TENNISCLUB DE KOUWENAAR *****Agenda Algemene Ledenvergadering*****
Datum Woensdag 12 maart 2014 Plaats Clubhuis, aanvang 19.30 uur
1.
Opening, agenda en mededelingen
2.
Notulen vorige ledenvergadering
3.
Ingekomen stukken
4.
Verenigingsjaarverslag 2013
5.
Verslag van de penningmeester - verslag kascommissie - benoeming kascommissie
6.
Technische commissie
7.
Jeugdcommissie
8.
Kantinebeheer
9. Uitbouw kantine 10. Parkbeheer 11. Bestuurswisseling (zie bijlage) 12. Rondvraag 13. Sluiting
Verkiezing bestuurskandidaat
Aftredend en niet herkiesbaar :
Gert-Jan de Groene (Barcommissie/bestuurslid)
De leden hebben de mogelijkheid tot het voordragen van kandidaten. Men dient dit schriftelijk te doen, tot 48 uur voor aanvang van de ledenvergadering met ondertekening van de kandidaat en minimaal 10 stemgerechtigde leden.
Tennisclub De Kouwenaar *****Verslag van de Algemene Leden Vergadering*****
Plaats
: Clubhuis 19.30
Datum
: 20 maart 2013
Aanwezig: Algemeen bestuur en leden
1. Opening, agenda en mededelingen: Voorzitter Oscar van Schaverbeke opent de vergadering om 19.35 uur en heet de aanwezigen welkom. Afwezig met kennisgeving: Jan en Jannie Neeleman, Dagmar Ligtenberg, Margreet Meijer, Peter Bockweg, Henk Jolink, Nannet Aarts, Han Lurvink, John Hoven, Fenny Pas en Marco Schakelaar. 2. Notulen algemene ledenvergadering maart 2012: De notulen worden zonder op- en/of aanmerkingen vastgesteld. 3. Ingekomen stukken: - Mail Peter Kamphuis: wil per september 2013 stoppen als verenigings competitie leider (VCL). Hij wil nog wel één jaar meedraaien met de opvolger - Mail Henk Jolink: Henk las in de notulen dat door één van de leden per mail is voorgesteld hem als erelid voor te dragen. Het bestuur is van mening dat het benoemen van ereliden/lid van verdienste niet meer van deze tijd is. Omdat deze categorie leden nog wel genoemd wordt in het HHR, vraagt hij of ieder bestuur haar eigen interpretatie hieraan geeft. Oscar zegt dat dit inderdaad het geval is. - Mail Niels Mulder: inzake TCK-site en Opta (Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit) . Afgesproken wordt dat in het nieuwe mailsysteem van de club de mogelijkheid om af te melden wordt meegenomen. Dit houdt in dat de leden aan kunnen geven dat zij de nieuwsbrief van TCK niet (meer) willen ontvangen. - Mail Wim Koldenhof: inzake eventuele hulp bij bijhouden site (bijv. bij slecht weer, wanneer er niet getennist kan worden). Oscar legt uit dat de site wordt bijgehouden door twee mensen, Guus Sangers en Ben Klunder. Het extern mailsysteem, waarmee nieuwsberichten naar de leden worden gemaild, blijft in beheer van het bestuur. 4. Verenigingsjaarverslag 2012: Oscar bedankt een ieder die een bijdrage heeft geleverd aan het verenigingsjaarverslag 2012. Vanuit de vergadering zijn hierover geen vragen of opmerkingen. 5. Verslag van de penningmeester: Yvonne Hamelink neemt de financiën door aan de hand van de jaarrekening 2012. De keukencommissie heeft het bestuur voorgesteld met het door deze commissie gegenereerde geld een buitenberging te realiseren. Deze staat er inmiddels. Voor het clubhuis zijn speakers gekocht en in de keuken is een nieuwe koelkast gekomen (pag. 31).
