NOTULEN DMR MCI – VERGADERING 12 NOVEMBER 2013 Aanwezig: Sterre van den Berge (vanaf 14.30 uur), Eveline Blasius, Hendrik Jan Diekerhof, Walter van de Giesen, Raya Hein, Daan Kamp, J Man, Claudia Meijers, Paul Rijnierse, Rolf Stam. Afwezig met bericht: Sunny de Blok, Gerlof Donga, Vera le Grand, Marco Kloek, Bert Pinkster, Jan Piscaer. Voorzitter: Eveline Blasius Griffier: Eva Huijbregts Locatie: Raadzaal
1. OPENING De voorzitter opent de vergadering om 14.04 uur. 2. MEDEDELINGEN DB / CMR / INGEKOMEN POST Eveline Blasius is de voorzitter tijdens deze vergadering. Afmeldingen en machtigingen: Marco Kloek heeft zich afgemeld en Eveline Blasius gemachtigd. Vera le Grand heeft zich afgemeld en Eveline Blasius gemachtigd. Gerlof Donga heeft zich afgemeld en Rolf Stam gemachtigd. Jan Piscaer heeft zich afgemeld en Walter van de Giesen gemachtigd. Bert Pinkster en Sunny de Blok hebben zich afgemeld. Sterre van den Berge komt later. Op dinsdag 19 november 2013 vindt van 10.00 tot 11.00 uur een begrotingsgespreking plaats van de CMR en de deelraden. De vraag is of leden van OPF daarheen willen gaan. Claudia Meijers zou daarheen kunnen gaan. De griffier geeft haar de locatie door. Het jaarverslag 2012-2013 van de domeinraad is gereed. Bij de rondvraag wordt het getoond voordat het naar de drukker wordt gestuurd. Op dinsdag 26 november 2013 vindt van 16.00 tot 17.00 uur de themabijeenkomst over het nieuwe leren plaats. Het verzoek aan alle leden is om daar promotie voor te maken. Op donderdag 14 november 2013 is er een bijeenkomst van commissie O&O met de voorzitters van de opleidingscommissies. Mededelingen CMR: Paul Rijnierse meldt dat de CMR heeft gesproken over de studiecheck. Er wordt veel rekening gehouden met nieuwe studenten die van buiten naar ons komen, maar weinig met studenten die een BAS hebben gekregen en zich moeten heroriënteren op nieuwe opleidingen. Het uitrollen van het programma is lastminute: het moet nog worden goedgekeurd door de CMR, maar de uitvoering moet al beginnen. De CMR heeft een huishoudelijk reglement opgesteld wat is rondgestuurd naar de deelraden. Walter van de Giesen meldt dat anderhalve week geleden een impressie is besproken over de aansluiting van havo-leerlingen naar de HvA. Alle opleidingen kunnen kiezen hoe ze de studiecheck doen. De studenten krijgen een advies, maar ze moeten ook worden aangenomen als ze een negatief advies krijgen. De voorzitter heeft schriftelijk twee mededelingen ontvangen van Marco Kloek. Wet versterking kwaliteitswaarborgen is aangenomen. Afgelopen vrijdag was het spoorcollege, een soort protest door studentenvakbonden en de vereniging JOB tegen mogelijk verdwijnen van de ov-jaarkaart in de huidige vorm. 3. VASTSTELLEN AGENDA De voorzitter zegt dat de reactie op de analyses en actieplannen van de MTM niet geagendeerd is op deze vergadering, hoewel die wel op de rol stond. De conclusies van de MTM vallen uiteen in twee delen: de te hoge werkdruk en het niveau van de opleidingen. Het voorstel is dat commissie werkdrukmeting zich richt op het verlichten van de werkdruk en dat commissie O&O zich richt op het opleidingsniveau. Commissie O&O zal hier onder andere over spreken in overleg met de opleidingscommissies. Het voorstel aan de raad is daarom om de MTM niet meer als zodanig te agenderen. Het punt dat er nog iets over de MTM moet worden geschreven wordt uit de actielijst gehaald. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
1
