Notulen van de Algemene Ledenvergadering van RTV Quirijn d.d. 26 januari 2015 in het Paviljoen

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van RTV Quirijn d.d. 26 januari 2015 in het Paviljoen Afwezig met kennisgeving: Angela van Aalst, Danique v Abeelen, Jeanette v Assem, José v Assem, Joep Bertens, Toine vd Dobbelsteen, Jan Eijsermans, Jeske de Frètes, Rene Haans, Dini Haans, Berry v Herk, Mieke v Hettema, Ad vd Hout, Piet v Iersel, Harrie v Irsel, Lenie v Loon, Rie Oenen, Francine v Ree, Dionne Rijnen, Loes Rijnen, Annemieke Schäperkötter, Stefan Schepens, Els Thal, Patricia vd Voort. Notulist: Theo Bootsma 1. Opening De voorzitter opent om 20.30 uur de vergadering en heet iedereen welkom. Hij wenst alle leden het beste voor 2015 en een gezond en sportief nieuw jaar. 1 minuut stilte wordt gevraagd voor hen die ons het afgelopen jaar ontvallen zijn. Uit de presentielijst blijkt dat er 53 stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Tot slot worden de leden opgenoemd die zich hebben afgemeld. Conform bovenstaande lijst. 2. Mededelingen 2.1 2.3

2.4 2.5

2.6 2.7

2.8

2.9

Het bestuur vraagt goedkeuring voor de invitatietoernooien van de TC en JC in het volgend verenigingsjaar 2016. De aanwezige leden zijn akkoord. Het bestuur vraagt goedkeuring voor de uitgave van het bedrag van € 45.000,-. Dit i.v.m. het renoveren van baan 1 t/m 3. Het bestuur heeft hiervoor 3 offertes aangevraagd en we zijn druk doende om de juiste keuze te maken. Dit jaar vindt er geen verhoging van de consumptieprijzen plaats. Aansluitend hierop nogmaals de regel dat er géén alcohol geschonken mag worden voor leden onder 18 jaar én er mag ook geen alcoholische drank meegegeven worden aan leden die nog geen 18 zijn. Ouders moeten hun drankjes zelf komen halen. Zondag 29 maart start het nieuwe seizoen. U kunt die dag uw nieuwe KNLTB pasje afhalen. Informatie hierover volgt nog. Het bestuur heeft besloten om de banenverlichting in de wintermaanden niet uit te breiden. Op dit moment kan de verlichting op 5 banen door de leden zelf aan en uit worden gezet als het paviljoen gesloten is. Dit jaar is er sprake van ruimere openingstijden waardoor er ook meer ’s avonds getennist kan worden. Een verzoek aan de leden die ’s avonds komen tennissen als het paviljoen gesloten is en gebruik maken van de verlichting op baan 1 t/m 5. Willen de laatsten a.u.b. de verlichting ook weer uitschakelen. Gebeurt dit niet zal de verlichting de volgende dag weer aangaan terwijl er misschien niet getennist wordt. Wilt u er ook voor zorgen dat de toegangsdeur steeds goed gesloten wordt. Het komt helaas wel eens voor dat de deur open blijft. Om het rolluik weer te sluiten, moet het knopje, links van de toegangsdeur, ingedrukt blijven tot het rolluik weer helemaal gesloten is. Spreektijd tijdens de bestuursvergaderingen. Voor alle leden bestaat de mogelijkheid om tijdens de bestuursvergaderingen, meestal op de eerste maandag van de maand,

