NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 21 JANUARI 2015 Aantal aanwezige leden: 89
1. Opening De voorzitter heet de aanwezigen van harte welkom op ons Noviflora Tennispark voor de 49e algemene ledenvergadering van LTC ’s-Gravenzande, sinds de oprichting in 1965. De voorzitter verzoekt de aanwezigen om tijdens de vergadering de mobiele telefoon uit te schakelen en degenen die de presentielijst nog niet getekend hebben, dit later op de avond alsnog te doen. Op 6 augustus 2014 ontving het bestuur het trieste bericht van het overlijden van de oprichter van onze hoofdsponsor Noviflora, Hans van Reisen. Wij wensen Letty en de kinderen veel sterkte toe bij het verwerken van dit grote verlies. Graag wil ik u verzoeken om een moment van stilte in acht te nemen ter nagedachtenis aan Hans. In het bijzonder worden de ereleden Frank Litjens, Jacques de Vilder en Hans Goedvolk welkom geheten. Voor de vergadering hebben zich afgemeld: Annette van Bruggen, Paul Bontenbal, Walter Vijverberg, Joan van der Sande, Jerry van der Beek, Michel Meijndert en Debbie Schneider.
2. Notulen algemene ledenvergadering d.d. 22 januari 2014 Op pagina 4 van de notulen staat Marlies Verbeek beschreven, dit wijzigen in Marlies Voogd (dit verzoek is voorafgaand aan de vergadering gedaan aan de secretaris. Tijdens de vergadering zijn er geen opmerkingen op de notulen. Met dank aan de secretaris worden de notulen van de algemene ledenvergadering van 22 januari 2014 goedgekeurd. 3. Jaarverslagen Geïnteresseerden hebben vooraf kennis kunnen nemen van de inhoud van de jaarverslagen van de secretaris, Commissie Wedstrijdtennis, Jeugdcommissie en Toernooi- en Evenementencommissie. De voorzitter vervolgt: 'Dan wil ik nu graag van de gelegenheid gebruik maken om een toelichting c.q. aanvulling te geven op het verslag van de secretaris. Wij verkeren in “zwaar weer” ! Zoals u de afgelopen maanden uit de media heeft kunnen vernemen wordt de KNLTB geconfronteerd met een forse daling van het ledenaantal. Helaas is deze tendens ook binnen LTC ’s-Gravenzande waarneembaar. Het afgelopen seizoen werden wij wederom geconfronteerd met meer opzeggingen dan ons lief is. Onze penningmeester zal hier later deze vergadering op terugkomen. Het behoeft geen betoog dat deze ontwikkeling ons meer dan zorgen baart en ook tijdens iedere bestuursvergadering hoog op de agenda staat. Het bestuur doet er alles aan om het “tij te keren”. Kennismakingslidmaatschappen, deelname aan de door de KNLTB georganiseerde Open Tennisdagen, het bezoeken van scholen door onze trainers etc. Helaas niet voldoende om nu reeds een kentering waar te nemen. Recent hebben wij u verzocht om deel te nemen aan het ledentevredenheidsonderzoek. Doel van dit onderzoek was om meer inzage te krijgen in wat er onder onze leden leeft. Het bestuur was positief verrast door de vele reacties die wij mochten ontvangen. Onder punt 11 van de agenda komen wij hier uitgebreid op terug. Wij doen bij deze ook een beroep op u ! Mobiliseer uw vrienden ,-en kennissen kring om kennis te komen maken met de tennissport in zijn algemeenheid en onze fantastische club in het bijzonder. Met zijn allen moeten wij er voor zorgen dat LTC ’s-Gravenzande uit deze negatieve spiraal raakt en wij weer te maken gaan krijgen met een stijging van het ledenaantal en dus de contributie inkomsten. Mocht u acties, ideeën et cetera in gedachten hebben ? Aarzel niet en laat het ons weten!
