AGENDA ALGEMENE LEDENVERGADERING 22 NOVEMBER 2014 HET BESTUUR VAN DE NGV AFD. DRENTHE EN NOORDWEST-OVERIJSSEL ROEPT HAAR LEDEN OP VOOR DE TE HOUDEN NAJAARSVERGADERING OP ZATERDAG 22 NOVEMBER 2014 IN DE VREDEHORST, ZUIDWOLDIGERWEG 32, 7908 AD TE HOOGEVEEN VAN 13.00 UUR TOT CIRCA 14.30 UUR. 1. Opening en vaststelling agenda. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. 3. Verslag van de ledenvergadering 12 april 2014 te Hoogeveen. 4. Kort verslag AV op 17 mei 2014 te Utrecht. 5. Voorbespreking van de AV op 29 november 2014 te Utrecht. 6. Benoeming en mandatering afgevaardigde en plv. afgevaardigde voor de AV te Utrecht op zaterdag 29 november aanstaande. Vorig jaar is onze voorzitter als vaste afgevaardigde benoemd en de secretaris als plaatsvervangend afgevaardigde. De afgevaardigde zal bij toerbeurt worden begeleid door een ander bestuurslid. Derhalve hoeft er geen benoeming en mandatering meer plaats te vinden. 7. Begroting 2015. Op het moment dat deze agenda werd opgesteld, was er nog geen goedkeuring van het hoofdbestuur. Het HB meldt het volgende: “We weten dat het aantal leden in de afgelopen jaren flink is gedaald en de kosten voor de afdelingen zijn gestegen. Dit heeft tot gevolg dat het tekort tussen de te verwachten contributie opbrengsten en de ingediende begrotingen erg groot is. Het is niet een kwestie van enkele procenten afschaven. Om deze reden ben ik(nog) niet aan het afschaven begonnen, maar heb gemeend eerst het een en ander binnen het HB te bespreken. Waar dit op uitdraait is nog afwachten”, aldus de landelijke penningmeester dhr. Ferd Oorsprong. 8. Vacature bestuurslid. De functie van een algemeen bestuurslid is sinds 1 januari van dit jaar vacant. Belangstellenden kunnen zich aanmelden bij de secretaris. Neemt u gerust contact op met de voorzitter of de secretaris als u meer informatie wilt over deze functie. 9. Bestuursbeleid. 10. Rondvraag en wat verder nog ter tafel komt. 11. Sluiting. Bij de agendapunten, 3, 4, en 7 behoren schriftelijke stukken. Indien u deze stukken vooraf wilt inzien, kunt u ze lezen op de website van onze afdeling en eventueel printen. Wilt u de stukken op de vergadering ontvangen, dan kunt u dit bij de secretaris melden. Indien u ze digitaal of per post wilt ontvangen, kunt u dit eveneens melden bij de secretaris, de heer N. Scheffer, e-mail:
[email protected] of tel. 0522-440162. De stukken zullen u dan binnen 1 week voor aanvang v.d. vergadering worden toegezonden.
