Notulen Algemene Ledenvergadering Tennisclub Delden, d.d. 12-03-2012, aanvang 20.00 uur in het clubhuis te Delden. Aanwezig: Ton Scholte op Reimer, Tim Gerritsjans, Huub Kottink, Clemens Weber, Henriette Hofste en Rina Langelaar. Zie bijgevoegde lijst. In totaal 36 leden aanwezig. Afwezig met kennisgeving: Wouter Weyenborg (bestuur), Justine Verschuren, Jo en Jan ten Broeke, Ton Bootsveld, Mariet Smit, Jan Workel, Marianne Extercate, Ilse Niessink en Ineke Weber. Ad 1 Opening: De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom. 1 minuut stilte in acht genomen voor alle overleden TC (familie-)leden. Ter overweging voor de aanwezige leden geeft de voorzitter al vast mee dat er geen kandidaten voor de recreatiecommissie en de accomodatiecommissie zijn. De voorzitter komt daar in de loop van de vergadering op terug. Ad 2 mededelingen: De voorzitter geeft aan dat aftredend en niet verkiesbaar is de voorzitter Clemens Weber. Aftredend en verkiesbaar Huub Kottink (Penningmeester), Henriette Hofste (Ledenadministratie) en Ton Scholte op Reimer (Technische commissie). Voorzitter recreatiecommissie (vacant) en Voorzitter accommodatiecommissie (Henk Jansen, verkiesbaar) Penningmeester (Vacant, indien Huub Kottink voorzitter wordt) De Voorzitter heeft Harrie Roesink bedankt voor zijn inzet als (voorzitter) van de recreatiecommissie, Jan Bram de Groot voor zijn inzet als toernooi directeur van Delden Open, Antoinette en Henry Veldhuis voor hun algehele inzet en Henry in het bijzonder voor de organisatie rondom de trainingen. Rian Hagedoorn en Marianne Extercate waren niet aanwezig maar zijn benoemt en nadien bedankt met bloemen voor hun inzet betreffende de damescompetitie. Ad 3 Binnengekomen stukken: Bijlage 1. Brief Ton Bootsveld, vraagt om uitvoeren van besluit punt 12. ALV 28-02-2011. Gaat om leden die ongeoorloofd, uit huis meegebrachte, koffie drinken in de kantine in kopjes met suiker en melk van de club. De voorzitter geeft aan dat we in ons nieuwe clubgebouw nieuwe regels zullen opstellen w.o. dat meegebrachte waar, indien verkrijgbaar in ons clubgebouw, niet genuttigd mag worden in ons clubgebouw. Leden zullen daar persoonlijk op worden aangesproken. Ad 4 Goedkeuren en vaststellen notulen ALV d.d. 28-02-2011: De notulen worden vastgesteld en goedgekeurd. Ad 5. Verslagen van de commissies Technische Commissie: Aantal senioren competitieteams 2011: 14 districtsteams en 3 ‘landelijke’ zondag teams Aantal senioren competitieteams 2012: 14 districtsteams en 3 ‘landelijke’ zondag teams - geen wijzigingen in aantallen dus dit jaar, alleen het 3e zondag senioren team was een heren team en wordt gemengd. Wanneer we de jeugd teams meetellen, hebben we komend jaar 8 gemengde teams op zondag. Kampioenen senioren competitie 2011: 5 teams Eerste team op zondag is kampioen in de 4e klasse, gaan dus 3e klasse spelen! (gemiddelde speelsterkte 3,3 dit is jaren geleden dat we zo hoog hebben gespeeld). Van de 5 teams op Vrijdagavond 45+ zijn er 4 kampioen geworden!
