NOTULEN DMR MCI – VERGADERING 26 MAART 2013 Aanwezig: Sandro Algra Barradas, Beryl Craandijk, Hendrik Jan Diekerhof, Gerlof Donga, Walter van de Giesen, Marco Kloek, Romée Krommendam, Menno Nelis, Bert Pinkster, Rolf Stam, Xander Stewart, Odilia van der Valk. Afwezig met bericht: Sunny de Blok, Jan Piscaer, Paul Rijnierse, Sebas Veeke. Voorzitter: Gerlof Donga Griffier: Eva Huijbregts Locatie: Raadzaal
1. OPENING De voorzitter opent de vergadering om 14.02 uur. Hij heet de programmamanager DLWO van DMCI van harte welkom. 2. PRESENTATIE DLWO De programmamanager DLWO geeft een toelichting op DLWO dat per 1 september 2013 ingevoerd zal worden in domein MCI. De aanleiding om de DLWO te ontwikkelen is dat de huidige situatie waarin met bscw, digitale schijven en intranet wordt gewerkt niet echt handig is. Het doel van DLWO is dat er één nieuwe plek komt waar bestanden kunnen worden geplaatst, waar samengewerkt kan worden en waar statische informatie aan de buitenwereld en mededelingen over het onderwijs geplaatst kunnen worden. Er is dus een keuze gemaakt voor digitale ondersteuning om leren tijd en plaats onafhankelijk te kunnen maken en aan te sluiten bij sociale media. Ook is er een keuze gemaakt voor efficiency, door alle informatie bij elkaar te zetten. Deze twee invalshoeken zijn belangrijk bij de keuze voor de DLWO (in sharepoint). Het doel is het faciliteren van onderwijs. Domein Economie en Management (DEM) is er een aantal jaren geleden mee begonnen. Daarna heeft domein Techniek een DLWO ontwikkeld, waarin het domein de ervaringen van DEM heeft meegenomen. Nu gaat het ook bij DMCI starten. Als je voor het eerst inlogt, kun je aangeven welke onderdelen je wilt volgen. Voor studenten zijn het rooster en opleiding standaard onderdelen, voor docenten zijn dat het rooster en de studieonderdelen waaraan hij meewerkt. Het onderwijsproces met student en docent wordt door DLWO onder andere ondersteund doordat lesstof kan worden aangeboden en opdrachten kunnen worden ingeleverd in een soort van ‘dropbox’ / inleverbox. Marco Kloek vraagt of DLWO HvA-breed wordt ingevoerd. De programmamanager DLWO antwoordt dat alle domeinen ertoe zullen overgaan. Marco Kloek vraagt of er een technische koppeling is met SiS. De programmamanager DLWO zegt dat inschrijving via SiS moet plaatsvinden, maar dat het in de toekomst via DLWO moet kunnen. Marco Kloek vraagt in hoeverre DLWO aansluit op de wet bescherming persoonsgegevens aangezien studentnummers zichtbaar zijn. De programmamanager DLWO zegt dat DLWO in principe dicht staat. Individuele gegevens zijn volgens hem niet te vinden. Hendrik Jan Diekerhof begrijpt dat content wordt overgezet van de oude systemen naar DLWO. Hij vraagt tot hoever dat teruggaat. De programmamanager DLWO zegt dat dit een keuze is van het onderwijs. Wat je wilt archiveren maar niet nodig hebt voor het onderwijs kan de kennisbank in. Maar voor bijvoorbeeld langstudeerders moet je onderwijsinformatie een jaar of zeven beschikbaar hebben. Hij geeft aan dat docenten aan hun key-user kunnen aangeven wat ze nodig hebben. Uiteindelijk moet het opleidings-MT fiat geven. Hendrik Jan Diekerhof is er nu gerust op dat hij straks niet opeens al zijn informatie kwijt is.
