NOTULEN DOMEINRAAD DMCI – VERGADERING 17 FEBRUARI 2015 Aanwezig: S. van den Berge, J. Bergman, E. Blasius, G. Donga, D. Kamp, M. Kloek, G. Korte, J. Man, M. Meeusen, P. Rijnierse, R. Stam, M. Vreeswijk, L. Wientjes Afwezig met bericht: R. Freije, M. Goedkoop, J. Piscaer, J. Riester Voorzitter: E. Blasius Griffier: A. Witte Locatie: Benno Premselahuis, Raadszaal, 4e etage
1. OPENING De voorzitter opent de vergadering om 14.05 uur. 2. VASTSTELLEN AGENDA De voorzitter vraagt de raadsleden of zij agendapunt 8 over Internationalisering willen doorschuiven naar een volgende vergadering omdat degene die dit punt heeft aangedragen niet aanwezig kan zijn. De raad vindt dat het agendapunt kan blijven staan. G. Donga stelt voor om agendapunt 9 over ICT systemen door te schuiven naar een volgende vergadering omdat er nog te weinig input is ontvangen. In plaats van agendapunt 9 komt het agendapunt over een informele afspraak over het niet compenseren van cijfers. Met inbegrip van deze wijzigingen wordt de agenda vastgesteld. 3. MEDEDELINGEN DB / CMR / INGEKOMEN POST Afmeldingen: R. Freije heeft zich afgemeld voor de raadsvergadering en heeft G. Korte gemachtigd. M. Goedkoop heeft zich afgemeld en heeft M. Vreeswijk gemachtigd. J. Piscaer heeft zich afgemeld en heeft G. Donga gemachtigd. J. Riester heeft zich afgemeld en heeft de voorzitter gemachtigd. De voorzitter geeft een toelichting op de agenda voor het overleg met domeinvoorzitter om 15.30 uur. De insteek van het agendapunt ‘Hernieuwde kennismaking’ is wederzijds informeren. Update CMR De brief van de CMR aan het CvB over medezeggenschap wordt op dit moment aangepast door de voorzitter van de domeinraad DMR. De aangepaste versie zal weer in de raad worden besproken. M. Meeusen vraagt of het hier gaat om het concept waar voor 10 februari op gereageerd moest worden. De voorzitter bevestigt dit. Update Penningmeester Het domein heeft een factuur ontvangen van hostingkosten en domeinnaamregistratie voor de afgelopen drie jaar. G. Donga vult aan dat er heel lang gevraagd is om die factuur en dat deze nu opeens opdook. De voorzitter geeft aan dat er toch overgegaan wordt naar DLWO. De voorzitter van CoCo geeft aan dat CoCo nooit heeft gezegd dat de website wordt overgezet naar DLWO en vraagt wanneer en door wie deze beslissing is genomen. G. Donga geeft aan dat de vorige raad dit heeft besloten. De voorzitter van CoCo geeft dat dit niet bekend is bij CoCo en het vervelend te vinden dat CoCo hierover niet is geïnformeerd. De voorzitter geeft aan dat de voornaamste beslissing die toen is genomen, is dat er een site zou zijn en dat dat waarschijnlijk het beste zou kunnen binnen DLWO. De insteek was dat er eerst iets anders is voordat de oude website wordt opgeheven. De raad concludeert dat er sprake is van een miscommunicatie bij de overgang van de oude naar de nieuwe raad. P. Rijnierse deelt mede dat de domeinen gaan verdwijnen en er faculteiten komen en dat dat consequenties kan hebben voor de naam en url van de toekomstige website. S. van den Berge stelt voor om dit onder W.v.t.t.k. te bespreken. G. Korte adviseert CoCo om te letten op de opzegtermijn van een url en raadt aan om te kijken naar een kostentechnisch beter alternatief. Update Griffier De griffier heeft DLWO geüpdatet: de agenda en stukken staan online. 1