1
Gedegradeerd 2 teams gedegradeerd: Heren 1 zaterdag en Dames 1 donderdag, beide van de 1e naar de 2e klasse. Opvallend: Er zijn 4 spelers die in 2 competitie gaan spelen, zowel op zaterdag als op zondag. Je moet dan minimaal 4x spelen per competitie soort. Victor den Hartog 2011: In 2 gedeeltes gespeeld (jeugd en senioren wel samen) Voor de vakantie Enkel en Gemengd Dubbel, na de vakantie Dames Dubbel en Heren Dubbel Toernooi goed verlopen, er zaten wel een aantal avonden bij dat het erg rustig was op het park, dat proberen we komend jaar ‘beter’ te doen…. Victor den Hartog 2012: Weer in 2 gedeeltes: (jeugd en senioren samen), alleen andersom; 1e gedeelte van 30 juni - 8 juli - Dames Dubbel en Heren Dubbel 2e gedeelte van 15 september - 23 september – Enkel en dam es/heren dubbel Pascal Groot Kormelink komt de commissie versterken (Jan-Bram de Groot en Ton Scholte op Reimer). Jeugdcommissie: De jeugdcommissie jaar 2011 weer diverse activiteiten uitgevoerd, ontwikkeld of in Ondersteunt. De commissie bestaat uit: Ilma Brandt, Karen Bakhuis, Inge Bruins, Margo Bragonje, Arend Jan ten Kleij, Audrey Mulder, Frank Smit en Wouter Weijenborg. Nieuw lid vanaf maart 2012 Jorrit Constant Een nieuw initiatief om de jeugd meer aan het tennissen te krijgen is de interne competitie op zondagochtend. Daarnaast is er in 2011 een voorzichtige start gemaakt met een niet tennisactiviteit om meer club binding te krijgen. Met ongeveer 25 kinderen hebben gezwommen bij de Wilder in Haaksbergen. Dit was een groot succes en zal een vervolg krijgen Het tenniskamp van 2011 werd bijgewoond door 30 kinderen tot 16 jaar. Voor de jeugd ouder dan 16 is er een eigen kamp, hier gelden uiteraard andere regels.
Nr 1 2 3 6 7 8 9 10 12 13
Activiteit Competitie (incl. Wimbledon Welpen comp) BBQ afsluiting competitie Pannenkoekentoernooi Zomerkamp Victor den Hartog Dubbel Victor den Hartog Enkel/Mix Minitoernooi (tijdens VDH) Onderlinge competitie Ouder en kind tennis Oudere jongerenkamp
14 Invitatietoernooi 15 Oliebollentoernooi
2
Barcommissie: Afgelopen jaar stond voor een groot deel in het teken van de verbouwing. Bepaalde zaken die we op de planning hadden staan hebben we geparkeerd en zullen met het verwezenlijken van de nieuwe bar/clubhuis worden opgepakt. Wederom zijn enkele toernooien niet door gegaan. Wat minder bar-omzet tot gevolg heeft. De commissie is niet gewijzigd in 2011. Wel willen we met name Gerrie nogmaals bedanken voor het realiseren van de mooie bar! Financieel hebben we mede door onze controle maatregelen een mooi resultaat van 16.000,- euro bijgedragen. Dit is meer dan in 2009 en 2010. Door nieuwe impulsen en visie vanuit het bestuur, de sponsorcommissie, het hernieuwde clubhuis en de inspanningen van alle andere commissies, zal het animo om vaker op de tennisbaan te verschijnen toenemen. Wij verwachten zeker nieuwe groepen aan te boren. De BarCom zal proberen hierop in te spelen. Ook zullen we af en toe andere producten introduceren. Als barcommissie zullen we hierop in moeten springen en meer openstellingen willen realiseren. Dit gaat echter niet zonder de hulp van leden. Wij verwachten dan ook uit deze groepen mensen die bereid zijn om af en toe zorg te dragen voor een openstelling. Indien er personen opstaan die vaker bardiensten willen draaien zou hier een kleine vergoeding tegenover kunnen staan. Het zal vanaf het komende jaar ook niet meer mogelijk zijn om producten die in het clubhuis te verkrijgen zijn, van huis uit mee te nemen en in het clubhuis te nuttigen. Wij nemen ook geen eigen koffie mee als we ergens op bezoek gaan. Onze doelstelling voor 2012 zal dan ook een significant beter resultaat dan afgelopen jaar zijn. Graag ontvangen we commentaar, ideeën enzovoort met betrekking tot de barcommissie graag rechtstreeks. Alleen op die manier kunnen