Rien Reijns vraagt hoe het komt dat de kosten competitie (pag. 26) op 0 staan. Yvonne antwoordt dat dit komt door het doorbelasten van de tennisballen aan de teams. De gereserveerde € 500,= voor een jubileumfeest (pag. 26) kunnen anders worden besteed, omdat er voorlopig geen feest in het verschiet ligt. Herman Spijker merkt op dat de rente laag is. Op een internetspaarrekening kun je meer rente verwachten. Yvonne antwoordt dat deze suggestie wordt meegenomen. Er komen uit de vergadering verder geen vragen met betrekking tot de jaarrekening 2012. Kascommissie in 2013: Menno Wouda brengt verslag uit van de bevindingen van de kascommissie (Menno Wouda en Han Lurvink) op 7 maart 2013 en hebben het bestuur en de penningmeester decharge verleend. Kascommissie in 2014: Han Lurvink en Herbert Bonhof. Begroting 2013: De contributie wordt verhoogd naar € 147,=. De baromzet is voorzichtig begroot in verband met de slechte weken die we in 2013 reeds gehad hebben. De weersomstandigheden spelen een rol in de baromzet. Rien Reijns vraagt waarom de telefoonkosten zo hoog zijn. Dat komt omdat ook de internetkosten in dit bedrag zijn meegenomen. Herman Spijker vraagt of de vlaggen bij baan 1 worden vervangen voor het nieuwe seizoen. Oscar zegt dat hiervoor wordt gezorgd. De begroting 2013 wordt door de vergadering goedgekeurd. 6. Technische commissie: Henny van Eif heeft geen bijzonderheden te melden. Het ledenaantal schommelt rond de 300 leden. 7. Jeugdcommissie: Michel Agterberg geeft aan dat er in 2013 meer jeugdleden zijn dan in 2012. Verder heeft hij geen bijzonderheden te melden. Omdat Michel stopt als voorzitter van de JC en er nog geen opvolg(st)er is gevonden, neemt de EC tijdelijk de taken van de JC waar. 8. Kantinebeheer: Gert-Jan de Groene meldt dat de bardienst voor de woensdagavond inmiddels is geregeld, maar dat de stelregel is: geen bardienst betekent bar dicht. Carolus vraagt of men dan wel kan douchen. Douchen kan, maar dan moet wel het onderste slot van de tussendeur van het slot zijn. Jacques Aarts oppert om dit onderste slot naar de keukendeur te verplaatsen. Oscar benadrukt dat het bestuur te allen tijde verantwoordelijk is voor de club en in sommige gevallen impopulaire maatregelen moet treffen zoals geen bardienst – bar dicht. 9. Parkbeheer: De buitenberging is gebouwd maar moet nog wel van elektra worden voorzien. De Felua Groep komt 4 keer per jaar onderhoud plegen aan het park. Voorts schetst Oscar de huidige situatie bij Tennisclub De Kouwenaar. Het ledental daalt daar enorm; het gaat niet goed met de club. Hierover is uitvoerig vergaderd en men kwam tot drie opties: zo verder gaan, samenwerking met Sportcentrum De Koekoek, samenwerking met TCK. In een ledenvergadering hierover is besloten dat men op de oude voet wil verdergaan. De Vaassense Tennis Kampioenschappen komen eraan. De organisatie is in handen van een groep van zes personen (drie van elke vereniging) aangevuld met trainer Mark Verra. Zij hebben hiertoe een stichting opgericht. Hiervoor is gekozen, zodat de beide verenigingen geen financiële risico’s