Vrijwilligers Ook tijdens mijn laatste ledenvergadering als voorzitter wil ik graag de aandacht vestigen op deze fantastische groep leden die er toch weer ieder jaar in slaagt om, vaak onder moeilijke omstandigheden, gezellige evenementen te organiseren. Zoals u in het jaarverslag van de secretaris heeft kunnen lezen zijn er momenteel zo’n 50 vrijwilligers actief binnen LTC ’sGravenzande. De afgelopen jaren heb ik tijdens de Algemene Ledenvergadering meerdere malen aangegeven dat het binnen het verenigingsleven in zijn algemeenheid en LTC ’s-Gravenzande in het bijzonder, steeds moeizamer wordt om mensen bereid te vinden om allerhande activiteiten te organiseren. In zijn jaarverslag doet de secretaris ook een oproep aan alle leden om zijn of haar steentje bij te dragen. Ik wil deze oproep bij deze graag nog even onder uw aandacht brengen. Zonder ook maar één vrijwilliger tekort te doen wil ik graag van de gelegenheid gebruik maken om een toch wel heel speciale vrijwilliger tijdens deze ALV “in het zonnetje te zetten” : Peter van der Hout. Wat deze man al jaren betekent voor LTC grenst echt aan het ongelooflijke. Van het snoeien van takken, via het onderhouden van de banen naar de functie van competitieleider en zeer gewaardeerd lid van de sponsorcommissie. En of dit allemaal nog niet genoeg is heeft Peter er in zijn eentje voor gezorgd dat er maar liefst 1800 !! loten van de Grote Clubactie aan de man werden gebracht. Een netto opbrengst voor LTC ’s-Gravenzande van € 4.320,- voor de vereniging. Het bestuur was en is dan ook heel trots toen Peter op 19 december vorig jaar tijdens het Westlands Sportgala zeer terecht werd uitgeroepen tot vrijwilliger van het jaar! Peter nogmaals gefeliciteerd en wij hopen dat wij nog vele jaren een beroep op je kunnen doen. Het bestuur spreekt het vertrouwen uit dat, ook het komende seizoen, velen zich spontaan zullen melden om, desnoods op “projectbasis” bereid zijn om zijn of haar steentje bij te dragen aan een fantastisch seizoen !! Graag een applaus voor alle vrijwilligers!
2
Sponsoring Al meerdere jaren huldig ik het standpunt dat het financieel “gezond” houden van een vereniging op basis van alleen contributie-inkomsten reeds vele jaren tot het verleden behoort. Sponsors zijn, en blijven, een onmisbare schakel binnen het verenigingsleven in zijn algemeenheid en LTC ’sGravenzande in het bijzonder. Ondanks het feit dat wij te maken hebben met een teruglopend ledenaantal en dus ook geconfronteerd worden met minder contributie inkomsten kunnen wij, dankzij onze sponsors, vele evenementen voor u als leden blijven organiseren. Om deel uit te maken van de sponsorcommissie valt zeker in deze tijd echt niet mee. Het is bewonderenswaardig om te constateren hoe onze sponsorcommissie alles uit de kast haalt om ieder jaar weer kandidaat sponsors geïnteresseerd te krijgen om LTC financieel te ondersteunen. Het moge duidelijk zijn dat dit de ene keer wat makkelijker gaat dan de andere keer. Hulde aan onze sponsorcommissie! Tijdens de vorige ALV heb ik al melding gemaakt van de oprichting van onze Club van 100 die op dit moment alweer ruim 50 leden telt. Inmiddels heeft de Club van 100 het afgelopen jaar besloten dat men de renovatie van zowel de mini-baan als de tennismuur voor haar rekening wil nemen. In de laatste maanden van 2014 zijn de werkzaamheden reeds gestart. Bij de opening van het nieuwe seizoen zal er door de sponsorcommissie, samen met de Club van 100, een feestelijk tintje worden gegeven aan de (her) opening van mini baan en tennismuur. Zonder ook maar een sponsor tekort te doen wil ik van de gelegenheid gebruik maken om onze hoofdsponsor Noviflora te noemen. Noviflora is inmiddels ruim 13 jaar onze “partner in tennis”. Recente gesprekken hebben er toe geleid dat