2.10

2.11

2.12

tussen 20.00 u. en 20.30 u. het bestuur te spreken. Het bestuur hoort het een en ander liever rechtstreeks van u dan via het wandelgangen circuit. De toetreding tot de KNLTB blijkt een schot in de roos geweest: een behoorlijk aantal leden doet mee aan de diverse competities. Het ledenaantal is groeiende waarbij ook zeker het aantal jeugdleden groter is geworden. Doordat ook teams van andere verenigingen onze vereniging bezoeken, is er meer leven in de brouwerij gekomen en dat past bij rtv Quirijn! Tevens wil ik u wijzen op ons open-tennistoernooi in augustus. Het afgelopen jaar was dit toernooi een enorm succes en we gaan er van uit dat dit succes dit jaar minimaal geëvenaard wordt. Een aanrader dus! De komende tijd zal het klusteam zeker niet achterover leunen: Het terras vóór het zal ook aan de andere kant voorzien worden van eenzelfde afscheiding. Rondom de opslagcontainer die bij het oefenhok staat zullen schotten worden geplaatst. En de grote bomen achter baan 8 t/m 11 worden gesnoeid om het bladafval in de herfst te verminderen. Er is het afgelopen jaar wederom ontzettend veel werk verricht door een grote groep vrijwilligers. Dankzij hun enthousiaste en tomeloze inzet, kunnen we spreken van een schitterend tennispark, prima toernooien en heel gezellige activiteiten. We zijn als bestuur bijzonder trots op deze mensen die geheel belangeloos de vereniging op verschillende manieren ondersteunen en daardoor de vereniging niet alleen een hoop plezier bezorgen maar ook de vereniging een hoop geld besparen!!! Beste vrijwilligers, heel hartelijk bedankt voor jullie inzet.

3. Ingekomen en uitgegane stukken Geen ingekomen en uitgegane stukken. 4. Notulen ALV 27 januari 2014 4.1

Geen opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd onder dankzegging van de notulist. Welke (rond)vragen moeten nog beantwoord worden? Rondvraag: Annelies Martens: Uitbreiding van de banenverlichting in de winter. Hierop is al antwoord gegeven bij de mededelingen. Jeannine Reijnen: Kan er een buitenklok komen op een centrale plaats? Antwoord: Klok komt, we zijn ons aan het oriënteren.

5. Verslag secretaris – Angela van Aalst Op 1 januari 2014 telde onze vereniging 778 leden. Op 1 januari 2015 was het ledenaantal gestegen naar 810.

Dit jaar heeft het bestuur het volgende aan ledenwerving gedaan: 1.

De toetreding tot KNLTB heeft onze vereniging zeker geen windeieren gelegd. We zien hierdoor een fikse toename in ons ledenaantal. Op 29 maart hebben we voor het eerst deelgenomen aan de Open Tennisdagen van de KNLTB. Dit was een mooie en gezellige dag en werd goed bezocht. Deze dag heeft onze vereniging 10 nieuwe leden opgeleverd. In augustus vond ons allereerste Open Toernooi plaats. Dit is een groot succes geweest. Zonder de enorme inzet van alle vrijwilligers die zich in die week beschikbaar hebben gesteld, was dit nooit gelukt. Zij hebben RTV Quirijn uitstekend weten te promoten bij de deelnemers en verdienen hiermee een groot compliment! Naast de Open dag en het Open Toernooi hebben al heel wat leden deelgenomen aan de competitie. In het voorjaar hadden maar liefst 16 teams ingeschreven, waarvan er 6 kampioen zijn geworden! En dit najaar spelen er 13 teams mee. We kunnen nu al vertellen dat er 3 of 4 teams kampioen zijn geworden. Hieruit blijkt wel dat er veel talenten binnen onze vereniging rondlopen. Dat deelname aan de competitie steeds populairder wordt, blijkt wel aan het aantal inschrijvingen voor de aankomende voorjaarscompetitie, namelijk 20 teams!

2.

Try Out Sports. Voor het schooljaar 2013/2014 heeft Pascale Engel les gegeven aan zo’n 30 leerlingen van verschillende basisscholen in Tilburg-Noord. De reacties waren positief. Ook dit jaar nemen wij weer deel aan de Try Out Sports. Bedankt Pascale dat je dit wederom heb opgepakt en tot een succes hebt weten te maken.

3.

Baanverhuur aan scholen. In 2014 hebben ook weer een aantal scholen voor een dag of een bepaalde periode banen gehuurd. Wat we dit jaar ook weer gaan doen. Tevens kunnen wij gebruik maken van hun hulp.

4.

Onze nieuwe website is in maart gelanceerd. Alle nieuwsberichten m.b.t. onze vereniging zijn hierop terug te vinden. Deze website is mogelijk gemaakt door High5IT van Claudia van den Broek en Frank van de Laar. Heel erg bedankt voor jullie sponsoring en hulp in deze!

