Notulen Algemene Ledenvergadering Tennisclub Delden, d.d. 10-03-2014, aanvang 20.00 uur in het clubhuis te Delden. Aanwezig: Tim Gerritsjans, Huub Kottink, Henriette Hofste, Carla Zengerink, Martine Schipper, Henk Janssen, Wouter Weyenborg en Rina Langelaar. Zie bijgevoegde lijst (bijlage 1). In totaal 23 leden aanwezig. Afwezig met kennisgeving: Jan en Alie Heuvelman, Henk Bergink, Jo en Jan ten Broeke, Jan Bram de Groot, Han Holtkamp, Chris en Mariet Smit, Dorien Kottink. Ad 1 Opening: De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom. Ad 2 Mededelingen: - Geen Ad 3 Binnengekomen stukken: - Geen Ad 4 Goedkeuren en vaststellen notulen ALV d.d. 04-03-2013: De notulen worden vastgesteld en goedgekeurd. Ad 5. Verslagen van de commissies Barcommissie: Afgelopen jaar zijn we zeer actief bezig geweest met controle. We hebben de verschillende onderdelen nauwgezet gevolgd. We waren extra scherp op omzet, inkoop en verdere kosten die werden gedaan. Dit heeft geresulteerd in een positieve winst van 16.500,-. Dit is een brutomarge van bijna 40%. Een prima resultaat. Komend jaar zullen we scherp blijven op de controle. Afgelopen jaar hebben we een veranderde opzet voor de barinvulling van de competitie ingevoerd. Teams zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de bardiensten op de dagen waarop ze zelf niet actief zijn. De geluiden zijn hier over het algemeen positief. Komend jaar zal deze opzet ook worden ingezet. Hierbij zal onder andere gekeken worden naar de grootte van de teams. Komend jaar zullen we de Bar ook weer zo mogelijk neerzetten. Samen met de Delden Open Commissie proberen we komend jaar weer meer sfeer aan te bieden en tevens een paar andere producten te verkopen. Afgelopen jaar zijn we begonnen om de maandag-openstelling meer continuïteit te geven door een barschema te hanteren. Dit werd niet door iedereen even goed gewaardeerd als uitgevoerd, maar wij zijn van mening dat de insteek goed is en op deze manier meer openstellingen kunnen worden gerealiseerd. Het gevolg hiervan is dat de bar vaker open is en dat men na de wedstrijden of de trainingen even gezamenlijk en gezellig een drankje kan doen. De lijst voor 2014 zal ik aan het bord hangen en er zal een nieuwsflits uitgaan. De personen die hierop staan vermeld zijn op maandagen gesignaleerd op de baan. Komend jaar zullen we minder gebruik gaan maken van fusten. Hiervoor komen flesjes om minder derving te hebben op bier. Vooral in de slappe maanden geeft het gebruik van fusten problemen. Ook is het voor incidenteel barpersoneel eenvoudiger in gebruik.
1
Naast de veranderde opzet van de interne competities, verwachten we ook meer toernooien waardoor er meer momenten zijn waarbij de bar geopend zal zijn. De Barcommissie zal hier zoveel mogelijk in meedenken en een rol in spelen. Voor 2014 verwachten wij weer een paar vervangingen te moeten doen op het gebied van apparatuur, de winstprognose willen we dan voorzichtig inzetten op 17K. De Barcommissie is afgelopen jaar uitgebreid met één persoon. Ellen Fleer. Ik dank namens deze plek de voltallige commissie: Jasper Brandt, Dorien Kottink, Lisette en Otto Bótjer en Margo Kamp voor de fantastische inzet van afgelopen jaar. Sponsorcommissie: Afgelopen jaren hadden we 58 sponsoren van groot naar klein. Twee kleine advertentie sponsoren verloren maar 3 nieuwe reclamebord sponsoren ( a € 350,- per contract) teruggekregen. Zoals bekend is de Rabo gestopt als hoofdsponsor van de TC echter gelukkig hebben wij de relatie kunnen voortzetten en is er overgestapt op het "goedkopere" premium sponsor contract waarbij Rabobank ook naamgever wordt voor het seizoen 2014/2015 van het Rabobank Delden Open. Aantal contactmomenten met sponsoren gedurende 2013 namelijk; uitnodiging tijdens finale dag Delden Open, Sponsor toernooi met BBQ en voor de grotere sponsoren een kleine eindejaar attentie in december. Dit wordt alles gewaardeerd omdat de meeste sponsoren van andere verenigingen alleen 1 x per jaar een factuur krijgen en er vaak verder niets van horen. Tot slot hebben wij ca € 