Noviflora heeft besloten om de aflopende overeenkomst met 1 jaar te verlengen. Noviflora heeft echter tevens aangegeven dat men vanaf 2016 een andere invulling wil gaan geven aan haar sponsor budget. Het spreekt voor zich dat wij het besluit van Noviflora betreuren maar absoluut respecteren. Ook waarderen wij het dat Noviflora ons reeds nu deelgenoot gemaakt heeft gemaakt van haar besluit zodat wij direct op zoek kunnen gaan naar een nieuwe hoofdsponsor. Wij houden u vanzelfsprekend op de hoogte van de ontwikkelingen. Graag een applaus voor al onze sponsors!! Lustrum Het zal u ongetwijfeld niet zijn ontgaan dat wij dit jaar ons 50-jarig jubileum vieren. Een mijlpaal die niet zo heel veel verenigingen is gegeven. Het afgelopen jaar zijn wij reeds gestart met de voorbereidingen om er dit jaar een spetterend seizoen van te maken dat in het teken zal staan van ons jubileum. Het bestuur heeft Hennie Doorschodt, Yvette Cameraat, Corrine Litjens, Evelien Smit, Ad Vermolen en Luco Overvoorde bereid gevonden om de lustrumcommissie te vormen. Het concept programma ziet er fantastisch uit. De lustrumcommissie zal u via onze website , de nieuwsbrief en facebook op de hoogte houden van alle activiteiten. Hennie, Yvette, Corrine, Evelien, Ad en Luco, het bestuur wenst jullie heel veel succes met alle voorbereidingen en wil jullie alvast vreselijk bedanken voor al jullie inspanningen. Stichting Beheer Tennispark De Stichting Beheer Tennispark valt eigenlijk te betitelen als de “stille kracht” van onze vereniging. Hoewel SBT op de achtergrond acteert is het voor ons als LTC een onmisbare entiteit. Het onderhoud van zowel de banen als ook van het paviljoen, de contacten met ons beheerdersechtpaar zijn zo maar een paar zaken waar SBT voor zorgdraagt en daarmee dus ons als bestuur heel veel zaken uit handen neemt. Hans Goedvolk, Lizet Duijnisveld , Coert Schwagermann en Gabriel van Oostenbruggen, mede namens alle aanwezigen heel veel dank! Tot zover de toelichting c.q. aanvulling op het jaarverslag van de secretaris. 4. Rekening en Verantwoording van de Penningmeester De voorzitter bedankt penningmeester Gerard Bauman voor het vele werk en de uitgebreide financiële weergave. Gerard geeft een toelichting op de balans en de winst-en verliesrekening. Na de behandeling van het verslag van de kascommissie terug Gerard terug op de begroting.
3
De penningmeester vestigt met name de aandacht op de tegenvallende inkomsten uit de contributie door de sterke afname van het aantal leden. Dankzij incidentele baten van bijna €7000, o.a. door een gehouden loterij is het boekjaar met een klein tekort van € 203,- afgesloten. Het negatieve resultaat wordt ten laste gebracht op het eigen vermogen. 5. Verslag Kascommissie Bij monde van Paul Berghegen wordt verslag van de kascontrole gedaan. "Aan de hand van de door de penningmeester van LTC 's-Gravenzande ter beschikking gestelde bescheiden heeft de kascommissie, bestaande uit Paul Berghegen en Dennis van Vliet, zich een oordeel gevormd over het door het bestuur gevoerde financiële beheer. De administratie zag er uiterst verzorgd uit en was zeer gedetailleerd. De kascommissie verklaart hierbij de financiële stukken, die betrekking hebben op de periode 1 november 2013 tot en met 31 oktober 2014 te hebben gecontroleerd en akkoord bevonden. De commissie stelt dan ook aan de vergadering voor, het bestuur van LTC 'sGravenzande decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Wij danken de penningmeester voor al zijn inspanningen en vertrouwen." Dennis van Vliet en Paul Berghegen worden bedankt voor de gedegen controle die zij samen hebben uitgevoerd. Voor de kascommissie 2015 zijn Jill van Doorn en Janny van der Lee bereid gevonden plaats te nemen in de kascommissie. De ALV stemt hiermee in.
