Notulen Algemene Ledenvergadering van Hockeyvereniging HTC Son op 22 april 2013 in het clubhuis. Aanwezig: 34 personen, zie presentielijst (in te zien bij secretaris) 1 en 2. Opening/mededelingen De voorzitter heet iedereen hartelijk welkom en opent hiermee de ledenvergadering. Voor berichten van verhindering: zie lijst, in te zien bij secretaris. Binnen gekomen stukken: een bijdrage van de arbitragecommissie te beschouwen als addendum bij het reeds rondgestuurde jaarverslag. De secretaris zal dit nog nazenden. Als eerste vermeldt de voorzitter dat afgelopen weekeinde al een eerste kampioen bekend is geworden en wel Meisjes D1. Ook een heugelijk feit is dat de vereniging haar 700ste lid mocht verwelkomen! Uiteraard staat de voorzitter uitgebreid stil bij het jubileumjaar 2013 en de vele activiteiten die ‘goudgekleurd’ zijn zoals het familietoernooi, keepersclinic, vriendjes & vriendinnetjes-dag. Deze zaken leveren nieuwe leden en publiciteit bijv. in de vorm van interviews. Dat is een positieve zaak! Voor het daadwerkelijk vieren van het jubileum in het weekeinde van 27 t/m 29 september 2013 liggen we op schema. Een compliment richt de voorzitter aan het adres van Baer Hanraets die het schema tot stand heeft gebracht. Voor de uitwerking op tal van gebieden zijn inmiddels nog vele mensen meer betrokken geraakt zoals voor speciale activiteiten als “ Club van 50”. Ook het bestuur zelf draagt haar steentje bij. Het blijft een hele klus voor alle vrijwilligers, maar ook voor het bestuur, om de club steeds goed draaiend te houden. Iedereen levert daaraan zijn of haar bijdrage. Vandaar dat dit jaar wederom een dag zal zijn om de vrijwilligers in het zonnetje te zetten. Op 26 mei 2013 wordt een BBQ georganiseerd. Besturen is vooruit zien! Dat is makkelijker gezegd dan soms gedaan. Het bestuur is zich er zeer van bewust dat er in onze club (maar ook bij andere clubs) op enig moment een natuurlijk verloop van leden bestaat. Over de aanwas van m.n. meisjes bestaan geen zorgen. Bij het werven van jeugdleden is meer aandacht nodig voor de jongens. Seniorenteams hebben de bijzondere aandacht. Leden die vertrekken zeggen we dankjewel voor hun, vaak jarenlange, lidmaatschap! We wensen hen succes in hun verdere (sport)carrière en we zullen ze opnieuw van harte verwelkomen mochten ze weer terugkeren naar HTC Son! Communicatie is een vak apart! Binnen het bestuur is hiervoor geen specialist aanwezig. Gelukkig is er binnen de vereniging de communicatiecommissie. Zij doet zeer goed werk zoals het ‘updaten’ van de website en het verzorgen van de wekelijkse e-Klakson. Als je die goed leest, ben je als lid van de vereniging goed op de hoogte. Communicatie tussen mensen/vrijwilligers onderling kan altijd beter. Daar moet een ieder zich goed bewust van zijn; het kan misverstanden op velerlei terreinen voorkomen. Er wordt steeds meer aandacht gevraagd voor ‘sportief gedrag’ in en om de sportvelden. Ook de KNHB is hiermee bezig, bijv. door middel van het promoten van het project “positief coachen”. De gemeente Son heeft dit onderwerp ook opgepakt. Onlangs was de voorstelling “Wel winnen, he?” in het Vestzaktheater te zien. Ook de hockeyclub had gratis toegangskaarten gekregen. Helaas is meer dan de helft retour gegaan. Het bestuur is van plan om de workshops die volgen op de theatervoorstelling binnen de club te halen aan het begin van het volgend seizoen, omdat zij het belangrijk vindt dat iedereen goed toegerust op de vrijwillige trainers- en coachingstaken. Met name ouders van jeugdleden moeten erop kunnen vertrouwen dat hun kinderen in goede handen zijn. Zij moeten weten dat de club een aantal zaken kan ‘garanderen’ o.a. met behulp van het hockeyplan en het arbitrageplan.
