NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE NVVS d.d. 8 november 2014 in De Morgenster te Hilversum Aanwezig: (zie pag. 5) Afwezig, met kennisgeving: (zie pag. 6) 1. Opening De vice-voorzitter, Hans de Wit, opent de vergadering en verwelkomt de aanwezigen. Zij deelt mee dat er een legaat is ontvangen van mevrouw Nel Wiersma, overleden op 5 oktober 2014, bestemd voor de Commissie Tinnitus en Hyperacusis. De donateursbrief bij HOREN nr. 5 heeft tot nu toe ongeveer € 8.500 opgebracht. Dit lijkt een minder grote opbrengst dan vorig jaar te worden, maar zeker reden tot blijdschap. Het stembureau wordt vandaag gevormd door Ingrid van den Berg en Aad Bechtholt. De aanwezigen geven toestemming om de schrijftolktekst eventueel beschikbaar te stellen aan deelnemers van de vergadering. 2. Vaststelling van de agenda Aan de agenda wordt toegevoegd ‘vacature bestuurszetel’ (onder agendapunt 5) en ‘federatiebegroting’ (onder agendapunt 8). 3. Ingekomen stukken en mededelingen 3.1. Henk de Graaf meldt dat er geen ingekomen stukken zijn voor deze vergadering. Er was een nagekomen brief van Arie Goossens, die al beantwoord is en indien gewenst kan worden ingezien in de lunchpauze. Er ligt ook een lijst met namen van mensen die zich hebben afgemeld voor deze bijeenkomst. 4. Verslag Algemene Ledenvergadering van 25 mei 2013 4.1. Henk Visser verzoekt op pag. 4 het getal van het aantal voorstemmers te noteren: 46. De notulen worden vastgesteld en goedgekeurd. 5. Bestuurssamenstelling 5.1. Vanwege het terugtreden van Eduard Cohen in de mei-ALV is er een vacature voor de functie van NVVS-voorzitter. Egon Berendsen, bestuurslid, is bereid deze functie te vervullen en het bestuur draagt hem dan ook voor als voorzitter. Egon Berendsen vertelt over zijn kennismaking met de NVVS(ers) en dat hij zich met name wil gaan inzetten voor samenwerking op allerlei gebied en niveaus. Henk Denkers en Aad Bechtholt vragen hem naar zijn ideeën over contacten met afdelingen en commissies. Vervolgens verlaat Egon Berendsen de vergadering. De vergadering vindt een schriftelijke stemming niet nodig en zo wordt Egon Berendsen bij acclamatie gekozen tot voorzitter. 5.2. Egon Berendsen neemt de voorzittershamer van Hans de Wit over en spreekt afscheidswoorden tegen haar; een afscheid na een lange zittingsperiode in het bestuur (2005) en veel inspanningen voor de NVVS. 5.3. Vervolgens wordt afscheid genomen van Tienus Mepschen. Egon Berendsen bedankt hem voor het voeren van een gedegen financieel beleid sinds 2008. 5.4. Het NVVS-bestuur bedankt beide bestuursleden met het toekennen van het lidmaatschap van verdienste. 5.5. Het bestuur is blij Krijn Olthof te kunnen voordragen als penningmeester van de NVVS. Nadat hij zich heeft voorgesteld aan de zaal, waaruit blijkt dat hij de NVVS-gelden solide en transparant wil beheren, wordt hij bij acclamatie gekozen tot penningmeester. 5.6. Egon Berendsen licht het toegevoegde agendapunt ‘vacature bestuurszetel’ toe. Het bestuur is in gesprek met een kandidaat uit de gelederen van de NVVS. In de volgende ALV zal deze bestuurder hopelijk kunnen worden voorgedragen. Vóór benoeming zal het nieuwe bestuurslid kennismaken met het bestuurswerk. 6. Federatievorming, definitieve formele vormgeving (statuten, huishoudelijk reglement, aansluitingsovereenkomst) In de vorige vergadering ging de ALV akkoord met het ontwerpplan voor een federatie van NVVS met FOSS en SH-Jong. Nu liggen de definitieve statuten en aansluitingsovereenkomst voor ter stemming waarmee een definitieve beslissing genomen wordt. Het huishoudelijk reglement is ter informatie aan de deelnemers van de vergadering toegestuurd. notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 8 november 2014
1
