OA
Xns X Xmsterdam
kunst & cultuur, historie & architectuur
NOTULEN VAN DE 64e ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE VERENIGING VOOR HEEMKENNIS ONS AMSTERDAM, GEHOUDEN OP WOENSDAG 16 APRIL 2014 IN DE LARANJAZAAL VAN DE HORTUS BOTANICUS, PLANTAGE MIDDENLAAN 2A TE AMSTERDAM
Aanwezig totaal 45 leden, waarvan 4 bestuursleden, t.w. mevr. M.P.M. van Roode, voorzitter, de heer S.A.A. Giling, bestuurslid, de heer J.M. Wilders, penningmeester en mevr. L.W. Scheffer-Krijnen, secretaris (tevens verslag van deze avond). OPENING
1
Mevr. Van Roode, hierna te noemen de voorzitter, opent de vergadering met een hamerslag en heet de aanwezigen van harte welkom op deze 64e ledenvergadering. Zij wijst nog even op de locatie van de Laranjazaal waar ook de Vrienden van de Hortus een ledenvergadering hadden gepland. Er was even verwarring. Echter bij het nakijken van het huurcontract door de secretaris kon er geen twijfel over bestaan en was alles opgelost. Nu in een bovenzaal, helaas niet rolstoeltoegankelijk. Bij binnenkomst konden de leden een setje ontvangen van agenda en alle te behandelen stukken, ook een setje van het concept gewijzigde statuten, dit alles door de secretaris verzorgd. Er ontbraken financiële jaarstukken van 2013, wanneer er belangstelling voor was, waren daar nog setjes van beschikbaar. Er waren geen schriftelijke verzoeken gedaan bij de secretaris voor de vergaderstukken. Alles was te vinden op de website. De voorzitter verzoekt ieder om de presentielijst te tekenen. De heer Van Dijk plaatst een opmerking. Hij mist een agendapunt over de jaarlijkse contributie. De voorzitter merkt op dat dit ter sprake komt bij de begroting. 2. 3. -
MEDEDELINGEN EN INGEKOMEN STUKKEN Mevr. Scheffer deelt mee dat er 19 berichten van verhindering zijn binnen gekomen. Namen zijn bekend bij het secretariaat. Er zijn geen ingekomen stukken. NOTULEN VAN DE 63e ALGEMENE LEDENVERGADERING OP 17 APRIL 2013 Tekstueel: geen opmerkingen. Redactioneel: enkele vragen van de heer Achten (over statuten); de heer Bakker (over het aantal excursies) en de heer Van Dijk (over inventarislijst) worden tot tevredenheid beantwoord. Mevr. Wiesemann heeft een vraag naar aanleiding van de opmerking bij punt 10, geplaatst door de heer Beugeling over de naamswijziging en het gesprek dat heeft plaats gevonden met de heer De Baar van het tijdschrift Ons Amsterdam. Hierop geeft de voorzitter een korte uiteenzetting, het is nu duidelijk, er is geen bezwaar. Wel vraagt de heer Beugeling of dit schriftelijk is vastgelegd. Dit wordt bevestigd. Hiermede zijn de notulen goedgekeurd met dank aan mevr. Scheffer (notulist).
X X X
Vereniging Ons Amsterdam
-1-
4.
JAARVERSLAG 2013 VAN DE SECRETARIS De heer Van Dijk heeft twee opmerkingen. Achter de naam Marc Willemsen, graag webbouwer vermelden. Waarvan nota. Tevens een opmerking over het niet consequent vastleggen van namen, ook daarvan nota. Hiermede wordt het jaarverslag goedgekeurd met dank aan mevr. Scheffer.
5.