De griffier heeft de toegangsrechten geregeld van de raadsleden tot de notulen van het DMT op DLWO. De griffier heeft 17-02 een e-mail met de link naar de bewuste pagina verstuurd aan de raadsleden. De griffier heeft een voorstel voor het visitekaartje voor individuele raadsleden naar CoCo gemaild en hierbij vermeld dat de lay out en invulling van het standaard visitekaartje van de HvA via het Canon bestelprogramma weinig flexibel zijn. Als CoCo voor een andere invulling kiest dan kunnen zij eventueel contact opnemen met de afdeling Communicatie DMCI voor advies. De griffier zal OK&I uitnodigen voor de vergadering van 24 maart, omdat cijfers in het ‘Rapport stand van zaken aan de HvA’ te komen toelichten. Update CMR M. Kloek deelt mee dat in de afgelopen CMR een aantal onderwerpen uitgebreid is behandeld: - Samenvoeging studentenzaken HvA-UvA. - De brief van de CMR aan het CvB over medezeggenschap. De CMR heeft de brief besproken en zal nog suggesties ter verbetering opsturen. - DIV (Documentatie Informatie Voorziening). De CMR heeft ingestemd. 4. VASTSTELLEN NOTULEN 3 FEBRUARI 2015 P.2 Naar aanleiding van: Informatiebijeenkomst Transitie. M. Meeusen vraagt in welke mate de bijeenkomst openbaar is en of hier toehoorders bij aanwezig kunnen zijn. De voorzitter geeft aan dat de griffier CMR deze vraag kan beantwoorden. P.4 Naar aanleiding van: Algemeen. P. Rijnierse geeft nogmaals aan dat hij de letterlijke verslaglegging niet effectief vindt in de communicatie naar het MT. De raad geeft aan dat het een raadsbesluit is geweest om op deze wijze te notuleren. De notulen worden met inbegrip van de besproken wijzigingen vastgesteld. 5. NALOPEN ACTIELIJST 10 FEBRUARI 2015 De actielijst wordt nagelopen en vastgesteld. 6. STAND VAN ZAKEN COMMISSIES Commissie CoCo (Communicatie & Opleidingscommissie) L. Wientjes geeft aan dat de commissie CoCo veel actiepunten heeft. Website domeinraad. De huidige website wordt doorgezet naar de nieuwe url: dmr-dmci.hva.nl . De huidige website bestaat dus nog. De gegevens over de raadsleden worden zo spoedig mogelijk geactualiseerd. J. Man verzoekt de raadsleden om zo spoedig mogelijk een tekst aan te leveren van maximaal 400 tekens, zodat deze naast de foto van het betreffende raadslid geplaatst kan worden. Tevens verzoekt hij de raadsleden om nieuwe foto’s aan te leveren. R. Stam vraagt naar een briefing. CoCo licht toe: de tekst mag dezelfde strekking hebben als de tekst die er al op staat: waar sta je als raadslid voor en wat is jouw streven. De notulen van de raadsvergaderingen in studiejaar 2014-2015 zullen ook worden geplaatst in samenwerking met de griffier. Er zal een recente groepsfoto van de domeinraad worden geplaatst. De secretaris geeft aan dat een foto van de domeinraad in vergadersetting het beste beeld geeft. De raad is het hiermee eens. OER 2015-2016. CoCo heeft een bijeenkomst georganiseerd over de OER 2015-2016 waarvoor alle OCleden waren uitgenodigd. Deze heeft gisteren plaatsgevonden. Ongeveer een kwart van de OC-leden was hierbij aanwezig. Tijdens deze bijeenkomst zijn de planning en verwachtingen besproken met de OCleden. De planning is dat de OC’s een maand de tijd hebben om zich over de OER 2015-2016 te buigen en zich een oordeel te vormen en advies uit te brengen. Er waren ook twee OER-verantwoordelijken aanwezig, die aangaven dat de planning vanuit SIS en Weper4mance erg krap is. G. Donga geeft aan dat er goed gekeken moet worden naar of het systemen zijn of processen. Vaak wordt de schuld aan de systemen gegeven. M. Vreeswijk geeft aan dat je dit punt met de bedrijfsvoerder zou kunnen bespreken en dat mensen langs elkaar heen werken. L. Wientjes geeft aan dat de planning wel met de verantwoordelijke contactpersonen van de systemen is kortgesloten. De oorspronkelijke deadline van 1 februari bleek al niet haalbaar te zijn. De domeinraad moet in de gaten houden dat de OC’s een goed advies geven. De griffier zal de definitieve planning van de OER 2015-2016 mailen aan de raadsleden. 2