lopen. De kampioenschappen vinden plaats in juli op beide tennisparken. De finales worden op de markt gespeeld. 10. Bestuurswisseling: Henny van Eif (TC) en Michel Agterberg (JC) nemen allebei afscheid als bestuurlid. Met een kadobon en een boeket bloemen bedankt het bestuur beiden voor hetgeen ze voor de club hebben gedaan. Het bestuur stelt de vergadering voor Suzan van Zuuk aan te nemen als bestuurslid TC. Hiertegen wordt geen bezwaar gemaakt. Gert-Jan de Groene heeft een periode van drie jaar in het bestuur gezeten als bestuurslid Bar/Kantinecommissie. Hij wil dit nog wel een poosje blijven doen, maar geeft aan dat dit wellicht niet meer voor een volledige bestuursperiode van drie jaar zal zijn. Oscar van Schaverbeke (voorzitter) en Karin Ligtenberg (secretaris) hebben beide er ook (weer) een bestuursperiode van drie jaar opzitten en hebben zich herkiesbaar gesteld. Vanuit de vergadering wordt hiertegen geen bezwaar gemaakt. Oscar en Karin hebben, net als Gert-Jan, eveneens aangegeven dat zij, om hen moverende redenen, wellicht een nieuwe bestuursperiode van drie jaar niet gaan volmaken. 11. Rondvraag: Casper Vuursteen, Peter Kamphuis en Herbert Bonhof, Attie Molen Hans Achterbergh hebben een vraag voor de rondvraag. Casper Vuursteen: Wordt er nog vervanging gezocht voor Hans Harleman? Oscar meldt dat Hans via Karin nieuws en vragen doorsluist naar het bestuur. Hans wil op deze voet nog wel even doorgaan. Peter Kamphuis: Wacht het bestuur af tot TCV een verzoek doet tot samengaan met onze tennisclub? Oscar geeft aan dat het bestuur op dit moment geen noodzaak ziet voor samenwerking. TCK is in vele opzichten een gezonde vereniging. Met het oog op de problematiek binnen TCV heeft men daar een commissie gevormd die de diverse mogelijkheden heeft onderzocht. Hierover is vergaderd en de leden van TCV hebben besloten op de oude voet door te gaan. Het is niet te verwachten dat TCV de eerstkomende jaren een verzoek tot samengaan/samenwerking gaat doen. Peter Kamphuis: De competitie start op 5 april a.s. met 12 teams. De programma’s voor de vrijdag, zaterdag en zondag zijn binnen. Er zal gespeeld gaan worden met Tretorn microXballen. Op zaterdag is de aanvangstijd 13.00 uur, zondag 12.00 uur, vrijdag (nieuw) en woensdag om 19.00 uur. De programma’s worden op de site gepubliceerd. Herbert Bonhof: Op het toernooi in Welsum is een bespanmachine aanwezig. Is dat ook iets voor het 25+ Ligtenberg Makelaars weekendtoernooi? Oscar zal dit bespreken, ook met sponsor Harold Neijenhuis. Attie Mol: Als iedereen zijn/haar (nieuwe) e-mailadres opgeeft, dan is het mogelijk de nieuwsbrief van TCK te ontvangen. Hans Achterbergh: Het is zeer aan te bevelen weer een cursus AED aan te bieden aan de leden. Oscar zegt dat dit wellicht gecombineerd kan worden met een speciale avond voor barmedewerkers. Voorts vraagt hij of het klopt dat de trainer op vrijdagavond 4 banen in gebruik heeft. Gert-Jan weet dat dit de tennisclinics van Mark Verra betreft. 12. Sluiting: Oscar van Schaverbeke sluit de vergadering om 20.50 uur en bedankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng.
