Notulen algemene ledenvergadering T.V. de Gooische Vallei 26 januari 2009 1. Opening De voorzitter, Jos van Dijk, opent om 20:30 de vergadering en heet de 61 aanwezige leden van harte welkom. Dit aantal is 10% van het totale aantal seniorleden, dus is een quorum om gelegitimeerde besluiten te nemen aanwezig. De volgende leden zijn afwezig met bericht van verhindering: Anneke Schraal, Anne Visser- van Binsbergen, Cees van Wessel en Ronald van Dijk. Jos geeft aan dat dit na 14 jaar zijn laatste ALV als voorzitter is. Tevens zal dit de laatste vergadering in het oude clubhuis zijn. 2. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Notulen ledenvergadering van 28 januari 2008 Onder punt 5 staat vermeld dat de bijzondere baten inclusief een donatie van de heer Oudenaller en de heer Doornbos zijn. Dit moet zijn het bedrijf van de heer Oudenaller en de firma Doornbusch. De notulen worden verder ongewijzigd vastgesteld. 4. Aftredende bestuursleden en voordracht nieuwe bestuursleden. Jos van Dijk treedt af als voorzitter en Frans Koch wordt bij acclamatie en onder applaus van de aanwezigen leden tot nieuwe voorzitter gekozen. Wegens drukke werkzaamheden zal Frans per 1 juni deze taak op zich nemen. Tot die tijd is Jos van Dijk bereid het voorzitterschap waar te nemen. Remko Molenaar wordt bij acclamatie en onder applaus van de leden tot secretaris gekozen. Remko heeft deze positie al in augustus 2008 op zich genomen, daar deze al enige tijd vacant was. 5. Financieel jaarverslag van de penningmeester over 2008 De penningmeester, Marc van Barneveld, geeft een korte toelichting bij de verstrekte jaarrekening. Activa In 2008 is geïnvesteerd in het nieuwe clubhuis. De kosten hiervan zijn geactiveerd op de balans. Het clubhuis is in 2008 nog niet in gebruik genomen en daarom is er nog niet op afgeschreven. Het clubhuis is gefinancierd met een lening van € 425.000 en voor het overige uit eigen middelen.
Passiva Op de lening van € 425.000 is in 2008 al 10 maanden afgelost. Aan het einde van het boekjaar staat nog een saldo van € 401.000 open. De lening van de ABN Amro is in 2008 volledig afgelost. De post lening Rabobank bestaat uit twee delen; een lening met een resterende looptijd van één jaar en één met een resterende looptijd van twee jaar. Ron Peffer vraagt of alle rekeningen voor het nieuwe clubhuis inmiddels zijn betaald. Marc antwoord dat deze nog niet allemaal betaald zijn. De lopende rekeningen zijn meegenomen in het kasstroomoverzicht voor 2009. Deze kosten hebben echter geen impact op de winst- en verliesrekening van 2009 aangezien deze onder “geactiveerde kosten bouw clubhuis” op de balans opgenomen zullen worden. Winst- en verliesrekening Ron Peffer merkt op dat er een fors verschil in het resultaat is ten opzichte van vorig jaar. Mark legt uit dat dit voor een groot deel komt door de interestlasten van de lening voor het clubhuis. Naar aanleiding van de opmerking van Henny de Jong tijdens de vorige ledenvergadering zijn de baropbrengsten tijdens het open toernooi dit jaar onder de kantine opbrengsten verantwoord. Hierdoor laat de opbrengst van het open toernooi een aanmerkelijk lager bedrag zien dan vorig jaar. De opbrengsten uit de seniorencontributie zijn nagenoeg zoals begroot. Dit betekent dat we in 2008 een volle ledenbezetting hebben gehad. De kosten voor de zomertraining van de jeugd zijn gestegen vergeleken met 2007 en worden nog steeds niet volledig gedekt door de jeugdcontributie. De kosten en opbrengsten van de jeugdtoernooien zijn apart verantwoord terwijl dit het voorgaande jaar gesaldeerd is weergegeven. De kosten van de winter jeugdtraining worden vanaf 2008/2009 rechtstreeks door RG Sports aan de jeugdleden in rekening gebracht en niet meer via de Gooische Vallei. Opbrengst bardienst is uitgesplitst in afkoop bardienst, invalvergoeding en administratie kosten. Ontvangen interest is gedaald tengevolge van een lager gemiddeld saldo aan liquide middelen.
