Notulen Algemene Ledenvergadering Tennisclub Delden, d.d. 04-03-2013, aanvang 20.00 uur in het clubhuis te Delden. Aanwezig: Ton Scholte op Reimer, Tim Gerritsjans, Huub Kottink, Henriette Hofste, Carla Zengerink, Martine Schipper, Henk Janssen, Wouter Weyenborg en Rina Langelaar. Zie bijgevoegde lijst (bijlage 1). In totaal 29 leden aanwezig. Afwezig met kennisgeving: Jo en Jan ten Broeke, Jan en Alie Heuvelman, Joke en Ton Bootsveld, Mariet Smit, René Bragonje en Dorien Kottink Ad 1 Opening: De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom. Ad 2 Mededelingen: Ad 3 Binnengekomen stukken: Ad 4 Goedkeuren en vaststellen notulen ALV d.d. 12-03-2012: De notulen worden vastgesteld en goedgekeurd. Ad 5. Verslagen van de commissies Toelichting van de Voorzitter op bijlage 2 Accomodatie cie is heel goed bezig, club die heel veel oppakt Jan Bram de Groot vraagt of het mogelijk is een slot op de deur te plaatsen wat na 5 minuten automatisch in het slot valt omdat leden het pand niet altijd goed afsluiten. De voorzitter geeft aan dat dit vanwege de brandveiligheidseisen die aan het pand gesteld zijn niet mogelijk is. Een goede instructie m.b.t. de elektronische toegang moet zorgdragen voor het correct verlaten van het pand. Binnenkort zal de nieuwe website worden gelanceerd in de nieuwe huisstijl. Alle lof hiervoor gaat naar Rob Weijers en zijn partner die hier heel veel werk in hebben gestoken. Applaus is op zijn plaats. Barcommissie: Afgelopen jaar was een bewogen jaar. We hebben een overbrugging gehad bij de korfbalvereniging en we hebben een hernieuwd clubhuis met volledig nieuwe bar in gebruik genomen. Het ziet er goed en functioneel uit, maar er moet nog een aantal zaken worden verbeterd. Financieel hadden we van het bestuur een behoorlijke doelstelling meegekregen. De commissie is in 2012 niet gewijzigd. Deze bestaat uit Jasper Brandt, Lisette en Otto Bötjer, Margo Kamp en Dorien Kottink en mijn persoon. Wel hebben we een splitsing tussen inkoop en geldloop gemaakt. Ook wordt financiële afwikkeling van de inkoop rechtstreeks door de penningmeester gedaan. Financieel zijn we echter ontevreden over het resultaat. Het is te laag. Hier balen wij als commissie enorm van. De afgelopen jaren en het afgelopen jaar hebben we enkele maatregelen genomen die ervoor moeten zorgen dat de kans op derving en verduistering zo laag mogelijk worden gehouden. Hierbij moet u denken aan het herschrijven van de aandachtpunten, de werking van de kassa, de afsluitinstructie, de aanvulacties ten tijde van de bardienst en het netjes achterlaten van de bar. Met name het registreren via de kassa, het weergeven van de omzet aan het einde van de dag en het weergeven van het bedrag (datum en naam) op de enveloppe maakt het ons moeilijker de afzet en de omzet naar onze tevredenheid te controleren.
1
In kwartaal 3 hebben we te maken gehad met een tekort. Uit analyse van inkoop/verkoop hebben we moeten constateren dat er meer is ingekocht dan omgezet. Dit heeft een direct effect op de winstbijdrage. De Voorzitter geeft aan dat het bedrag niet duidelijk is. Ten aanzien van de financiële gevolgen zal Jan Bram de Groot, als afgevaardigde van de kascommissie, hierop terug komen. Dit zorgt ervoor dat we weer andere maatregelen moeten gaan nemen om hier nog meer controle op uit te oefenen. Enkele zaken zijn ondertussen al aangepakt. - Alarm. - Aanspreken van mensen op openstaande deuren. - Afstortkluis (naast de grote kluis). - Directe maandelijkse koppeling tussen inkoop/geldloop vanuit de Bar Cie (opvallendheden) - Indien goede registratie van consumpties een feit is, kan vergelijk worden gemaakt tussen inkoop/afzet. - Barbezetting op maandag en vrijdagen (waarbij spelende teams worden ontzien) Meer tijd voor bardienst. - Nog betere controle op inkoop. (controle bezorging) - Kwartaal evaluatie met penningmeester (bestuur). Wij lopen als commissie achter de feiten aan. Andere zaken die kunnen voorkomen dat er minder overzicht gaat bestaan zijn het naleven van de opgestelde regels. Dus een oproep aan een ieder om in geval van bardienst deze zaken zo goed mogelijk te lezen. We weten dat bardienst draaien niet voor iedereen de grootste hobby is, maar we zullen het samen moeten doen. Als commissie trekken wij ons dit ontzettend aan. Tips (liefst handjes) zijn welkom. Het is een vrijwillige functie, maar voelen ons wel verantwoordelijk. Hopelijk zorgen de al genomen en voorgenomen maatregelen voor een beter 2013! Jorrit Constant merkt op dat er actie moet komen op zelf drank pakken en dat er een eerste lijns bardienst moet komen. Henry Veldhuis geeft aan dat instructie avonden voor bardienstleden misschien een oplossing is omdat in de praktijk nogal eens blijkt dat men niet weet hoe te handelen. De vz legt te nemen maatregelen terug bij de bar cie.