4
6. Vaststelling begroting 2015 Het woord is aan Gerard Bauman, die een uitleg geeft op de begroting. Gezien de tendens en het aantal afmeldingen wordt rekening gehouden met wederom een afnemend aantal leden. Met betrekking tot de contributie voor 2015 wil het bestuur voorstellen om deze voor senioren licht te verhogen en voor de jeugdleden gelijk te houden, om daarmee de contributies als volgt vast te stellen. Categorie Senioren Junioren Jeugd Jongste jeugd
Contributie 2015 € 173 € 105 € 87 € 75
De vergadering gaat hiermee akkoord. Jan van der Hout stelt de vraag hoe we met zo’n negatieve begroting door moeten gaan, immers na twee jaar is het eigen vermogen op als dit zo door zet. Waar zijn nog bezuinigingen te vinden, bijvoorbeeld in de pacht naar SBT? Leden van LTC hebben geen inzage in de cijfers van SBT, bestuur LTC heeft dit wel. Samen met SBT wordt er goed gekeken naar de kosten, kan er bijvoorbeeld bezuinigd worden op het baanonderhoud? Gerard en Wilbert geven een toelichting op de kosten. SBT kijkt ook kritisch naar de kosten en zijn zich bewust van de financiële situatie. Leo Struik geeft zijn mening, de begroting lijkt ingesteld op doemdenken, hij vind dat er positiever gedacht moet worden. Het bestuur is het op zich eens met deze gedachte, echter willen we geen begroting presenteren die niet haalbaar is. Op veel parken lopen de ledenaantallen terug, het heeft de hoogste prioriteit om leden te behouden en te werven.
7. Bedanken commissieleden Er zijn geen mutaties voor wat betreft de commissieleden te melden. 8. Verkiezing bestuursleden Aftredend en niet herkiesbaar is Wilbert Litjens (voorzitter) Aftreden en herkiesbaar is Maria Segers (jeugdzaken) Het bestuur draagt Aldo Westhoff voor als nieuwe voorzitter. Omdat het bestuur geen kandidaatstellingen vanuit de leden mocht ontvangen is Aldo hierbij benoemd tot voorzitter van LTC ’s-Gravenzande. Aldo neemt de voorzittershamer over van Wilbert, waarbij hem veel succes gewenst wordt bij deze nieuwe uitdaging. Joffrey geeft een uitgebreide uiteenzetting van de werkzaamheden en gebeurtenissen door de jaren heen. Wilbert is sinds 9 december 2004 voorzitter van onze vereniging, waar hij speler is geweest van het eerste mixteam, competitieleider, toernooileider van het open toernooi en de laatste tien jaar als voorzitter van het bestuur. Het bestuur heeft op basis van deze lange staat van dienst en zijn tomeloze inzet voor de vereniging besloten om Wilbert te benoemen als erelid van LTC ’s-Gravenzande. Wilbert wordt uitgebreid bedankt voor zijn inzet en spreekt zelf nog een dankwoord uit naar het bestuur en de aanwezig leden. Voor het overige zijn er geen mutaties in het bestuur te melden. Het bestuur zal in 2015 bestaan uit: Aldo Westhoff als Voorzitter, Gerard Bauman als Penningmeester en vicevoorzitter, Joffrey van Zanten als Coördinator Wedstrijdtennis, Maria Segers voor Jeugdzaken, Raymond Verkade als Secretaris, Petra van Beek als Voorzitter Sponsorcommissie. Jacqueline Toet als verantwoordelijke voor de ledenadministratie.