Het bestuur is van mening dat met drie organisaties meer kan worden bereikt in de maatschappij dan afzonderlijk. Namens de NVVS zit Anne de Rooij in het federatiebestuur. Zij geeft een toelichting bij (het proces van) de federatievorming, b.v. ten aanzien van de bestuurssamenstelling en de naam. Krijn Olthof (NVVS-penningmeester) wordt ook penningmeester van het federatiebestuur (zij het het eerste halfjaar zonder stemrecht). De komende maanden worden profielen opgezet voor nog twee andere bestuursleden om het bestuur tot zeven bestuursleden uit te breiden. De naam voor de federatie is zo goed als rond. Jan Bijman vraagt of de bestuurssamenstelling een evenredige vertegenwoordiging kent. Anne de Rooij antwoordt dat op basis van gelijkwaardigheid wordt samengewerkt. Op een vraag van Henk Denkers benadrukt Anne de Rooij nog eens dat de kwaliteit van bestuursleden belangrijker is dan uit welke geleding hij/zij komt. Op de vraag van Henk Denkers of Anne de Rooij de statuten goed vindt, antwoordt zij bevestigend. Ria van Jaarsveld vraagt beide besturen naar artikel 15, lid 2 en 3 (commissies) van het huishoudelijk reglement te kijken. Zij meent dat (de voorzitter van) de commissie vooraf gehoord zou moeten worden. In lid 2 staat dat het bureau een commissielid kan voordragen. Zij ziet hier graag een andere formulering. Paul Overtoom vraagt naar de visie van het bestuur op de federatie op de lange termijn. Anne de Rooij vertelt van het gesprek dat zij binnenkort heeft met de besturen van de vier dovenorganisaties en herinnert aan de eerdere pogingen als zeven organisaties voor slechthorenden en doven te gaan samenwerken; pogingen die niet gelukt zijn. Het doel blijft zo dicht mogelijk bij elkaar te blijven en een gemeenschappelijk gezicht aan de buitenwereld te tonen. De komende tijd zal de NVVS echter druk zijn met de federatie van de slechthorendenorganisaties. Jan Bijman vraagt of er is nagedacht over de vorming van een Raad van Advies bij de stichting. Alles overwegende koos het bestuur ervoor op dit moment de energie te richten op het vergroten en verstevigen van het bestuur. Pierre Demacker vraagt zich af waarom er een stichting wordt opgericht, omdat een stichting geen leden kent. Anne de Rooij vertelt van de overwegingen en dat gekozen is voor deze structuur, een structuur waarbij de NVVS-leden invloed hebben op hetgeen in de federatie gebeurt door middel van de goed- dan wel afkeuring van de begroting en het activiteitenplan. Zij benadrukt dat deze eerste stappen nodig zijn om te zorgen dat er iets gebeurt, het gaat om ‘werk in uitvoering’. Henk Visser is benieuwd hoe de Financiële Commissie verder gaat. Anne de Rooij antwoordt dat hierover gesproken wordt maar er zijn nog geen definitieve afspraken over gemaakt. Verder vraagt Henk Visser aan wie het huishoudelijk reglement en het directiereglement ter beschikking worden gesteld. Anne de Rooij antwoordt dat het huishoudelijk reglement ter informatie is toegestuurd en voor iedereen opvraagbaar is. Het directiereglement wordt door het federatiebestuur vastgesteld in samenspraak met het bureau. Henk Visser merkt op de bodemreserve van € 225.000 te laag te vinden en vraagt of het klopt dat dit de huidige vaste medewerkers van de NVVS betreft. Anne de Rooij antwoordt dat dit bedrag nauwgezet is uitgerekend door een deskundig arbeidsjurist. Mocht het aantal medewerkers zich wijzigen dan zal naar bevind van zaken gehandeld worden. Egon Berendsen biedt de gelegenheid een stemverklaring af te leggen alvorens over te gaan tot stemming.. Ben Schut wijst erop dat dat mensen die hier spreken dit niet namens een afdeling doen, maar dat de aanwezige leden voor zichzelf spreken en stemmen. Uit de stemming over de vraag of de vergadering akkoord is met de voorgestelde statuten van de federatieve stichting en met de Aansluitingsovereenkomst d.d. 08.10.2014 blijkt dat 84 leden akkoord zijn, dat er 4 tegenstemmen zijn en 3 blanco stemmen. De voorzitter concludeert dat de stichting per 1 januari 2015 van start kan gaan. Pauze 7. Beleids- en activiteitenplan Eerst worden het beleids- en activiteitenplan besproken, daarna de begrotingen en vervolgens vindt stemming plaats omdat het een invloed heeft op het ander. Joop Beelen geeft een toelichting op de plannen. In het activiteitenplan staat een optelsom van de activiteiten die de NVVS al doet, aangevuld met het werk van de FOSS en SH-Jong. Zo gaat het werk gewoon door maar onder de federatievlag. Vrijwilligers hebben dan niet meer te maken met het landelijk bureau, maar met het federatiebureau waar dezelfde mensen werken en waar we op dezelfde voet doorgaan waar het gaat om de kernactiviteiten van de NVVS.
notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 8 november 2014
2
Over de veranderingen die er ook komen wordt vanmiddag in de workshop Commissie Slechthorendheid een presentatie gegeven. HOREN zal in de tweede helft van 2015 integreren met FOSS-Taal nu de federatie een feit is. Begin 2015 willen we de websites en social media al integreren. Verder zullen de administraties per 1 januari 2015 worden samengevoegd en zal de telefoon op één plek worden opgenomen. Joop Beelen meldt nog dat twee weken geleden door Fonds PGO is gemeld dat er voor 2016 – 2018 een groot project kan worden aangevraagd, zoals we eerder het zgn. voucherproject hadden met de doven en slechthorenden organisaties. Jetty Mouw vraagt naar de wijzigingen op de website. Joop Beelen antwoordt dat het technisch mogelijk is in de overgangsperiode van drie naar één organisatie vindbaar te zijn onder de verschillende labels. Deskundigen zeggen dat hiervoor zo’n twee jaren nodig zijn. De overgang van namen willen we zorgvuldig en verstandig doen om niemand kwijt te raken. Ton Rongen merkt op dat hij in het activiteitenplan niets terugvindt over de opmerking in het beleidsplan om normen voor verbetering van de kwaliteit van voorzieningen in gebouwen te verbeteren. Hij verzoekt in het activiteitenplan op te nemen hoe de NVVS normen gaat ontwikkelen waaraan apparatuur moet voldoen en stelt voor een checklist te maken met minimaal 8 belangrijke parameters waaraan hoorhulpmiddelen minstens moeten voldoen. Joop Beelen merkt op dat de NVVS zich al bemoeit met normen, dat we goed scoren bij bijvoorbeeld het protocol voor hoortoestelaanpassing. Hij stelt voor over deelname aan definities van technische normen de discussie voort te zetten. Ria van Jaarsveld leest in het activiteitenplan 2015 van de federatie dat NVVS-afdelingen gefaciliteerd worden bij lokale voorlichting. Zij hoopt hieruit te mogen concluderen dat voortaan b.v. niet meer betaald hoeft te worden voor folders. Joop Beelen antwoordt dat dit niet een automatisch gevolg is. Egon Berendsen stelt voor dit punt, dat ook naar voren kwam in de afdelingsbezoeken, mee te nemen in die gesprekken. Ben Schut vraagt naar de datum waarop het ‘federatiefeest’ gevierd gaat worden. Anne de Rooij en Krijn Olthof zullen dit bespreken in het federatiebestuur. 8. NVVS- en federatiebegroting De Financiële Commissie van de NVVS heeft de begrotingen bekeken en is ermee akkoord. Krijn Olthof is betrokken geweest bij het opstellen van de begrotingen en hij kan dus ook alle vragen hierover beantwoorden. Krijn Olthof geeft eerst een toelichting bij de NVVS-begroting, daarna bij die van de federatie. Hij loopt langs de inkomsten en de uitgaven en noemt apart even het onderwerp nalatenschappen. Er wordt dit jaar een bedrag van € 235.000 aan nalatenschappen verwacht. Dit bedrag zal als volgt worden ingezet: € 35.000 vanwege het tekort op de post nalatenschappen in 2013, € 50.000 als het begrote bedrag voor dit jaar en de resterende € 150.000 reserveren om in 2015 en 2016 specifieke projecten mogelijk te maken. Vervolgens geeft Krijn Olthof op hoofdlijnen een toelichting op de federatiebegroting, een begroting die is opgebouwd uit de financiële bijdrages van de drie federatiepartners. Verder incasseert de federatie de instellingssubsidies van Fonds PGO van de drie partners. De lasten zijn opgebouwd uit de vertrouwde kerntaken lotgenotenconact, voorlichting en belangenbehartiging. Hierbij tekent hij aan dat het grootste deel van het laatste bedrag is ondergebracht bij projecten. Ook is er een post voor de instandhouding van de