Sponsor cie: Het eerste volledige jaar zit erop voor ons als sponsor commissie. Wij hebben 57 sponsoren aan de club weten te binden in 2012. 2012 was het laatste jaar voor de Rabobank als hoofdsponsor maar men blijft wel verbonden aan de vereniging als sponsor waarover nu afrondende gesprekken worden gevoerd. Wij blijven zoeken naar een nieuwe Hoofdsponsor. Wij bieden diverse mogelijkheden aan bedrijven of personen om te sponsoren. Hiervoor hebben we een sponsorgids beschikbaar met allerhande pakketten. Doordat we in het eerste jaar al redelijk succesvol zijn geweest in het aantrekken van nieuwe sponsoren zijn alle plekken die we in eerste instantie hadden aangewezen, in overleg met het bestuur, om reclame uitingen te plaatsen wel zo ongeveer bezet. Er is nog plaats op de banen 1 en 2 voor een aantal reclame borden. Op de andere banen van het park willen wij liever geen borden plaatsen omdat het in onze optiek ook geen “overkill” moet worden. Om de binding van sponsoren met onze vereniging te stimuleren hebben we officieel een aantal contact momenten gecreëerd. In het voorjaar zijn de sponsoren uitgenodigd voor een sponsorborrel met een hapje in het nieuwe clubhuis waarbij ook onze voorzitter aanwezig was. In het najaar hebben wij een sponsortoernooi georganiseerd inclusief BBQ en in december hebben wij de grotere sponsoren een kleine eindejaar attentie overhandigd. Wij hebben de indruk dat dit soort initiatieven zeer door onze sponsoren wordt gewaardeerd en het positieve beeld dat men heeft van onze club versterkt wordt. Bij veel andere verenigingen kent men als sponsor één contact moment en dat is als men de jaarlijkse factuur op de mat ontvangt. Wij hebben een andere benadering.
2
Ook voor dit jaar staan dergelijke ontmoetingen tussen commissie, bestuur en sponsoren op het programma. We hebben bijvoorbeeld al onze sponsoren uitgenodigd voor de finale middag van het Delden Open op 1 april a.s. om onder het genot van een drankje te genieten van de sfeer en de mooie partijen op ons park. Globaal kun je zeggen dat vanuit de sponsor opbrengsten 2012 alle initiële kosten zoals vlaggen, winddoeken, baan bordjes, reclameborden en alle andere reclame uitingen betaald zijn. Ook is door de commissie een flink stuk bijgedragen aan de nieuwe beeld en geluidsinstallatie. En “last but not least” wordt ons magazine “Baseline” volledig betaald door onze sponsoren. Daarnaast hebben we nog een klein positief saldo overgehouden van ca. EUR 2.200, Dit betekent dat voor de jaren 2013 en 2014 een groot deel van de jaarlijkse sponsor inkomsten netto inkomsten zijn. Henry Veldhuis vraagt naar de levensduur van de vlaggen. Zijn inmiddels aan vervanging toe. Ton Scholte op Reimer geeft aan 1 jaar. Hier is in de begroting rekening mee gehouden. Jeugdcommissie: De jeugdcommissie jaar 2012 weer diverse activiteiten uitgevoerd, ontwikkeld of in Ondersteunt. De commissie bestaat uit: Karen Bakhuis, Arend Jan ten Kleij, Audrey Mulder, Frank Smit, Ilma Brandt, Tekla van Marle, Jorrit Constant, Pascal Groot Kormelink en Wouter Weijenborg. Een nieuw initiatief om de jeugd meer aan het tennissen te krijgen is de interne competitie op zondagochtend. Dit initiatief is overgenomen door meerdere verenigingen waardoor de competitie nu meer dan 300 deelnemers heeft! Daarnaast is er in 2011 een voorzichtige start gemaakt met een niet tennisactiviteit om meer club binding te krijgen. Een start is gemaakt met zwemmen bij de Wilder in Haaksbergen. Dit was een groot succes en is dit jaar herhaald. Afgelopen jaar hebben we met groot succes een filmavond georganiseerd waarbij de leden ook introducés mee mochten nemen. Er waren ruim 50 kinderen. We gaan dit zeker herhalen en proberen het ook in te zetten als ledenwerfinstrument. Het oliebollentoernooi is komen te vervallen door het vervallen van de nieuwjaarsreceptie. Het tenniskamp van 2012 werd bijgewoond door 28 kinderen tot 16 jaar. Voor de jeugd ouder dan 16 is er een eigen kamp, hier gelden uiteraard andere regels.