we daar iets mee doen. Het is ons opgevallen dat er veel mensen een mening hebben, die wel in groepsverband neerleggen, maar niet waar die thuis hoort. Mijn strekking is eigenlijk doe wat meer, zeur wat minder. Ook activiteiten gedaan in het verleden geven geen garanties voor de toekomst. We zullen het nog steeds samen moeten doen. Op een succesvol 2012. Huub Kottink geeft aan dat de barcommissie kan overwegen de bar meer te kunnen openen door een specifieke doelgroep m.n. schooljeugd een zakcentje te laten verdienen. Jan Klok geeft daarop als reactie dat het heel gebruikelijk is binnen het verenigingsleven dat als een lid geen bardienst wil draaien er een extra toelage op het lidmaatschapsgeld komt. Wienolt de Lange geeft weer dat er aanzienlijk meer winst is geboekt dan de norm (12.000,-) door controle, omzetverhoging en grotere marges. Hij maakt hierbij een groot compliment voor de barcie. Recreatietennis 2011: Aangezien er geen recreatiecommissie is ziet het bestuur af van het afleggen van verantwoording over 2011 als extra uitnodiging aan de leden. Hierbij wil het bestuur de noodzaak aangeven en doet nogmaals een beroep aan leden om komend jaar te kunnen voorzien in een recreatiecommissie. Hierbij is nogmaals aangegeven dat Harrie Roesink erg veel heeft gedaan en de kar ondanks meerdere oproepen aansluitend nog jaren heeft getrokken. Sponsorcie: De nieuwe sponsor commissie bestaat uit Rene Bragonje, Erik Wilmink, Paul Straver en Han Holtkamp en wij zijn daarmee de opvolgers van Bert Teunissen en Jan Buursink die de afgelopen jaren de kar hebben getrokken. Wij willen beiden danken voor alles wat ze voor onze vereniging hebben kunnen betekenen.
3
In onze nieuwe samenstelling schuiven ook Ton Scholte op Reimer en Huub Kottink regelmatig aan vanuit hun bestuursfunctie. Op verzoek van het bestuur kunnen we een kort iets zeggen over de inkomsten over 2011 en de voorlopige inkomsten 2012. De bruto sponsor inkomsten in 2011 bedroegen : €5.606,- waarvan €3000,- van de Rabobank. Dit bedrag werd bijeengebracht door 24 sponsoren. Het betreft voornamelijk winddoeken en advertenties. Behaalde resultaten tot nu toe voor 2012; 18 winddoeken, 12 vlaggen, 8 baansponsoren, 4x club van 100 en 13 advertentie sponsoren. In de duurdere pakketten zit automatisch de plaatsing van een advertentie. Om de sponsoren een platform te geven voor extra exposure middels advertenties is op initiatief van de sponsor commissie het glossy tennis magazine " Baseline" ontstaan. De kosten van dit bewaarexemplaar worden volledig betaald uit de sponsor inkomsten. De nieuwe sponsor contracten vertegenwoordigen bruto inkomsten van ca. eur 15.000,Naast dit bedrag verwachten we nog op basis van de bestaande overeenkomst met de Rabo als hoofdsponsor een additionele bijdrage van EUR 1.500 voor het seizoen 2012 en zullen de bruto sponsor inkomsten minimaal uitkomen op 16.500, - voor dit jaar. Dit is inclusief 2 sponsoren die het drie jaars contract in een keer voldaan hebben. De netto inkomsten (na aftrek kosten) bedragen voor 2013 en 2014 minimaal EUR 10.000 per jaar. Dit alles wordt gerealiseerd met 43 sponsoren. Daarnaast zijn er ook sponsoren c.q. leden die substantiële bedragen in geld of materialen doneren die niet in deze cijfers zijn meegenomen. Afsluitend kunnen we stellen dat er nog meer potentie is, denk daarbij aan sponsoring van toernooien, interne competities en ontwikkelen van nieuwe sponsorpakketten. Daarnaast is er sprake van een lijst met potentiele sponsoren die nog niet benaderd zijn. Speciale aandacht willen wij vragen voor twee zaken; Kent u een bedrijf dat geïnteresseerd is om onze mooie vereniging te sponsoren neem dan contact op met een van de commissie leden. Er is een schitterende, door Paul Straver vormgegeven Sponsorgids beschikbaar (ook digitaal). Voorts het