organisatie. Aangetekend wordt dat de er een groei in baten van € 50.000 gerealiseerd moet worden. Voor wat de projecten betreft heeft de federatie het financieel beleid van de NVVS als uitgangspunt genomen, waarbij alle projecten budgettair neutraal zijn. Zo staan de projecten ook begroot, alleen op het project Erbij Horen is er nog een ontbrekend bedrag van € 5.000,--; pas als dat bedrag binnen is, kan het project van start gaan.. De begrotingen zijn getoetst door en afgestemd met de Financiële Commissie. De Financiële Commissie is positief over zowel de NVVS-begroting als over de federatiebegroting. Krijn Olthof is erg blij met het stuk advies dat hij van de commissie kreeg en ook hun suggesties waren zeer welkom en nuttig. Paul Overtoom vraagt of hij goed begrepen heeft dat de federatie geen eigen vermogen opbouwt. Dat klopt. Paul Overtoom vraagt naar de visie van het bestuur op de ontwikkeling van de reserves. De bestemmingsreserves die samen het vermogen vormen staan vast. Het eigen vermogen is begroot op € 949.000. Er is een bodemreserve afgesproken van € 700.000 om alle eventuele calamiteiten mee te kunnen dekken. Dit bedrag kan inmiddels naar beneden worden bijgesteld, maar hierover is nog overleg gaande met de accountant. Arie Goossens raadt de penningmeester aan vooral toelichtingen te blijven geven bij de begroting en ook bij de bestemmingsreserves. Krijn Olthof wil zeker bijdragen aan transparantie. notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 8 november 2014
3
Jan Bijman vraagt of het project Marketing en Groei iets heeft opgeleverd en of de gelden van de federatiepartners bij liquidatie van de federatie terugvloeien naar de partners. Bij het project Marketing en Groei ging het met name om groei van het ledenaantal en meer bekendheid voor de NVVS. Het ledenaantal neemt (licht) toe. Op een later moment zal de vraag over verdeling van gelden bij liquidatie beantwoord worden. Egon Berendsen brengt het activiteitenplan, de NVVS-begroting en de federatiebegroting in stemming. Het activiteitenplan 2015 wordt met 89 stemmen voor aangenomen, er zijn twee onthoudingen en geen tegenstemmen. Voor wat de NVVS-begroting 2015 betreft wordt akkoord gevraagd met een financiële bijdrage aan de federatie van totaal € 367.000 (structurele bijdrage = € 283.000, incidentele bijdrage = € 84.000) en met een tekort van € 84.000; dit tekort komt ten laste van eigen vermogen. De begroting wordt aangenomen met 86 vóór stemmen, vijf onthoudingen en geen tegenstemmen. Na stemming over de federatiebegroting 2015 blijkt dat de vergadering akkoord gaat met een federatiebegroting die een tekort aangeeft van € 42.000; dit tekort wordt gedekt uit NVVS-bijdragen zoals beschreven in de NVVS-begroting 2015. Er zijn 86 stemmen voor, 5 onthoudingen en geen tegenstemmen. 9. Diversen 9.1. Aan het bestuur is verzocht Ineke Luttik het lidmaatschap van verdienste uit te reiken vanwege haar stimulerende activiteiten rond spraakafzien. Ben Schut zal haar namens het bestuur de oorkonde en speld uitreiken. 9.2. Enige tijd geleden is door de afdeling IJmond-Noord het lidmaatschap van verdienste aangevraagd voor de dames Tiny van der Pal en Agatha Koper. Deze zijn feestelijk uitgereikt door de wethouder van Heemskerk tijdens een afdelingsbijeenkomst. Tiny van der Pal is aanwezig en krijgt naast felicitaties ook bloemen aangeboden als dank voor het vele werk dat zij doet en heeft gedaan. 10. Vaststelling data Algemene Ledenvergaderingen in 2015 De volgende vergaderingen worden gehouden op 13 juni (dus niet op de eerder genoemde datum van 9 mei) en 14 november 2015. 