Nr 1 2 3 6 7 8 9 10 12 13 14 15
Activiteit Competitie (incl. Wimbledon Welpen comp) BBQ afsluiting competitie Pannenkoekentoernooi Zomerkamp Victor den Hartog Dubbel Victor den Hartog Enkel/Mix Minitoernooi (tijdens VDH) Onderlinge competitie X Ouder en kind tennis Oudere jongerenkamp Invitatietoernooi Filmavond
Technische Commissie: Aantal senioren competitieteams 2012: 14 districtsteams en 3 ‘landelijke’ zondag teams Aantal senioren competitieteams 2013: 15 districtsteams en 4 ‘landelijke’ zondag teams
3
Dat zijn dus 2 senioren teams meer. We hebben een nieuw heren 45+ team op vrijdagavond en een nieuw 4e gemengd team op zondag (o.a. Flip a/d Stegge). Het aantal jeugd teams op zondag is helaas afgenomen van 5 naar 2 teams. Een dames team van de dinsdag en een dames team van de zaterdag gaan naar vrijdagavond, waardoor we totaal 8 teams op vrijdag krijgen! Kampioenen senioren competitie 2012: 3 teams 3e gemengde zondag team is kampioen geworden in de 7e klasse, gaan dus 6e klasse spelen! 2e dames zaterdag team is kampioen geworden in de 4e klasse, maar gaat spelen op vrijdagavond dames 45+ 1e heren 45+ vrijdagavond team is kampioen geworden in de 2e klasse en gaat dus in hoogste klasse spelen dit jaar! Gedegradeerd 2 teams: 1e gem. zondag team van 3e naar 4e klasse en het 5e heren vrijdag 45+ team van de 4e naar de 5e klasse. Victor den Hartog 2012: Het toernooi is afgelopen jaar wederom gespeeld in 2 gedeeltes; heren- en dames dubbel voor de zomervakantie en de enkel en gem. dubbel na de zomervakantie. Prima verlopen toernooien, alleen denken we dat het nog gezelliger wordt wanneer er 1 groot toernooi gehouden wordt. Victor den Hartog 2013: Het wordt weer 1 groot gezellig toernooi en zal gespeeld worden van 2 - 15 september 2013 Accomodatiecie: De accommodatie commissie bestaat uit de volgende personen: Johan Pots, Henk Hardeman, Henny Semmekrot, Wim Hilarius en Henk Janssen(vz). In het voorjaar van 2012 is een begin gemaakt met de herinrichting van de tuin tussen de parkeerplaats en de tennisbanen. In april zijn de oude planten en boomstronken verwijderd en afgevoerd, ook is de grond geëgaliseerd. Door weersomstandigheden kon de tuin niet direct herplant worden. Het inplanten is in oktober 2012 uitgevoerd door tuinbedrijf Robin Cattier, met hulp van de accommodatie cie en enkele vrijwilligers. Robin Cattier is tevens sponsor geworden. De commissie heeft verder een grondige snoei actie uitgevoerd op de overige beplanting rondom de tennisbanen, zo is de volledige beplanting tussen de tennisbanen en de Morsweg volledig terug gesnoeid. Vorige zomer heeft de commissie een begin gemaakt met het schilderen van het hout rondom het clubhuis. Aankomend jaar zullen ook de houten pilaren worden geschilderd. Tevens zijn een aantal vrijwilligers begonnen met het schilderen van de kozijnen (Harrie Baake en Bart Belvroy). Dit jaar zal e.e.a. verder afgewerkt moeten worden, de commissie is nog op zoek naar een aantal leden die willen ondersteunen met het schilderen. Begin 2013 is een alarmsysteem in ons clubhuis in gebruik genomen. Onze verzekeraar stelde dit als eis om een inbraak verzekering te kunnen afsluiten. Tevens voelde het bestuur ook een verantwoordelijkheid richting onze sponsoren om een beveiligingssysteem aan te leggen. Mede gezien de kostbare apparatuur die door verschillende bedrijven is geschonken. Het alarmsysteem kan worden uitgeschakeld door een beperkt aantal personen die middels het KNLTB pasje toegang tot het clubhuis hebben. In februari 2013 is de commissie begonnen met de herinrichting en opruimen van de werkplaats en het opslaghok. De oude witte tuinstoelen zijn verkocht via markplaats en er zijn enkele aanhangwagens met grofvuil afgevoerd naar de vuilstort ( o.a. restanten van de verbouwing).