fenomeen "Vrienden van de TC Delden". Voor een bijdrage van EUR 50 komt je naam op een speciaal te ontwerpen bord dat opgehangen wordt in het clubhuis. Met deze actie "Vrienden van" willen wij leden bereiken die de club een warm hart toe dragen en hun betrokkenheid willen uiten. Vele kleine bedragen maken een interessant bedrag waar we als club weer mooie dingen van kunnen doen. Accommodatiecie: In 2011 is er een nieuwe accommodatie commissie aangetreden. De commissie bestaat uit de volgende leden: Henk Hardeman, Johan Pots, Wim Hilarius, Henny Semmekrot en Henk Janssen. In 2011 is het hekwerk tussen de tennisbanen en de korfbalclub hersteld. De oude palen zijn vervangen en het gaas is opnieuw bevestigd. Tevens is er rondom het hekwerk grondig gesnoeid. Verder heeft de accommodatiecie tijdens de bouwwerkzaamheden van het clubhuis diverse klussen en opruimwerkzaamheden verricht. In het algemeen zal de
4
commissie zich bezig houden met onderhoud van het park en het verrichten van reparatie werkzaamheden. Ook zal de commissie Johan ter Horst ondersteunen daar waar nodig. Omstreeks april 2012 zal de tuin tussen de parkeerplaatsen en de tennisbanen opnieuw aangelegd worden. Deze klus wordt uitgevoerd door tuinbedrijf Robin Cattier, Cattier heeft zich hiermee verplicht tot 3 jaar sponsoring. Een en ander wordt verrekend met de aanleg kosten. Ad 6 a Financiële zaken/verslag van de kascommissie/vaststelling jaarrekening/begroting 2012: De kascommissie, bestaande uit Ineke Wagemaakers en Jan Bram de Groot, heeft op 7 maart 2012 de boeken en onderliggende financiële bescheiden gecontroleerd. Onregelmatigheden zijn –zoals verwacht- niet aangetroffen: de penningmeester heeft een getrouw beeld geschetst van de financiële stand van zaken van de vereniging. De kascommissie onderschrijft de conclusie van het bestuur dat de vereniging een goede financiële positie heeft en de toekomst met vertrouwen tegemoet kan zien. De kascommissie stelt voor de penningmeester voor het door hem gevoerde financiële beleid te déchargeren. Huub licht de resultaten 2011 en de begroting 2012 toe. Alle bijlagen 2. T.b.v. de financiën liggen ter inzage bij het secretariaat. Wienolt de Lange geeft Tim een uitdaging mee. Hij wil graag dat binnen de club de deldense kruidenbitter wordt (geher)introduceert. Tim geeft aan dat er geen sterke drank mag worden geschonken in ons clubgebouw. Henry Veldhuis stelt de vraag waarom wij als vereniging niet in aanmerking zijn gekomen voor subsidie van de gemeente m.b.t. onze verbouwing. Door het bestuur is deze vraag destijds wel aan de gemeente HvT gesteld. Op dat moment is door de gemeente HvT aangegeven dat er geen subsidie beschikbaar was in kader van onze verbouwplannen. Het bestuur was dan ook zeer verbaasd in de krant te lezen dat aan diverse clubs binnen de HvT wel subsidie was verstrekt en heeft aansluitend op deze berichtgeving naar betreffende wethouder gereageerd. De wethouder heeft aangegeven dat er clubs waren die voor 2012 wel hebben aangevraagd. Er is subsidie beschikbaar gesteld voor 2012 maar niet voor verbouwingen met betrekking tot horecafaciliteit (aanvragen voor 1 juni). Terugkijkend hebben we voor 2011 niet kunnen aanvragen. Aandachtspunt bestuur TC Delden; dichter op de gemeente HvT begeven. Wienolt de Lange geeft aan dat het beter is een gesprek aan te vragen bij de gemeente dan schriftelijk te reageren. Jorrit vraagt of we voor de kleedkamer alsnog voor 1 juni 2012 subsidie gaan aanvragen? Bestuur geeft aan dat we wachten met subsidieaanvraag omdat we over 6 jaar de banen willen aanpassen. Volgens leden staat dit los van kleedkamers. Ad 6 b Verbouwing clubgebouw Bijlage 3 Dank aan alle vrijwilligers die de hele verbouwing mogelijk hebben gemaakt o.l.v. bouwcie bestaande uit Huub Kottink, Tim Gerritsjans en Rina Langelaar. De verbouwing is leuk afgesloten met een middag voor alle vrijwilliger aangeboden door het bestuur. Naamgeving zal worden Clubhuis, naam Dramhoes zal niet meer worden gebruikt omdat deze afbreuk doet aan het nieuwe ontwerp. Zijn er spelregels bij de nieuwe pas voor de toegangscontrole ?