Gerard van Diemen vraagt of RG Sports betaald voor de huur van de banen, omdat hij het idee heeft dat ook mensen van buiten de club les krijgen. Jos van Dijk antwoord dat RG Sports geen huur betaald voor de banen en dat indien mensen van buiten de club les krijgen, dit gemeld dient te worden aan het bestuur. Piet Boomgaars stelt voor om leden af te laten hangen voor de training om dit beter te kunnen controleren. Het bestuur neemt dit met Ramzi op. Fred van de Klauw merkt op dat de opbrengst bardienst in 2009 veel lager begroot wordt. Mark zegt dat het bestuur hoopt dat de meeste leden dit jaar hun bardienst zullen vervullen, maar dat deze inschatting wellicht te optimistisch is. Voor de begroting maakt dit echter niet veel uit aangezien het merendeel van dit bedrag wordt besteed aan de vergoeding voor invalkrachten. Tot slot merkt Jos van Dijk nog op dat de kosten voor gas flink gestegen zijn. 6. Decharge penningmeester De kascommissie is nog niet in de gelegenheid gesteld om de boeken te controleren. Jos stelt voor dat decharge verleend wordt onder het voorbehoud dat de kascommissie de boeken binnen twee weken goedkeurt en dit schriftelijk verklaard. Indien dit niet lukt dan wordt binnen drie weken een nieuwe ledenvergadering uitgeschreven. Dit voorstel wordt door de leden aangenomen. 7. Begroting en voorstel contributieverhoging Het voorstel is om de contributie voor alle categorieën met €30 te verhogen. De jeugdcategorieën worden als volgt aangepast: Jongste jeugd tot en met 11 jaar; Oudere jeugd van 12 tot en met 17. De contributie voor de winter dagleden zal met €15 verhoogd worden. Marc van Barneveld geeft aan dat deze contributieverhoging noodzakelijk is om een gezond financieel beleid te blijven voeren en aan de financiële verplichtingen te kunnen blijven voldoen. De kosten zijn de afgelopen jaren flink gestegen en de interestlasten van de lening zijn daar bovenop gekomen. In 2009 zal tevens het oude clubhuis gesloopt worden, waarvoor een bedrag van € 15,000 tot €16,000 is gereserveerd.
Ron Peffer vraagt of er niet naar alternatieven is gekeken, bijvoorbeeld door huur in rekening te brengen aan RG Sports voor het gebruik van de trainingsbanen. Carolien Ohm reageert dat dit niet gebruikelijk is en dat de contributieverhoging voor de jeugd bedoeld is om de kosten van de jeugdtraining te dekken. Jos van Dijk geeft daarbij aan dat de tarieven van RG Sports onder de tarieven van de gemiddelde trainer liggen. Wilfried Trapp memoreert dat tijdens de vergadering van twee jaar terug al besloten is om met het oog op de verbouwing de contributie vooruit te verhogen met €25. Jos geeft aan dat de kosten van de nieuwbouw hoger zijn uitgevallen dan voorzien en dat deze contributieverhoging nodig is om het komend jaar aan de financiële verplichtingen te kunnen voldoen. Er zullen tevens reserves opgebouwd moeten worden voor onderhoud en realisatie van de wensen die de leden kenbaar hebben gemaakt. Clemens Hollak vindt de argumentatie dat de hogere kosten alleen door de bouw van het clubhuis veroorzaakt