NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN TENNISCLUB DE WEIDE 26 januari 2015 TE HOOGEVEEN CONCEPT Aanwezig:
44 stemgerechtigde leden. 9 leden met kennisgeving afwezig: Jacob van der Heide, Dicky Stam, Margaret Breukink, Gerard van Duinen, Pauline van der Aart, Alie Wiggers, Geralt Lenten, Johan Klomp en Jannie Huisman.
1. Opening (20.05 uur) door Max Jacobsen, voorzitter Max excuseert bestuurslid Jacob van der Heide: die kan niet aanwezig zijn t.g.v. zijn werkzaamheden als gemeenteraadslid. 2. Concept-notulen Algemene Ledenvergadering 27-1-2014 Er zijn geen op- of aanmerkingen, niet tekstueel en niet naar aanleiding van. Daarmee worden de notulen ongewijzigd vastgesteld, onder dankzegging aan de secretaris. 3. Ingekomen stukken / mededelingen / inventarisatie inbreng voor de rondvraag Johan Klomp heeft de suggestie doorgegeven om in het vervolg de ALV te combineren met de nieuwjaarsborrel: dat zou meer leden trekken. Het bestuur komt hier in de rondvraag op terug. 4. Praatje van de voorzitter Max start met het aanstippen van landelijke ontwikkelingen in het tennis: in 2014 volgens de KNLTB een ledenverlies van 20%, regionaal bezien ledenverlies bij zowel Tc Suthwalda, HLTC, HTC en Noorderterp. Daarentegen kreeg Tc de Weide in 2014 juist meer leden: daar mogen wij trots op zijn! Dit gaat echter niet vanzelf: een grote rol speelt hierin onder meer het jaarlijkse Open Drentse Veteranenkampioenschap 35+ en het scholentennis waar onder coördinatie van Sandra Overbeek in 2014 ca. 470 kinderen aan deelgenomen hebben, met mogelijk een aanwas van nieuwe jeugdleden tot gevolg. Dat is een hoopgevende ontwikkeling, mogelijk mede veroorzaakt door de verlaging van de jeugdcontributie. Ook financieel gezien zijn wij een gezonde vereniging, die op eigen kracht functioneert. Dat alles is een compliment waard aan ieder die hier aan bijgedragen heeft. Max wil de Open Drentse Veteranenkampioenschap 35+ specifiek benoemen: qua uitstraling, positionering en inkomsten voor de vereniging. Het doet hem dan ook deugd dat de bestaande commissie van 3 mannen en 2 vrouwen zich ook dit jaar weer bereid heeft verklaard het toernooi te organiseren (applaus). Ook de voorjaars- en najaarscompetitie zijn positief verlopen, zo ook het Toerkooptoernooi, dat ook dit jaar weer gehouden zal worden (applaus). Max benadrukt dat wij zuinig moeten zijn op onze sponsoren: hun bijdrage betreft een substantieel onderdeel (> 10%) van de begroting. Zorgwekkend vindt Max (zich daarbij beseffend dat hij dat nu tegen het verkeerde publiek zegt, omdat nu de actieve leden aanwezig zijn, maar hij doet een beroep aan allen om deze informatie door te geven binnen de vereniging) dat er een onderbezetting is binnen een aantal commissies en een tekort aan barvrijwilligers. Er zijn nog te veel leden die €190 aan contributie betalen, 2-3 maal per week tennissen, maar verder niets voor de vereniging doen. In de vorige ALV heeft Max deze handelswijze al als "broodje tennis" benoemd. Mocht er een tekort aan barvrijwilligers ontstaan, dan dreigt inhuur van barpersoneel dan wel vragen van een financiële bijdrage aan de leden, in beide gevallen dus uiteindelijk leidend tot kostenverhoging voor de leden. Dit kan voorkomen worden wanneer iedereen zijn / haar steentje bijdraagt. De Activiteitencommissie van 5 man sterk heeft zich de afgelopen 2 jaar 'uitgesloofd' om leuke activiteiten op te zetten, maar zag veelal niet meer dan ca. 25 leden komen. Extra vervelend is het wanneer ca. 45 leden zich tevoren opgeven, maar er veel daarvan zonder afzeggen niet komen. Max doet een beroep op de leden om deze cultuur tegen te gaan. Wij zijn en blijven een vereniging, dus meld je aan voor (organiseren van en/of deelname aan) activiteiten. Er is nog zat te doen, ook in de technische commissie (o.a. toernooien) of in werving & behoud van leden. De oud-activiteitencommissieleden willen best hulp bieden bij het organiseren van activiteiten. Men kan zich melden of bij de secretaris / voor opgave als barvrijwilliger bij Richard van der Sleen. Max vraagt de vergadering of zijn verhaal nog vragen oproept: die zijn er niet.