Verslag van de Algemene Leden Vergadering datum: zaterdag 12 april 2014 tijdstip: ►► 13:00 – 14:30 uur locatie: Kerkgebouw De Vredehorst, Zuidwoldigerweg 32, 7908 AD Hoogeveen aanwezig: 19 leden + 2 gasten afwezig met kennisgeving: mw. I. van der Gronde, mw. A. Nederlof-Streutker, dhr. R. Weitering, dhr. M. Fieret, dhr. R. Boomsma, dhr. F.J.M. Agterbosch, dhr. J. Krikke, dhr. J.A.A.M. Dierckxsens en dhr. B. de Jonge. 01 Opening en vaststellen van de agenda. Onze voorzitter Harm Hillinga opent om 13.00 uur de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom op deze zonnige zaterdagmiddag. 02 Mededelingen en ingekomen stukken. · Er zijn geen ingekomen stukken te behandelen. · Van 9 Personen is een afmelding voor de vergadering ontvangen. · Vanuit de leden bestaat er geen bezwaar tegen het maken van foto’s van de vergadering voor de afdelingswebsite. · Daarnaast doet de voorzitter nog een aantal huishoudelijke mededelingen die voor deze middag van belang zijn. 03 Verslag van de ledenvergadering van 16 november 2013 te Hoogeveen. Onder punt 3 van het verslag dient de naam van dhr. Heimans aangepast te worden in dhr. Heijmans. De voorzitter dankt de notulist Hans Huizing voor de voortreffelijke verslaglegging. 04 Afdelingsjaarverslag 2013 van de secretaris. Er zijn geen vragen of opmerkingen aangaande het afdelingsjaarverslag. 05 Afdelingsjaarverslag 2013 van de penningmeester. De penningmeester Bert Heidmeijer geeft een korte toelichting bij de Verantwoording 2013. De Zaalhuur viel bijna € 200,- hoger uit dan geraamd in de begroting. Dat komt doordat die in 2013 incl. koffie vermeld is. De zaalhuur sec was € 199,75, de koffie bij de ALV en Lezingen was € 133,80, de koffie voor bestuursvergaderingen en Jubileumcommissie € 115,20. Totaal € 448,75. De Sprekers vroegen enkele keren helemaal geen vergoeding en hetzelfde geldt voor de Reiskosten van de sprekers. Deze bedragen vielen in 2013 ook weer laag uit. Totaal € 264,80. De kosten van Afdelingstijdschrift Threant kwamen iets boven de begroting door hogere porto. De Bestuurskosten waren wat betreft de reiskosten lager dan begroot, maar veel hoger dan in 2012. Dat kwam door de overgang naar andere bestuurleden (andere woonplaatsen) en een andere vergaderlocatie (nu altijd Hoogeveen). De overige kosten waren aanmerkelijk hoger dan gepland door attenties en reiskosten i.v.m. de Jubileum-commissie. De kosten van de Promotie-activiteiten vielen lager uit dan begroot, omdat bij de begroting rekening was gehouden met de organisatie van een Voorouderdag. Deze is in 2013 niet geweest. De Bibliotheek is in 2013 verplaatst naar Hoogeveen; ook is er een verrijdbare kast aangeschaft. De post Diversen is hoger dan in 2012; maar bleef binnen de begroting voor 2013.
Als ik dan de Begroting van € 3.880,- afzet tegen de uitgaven van € 3.788,88 dan is de conclusie dat het, ondanks alle extra kosten i.v.m. de verhuizing en de bestuurswisseling, toch binnen de begroting gebleven is. 06 Verslag van de kascommissie en decharge penningmeester. a. Dhr. Zwanenburg is niet aanwezig en mv. Wieringa deelt als kascommissielid mede dat er geen fouten zijn geconstateerd en dat de boeken en alle bescheiden in orde zijn bevonden. b. Zij stelt voor dat de vergadering de penningmeester decharge verleent voor zijn gedane werkzaamheden. De aanwezige leden besluiten dien aangaande. 07 Benoeming leden kascommissie. Mw. Wieringa en dhr. Zwanenburg willen voor de volgende periode opnieuw de kascommissie bemensen. De kascommissie leden mogen 3 periodes zitting hebben in de kascommissie. De voorzitter doet een dringende oproep aan de aanwezige leden om zich te melden als reserve lid voor de kascommissie. Dhr. Ter Wal uit Zwolle meldt zich direct aan als reserve lid. De voorzitter dankt alle leden voor hun bereidheid om deze taak weer op zich te nemen. 08 Bestuursverkiezing. Dhr. B. Heidmeijer als penningmeester en dhr. H. Hillinga als voorzitter zijn volgens rooster aftredend en beiden herkiesbaar. Met algemene stemmen worden beide heren weer herkozen. De voorzitter wijst de leden (nogmaals) op de openstaande vacature van bestuurslid en roept de leden op om zich hiervoor op te geven. Dit is belangrijk voor de continuïteit van het afdelingsbestuur. 