Via deze weg wil ik alle vrijwilligers van Quirijn bedanken die zich in 2014 op welke manier dan ook met enthousiasme hebben ingezet voor onze vereniging. En uiteraard ook Ben en Annet voor de prettige samenwerking. Bedankt! 6.

Verslag penningmeester – Leo Hopstaken

Graag wil ik enige toelichting geven op een aantal posten op de Staat van baten en lasten.

Allereerst begin ik met de Baten. Bij de baten valt op dat de contributie toch weer fors boven de begroting is uitgekomen, dit heeft als oorzaak dat er in 2014, 116 nieuwe leden zich hebben aangemeld. Hierdoor is ook de post inschrijfgeld flink gestegen t.o.v. de begroting. Bij de overige baten valt op dat de subsidie, advertenties en reclameopbrengsten, verhuur tennisbanen gedaald zijn t.o.v. de begroting. De renteopbrengst is dit jaar hoger dan de begroting. Bij de lasten wil ik ook een aantal posten toelichten de overige posten zijn m.i. duidelijk. Mochten daar straks nog vragen over zijn dan hoor ik dat later wel. De energielasten zijn dit jaar wederom lager uitgevallen dan begroot mede door een teruggaaf van de energiebelasting over 2013 en de zachte weersomstandigheden. Onderhoud banen, park en paviljoen, door de zelfwerkzaamheid van ons klusteam, tuinploeg en andere vrijwilligers zijn deze kosten veel lager uitgekomen. Hiervoor nogmaals onze dank. Doordat we geen clubblad meer uitgeven en geen drukwerk voor inschrijfformulieren e.d. meer bestellen zijn deze kosten veel lager dan begroot. De kosten KNLTB betreft de kosten van lidmaatschap bij de KNLTB en overige kosten die hiermee te maken hadden. Alle overige posten vallen binnen of iets boven de begroting 2014. Dit was een korte toelichting op de inkomsten en uitgaven over 2014. Heeft er iemand nog vragen over de staat van lasten en baten 2014? Vragen m.b.t. de begroting: Louis Heuer: Snapte de grote verschillen niet tussen de contributie inkomsten Uitleg Leo: Verkeerde begroting waar je die vraag over stelt. Was vorig jaar aan de orde i.v.m. de overgang van een ander kalenderjaar en daardoor contributieaanpassing. Pierre van Loon: Stijgt de contributie niet bij de verhoging van de KNLTB bijdrage? Uitleg Leo: Contributie stijgt alleen door indexering. In 2013 heeft het bestuur aangegeven dat de contributie niet verhoogd wordt door het KNLTB lidmaatschap. Ook niet door verhoging van de bijdrage. 7.

Verslag kascommissie – Jos Oerlemans

Jos deelt, namens de kascommissie, mede dat de jaarrekening en de boekhouding in januari 2015 zijn gecontroleerd, waarbij Jos is geassisteerd door Mart Hens en Hans van de Sanden. Op 20 januari 2015 is deze met de voorzitter Joost van Abeelen en de penningmeester Leo Hopstaken doorgenomen. De administratie is uitstekend verzorgd en de jaarrekening 2014 geeft een goed en juist beeld van de financiële positie van de vereniging. De conclusie is dat de vereniging zeer gezond kan worden verklaard.. De kascommissie is volledig geïnformeerd. De kascommissie stelt voor de penningmeester te dechargeren voor het gevoerde beheer in 2014.

De leden gaan hiermee akkoord, waarna de voorzitter de kascommissie bedankt voor hun werk. 8.