1
Op deze manier maar ook door het toepassen van de regels uit de statuten en het huishoudelijk reglement probeert het bestuur een goede sfeer en gezelligheid binnen HTC Son te waarborgen. Soms gaat er iets niet goed, maar van fouten maken kun je leren! Het bestuur heeft er nog steeds zin in om HTC Son een goede toekomst te bezorgen. Daarbij moeten we echter niet uit het oog verliezen dat slechts een klein gedeelte van de 700 leden het werk doet waar vaak “meer handjes” gewenst zijn. Het gevaar van “alles-teveel-in -1-hand” dreigt. Tot slot deelt de voorzitter mee dat vlak voor deze ledenvergadering de penningmeester, dhr Richard Brugel, bekend heeft gemaakt dat hij zijn functie helaas moet neerleggen. Zijn persoonlijke werkzaamheden komen met deze functie in het nauw. Er is dus een vacature binnen het bestuur ontstaan. De scheidende penningmeester heeft in de afgelopen periode de zaken zo geregeld dat zijn opvolger (-ster) in een gespreid bedje komt. Hierna wenst de voorzitter iedereen een goede vergadering. 3. Notulen ALV d.d. 25 april 2012 De notulen worden zonder op- of aanmerkingen vastgesteld. 4. Aanwijzing leden stembureau Dhr. Jordi Ernest en mevr. Monique Klooster worden voor deze vergadering aangewezen als leden van het stembureau. Aantal aanwezigen, zijnde niet-leden: n= 7. 5. Jaarverslag bestuur periode 03-2012 tot 03-2013 Dhr Jan-Frans Brouwers vindt het jammer dat er in het jaarverslag bijdragen ontbreken over trimhockey en barzaken& evenementen. Juist deze activiteiten van de club lopen zo goed! Ook mist hij het verslag van de Jubileumcommissie. De voorzitter erkent dat alleszins complimenten op zijn plaats zijn aan het adres van degene die voornoemde activiteiten voor hun rekening nemen. Wat de jubileumcommissie betreft kan het bestuur nu niet voor Baer Hanraets spreken. Wel is het een feit dat de organisatie van een jubileum een weerbarstige materie is gebleken die over nogal wat schijven verloopt. Het bestuur blijft uiteindelijk verantwoordelijk en mede daarom wordt op deze avond het programma voor het jubileumweekeinde door het bestuur gepresenteerd. Dhr Kai den Daas vraagt of de nagekomen bijdragen zoals van arbitragecommissie en barzaken & evenementen alsnog kunnen worden nagezonden. Dit zegt de voorzitter toe. Hierna wordt het verslag wordt goedgekeurd. 6. Financieel jaarverslag 2010-2011 De penningmeester, dhr Richard Brugel, licht het verslag toe. Voor 2011 was er een tekort begroot van ongeveer 3.000 euro. Desondanks is er een positieve resultaat van 8.000 euro. Dit is voornamelijk toe te schrijven aan de resultaten van de bar. Dhr Jan-Frans Brouwer vraagt naar de relatie tussen inkomsten uit de bar en de inkoop voor de bar. Het verschil in verhouding lijkt af te nemen. Dhr Peter Bergman antwoordt dat er een goede verhouding moet zijn tussen inkoop en verkoop. Gestreefd wordt naar een verhouding van 1 op 2. In het eerste seizoen dat de bar door de vereniging zelf is geëxploiteerd zaten er nog wat investeringskosten wegens de verbouwing van het clubhuis en keuken in verwerkt. Dhr Jan-Frans Brouwer vraagt naar waaruit de post voor arbitrage bestaat. Dit bestaat hoofdzakelijk uit kosten voor het opleiden van clubscheidsrechters. Dhr Jan-Frans Brouwer vraagt of in het vervolg de financiële cijfers ook van te voren kunnen worden verspreid aan de leden. De penningmeester antwoordt dat dit geen probleem is. 2
De voorzitter vult aan dat dit een terechte vraag is. Zij belooft dat de gegevens worden meegestuurd samen met de aanvullende passages uit het jaarverslag. Ook zullen de cijfers gepubliceerd worden op de website, maar dan wel ‘achter’ de inlogcode van de leden. Hierna vraagt de voorzitter aan de leden om in te stemmen met het definitieve resultaat. De vergadering stemt in met algemene stemmen. De voorzitter dankt de penningmeester voor zijn inspanningen. 