4. VASTSTELLEN NOTULEN DMR MCI – VERGADERING EN BESPREKEN NOTULEN OVERLEG MET DE DOMEINVOORZITTER 29 OKTOBER 2013 CONCEPTNOTULEN DMR MCI – VERGADERING: Tekstueel opmerkingen Jan Pagina 2, agendapunt 4: Toevoegen dat Marco Kloek de opmerking heeft gemaakt. Pagina 3, agendapunt 6, derde alinea: Opmerkingen van Paul Rijnierse tekstueel aanpassen. Pagina 4, agendapunt 6, eerste alinea: Aan ‘vernietigend oordelen’ toevoegen ‘over de opbrengsten van het onderzoek voor onderwijs’. Pagina 4, agendapunt 6, een na laatste alinea: toevoegen dat volgens Marco Kloek LS geld kan blijven uitgeven omdat er geen budget is aangegeven. Met inbegrip van deze wijzigingen zijn de notulen vastgesteld. CONCEPTNOTULEN OVERLEG MET DOMEINVOORZITTER 29 OKTOBER 2013 Deze conceptnotulen kunnen ongewijzigd naar de domeinvoorzitter worden verstuurd. 5. STAND VAN ZAKEN COMMISSIES Commissie DomOv heeft vandaag niet vergaderd. Commissie OPF heeft de punten besproken die op de agenda stonden. OPF heeft verder gewerkt aan een reactie op de personeelsplannen. Het nieuwe stuk wordt vrijdag 15 november naar de raad gestuurd. Bij het agendapunt zal dit toegelicht worden. De commissie heeft het Arbo-jaarverslag 2012 bekeken, maar nog niet in detail. De commissie merkt op dat veel onderwerpen bij de domeinraad erg werknemer-werkgever zijn gerelateerd. Ze vraagt zich af waar studenten iets zinnigs over kunnen zeggen. Commissie O&O heeft contact opgenomen met de examencommissie van BIM over wat daar nog niet goed in de OER staat. O&O zegt dat de voorzitter van de domeinraad ook nog bezig is met de OER van Communicatiemanagement. Op 14 november 2013 vergadert O&O met de voorzitters van de opleidingscommissies. Daar hopen ze ook te kijken naar knelpunten binnen opleidingen en de kwaliteit van het onderwijs. De commissie heeft de evaluatie van SIM gelezen. Wat vooral opviel is dat er geen duidelijke doelstellingen zijn gemeld. Daardoor kan niet worden nagegaan of die behaald zijn. Het is een actiepunt om die doelstellingen boven tafel te krijgen. Daarna kan pas geadviseerd worden, bijvoorbeeld om te stoppen met dit project in de propedeuse. 6. BEGROTING DOMEIN 2014 De begroting die nu voorligt is dezelfde versie die in het overleg op 29 oktober 2013 is voorgelegd. De vragen die de domeinraad met de domeinvoorzitter had besproken, zullen nog naar de manager bedrijfsvoering worden gestuurd. 7. PERSONEELSPLANNEN Commissie OPF meldt dat de conceptbrief die nu voorligt een knip-en-plak-werk is van de input van de verschillende commissieleden. Er zit herhaling in. De commissie vindt dat de inventarisatie die er nu ligt, zakelijker moet worden geformuleerd. Dat kan met opsommingen, zoals nu is gebeurd. OPF wil in de brief het advies opnemen dat het HR-beleidsplan er zo gaat uitzien dat er een overall domein HR-plan is waaronder per punt de plannen voor de verschillende opleidingen zijn vermeld. Dan zie je ook dat niet alle opleidingen over alle punten iets hebben opgenomen. In de conceptbrief staan nu zaken die meer te maken hebben met communicatie dan met HR, die gaan eruit. Het cijfermatige gedeelte blijft in ieder geval wel in de brief. In de HR-plannen is namelijk geen consistentie in cijfermatig gebruik. De ene keer wordt de DS-ratio genoemd en de andere keer de PS-ratio. OPF vindt dat het nieuwe werken prominenter aandacht moet krijgen. Is daar al een plan voor en hoe moet dat dan worden uitgevoerd. De uitwerking hoeft niet opgenomen te zijn in het HR-plan, maar als het beleid er is, moet dat wel ergens worden genoemd. Rolf Stam vond dat er veel vage termen worden gebruik in het HR-plan en dat er geen concrete stappen worden genoemd.
