NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE NVVS d.d. 13 juni 2015 in De Morgenster te Hilversum Aanwezig: (zie bijlage) Afwezig, met kennisgeving: (zie bijlage) 1. Opening De voorzitter, Egon Berendsen, opent de vergadering. Hij vertelt o.a. over de het openingsfeest van Stichting Hoormij in april, de voortgang van de uitbouw van Stichting Hoormij voor wat HOREN en FOSS-Taal betreft en de plannen voor de lancering van de vernieuwde website. Dit wordt rustig aangepakt om te voorkomen dat we leden verliezen. De vergadering gaat akkoord met eventueel gebruik van de tolktekst door aanwezigen. 2. Vaststellen van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en mededelingen Van Ben Schut, Pierre Demacker en Floor Kleijn (afdeling Noordoostpolder, Urk, Steenwijkerland) zijn mailberichten binnengekomen, waarop het bestuur heeft gereageerd. Brieven en reacties zijn aan alle deelnemers toegestuurd. Uit de brief van de afdeling Noordoostpolder blijkt dat het afdelingsbestuur heeft besloten tot opheffing van de afdeling. De aanwezige bestuursleden Floor Kleijn en Hessel de Vries worden bedankt voor hun werk en krijgen een bloemetje. De voorzitter spreekt de wens uit dat zij in de regio voor de NVVS actief willen blijven. 4. Notulen vorige vergadering 8 november 2014 Egon Berendsen meldt dat op pag. 2 van het verslag Ria van Jaarsveld voorstelt het benoemen van commissieleden niet uitsluitend door het bestuur van de Stichting Hoormij te laten doen, maar ook de voorzitter van de desbetreffende commissie erover te laten beslissen. Het NVVS-bestuur is het hiermee eens en vraagt het bestuur van Stichting Hoormij om een wijziging van het Huishoudelijk Reglement op dit punt. Egon Berendsen merkt verder op dat mede naar aanleiding van het gesprek over ringleidingen (pag. 2) momenteel een onderzoek wordt gedaan naar connectiviteit door Gert Stolk (voormalig directeur Oorakel). De resultaten worden meegenomen in het activiteitenplan voor 2016. De notulen worden zonder opmerkingen van de leden vastgesteld en goedgekeurd. 5. Samenstelling van het bestuur Het bestuur dient uit vijf leden te bestaan en daarom draagt het bestuur Hennie Epping voor ter benoeming als bestuurslid. Hennie stelt zich aan de vergadering voor. Joop Hutten is bang dat de functie van voorzitter van OPCI en NVVS-bestuurslid niet gescheiden te houden is. Hennie Epping antwoordt dat hij juist van mening is dat de inbreng uit de verschillende groeperingen in het landelijk bestuur belangrijk is. Mocht het werk botsen dan kiest hij voor OPCI. Niemand verzoekt om een schriftelijke stemming. Bij acclamatie wordt Hennie Epping dan ook verkozen en benoemd als bestuurslid en neemt plaats achter de bestuurstafel 6.Voortgangscenario's voor regionale activiteiten Anne de Rooij geeft een korte toelichting bij de notitie die is opgesteld naar aanleiding van gesprekken met afdelingsbesturen over (de toekomst van) het afdelingswerk. Het bestuur waardeert de activiteiten op regionaal en lokaal niveau en hoopt dat afdelingen die goed functioneren dit blijven doen. Er is echter ook een deel vrijwilligers die graag praktisch bezig zijn en niet houden van bestuurswerk. Daar waar geen vrijwilligers beschikbaar zijn en waar de NVVS wel operationeel wil blijven organiseert het landelijk bureau activiteiten. De komende tijd zullen handvatten voor het werk gemaakt worden om niet steeds opnieuw het wiel te hoeven uitvinden. De NVVS heeft hiervoor geld beschikbaar gesteld aan Stichting Hoormij. Inmiddels is Mascha Huijgens aangesteld als projectassistent, om deze ontwikkelingen praktisch te ondersteunen.. We hopen hiermee makkelijker vrijwilligers te kunnen aantrekken die wel in een project willen stappen, maar niet in een afdelingsbestuur.
notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 13 juni 2015
1
Fons Rooyers vraagt of er al ergens een regionaal netwerk functioneert. Dat is niet het geval, maar bijvoorbeeld afdeling Groningen gaat zich opheffen. Daar zal mogelijk een netwerk worden gestart. Ook op andere plaatsen waar afdelingen geen nieuwe bestuursleden kunnen vinden, maar waar wel vrijwilligers beschikbaar zijn om activiteiten uit te voeren gaan we proberen een oplossing te vinden via zo’n netwerk. In Twente wordt al zo’n vijf jaar op deze manier gewerkt. De door het landelijk bureau georganiseerde HOORagendabijeenkomsten zijn een voorbeeld van basisaanbod. Joop Hutten vertelt van de werkwijze in Friesland waar op voorschrift van de Provincie Friesland nauw met de dovenorganisatie wordt samengewerkt. Met provinciale subsidie wordt dit professioneel gedaan. André Nijssen vraagt wat met de financiële middelen gebeurt die vrijkomen na het opheffen van een afdeling. Egon Berendsen antwoordt dat de vermogens naar de NVVS landelijk gaan, tenzij de afdeling er een specifieke bestemming aan geeft. Het NVVS-bestuur heeft het vrijgekomen geld (plm. € 135.000,--) bestemd voor regionale activiteiten. Verder kunnen afdelingen, regionale netwerken en commissies een beroep doen op het NVVS-Participatiefonds. Tot nu toe is één verzoek om ondersteuning binnengekomen: de hyperacusisfilm. Floor Kleijn is teleurgesteld dat de NVVS niet genoemd wordt in de media. Het blijft altijd afwachten hoe een journalist iets verwoordt. Jetty Mouw meldt een slechte ervaring, Joop Beelen een paar goede (zeer recent rond het inkoopbeleid van Achmea). Pierre Demacker merkt op dat een afdelingsbestuur ook zelf moet zien uit te vinden wat iemands sterke kant is binnen een bestuur. Egon Berendsen sluit de discussie af door de wens uit te spreken samen met de nieuwe medewerkster op het bureau een goede invulling te geven aan de vernieuwing van activiteiten in de wetenschap dat er vast dingen bijgestuurd zullen moeten worden. PAUZE (in de pauze is een rapport van de EFHOH uitgedeeld, titel Impact Report) 7. Secretarieel jaarverslag 2014 Egon Berendsen geeft na een korte introductie van het secretarieel jaarverslag gelegenheid tot het stellen van vragen. Ton Schenk vraagt uitleg bij het overzicht van de eigen vermogens van afdelingen. . Het blijkt dat afdelingen nauwelijks grote bedragen investeren vanuit hun eigen vermogen. Er wordt gevraagd naar beleid hierin van het bestuur. Arie Goossens wijst erop dat afdelingen rechtspersonen zijn met eigen vermogen. Daar heeft de landelijke NVVS niets over te zeggen. Het bestuur heeft wel besloten dat afdelingen met een groot vermogen geen beroep kunnen doen op het Participatiefonds. Dat is bedoeld voor afdelingen die het financieel niet ruim hebben of voor regionale netwerken die geen eigen geld hebben. Volgend jaar zal duidelijk bij dit overzicht van vermogens genoteerd worden dat deze middelen van de afdelingen zijn.. Genoemd overzicht is toegevoegd om inzicht te geven in de financiële situatie van afdelingen. Jan Bijman tekent aan dat het bestuur van afdeling Regio Den Haag ervoor kiest geen geld aan de landelijke NVVS te geven, omdat jaarlijks wordt ingeteerd op het eigen vermogen van de afdelingen vanwege de vermindering van contributieafdracht vanuit de landelijke NVVS. Hij pleit ervoor de reductie van afdrachten terug te draaien. Vrijwilligers zouden geen beroep op het Participatiefonds moeten hoeven doen. Egon Berendsen roept afdelingen met veel geld op dit vooral te gebruiken voor NVVS-activiteiten en het niet op de bankrekening te laten staan. Juridisch gezien heeft het NVVS-bestuur geen zeggenschap over de vermogens van afdelingen. Paul Holtland vult aan dat de afdeling Rotterdam enkele bijdragen aan de landelijke NVVS heeft gegeven en dat zij –als er activiteiten ontwikkeld worden- hiervoor geen aanvraag zullen indienen bij het Participatiefonds. Pierre Demacker bedankt Joop Beelen voor zijn reactie op de vragen die hij stelde over het jaarverslag. Ook de afdeling Gelre heeft destijds een bedrag beschikbaar gesteld voor een project. Jetty Mouw verzoekt in het secretarieel jaarverslag te melden hoeveel leden de afdelingen hebben. 8. Financieel jaarverslag 2014 Krijn Olthof geeft een toelichting bij het financieel jaarverslag over 2014. Hij meldt dat aanvragen voor het NVVS-Participatiefonds twee keer per jaar kunnen worden ingediend en dat er een legaat van Nel Wiersma voor tinnitus is ontvangen. Dit legaat zal op voorstel van de Commissie Tinnitus en Hyperacusis besteed worden aan voorlichting aan jongeren. De cijfers over 2014 zien er goed uit.
notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 13 juni 2015
2
Er zijn echter ook minder gunstige ontwikkelingen te noemen: minder opbrengst aan advertenties in HOREN, minder verkoop, meer uitgaven aan personele lasten die te laag werden begroot. In juni bespreekt het bestuur de halfjaarlijkse managementrapportage en indien nodig zullen aanvullende maatregelen genomen worden. Floor Kleijn stelt een vraag over een te vorderen bedrag van € 2994 aan omzetbelasting dat precies gelijk is aan het bedrag in 2013. Dit lijkt vreemd en zal worden uitgezocht. Jan Bijman wil een specificatie van de administratiekosten voor een bedrag van € 53.000,--. Ook verzoekt hij na te gaan of het vermogen niet op deposito’s gezet kan worden. Krijn Olthof antwoordt dat het bedrag van € 53.000,-- de kosten zijn van HOB dat de financiële- en ledenadministratie uitvoert. Krijn Olthof meent dat geen hogere rente te ontvangen is bij een conservatief vermogensbeheer. Hij zal de suggestie van Jan Bijman laten uitzoeken. Peter Cornielje vraagt met wie de tussenbalans in juni wordt opgemaakt. Het NVVS-bestuur zal de cijfers die HOB aanlevert naast de begroting 2015 leggen. Pierre Demacker verzoekt vooral in te zetten op de ontvangst van erfenissen. Na het beantwoorden van alle vragen brengt Egon Berendsen het financieel jaarverslag 2014 in stemming. Het verslag wordt met 49 stemmen vóór en één onthouding goedgekeurd, waarmee het bestuur gedéchargeerd is voor het gevoerde beleid. 9. Financiële Commissie Nu de operationele zaken van de NVVS bij Stichting Hoormij zijn ondergebracht zag de Financiële Commissie geen rol meer voor zichzelf weggelegd. Na besprekingen met en in de besturen van de NVVS en Stichting Hoormij is geconstateerd dat er voldoende waarborg is voor controle van het bestuur van Stichting Hoormij door de besturen van de drie verenigingen, de ledenvergaderingen van die verenigingen, de accountant, etc. De leden van de Financiële Commissie zijn dan ook afgetreden. Het voorstel is nu zonder Financiële Commissie te gaan werken, het artikel hierover in het Huishoudelijk Reglement te schrappen en in het najaar van 2016 de situatie te evalueren. Arie Goossens kan zich vinden het in het wijzigen van het Huishoudelijk Reglement op dit punt daar de inhoud achterhaald is, maar meent dat de ALV goed inzicht moet hebben in de concrete geldstromen om te zien wat er gebeurt met het geld voor de doelgroepen. Vanwege de ondeskundigheid van de ALV vindt hij het belangrijk dat enkele hiervoor aangewezen NVVS-ers de cijfers bestuderen en rapport uitbrengen. Momenteel is de penningmeester van de federatie dezelfde persoon als die van de NVVS maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Rudy de Hoog vindt het nodig dat er binnen de vereniging mensen zijn die de penningmeester adviseren. Pierre Demacker vreest dat Stichting Hoormij minder mededeelzaam zal zijn, omdat een stichting minder openhartig is. Ria van Jaarsveld vraagt of de Financiële Commissie wilde terugtreden vanwege de verandering van haar taak en of dit niet gebeurd zou zijn wanneer de oorspronkelijke taak was gebleven. Krijn Olthof merkt op dat dat het noodzakelijk is dat de NVVS weet wat er met het geld gebeurt dat zij ter beschikking stelt aan Stichting Hoormij. Als penningmeester met een dubbele pet kan hij dat goed terugkoppelen naar de ALV. Voor wat de adviesfunctie van een Financiële Commissie betreft geeft hij aan dat in het vervolg alleen de balans van de NVVS besproken hoeft te worden in de ALV. Het NVVS-bestuur meent de nodige zaken goed in samenspraak met de ALV te kunnen beoordelen en dat een aparte financiële commissie hiervoor niet nodig is. Arie Goossens vindt dat een aantal mensen naar de begroting en uitgaven van het bestuur van Stichting Hoormij zou moeten kijken. Deze groep mensen kan dan de penningmeester corrigeren. Krijn Olthof is van mening dat de penningmeester en het bestuur die taken goed kunnen uitvoeren. En inderdaad, zo geeft hij aan als reactie op de opmerking van Ria van Jaarsveld, de Financiële Commissie is meer een controlerend dan een adviserend orgaan geworden. Piet van Unen vraagt of er een kascontrolecommissie bestaat. Egon Berendsen antwoordt dat de Financiële Commissie die functie had. Arie Goossens vult aan dat er ook accountant is. Krijn Olthof noemt de controle een drietrapsraket: een accountant, een penningmeester en een uitbestede administratie aan een derde partij. Egon Berendsen brengt het voorstel van het bestuur om artikel 10 uit het Huishoudelijk Reglement te schrappen in stemming. Er zijn 39 stemmen voor, 6 stemmen tegen en 5 onthoudingen. Hiermee is het voorstel aangenomen. In de najaarsvergadering van 2016 zal de werkwijze zonder Financiële Commissie geëvalueerd worden.
notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 13 juni 2015
3
10. Data volgende Algemene Ledenvergaderingen De volgende Algemene Ledenvergaderingen zijn op 14 november 2015 en 28 mei 2016. 11. Rondvraag 11.1. Peter Cornielje krijgt als voorzitter van de afdeling Kop van Noord-Holland het woord om namens het NVVS-bestuur het lidmaatschap van verdienste uit te reiken aan Piet Aantjes en Rudy de Hoog. 11.2. Ria van Jaarsveld meldt dat het afdelingsperiodiek van afdeling Regio Den Haag een nieuwe naam draagt: Hoorkonde (in plaats van Oorkonde) – geïnspireerd door Hoormij. 11.3. Ria van Jaarsveld meldt dat de afdelingen Eindhoven, Gelre en Regio Den Haag een stand hadden op de Liever Thuis-beurs op verschillende plaatsen in het land gedurende enkele dagen. De (geringe) kosten zijn gedragen door de betrokken afdelingen. 11.4. Frannie Tillemans vraagt of evenals de afdelingsperiodieken de secretariële jaarverslagen van de afdelingen kunnen worden uitgewisseld met ingang van 2015 of indien gewenst ook van eerdere jaren. 11.5. Pierre Demacker vraagt een handleiding voor het voeren van een keukentafelgesprek in het kader van de WMO door gemeentes. Joop Beelen antwoordt dat een project in aanvraag is bij de overheid om dit soort praktische ondersteuning mogelijk te maken. Ook de Oogvereniging doet hieraan mee. 12. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering
notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 13 juni 2015
4
Aanwezig ALV 13 juni 2015 Naam Piet Nel Joop Ben Egon Edith Jan Marcel Jop Joke Peter Willem Pierre Hennie Ruud Arie Paula Paul Rudy Bram Martine Joop Ria Angelien Nelly Anke Floor Jorien Peter Hans Rennie Jetty André
Achternaam Aantjes Aggelen, van Beelen Berends Berendsen Besten, den Bijman Bobeldijk Breure Breure Cornielje Dekker Demacker Epping Fraanje Goossens Hijne Holtland Hoog, de Hoorn, van Hulst, van Hutten Jaarsveld, van Jacobs Jacobs Kleij Kleijn Kortenoever Krauweel Leezenberg Moolenbroek, van Mouw Nijsen
Krijn Renate Henk Anne Fons Ton Jeroen Annelies Wim Hans Frannie Piet Ineke Jopie Joke Wilbert Ellen Rini Hessel Hans
Olthof Postma Rees, van Rooij, de Rooyers Schenk Schreuder Snijder Steenpoorte Themans Tillemans Unen, van Veen, van Verdonk Verhaag Verhulst Visser Vollenberg Vries, de Wit, de-Fleer
Marianne Hoge Marja Holtland
Theo
Zuidema
Noor
Huguenin
Tineke
Jager
Leny
Jong, de
Bert
Jong, de
Ria
Jongerius
Rianne
Knipscheer
Wijke
Kooi, van der
Ludwien
Koster
Mieke
Leeuwen, van
Tom
Lindner
Tienus
Mepschen
Harry
Mortel, van der
Grietje
Mulder
Arend
Ooms
Ton
Otten
Gerard
Ploeg, van der
Annie
Reil-Vorstelman
Sandra
Rutgers
Afwezig ALV 13 juni 2015
Ben
Schut
Jeanine
Storm
Breevoort, van
Cora
Elly
Claas
Corrie
Vermue
Chris
Dries, van den
Nico
Vermue
Lukas
Emmens
Kees
Visser
Peter
Ende, van der
Henk
Graaf, de
Paul
Habets
Hilda
Havinga
Frans
Hofstra
notulen NVVS-Algemene Ledenvergadering d.d. 13 juni 2015
Volmachten ALV 13 juni 2015 Geen
5