1
Bert Pinkster vraagt of de overstap naar DLWO verplicht is of dat de opleiding (T)I haar eigen leerwerkomgeving kan blijven gebruiken. De programmamanager DLWO zegt dat studieonderdelen van (T)I blijven in shamilo, maar verder gaat ze over op DLWO. Bert Pinkster zegt dat binnen het kenniscentrum wordt gewerkt met een minor waarbij vanwege comakerships externen toegang hebben via shamilo. Kunnen externen ook toegang krijgen op DLWO? De programmamanager DLWO zegt dat dat gecreëerd moet worden. Het uitgangspunt is dat alles open staat voor de HvA, sommige dingen gaan dicht binnen HvA, sommige dingen worden opengezet voor externen. Bert Pinkster vraagt of dat dynamisch is, of dat dit alleen bij de start kan worden geregeld. De programmamanager geeft aan dat als een organisatieonderdeel alles in eigen beheer wil doen, er een gesprek kan plaatsvinden. Marco Kloek vraagt of er nog bugs zijn gevonden bij DEM. De programmamanager DLWO zegt dat er niets is gevonden waar studenten en docenten massaal last van hebben. Van nu tot juni 2013 is er een helpdesk bij DMCI. Daarna wordt meldingen behandeld door functioneel beheer. De programmamanager DLWO geeft een toelichting op de procesgang. Rond 22 april wordt getest met key-users bij het onderwijsbureau en docenten. Daarna worden docenten getraind: hoe zet je bestanden erop, hoe werk je met dropbox etc. De training duurt een half uur, maar er is ook een online handleiding. Als medewerker moet het tijd schelen: je hoeft niet naar alle studenten te mailen, maar kunt mededelingen plaatsen op DLWO. De uitnodiging voor de docententraining is twee weken geleden verstuurd. Waarschijnlijk wordt volgende week een herhaling gestuurd. Marco Kloek vraagt hoe het zit het met de training voor de huidige en nieuwe studenten. De programmamanager DLWO zegt dat studenten uit te voeten moeten kunnen met de wizard. Er komt wel wat extra informatie voor huidige studenten. De voorzitter vraagt of in september 2013 bij de lancering het project is afgelopen. De programmananager zegt dat het project dan is afgelopen, maar dat er nog wel wat doorontwikkeling zal plaatsvinden. Bij de key-users kun je dan met al je vragen terecht. Nu zitten er twee fulltimers op de helpdesk, bij de live-gang zijn die nog aanwezig. Beryl Craandijk merkt op dat het wel goed is om studenten ook goed in te lichten, want als blijkt dat studenten het moeilijk vinden, ontstaat als snel een negatief beeld, net zoals bij SIS. Het communicatieplan staat klaar voor half april zegt de programmamanager DLWO. Marco Kloek oppert om opleidingscommissies erbij te betrekken. De programmamanager DLWO zegt dat er wel focusgroepen komen van studenten om ervaringen te inventariseren. De voorzitter bedankt de programmamanager DLWO voor zijn toelichting. 3. MEDEDELINGEN DB / CMR / INGEKOMEN POST - De voorzitter meldt dat het jaarverslag 2011-2012 gereed is. De samenstellers en vormgever worden door Bert Pinkster gecomplimenteerd met het resultaat. - De voorzitter meldt dat de MTM-rapportage bekend is. De domeinvoorzitter heeft de domeinraad hierover nog niet ingelicht. - De domeinraad heeft van Connie Johannes en Cora Kok het voorstel gekregen om eens per kwartaal overleg te voeren met commissie OPF. Dit lijkt de voorzitter een goed voorstel. De besluitvorming moet natuurlijk wel in de raad plaatsvinden en de informatie moet ook formeel worden gedeeld. - Donderdag 11 april vindt de Onderwijsconferentie HvA plaats. Ook studenten zijn welkom. De voorzitter verzoekt alle studenten van de domeinraad zich daarvoor op te geven. - Op woensdag 27 maart is er een lezing over ‘wat is talent’ door een van landelijke initiatiefnemers van honours- en excellentie. De lezing van Marca Wolfensberger vindt plaats van half vijf tot half zeven in de tribune van Floor. - De voorzitter meldt dat er een aantal activiteiten zijn in de regio Amsterdam van diverse platformen. Het lijkt hem goed als leden van de domeinraad daarheen gaan en daar verslag van doen. Dit wordt opgenomen in de agenda.
2
-
De voorzitter meldt dat de Inspectie voor Onderwijs gaat kijken of alles wordt opgevolgd i.v.m. kwaliteitsborging en accreditatieproces. Het CvB houdt een soort gespreksronde op 22 april 2013. Hiervoor zijn twee studenten uitgenodigd. Marco Kloek en Sebas Veeke hebben zich hiervoor aangemeld. Dit gesprek is een voorbereiding op de instellingsaccreditatie. De voorzitter heeft zich aangemeld als toehoorder.
