VvE Lissenvaart 45 / 98 te Zoetermeer Notulen Algemene Ledenvergadering 22 april 2013. In persoon tegenwoordig dan wel vertegenwoordigd door middel van een schriftelijke volmacht 36 van de maximaal 55 uit te brengen stemmen, zodat er derhalve rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen als bedoeld in het Reglement van Splitsing van Eigendom.
Agenda: Zie voorafgaand convocaat d.d. 5 april 2013. Bestuurder: Vervane Beheer B.V. ten deze vertegenwoordigd door de heer A. Christon. 1.
Opening. De voorzitter, de heer P.W. Schoenmakers, opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2.
Ingekomen stukken/ mededelingen van het bestuur. Er zijn geen ingekomen stukken. Het bestemmingsplan “Zorghart” is wederom actueel, het voornaamste onderdeel waar wij als Lissenvaart, maar ook Nimfkruidvaart tegen strijden is de afwikkeling van de verkeersdrukte en gerelateerde milieu- en geluidsproblematiek. De communicatie tussen de bewoners en de gemeente is nog verre van optimaal. De Vereniging Buurthuis Lissenvaart Nimfkruidvaart heeft destijds de commissie geluidshinder helaas opgeheven. De wens dat zij weer als belangenbehartiger optreden is informeel bij hen neergelegd. De beplanting in de wijk wordt aangepakt, de platanen langs de o.a. de Vaartdreef worden vervangen, momenteel wordt besproken waar deze beplanting uit kan bestaan. De cilinders in de toegangsdeuren van de keldergangen zijn vandaag vervangen, gelijksluitend aan de toegangshekken van de parkeergarage. Extra sleutels kunt u via e-mail aanvragen bij de heer Schoenmakers. De oude cilinders waren geheel versleten en gaven veel problemen.
3.
Vaststelling notulen 9 mei 2012. De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld.
4.
Jaarrekening 2012. a) De bestuurder leest het verslag van de kascommissie voor welke aangeeft de jaarcijfers te hebben gecontroleerd en in orde bevonden. Zij adviseert de vergadering de jaarcijfers goed te keuren en het bestuur te dechargeren over het gevoerde financiële beleid over het jaar 2012.
1
VvE Lissenvaart 45 / 98 te Zoetermeer Notulen Algemene Ledenvergadering 22 april 2013. b) De bestuurder neemt de jaarcijfers 2012 paginagewijs door en licht deze op enkele punten toe. De post “ledenbijdrage te vorderen” was op 31 december 2012 zorgelijk, de bestuurder volgt de incassoprocedure stipt. Het saldo is op dit moment al gehalveerd doordat een van de zaken onlangs is opgelost. c) Het exploitatiesaldo wordt aan de reserve toegevoegd. d) Het bestuur wordt met algemene stemmen gedechargeerd over het boekjaar 2012. e) De leden van de kascommissie, de heer Zadelaar, mevrouw FrauenfelderMatto en de heer Huistra worden herbenoemd. 5.