15.500 aan sponsor contract inkomsten geboekt en daarnaast natuurlijk kosten. Waaronder Baseline dat volledig vanuit de sponsor commissie wordt bekostigd. Op dit moment alweer € 12.000 op de rekening staan en de nieuwe 2014 facturen worden komend weekend verstuurd aan alle sponsoren. Jeugdcommissie: De jeugdcommissie jaar 2013 weer diverse activiteiten uitgevoerd, ontwikkeld of in ondersteund. De commissie bestaat uit: Paul van Marle, Tekla van Marle, Arend Jan ten Kleij, Karen Bakhuis, Pascal Groot Kormelink, Yvette Kouwenhoven, Audrey Mulder, Frank Smit, Ilma Brandt en Koen Weijermars Veel activiteiten worden weer voortgezet. Een bijzondere activiteit moet toch even benoemd worden dit is de filmavond deze is bezocht door 69 kinderen! Een nieuw initiatief om de jeugd meer aan het tennissen te krijgen is de interne competitie op zondagochtend. Dit wordt de world tour genoemd. Er zijn momenteel 137 jeugdleden (onder de 18 jaar) meer dan ooit. Uitdaging voor de komende jaren is hoe we deze leden gaan vasthouden. 1 van de acties is om samen met de trainers meer competitie deelname te creëren. Daarnaast in samenspraak met de technische cie is het idee om de jeugd veel extra trainingen aan te bieden om zodoende de ‘sterke jeugd’ binnen de club te kunnen houden. Activiteit Worldtour Opening seizoen Worldtour Worldtour Worldtour BBQ afsluiting competitie Pannenkoekentoernooi Zomerkamp Worldtour
2
Datum 9 maart 14 maart 6 april 4 mei 1 juni 1 juni 4 juni 27/28/29 juni 6 juli
Trekker Koen Pascal Koen Koen Koen Yvette Tekla Pascal Koen
Worldtour Victor den Hartog Worldtour Minitoernooi Rood/Oranje (tijdens VDH) Educent Ouder en kind tennis Worldtour Oudere jongerenkamp Worldtour Een keer iets anders (bv. Zwemmen) Filmavond
3 augustus 01-09 tot 14-09 7 september 14 september 3 oktober 5 oktober Nader te bepalen 2 november Najaar Januari
Koen Nvt Koen Tennisleraren vacant en Pascal Koen vacant en Pascal Koen vacant vacant
Technische commissie: Delden Open: Vorig jaar: - Deelnemers 2013: 608 in 38 categorieën (658 in 2012) - Resultaat 2013: €3180,= (geschat resultaat was €1630) - Toevoeging 2013: webcams en facebook. Hierop is erg positief gereageerd (bijv. meer dan 1200 views webcambeelden) - Bondsgedelegeerde reageerde op het toernooi erg positief Vooruitblik: - 15 maart start DO'14 met nieuwe sponsor: Rabobank - nieuwe categorieën HE/DE7 en nieuw jeugdtennissysteem - ivm invoering nieuw systeem bij de bond is inschrijving later geopend, hierdoor mogelijk lager deelnemersaantal (is bekend op 5 maart) - barcie introduceert 'nieuwe aanpak' om sfeer op en rondom te baan te vergroten - nieuwe webcams maken Livestream van wedstrijden op baan 1 en 3 en 4 mogelijk. Technische Commissie 2013 - senioren: Aantal senioren competitieteams 2013: 15 districtsteams en 4 ‘landelijke’ zondag teams Aantal senioren competitieteams 2014: 15 districtsteams en 4 ‘landelijke’ zondag teams Totaal aantal teams gelijk gebleven: Team Jan Klok, Top Brem, Jan Kouwenhoven, Hans Prins, Clemens Weber, Willem ten Dam etc. zijn gestopt na vele mooie jaren op de vrijdagavond met vele kampioenschappen en degradaties. Ook team Joke Bootsveld, Joke vd Riet etc. zijn gestopt. Dit team heeft jaren op het hoogste niveau (eerste klasse op dinsdag) gespeeld. Nieuw zijn een dames team op de vrijdagavond en een jong heren team op de zaterdag. Kampioenen senioren competitie 2013: 3 teams 3e gemengde zondag team wederom kampioen geworden, nu in de 6e klasse en gaan dus 5e klasse spelen! 1e heren 45+ vrijdagavond team wederom kampioen geworden, nu in de 1e klasse en daarmee Overijssels kampioen! 4e heren 45+ vrijdagavond team kampioen in de 3e klasse en gepromoveerd naar de 2e klasse en daarmee Heren 2 geworden. Gedegradeerd Heren 3 (van 3e naar 4e klasse) en Heren 5 (van 4e naar 5e klasse) op de vrijdagavond 45+. Victor den Hartog 2013: Er is 1 groot toernooi gespeeld met ruim voldoende deelname. Was zeer geslaagd toernooi met feestelijke slotdag met super weer. Voor Victor den Hartog 2014 is het idee geopperd voor een aparte seniorengroep.