09 Kort verslag AV te Utrecht op 30 november 2013. Dit verslag ligt ter inzage op de promotietafel en een kort verslag hiervan van onze voorzitter heeft in Threant 20142 gestaan. De voorzitter geeft nog een korte toelichting op deze vergadering. Helaas zijn de stukken van de AV van 17 mei a.s. pas op 11 april binnen gekomen en kunnen dus in deze vergadering niet behandeld worden. Reden van de late verzending is tijdsdruk bij het huidige Hoofdbestuur. Het financiële verslag wordt pas eind april verwacht. Dhr. Ter Wal vraagt waarom niet alle leden deze stukken ontvangen. De voorzitter legt uit dat alleen de afgevaardigden deze conceptstukken ontvangen. Dhr. Ter Wal zegt dat de leden het op prijs zouden stellen als de goedgekeurde verslagen met bijlagen op de NGV website zouden worden gepubliceerd ter informatie voor alle leden. Dit voorstel wordt door de afgevaardigde meegenomen naar het overleg van 17 mei in Utrecht. Aangaande vragen over het regio overleg licht de voorzitter toe dat hij contact heeft gelegd met de afdelingen Groningen en Friesland om tot een gezamenlijk overleg te komen. 10 Benoeming en mandatering afgevaardigde en plv. afgevaardigde voor de AV. Dhr. H. Hillinga wordt voorgesteld als afgevaardigde en dhr. N. Scheffer als plaatsvervangend afgevaardigde. Beide personen worden met algemene stemmen gekozen. Het beleid van het bestuur is dat de (plv.) afgevaardigde wordt vergezeld door één van de andere bestuursleden. 11 Bestuursbeleid · Hoofdbestuur: Helaas kunnen de stukken van de AV van 17 mei 2014 niet behandeld worden in deze vergadering. · Threant: Na het terugtreden van dhr. Stiksma als hoofdredacteur heeft dhr. Fieret deze functie overgenomen. De redactie bestaat nu uit de heren Marc Fieret, Geert Kamphuis en Nico Scheffer.
· Bibliotheek: Jan en Anneke Pol beheren als bibliotheekcommissie de bibliotheek. De boekenlijst staat met een reserveringsformulier op onze afdelingssite. · Website: De website heeft een upgrade gehad (samen met de landelijke website), de voorzitter nodigt een ieder uit om de site te bekijken en gebruik te maken voor de publicatie mogelijkheid. Vanaf Threant 1990 staan alle inhoudsopgaven van Threant op onze website. · Landelijke website: Het gebruik van de NGV website voor gasten is beperkt, gastgebruikers konden in het verleden vrijwel onbeperkt gebruik maken van de website. Dit is nu beperkt tot 2 maanden, er waren 3 x meer gastleden dan leden, een ongewenste situatie die nu weer recht getrokken wordt. · 25-jarig jubileum van de afdeling: 25 oktober 2014 vieren wij ons 25 jarig jubileum, noteer deze datum vast in uw agenda, het wordt de moeite waard. Ter gelegenheid van ons jubileum verschijnt er een extra dikke Threant (verhalen hiervoor zijn nog welkom). Daarnaast wordt er een jubileum CD uitgebracht die vol staat met kwartierstaten, genealogieën, parentelen, foto’s en verhalen. Verder alle complete jaargangen van Threant en de complete inhoud van het voorouderboek uit 2004. Op deze dag gaat tevens onze advertentiecollectie online en is als demo te bewonderen. Een collectie waaraan vele jaren is gewerkt en waarvoor alle vrijwilligers (met name de vrijwilligers van Promens Care) veel lof verdienen. · Facebook: Naast onze website heeft de afdeling nu ook een eigen facebookpagina, een ieder wordt uitgenodigd om hier een bezoek aan te brengen. · Bijeenkomsten: Op 23 mei bezoeken wij het Historisch Centrum in Zwolle, aanmelden kan nog tot 1 mei. De kosten bedragen hiervoor 10 euro. Na de zomerperiode is er op 20 september alweer een lezing van Alex Dekker over “Mijn opa is een Duitser”. 25 oktober is zoals u weet ons jubileum en op 22 november is onze volgende ALV met na de pauze een lezing door dhr. J.W. Veluwenkamp over de Sonttolregisters. Het plan is om in het voorjaar van 2015 een bijeenkomst te houden in het noorden van onze afdeling. 12 Rondvraag. Henk Jonkman maakt van dit moment gebruik om even een voorstel rondje te doen, zodat wij elkaar niet alleen van gezicht kennen maar ook van naam. Voorstel is dat een ieder een naambadge gaat dragen, maar dit stuit op problemen bij lezen en verstrekken van de badges. 13 Sluiting. Om 14.20 uur sluit de voorzitter de vergadering en nodigt een ieder uit voor de lezing van 14.30 over het archief van Steenwijkerland. Voorstel voor de volgende vergadering is zaterdag 22 november 2014, 13:00 uur in de Vredehorst in Hoogeveen.