2
Paul Rijnierse vraagt of de HvA en al zijn managementlagen een beeld heeft wat het nieuwe werken inhoudt. Rolf Stam ondersteunt die vraag omdat visie, doelstellingen en redenen ontbreken. Hendrik Jan Diekerhof vindt het vreemd overkomen dat in de conceptbrief vooral de opleidingen AMFI en CO worden beschreven. De balans mist, omdat de andere opleidingen ontbreken. Paul Rijnierse vraagt of het een idee is om een paar pijlers aan te brengen. Bijvoorbeeld een pijler over onderwijsontwikkeling en een pijler over professionalisering van medewerkers. Bij wijzigingen in het curriculum schept dat extra aandacht voor professionalisering. Nu zit er veel overlap in de brief wat moet worden weggehaald. Rolf Stam vindt het opvallend dat de werkdruk en arbo-cijfers niet terugkomen in het MIC-beleidsplan. Vrijdag 15 november 2013 levert Claudia Meijers een nieuw stuk aan. Dat komt terug op de volgende domeinraadsvergadering. Claudia Meijers merkt op dat ze op allerlei plaatsen in het domein net andere stukjes tekst leest over beleid. Hoe krijg je daar nu duidelijke communicatie in? Rolf Stam ziet de essentie in het ontbreken van visie en beleid. Daarom worden er verschillende uitspraken gedaan die niet met elkaar matchen. 8. W ERKDRUKMETING / TAAKLAST Walter van de Giesen meldt dat op donderdag 7 november een bijeenkomst heeft plaatsgevonden van de commissie werkdrukmeting. Tijdens die bijeenkomst zijn drie offertes besproken van bureaus die een werkdrukmeting kunnen uitvoeren, namelijk Falke & Verbaan, Schouten & Nelissen en SKwadraat. In het gesprek viel S-kwadraat af, omdat de ideeën en plannen vaag waren en het prijsniveau hoog lag. Van de twee bureaus die overbleven hadden Walter van de Giesen en Bert Pinkster een voorkeur voor S&N. Connie Johannes en Irene Sparreboom hadden een voorkeur voor F&V. Beide bureaus hebben wat te bieden waardoor een tweede afspraak met beide bureaus is gepland. De dingen die gemist worden in de offerte kunnen dan op tafel worden gelegd. Hij wil dit graag terugkoppelen naar de domeinraad. Rolf Stam maakt zich bij de offertes zorgen over twee zaken: ten eerste de benchmark met andere onderwijsinstellingen. Hij wijst erop dat je dan een algemeen onderzoek krijgt waar niet wordt ingegaan op specifieke problemen die in dit domein spelen zoals SIS, DLWO en roosterproblemen. Die problemen kun je niet benchmarken. Het gaat om werkdrukproblemen in de opleiding en het domein, maar niet om algemene vragen om te benchmarken. De tweede zorg richt zich op de briefing van de bureaus. Bij die briefing waren geen domeinraadsleden aanwezig, terwijl het juist in die fase belangrijk is dat er iemand van de domeinraad zit. Hij vindt het van levensbelang dat er donderdag iemand van de domeinraad in zit. Paul Rijnierse heeft een voorkeur voor F&V. Dit bureau was volgens hem in detail op de hoogte van de eisen en wensen van de domeinraad. Het bureau begint met een algemene meting en daarna gaan ze in op de specifieke problemen van het domein. S&N vond hij niet concreet. Rolf Stam vond ook dat S&N niet concreet was. Eveline Blasius had ook de indruk dat F&V meer in detail op de hoogte was van de eisen en wensen van de domeinraad. Eveline Blasius vraagt wie de beslissing voor de keuze van het bureau neemt. Walter van de Giesen wil dat de domeinraad deze keuze maakt na het tweede gesprek. Het is belangrijk om de juiste keuze te maken, omdat je de juiste uitkomsten wilt hebben en het onderzoek veel geld kost. Walter van de Giesen zegt dat een voordeel van S&N was dat werknemers persoonlijk feedback krijgen en dat het hoofd P&O dat ook een pluspunt vond. Rolf Stam is daar niet in geïnteresseerd, want dan ga je het op het persoonlijke vlak zoeken, en niet op beleidsniveau. Hij wil niet dat de werkdrukproblemen naar het individuele niveau worden getrokken maar op beleidsniveau worden aangepakt. Hendrik Jan Diekerhof vindt de opmerkingen van Rolf Stam en Paul Rijnierse belangrijk om mee te nemen in de tweede gesprekken