3
Accommodatiecommissie: De accommodatie commissie bestaat uit de volgende personen: Henk Hardeman, Wim Hilarius, Johan Pots, Henny Semmekrot en Chris Smit is sinds een half jaar lid van de cie. Voorzitter Henk Janssen. De commissie heeft zich het afgelopen jaar voornamelijk bezig gehouden met het onderhoud van de tuin om de banen en het verwijderen van bladafval. De nieuw ingeplante tuin moest regelmatig worden geschoffeld en overige struiken en heesters werden gesnoeid. Tevens is de groenstrook tussen de banen en de Morsweg opgeruimd en gesnoeid. De houten pilaren van het clubhuis zijn geschilderd en het aankomende jaar zal ook onderhouds schilderwerk aan het clubhuis verricht worden. Er zijn diverse reparaties aan het gaas om de banen uitgevoerd en het gaas boven de inspeelmuur is vervangen. Eind 2013 heeft de KNLTB een onderzoek uitgevoerd naar de onderhoudstoestand van de banen. De eindconclusie van het rapport is dat de banen er in goede staat bij liggen en de verwachtte levensduur is nog ongeveer 5 tot 6 jaar. Wel wordt aanbevolen om wat meer zand in te strooien, deze zomer zal dit door de acc.cie. opgepakt worden. Tevens zal bij vervanging van de kunstgras banen groot onderhoud/renovatie aan het hekwerk uitgevoerd moeten worden. Dit voorjaar zal een ventilatiesysteem aangelegd worden in de berging om de temperatuur in de zomer beter in de hand te kunnen houden. Vanaf begin oktober 2013 zit Johan ter Horst in de ziektewet als gevolg van een hartinfarct en problemen met zijn rug. Op dit moment is niet te zeggen wanneer hij zijn werkzaamheden kan hervatten. De bedrijfsarts ziet pas medio oktober 2014 re-integratie mogelijkheden. Door het bestuur is ervoor gekozen om Henk Jansen te vragen, om tegen een kleine vergoeding, de werkzaamheden die blijven liggen op te pakken. Secretariaat/PR: In 2013 is er 6 keer door het bestuur vergaderd. Tevens is getracht om van elke activiteit een verslag te maken voor het Hofweekblad, website TC Delden/nieuwsflitsen en www.nieuwsuitdelden.nl. Hidde Bruins vraagt of het mogelijk is om aan een nieuwsflits een naamgeving toe te kennen. Dit wordt nagevraagd bij de webmaster. Recreatiecommissie 2014: De recreatiecommissie bestaat uit Marianne Exterkate, Ingrid Siemerink, Ruud ter Braak, Harry Roesink en Jacqueline Belvroy. Samen willen wij de bestaande toernooien ondersteunen, het invitatietoernooi doorvoeren en daarbij ook de oudere seniorenleden aansporen deel te nemen en eventuele nieuwe evenementen opstarten. Daarnaast willen wij de kaarttennis vanaf half mei tot half september op woensdag laten plaatsvinden en vanaf half september tot half mei op de dinsdagavond, naast de herencompetitie, waarbij wij het elke laatste dinsdag- en woensdagavond van de maand extra gezellig maken. Wij zullen deze verandering en het bestaan van de groepsapp via de nieuwsflits communiceren. Ton Scholte op Reimer merkt op dat er niet teveel activiteiten naast elkaar moeten worden gepland. Huub Kottink geeft aan dat ingezet wordt op spreiding van de baanbezetting. De komende maanden stelt de cie zich ten doel een protocol op te stellen. Mensen die vragen of opmerkingen hebben of graag willen plaatsnemen in de commissie, kunnen zich ten alle tijde tot Petra Roesink wenden. De commissie staat open voor kritiek, opmerkingen en suggesties. Ad 6 Financiële zaken/verslag van de kascommissie/vaststelling jaarrekening/begroting 2013 (Bijlage 3.) Er is een negatief saldo van €7000,- de verklaring hiervoor is gelegen in het feit dat er minder trainingsgelden zijn binnen gekomen ivm de incasso’s en de extra afrekening bij het Aparthotel ivm 2 najaren. Hidde Bruins geeft aan dat er wel eens over korting gesproken mag worden met het Aparthotel ivm de ‘kermis’ op de vrijdag van 16.00-21.00 uur.