5
9. Verkiezing Commissie Wedstrijdtennis Naast de voorzitter van de Commissie Wedstrijdtennis Joffrey van Zanten draagt het bestuur de navolgende kandidaten voor: Peter van der Hout als Competitieleider Senioren en Junioren, Maria Segers voor Jeugdzaken Joffrey van Zanten als coördinator wedstrijdtennis Het bestuur wenst de Commissie Wedstrijdtennis veel succes en wijsheid toe in het nieuwe seizoen. 10. Wijziging statuten De secretaris dankt de aanwezigen voor hun komst, er waren minimaal veertig leden nodig voor een geldige stemming. Met bijna negentig leden is dit aantal ruimschoots behaald. De hoofdreden om de statuten te wijzigen is om het digitaal uitnodigen voor de ALV mogelijk te maken, wat veel makkelijker en goedkoper is voor de vereniging. De knltb moet goedkeuring geven aan de wijziging van de statuten. De wijziging die wij voorgelegd hebben werd geakkordeerd door de knltb, echter werden er nog meer opmerkingen gegeven welke gewijzigd moeten worden om akkoord te krijgen op de wijziging. Het voorstel wat het bestuur heeft ingebracht in de vergadering heeft de goedkeuring van de knltb. De secretaris geeft per gewijzigd artikel een korte toelichting aan de leden. De uitgereikte tekst betreft de wijzigingen en de volledige huidige statuten, na de wijziging wordt het geheel verwerkt tot een totaal document. Een kort, maar onvolledig overzicht willen we in dit verslag noemen: Junior/jeugdleden krijgen via een vertegenwoordiger ook stemrecht Digitaal uitnodigen voor de ALV wordt mogelijk, ook digitaal bewaren van stukken. Het boekjaar wordt gelijk aan het kalenderjaar, waardoor 2015 een boekjaar is van 1 november 2014 t/m 31 december 2015 De jaarvergadering wordt gehouden in februari, ingaand in 2016. Een statutenwijziging wordt mogelijk als er 25 leden op de ALV aanwezig zijn. Na deze toelichting wordt er gestemd, waar een overduidelijke meerderheid voor deze wijziging stemt. Het bestuur ondertekent na afloop van de vergadering de notulen die bij deze wijziging horen, waarmee we binnenkort deze wijziging zullen laten bekrachtigen door de notaris. De statuten zullen gepubliceerd worden op de website. 11. Ledentevredenheidsonderzoek In oktober 2014 hebben onze leden massaal gebruik gemaakt van de mogelijkheid hun mening te laten horen door het ledentevredenheidsonderzoek in te vullen. Maar liefst 236 leden hebben de lijst ingevuld, het bestuur is positief verrast door het aantal reacties, onze dank daarvoor! De voorzitter geeft aan dat er met de uitkomsten aan de slag gegaan is, waarbij we het volgende kunnen melden: -
De hekken tussen de banen (ballenvangers) zijn niet toegestaan van de kntlb, afgelopen jaar is onduidelijkheid over geweest en zijn er verzoeken gekomen om ze weer uit te klappen. In overleg met SBT is besloten dat de hekken worden verwijderd. De hekken kunnen letsel veroorzaken en zijn zoals gezegd niet toegestaan door de knltb.
-
We krijgen ruimere openingstijden, waarvoor is overlegd met SBT en de pachter Willem Timmers. Het park gaat begin maart open op ochtenden en avonden, ook in november langer open door niet alleen op zaterdag open te gaan. Wel is het park dan op aangepaste openingstijden geopend, wat mede afhankelijk zal zijn van de drukte.
-
We zijn in een ver gevorderd stadium om een elektronisch afhangbord te plaatsen in de hal, waarmee eenvoudiger een baan kan worden afgehangen en ook minder ruimte geeft tot sjoemelen, wat weer minder ergernis bij andere leden tot gevolg heeft.
-
De prijzen van de horeca blijven gelijk, er wordt geen verhoging doorgevoerd.