3
Rolf Stam merkt op dat S&N een kwalitatief onderzoek wil doen met twee personen. Dat vindt hij te weinig. Hij vindt het belangrijk dat de kwalitatieve gesprekken met medewerkers van alle opleidingen plaatsvinden. Eveline Blasius heeft de indruk dat S&N erg kijkt hoe ze de communicatie kan verbeteren, zodat weinig veranderd hoeft te worden maar de zaken alleen anders gebracht moeten worden. Bij F&V lag de nadruk heel erg op hoe de regels en de druk veranderd konden worden. Claudia Meijers heeft ervaring met S&N en zegt dat het bureau heel goed is in verkopen. Vaak volgen er adviezen om cursussen te volgen die door S&N worden gegeven. Hendrik Jan Diekerhof voegt toe dat het onderzoek dat S&N bij DOO had uitgevoerd niet heel diepgravend was. Paul Rijnierse stelt voor dat de raad een voorlopig advies opstelt om te kiezen voor F&V. Walter van de Giesen vindt het daarvoor te vroeg. Rolf Stam merkt op dat het belangrijk is dat behalve Bert Pinkster ook iemand aanwezig is die vandaag bij raadsvergadering aanwezig is geweest. Paul Rijnierse vraagt of Eveline Blasius erbij kan zijn. Ze kan erbij zijn, maar ze geeft aan niet in de commissie werkdrukmeting te zitten. Eveline Blasius spreekt de verwachting uit dat de aanwezigen van de domeinraad bij de tweede gesprekken met S&N en F&V de punten van de domeinraad die op tafel zijn gekomen aan bod laten komen in de gesprekken. Ze hoopt dan ook dat ook iemand van de werkdrukcommissie naar het gesprek met F&V gaat. Ze vraagt hoe de uitkomsten van de gesprekken worden teruggekoppeld naar de raad. Dit zal schriftelijk gebeuren met een stemronde van 24 of 48 uur. 9. STUDENTS IN MOTION De voorzitter merkt op dat de domeinraad de evaluaties heeft ontvangen, maar niet de doelstellingen. De domeinraad kan dus niet zien of de doelstellingen zijn behaald. Sterre van den Berge zegt dat in de evaluatie de beoordeling van SIM positief is, terwijl de cijfers niet positief zijn. De cijfers dalen bovendien, dus er lijkt geen leerproces te zijn. De verbeterpunten zijn erg schaars. Die gingen meer over toevoegingen in plaats van drastische veranderingen. Claudia Meijers zegt dat de communicatie beter had gekund bij SIM. Als er op twitter vijf volgers bijkomen in zes weken is dat slecht. Rolf Stam merkt op dat op pagina 4 en pagina 6 dezelfde vragen worden behandeld, maar dat de scores verschillen. De voorzitter zegt dat de weergaves een andere methode hebben. Rolf Stam wijst erop dat bijna overal de helft zegt dat ze er weinig aan hebben gehad. Hij vindt de vraag of het iets heeft betekent voor je social of professional network, twee verschillende vragen in een. Hij vindt het jammer dat er geen enquête is gehouden onder tutoren, want die zijn negatief volgens hem. Hendrik Jan Diekerhof vraagt zich af wat er dan moet gebeuren als de studenten het goed vinden en docenten het slecht. Rolf Stam zegt dat je die uitkomsten dan gaat bekijken. Sterre van den Berge zegt dat SIM niet een makkelijke manier was om aan een studiepunt te komen. De tutoren gingen er wel achteraan als je er een dag niet was. Ze vindt de doelstellingen van SIM wel goed, ookal staan die er niet in. Op basis van de uitkomsten moet je toch aanpassingen doen als de doelstellingen niet behaald worden. De voorzitter zegt dat de domeinraad tot een goede adviesbrief moet komen waar het MT niet omheen kan. Paul Rijnierse vindt de suggestie van Rolf Stam belangrijk om ook onder de tutoren te evalueren. Rolf Stam voegt de vraag toe of SIM een nuttige besteding is van het geld. Zijn er geen andere manieren om de doelstellingen te bereiken? Paul Rijnierse zegt dat SIM twee doelen dient, namelijk het rotondemodel om uitvallers binnen het domein te houden en het dient om bij te dragen aan domeinvorming.