4
Leon Olde Scholtenhuis geeft aan dat er meer uit de toernooien te halen moet zijn, meer roering in het clubhuis geeft meer opbrengst. Ad 7 Benoeming kascommissie: De Kascommissie, bestaande uit Han Holtkamp en Henry Veldhuis, heeft de Jaarrekening 2013 en de begroting 2014 gecontroleerd en besproken met de penningmeester. De kascommissie komt tot het oordeel dat ten aanzien van de kascontrole er ondanks dat er veel werk is ingestoken door de penningmeester niet alles controleerbaar was in verband met het ontbreken van o.a.rekeningen, afschriften en facturen, financiële verslagen van de commissies. Het advies luidt dan ook volgend jaar eerder te starten met het verzamelen, aanleveren door derden van de onderliggende stukken. De kascommissie adviseert dan ook 24 maart as een laatste controle uit te voeren en aansluitend de Algemene ledenvergadering en de penningmeester decharge te verlenen. Henry Veldhuis en Dirk van Ittersum worden door de ALV benoemd. Jan Workel is benoemd als secundus. Ad 8 Ledenadministratie Onze tennisclub telde in januari 2013 624 leden, te weten 494 seniorleden en 150 juniorleden, waarvan er 20in de tussengroep zitten. Dus t/m 17 jaar 130 leden. Onze tennisclub telde in januari 2014 611 leden, te weten 453 seniorleden en 158 juniorleden, waarvan er 21 in de tussengroep zitten. Dus t/m 17 jaar 137 leden Inmiddels is het aantal weer gestegen naar 623 leden. Graag een verzoek aan de leden om een adreswijziging en/of wijziging bank/gironummer door te geven aan H. Hofste,
[email protected] . Evt. ook een telefoonnummer of emailadres. Ad 9 Bestuurswisseling/bestuursverkiezing: Bestuurswisseling/bestuursverkiezing Wouter Weijenborg en Rina Langelaar leggen hun bestuursfunctie neer. Wij danken Wouter en Rina voor de inzet in het bestuur. Wouter blijft de organisatie van de dinsdagavond herencompetitie doen en Rina zal zolang er geen vervanging is de PR taak blijven uitoefenen. Als Voorzitter recreatiecommissie is Petra Roesink voorgedragen en gekozen. Ad 10 Voorstel aanpassing van de statuten. Het vereiste aantal leden is niet aanwezig waardoor dit agendapunt punt wordt doorgeschoven naar 24 maart a.s. Een tweede vergadering wordt gehouden om 18.30 uur in het clubhuis. De Algemene ledenvergadering geeft volmacht aan ieder van de bestuursleden om aanpassing van de statuten uit te voeren.
Ad 11 Rondvraag/ mededelingen: Alie en Jan Heuvelman hebben per mail, voor de rondvraag, aangegeven dat het AED apparaat op een plaats zit die bijna niemand weet en er ook geen duidelijke verwijzing naar de AED is. Ook Benno van Aken kwam met de vraag of de AED naar een meer zichtbare plek kan worden verhangen. Harrie Roessink geeft als deskundige hierop de volgende reactie; Iedereen die de cursus heeft gevolgd en geregistreerd staat als hulpverlener weet waar de AED’s in Delden hangen. Alleen hulpverleners kunnen en mogen de AED toepassen. Vanuit TC Delden zal gestimuleerd worden dat meer leden de AED cursus gaan volgen. Harrie zal navragen bij de
5
stichting Hart van Delden of de AED verhangen kan worden voor hulpverleners van buiten Delden die de AED wel als hulpverlener kunnen inzetten maar nu niet weten waar die hangt. Martine Schipper verzoekt of het sponsordoek van Liedenbaum verhangen kan worden? De sponsorcie zal hier nog eens kritisch naar kijken. Huub Kottink geeft aan dat het niet de bedoeling is om fietsen binnen de poort te stallen.
Ad 12 Sluiting: Na afloop is er nog even gezellig na gekletst. Notuliste, Rina Langelaar
6