Mededelingen CMR - De CMR heeft niet ingestemd met het format-OER. De CMR had twee kanttekeningen over oormerken van vakken en de 50-punten BAS-norm. Als wordt toegekomen aan de wensen van de CMR is het dagelijks bestuur van de CMR gemandateerd ermee in te stemmen. - Kennismakingsronde met nieuwe rector. Walter van de Giesen heeft een positieve indruk van de rector. Het weet veel van onderwijs van MBO tot universiteit. Hij heeft zelf voor de klas gestaan. - De CMR heeft momenteel een trainingstweedaagse. 4. VASTSTELLEN AGENDA De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 5. VASTSTELLEN NOTULEN DMR MCI – VERGADERING 12 MAART 2013 EN BESPREKEN CONCEPTNOTULEN DMR MCI – OVERLEG MET DOMEINVOORZITTER De notulen van de DMR MCI – vergadering op 12 maart 2013 worden ongewijzigd vastgesteld. De conceptnotulen van het overleg met de domeinvoorzitter van 12 maart 2013 kunnen ongewijzigd worden doorgestuurd naar de domeinvoorzitter. 6. STAND VAN ZAKEN COMMISSIES Commissie DomOv is niet bij elkaar geweest. De commissie heeft wel conceptbrieven opgesteld die later op de agenda worden besproken. Commissie OPF heeft de resterende vragen over het concept HR-beleidsplan opgestuurd naar hoofd P&O. De commissie hoopt hier binnenkort antwoord op te krijgen. De andere actiepunten hebben ze niet gedaan, omdat ze vandaag niet zijn samengekomen. Commissie O&O is bij elkaar geweest. De commissie heeft gesproken over het stopzetten van de instroom van de opleiding Communicatiemanagement duaal. De vragen en opmerkingen van commissie O&O komen later op de agenda aan bod. Commissie Taaklast is niet bij elkaar geweest. Ze is bezig met de betaversie van de enquête. Commissie Toekomst Opleidingen. De commissie heeft geëvalueerd. Ze vindt dat de taak van de commissie niet duidelijk was, maar vindt wel dat ze een redelijk resultaat heeft behaald. Een leerpunt is om goed zich te hebben op het doel van de commissie en de termijn van acties. Daarnaast is het wenselijk dat commissieleden zich ook inzetten. De voorzitter zegt dat het dagelijks bestuur eerder heeft aangegeven de tijdelijke commissie Toekomst Opleidingen per vandaag op te heffen. Hij bedankt de voorzitter en de andere leden voor hun inzet. 7. TRAINING 11 JUNI 2013 De voorzitter geeft een mondelinge toelichting op de stand van zaken met betrekking tot de voorbereiding van de training. De inhoud gaat in op het schrijven van beleidsadviezen: zowel naar de raad als naar het MT. De voorzitter constateert dat de domeinraad daar nu of te veel tijd voor nodig heeft, of dat de inhoud niet goed gaat. Hij heeft daarom bij trainingsbureaus en de HvA Academie het verzoek uitgezet voor training beleidsadviezen schrijven en daarbij de middelen te geven om elkaar te ondersteunen in goed schrijven van stukken, zodat leden elkaar kunnen helpen. De HvA Academie vraagt in principe 750 euro voor twee trainers. De dag komt er als volgt uit te zien: overdracht in de ochtend waarbij in ieder geval het dagelijks bestuur, de voorzitters van de permanente commissies en de nieuwe leden aanwezig zijn. Daarna een lunch voor degenen die de overdracht hebben bijgewoond. ’s Middags een inhoudelijke training. De voorzitter heeft twee locaties op het oog: het dorpshuis in Bloemendaal en het hotel Zandvoort aan Zee. Er is dan gelegenheid om een strandwandeling te maken. De kosten zijn ongeveer 100 euro inclusief diner. Als ontspanningsactiviteit zou bijvoorbeeld een persoon van Staatsbosbeheer een flora- en faunawandeling kunnen verzorgen.