(Antoinette Veldhuis). Worden z.s.m. via de nieuwsflits gecommuniceerd (Huub) Kan er ook geld op pasje worden gestort/c.q. betaald? (Boudewijn a/d Stegge) Nee, er is gekozen voor een nieuwe kluis (Huub). Waarom geen toegangscontrole via hek? (Harrie Roesink) In verband met groot lek aan de achterkant (Huub). Hek is scheef gereden word dit nog hersteld? (Henry Veldhuis). Er is inmiddels contact geweest met de schade-expert, hopelijk voor Delden Open.(Huub)
5
Ad 7 Benoeming kascommissie: Jan Bram de Groot en Han Holtkamp worden door de ALV benoemd. Henry Veldhuis is benoemd als (secundus). Ad 8 Ledenadministratie Onze tennisclub telde in januari 2011 641 leden, te weten 525 seniorleden en 115 juniorleden, waarvan er 22 in de tussengroep zitten. Dus t/m 17 jaar 93 leden. Onze tennisclub telde in januari 2012 623 leden, te weten 469 seniorleden en 154 juniorleden, waarvan er 24 in de tussengroep zitten. Dus t/m 17 jaar 130 leden. Momenteel al weer 639 leden. Graag een verzoek aan de leden om een adreswijziging en/of wijziging bank/gironummer door te geven aan H. Hofste,
[email protected] . Evt. ook een telefoonnummer of emailadres. Ad 9 Bestuurswisseling/bestuursverkiezing: Bestuurswisseling/bestuursverkiezing Aftredend en niet verkiesbaar: C Weber afgetreden als voorzitter. Huub Kottink is hierbij benoemd als voorzitter. De voorzittershamer werd, begeleid door een kort woordje van de oud voorzitter, overgedragen aan de nieuwe voorzitter. De nieuwe voorzitter bedankte de oud voorzitter voor zijn inzet met mooie woorden en bloemen. Aftredend en verkiesbaar: Henriette Hofste (ledenadministratie) opnieuw gekozen Ton Scholten op Reimer (technische commissie) opnieuw gekozen Voorzitter recreatiecommissie (vacant) Voorzitter accommodatiecommissie voorgedragen Henk Jansen, gekozen Penningmeester voorgedragen Carla Zengerink, gekozen Ad 10 Voorstel aanpassing/wijziging van de statuten en huishoudelijk reglement TC Delden. Bijlage 4. Benoemd betreffende de wijzigingen van de statuten en reglementen; - aanleiding; verouderd taalgebruik en onnodige ingewikkelde zinsconstructies welke niet altijd eenduidig uitlegbaar waren. Aanpassing aan moderne media als internet en email om kosten te kunnen besparen tijdens communicatie. Minder werk voor de ledenadministratie omdat reglementen duidelijker aangeven wat de rechten en plichten zijn van de leden m.n. indexering automatisch niet meer in ALV. - proces, de TC Delden eigen zaken zijn in gebracht in de standaard statuten en reglementen van de KNLTB. De statuten en reglementen zijn vervolgens uitvoerig in het bestuur aan de orde geweest en unaniem goedgekeurd. Vervolgens zijn de statuten en reglementen voorgelegd aan de heer JB de Groot welke als jurist geen opmerkingen heeft geplaatst. Vervolgens voorgelegd aan de afdeling juridische zaken van de KNLTB, waarvan wij de goedkeuring en de complimenten kregen t.a.v. de statuten en reglementen. In de ALV en na goedkeuring, deponering bij de notaris en opsturen naar de KNLTB. Jelle Holsbeek geeft aan dat quorum is geschrapt, Wienolt de Lange licht toe dat aantal leden aanwezig moet zijn anders moet er een tweede vergadering worden uitgeschreven. Jelle Holsbeek geeft weer dat hh reglement schriftelijk danwel digitaal aangeleverd moet zijn aan leden, is dit gebeurd? Ja, staat al enige tijd staat op de site van TC Delden ter inzage. Nieuwe hh reglement mist verslaggeving m.b.t. gevoerde beleid door de cie’s. Het is vermeldingswaardig om naar de oude statuten te kijken om problemen te voorkomen.