1
5. Samenstelling bestuur Alex Engelsman was als penningmeester ten tijde van de ALV in januari 2014 al aftredend, maar heeft aangeboden - bij gebrek aan opvolging - om tot juni aan te blijven. Ingaande 1 maart 2014 is het gelukt om Jan Heetebrij als nieuwe penningmeester te laten starten en het bestuur is trots op de verrichtingen van Jan. Max verzoekt dan ook 'middels handgeklap' - tenzij er formele bezwaren zijn - de benoeming van Jan als penningmeester per 1 maart 2014 te bekrachtigen (applaus). Jan Heetebrij geeft aan zijn werk als penningmeester met plezier te doen, alhoewel de hoeveelheid werk hem eerst wel tegenviel. Hij is immers "geen boekhouder, meer een techneut": hij is vanuit zijn bekendheid met managementinformatie geïnteresseerd geraakt in financiële systemen. Jan wil de voortreffelijke hulp van Alex en Tineke Dijkstra noemen, met name Tineke: "die deed de bulk". Jan hoopt het naar hem toe vanuit bestuur en de leden uitgesproken vertrouwen niet te beschadigen. Max geeft aan dat Alex vanavond de voorkeur aan het gaan schaatsen heeft gegeven, het bestuur heeft met een gezamenlijk etentje al afscheid van hem genomen. Tineke Dijkstra heeft - voor de leden vaak onzichtbaar - veel en goede hulp geboden op financieeladministratief gebied. Max bedankt Tineke namens de vereniging daarvoor en overhandigt haar een boeket (applaus). 6. Vrienden van Tc de Weide Max introduceert Jack Schaart en geeft aan dat de Vrienden nu 2 jaar bestaan, naar grote tevredenheid van het bestuur. Jack licht toe dat zij (Jack, Wubbine Muysson en Annemarie Lovink) als Vrienden van Tc de Weide nu 51 leden kennen, er zijn nog 9 plaatsen vrij op het bord in de kantine (en anders komt er een nieuw bord bij). Over de besteding van de gelden zijn de leden reeds geïnformeerd tijdens de daartoe georganiseerde verloting op 18 december jl. Jack vat nog eens samen waar het geld aan besteed is: aanschaf grote koepeltent bijdrage aanschaf tennisrackets nieuwe jeugdleden aanschaf nieuwe tennisnetten Tenniskids rood prijsjes tosstoernooi voorjaar aanschaf bucket met tennisballen voor Johan Klomp, die geheel belangenloos de jeugd is gaan trainen Voor 2015 ziet de Vrienden graag nieuwe wensen tegemoet, daarbij benadrukkend dat dit echt los staat van de begroting (applaus). Max maakt de Vrienden een groot compliment voor hun positieve bijdrage aan het verenigingsleven. Hij wil ook Ruud Mersman nogmaals bedanken voor het doneren van een ballenkanon. Daarbij bedankt Max namens het bestuur Johan Klomp voor zijn vrijwillig trainerschap, dit ook in nauwe samenwerking met Tennisschool Koning. PAUZE 7. Financieel Jaarverslag 2014 Jan licht de Winst & Verliesrekening 2014 toe: de vereniging staat er financieel gezien gezond voor. Er was over 2014 een tekort van € 858 begroot, we eindigen 2014 echter met een positief resultaat van € 689. Echter, het voornemen in 2014 om een dotatie voorziening onderhoud (o.a. bij noodzakelijk vernieuwen bovenlaag tennisbanen) te maken ad. € 5.000 is niet gelukt en dat is zorgwekkend. Volgens Jan zijn in 2014 2 categorieën financieel gezien bepalend geweest: 1. de kantineomzet i.c. marge op de inkoopwaarde 2. toernooikosten ad. 1 tussentijds (mei/juni en in september) is de omzet / marge geëvalueerd en als tegenvallend beoordeeld; ad. 2 er was een opbrengst van € 1.600 begroot, de toernooien hebben ons echter € 988 gekost, per saldo een tegenvaller van bijna € 2.600. Hier zijn meerdere redenen voor aan te wijzen: toernooien moesten worden afgelast, minder inkomsten uit de Open Drentse
