NOTULEN DOMEINRAAD DMCI – VERGADERING 11 NOVEMBER 2014 Aanwezig: E.B., S.v.d.B., M.G., R.F., V.leG., D.K., J.M., M.M., J.R., P.R., R.S., M.V., L.W., M.K., G.K. Afwezig met bericht: G.D., J.P., J.B. Voorzitter: E.B. Griffier: A.W. Locatie: Benno Premselahuis, Raadszaal, 4e etage, 04A17
1. OPENING De voorzitter opent de vergadering om 14.00 uur. 2. MEDEDELINGEN DB / CMR / INGEKOMEN POST - Afmeldingen voor domeinraadvergadering vandaag: G.D. is afwezig met afbericht. Hij heeft R.S. gemachtigd. J.P. is afwezig met afbericht. Hij heeft M.V. gemachtigd en zijn punten gemaild aan de Domeinraad. M.K. is afwezig bij het overleg met de domeinvoorzitter met afbericht. Hij heeft S.v.d.B. gemachtigd voor dit gedeelte van de vergadering, voor zover van toepassing. J.B. is afwezig met afbericht. Zij heeft niemand gemachtigd. De griffier heeft haar geïnformeerd over de mogelijkheid een ander raadslid te machtigen. - De manager Bedrijfsvoering heeft een e-mail gestuurd aan de medewerkers DMCI over de wens van zowel studenten als medewerkers voor extra overlegruimte. In het BPH op de 1e en 4e etage worden tijdens het kerstreces "zitjes" gerealiseerd in dezelfde stijl en lijn als op de 2e etage. - De griffier heeft het DB input gegeven over de vragen van de domeinraad over toehoorders bij vergadering van het dagelijks bestuur en van de domeinraad en de vertrouwelijkheid stukken. In verband met tijdgebrek in deze vergadering ontvangen de domeinraadsleden deze input per e-mail. - Aanleveren agendapunten bij griffier: uiterlijk dinsdag einde dag voor de eerstvolgende vergadering in de daaropvolgende week. - Commissieleden moeten zich tevens afmelden bij de voorzitter van hun commissie. - Uitnodiging voor de serie OC-trainingen is verstuurd aan OC-leden en tevens aan domeinraadsleden. Aanmelden kan nog. De domeinsecretaris komt bij de griffier terug op de vraag of je je ook voor een gedeelte van de trainingen kunt aanmelden. - De training Medezeggenschap van SOM op 22 november is specifiek gericht op deelraden en opleidingscommissies en is bedoeld voor studentleden. De kosten zijn 15 euro en kunnen gedeclareerd worden bij de griffier. De uitnodiging gaat ook naar OC’s maar de kosten worden niet vergoed voor OCleden. De griffier stuurt de informatie over deze training naar de domeinraadsleden. - Agenda’s van de CMR: zijn altijd online te vinden. - One Pagers: het punt van onbekendheid is aangedragen in het overleg met de domeinvoorzitter. De domeinvoorzitter was verbaasd dat dit helemaal niet bekend is. Dit jaar zijn de One Pagers nog niet gecommuniceerd naar de achterban omdat het nog concepten zijn. Bredere communicatie volgt. - Trainingen evalueren middels korte evaluatie en feedbacksessie. Wordt geagendeerd voor volgende domeinraadsvergadering. Mededelingen CMR
1
M.K. informeert de raad over de belangrijkste punten uit de meest recente CMR-vergadering: - Er is een nieuwe directeur Kennistransfer: mevrouw Leloux. - Samenwerking ASVA komt eraan. - ICTS fusie HvA-UvA gaat door. - De CMR heeft ingestemd met het jaarrooster voor komend jaar. J.R. vult aan: er zit meer achter. De rector heeft gezegd dat in de toekomst het onderwijs in de vakanties ook gewoon door zal gaan, bijvoorbeeld Summer Schools. - De CMR is bezig met een dossier flexibele arbeid. Doel is om meer richting D2- en D3-contracten te gaan. Hierover worden gesprekken gevoerd met de rector. 3. VASTSTELLEN AGENDA De voorzitter deelt mee dat bij agendapunt 10 MHO VMH moet zijn. Spelfout: email moet e-mail zijn. Met deze wijzigingen wordt de agenda voor 11 november 2014 vastgesteld. 4. VASTSTELLEN NOTULEN 27 OKTOBER 2014 Naar aanleiding van: Pagina 2: onderaan: COCO moet OPF zijn. Met inbegrip van deze wijzigingen worden de notulen vastgesteld. Met dank aan de externe notulist. 