-
Er wordt gewerkt aan de klacht dat er te weinig banen beschikbaar zijn voor vrij spelers tijdens toernooien.
-
De zichtbaarheid en bekendheid van het bestuur wordt getracht te verhogen, op de site wordt een foto geplaatst bij de namen die vermeld staan.
6
-
De communicatie zal verbeterd worden, met name via de website en facebook.
-
Informatie over de teamindeling wordt met links naar de standen/uitslagen op de site vermeldt.
Het rapport van het ledentevredenheidsonderzoek staat op de website, waarin te zien welke antwoorden gegeven zijn, in percentages weergegeven. Er wordt nog aan een aantal zaken gewerkt, besluiten naar aanleiding van het ledentevredenheidsonderzoek worden gecommuniceerd naar de leden toe, waar we openheid en transparantie nastreven. Houdt hiervoor onze website in de gaten. 12. Belangrijke data Het park opent ijs en weder dienende haar deuren begin maart 2015. Het park sluit, voor wat betreft de reguliere openingstijden op zondag 1 november 2015. Het park is vervolgens nog op zaterdagen geopend tot en met 21 november 2015. Tevens zal het park in de maand november geopend zijn op maandagavond of dinsdagavond en donderdagavond van 19.00 – 22.00 uur. Dat resulteert in openingstijden van maart t/m november, zodat de leden 9 maanden gelegenheid hebben om buiten te kunnen tennissen. Over de datum van de jaarlijkse competitieafsluiting zult u via zowel onze nieuwsbrief als op de website nog nader geïnformeerd worden . Toernooien : NRT + ’s-Gravenzande Open : Week 26 ( 20 juni t/m 28 juni 2015 ) JRT + Open Jeugdtoernooi : Week 28 ( 4 t/m 11 Juli 2015 ) Noviflora Clubkampioenschappen ( Single en Dubbel) : 31-8-2015 t/m 13-09-2015 Jeugd Noviflora Clubkampioenschappen Single en Dubbel : 8 t/m 19 juni 2015 Alle data worden tevens vermeld in de nieuwsbrief en op onze website. 13. Rondvraag Aldo begint de rondvraag met een mededeling betreffende de parktoernooicommissie, nu Aldo voorzitter is hebben we Brigitte van der Meer bereid gevonden de plek van Aldo in te nemen. Aldo vraagt een applaus voor de manier waarop Suzanne van der Berg-Voogd en Marlies Voogd zich keihard hebben ingezet voor de organisatie van het parktoernooi, wat bewonderenswaardig te noemen is aangezien hun vader kort ervoor is overleden. Peter van der Hout: wanneer is de lustrumavond? De feestavond is gepland op 12 september, uitgebreide promotie/informatie volgt. Hans Goedvolk: wil graag van de gelegenheid gebruik maken om Wilbert te bedanken namens SBT, wat wordt gedaan met een enveloppe. Els Valenti: kunnen de leden inzage krijgen in de financiële cijfers van SBT? Een stichting hoeft geen verantwoording af te leggen, wel wordt het gepubliceerd bij de Kamer van Koophandel en zijn ze ook op te vragen. We zullen dit punt meenemen in het overleg met SBT. George van Scheijndel: ’s-avonds is het druk op het park om vrij te kunnen spelen, door het introduceren van dagleden zouden de avonden daarmee ontlast kunnen worden. Is het mogelijk dit in te stellen? Joffrey geeft een toelichting, in workshops met de knltb wordt ook gekeken naar het aanbieden van andere lidmaatschapsvormen. De komende tijd wordt dit in beraad genomen. Leo Struik: het bedanken van de trainers ontbreekt in deze vergadering Aldo geeft aan dat dit een terecht punt is en bedankt alsnog de trainers Paul Weber en Marco Heeck welke aanwezig zijn. Ook de andere trainers bedankt voor jullie inzet! 12. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun komst en sluit hierbij de vergadering. Raymond Verkade, 15 februari 2015 secretaris 7