4
Het aankomend jaar zal de commissie evenals voorgaande jaren daar waar nodig Johan ter Horst ondersteunen en het reguliere onderhoud verzorgen. Verder zijn er plannen om een groenafval opslagplaats te maken. Jelle Holsbeke vraagt wie Johan ter Horst aan stuurt. Henk Janssen geeft aan dat hij dit is. Jelle vraagt zich af waarom Johan er vanavond niet bij is. De voorzitter geeft aan dat Johan geen lid is van TC Delden. Henry Veldhuis vraagt om aandacht voor vervanging van de baanlampen. Dit is allemaal contractueel vastgelegd geeft de Voorzitter aan. Jan Bram de Groot zou graag zien dat voor Delden Open de lampen vervangen worden om geen tijdsverlies tijdens Delden Open te riskeren. De Voorzitter geeft aan Aerolux opdracht te geven hier aandacht aan te schenken en nogmaals na te gaan of lampen binnen 18 uur vervangen worden. Witte plastic stoelen zijn verkocht, actie Henk Oproep, geen fietsen plaatsen naast het clubgebouw Vlaggenmasten gaan deze week nog de grond in Met klem is aangegeven dat de accomodatie cie nog op zoek is naar schilders, m.n. buitenwerk!! Applaus voor de accomodatie cie is op zijn plaats. Secretariaat/PR: Bestuur vergadert normaliter 6 x per jaar, Inmiddels hebben we besloten geen notulen te maken van de vergadering maar alleen te werken met een actie- en besluitenlijst. Ook de lijst van binnen gekomen stukken wordt niet meer gemaakt. Dit maakt dat er ruimte is ontstaan bij het secretariaat voor andere werkzaamheden. In overleg is PR en communicatie, waar al langer iemand voor gezocht is, ondergebracht bij het secretariaat. Inmiddels zijn er contacten met Rob Steentjes van Delden nieuws.nl en Clemens Geerdink van het Hofweekblad. Nieuwswaarheden graag aandragen bij het secretariaat zodat die onder de aandacht kunnen worden gebracht bij desbetreffende personen voor plaatsing. Ook de vaste items zullen nu gecommuniceerd worden via het secretariaat, als voorbeeld maak kennis met tennis. Leon Olde Scholtenhuis attendeerde erop dat TC Delden op Facebook is Recreatietennis 2012: Aangezien er geen recreatiecommissie is ziet het bestuur af van het afleggen van verantwoording over 2012 als extra uitnodiging aan de leden. Hierbij wil het bestuur de noodzaak aangeven en doet nogmaals een beroep aan leden om komend jaar te kunnen voorzien in een recreatiecommissie. Ad 6 Financiële zaken/verslag van de kascommissie/vaststelling jaarrekening/begroting 2013 (Bijlage 3.) Rutger Deterd oude Weme geeft aan dat m.b.t. de trainingsgelden er een correctie kan worden gemaakt. Huub zal het resultaat aanpassen van €47.000,- naar €50.000,. Dit maakt dat het netto resultaat rondom de €0,- zal liggen. Jan Bram geeft aan dat Delden Open in het verleden niet apart vernoemd is. Dit maakt een opbrengst i.p.v. een verlies. De opbrengst moeten we als reservering boeken om bij slecht weer in te zetten voor gebruik van het aparthotel. Henry Veldhuis geeft aan dat het verstandig de energiekosten nog eens tegen het licht te houden. Henry vraagt waar de baanverlichting onder is geboekt. Antwoord is park. Tijdens het openingsfeest zal iedereen en welkomstdrankje worden ingeschonken en ontvangt eenieder 2 consumptiebonnen. De rest is voor eigen rekening gezien het teleurstellende barresultaat. Huub geeft aan dat we een transparante vereniging willen zijn maar vraagt wel discreet met de informatie om te gaan.