5. NALOPEN ACTIELIJST 27 OKTOBER 2014 Actiepunt 8 – komt terug in agendapunt commissies. Actiepunt 20 – Afgehandeld. Actiepunt 22 – Afgehandeld. Actiepunt 27 – Indicatie sturen naar COCO. Actiepunt 28 – Komt terug in commissies. Actiepunt 30 – Afgehandeld. Actiepunt 31 – De voorzitter vraagt na. Actiepunt 32 – Komt terug bij agendapunt commissies. Actiepunt 33 – Komt terug bij agendapunt reglementen. Actiepunt 35 – Afgehandeld. 6. STAND VAN ZAKEN COMMISSIES Commissie COCO (Communicatie & Opleidingscommissie) - COCO ervaart dat er veel onderwerpen bij hun commissie worden neergelegd omdat alles als communicatie wordt ervaren. Om de werkwijze efficiënter en prettiger te maken zal COCO een Missie en Visie opstellen. Daarnaast verzoekt COCO de domeinraadsleden om een agenda die als input kan dienen voor een communicatieagenda en om inventarisatie van de wensen van de raad over communicatiemomenten. COCO verzoekt alle commissies om hun doel en werkwijzen op papier te zetten. De raad stemt hiermee in. COCO stuurt een Google form zodat de raad input kan leveren. 2
- COCO heeft van alle opleidingscommissies behalve ICT een ledenlijst ontvangen. - Opleidingscommissie AMFI is momenteel niet actief. - COCO maakt datumprikker voor uitnodigen voorzitters OC’s. - De griffier levert overzicht aanmeldingen voor de serie OC-trainingen aan bij COCO. - Facebookpagina wordt aangepast en URL wordt aangepast en COCO zet hier binnen een week recente foto’s op. Na een bepaald aantal “likes” kun je de titel van een Facebookpagina niet meer wijzigen. COCO neemt dit mee. - COCO informeert de griffier wanneer de voorstelmail verstuurd kan worden. - Niemand heeft er bezwaar tegen dat hij of zij op de foto op de Facebookpagina staat. De domeinraad is het erover eens dat de foto’s wel een doel moeten dienen.
Commissie OPF (Organisatie, Personeel en Financiën) - Deze commissie heeft geen bezwaren tegen de begroting 2015. - Taaklast. Vanuit MT MIC worden beslissingen genomen die worden meegegeven aan het DMT. Het begint in stroomversnelling te komen. Wordt de 24e besproken. De gesprekken moeten dus voor de 24e hebben plaatsgevonden. Commissie Taaklast is domeinbreed. De domeinraad besluit dat tijdens het overleg met de domeinvoorzitter gevraagd zal worden of de domeinraad een duidelijk overzicht kan krijgen van wat er is gebeurd per opleiding. De domeinraadsvoorzitter neemt dit op in de agenda voor het overleg met de domeinvoorzitter onder agendapunt W.v.t.t.k. - Wat gaat er gebeuren met 360 feedback op managementstijl?
Commissie OI (Onderwijsinnovatie) - Alle medewerkers van het domein hebben een mail gekregen waarin officieel het AMOO is aangekondigd. De domeinvoorzitter geeft vandaag een toelichting tijdens het overleg met de domeinraad. Hier is 10 maanden aan gewerkt en de vraag wordt gesteld waarom hier niet eerder over is gecommuniceerd. Onderwijsinnovatie is een samenspel tussen organisatie, docenten en student. Goede kpi’s formuleren. Hoe kan het onderwijs blijven innoveren als de vorm / organisatie hetzelfde blijft. Er is veel onrust in de organisatie omdat mensen het gevoel krijgen te worden gepasseerd en gediskwalificeerd. De domeinraad besluit dit aan te kaarten in het overleg met de domeinvoorzitter vandaag. 7. BEGROTING Toelichting: Binnenkort moeten we advies aan de CMR geven over de begroting. Doel: bespreken De domeinraad mag voor 28 november 2014 advies uitbrengen aan de CMR. Er is (nog) geen aanvraag van de CMR met verzoek om advies. Agenderen voor de volgende domeinraadsvergadering ter bespreking en besluitvorming. 8. VOORSTELMAIL ACHTERBAN Toelichting: Er is een voorstel geschreven voor een mail. Doel: instemmen Met inbegrip van de wijziging dat de Facebookpagina wordt aangepast. De raad stemt in met 16 stemmen voor.