OC-voorzittersoverleg. Aansluitend aan de bijeenkomst over de OER gisteren vond een OCvoorzittersoverleg plaats. Daar waren twee OC-voorzitters bij aanwezig en dat is weinig. Het overleg wordt wel op prijs gesteld omdat ervaringen uitgewisseld kunnen worden. AMFI gaat nu ook met hun eigen kwaliteitsmedewerker om de tafel. CoCo is verbaasd dat ze niet zijn uitgenodigd voor het overleg van de domeinvoorzitter met de OC’s. De voorzitter geeft aan dat dit punt meegenomen kan worden tijdens het overleg met de domeinvoorzitter, dat aansluitend aan deze raadsvergadering zal plaatsvinden. Commissie POF (Personeel, Organisatie en Financiën) M. Vreeswijk licht toe. De commissie POF heeft de conceptbrief met de reactie van de domeinraad op de het aangepaste verzoek tot instemming van het DMT met de notitie werkgroep Taaklasttoewijzing verfijnd. De commissie POF hoopt binnen 15 minuten toe te kunnen lichten en tot stemming in de raad te kunnen overgaan. De commissie POF gaat verder met het Transitieplan. A.s. donderdag 19 februari vindt de eerste voorlichting daarover plaats en een aantal commissieleden en raadsleden zullen deze bijeenkomst bijwonen. Commissie OI (Onderwijsinnovatie) In verband met de afwezigheid van de commissievoorzitter J. Riester licht commissielid P. Rijnierse toe. De commissie OI heeft als nieuw thema de onderwijsevaluaties genomen en geeft aan over de gevolgen daarvan voor docenten te willen kijken. Voor managers wil de commissie ook de 360 graden feedback. In dat kader raadt M. Meeusen de raadsleden aan om de uitzendingen van Tegenlicht over Ricardo Semler te bekijken. Dit gaat over zelfsturende teams. M. Meeusen zegt toe de raadsleden een link naar deze programma’s op ‘Uitzending Gemist’ te zullen sturen. G. Donga zegt dat er in de Japanse literatuur ook veel te vinden is over het evalueren van managers. 7. CONCEPTBRIEF MEDEWERKERSGELEDING OVER NOTITIE TAAKTOEWIJZING G. Donga licht de conceptbrief toe die is meegestuurd met de stukken. De kopjes zullen nog worden aangepast. De volgorde van de alinea’s wordt nog aangepast. Er is ook een tekstuele wijziging. De brief wordt in de juiste lay-out gegoten. G. Donga vindt dat er een goede brief ligt en wil deze ter stemming voorleggen aan de raad. G. Donga stelt voor om te stemmen officieel in de medewerkersgeleding en daarnaast een stemming in de hele raad te houden, inclusief de studentengeleding. De griffier vraagt of het de medewerkersgeleding duidelijk is wat de wijzigingen zijn die G. Donga zojuist mondeling heeft aangegeven en dat over de conceptbrief met inbegrip van de mondelinge wijzigingen gestemd gaat worden. De medewerkersgeleding geeft aan dat dit duidelijk is. De griffier geeft aan dat alleen de stemming onder de medewerkersgeleding rechtsgeldig is. De raad erkent dit. De raad gaat over tot stemming. Voor : 7 stemmen. Tegen: 1 stem. Neutraal: 1 stem. De conceptbrief met inbegrip van de mondelinge wijzigingen zal verstuurd worden aan de domeinvoorzitter. De voorzitter vraagt of alleen de studenten nu moeten stemmen of ook de hele raad. S. van den Berge is van mening dat de gehele raad moet stemmen. G. Donga licht toe dat er in het verleden altijd samen is opgetrokken en dat het gaat om onderwijs. L. Wientjes