2
Veteranenkampioenschap 35+ dan begroot (€ 902 tegen € 2.000), daar staat gelukkig een positievere balans vanuit de seniorencompetitie tegenover. Daar wil Jan zijn toelichting voor nu bij laten, hij is benieuwd of er vragen zijn? Roy Timmermans merkt op dat er tijdens de ALV begin 2014 veel gesproken is over de kosten van baanverlichting, hoe is dat in 2014 gegaan? Volgens Max en Jan is de energierekening over 2014 inderdaad wat gematigder uitgevallen, een kleine reductie in gemaakte kosten. Volgens Roel Stuifzand ligt dit er meer aan dat de lichten eerder op de avond uitgaan, dan dat leden bewuster op een andere baan gaan spelen om lampen uit te kunnen doen. We leren volgens Roel klaarblijkelijk moeilijk. Max vindt deze bewustwording onder de leden ook onder het "broodje tennis" vallen: het is een verantwoordelijkheid voor alle leden, niet alleen voor het bestuur, wijs elkaar er op. De energiekosten zijn in 2014 wel met ca. € 3.000 teruggebracht. Ben Hartman doet de suggesie om in overleg met sponsor Sun Fictorie zonnepanelen op het dak van de kantine te plaatsen. Max antwoord dat het bestuur zich hierover zal buigen. Jacob Wemer: is er al geprobeerd om goedkoper dan nu bij Elektrabel in te kopen, bijv. bij NUON? Mark Kleine geeft aan dat hij vorige week nog hierover telefonisch informatie heeft ingewonnen: Elektrabel is niet echt veel duurder, daarbij zijn elektra & gas niet de grootste kostenposten. Manon Regnery stelt voor om gezamenlijk met vv de Weide in te kopen, Mark neemt deze suggestie mee. Ger Hosmar wijst het bestuur op de bonus die hij als particulier ieder einde van het jaar maakt wanneer hij overstapt van energieleverancier, is dat ook een idee voor Tc de Weide? Jan is er wel voorstander van om energie-offertes te gaan vergelijken, maar een overstap moet zakelijk gezien wel uitkunnen. Daarbij kan je als grootverbruiker niet per maand, maar alleen per jaar overstappen. Het bestuur zegt de vergadering toe dit jaar de energiemarkt te zullen verkennen, daarbij ook te denken aan een gezamenlijke inkoop met andere vereniging(en). Martin Liefers vraagt of een vervanging van de tennisbanen noodzakelijk is? Mark geeft aan dat hij daartoe wel een Meerjaren Onderhouds Plan heeft opgesteld waarin (conform het opgestelde afschrijfschema) vervanging van de 3 middelste banen voor 2017 in de planning staat, maar dat dit zoals wij er nu financieel voorstaan niet opgebracht kan worden. Max vult aan dat het kunnen reserveren van de daartoe benodigde gelden dus belangrijk is, anderzijds zijn er momenteel nog geen concrete plannen om tot vervanging over te gaan. Ger Hosmar vraagt of de KNLTB nog invloed heeft op dit soort besluiten? Max geeft aan dat die o.a. moet beoordelen of de tennisbanen voldoen bij toernooien. Martin vraagt hoe groot het tekort in 2017 is inzake de baanvervanging? Volgens Max was er tot vorig jaar in het geheel nog geen beleid. Nu ligt er een Meerjaren Onderhouds Plan, dat per jaar de liquiditeitsbehoefte aangeeft. Bij noodzakelijke investeringen (dak, bovenlaag tennisbanen) dreigen er problemen, daartoe moeten er reserves zijn. Dit beleid is 2 jaar terug ingezet, maar heeft helaas nog geen concrete reserveringen kunnen opleveren. Jan pleit er dan ook voor dat wanneer er gelden vrijkomen die aan de post voorziening onderhoud worden toegevoegd. Ger Hosmar vraagt of te zijner tijd de kunstgrasbanen ook (deels) vervangen zullen worden door meer moderne baansoorten? Mark geeft hierop aan dat wanneer het moment van vervangen daar is, er zo nodig een behoeftepeiling onder de leden zal worden gehouden, nu zijn er daartoe absoluut nog geen concrete plannen. Ard Hartman merkt op dat kosten en besparen één ding is, maar de omzet wat anders. Max reageert dat de kantineomzet over de periode 2012 - 2014 min of meer gelijk is gebleven, het inslagpercentage blijft echter achter bij wat hij gewenst had. Max licht toe dat er over 2014 voor € 19.000 aan nota's is binnengekomen, tegen een begroot inslagpercentage 50% van € 33.000. Dit verlies komt volgens hem voor 95% uit tegenvallende realisatie van de inslag. Voorbeeld is de bierverkoop (de grootste 'omzetmaker'): uit een 20 liter fust moeten 80 glazen kunnen worden getapt, waarbij voor ons - gezien het werken met barvrijwilligers - 70-75 glazen als reëel gezien mag worden. Op basis van rekeningen / aantal gebruikte fusten is er echter minder dan 60 glazen per fust geschonken! Daar zijn dan de consumpties gebruikt door bestuur, commissieleden en barvrijwilligers bij ingerekend. Volgens Max zijn er ter verklaring 3 mogelijkheden: de tapinstallatie deugt niet; er wordt niet goed aangeslagen op de kassa er wordt gratis weggegeven Dit geldt (in mindere mate) ook voor wijn, koffie en koekjes. Ter illustratie: er is over 2014 € 1.500 uitgegeven aan koekjes! Volgens sommige aanwezigen wordt er "soms gewoon in de koekdoos gegraaid". Een optie zou kunnen zijn om te stoppen met koekjes. Dit zou niet hoeven als iedereen zich gedraagt, hetzelfde geldt door het weggeven van bier e.d. Het bestuur krijgt volgens Max best wel hoofdpijn van dit 'dossier': het leverde de vereniging over 2014 een tekort op van ca. € 4.500.
3
Huub Overbeek vraagt of het niet simpel gaat om te grote bierglazen en te weinig schuim? Volgens Max komt het daardoor niet. De Technische Dienst van Bavaria is onlangs nog ter controle / afstelling van de tap geweest en heeft voorgesteld om met 1 tap te gaan werken. Dit gaat nu uitgeprobeerd worden, omdat kantinecommissie & bestuur eerst technische oplossingen wil uitsluiten. Het doel blijft staan om tot een inslagpercentage van 50% te komen: dat zou ook direct het probleem van niet kunnen doteren aan voorziening onderhoud oplossen! Roel Stuifzand oppert om over te gaan op bierflesjes. Max geeft aan dat daar volgens hem de oplossing niet ligt, daarbij ontbreekt het ons hiertoe aan opslagruimte en zou er daarmee mogelijk een te groot beroep op zwaar tillen / dragen door de barvrijwilligers worden gedaan. Johan Bandell vraagt of de jaarlijkse bonus van Bavaria / Dikkers hierin wel meegerekend is? Volgens Jan nog niet: hij heeft daarop al aangedrongen, maar dan nog betreft dit een bedrag dat tussen de € 1.000 en € 1.500 zal liggen en de cijfers / conclusie dus niet echt wezenlijk zal beïnvloeden. Max is ervan overtuigd dat het deels een cultuurprobleem binnen onze vereniging betreft: gebruik / misbruik van hetgeen de kantine de leden biedt. Spreek elkaar hier op aan, geef geen rondjes / hapjes gratis weg! Het bestuur gaat dit thema ook in 2015 weer nauwlettend volgen. Jan vraagt of er nog vragen zijn over de balans 2014? Die zijn er niet. 8. Verslag Kascommissie 2014: Manon Regnery en Inge Timmermans Manon geeft - mede namens Inge - aan dat zij beiden bij Jan zijn geweest: zij hebben hem alle vragen mogen stellen en alle stukken mogen inzien. Zij hebben vastgesteld dat Jan alles perfect voor elkaar heeft en zij spreken daarbij hun bewondering er voor uit dat Jan 4 dagdelen per week hiermee voor de vereniging bezig is! Max verzoekt de ALV daarmee het bestuur decharge te verlenen voor het in 2014 gevoerde financiële beleid (applaus). 9. Benoeming Kascommissie 2015 Manon treedt volgens schema terug (applaus) en Max vraagt de vergadering om een nieuw lid voor de kascommissie, die samen met Inge Timmermans in de Kascommissie zitting zal nemen. Dit wordt Ben Hartman. 10. Begroting 2015 Jan licht de vergadering toe dat er voor 2015 een positief resultaat is begroot, inclusief een voorziening onderhoud van € 5.000. Of dit resultaat ook behaald wordt is natuurlijk wel afhankelijk van onder meer de marge op de kantine-omzet en de toernooiopbrengsten. Dit moet een uitdaging vormen voor alle betrokken leden. Jack Schaart vraagt hoe het kan dat een toernooi dat niet is doorgegaan de vereniging geld kost? Jan noemt als voorbeeld dat hij als penningmeester nog steeds € 50 tegoed heeft uit de bedrijvencompetitie 2013! Roel Stuifzand licht voor Jack toe dat er vaak al kosten zijn gemaakt voor promotie (flyers e.d.), daarbij vindt er ook bondsafdracht plaats (voor de jeugd bijv. € 230). Max geeft aan dat toernooileiders verantwoordelijk zijn voor een goede organisatie, dat de opbrengst (of kosten) aan het einde van het jaar zichtbaar worden op de Winst & Verliesrekening. Toernooien zijn clubactiviteiten. Een goed voorbeeld is de commissie Open Drentse Veteranenkampioenschap 35+: deze stelt voor ieder toernooi een begroting op en na afloop volgt een volledige verantwoording van kosten en baten naar het bestuur. Die blijft namelijk eindverantwoordelijk. Daniela Mikkers vraagt of het een doel op zich is dat een toernooi winst maakt? Volgens Max is dit geen doel op zich, maar de vereniging / het bestuur moet wel naar het totaal aan inkomsten en kosten kijken. Jan Heetebrij geeft vervolgens aan dat hij de aan de vergadering in zijn inleiding verstrekte informatie moet bijstellen: er is voor 2015 geen € 5.000 aan voorziening onderhoud ingeboekt, maar € 3.500. Daarop vraagt Max de vergadering of de begroting 2015 - zoals nu voorliggend - kan worden vastgesteld (applaus).