GOEDKEURING GEWIJZIGDE BALANS 31 DECEMBER 2012 De voorzitter geeft het woord aan de heer Wilders. In verband met de nieuwe eisen per jan. 2013 van de ANBI geeft de heer Wilders een toelichting op het voorstel van de Werkgroep Financiën om twee reserveringen op te nemen in de balans van december 2012. Namelijk: € 3.000,-- voor de kosten van de statuten en € 5.000,-- voor automati sering. Dit alles om het eigen vermogen iets af te romen, de financiële situatie van de vereniging bekend te maken en op de website te kunnen plaatsen. De heer Wilders vraagt de heer Achten – daar hij zich voor deze zaak zeer heeft ingespannen - of hij daar nog iets aan toe wil voegen. De heer Achten neemt het woord en merkt op dat je aan de eisen moet voldoen maar je niet rijker moet tonen dan nodig is. Tevens merkt hij op dat er inmiddels een aardig spaarcentje is opgebouwd en er over moet worden nagedacht wat daarmee te doen. Er zou naar Zuid gekeken moeten worden hoe zij dat in het verleden hebben gedaan. De voorzitter bedankt hem hiervoor en ook de werkgroep voor al het werk door hen verzet en vraagt of de leden akkoord gaan met de gewijzigde balans. Aanwezigen gaan akkoord. Hiermede wordt de gewijzigde balans goedgekeurd.
6. -
-
-
-
-2-
FINANCIEEL JAARVERSLAG 2013 De voorzitter geeft het woord aan de heer Wilders. De heer Beugeling onderbreekt en wil zijn opmerking van vorig jaar herhalen. Hij vindt dat de vereniging bewust inteert op het kapitaal en wil dat dit in de notulen wordt opgenomen. Waarvan akte. De heer Achten vraagt uitleg over de delicate zaak inzake de website en de perikelen van Noord daaromtrent. Hierop geeft de voorzitter een uitgebreid verslag, over historie, over het stemmen van een nieuw bestuur tijdens de ALV van 2012 in de ARCAM, over de website en websitebeheerder. Niet de heer Zaaiman maar zijn zoon was de bouwer en de beheerder. We werden geconfronteerd met een onterechte factuur. Het was nodig een advocaat in de arm te nemen. Deze heeft in eerste instantie ons om niet geadviseerd en een brief verstuurd. Ook over het onterecht gebruik van ons ledenbestand door de nieuwe vereniging Noord is een brief uitgegaan. De advocaat heeft kosten in rekening gebracht voor zijn werkzaamheden, € 267,--. Hierna is niet meer gecorrespondeerd en was de zaak gesloten. Alles nu duidelijk. De heer Wilders neemt nu het woord en doet verslag van de financiële situatie. Het is ogenschijnlijk een gezonde en bloeiende vereniging. Wel een tekort van € 13.000,--, maar hier zit o.a. een reser vering in voor de automatisering van de aanmeldingen voor de excursies en € 5.700,-- voor het 65-jarig jubileum van onze Vereniging. Op dit moment wordt door de heer Willemsen, de web bouwer, en Jos van Gent, maker van het Leden- en Financiële pakket, een functioneel ontwerp gemaakt. Dit wordt besproken met de commissie, bestaande uit de heren W. Boender, A.J. Bakker, Ch. Jansen, W. van der Meulen en J. de Bruyn. Hoe gaat dat in zijn werk, wordt er gevraagd. De heer Wilders geeft een uiteenzetting over de manier van aanmelden van excursies volgens het nieuwe systeem. Het eerste traject van deze klus is in gang gezet en ligt bij de bouwer, een voorontwerp wordt gemaakt en wanneer de commissie daarmee akkoord gaat, dan volgt er een offerte. Wanneer de offerte akkoord bevonden wordt, dan wordt de opdracht gegeven en heeft men een aantal maanden de tijd om te testen. De heer Kraayeveld vraagt of dit ook voor de cursus geldt. Nee, nog niet, want voor de cursus geldt het aanmelden in september en de cursus loopt door in het nieuwe jaar. Het plan is om er met januari 2015 mee te starten. 287 mensen hebben geen internet, daarvoor zal een oplossing gevonden worden. Het is wel van belang dat alle gegevens van de leden compleet zijn, volgens de heer Haen. Hij oppert het idee om een brief daarvoor te sturen aan alle leden. Volgens de heer Wilders is het ledenbestand compleet en wordt dit heel goed beheerd door de heer Maréchal, onze ledenadmini strateur. Wel heel belangrijk dat het e-mailadres juist is.
-
-
7.