Onderhoud gebouw. De heer Broeke geeft middels een fotopresentatie aan welke werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Een samenvatting hiervan wordt als bijlage aan de notulen toegevoegd. Een attentiepunt hierbij is het aanhelen van de terrazzo traptreden, dit zal altijd zichtbaar blijven. Tijdens de werkzaamheden zal de inrijdeur van de garage weer langer open staan dan gebruikelijk. De heer De Rijk roept alle eigenaren op goed op te letten wie de garage betreedt, helaas zijn er onlangs weer enkele auto inbraken in de buurt te betreuren. Het herstel van de balustrades aan het achterpad is een veiligheidsissue en dient tijdens het onderhoud opgelost te worden, de vergadering onderschrijft dit. Er zijn helaas nog steeds enkele lekkages te betreuren in de bovenwoningen welke afkomstig zijn van het bovenliggende terrassen, als voorbeeld wordt Lissenvaart 77 genoemd. Tijdens het Groot Onderhoud is Texa Nicon op het werk aanwezig en zal deze lekkages onderzoeken en oplossen. Wanneer er meerdere woningen zijn met lekkage klachten worden deze verzocht dit te melden bij Vervane Beheer BV. Eén eigenaar wil weten waarom de kozijnen niet collectief vervangen worden, dit is in het verleden al veelvuldig aan de orde geweest. De voorzitter geeft aan dat de voornaamste reden hiervoor de enorme kosten zijn, er is voor vervanging vooralsnog geen ruimte in het MOP. Er ontstaat discussie over de muren welke onder het antigraffiti contract vallen. De voorzitter geeft aan dat de kosten hiervan aanzienlijk zijn en dat er altijd een afweging gemaakt moet worden tussen de kosten en het risico. Wanneer blijkt dat er meer muren beklad worden zal de CTO dit opnieuw bekijken en mits noodzakelijk de dekking uitbreiden. De leden stemmen hiermede in. Voor dit project is alleen offerte gevraagd bij Rendon. Buiten de goede ervaringen met deze partij is ook de malaise in de bouw in overweging genomen. Er is gewerkt met een open begroting welke inhoudelijk is gecontroleerd op hoeveelheden en bedragen. De begroting zal na akkoord van de vergadering nogmaals geheel worden doorgelopen. Door deze manier 2
VvE Lissenvaart 45 / 98 te Zoetermeer Notulen Algemene Ledenvergadering 22 april 2013. van aanbesteden is meerwerk niet aannemelijk, maar kan nooit worden uitgesloten. De vervanging van de intercom en briefkasten was oorspronkelijk geprognosticeerd in het MOP voor 2016 maar is volgens vergaderbesluit naar 2013 verplaatst. Voor deze werkzaamheden is offerte gevraagd bij Van Emmerik en THT Electrotechniek. Laatst genoemde heeft de beste aanbieding gedaan en de bestuurder heeft goede ervaringen met deze partij. Voorwaarde voor plaatsing is de aanwezigheid van de bedrading in de meterkast, de intercom is immers niet in alle woningen meer aanwezig. De eigenaren kunnen individueel en op eigen kosten een deurspion camera laten plaatsen. Hiervoor kunt u contact op te nemen met THT Electrotechniek, welke u op een later tijdstip zal benaderen. De werkzaamheden zijn op de balustrades na geheel gedekt binnen het MOP. Dit zal dus geen negatieve gevolgen hebben voor de maandelijkse bijdrage of tot extra bijdragen leiden. De werkzaamheden starten begin augustus. De werkzaamheden zullen naar verwachting twaalf weken duren. De volgende werkzaamheden staan voor dit jaar in de planning en komen vanuit het MOP; a) Werkzaamheden voor- en linkerzijgevel: € 165.496,00 ( incl. BTW) Voegen gevel tot aan galerij. Schilderen buitengevel en trappenhuizen. Betonreparaties portaalvloeren en gevelopeningen. Behandelen gevel loopbrug. Herstel balustrades achterpad ; € 7.500,00 (incl. BTW) Het voorstel wordt zonder tegenstemmen aangenomen. b) In combinatie met de jaarlijkse dakinspectie worden diverse detailleringen aan de pannendaken gerepareerd en zal het loodwerk bij de puntdaken geheel worden vervangen. De kosten hiervoor bedragen € 5.432,90 ( incl. BTW). Het voorstel wordt zonder tegenstemmen aangenomen. c) Verlenging onderhoudscontract graffiti (3 jaar) en opnieuw aanbrengen anti vandaal coating € 3.500,00 ( incl. BTW). Het voorstel wordt zonder tegenstemmen aangenomen. d) Vervanging intercominstallatie en briefkasten € 16.418,66 ( Incl. BTW). Zie bijlage 1. Dit voorstel wordt zonder tegenstemmen aangenomen.
3
VvE Lissenvaart 45 / 98 te Zoetermeer Notulen Algemene Ledenvergadering 22 april 2013. Tevens wordt toestemming gevraagd om de huidige postkasten op de dag van vervanging te mogen openen en de aanwezige post in de nieuwe postkasten te leggen. Dit voorstel wordt zonder tegenstemmen aangenomen. De bestuurder vraagt de vergadering mandaat voor uitvoer bovenstaande werkzaamheden. Uitgangspunt hierbij is een marge van 10% op voorgenoemde bedragen en 7% begeleidingskosten. Ook dit voorstel wordt zonder tegenstemmen aangenomen. De heer Broeke wordt bedankt voor zijn bijdrage en verlaat de vergadering. 6.