KORT VERSLAG ALV 17 MEI 2014 IN UTRECHT Allereerst kan ik opmerken dat deze vergadering een verademing was t.o.v. vorige vergaderingen. Behalve een enkele onnodige kritische vraag van een afgevaardigde liep de gehele vergadering vlot, soepel en zonder vervelende narigheden. De Familieorganisaties zoals die was is opgeheven en wordt nu een de werkgroep Familieorganisaties. Op de valreep heeft zich nog een derde kandidaat voor het bestuur aangemeld, namelijk mevrouw Moniek Plat. Zij gaat (een deel van) het secretariaat op zich nemen. Het zou me echter niet verbazen als het gehele secretariaat onder haar gaat vallen. De landelijk Registratiecommissie Heraldiek stopt met haar werkzaamheden. In overleg met het HB neemt de NGV de registratie over. (Dit tot ongenoegen van de afd. Heraldiek). Naar aanleiding van een vraag over de CALS wordt opgemerkt dat bij de ene vereniging deze nog goed tot zeer goed werkt, terwijl bij de andere deze slapend is. Gasten op de website blijven welkom, maar worden zoals eerder al door het HB gemeld na een periode van 6 maanden benaderd met een brief, waarin wordt opgemerkt dat de hele website in principe mogelijk wordt gemaakt door de leden van een vereniging en waarin het verzoek wordt gedaan om lid te worden. Dit heeft geresulteerd in het feit dat op de dag nadat de brief was verstuurd de vereniging in één klap 60 nieuwe leden rijker was geworden. Mensen die een stamboom op de site hebben geplaatst, werken met GDP, of digitaal werk verrichten wordt een extra status toegekend, waardoor deze niet helemaal buiten de boot vallen. Enkele afdelingen hebben hun afdelingsblad reeds digitaal op de website staan. Dit heeft voordelen, maar ook nadelen. Echter het zou wel zo moeten zijn dat de digitale versie alleen door leden is in te zien, om te voorkomen dat hierdoor mensen afhaken om lid te zijn van de NGV. De resultatenrekening is tot stand gekomen door de positieve inzet van de penningmeester in samenwerking met Menno de Lange. De kascommissie beoordeelde de rekening positief, terwijl er tevens een positief resultaat werd behaald van € 32.036, mede veroorzaakt doordat Gens Nostra minder vaak in 2013 is verschenen. Als nieuw lid van de kascommissie werd Peter de Bruin aangewezen. Bij de bestuursverkiezing werden Arie van Erk en Jaap van Zweden unaniem en met applaus in het HB gekozen. Op het laatste moment meldde zich nog een derde persoon aan, namelijk Moniek Plat. Officieel zou zij pas in november in het HB kunnen worden benoemd en tot die tijd wel kunnen meedraaien binnen het bestuur. Op voorstel van de voltallige vergadering is hiervan afgeweken en werd zij terstond unaniem in het bestuur benoemd, zodat het totaal aantal HB-leden weer op 6 staat, waarmee het voorstel in de laatste alinea van agendapunt 9 werd geschrapt. De dag voor de Familiegeschiedenis in het VC op de eerste zaterdag in mei wordt door het HB herzien, omdat de viering van 4 en 5 mei dan in het gedrang komt. Ook de organisatie