Notulen van de Algemene Ledenvergadering op 23 april 2015 in het dienstencentrum aan de Rosmolen in Leiden.
1.
Marjan Zwijsen opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Via een powerpoint-presentatie wordt de agenda getoond. Bij punt 10 – belangen van de vereniging – zijn nog enkele punten toegevoegd aan de agenda die in de uitnodiging heeft gestaan.
2.
De notulen van de vergadering d.d. 10 april 2014 worden goedgekeurd.
3.
Bericht van verhindering is ontvangen van Maaike van der Heyden, Riet van Soest, Maria Garcia Diez, Dorine en Cees Pijnacker, Ron Didden, Mirre van der Heiden en Corinca Zwijsen.
4.
Het secretarieel jaarverslag 2014 wordt goedgekeurd.
5.
Het financieel overzicht over 2014 wordt door Sjoukje Ober uitgebreid toegelicht. De post salarissen is hoger dan vorig jaar. De oorzaak is dat er meer lessen werden gegeven. De post zaalhuur is (lijkt) laag. Dit komt doordat de gemeente wegens reorganisatie de rekening voor het laatste kwartaal pas in januari heeft verstuurd. Die post bedraagt bijna € 16.000. Hierdoor is het saldo zeer geflatteerd. In 2014 is afgesproken veel materiaal aan te schaffen, dit is ook gebeurd. In het afgelopen jaar is ook voor de contributierekening overgestapt op internetbankieren waardoor deze post lager is uitgevallen. Op de begroting is de post salaris hoog, omdat met een aantal trainers met veel uren een vast dienstverband is aangegaan. Zij verdienen te veel om nog onder de vrijwilligersregeling (minder dan € 150 per maand) te kunnen vallen. Het werkgeverschap is uitbesteed a an Sportkader Nederland. Deze regeling kost veel extra geld. In het kader van een veilig sportklimaat is van iedereen een VOG (Verklaring omtrent gedrag) gevraagd. Helaas vertoont de begroting een groot nadelig saldo. Maaike van der Kooij vraagt of aan sponsoring is gedacht om dit gat te vullen. Sjoukje Ober geeft aan dat we het nu heel druk hebben met andere zaken maar er wel iets aan willen gaan doen. Per 31 december 2014 was er een reserve van € 47.000. Maar om het tekort op de begroting te drukken zal o.a. de contributie verhoogd moeten worden en kunnen er dit jaar minder materialen worden aangeschaft. De overstap naar het vast dienstverband legt veel druk op de begroting. We kunnen nu ook nog niet overzien hoe het er uit zal zien als samenwerking met de andere Leidse selectiegroepen doorgaat.
6.
Verslag kascommissie. Willy van den Hoed en Lenneke Beijer hebben de kas gecontroleerd en in orde bevonden.
1
7.
De kascommissie voor 2016 zal bestaan uit Willy van den Hoed, Clara Dirkse en Marian Didden (reserve).
8.
Bestuursverkiezing. Riet Paauw en Liesbeth Schmidt zijn aan de beurt van aftreden en hebben zich beiden herkiesbaar gesteld. Er zijn geen tegenkandidaten aangemeld en beiden worden herbenoemd. Maaike Barends heeft het afgelopen jaar al volop meegedraaid in het bestuur en de vergadering wordt gevraagd in te stemmen met haar benoeming tot bestuurslid. Maaike krijgt het bestuurslint omgehangen en haar benoeming is een feit. Sjoukje Ober heeft aangegeven m.i.v. juli te willen stoppen als penningmeester. Wel is zij bereid als bestuurslid aan te blijven. Tot onze grote vreugde heeft Erwin Koetsveld van Ankeren (vader van een jeugdlid) aangeboden haar taak over te nemen. We zijn hier heel blij mee. Desondanks zijn we nog steeds op zoek naar een bestuurslid!
9.