3
De voorzitter zal dit verder uitwerking. Het maximum budget is 2000 euro. 8. CONCEPTBRIEF DOMOV N.A.V. ZELFEVALUATIE KENNISCENTRUM Commissie DomOv heeft een conceptbrief opgesteld naar aanleiding van het rapport zelfevaluatie kenniscentrum. Na een leespauze hebben de leden gelegenheid tot het stellen van vragen en maken van opmerkingen. Rolf Stam vindt de alinea over het communicatieplan niet duidelijk. Deze alinea wordt gewijzigd in een vraag naar de stand van zaken met betrekking tot de communicatie. Rolf Stam merkt op dat als er wordt gesproken over een citaat, dit citaat dan ook tussen aanhalingstekens geplaatst moet worden of na een dubbele punt. De voorzitter zegt dat dit meer een parafrase is, en zal dit als zodanig aanpassen. Raadsleden hebben nog een aantal redactionele aanpassingen. Met inbegrip van bovengenoemde aandachtspunten is de raad akkoord met de brief. 9. CONCEPTBRIEF DOMOV N.A.V. RAPPORTAGE EXAMENCOMMISSIES Commissie DomOv heeft een conceptbrief opgesteld naar aanleiding van de rapportage proeftrail examencommissies. Walter van de Giesen vraagt waarom de brief is geschreven aangezien het CvB bezig is met een nieuwe reglement examencommissies. De voorzitter zegt dat een deel van de aanbevelingen ook op het domein zijn gericht. Hendrik Jan Diekerhof meldt dat de domeinvoorzitter nu bezig is met het voeren van gesprekken met examencommissies in het domein. De voorzitter vraagt of in de brief overbodige vragen staan, of dat dingen die centraal geregeld gaan worden, geschrapt kunnen worden. Hij vindt de vraag over examinatoren in ieder geval erg belangrijk. Bert Pinkster zegt dat dat ook staat in het concept HR-beleidsplan. Hendrik Jan Diekerhof vindt het wel goed er nu aandacht voor te vragen. Walter van de Giesen stelt voor dit kort te sluiten met Sebas Veeke als voorzitter van de CMR. De voorzitter zal dit afstemmen en daarna de, eventueel aangepaste brief, versturen. Bert Pinkster maakt zich er zorgen over dat er steeds meer afstudeerwerken met een non-disclosure agreement worden geschreven. Dat houdt in dat er een permanente geheimhouding is. Hij vraagt in hoeverre dat botst met vreemde ogen dwingen constructies. Volgens de voorzitter is dat niet strijdig, want (externe) leden van examencommissies vallen onder de vertrouwelijkheid. Het is wel jammer dat een scriptie dan niet kan worden gepubliceerd. Bert Pinkster vraagt waar non-disclosure voor nodig is. Hendrik Jan Diekerhof zegt dat bij MIC nu een geheimhouding is van een half jaar, maar dat gaat er uit. 10. CONCEPTBRIEF TO MET VRAAG NAAR WIE ER BETROKKEN ZIJN BIJ CURRICULUMHERZIENING Commissie toekomst opleidingen heeft een conceptbrief opgesteld aan opleidingsmanagers met de vraag naar de gesprekspartners bij curriculumherziening. Aanleiding is dat het dagelijks bestuur merkt dat er nieuwe platformen worden ingericht, zoals docentcommissies. Daarom de vraag aan de opleidingsmanagers om daar helderheid over te verschaffen. Ook blijkt dat de opleidingsmanagers van BIM en CO niet in het MT zitten, maar in een cluster onder de opleidingsmanagers van (T)I en MIC vallen. Hier is nooit officieel melding van gemaakt. De domeinraad heeft de indruk dat er van alles gebeurd, zonder dat dit wordt medegedeeld. Bert Pinkster meldt dat alles wat bij de opleiding I is aan onderwijsvernieuwing is gebeurd, wordt gecommuniceerd aan alle medewerkers. De voorzitter zegt dat de domeinraad dat niet weet, dus dat de domeinraad dit alsnog kan vragen. Opmerkingen over de conceptbrief zijn om taaklast te wijzigen in taaktoewijzing en in plaats van een termijn van 14 werkdagen een concrete datum te noemen. De domeinraad is akkoord met de brief.