Verenigingsjaarverslag 2013
Verslag van de secretaris In 2013 hebben er tien bestuursvergaderingen plaatsgevonden. Daarnaast is het bestuur, al dan niet in klein comité, zo vaak als nodig bijeengekomen om specifieke onderwerpen te bespreken. Bestuurswisseling Tijdens de Algemene Ledenvergadering op 14 maart 2013 hebben we afscheid genomen van Henny van Eif en Michel Agterberg als bestuursleden Technische Commissie en Jeugdcommissie. Suzan van Zuuk is als opvolgster van Henny in het bestuur gekomen. Helaas is er op dit moment nog geen opvolger gevonden voor een bestuurslid JC. Vorig jaar heeft Gert-Jan de Groene tee kennen gegeven dat hij per ALV 2014 stopt met zijn bestuursfunctie en alle werkzaamheden rond de kantine. Alhoewel wij dat erg jammer vinden, respecteren wij zijn keuze. Gert-Jan, heel erg bedankt voor alles! Vrijwilligers In januari 2013 heeft Dineke van Eek de ledenadministratie aan Attie Mol overgedragen. Het tuinonderhoud is sinds vorig jaar gedeeltelijk in handen van de Felua Groep. Naast de vrijwilligers die zich met het parkonderhoud bezighouden hebben we nu gelukkig ook een groep enthousiaste mannen die op zaterdag de banen vegen. Op Hemelvaartsdag heeft de keukencommissie van TCK met een groep vrijwilligers op de Markt gestaan om de “Riezenbockworsten” aan de man te brengen. Het was weer erg lekker en natuurlijk prima voor de clubkas. De laatste twee dagen van het jaar stond er, ook weer onder leiding van de keukencommissie, een oliebollenkraam van TCK op de parkeerplaats achter de AH. De oliebollen en appelbeignets gingen, net zoals voorgaande jaren, grif van de hand. Ook een zeer geslaagde actie die zonder alle enthousiaste TCK-leden die hebben geholpen met bakken en verkopen en het ’s nachts bewaken van de kraam niet mogelijk zou zijn geweest. Echt geweldig mensen! We zijn als bestuur erg blij met alle vrijwilligers die, al dan niet in commissieverband, iets voor onze tennisclub willen doen. Zoals u in dit verenigingsjaarverslag kunt lezen hebben we echter nog steeds mensen nodig, bijvoorbeeld voor een bardienst of in het parkonderhoud. Geef u hiervoor op als u een paar uurtjes per maand ook eens op een andere manier actief wilt zijn op ons park. Vele handen maken licht werk en het is nog erg gezellig ook!
Januari 2014 Karin Ligtenberg- Knip, secretaris
Verslag van de ledenadministratie Op 1 januari 2014 had Tennisclub De Kouwenaar in totaal 291 leden, onderverdeeld in: 218 seniorleden 39 dagleden 14 juniorleden 6 winterleden. Van deze 291 leden komen er: 235 uit Vaassen 22 uit Emst 7 uit Epe 7 uit Wenum- Wiesel 1 uit Garderen 1 uit Oene 1 uit Nijbroek 1 uit Twello In 2013 hebben ongeveer 24 leden opgezegd. Een aantal heeft opgezegd omdat ze geen tijd meer hadden en eigenlijk niet meer aan tennissen toekwamen. Een aantal heeft opgezegd omdat ze (helaas) ziek (geworden) zijn. Ook mochten we in 2014 ongeveer 25 nieuwe leden welkom heten, zodat het ledenaantal stabiel blijft.
Verslag van de Technische Commissie Competitie Er zijn voor het eerst 2 teams die meegedaan hebben op de vrijdagavondcompetitie. Op de zaterdagmiddag waren 4 teams en op de zondag 3 teams. De woensdagavond competitie telde 4 teams. Toernooien In maart hebben we ons Ligtenberg makelaars weekend toernooi gehouden. Alle partijen zijn onder Siberische omstandigheden gespeeld. In Juli zijn de eerste Vaassense Tenniskampioenschappen gehouden in samenwerking met TC Vaassen. Dit was een succes dus krijgt het zeker een vervolg in 2014. Ons weektoernooi in September is ook weer goed verlopen. In Oktober hebben we de clubkampioenschappen gehouden; ondanks het tegenvallend aantal deelnemers bracht het toch weer veel gezelligheid op het park. Wintermix Begin 2013 konden er door het winterse weer weinig wedstrijden gespeeld worden. Vanaf Oktober zijn er nieuwe teams en poules samengesteld en wordt er bijna ieder weekend getennist. ( Dit jaar doen er 12 teams mee)
Trainingen Tennisschool Mark Verra geeft ongeveer 5 uren per week les op ons park.
Algemeen Helaas heeft Peter Kamphuis ons verlaten na jaren trouwe dienst binnen de Technische Commissie. Peter, hartstikke bedankt voor je inzet! De werkzaamheden van Peter zijn overgenomen door Menno Wouda. Ook alle vrijwilligers bedankt die elk jaar weer een toernooi onder hun hoede nemen. En hier alles voor regelen zoals voorbereiden poster en flyer, contact met de bondsgedelegeerde, publiceren toernooi op toernooi.nl, indelen spelers, plannen van de wedstrijden en “zitten” tijdens de toernooidagen.