van de Heraldische Dag om de drie jaar vervalt, omdat Heraldiek elk jaar een Heraldische Dag organiseert (dit jaar op 18-10). Een en ander wordt nog nader bekeken. De verslagen van het regio overleg zijn en worden naar het HB gezonden. Het HB kon nog niet aangeven wat daar verder mee wordt gedaan omdat de verslagen al wel binnen zijn, maar nog niet door het HB zijn gezien en behandeld. Vlak voor de vergadering heeft de afdeling Heraldiek pas weer gereageerd naar het HB. Er is een gesprek geweest en de een voorstel statuten e.d. is nu bij het HB binnen gekomen. Hoe een en ander verder gaat is nog niet aan de orde om te bespreken. Het HB heeft verschillende keren contact gezocht met Heraldiek, maar er zijn pas vlak voor de ALV stukken ontvangen. Daardoor komt dit punt pas in de volgende ALV aan de orde. Wel wordt toegezegd dat de heraldische gegevens in het VC bij de NGV blijven. Uit de vergadering kwamen bijzonder negatieve berichten over de commerciële positie van Ancestry.com. Het voorstel naar het HB luidde: wel goed luisteren, maar niets tekenen of toezeggen. Deze grootste online bron voor familiegeschiedenis werkt puur commercieel en de grootste zorg is te voorkomen dat de NGV wordt ‘ingelijfd’.
Bijzondere woorden van dank waren er voor de aftredende heer J.W. Koten (85) en de heer M.J. Krooswijk. De laatste heeft de kar van het NVG in 2013 vrijwel letterlijk uit het slijk getrokken en ervoor gezorgd dat de werkzaamheden binnen de NGV konden werden voorgezet. Vandaag hebben we daarvan het uiteindelijke resultaat van gezien. Helaas was de heer Koten niet aanwezig i.v.m. familieomstandigheden. Verslag: Harm Hillinga
Formulier uiterlijk 20-09-2014 inzenden per e-mail aan :
[email protected]
Begroting 2015 NGV Afdeling :
1. Zaalhuur (excl. Bestuursv.) 2. Sprekers a. Vergoeding b. Reiskosten Totaal kosten sprekers 3. Afdelingsperiodiek a. Drukkosten b. Verzendkosten c. Overige kosten d. Ontvangsten Totaal kosten afdelingsperiodiek 4. Bestuurskosten a. Reiskosten b. Vergaderkosten c. Overige kosten Totaal bestuurskosten 5. Promotie-activiteiten Bibliotheek en 6. documentatie 7. Diversen
Drenthe en Noordwest-Overijssel
Tekst incl. koffie
6 € 4 €
Schatting 2014 Bedragen Bedragen 400,00 € 400,00 €
300,00 130,00 430,00 €
430,00
€ 1.660,00 €
1.660,00
€ €
650,00 € 300,00 €
550,00 350,00
€
100,00 €
150,00
60,00 € € € 3.600,00 €
560,00 4.100,00
€ Threant 4x 4x (verr. Abonn.)
incl. huur/koffie
a. Kosten betalingsverkeer b. Jubileum NGVD-NWO c. d.
Begroting 2015 Aantal 6
gehouden in 2014
TOTAAL Aanvullende opmerkingen:
€ 880,00 € 880,00 80,00 € € -180,00
€ € €
€ € € €
400,00 200,00 50,00
60,00 -
Het 25 jarig jubileum werd op 25-10-2014 gevierd; het resultaat daarvan was 29-10-2014 nog niet bekend. De begroting 2015 gaat uit van een normaal vergaderpatroon en de gebruikelijke activiteiten.
Afdelingspenningmeester: E G Heidmeijer Plaats : Wanneperveen Datum: 29-10-2014
In te vullen door Penningmeester NGV Akkoord dd: Paraaf:
