer de lesuitbreiding waarover in het beleidsplan wordt geschreven, zal plaatshebben. Petra geeft aan dat dit punt op de actielijst voor 1 september genoteerd staat. Nanda Swanenburg vult aan dat dit punt ook op de agenda staat voor de vergadering met de recreatieleiding op 15 april a.s. Gedacht wordt aan een springgroep voor 12-16 jaar, Mirre noemt free-running en suggereert hiervoor buiten de vereniging naar een trainer te zoeken. Maaike van der Kooij suggereert een workshop te houden en van daaruit verder te gaan. Andreea Ioan is van mening dat er eerst een commissie ingesteld moet worden om ouders erbij te betrekken. Zij vindt dat alle ouders van selectieleden iets voor de vereniging moeten doen en wil zich inzetten om vrijwilligers te vinden. In de tweede helft van mei zal weer een vrijwilligersactie gehouden worden om ouders en leden aan te spreken om een vrijwilligerstaak op zich te nemen. Er zijn kleine/kortdurende en meer structurele taken. Mirre van der Heiden vraagt of er alleen aan sponsoring gedaan wordt als het slecht gaat. Dat is niet zo, maar dit heeft nu even wat minder prioriteit. Het bestuur kan niet alles tegelijk doen. Mirre vindt het clubblad niet nodig in het digitale tijdperk. Maaike van der Heyden geeft aan dat we op alle fronten informatie naar onze leden willen geven, via de sociale media maar ook via het clubblad. Daarmee bereik je weer een andere doelgroep. Pascal Aarden vraagt hoe het zit met eventueel meer trainingsuren in de turnhal. Trainers van Jahn, Excelsior en Nieuw Brunhilde zijn met elkaar in gesprek om te proberen om de uren onderling te verdelen, maar er is nu nog niets over te zeggen. Marco Vink merkt op dat de ouders van de selectieleden eerder antwoord moeten krijgen op hun vragen. Maaike antwoordt dat de ouders vorige week een brief hebben gekregen. Het is een complexe zaak en het kost tijd om dat te regelen. Pascal Aarden vraagt hoe het bestuur tegenover de plannen tot samenwerking staat. Het bestuur is ermee bezig. Wat zijn de consequenties, zeker ook op financieel gebied. Dit moet allemaal doorgerekend worden. Erica Peul merkt op dat het tijdens de gezamenlijke trainingen in de turnhal druk/chaotisch is. Is het wel veilig? Ook dat wordt meegenomen in het overleg. Pascal wil het bij het beleidsplan behorende actieplan delen met alle leden alvorens het vast te stellen. Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat mensen die geïnteresseerd zijn, hier aanwezig hadden kunnen zijn om op de hoogte gebracht te worden. Yvonne van Goozen geeft de suggestie je e-mailadres op te schrijven als je het actieplan toegestuurd wilt krijgen. Dat gebeurt. Na enige discussie waarin wordt vastgesteld dat het actieplan een vertaling is van het beleidsplan, geeft de vergadering zijn fiat aan het beleidsplan 8. Bestuursverkiezing.
4 Alvorens over te gaan naar de bestuursverkiezing deelt Maaike van der Heyden mee dat Liesbeth Schmidt na een afwezigheid van twee jaar i.v.m. studie weer terug is. Maaike Barends heeft na de oproep in het clubblad aangegeven dat zij graag wil kijken of het bestuurslidmaatschap iets voor haar is. Ze gaat een poosje meedraaien om dat uit te vinden. Maaike komt uit de turnwereld, heeft les gegeven, is jurylid en haar twee kinderen zijn lid. Aan de beurt van aftreden zijn Nanda Swanenburg-Nanning en Marjan Zwijsen-Nijhuis. Beiden hebben zich herkiesbaar gesteld en worden herkozen. Na 44 jaar in het bestuur te hebben gezeten neemt Lies Verhaar-Somerwil vandaag afscheid. De vergadering benoemt haar tot erelid waarna zij een oorkonde krijgt uitgereikt, vergezeld van een boeket en een cadeaubon. 9. Bespreking van de belangen van de vereniging Kitty van Houten blijft onze banierdraagster. Mirre van der Heiden merkt op dat het vaandel opgehangen kan worden bij een vriendschappelijke wedstrijd. Marion Verbiest, Ingrid Arnoldus, Tineke Montanje en Marjan Zwijsen zijn tien jaar lid. Voor hen staat de bekende Nieuw Brunhilde-mok klaar. Zoals al eerder op de vergadering te sprake is gekomen: er zijn zes meisjes bezig met de opleiding tot gymnastiektrainer, dus dat is positief voor de vereniging. Er wordt nog eens de nadruk op gelegd dat de vereniging niet zonder vrijwilligers kan. 10. Rondvraag. Maaike van der Heyden wil bij zichzelf beginnen. Zij geeft aan dat deze ALV de laatste is waarbij zij als voorzitter optreedt en dat zij binnen nu en twee jaar aftreedt als bestuurslid. Florentina Rosca merkt op dat de kosten voor het clubblad lager kunnen. Zij heeft al eens aangegeven hoe dit zou kunnen. Zij vindt het leuk om te helpen bij het vouwen en nieten, maar als dit niet nodig is, kunnen de daardoor vrijgekomen uren door de vrijwilligers besteed worden aan iets anders. Dit zal worden meegenomen naar de bestuursvergadering. Clara Dirkse geeft een compliment voor het leiden van deze ALV. Maar wat zij vooral wil melden is het feit dat de vrijwilligers in december een kerstkaart hebben gekregen en kort geleden ook nog eens een aanbod om de voorstelling ‘Wel winnen, hè!’ bij te wonen. Deze blijken van waardering vindt ze heel waardevol. Marco Vink: door geen acceptgiro’s meer te versturen, maar via incasso of nota’s te versturen per e-mail kan op de bankkosten bespaard worden. Riet Paauw merkt op dat al heel veel leden uit zichzelf betalen. Marco denkt dat op de acceptgiro’s toch bespaard kan worden. Andreea Ioan biedt aan om te helpen met het werven van nieuwe vrijwilligers. Erica Peul vindt dat er vanavond best wat overhoop is gehaald en complimenteert Pim van der Heyden voor zijn inzet. Zij is van mening dat uit het beleidsplan blijkt dat er goed geluisterd is naar wat er naar voren is gebracht. Complimenten daarvoor. Maaike van der Heyden bedankt Pim van der Heyden, Maaike van der Kooij, Yvonne van Goozen en Pascal Aarden voor hun inzet voor de totstandkoming van het beleidsplan en overhandigt hun een roos. Hierna bedankt Pim de beleidsplangroep voor de goede samenwerking. Na een lange vergadering sluit Maaike de vergadering en nodigt de aanwezigen uit nog even na te blijven.
5
Notuliste,
Voorzitter van de vergadering,
Nanda Swanenburg
Maaike van der Heyden