De heer Wilders gaat verder met het toelichten van de Balans en de Staat van Baten en Lasten van 2013. Geeft uitleg over bedragen, die eventueel vragen zouden oproepen. Excursies en lezingen zijn moeilijk te begroten. Hij krijgt te weinig materiaal daarover binnen. Offertes moeten ook naar de penningmeester gestuurd worden. Dit zal later intern besproken worden met de werkgroep lezingen/excursies. Inkomsten van excursies blijven een schatting. Hij vraagt daarop of er nog vragen zijn. Mevr. Van Dijk heeft een vraag over de procedure van extra excursies. De heer Wilders geeft toe lichting hierop. De heer Kraayeveld heeft een vraag over de aanmeldingsprocedure wanneer deze is volgeboekt. Ook daarop geeft de heer Wilders uitleg over de gang van zaken. De heer Van Dijk plaatst een opmerking. Het valt hem op dat er nog steeds gesproken wordt over kringen, dit graag veranderen in afdelingen. Waarvan nota. De heer Van Dijk heeft nog enkele vragen over bedragen op de jaarrekening, die zullen nader bekeken worden door de heer Wilders. De voorzitter bedankt hierna de heer Wilders voor zijn vele werk en sluit dit punt af. VERSLAG KASCOMMISSIE 2013 De voorzitter geeft het woord aan de heer Van Duivenbooden die namens de kascommissie verslag doet. De kascommissie bestond uit de heren W. van Duivenbooden en K. v.d. Wolf. De heer Van Duivenbooden leest het verslag voor. Zij hebben in april 2014 de bescheiden, betrekking hebbende op het jaar 2013 gecontroleerd en in orde bevonden. Het geeft een getrouw beeld van de vereni ging. De penningmeester, de heer Wilders, wordt hiermede decharge verleend over het boekjaar 2013. De voorzitter bedankt de heren van de kascommissie en sluit dit punt af.
8.
VERLENEN DECHARGE PENNINGMEESTERS AFDELING ZUID EN OOST De voorzitter geeft de heer W .v.d. Meulen het woord. Deze doet verslag. In verband met de over dracht van Zuid en Oost worden de voormalige penningmeesters voor het gedeelte tot de over dracht in 2013 decharge verleend. Daarmee alles in orde. De heer Wilders wordt bedankt voor de prettige samenwerking. De voorzitter bedankt de heren van de kascommissie en sluit ook dit punt af.
9.
-
-
BEGROTING 2014 De voorzitter vraagt de aanwezigen of er nog vragen zijn. De stukken waren allemaal in te zien op de website. De heer Wilders neemt het woord en geeft een toelichting op de begroting. Er zijn bijzondere posten, namelijk voor automatisering en de jubileumviering in september. Hij refereert aan de vraag van de heer Van Dijk over de jaarlijkse contributie, die blijft ook dit jaar gehandhaafd op € 10,--. Het Algemeen Bestuur stelt vast dat het vermogen toereikend is. Het vermogen moet driemaal de jaarcontributie zijn, te weten € 39.000,--. We kunnen daarmee goed functioneren. Wanneer anders, dan is het aan het bestuur om later te beslissen of eventueel een verhoging van de contributie nodig is. De heer v.d. Wolf heeft een vraag of het mogelijk is om nieuwe apparatuur aan te schaffen, zoals een beamer, wanneer die aan vervanging toe is. Dit moet mogelijk zijn volgens de heer Wilders. Er komen nog een aantal vragen over apparatuur dat aan vervanging toe is of over oortjes die gebruikt kunnen worden bij rondleidingen. De heer Wilders komt dan weer terug op de nodige inventarisatie van de aanwezige apparatuur. In ieder geval is het huidige kapitaal voldoende om de vereniging springlevend te houden. De inkomsten van contributie, cursus en excursies zijn momen teel voldoende. In verband met de ANBI-voorwaarden is ook rekening gehouden met het beoogde lage kapitaal. De voorzitter vraagt aan de afdelingen kenbaar te maken wanneer zij vervangende apparatuur nodig hebben. Mevr. Spaaij brengt naar voren dat alleen schenkingen en donaties betrekking hebben op de ANBI, dus niet de contributie.
-3-
De voorzitter vraagt de aanwezigen goedkeuring te verlenen aan de begroting. Hiermee wordt ingestemd en wordt ook dit punt afgesloten met dank aan de heer Wilders. 10.