Verslag van de Evenementencommissie Het jaar 2013 begon voor de E.C. met het organiseren van het Familietoernooi. Na de ervaring van 2012, was er wederom gekozen voor een 1-daags evenement. Met dit keer als naam het Familietoernooi. Met als voorwaarde dat 1 lid van het team lid was van TCK. Dit gaf volgens de E.C. volop de gelegenheid om mensen te inviteren; familie, buren of collegae. Echter, bij het naderen van de deadline bleek hiervoor onvoldoende animo te zijn. De laatste 2 jaar is er gesleuteld aan de formule, maar misschien moet de conclusie worden getrokken dat dit toernooi zijn aantrekkingskracht heeft verloren. Hierna volgde de Tennisbrunch. Vorig jaar was het niet mogelijk om een gezamenlijke datum te vinden met S.V. Welsum. Dit jaar lukte dat wel op 30 juni. Het werd een geslaagde dag met mooi weer en een vol speelschema. De door de keukencommissie verzorgde brunch was uitstekend. Het is de bedoeling om in 2014 dit evenement te organiseren bij S.V. Welsum Bij deze 2 activiteiten had de E.C. bewust gekozen voor andere activiteiten dan de voorgaande jaren. Het is belangrijk om te vernieuwen, hoewel wederom is gebleken dat de activiteitenagenda binnen de vereniging overvol is. Bovendien lijkt het voor de leden een toenemend nadeel om al vroegtijdig allerlei activiteiten in de agenda vast te leggen. Het Paard/Veulentoernooi op 1 september is een activiteit vanuit de J.C. Het bestuur had gevraagd hierbij te ondersteunen vanwege de geringe bezetting van de J.C. Gezien het aantal jeugdleden werd samenwerking gezocht met de jeugd van S.V. Welsum. Het werd een zeer geslaagde dag met duidelijk veel spelplezier bij de deelnemers. Met dank aan de trouwe sponsor Rozeboom ijssalon en achteraf een enthousiast verslag met foto in het plaatselijke weekblad. Bij de evaluatievergadering eind 2013 hebben Joop Kaandorp en Inger Betting beiden aangegeven om persoonlijke redenen te willen stoppen met hun aandeel binnen de E.C. Joop en Inger bedankt voor jullie inzet! Tijdens deze vergadering heeft ook Wilco Mulder te kennen gegegeven aan zijn laatste jaar E.C. te beginnen. De ervaring van de laatste jaren en de wijzigingen binnen de E.C. maken dat 2014 een jaar wordt met nieuwe afwegingen en doelstellingen. Tenslotte, iedereen die een steentje heeft bijgedragen aan de activiteiten: BEDANKT!
Verslag van de Barcommissie Om te beginnen wil ik namens het bestuur, alle barvrijwilligers weer hartelijk danken voor hun inzet. Wij hopen dan ook dat wij de komende jaren weer een beroep op jullie mogen doen! 2013 was een “apart” jaar voor onze club. Voor het eerst in jaren kwamen wij echt met onze marge in de problemen. Het gewenste resultaat is niet gehaald… De oorzaken hiervan zijn te wijten aan diverse omstandigheden. De afgelopen jaren hebben wij geen prijsverhogingen doorgevoerd, de BTW verhoging is niet doorgevoerd en er is niet direct gereageerd op de accijnsverhogingen. Ook hebben wij een aantal drankjes in ons assortiment welke wij te goedkoop verkopen. Het afgelopen jaar hebben wij helaas ook moeten constateren dat er gestolen werd. Helaas is er ondanks de benodigde barsleutels toch een persoon, of zijn er personen, die het helaas niet kon(den) nalaten een en ander mee te nemen. Eind vorig jaar is er mede om deze reden een afsluitbare kastenwand gemaakt, waar alle drank achter opgeborgen staat. Zoals sommigen van jullie misschien gemerkt hebben, ben ik het afgelopen jaar ook erg druk geweest met mijn eigen cateringbedrijf. Hierdoor was en ben ik niet meer zoveel bij de club als de afgelopen jaren. Mede hierdoor heb ik dan ook besloten om tijdens de ALV 2014 af te treden. Ik heb een aantal jaren met veel plezier en inzet de bar en de keuken mogen begeleiden. Het was een voorrecht om dit te kunnen doen, ik heb een hoop nieuwe ervaring opgedaan en het was een goede leerschool. Graag wil ik alle mede bestuursleden hartelijk danken voor de fijne samenwerking en voorzitter: veel dank voor de vlotte vergaderingen! Ook een bedankje aan alle barvrijwilligers voor de fijne samenwerking! Sinds eind 2013 neemt Casper Vuursteen voor mij waar, tot aan het moment van mijn aftreden tijdens de ALV. Casper dank hiervoor! Er zijn de afgelopen weken een aantal grote veranderingen en wijzigingen bij de leveranciers. Dit is onlangs in de nieuwsbrief verschenen. Tot slot: als er nog mensen zijn die opmerkingen of ideeën hebben, laat dit dan weten! Een fijn en sportief jaar toegewenst! Namens de barcommissie, Gert-Jan de Groene
Verslag van de Keukencommissie Net als voorgaande jaren kan de keukencommissie terugkijken op een succesvol jaar. Broodjes braadworst en Oliebollen vonden gretig aftrek. Tijdens toernooien werd lekker gegeten, echter de competitiemenu’s werden minder besteld. Omdat het animo tijdens de competitie een stuk minder was en omdat het toch een behoorlijke grip op de vrije tijd van de commissieleden heeft, heeft de commissie besloten komend seizoen geen maaltijden te verzorgen tijdens de competitie. Yvonne Hamelink is gestopt als lid van de keukencommissie, wij bedanken haar voor haar support. Henk Huiskamp is toegetreden tot de keukencommissie, hij zal naast het koken ook de financiële zaken tijdelijk overnemen van Dineke van Eek, gezien zij een tijdje niet actief zal zijn. De commissie hoopt dat de inspanningen hebben geleid tot het vergroten van het tennisplezier. Het serveren van eten is een extra service en resulteert ook nog in een bijdrage aan de clubkas, zodat ieder lid ervan kan profiteren. Wij wensen iedereen een leuk en “lekker ” tennisjaar. De keukencommissie
Verslag van de Parkcommissie Voor ons is het afgelopen jaar rustig verlopen. De nieuwe berging is ingericht en in gebruik genomen. Super deze berging. Begin van het jaar hebben we een aantal weken niet kunnen tennissen door vorst en sneeuwval. Door een aantal leden zijn er toen zeer gezellige zaterdagmiddagen georganiseerd. Toch zijn er ook een paar problemen. Om het park goed te onderhouden hebben we eenvoudig te weinig mensen die twee uurtjes per maand beschikbaar willen stellen om iets voor de club te doen. Wel is de Felua groep ingeschakeld, maar toch. De banen werden nog maar één maal per maand geveegd en bij regen één maal in de twee maanden. Gelukkig hebben een aantal mensen onder leiding van Erik Boom zich bereid verklaard om op zaterdag, als het weer het toelaat de banen te vegen. Heren Hulde! Dit neemt allemaal niet weg dat we er graag op de donderdagmorgen een paar handen bij zouden willen hebben. Twee uur in de maand is toch niet veel? Bert Driessen, die ploegleider van een van de onderhoudsploegen was heeft bedankt als lid van TCK wegens andere drukke werkzaamheden. Gelukkig heeft Gert Leskens zich bereid verklaard om deze taak over te nemen. Gert welkom bij de club. Charles Hamerlink zal in de loop van 2014 steeds meer taken van ondergetekende overnemen, aangezien ik in mei 2015 ga stoppen met alle werkzaamheden. Tot nu toe hebben we deze winter door kunnen tennissen zodat we goed geoefend het nieuwe seizoen in kunnen. Ik wens iedereen veel tennisplezier en wees zuinig op onze mooie accommodatie. Hans Harleman