geeft aan dat er gestemd wordt op de inhoud en niet op het proces. De voorzitter geeft aan dat de studenten hier niet op zijn voorbereid en geeft aan zich als student-lid een beetje overvallen te voelen. M. Kloek stelt voor om het wel aan de studenten voor te leggen en een leesmoment voor de studenten in te lassen. S. van den Berge geeft aan wat zij heeft begrepen uit de norm. Er wordt besloten als hele raad ook te stemmen over deze conceptbrief (met mondeling besproken wijzigingen). Er wordt gestemd of de brief namens de medewerkersgeleding of namens de gehele raad wordt verstuurd. Voor: 12 Tegen: 2 Neutraal: 1 3
De raad besluit dat de brief namens de medewerkersgeleding namens de hele raad wordt verstuurd aan de domeinvoorzitter. 8. INTERNATIONALISERING De raad besluit toch dit agendapunt door te schuiven naar de vergadering van 10 maart in verband met tijdgebrek deze vergadering. 9. NIET COMPENSEREN VAN CIJFERS L. Wientjes licht toe: er is een e-mail waarin een informele afspraak wordt bevestigd dat er is besloten cijfers in SIS niet te compenseren omdat SIS dit niet kan verwerken. Dit besluit gaat in tegen de OER omdat daarin staat dat er wel gecompenseerd wordt. Tijdens de OC-training is dit nagevraagd. De examencommissie heeft contact met opleidingsmanager en dit is een officiële beslissing vanuit het management die indruist tegen de OER. Het MT maakt de examencommissie leidend in het zoeken van een oplossing. De voorzitter geeft aan dat dit in het DB-overleg is besproken en dat het DB dit punt graag wil agenderen voor het overleg met de domeinvoorzitter vandaag tussen agendapunt 5 en 6 en tijdens de bespreking van dit agendapunt aan de domeinvoorzitter te vragen of hij hiervan op de hoogte is. Een raadslid geeft een voorbeeld. Als een student een module volgt en voor het individuele project nu een 5 heeft en voor het tentamen een voldoende heeft behaald dan kan er gemiddeld niet een 5,5 gehaald worden omdat er niet gecompenseerd zal worden. Volgens de huidige OER mag je compenseren. De voorzitter vraagt of de raad akkoord is met het agenderen voor punt 5 en 6. De raad gaat akkoord. G. Donga stelt voor de betreffende e-mail van de coördinator jaarteam 2 van de opleiding Communicatie als leidraad te nemen voor het gesprek met de domeinvoorzitter. 10. ICT Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de vergadering van 10 maart. 11. VOORBEREIDEN OVERLEG MET DE DOMEINVOORZITTER De voorzitter vraagt hoe we de brief Taaklasttoewijzing toelichten tijdens het aansluitende overleg met de domeinvoorzitter. G. Donga levert de definitieve aangepaste tekst van de brief morgen aan bij de griffier zodat de griffier deze in de juiste format kan plaatsen en kan versturen aan de domeinvoorzitter. De voorzitter licht toe wat de insteek is van het agendapunt ‘Hernieuwde kennismaking’. Verder geeft de voorzitter aan dat het onderwerp van de themabijeenkomst niet duidelijk was voor het DB en dat de voorzitter heeft dit kortgesloten met de domeinsecretaris. De domeinsecretaris gaf aan dat het over het domeinplan zal gaan en over onderwijsvernieuwingen. In het informeel overleg zal dit zeker door het DB met de domeinvoorzitter meegenomen worden. R. Stam kan er niet bij zijn en wil graag meegeven dat onderwijsinnovatie alleen mogelijk is als het gefaciliteerd wordt. M. Meeusen verwijst naar het manifest van Geert Lovink. 12. W.V.T.T.K. + RONDVRAAG Er zijn geen onderwerpen voor de rondvraag. 13. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om 15.30 uur.