BENOEMING KASCOMMISSIE VOOR 2014 De voorzitter vraagt wie zich daarvoor wil aanmelden. De heer K. v.d. Wolf en de heer W. van Duivenbooden zijn bereid om ook voor het jaar 2014 de controle te doen. Volgens de statuten is dit mogelijk. De heer Wilders vraagt nog om iemand als reserve. De heer T. Brosse meldt zich hiervoor aan. De voorzitter bedankt de leden van de kascommissie hartelijk voor hun medewerking.
11.
Pauze
12.
CONCEPT STATUTEN
-
-
-
De voorzitter meldt dat het concept statuten net als alle overige stukken op de website te lezen was. Zij vraagt mevr. B. Spaaij en de heer M. Kraayeveld namens de Werkgroep Statuten naar voren te komen om toelichting te geven op het concept en vragen hierover te beantwoorden. Zij nemen plaats achter de tafel. Mevr. Spaaij neemt het woord en begint met te vragen wie de statuten op de website heeft gelezen. Slechts een aantal steekt zijn hand op. Zij vertelt verder dat zij met de wensen van de Werkgroep Statuten naar de notaris zijn gegaan en deze heeft dit concept gemaakt. Zijn er nog vragen. De heer Achten heeft bezwaar tegen de naamswijziging in verband met de ANBI status. Hij geeft nadere uitleg over het verkrijgen van de status en spreekt zijn zorg uit omdat de eisen vanaf januari 2013 zijn verscherpt. Wanneer de naam wordt veranderd, trek je de aandacht van de belastingen. Mevr. Spaaij weerlegt dit, de vereniging blijft hetzelfde en de doelstelling ook. Op papier zal dit geen verschil maken. Dit wordt nog eens bevestigd door de heer Kraayeveld. De heer Achten is bang dat er toch problemen komen, het feit blijft dat de naam wijzigt en er kan een belletje gaan rinkelen bij de belastingen. Hij ziet het somber in. De heer Ploeg heeft een vraag, hij mist een punt over het stemgedrag, geldt dit voor personen of andere zaken. Hierop wordt door mevr. Spaaij uitleg gegeven over hoe een stemming normaal verloopt, bij statuten ligt dat anders. De heer Kraayeveld neemt nu het woord. Hij licht toe wat de veranderingen zijn in verband met de gewijzigde bestuursstructuur. Ook zijn samen met de notaris verschillende verbeteringen aangebracht. Er komt nog een opmerking vanuit de zaal in verband met de ANBI. Of het nu wel allemaal duidelijk is. Daarop probeert de heer Achten nog eens duidelijk te maken dat door een naam te wijzigen je problemen oproept. Voorheen moest je 50% voldoen aan de eisen voor de status, die zijn sinds januari 2014 90% geworden. In de doelstelling zou de naam Heemkunde nog vermeld kunnen worden wanneer dat het punt van twijfel is, merkt iemand op. Er zou een adviseur geraadpleegd kunnen worden. De heer Kraayeveld merkt op dat het allemaal in de werkgroep besproken is. De heer v.d. Wolf heeft een vraag over de afdelingen. Dat komt niet in de statuten, het is gebruikelijk dat alleen dingen genoemd worden die wettelijk verplicht zijn, antwoordt de heer Kraayeveld. In het Huishoudelijk Reglement kunnen de afdelingen uitgebreid beschreven worden. Dat is nu niet aan de orde. De heer Kraayeveld geeft een korte samenvatting, er zal op korte termijn een fiscalist geraadpleegd worden en hij verzoekt tot een peiling over te gaan. Peilen met handopsteking. 1 tegen, 1 onthou ding, overige aanwezigen voor. Duidelijk. Mevr. Spaaij meldt dat we niet tot stemming kunnen overgaan omdat het aantal aanwezige leden niet voldoende is. Er is een tweede datum genoemd voor een volgende vergadering, dan zal er gestemd worden en dan is een normale meerderheid van de aanwezige leden voldoende om tot goedkeuring van het concept voor de gewijzigde statuten te komen. De voorzitter wijst nog even op de uitnodiging voor de volgende vergadering op 14 mei 2014 en bedankt mevr. Spaaij en de heer Kraayeveld voor hun bijdrage.