4
11. STOPZETTEN INSTROOM COMMUNICATIEMANAGEMENT DUAAL De domeinraad heeft van de domeinvoorzitter een instemmingsverzoek ontvangen met het voorgenomen besluit om de instroom van Communicatiemanagement duaal stop te zetten. Bert Pinkster zegt dat hij het voorstel niet helemaal begrijpt. In de brief wordt aangegeven dat er al een besluit is genomen door DEM wat nu bekrachtigd wordt. De argumenten voor dat besluit worden vervolgens ontkracht. Ze willen de instroom stoppen en vervolgens in de hoofdfase weer duaal invoeren. Als je zo twijfelachtig bent over het vervolg, moet je nu niet besluiten te stoppen met de opleiding. De voorzitter merkt op dat het bijgevoegde rapport gaat over DEM. In dit domein lijkt het stil te hebben gelegen. Het bijgevoegde rapport van DEM gaat niet in op de opleiding CO duaal. Hij vindt het vreemd dat er wordt gesproken over afbouwen en dan weer doorgaan. Het voorstel is wat hem betreft te vrijblijvend. Bovendien is het vreemd dat er geen cijfers genoemd zijn. Hoe het juridisch in elkaar zit met afbouwen en ombouwen is ook niet uitgezocht voor dit domein. Bert Pinkster voegt daaraan toe dat het goed is om te kijken naar andere varianten. De voorzitter noemt het comakership: dat is een combinatie van lessen op school en werkervaring Hendrik Jan Diekerhof zet vraagtekens bij de duale variant als excellentietraject. Bert Pinkster maakt er bezwaar tegen dat namen van docenten worden genoemd. Hendrik Jan Diekerhof merkt op dat er geen duidelijkheid is over het aantal aanmeldingen: nemen de aanmeldingen toe of juist af? Xander Stewart zegt dat de student bij CO duaal niet aan een bedrijf is gebonden, maar aan de school. Het bedrijf is extern. De student heeft wel een dienstverband met het bedrijf, waarbij er sprake is van drie keer een half jaar contract bij steeds andere bedrijven. Bert Pinkster leest in het voorstel vooral besluiteloosheid, met de vraag of de domeinraad de knoop wil doorhakken. Waarom geen voorstel voor andere variant? Beryl Craandijk merkt op dat duaal nu juist interessant is voor mensen voor wie de studie nu duur wordt. De domeinraad wil de cijfers boven tafel hebben van duaal CO. Moet er wel worden afgebouwd als je wilt doorstarten. Is het dan niet beter om het besluit een jaar uit te stellen. Hoe is de voorlichting op dit moment (want dan is het besluit al genomen). Leden hebben indruk dat besluit al is gevallen. Onvoldoende informatie is geen instemming. Dan op 9 april ter instemming agenderen om niet in te stemmen. Van te voren de domeinvoorzitter al mondeling informeren. Op 3 april in informeel overleg. 12. PRESENTATIE PROMOTIE VOOR WERVING KANDIDATEN Een aantal studentleden van de domeinraad hebben een promotiefilmpje voor de domeinraad gemaakt. Het promotiefilmpje wordt getoond. Sandro Algra Barradas heeft tijdens de vergadering shots gemaakt om in het filmpje te verwerken. De raadsleden reageren positief op het filmpje. In het filmpje wordt een spelfout en de url aangepast. Op 28 maart 2013 wordt een e-mail naar alle studenten gestuurd met een link naar het filmpje. Ook wordt het filmpje op de website van de domeinraad geplaatst. Op de LCD-schermen in de gebouwen komt ook informatie over de kandidaatstellingsperiode met een qr-code naar het filmpje. Op 9 april 2013 is er aansluitend op de vergadering een informatiebijeenkomst voor geïnteresseerde studenten. Personeelsleden van de domeinraad worden uitgenodigd daar ook bij aanwezig te zijn. Mogelijk zijn ook studenten als toehoorder aanwezig bij de vergadering op 9 april. 13. W.V.T.T.K. Van dit agendapunt wordt geen gebruik gemaakt. 14. RONDVRAAG - Marco Kloek meldt dat de brief van de domeinraad die naar de opleidingscommissies is gestuurd niet positief is ontvangen bij de OC van BIM en (T)I. Hij zei dat de opleidingscommissie het gevoel kreeg dat ze wordt gecontroleerd. De voorzitter vindt dat jammer, omdat dat niet de bedoeling was. - Bert Pinkster heeft tijdens de vergadering last van het heien. Hij vraagt waarom de domeinraad altijd in het BPH vergadert. De opleidingen van het domein zitten verspreid over vier gebouwen,
5
-
-
dus zou het goed zijn als de raad rouleert. De voorzitter zegt dat de raad dit in een vergadering kan bespreken. De griffier vraagt of de brief aan de opleidingscommissies al door andere OC’s is behandeld. Xander Stewart meldt dat deze nog niet in de OC van CO is behandeld. De brief staat geagendeerd voor de vergadering van 11 april 2013. De voorzitter vraagt of aan de OC van CO advies is gevraagd inzake het stopzetten van de instroom van CO duaal. Xander Stewart zegt dat er vorig jaar een keer over is gesproken, maar dit jaar nog niet. Bij de OC DEM duaal werd CO vorig jaar behandeld. Xander Stewart vraagt de stukken op van deze OC.
15. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om 16.09 uur.
6