4
Actielijst 70
Verwerken input ICT in google doc.
G. Donga
25 november 2014
10 februari 2015
77
Verspreiden Facebookpagina onder eigen collega’s en medestudenten.
DMR
9 december 2014
ongoing
100
Resultaten vooronderzoek evaluatie na ontvangst doorsturen naar raadsleden.
Penningmees ter / Griffier
27 januari 2015
10 februari 2015
101
Concept nieuw HR-reglement
Penningmees ter en Voorzitter
3 februari 2015
24 maart 2015
103
Declaraties vacatievergoedingen voor de periode januari en februari 2015 inleveren.
Studentleden
3 februari 2015
Z.s.m.
104
Website domeinraad DMCI bijwerken.
Griffier
3 februari 2015
ongoing
105
Visitekaartjes vormgeving kortsluiten met CoCo.
Griffier
3 februari 2015
10 februari 2015
107
Voorstel formuleren over wat er op Facebook geplaatst gaat worden.
CoCo en DB
3 februari 2015
ongoing
110
Nieuw onderwerp voor commissie OI
OI
3 februari 2015
10 februari 2015
111
Feedback op het Communicatieplan graag per e-mail naar M. Meeusen van de commissie CoCo
DMR
3 februari 2015
10 februari 2015
113
Conceptbrief opstellen over MTM t.b.v. bespreken in raad.
G. Donga
3 februari 2015
10 februari 2015
114
Feedback HvA Academie over OCtrainingen afwachten en indien nodig aanvullende feedback vragen aan OC-leden.
Griffier
10 februari 2015
10 maart 2015
120
Opvragen procedures en regelgeving rond ontwikkeling van nieuwe masters.
Griffier
10 februari 2015
10 maart 2015
124
Tekst en foto t.b.v. website domeinraad mailen aan J Man.
DMR
17 februari 2015
10 maart 2015
126
Update Transitie Traject n.a.v. bijeenkomst op 19 februari.
POF
17 februari 2015
10 maart 2015
127
Sturen link programma’s over Ricardo Semler op ‘Uitzending Gemist’ aan dmr.
M. Meeusen
17 februari 2015
10 maart 2015
129
Info opvragen bij Boom Chicago t.b.v. overdrachtstraining domeinraad DMCI.
Griffier
3 maart 2015
10 maart 2015
130
Contact opnemen met R. Freije over film DMR t.b.v. overdrachtstraining.
Voorzitter
3 maart 2015
10 maart 2015
5
Besluitenlijst 1 Voorstelmail achterban is akkoord.
Domeinraad
11 november 2014
2
Domeinraad formuleert vragen voor projectleider OKI en geeft deze door aan de commissie OI. De commissie OI rapporteert na het gesprek aan de domeinraad.
Domeinraad / commissie OI
25 november 2014
3
Wijze van notuleren: voorstel 2: voorletter plus achternaam.
Domeinraad
9 december 2014
4
Besturen studieverenigingen en het DMT uitnodigen voor Nieuwjaarsborrel DMR.
DMR
9 december 2014
5
Onderwerp DMR voor de eerste informele themabijeenkomst met de domeinvoorzitter begin 2015: Samenwerking binnen de opleidingen binnen ons domein. Wijze van notuleren: nalopen notulen en actielijst niet helemaal uitwerken in notulen.
DMR
9 december 2014
DMR
13 januari 2015
Tekstuele wijzigingen in de conceptnotulen en actielijst van tevoren door te geven aan de griffier Regelmatig uitnodigen manager bedrijfsvoering en Hoofd Onderwijslogistiek DMCI voor commissievergadering POF.
DMR
3 februari 2015
Commissie POF
17 februari 2015
6 7
8
6