zijn niet correct. Marc van Barneveld verduidelijkt dat door de lange procedure rond de verkrijging van de bouwvergunning, de Rabobank de overeengekomen rente van 4.85% met een vol procentpunt heeft verhoogd. Dit scheelt op jaarbasis al €4.500. Anton Boender wil de totale overschrijding van het budget voor de nieuwbouw weten. Clemens Hollak antwoordt dat dit € 60.000 is, inflatie inbegrepen. Henk Bouwers vreest dat een verhoging van de contributie een afname van leden als gevolg zal hebben. Marc van Barneveld verwacht op basis van de wachtlijsten en ervaringen in het verleden geen grote ledenuitstroom. Marianne Klaus vult aan dat er nog 80 jeugdleden op de wachtlijst staan en dat er al weer voldoende nieuwe senior leden zich hebben aangemeld. Henny de Jong vraagt of de contributieverhoging expliciet is aangekondigd om de leden in de gelegenheid te stellen hun lidmaatschap op te zeggen. De voorzitter heeft dit duidelijk aangegeven in zijn voorwoord in het clubblad van november 2008. Ron Peffer vraagt of de penningmeester een meerjaren begroting heeft doorgerekend. Marc geeft aan dat hij voor de komende vier jaar rekening houdt met nagenoeg dezelfde bedragen als voor 2009. De enige grote afwijking betreft de interestlasten van de lening. Door de aflossingen zullen deze lasten de komende jaren sterk dalen. Hij verwacht voor de komende jaren een stabiele situatie en voorziet geen noodzaak tot grote contributieverhogingen.
Tot slot geeft Marc nog een toelichting op het kasstroomoverzicht voor 2009. Hierin is onder de post “kasstroom uit bouwwerkzaamheden en afbreken oude clubhuis” € 15.000 meegenomen voor het afbreken van het oude clubhuis. Jos waarschuwt voor een mogelijke financiële tegenvaller bij de afbraak. Willem van Ommen vraagt of in het nieuwe clubhuis de consumptieprijzen omhoog gaan. Het bestuur heeft niet het voornemen de prijzen te verhogen, tenzij hogere inkoopprijzen dit noodzakelijk maken. Jaap Zeeman vraagt of de sloop van het oude clubhuis niet uitgesteld kan worden. Dirk Deij antwoord dat een gemeenteverordening bepaalt dat slechts een vastgesteld aantal m² van het terrein bebouwd mag zijn. Daar dit aantal door beide gebouwen overschreden wordt, zal het oude clubhuis direct afgebroken moeten worden. Het voorstel tot contributieverhoging wordt in stemming gebracht en met 55 stemmen voor en 6 tegen door de ledenvergadering aangenomen. Jos brengt nog onder de aandacht dat leden die door de contributieverhoging problemen hebben met de betaling, zich tot Caroline Ohm kunnen wenden met een verzoek tot gespreide betaling. 8. Verkiezing kascommissie De volledige kascommissie is uittredend. Piet Boomgaars heeft twee jaar in de commissie gezeten, Frans Koch is tot voorzitter verkozen en het derde lid heeft de vereniging inmiddels verlaten. Henk Bouwers en Jan Doornbusch stellen zich onder luid applaus beschikbaar als nieuwe leden van de kascommissie. Ron Peffer geeft zich op als reserve. 9. Jaarverslag secretariaat Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag van het secretariaat.