Benoeming banierdraagster. Kitty van Houten heeft jarenlang in de taptoe het vaandel gedragen en ook dit jaar zal zij dit nog doen, maar zij is van mening dat vanaf volgend jaar een jongere deze taak moet overnemen. Na dit agendapunt wordt even pauze gehouden voor een kopje koffie of thee met een petit fourtje ter gelegenheid van ons 90-jarig bestaan. Na de pauze wordt een kort filmpje vertoond dat door Marcel Gansevoort is gemaakt op verschillende lessen. Het ziet er leuk uit. Dit filmpje zal ook tijdens activiteiten t.g.v. het 90-jarig jubileum worden vertoond. Daarna zal het op de website te zien zijn.
10. Samenwerking Liesbeth Schmidt vertelt iets over de voortgang in de plannen voor samenwerking van de Leidse gymnastiekverenigingen. Of dit een fusie of andere vorm van samenwerking zal zijn, is nog niet bekend. Wordt het een fusie, dan zal nog worden bekeken of dit in de vorm van een vereniging of stichting is. Er is een nieuw logo gekozen en de naam is (nog niet officieel) van GLG (Gezamenlijke Leidse Gymnastiekverenigingen) veranderd in GSL (GymSport Leiden). Er is een voorbereidingsgroep gevormd die een opdracht voor zichzelf aan het opstellen is. Zij gaan daarbij uit van een aantal kernwaarden. Dit zijn o.a.: Fun: het moet leuk zijn Professionaliteit, je doet wat je zegt en je zegt wat je doet Verantwoordelijkheid Accommodatie Om financieel alle verenigingen op één lijn te krijgen is men nog op zoek naar iemand met een financiële achtergrond. De doelstelling is eind april een plan voor te kunnen leggen aan de verenigingen. Pascal Aarden vraagt wat de rol van het bestuur hierin is. Het bestuur heeft een aantal voorwaarden aangegeven waaraan een eventuele samenwerkingsvorm zal moeten voldoen om hierin mee te gaan. Marlene Vink heeft op Facebook foto’s gezien van een wedstrijd waaraan werd meegedaan door GSL. Zij vraagt af hoe dat zit. Dit ging om een teamwedstrijd. Een
2
team moest bestaan uit vier turnsters. Omdat het zowel Nieuw Brunhilde als Jahn niet lukte om zelf teams te vormen, is er samengewerkt en is onder de naam GSL ingeschreven. Beleidsplan. Liesbeth geeft een toelichting. Bereikte doelen: Aantrekkelijk lesaanbod voor een brede basis Peuter- en kleuterdans is toegevoegd, deelname aan schoolsportcursussen Talentontwikkeling. Uitbreiding van uren voor selectie, trainingskamp in Roemenië, aanschaf materiaal Veilig, verantwoord sportklimaat VOG Bestuursleden hebben een bijeenkomst gevolgd over dit onderwerp Ontwikkeling kader Het technisch kader is uitgebreid Bijscholingen worden nog steeds gedeeltelijk vergoed Twee trainsters hebben zojuist het diploma gymnastiekleider niveau 3 behaald; vier trainsters zijn in opleiding en hopen hun diploma nog voor de zomervakantie te behalen. Een van de assistenten is in januari j.l. ook met deze opleiding gestart. Het jurybeleid (voor elke wedstrijd moet een jurylid worden geleverd) wordt verder ontwikkeld met ondersteuning van de KNGU Open transparante vereniging De communicatie tussen bestuur en trainers is verbeterd, o.a. door het toesturen van een verkort verslag van de bestuursvergaderingen Er wordt gewerkt aan het vergroten van de betrokkenheid van leden/ouders Er zijn meer vrijwilligers, maar helaas te weinig die structureel taken willen overnemen Open blik naar buiten Vriendschappelijke wedstrijden voor 3e, 4e, 5e en 6e divisie Deelname aan teamwedstrijd door gecombineerde teams van Nieuw Brunhilde en Jahn Professionaliseren van de organisatie Teambuilding-dag Website is vernieuwd Het communicatieplan is in een afrondende fase. Er zijn verscheidene commissies ingesteld, wedstrijdcommissie, technische commissie, communicatiecommissie, activiteitencommissie. De omslag van het clubblad is vernieuwd Financieel gezond Professionalisering van de boekhouding door het gebruik van de computer Vast dienstverband voor een aantal trainers Opgemerkt wordt dat het tekort op de begroting niet duidt op een gezonde financiële situatie Sponsoring Deelname aan Grote clubactie