6
Jelle Holsbeek stelt dat als bestuur de begroting te buitengaat, zich 100% meer overschrijding toegeëigend om slagvaardiger te kunnen handelen wat dit voor consequenties kan hebben. Toelichting Clemens Weber; bestuur moet zich uiteindelijk altijd verantwoorden in de ALV. De voorzitter vraagt of we kunnen stemmen. Conclusie quorum is niet aanwezig.
Nota Bene: Voor het goedkeuren van wijzigingen van de statuten is het volgens de bestaande statuten voorgeschreven dat daarbij 2/3e van de stemgerechtigde leden van de TC Delden aanwezig dient te zijn bij de stemming hierover. Indien dit quorum niet aanwezig is kan er dus tijdens deze ALV geen stemming over de voorgestelde wijzigingen plaatsvinden. De statuten schrijven dan voor dat een nieuwe ALV binnen 14 dagen zal dienen te worden uitgeschreven. Bij deze 2e ALV is de aanwezigheid van 2/3e van de stemgerechtigde leden niet noodzakelijk om de wijzigingen in stemming te brengen voor goedkeuring. Derhalve: Omdat de opkomst van de leden bij de ALV`s in de afgelopen jaren nooit het 2/3e van het ledenbestand haalde, heeft het bestuur besloten om haar leden van harte uit te nodigen voor het bijwonen van de 2e Algemene Ledenvergadering 2012 gehouden op maandag 12-032012 direct volgend op de sluiting van de 1e ALV 2012. De agenda: 1. Opening, 2. Voorstel aanpassing/wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement TC Delden, 3. Sluiting. Voorzitter sluit en opent de tweede vergadering. Alle leden en bestuur zijn voor. Stemmen alle aanwezigen geteld. Voorstel geaccordeerd. Ad 11 Rondvraag/ mededelingen: Ineke Wagemakers, reminder als 1ste team thuis speelt. Bestuur stelt voor er een nieuwsflits uit te doen in de week voorafgaand. Audrey Mulder; als we met oudere jeugd bar gaan bezetten wie is dan verantwoordelijk en hoe gaan ze de bar achter laten? Wienolt de Lange reageert hierop; 1 coördinator voor 1 week benoemen, werkt heel goed ter controle. Annemieke Beltman; Gebeurt en nog iets aan de akoestiek? Huub; er zijn ideeën geopperd o.a. het plaatsen van akoestische eilanden. Boudewijn a/d Stegge roept leden op om licht uit te doen op de baan. Wordt vaak vergeten. Huub geeft aan dat bestuur gedragsregels gaat opstellen. Hans Prins mist plantenbakken en maakt bezwaar tegen het buiten de poort plaatsen van fietsen op terrasruimte. Boudewijn a/d Stegge maakt de opmerking dat er alsnog een 3 puntssluiting op 1 van de buitendeuren moet worden geplaatst i.v.m. inbraakbeveiliging, 1 deur is wel voorzien de ander niet. Huub geeft aan dit wordt opgepakt. Tijdens de officiële opening zal een eerste exemplaar van ons clubblad ‘Baseline’ een glossy full color magazine worden geshowd. Ilse Niesink was de kartrekker samen met Paul Straver. Pascal heeft de foto’s verzorgd. Er zijn veel advertenties in gekomen dankzij de sponsorcie. Het betreft een bewaarexemplaar dat op het huisadres van onze leden zal worden bezorgd. Een infoboekje met namen en adressen van leden kom t digitaal beschikbaar. Ad 12 Sluiting: Na afloop was er een hapje en een drankje. Notuliste, Rina Langelaar
7