7. Verslag kascontrolecommissie De kascontrolecommissie bestaat uit dhr Jef Nuijten en dhr Niek van Heeswijk. Voordat het volledige verslag van de kascommissie aan de aanwezigen wordt voorgelezen, merkt de voorzitter van de kascommissie het volgende op. Het is een bijzonder jaar geweest. Ten eerste is er halverwege het seizoen van penningmeester gewisseld. Ten tweede is de nieuwe penningmeester gebruik gaan maken van een ander boekhoudpakket. De beoordeling van de cijfers en de verslaglegging heeft dus betrekking gehad op twee boekhoudprogramma’s. De boeken zijn gecontroleerd op 20-3-2013. Het betreft seizoen 2011-2012. Er zijn geen onvolledigheden, onjuistheden of onregelmatigheden vastgesteld. De kascommissie keurt de jaarrekening van HTC Son over de vermelde periode goed. Het bestuur, in het bijzonder de penningmeester, kan worden gedechargeerd. De kascommissie merkt op dat “hoewel de penningmeester wel met vertegenwoordigers van de Sichting Kunstgras (SKG) contact heeft gehad, kon hij geen documenten van de jaarrekening van de stichting Kunstgras overleggen”. Daarnaast blijft het voor de kascommissie een probleem “dat de SKG een boekjaar hanteert dat gelijk is aan een kalenderjaar en daardoor niet aansluit bij dat van HTC Hockey” (citaten uit verslag d.d. 29-03-2013). De kascontrolecommissie geeft, hier verkort weergegeven, twee aanbevelingen aan het bestuur van de Hockeyvereniging: 1. “Het is absoluut noodzakelijk dat het bestuur van de Stichting Kunstgras zich organiseert conform de statuten van deze stichting. “ 2. “in de hockeyclub spelen de financiën van het clubhuis (lees: baromzet) een steeds belangrijker rol. ….het moment dichterbij komt dat er volgens wettelijke voorschriften BTW verrekend zal moeten worden. …..Dat stelt wel eisen aan een zorgvuldig bijgehouden en volledige gedocumenteerde registratie van alle inkomsten en opgaven van het clubhuis (lees: bar). De kascommissie beveelt aan om zo’n registratie te gaan opzetten”. Dhr Jan-Frans Brouwers wil een lans breken voor het in de komende jaren handhaven van het huidige boekhoudsysteem en niet onnodig wisselen ervan. Dhr Jan-Frans Brouwers vraagt naar een reactie van het bestuur op de aanbevelingen van de kascommissie. De voorzitter antwoordt dat het bestuur zich beraadt op de aanbevelingen. Daarbij realiseert het bestuur zich dat het niet de eerste keer is dat de kascommissie dergelijke aanbevelingen doet, zij het dat de eerste aanbeveling nu meer uitgebreid aan de orde is gesteld. De inzet van dit bestuur blijft om in onderlinge goede samenwerking tot een oplossing te komen. De wijze waarop in praktijk uitvoering gegeven wordt aan genoemde zaken is de verantwoordelijkheid van de SKG. Hierop vraagt dhr Ed Meima, voorzitter van de Stichting Kunstgras, het woord. Hij merkt op dat de SKG 3-4 maal per jaar officieel vergadert; agenda’s en notulen hiervan zijn er wel degelijk. De cijfers van SKG zijn op elk gewild moment af te sluiten. Ze zijn ook voor wie dat wil, in te zien. Dhr Caspar Eras vraagt naar het vermogen van de stichting op dit moment. Dhr Ed Meima antwoordt dat de doelstelling is jaarlijks 14.000 euro per veld te reserveren. 3
Er wordt gevraagd wanneer ledverlichting van veld 1 aan bod komt. In 2012 is verlichting van veld 3 als eerste uitgevoerd. Op dit moment is er geen budget beschikbaar. Dhr Jordy Ernest brengt het niet optimaal functioneren van de sproeiinstallatie op veld 1 naar voren. Dhr Jan-Frans Brouwers meent een verschil van inzicht tussen HTC en SKG op te merken. Dhr Jef Nuijten merkt nogmaals op dat er geen enkel document dan wel verslaglegging met betrekking tot balans, resultaat en winst/verliesrekening van de zijde van de SKG kon worden overlegd. Voor de kascontrolecommissie is het dus niet mogelijk tot een goede controle van de financiële status te geven. Het bestuur meldt aan de leden dat er medio mei 2013 opnieuw een overleg is tussen de hockeyvereniging en SKG. Van dit overleg worden door de HTC-secretaris notulen gemaakt. Dhr Jacques Kampers merkt op dat het totale complex zoals dat er nu bij ligt ook te danken is aan de inspanningen van de Stichting Kunstgras. De vergadering gaat met algemene instemming akkoord met het financiële jaarverslag en dechargeert het bestuur en penningmeester. 8.Verkiezing kascontrolecommissie Er moet een nieuwe kascontrolecommissie worden benoemd. Conform art. 9, lid 3 van het huishoudelijk reglement dient 1 lid af te treden. De voorzitter van de Hockeyvereniging vraagt voor nog een jaar dispensatie aan de vergadering en doet het voorstel om de kascontrolecommissie in haar huidige samenstelling te laten voortbestaan. De ledenvergadering stemt unaniem in. De voorzitter dankt beide heren voor hun bereidwilligheid om nog een jaar aan te blijven in hun functie. 9. Presentatie jubileumprogramma door bestuur Dhr Peter Bergman geeft een korte presentatie van het programma tijdens het weekeinde van 27, 28 en 29 september 2013. Van de golfclub mag HTC het terras gebruiken, met de tennis is overleg gaande over eventueel gebruik van de hal. De kosten moeten in zijn geheel worden opgebracht uit sponsoring. Vandaar dat er in de begroting geen post voor het jubileum is opgenomen. Gedurende het hele weekeinde is veel personeel nodig!! Op vrijdag 27 september wordt gestart met een feest voor de jeugd t/m B-categorie. Er zal dan geen alcohol worden geschonken tot 21.30 uur. Zaterdag 28 september is een normale competitiedag. - Om 15.00 uur vindt een wedstrijd plaats tussen oud-internationals en oud-Heren 1. - Om 17.00 uur start de receptie voor officiële genodigden waaronder de gemeente, besturen van omringende sportverenigingen en hockeyclubs in de buurt en sponsoren. - Van 19.00-21.00 uur is er buffet - Vanaf 21.00 uur is er feest m.m.v. diverse lokale bands. Vergunning is aangevraagd tot 03.00 uur. Aandacht voor jubileum via facebook, twitter en e-mail. Aanmeldingsformulier via website
[email protected]. Op zondag 29 september: - om 11.00 uur een brunch (ook op inschrijving) - 14.00 uur een wedstrijd van ‘oud-oud Dames1’ tegen ‘oud Dames 1’ - vanaf 16.00 uur borrelen m.m.v. 2 bands. Dhr Joost van de Hoef maakt zijn complimenten voor het programma. 4
Het lijkt hem juist wel leuk om de Heren 1 en Dames 1 teams op zondag hun normale competitiewedstrijden te laten spelen. Dhr Jan-Frans Brouwers vindt ook dat het programma er goed uit ziet. Hij vraagt naar de omvang van de kosten. Dhr Peter Bergman: deze zijn nu begroot op maximum van 16.000 euro; ze zijn ook ‘gedekt’ . De voorzitter verzoekt dringend om alle verdere vragen en suggesties aangaande het jubileum via het bestuur te laten lopen. Hierna vraagt Dhr Kay den Daas om groot applaus voor de organisatie! Pauze 10.” Arbitrage Masterclass en CS+ opleiding” Dhr Winfred Laudy krijgt het woord. Ca 1,5 jaar geleden zijn doelstellingen geformuleerd: - topteams verdienen toparbitrage - imago van scheidsrechters moet omhoog - kwaliteit moet omhoog - arbitrage kunnen inzetten zonder zorgen voor arbitragecomissie. Er is gestart met een kleine groep, zowel junioren als senioren. Frans van Vught en Winfred Laudy zijn vanuit KNHB de leercoaches. Er wordt geïnvesteerd in houding/attitude en geïnstrueerd op looplijnen tijdens een wedstrijd en onderlinge communicatie tussen beide scheidsrechters. Er wordt onderling veel gediscussieerd over de ‘scheidsrechterij’. De uitstraling is gesponsord door dhr Eric van Hilst door aanschaf van gele jassen voor masterclass-scheidsrechters en blauwe jassen voor clubscheidsrechters. Inmiddels zijn er 4 CS+ scheidsrechters! Na 2012-2013 is het de bedoeling dat: - de groep wordt uitgebreid naar 30! - verder investeren in kwaliteit: de masterclass titel kun je kwijtraken. - verder uitdragen dat het aangaan van een uitdaging, wat arbitrage is, leuk is. - speciale bijeenkomsten organiseren (bijv. met scheidsrechter tijdens Olympische spelen, Roel van Eerdt). Dhr Jordi Ernest merkt op dat het noodzakelijk is ook spelers zelf ‘meer verstand krijgen van gehanteerde regels’. Dhr Laudy beaamt dat. Dhr Jaques Kampers vraagt naar een eventuele verplichting die een club heeft om bondsscheidsrechters af te leveren. Die verplichting is er niet. Dhr Frans Ruigrok maakt een compliment aan bestuur en scheidsrechterscommissie, m.n. de heren Sven Kuijcks en Manus van Geffen, voor hun wekelijkse indeling van de scheidsrechters. De voorzitter vult aan dat via e-learning o.l.v. dhr Frans van Vught, vele jeugdleden hun scheidsrechterskaart hebben behaald. Overigens zijn er nog steeds senioren die geen diploma hebben. Hierna spreekt zij namens het bestuur dank uit aan dhr Laudy voor zijn inhoudelijke bijdrage aan deze vergadering. 