3
Sponsorkliks op de website. (Bestel via sponsorkliks en u sponsort de vereniging; het kost u niets) Waar zijn we nu mee bezig: Professionaliseren van de organisatie Werven van nieuwe bestuursleden Werven een vertrouwenspersoon Schone en opgeruimde zalen (altijd al mee bezig) Planning voor 2015-2016: Professionaliseren van de organisatie Maken van een jaarkalender zodat bestuur en leiding ruim van tevoren op de hoogte zijn van activiteiten, wedstrijden etc. Samenwerking Leidse gymnastiekverenigingen Contributie We komen terug op het begrote tekort. De vraag wordt gesteld wat we hieraan gaan doen. Mogelijke opties zijn: - bezuinigen op attenties voor leiding/juryleden etc. - verhogen van de contributie - sponsors zoeken - leden stimuleren mee te doen aan de Grote Club Actie - zorgen voor volle groepen; veel groepen zijn al goed bezet, maar er zal worden gekeken of de minder rendabele uren opgeheven moeten worden - wat niet kan: subsidie aanvragen bij de gemeente voor de viering van het 90-jarig jubileum is alleen mogelijk als een vereniging geen reserves heeft Suggesties vanuit de zaal voor sponsoring: Reclame meenemen in de taptoe (mag niet); opmerking dat sommige verenigingen wel een bord meedragen waarop bv staat: wij danken …… Reclame op trainingspak Bij wedstrijden reclame in de zaal Maaike Barends geeft aan dat het bestuur hulp nodig heeft, we hebben onvoldoende tijd om alles zelf te doen. Pascal zegt dat je voor sponsoring bij het MKB moet zijn, vooral in de bollenstreek moet dat volgens hem lukken. Maaike stelt voor dat Pascal sponsors gaat zoeken. Hij wil wel plaatsnemen in de sponsorcommissie waarop Maaike voorstelt dat hij ouders van de selectie vraagt of ze mee willen helpen. Erwin Koetsveld van Ankeren stelt voor dat het e-mailadres van Pascal bekend wordt gemaakt zodat men suggesties kan toesturen. Maaike van der Kooij stelt dat we – als er niets gedaan wordt – binnen twee jaar door onze reserves heen zijn. Het bestuur stelt voor m.i.v. 1 oktober in elk geval de contributie met € 3.- per kwartaal te verhogen. Dit geldt in eerste instantie voor de recreatieleden. Omdat er nog volop wordt gesproken over intensievere samenwerking van de Leidse selectiegroepen zal de contributie voor deze leden later besproken moeten worden in een buitengewone ALV. De vergadering gaat akkoord met het voorstel. Zoals altijd is het onzeker wie er na de zomervakantie voor de groepen staan. I.v.m. studie of vertrek zullen er wijzigingen komen. We zijn blij met de hulp van de assistenten op de lessen. Het zorgt voor meer veiligheid. Ook met alle vrijwilligers zijn we heel blij. Zij verlichten het werk van het bestuur aanzienlijk.
4
Ook deze keer zijn er weer enkele leden die 10 of 25 jaar lid zijn. Riet van Soest-van Noort, Maria Garcia Diez, Irma Rapattone-de Bree, Anke Drexhage en Daniëlle Kwetters zijn 10 jaar aan Nieuw Brunhilde verbonden en krijgen de Nieuw Brunhilde-mok uitgereikt. Willy van den Hoed is 25 jaar lid en mag een handdoek met daarop geborduurd “Nieuw Brunhilde 25 jaar lid” in ontvangst nemen. 90-jarig junileum. Nieuw Brunhilde is op 17 februari 1925 opgericht en daar willen we een feestelijk tintje aan geven. Eind juni en begin juli zullen er voor de verschillende leeftijdsgroepen activiteiten georganiseerd worden. Daarover krijgt men in mei bericht. 11. Rondvraag. Er zijn geen vragen, waarna Marjan de vergadering sluit. Een aantal aanwezigen blijft nog gezellig napraten onder het genot van een hapje en een drankje.
Notuliste,
Voorzitter van de vergadering,
Nanda Swanenburg
Marjan Zwijsen
5