Verslag commissies – Joost van Abeelen

Jeugd commissie De toernooien zijn allemaal goed verlopen en waren ook allemaal druk bezocht. Gemiddeld zo’n 60 kinderen. Op dit moment hebben we 150 jeugdleden waarvan er dit jaar ook weer een aantal zijn overgegaan naar de senioren. Om deze jeugdleden te behouden is het van belang om ze te betrekken bij de competitie. De World tour (KNLTB) op zondagochtend heeft niet voor overlast gezorgd bij de instuif op zondagochtend. Ook komend jaar zal dit niet het geval zijn omdat er steeds maximaal 24 kinderen aan mee doen. Op 7 februari a.s. is er ook nog een afsluitend uitje voor de jeugd georganiseerd waarbij maar liefst 72 kinderen gaan bowlen. Toernooi commissie Dit jaar zijn er een aantal toernooien niet door gegaan vanwege te weinig aanmeldingen. (BBQ-toernooi en clubkampioenschappen) Wat betreft het teamtennis waren de regels omtrent het invallen niet voor iedereen duidelijk. De TC zal hieraan extra aandacht besteden door het reglement van het teamtennis op tijd en duidelijk te publiceren. De speelsterkten A-B-C blijven gehandhaafd en men kan zelf bepalen in welke speelsterkte men inschrijft. Het eerste Open Toernooi had 216 inschrijvingen van 21 verenigingen waarvan 1/3 eigen leden. We kijken terug op een zeer geslaagd en mooi toernooi. Afgelopen jaar hebben 16 teams zich ingeschreven voor de voorjaarscompetitie en 12 teams voor de wintercompetitie. Voor dit jaar wordt gekeken naar de mogelijkheid voor een najaar competitie en in 2016 wil de TC evt. een veteranentoernooi organiseren voor 35+ en 50+. Feestcommissie De FC kijkt terug op een geweldig jaar. Zij hebben zich o.a. bezig gehouden met de organisatie en begeleiding van: De pasdag (pasjes afhalen), open dag, bokkentoernooi, kinderdisco, de pub quiz, en natuurlijk het sjieke slotfeest. Voor het komend seizoen staat weer een wijnproeverij en een bingo gepland, is er een idee om een uitwisseling met een andere tennisvereniging te organiseren en wordt er weer hard nagedacht over het jaarlijkse slotfeest.

Nieuwsbriefcommissie De nieuwsbrief wordt 4x per jaar verstuurd. Om kosten te besparen, bestaat de mogelijkheid om de nieuwsbrief digitaal te ontvangen maar u dient dit wel zelf aan te geven. PR commissie De PR commissie heeft ook dit jaar weer prima werk verricht maar helaas gaat ook Walter v.d. Sanden, nadat Sjef Hommelberg halverwege het seizoen is gestopt, er mee stoppen. Gelukkig hebben we één vervangster gevonden: Francine de Rooij. Francine gaat de bestaande contacten onderhouden maar zij gaat zich niet bezighouden met de acquisitie. Hiervoor zoeken we nog een vrijwilliger. 9. Behandeling begroting en vaststellen contributies seizoen 2015 Begroting Iedereen heeft bij de agenda voor de jaarvergadering de begroting 2015 ontvangen. Zoals hieruit blijkt is er bij de baten een duidelijke aanpassing op de post contributie die enerzijds geïndexeerd is met 1%. Dit komt omdat er in 2015 weer voor een heel jaar contributie betaald dient te worden dit in tegenstelling met 2014. De post subsidie, advertenties alsmede verhuur tennisbanen zijn verlaagd gezien de opbrengst van 2014. De onderhoudskosten voor banen e.d. zijn in de begroting gelijk opgenomen. De kosten KNLTB zijn verhoogd omdat we in het tweede jaar 70% van de contributie als vereniging moeten betalen. Vanaf 2016 moeten we het volledige bedrag betalen. Alle overige posten binnen de begroting zijn kritisch bekeken en waar nodig bijgesteld op basis van ervaringscijfers van de laatste jaren. Door bovenstaande punten zal er in 2015 weer een normale reservering kunnen plaatsvinden Nieuwe contributie: De nieuwe geïndexeerde bedragen komen op jaarbasis op: Senioren € 173,00 Dagleden € 129,- Junioren € 77,- Pupillen € 46,- Stil lid € 29,50. De kortingen bij automatische incasso blijven gelijk en zijn niet opgenomen in de genoemde bedragen.

10.

Benoeming kascommissie

Voor het komend jaar houden we dezelfde bezetting van de kascommissie en dat betekent dat Hans v.d. Sanden, Mart Hens en Jos Oerlemans hierbij benoemd worden voor een periode van 1 jaar. 11.

Verkiezing bestuursleden

Petra Rijnen en Leo Hopstaken zijn aftredend en herkiesbaar en worden bij deze (zonder tegenkandidaten) benoemd voor een periode van 3 jaar. 12.