11. Rondvraag 11.1. Ria van Jaarsveld geeft aan als voorlichter geconfronteerd te worden met ingewikkelde vragen rond (de vergoeding van) hoorhulpmiddelen. Zij ziet graag in HOORzaken hiervoor standaardantwoorden genoemd. 11.2. Ria van Jaarsveld wenst het personeel van het bureau heel veel succes met de overgang. 11.3. Ben Schut heeft op elke stoel een uitnodiging gelegd om met hem mee te gaan naar de uitvoering van theatervoorstelling ANNE met name vanwege het ondertitelingssysteem dat hiervoor is ontwikkeld. Hij heeft om het belang van ondertiteling te onderstrepen een optie van 20 kaarten genomen voor 30 november. Het landelijk bureau zal maandag aan alle deelnemers van deze vergadering een e-mail sturen met alle benodigde informatie. 11.4. Henk Visser geeft het bestuur mee na te denken over verhoging van de contributieafdracht aan de afdelingen gezien de omvang van het vermogen. 11.5. Henri Derksen stelt de penningmeester voor de mogelijkheden voor crowdfunding voor ontbrekende middelen na te gaan. Joop Beelen wijst erop dat voor twee projecten al op die manier geprobeerd wordt donaties te krijgen. Het is een leerproces, waarmee we zeker doorgaan de komende tijd. 12. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en wenst iedereen een plezierige vrijwilligersmiddag.
notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 8 november 2014
4
Aanwezig ALV 8 november 2014 Voornaam: Achternaam: Nel Aggelen, van Aad Bechtholt Joop Beelen Egon Berendsen Ingrid Berg, van den Jan Bijman Jop Breure Anneke Broesterhuizen Ingrid Bultman Tilly Cammaart Elly Claas Joke Cost Budde Anton Cuisinier Willem Dekker Pierre Demacker Edith den Besten Henk Denkers Henri Derksen Chris Dries, van den Francien Ellermeijer Lukas Emmens Peter Ende, van der Hennie Epping Annemarie Flipse Ruud Fraanje Arie Goossens Henk Graaf, de Hugo Groot, de Ziska Gulijk, van Hilda Havinga Bianca Hilhorst Frans Hofstra Marianne Hoge Rudy Hoog, de Bram Hoorn, van Noor Huguenin
notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 8 november 2014
Martine Eddy Ria Nelly Angelien Wim Theo Floor Ko Rita Ina Lara Tom Margriet Margriet Tienus Rennie Harry Jetty André Geurt Krijn Paul Tiny Gerard Marije Henk Ludo Ton Anne Sandra Ton Ben Marly Adrie Janny Wim Lucienne
Hulst, van Ivens Jaarsveld, van Jacobs Jacobs Kastelein Kersten Kleijn Koeveringe, van Korenblik Kreike Laurens Lindner Loon, van Loon, van Mepschen Moolenbroek, van Mortel, van de Mouw Nijsen Noordergraaf Olthof Overtoom Pal, van der Ploeg, van der Poesiat Rees, van Romeijn Rongen Rooij, de Rutgers Schenk Schut
Martien Frannie Kees Joke Corrie Nico Rianne Henk Rini Hessel Hans Pieter Kees
Seriere du Bisournet, de
Sonke Spronk Steenpoorte Stork
5
Thijssen Tillemans Twilt Verhaag Vermue Vermue Veurman Visser Vollenberg Vries, de Wit, de Woudenberg, van Zanden, van der
Afwezig ALV 8 november 2014 voornaam achternaam Leny Bartels Herman Boxtel, van Mariet Breukers Paul Habets Marja Holtland Paul Holtland Ria Jongerius-Kommers Jorien Kortenoever Jorien Kortenoever José Leijten Jacqueline Maschino Yvonne Mosselveld, van Saskia Motz Ingrid Nijskens Arend Ooms Willeke Ree, van de Hans Themans Karen Van den Toren Ineke Veen Jopie Verdonk Wilbert Verhulst Tonny Visser Kees Visser Jan Vries, de Nico Vrouwe Nico Vrouwe Theo Zuidema afdeling West-Friesland afdeling Zuid-Oost Limburg
notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 8 november 2014
Volmachten ALV 8 november 2014 voornaam achternaam Hans Achterberg Herman Boxtel, van Ellen Klaver Jorien Kortenoever José Leijten Tonny Visser
6