4
11. Rondvraag Max wil graag het Flextra Open toernooi onder de aandacht brengen (23 t/m 29 maart a.s.). Daarbij wil hij Dominique Slender en Peter v.d. Haar nog bedanken voor de organisatie in 2014 (ondanks dat het toernooi later afgemeld moest worden). Hij wenst de organisatie in 2015 (o.a. Jack, Ewout, Vincent, Jur) - die overigens ook de clubkampioenschappen gaat organiseren - veel succes toe; Jack wil nog aan zijn eerdere toelichting vanuit de Vrienden van Tc de Weide toevoegen dat Rob van Geffen de hoofdprijs van de verloting op 18-12 heeft gewonnen; Max heeft met de andere bestuursleden overleg gehouden over het voorstel van Johan Klomp om in vervolg de ALV en de nieuwjaarsborrel te combineren. Het bestuur vindt het een sympatieke gedachte, maar dit gaat zeer waarschijnlijk niet lukken omdat de penningmeester in de praktijk tot einde van de maand januari nodig heeft om de balans af te kunen sluiten en de begroting op te stellen. Dat verhoudt zich niet met een geschikte datum voor een nieuwjaarsborrel: die moet begin van het nieuwe jaar gehouden worden; Jack Schaart: hoe ver is het bestuur met beschikbaar stellen van wifi in de kantine? Mark geeft aan dat er al een contract ligt voor glasvezel, maar Reggefiber heeft desgevraagd aangegeven dat de aannemer nu niet bereid is, afhankelijk is van meerdere aanvragen / de KPN. Mark onderzoekt nu alternatieven; Inge Timmermans: tijdens de kascontrole zijn haar de kosten verbonden aan het ophalen van vuilnis / papier & karton opgevallen, levert gescheiden inzameling een besparing op? Volgens Mark werd hij 2 jaar terug geconfronteerd met nog hogere kosten, daarbij wordt papier e.d. door vrijwilligers al naar de Kerkboerderij gebracht. Hij vraagt van de vrijwilligers wel nog meer aandacht voor het scheiden van afval hierop; Johan Bandell vraagt zich openlijk af waarom er bij de toernooien geen 65+ categorie bestaat? Jack Schaart geeft daarop aan dat bij de Flextra Open er al speciale categorieën 15+ (was 17+) en 35+ zijn geopend. Johan geeft aan dat hij specifiek op 65+ doelt. Verder ziet hij niet echt bestaansrecht voor een categorie met speelsterkte 9. Jack kiest hier bewust wel voor, ook in overleg met de trainers, juist om nieuwe leden te stimuleren aan toernooien mee te gaan doen; Roel Stuifzand oppert om de mailinglist van de Open Drentse Veteranenkampioenschap 35+ ook voor de Flextra Open te benutten. Max geeft aan dat het bestuur zich hierover eerst wil beraden; Daniela Mikkers: bij de ons omliggende tennisverenigingen loopt het ledenaantal terug, in hoeverre wordt er gewerkt aan samenwerking? Max geeft aan dat het bestuur met meerdere verenigingen samen heeft gesproken (m.u.v. Suthwalda), dat dit uitmondde in de nodige intenties, maar dat er vervolgens radiostilte volgde. Wel heeft hij volgende week een afspraak met het nieuwe bestuur van HLTC. Er zijn goede banden met Suthwalda. Daniela vraagt bij samenwerking ook aan gezamenlijke toernooien te denken. Daar is Max het mee eens, maar het is bijv. in het geval van de voorgenomen Open Hoogeveense Kampioenschappen niet gelukt; Daniela Mikkers: de Activiteitencommissie is gestopt, gaat er dit jaar dan niets gebeuren? Max geeft aan dat de huidige commissie veel gedaan heeft, waarvoor hij nogmaals zijn complimenten wil uitspreken. Het Kerst Klaverjassen gaat dit jaar in ieder geval wel door, maar verder is het wachten nu eerst op respons vanuit de vereniging. Max kan zich nog een verenigingsfeest herinneren waar meer dan 100 leden op af kwamen. Enthousiasme van de leden is nodig voor de vereniging Tc de Weide, niet bij banenverhuur de Weide. Voetbalvereniging Hoogeveen heeft laten zien dat dit echt wel kan; Jack Schaart geeft aan dat zaterdag 28 maart de eerstvolgende feestavond zal worden gehouden, tijdens de Flextra Open; Ger Hosmar vraagt of hij het goed begrepen heeft dat de contributie in 2015 niet omhoog gaat? Max bevestigt dat gezien de goedgekeurde begroting 2015 deze gelijk blijft; Jan Heetebrij vraagt de vergadering toestemming om het batig saldo over 2014 ten goede te laten komen aan het Eigen Vermogen (applaus). Dit zou hij ook willen doen met de nog te ontvangen bonus over 2014 van Bavaria / Dikkers (applaus). Om 21.37 uur sluit de voorzitter de vergadering.
5
Maarten van der Aart Secretaris
6