Verkiezing commissieleden

12.1

Sjef hommelberg is in het afgelopen jaar gestopt en Walter v.d. Sanden heeft het jaar verder alleen afgemaakt maar ook hij stopt met de PR werkzaamheden! Francine de Rooij neemt de PR-werkzaamheden over en gaat de bestaande contactenonderhouden. Bij deze is Francine benoemd voor een periode van 3 jaar. Voor de acquisitie (het werven van nieuwe sponsoren) zijn we nog steeds op zoek naar een kandidaat. Is dit iets voor u of kent u iemand die ons daarbij kan helpen dan horen wij dat graag van u. Het bestuur stelt drie nieuwe TC commissieleden voor: Helene van Hest, José van Abeelen en Kelvin Vliegenthart die bij deze benoemd worden voor een periode van 3 jaar. Annelies van Herel, Carin de Jong en Guido Berendhuysen zijn aftredend en herkiesbaar en zij worden bij deze (zonder tegenkandidaten) benoemd voor een periode van 3 jaar). Hans van Riel treedt af. (bloemen)

12.2

Vanaf heden is er sprake van een interne TC en een externe TC die zich respectievelijk over het recreatieve tennis en het KNLTB tennis gaan ontfermen. De interne TC bestaat uit de volgende leden: Annelies van Herel, Carin de Jong en José van Abeelen. Deze interne commissie is op dit moment nog in gesprek met twee kandidaten die deze commissie eventueel komen versterken. In de externe TC hebben zitting genomen: Helene van Hest, Kelvin Vliegendhart, Maarten v.d. Broek, Joep Bertens en Guido Berendhuysen. 12.3

Jeugd Commissie: Stefan Schepens en Rob Gillis zijn aftredend en herkiesbaar. (zonder tegenkandidaten) worden zij benoemd voor een periode van 3 jaar. Nieuw commissielid is Monique Peijen en wordt benoemd voor een periode van 3 jaar. Zij zal, samen met Rob Gillis, de KNLTB competitie voor de jeugd, voor haar rekening nemen. De J.C. bestaat uit de volgende leden: Monique Peijen, Monique Reijnders, Jeske de Fretes, Stefan Schepens, Rob Gillis en Paul Schoenmakers.

13.

Huldiging jubilarissen

In verband met het 25 jarig lidmaatschap zijn de volgende leden uitgenodigd voor een huldiging : Jeannette van Assem, Wil Brands, Ine van den Dries, Sjel van Es, John de Haan, Jan van Helvoirt, Lowie Heuer, Hennie Libregts, Marij van de Linden, Jeannette Lodder, Tiny de Nijs, Jozef Seelen, Ton Spijkers, Toos Wilborts en Liesbeth van Yperen. Tijdens de huldiging waren aanwezig: Sjel van Es, Lowie Heuer, Tiny de Nijs, Jozef Seelen, Ton Spijkers en Toos Wilborts. Zij kregen felicitaties en bloemen uitgereikt. 14.

Rondvraag

Ria Verkorven: Is het mogelijk dat er haken aan de hoge tafels in het paviljoen gemaakt kunnen worden? Is erg gemakkelijk voor handtassen aan te hangen. Het bestuur staat hier welwillend tegenover en wordt doorgegeven aan het klusteam. Pierre van Loon: Is het een idee om de klok voor buiten te laten sponsoren door de RABO bank? Een heel goed idee. We gaan hier actie op ondernemen. Maarten vd Broek: Indien besloten wordt om in de kermisweek baan 1-2 en 3 te laten vervangen komt dan het open toernooi niet in gevaar? Het open toernooi komt daardoor niet in gevaar. Ad Tabbers: Is het mogelijk om ruimte tussen het hekwerk van de banen en de struiken te voorzien van zand? Er groeit veel onkruid en bij het parkonderhoud is het moeilijk schoffelen vanwege de beperkte ruimte. Wordt overlegd met Ad van Gurchom. 15.

Sluiting

De voorzitter sluit om 21.45 uur de vergadering onder dankzegging van de aanwezigen en hun inbreng.

Theo Bootsma Tilburg, 26 januari 2015