(Her)benoeming leden Commissie van Toezicht en Overleg. Mevrouw Frauenfelder is onlangs verhuisd en mevrouw Painter heeft aangegeven terug te willen treden. Mevrouw Painter ontvangt een attentie van de voorzitter en wordt onder applaus bedankt voor inzet in de afgelopen jaren. Mevrouw Eberwijn (69) en de heer Vasse (47) stellen zich beschikbaar en worden gekozen. De overige leden stellen zich herkiesbaar en worden herkozen. De samenstelling van de commissie is als volgt: De heer P.W. Schoenmakers (67) (voorzitter)
[email protected] Mevrouw M.H. Jessurun (96) Mevrouw N.A.Schults- Eekhout (60)
[email protected] De heer D. van Westbroek (48)
[email protected] Mevrouw L. Eberwijn (69)
[email protected] De heer P. Vasse (47)
[email protected]
7.
Aanpassing Huishoudelijk Reglement. Naar aanleiding van de installatie van het intercomsysteem en onduidelijkheid bij enkele eigenaren over het protocol bij storingen en verstoppingen worden de volgende aanpassingen in het HR voorgesteld; 6.19.1 c veranderen in .. Het schoonhouden en ontstoppen van alle sanitair en leidingen tenzij deze toebehoren aan de algemene gedeelte en zaken. Toevoegen .. Voor ontstoppingswerkzaamheden heeft de vereniging een contract afgesloten. 6.11 Bij het verbouwen van het appartement zijn de volgende regels van belang; 6.11.4 nieuw… De aanwezige intercominstallatie in/aan/voor het appartement, bestaande uit de intercompost in het appartement, de deurbel (drukknop) bij de voordeur en de algemene postkast met intercominstallatie, naamplaatje en de privé- postkast, mogen niet worden verwijderd, aangepast of worden gebruikt, anders dan het doel waarvoor deze zijn bedoeld. Het voorstel wordt zonder tegenstemmen aangenomen en het aangepaste Huishoudelijk Reglement zal op de website worden gepubliceerd.
4
VvE Lissenvaart 45 / 98 te Zoetermeer Notulen Algemene Ledenvergadering 22 april 2013. 8.
Begroting 2013. De begroting 2013 wordt zonder tegenstemmen goedgekeurd en vastgesteld met ingang van 01 januari 2013.
9.
10.
De incassoprocedure Vervane Beheer BV is onderdeel van de overeenkomst met de vereniging. Recentelijk is gebleken dat bij gerechtelijke procedures tegen wanbetalers de rechter eist dat de incassoprocedure door de vergadering is goedgekeurd en vastgesteld. Consequentie, wanneer dit niet het geval is, kan zijn dat de incassokosten niet worden gezien als onderdeel van de vordering en niet kunnen worden verhaald op de wanbetaler. De vergadering stemt unaniem in met de incassoprocedure Vervane Beheer BV. Rondvraag. Het punt van de brandvluchtmogelijkheden aan de achterzijde is inmiddels duidelijk en wordt binnenkort gepubliceerd op de website.
11.
Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en wenst een ieder wel thuis.
Aktie- en besluitenlijst Incassoprocedure Vervane Beheer BV goedgekeurd en vastgesteld. Notulen 9 mei 2012 goedgekeurd en vastgesteld. Jaarrekening 2012 goedgekeurd en vastgesteld. Decharge bestuurder 2012. Opdracht punten MOP 2013. Opdracht herstel balustrades achterpad. Toestemming openen huidige postkasten en de aanwezige post in de nieuwe postkasten leggen. Mandaat marge 10% op totale aanneemsom onderhoud en 7% begeleidingskosten. Aanpassing Huishoudelijk Reglement. Brandvluchtmogelijkheden achterzijde op website. Leden CTO herbenoemd en twee nieuwe leden gekozen. Herbenoeming kascontrolecommissie.
Bijlage; Samenvatting presentatie De heer Broeke.
5