10. Nieuw clubhuis + openingsfeest Clemens Hollak neemt het woord. Hij meldt dat de definitieve oplevering met de aannemer over 2 weken gepland staat. Hij wil Jaap Zeeman en consorten bedanken voor hun enorme inzet bij de bouw van het clubhuis. Het openingsfeest zal op zaterdag 28 maart plaats vinden, aansluitend op het voorjaarstoernooi. Iedereen mag zijn partner meenemen; niet-leden betalen €10 entree. Yvonne Geerlings vraagt iedereen om zich van tevoren op te geven zodat bij de inkoop hiermee rekening kan worden gehouden. 11. Aanpassing huishoudelijk reglement Dit blijkt bij nader inzien niet nodig. 12. Mededelingen vanuit de commissies Jeugd- Marjo Noordhuis Het jeugdbeleidsplan en de activiteitenkalender voor de jeugd staan op de website. Er zijn 200 jeugdleden actief en de wachtlijst is niet geslonken. De trainingen die gegeven worden op de club blijken een enorme aantrekkingskracht te hebben. De groep jeugd boven de 12 jaar is inmiddels groter dan de groep tot 12 jaar. Het niveau vertoont een stijgende lijn. Om de jeugd meer bij de club te betrekken is vorig jaar het WhozNext team opgezet. De jeugdleden in dit team draaien mee in de feestcommissie en organiseren een eigen programma. De jeugd boven de 12 is moeilijk te motiveren. Om de doorstroom naar de senioren te bevorderen hebben Ramzi en Marjo de nota “jong senioren beleid” opgesteld. De uitvoering van dit beleid kost geld (denk aan kleding, tenniskamp). Sponsoring kan hiervoor een oplossing zijn; Ramzi, afgestudeerd in sport sponsoring, kan een sponsorplan schrijven. Echter om dit uit te voeren zijn er wel mensen nodig. Het bestuur van de jeugdcommissie is teruggebracht naar 4 leden, om tot een snellere besluitvoering te komen. Er worden ouders van jeugdleden ingezet als toernooi organisatoren. De jeugdcommissie hoopt in 2009 op meer betrokkenheid van de ouders. Er wordt gedacht aan een verplichte ouderdienst. Een alternatief is om tegen betaling bepaalde activiteiten aan RG Sports uit te besteden.
Accommodatie commissie- Rob Fuijk Er zijn extra vrijwilligers nodig om het park schoon te houden. Het gaat dan vooral om de tuin en de banen. De overige zaken worden door het schoonmaakbedrijf gedaan. Er is een offerte opgevraagd bij Arcadis voor het onderhoud van de banen 1-4, waardoor de kosten voor een nieuwe toplaag nog 4-5 jaar uitgesteld kunnen worden. Bardienst In totaal 56 mensen hebben hun bardienst niet vervuld. Dit is in rekening gebracht en resulteert in een bedrag van €1.925 aan afkoop. Leden die nog niet betaald hebben krijgen een herinnering, daarna wordt een incassobureau ingeschakeld. Joke Gieling vraagt of de bardienst procedure aan nieuwe leden uitgelegd kan worden. Rob Fuijk zegt dat in de nota’s gememoreerd wordt met hem contact op te nemen. Voorts geeft hij aan dat achter de bar een handleiding aanwezig is. Willen van Ommen vraagt zich af of het in het nieuwe clubhuis anders gaat. Rob geeft aan dat dit inderdaad het geval is en dat hij een nieuwe instructie zal schrijven. Wilfried Trapp maakt van de gelegenheid gebruik om mee te delen dat de open toernooi commissie dit jaar van hun jaarlijkse etentje na afloop van dit evenement afziet en het geld, dat hiermee bespaard wordt, te doneren aan een flat screen televisie voor in het nieuwe clubhuis. Deze geste wordt met luid applaus door de leden begroet. 13. Rondvraag Joke Gieling vraagt of de aankondiging van toernooien een week van tevoren duidelijk kenbaar gemaakt kan worden, zodat de mensen die vrij willen spelen niet voor niets komen opdagen. In het clubhuis hangt een toernooikalender en verder wordt aangeraden ook de website te raadplegen. In geval van een nieuw evenement zal hier tijdig melding van worden gemaakt. Herman Klop wil weten wanneer er nu wel en niet gespeeld mag worden op de banen. Marianne Klaus geeft aan dat dit in het nieuwe clubblad staat vermeld.
Marianne Klaus geeft aan dat Karin Tijhuis de ledenadministratie op zich zou nemen, maar door het oppakken van een nieuwe studie hiervan af heeft moeten zien. Marianne heeft de ledenadministratie weer teruggenomen, maar doet een dringend beroep op de leden om iemand aan te dragen, die dit van haar over kan nemen. 14. Sluiting Jos van Dijk bedankt de leden voor hun aanwezigheid en sluit om 22:15 de vergadering.