3
9. VOORBEREIDEN VERGADERING DOMEINVOORZITTER Toelichting: Van 15:30 tot 16:30 is er vergadering met Geleyn. Doel: bespreken. De agenda van het overleg met de domeinvoorzitter wordt besproken. Toevoeging: Werkbeleving wordt punt 10 op de agenda. Begroting 2015 Er is nog een vraag over de begroting: er zijn nog 30.000 euro ICT kosten neergelegd nadat de begroting is rondgestuurd. Wordt besproken tijdens agendapunt begroting. Agendapunt 6: Stand van Zaken Domeinplan 2015 Er is vorige keer gezegd dat de One Pagers wat te vaag zijn. OPF heeft het hier met de manager Bedrijfsvoering over gehad die aangeeft dat ze nog in een proces zitten en de opmerking meenemen voor volgend jaar. De voorzitter licht toe dat bij het informeel overleg ook al is aangekaart dat de One Pagers lastig te lezen en vergelijken zijn omdat het geen eenduidig format is. Er komt nog een factsheet bij de One Pagers die wel onderling goed te vergelijken zijn. Dit zou verhelderend moeten werken. De domeinraad stemt ermee in dat dit agendapunt aan het eind van de agenda voor het overleg met de voorzitter gezet wordt. De domeinraad gaat de domeinvoorzitter vragen wanneer het eerste concept kan worden verwacht. Agendapunt 7: AMOO De domeinraad zal aangeven dat zij graag betrokken wil worden, met name bij de vraag hoe we het nu gaan organiseren. Agendapunt 8. Jaarverslag 2013-2014 De vicevoorzitter van vorig jaar zal het jaarverslag 2013-2014 aanbieden aan de domeinvoorzitter. Er zal een foto worden gemaakt voor de communicatie van de domeinraad. Agendapunt 9: verslag trainingsdagen 27 en 28 oktober. Dit keer is er zeer efficiënt gebruik gemaakt van deze dagen door vergaderingen en overleg met domeinvoorzitter te combineren. Verslaglegging in welke vorm dan ook is in elk geval nodig voor de financiële verantwoording. Positief en de domeinraad zou graag meer overlegtijd met de domeinvoorzitter willen hebben om elkaars punten beter te kunnen bespreken en begrijpen. Dit zal de domeinraad voorstellen in het overleg met de domeinvoorzitter. W.v.t.t.k.: - Werkbeleving - Domeinconferentie - De vraag over onbeperkte verlenging van het contract van de directeur AMFI zal aan de domeinvoorzitter worden gesteld.
10. VOORDRACHT G.D. VOOR VMH Toelichting: stemmen over de voordracht. Doel: stemmen. VMH is een organisatie die landelijk medezeggenschap bevordert en dan met name centrale raden. Vrijdag belde G.D. hierover met de voorzitter. Morgen, 12 november 2014, wordt het nieuwe bestuur VMH gekozen en hij wil hier graag voor voorgedragen worden. Dat kan alleen via een medezeggenschapsraad. Het is niet duidelijk of dat alleen via de CMR kan, of dat het ook via de 4
domeinraad kan. De voorzitter stelt voor om alvast te stemmen onder het voorbehoud dat de domeinraad inderdaad dit mandaat heeft. Mocht blijken dat dat niet zo is, dan zal deze stemming nietig worden verklaard. De blinde stemming vindt plaats en de griffier zal de uitslag bekend maken na de aansluitende vergadering met de domeinvoorzitter. 11. W.V.T.T.K. Van dit agendapunt wordt geen gebruik gemaakt.
12. RONDVRAAG - Wanneer hebben Studieverenigingen een raakvlak met de domeinraad? Studieverenigingen worden vanuit het CvB gefaciliteerd. - De Whatsapp-groep van de domeinraad als tool voor het geven van feedback wordt verschillend ervaren. De voorzitter stelt voor dat we erop moeten letten dat de conversatie relevant genoeg blijft voor de app en dat we dit bespreekbaar blijven maken. - Is het domeinplan een stuk waar de domeinraad mee moet instemmen? - De voorzitter komt terug op de vraag van de domeinraad over medezeggenschap, vertrouwelijkheid en toehoorders: vanwege de tijd stelt de voorzitter voor dat de voorzitter en griffier de antwoorden op papier zetten en deze mailen naar de leden. De domeinraad stemt hiermee in. 13. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om 15.49 uur.
5
Actielijst 8
Voorstel om medewerkers in het domein te raadplegen over normen voor taaklast.
Commissie OPF
9 september 2014
Eind oktober 2014
28
Nagaan of evaluatie van de systemen voldoende in tevredenheidsonderzoek is meegenomen.
Commissie OPF
7 oktober
13 januari 2014
Informatie rondsturen bijeenkomst 12 november over meetinstrumenten voor o.a. tevredenheidsonderzoek.
G.D.
34
Nadenken over een activiteit met kerst.
Dagelijks bestuur
27 oktober 2014
11 november 2014
40
Trainingen evalueren middels korte evaluatie en feedbacksessie. Agenderen voor domeinraadvergadering 25 november.
Domeinraad
11 november 2014
18 november 2014
41
Missie en Visie COCO opstellen.
COCO
11 november 2014
18 november 2014
42
COCO stuurt een Google form t.b.v. input aan de raadsleden.
COCO
11 november 2014
18 november 2014
43
COCO maakt datumprikker voor uitnodigen voorzitters OC’s.
COCO
11 november 2014
45
Aanpassen Facebookpagina en URL.
COCO
11 november 2014
18 november 2014
46
Voorstelmail domeinraad laten versturen via de afdeling Communicatie.
Griffier
11 november 2014
18 november 2014
49
Input over reglementen m.b.t. medezeggenschap, toehoorders en vertrouwelijkheid mailen naar domeinraadsleden.
Voorzitter / Griffier
11 november 2014
18 november 2014
50
CMO raadplegen over evt. combineren Kerstborrel.
Voorzitter
18 november 2014
25 november 2014
51
Google doc t.b.v. taakverdeling etc. maken
Voorzitter
18 november 2014
25 november 2014
31
2014 27 oktober
1 november 2014
2014
6
Besluitenlijst 1
Voorstelmail achterban is akkoord.
Domeinraad
7
11 november 2014