-4-
13.
Vervalt
14.
Wat verder ter tafel komt
-
-
-
-
15.
Als punt noemt de voorzitter : Vacatures In het programmaboekje 2014-1 is reeds gemeld dat er behoefte is aan een nieuwe voorzitter per april 2015. De voorzitter mevr. Van Roode heeft het de afgelopen jaren met plezier gedaan maar wil het stokje overdragen. Vacature voor: een voorzitter een pr-medewerker een 2e penningmeester Tevens behoefte aan vrijwilligers. De voorzitter doet een oproep aan de aanwezigen: kom met kandidaten, stuur onze mooie kaart aan gegadigden, vestig de aandacht op onze vereniging, vooral mensen die net met pensioen zijn, vallen ze ook niet in een gat! De nieuwe bestuurder komt in een opgemaakt bedje. Jubileumviering Dit jaar bestaan we 65 jaar en dat willen we vieren op 27 september in de Amstelkerk. De voorzitter verzoekt de heer Ploeg namens de feestcommissie iets te vertellen over de voorbereidingen voor het feest. Hij licht een tipje van de sluier op. De mededeling komt in het volgende programmaboeje. Er komen sprekers en er is muziek, van klassiek tot volks. Nog niet alles is rond. De heer Brosse zal een fotoserie maken, als een doorlopende diavoorstelling op schermen te zien tijdens de mid dag. Tijd: 14.00 tot 17.30 uur. De toegang is niet gratis, prijs moet nog bepaald worden. Het pro gramma is het dubbel en dwars waard. In de Amstelkerk kunnen 150 tot 200 mensen. Bakker Holtkamp zal iets speciaals maken, merkt de voorzitter nog even op. De heer Van Dijk vraagt of voordat het programmaboekje uitkomt, er geen speciale uitnodiging naar de leden verstuurd moet worden. Wordt over nagedacht. De heer Beugeling vraagt wat er met het voorstel van vorig jaar om samen met het blad Ons Amsterdam het jubileum te vieren, is gedaan. De voorzitter legt uit dat dit plan niet is doorgegaan om bepaalde redenen. Zij hebben andere belangen dan wij. Zij willen meer abonnees winnen, wij willen het feest vieren met onze leden. Er is vier maal gesproken met de redactie van Ons Amsterdam. Daarna afgesproken dat wij het los van elkaar gaan vieren. Zij in het voorjaar, wij in september 2014. Beleidsplan De voorzitter meldt dat het voornemen om te streven naar 1300 leden op 1 januari 2015 nu al gehaald is, het zijn er nu al meer, dus ruim voldoende zodat we even pas op de plaats kunnen maken. Natuurlijk moeten we ook rekening houden met de vergrijzing van de vereniging. De heer Wilders merkt op dat de nieuwe leden over het algemeen tussen de 50 en 60 zijn, dus heel gunstig. De laatste tijd bekendheid gegeven aan onze vereniging door flyers, kaarten en vermelding van lezingen in de NRC. Jacob Olie wandelingen De heer Bakker meldt dat er aan de wandelingen van Jacob Olie een foto wedstrijd was verbonden. De avond ervoor (15 april) was tijdens de lezing in Noord de uitslag bekend gemaakt. Waarop prijsuitreiking. Onder de aanwezigen was slechts degene die de 2e prijs had gewonnen. Hij vraagt nu of onder de aanwezige leden de overige twee winnaars zijn, nl. voor de 1e prijs Ineke Faassen en voor de 3e prijs Francoise Pilaar. Hier aanwezig? Helaas geen van beiden. RONDVRAAG De heer Kraayeveld heeft een mededeling. Op de Kromhoutwerf is op 11 mei 2014 een open dag. Een tip voor de nieuwsbrief, tenminste wanneer die voor die tijd uitkomt. Een vraag uit het publiek: hoe kun je zien wanneer een excursie is volgeboekt. Antwoord: het beste even informeren bij de contactpersoon, te vinden in het boekje.
16.
SLUITING
De voorzitter sluit de vergadering, dankt een ieder voor zijn/haar aanwezigheid, bedankt alle
-5-