4
Raya Hein zegt dat volgens Hendrik Jan Diekerhof het beter is om SIM later in de studie te doen omdat studenten dan meer kennis hebben. Sterre van den Berge zegt dat dit geen oplossing is als doel is om de uitval in de propedeuse weg te nemen. 10. W.V.T.T.K. Rolf Stam licht toe dat hij en de voorzitter van de domeinraad een stuk hebben opgeleverd met pijnpunten over het taaktoewijzingsharmonisatiedocument uit 2011. In de taskforce taaktoewijzing is over het document gesproken. De taskforce is overeengekomen dat ze niet zoals bij punt 1 echt de diepte ingaan, maar echt de pijnpunten pakken. Het gaat om vragen als hoeveel tijd heb je nodig voor wat. De discussie over de systematiek en normen moet de taskforce nog ingaan. Hendrik Jan Diekerhof begrijpt niet dat ze de 20%-categorie willen handhaven. Hij vindt dat een rare vergaarbak. Hij stelt voor om die categorie te beperken tot vergaderingen en e-mail. Voor de andere activiteiten moeten uren worden gegeven. Er zijn namelijk mensen die niets extra’s doen, zoals open dagen, maar wel die 20% krijgen. Hij zegt dat als de domeinraad duidelijkheid wil over de taaklast, de raad er dan voor moet zorgen dat die onduidelijke elementen eruit gaan. Bovendien was een paar jaar geleden ook besproken dat die 20%-regeling eruit gaat. Walter van de Giesen merkt op dat die 20% overeenkomt met het idee dat een docent 80% van zijn tijd aan lessen besteedt. Rolf Stam zegt dat hij deskundigheidsbevordering uit de 20%-categorie wil halen. Sommige zaken vindt hij bij modules horen, omdat dat samenhangt met hoeveel lessen je geeft. Walter van de Giesen merkt op dat bij AMFI de excursies in de 20%-categorie vallen. Dat zou een onderwijsvorm moeten worden. Rolf Stam zegt dat hij daar ook aan denkt. Walter van de Giesen zegt dat de rekensom van Rolf Stam niet helemaal juist is. Van de 1659 uur die een fulltime medewerker heeft, moet eerst de uren voor medezeggenschap eraf worden getrokken en over het resterende deel wordt 20% gerekend. Rolf Stam zegt dat de opleidingsmanager AMFI zei dat in de taaklast met hele uren wordt gewerkt, dus dat je 60 minuten krijgt voor een lesuur dat 50 minuten duurt. Walter van de Giesen merkt op dat een docent wel 60 minuten nodig heeft om bijvoorbeeld de les op te starten. De voorzitter vraagt wanneer de taskforce taaklast weer een vergadering heeft. Rolf Stam zegt dat de taskforce elke twee weken vergadert. Hij zegt dat de taskforce niet de hele systematiek kan veranderen, maar wel kan praten over de tijd die aan werkzaamheden worden toegekend. Op systematiek-niveau wil hij in ieder geval die 20% ter discussie stellen. 11. RONDVRAAG Het dagelijks bestuur laat de opmaak van het jaarverslag zien. De leden zijn niet akkoord met de fotokeuze. De foto’s moeten zakelijker zijn. 12. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om 15.55 uur.
5