11. Begroting 2013-2014 Dhr Richard Brugel, penningmeester, licht de begroting toe. Het betreft de periode september 2013 t/m augustus 2014. Er wordt een positief resultaat verwacht, voornamelijk als gevolg van hogere inkomsten door contributie wegens toename ledental. Posten voor zaalhockey (o.a. zaalhuur) en hockeymaterialen zijn verhoogd. 5
Dhr Jan-Frans Brouwers vraagt of er een post voor het jubileum in de begroting zit. Dit is niet het geval: het jubileum dient zichzelf te bedruipen, o.a. middels sponsoring en barinkomsten. Dhr Jordi Ernst vraagt naar de reden dat de post ‘activiteiten bar’ is verlaagd. Eenmalige investeringskosten werden voorheen wel eens op deze post geboekt. De verwachting is dat de inkomsten en uitgaven voor de bar duidelijker zullen moeten worden uitgesplitst. Dhr Willem Guitink bepleit een jaarlijkse reservering voor het eerstvolgende lustrum in 2018. De voorzitter zegt toe dat het bestuur zich hierop zal beraden. Daarna brengt zij de begroting in stemming. De begroting 2013-2014 wordt aangenomen door de ledenvergadering. 12.Bestuurssamenstelling Conform artikel 9, lid 1 van het huishoudelijk reglement treedt de voorzitter, mevr. Jan Achttienribbe-Buijs, af. Zij heeft zich herkiesbaar gesteld. Er zijn geen tegenkandidaten naar voren gekomen. De vergadering benoemt haar bij acclamatie voor een nieuwe periode. De vice-voorzitter, dhr Peter Bergman, maakt van de gelegenheid gebruik om mevr. Achttienribbe te bedanken voor de wijze waarop zij deze vereniging in de afgelopen jaren heeft geleid. Hij spreekt, mede namens zijn medebestuursleden, het vertrouwen in haar uit voor de periode die komen gaat. Applaus volgt! Daarna neemt de voorzitter officieel afscheid van de penningmeester, dhr. Richard Brugel. Namens het bestuur krijgt hij een bloemetje overhandigd. Op passende wijze zal nog afscheid worden genomen op informele wijze. 13. Rondvraag - dhr Willem Guitink spreekt als oudste aanwezige erelid van de vereniging zijn dank uit aan het bestuur en de commissies. - dhr Wim van Asten heeft langs informele weg vernomen dat mevr Marie-José Visser betrokken is bij de financiën van de vereniging. De voorzitter antwoordt dat het om een tijdelijke bemoeienis gaat; zij neemt het uitvoerende gedeelte van bijv. betalingen op zich. Het spreekt voor zich dat er zo spoedig mogelijk een nieuwe penningmeester zal moeten aantreden. - dhr Eric van Hilst doet de suggestie om eens bij hockeyclub Helmond te kijken naar hun kassysteem voor inzicht in inkomsten en uitgaven van bar. Afdrachten worden daarin ook goed geregistreerd. - mevr Monique Klooster en dhr Jordi Ernest willen graag de mogelijkheden gaan verkennen voor het opzetten van G-hockey bij HTC Son. Hun aanbod wordt door alle aanwezigen met enthousiasme begroet. - dhr Wim van Asten is blij met de invulling van deze ALV met tevens een meer hockeyinhoudelijke bijdrage. - mevr Monique Klooster merkt op dat een club bij de communicatie naar de leden ook de ‘ social media’, zoals twitter en facebook, meer zouden kunnen gebruiken. Dhr Caspar Eras merkt op dat je als club geen verantwoordelijkheid kunt dragen voor de inhoud van deze berichtgeving. Dhr Kay den Daas, coach van Heren III, merkt op dat zijn team een eigen facebook-pagina heeft. Dit werkt z.i. ook prima. 14. Sluiting Onder dankzegging aan de secretaris dankt de voorzitter alle overige aanwezigen voor hun inbreng, sluit de vergadering om 22.25 uur en wenst een ieder ‘wel thuis’. Son, 6 mei 2013, Renee Bindels-van den Doel, secretaris
6