5
Wederom komt de opmerking dat werken met contant geld het goedkoopst is en blijft. Indien de bar omzet blijft tegenvallen, ook na het treffen van maatregelen, is chippen te overwegen. Ad 7 Benoeming kascommissie: De Kascommissie, bestaande uit Han Holtkamp en Jan Bram de Groot, heeft de Jaarrekening 2012 en de begroting 2013 gecontroleerd en besproken met de penningmeester. De Kascommissie komt tot het oordeel dat de Jaarrekening een getrouw beeld geeft van het gevoerde beleid en dat de begroting met inachtneming van de te verwachten ontwikkelingen in inkomsten en uitgaven is opgesteld. De Kascommissie adviseert de Algemene Ledenvergadering de penningmeester decharge te verlenen. Ten aanzien van de verantwoording van de inkomsten en uitgaven van de barverkopen adviseert de Kascommissie als volgt. In het proces van inkoop van artikelen tot en met de uiteindelijke verantwoording van de ontvangsten zijn 5 fasen/toet momenten te onderscheiden: 1. de inkoop van voorraad 2. de (periode van) opslag van voorraad in het clubhuis/magazijn 3. het verkoop aan de bar inclusief ontvangst/afrekening 4. de verantwoording van de tijdens hun dienst ontvangen gelden door het dienstdoende barpersoneel en 5. de verantwoording van de ontvangsten door de barcommissie. Het is van belang dat voor elk van deze fasen afzonderlijk ook afzonderlijke personen verantwoordelijk zijn en dat telkens bij overgang naar een volgende fase controle en overdracht plaatsvindt. Bij wijze van voorbeeld: de functionaris die de inkoop doet (fase 1) draagt de voorraad met verificatoire bescheiden over aan de magazijnbeheerder (fase 2). Verder is het terugdringen van de hoeveelheid contant geld belangrijk (fase 3 en 4). Het invoeren van de mogelijk met chip of pin te betalen of via een uploadsysteem op de KNLTBpas verdient aanbeveling. Han Holtkamp en Henry Veldhuis worden door de ALV benoemd. Dirk van Ittersum is benoemd als (secundus). Ad 8 Ledenadministratie Onze tennisclub telde in januari 2012 623 leden, te weten 469 seniorleden en 154 juniorleden, waarvan er 24 in de tussengroep zitten. Dus t/m 17 jaar 130 leden. Onze tennisclub telde in januari 2013 624 leden, te weten 494 seniorleden en 150 juniorleden, waarvan er 20 in de tussengroep zitten. Dus t/m 17 jaar 130 leden Inmiddels is het aantal gezakt naar 618 leden. Graag een verzoek aan de leden om een adreswijziging en/of wijziging bank/gironummer door te geven aan H. Hofste,
[email protected] . Evt. ook een telefoonnummer of emailadres. Ad 9 Bestuurswisseling/bestuursverkiezing: Bestuurswisseling/bestuursverkiezing
6
Ton Scholte op Reimer legt zijn bestuursfunctie neer. Wij danken Ton voor zijn jarenlange inzet in het bestuur. Ton blijft de competitie en de sponsor cie doen. Aftredend en verkiesbaar: Rina Langelaar(secretariaat/PR) opnieuw gekozen. Voor maximaal 1 jaar beschikbaar. Voorzitter recreatiecommissie (vacant) Technische cie voorgedragen Martine Schipper en gekozen. Zij zal m.n. als het technische brein van het bestuur gaan functioneren. Zij zal door meerdere leden worden ondersteund. Wouter Weyenborg stelt zijn functie beschikbaar. Uiterlijk met ingang van 1.4.2014 zal Wouter aftreden. Ad 10 Rondvraag/ mededelingen: - Huub vraagt aandacht voor de drukke functie van Rutger Deterd Oude Weme met een applaus. - Leon vraagt applaus voor de inschrijvingen en de inzet van Audrey. Hij gaat er vanuit dat het een Top toernooi gaat worden. Tevens attendeerde hij op ‘TC Delden op Facebook’.
Ad 11 Sluiting: Na afloop is er nog even gezellig na gekletst. Notuliste, Rina Langelaar
7
