NOTULEN DOMEINRAAD DMCI – VERGADERING 7 OKTOBER 2014 Aanwezig: Sterre van den Berge, Jantine Bergman, Eveline Blasius, Gerlof Donga, Mirjam Goedkoop, Vera le Grand, Genèviéve Korte, J Man, Marie Meeusen en Paul Rijnierse. Afwezig met bericht: Roos Freije, Daan Kamp, Marco Kloek, Jan Piscaer, Jochen Riester, Rolf Stam, Marja Vreeswijk en Liz Wientjes. Extra aanwezig: Marjon van den Berg (vanaf 15.00 uur) Voorzitter: Eveline Blasius Notulist: Pauline de Jong Locatie: Raadzaal, Benno Premselahuis
1. OPENING De voorzitter opent de vergadering om 14.00 uur. 2. MEDEDELINGEN DB / CMR / INGEKOMEN POST - De voorzitter meldt dat er een extern notulist aanwezig is. - Roos Freije is afwezig. Zij heeft Genèviéve Korte gemachtigd. Marco Kloek is afwezig. Hij heeft Genèviéve Korte gemachtigd. Jan Piscaer is afwezig. Hij heeft Mirjam Goedkoop gemachtigd. Daan Kamp is afwezig. Hij heeft Gerlof Donga gemachtigd. Jochen Riester is afwezig. Hij heeft Sterre van den Berge gemachtigd. Marja Vreeswijk, Rolf Stam en Liz Wientjes zijn afwezig. Zij hebben niemand gemachtigd. - De voorzitter meldt dat op 22 oktober overleg plaatsvindt met Ingrid Dokter en Erik Tigchelaar over een domein specifieke OC-training. Zij stelt voor om Liz Wientjes te vragen daarbij te komen zitten of, als zij verhinderd is, iemand anders van de commissie Communicatie. Zij wijst ook op de algemene uitnodiging die is rondgestuurd inzake de OC-trainingen. Marie Meeusen zegt dat de commissie Communicatie deze e-mail nog een keer als bijlage naar de opleidingscommissies zal sturen. - Gerlof Donga wijst op de onderwijsdagen op 11 en 12 november. Studenten wordt gevraagd hieraan deel te nemen. Zij krijgen korting. Een van deze dagen valt samen met de vergadering van de Domeinraad. Aangezien hij zelf bij de onderwijsdagen aanwezig zal zijn, meldt hij zich alvast af voor die vergadering. Hij zal de uitnodiging naar de leden doorsturen. - Sterre van den Berge meldt dat Marjon van den Berg straks bij de vergadering zal aanschuiven. Mededelingen CMR Er zijn geen mededelingen van de CMR. De volgende vergadering van CMO is op 18 november. 3. VASTSTELLEN AGENDA De voorzitter constateert dat de agenda ongewijzigd wordt vastgesteld. 4. NALOPEN ACTIELIJST 23 SEPTEMBER 2014 De voorzitter merkt op dat de meeste actiepunten zijn afgehandeld. Actiepunt 5 – Gerlof Donga zegt dat de werkdruk bij de meeste teams nu op de agenda staat. Het is nogal wisselend hoe het onderwerp wordt behandeld. Het is dus belangrijk dat de Domeinraad dit punt in de gaten houdt. Positief is wel dat in de one-pagers ook aandacht is besteed aan de werkdruk.
1
Actiepunt 8 – Gerlof Donga zegt dat hier nog aan wordt gewerkt. Er zal door de commissie OPF een gerichte e-mail worden gestuurd met oplossingsvoorstellen. Marie Meeusen zegt dat de commissie Communicatie graag wil dat er eerst nog een e-mail wordt rondgestuurd met een introductie van de Domeinraad. Zij komt hier bij agendapunt 5 op terug. Actiepunt 10 – Sterre van den Berge zegt dat Marco Kloek een app-groep heeft aangemaakt. Zij vraagt iedereen die aan deze groep wil worden toegevoegd zijn of haar telefoonnummer door te geven aan Marco Kloek. Actiepunt 13 – De voorzitter meldt dat is afgesproken dat de Domeinraad tien e-mails per jaar naar de achterban kan sturen. De e-mails zullen binnen drie werkdagen worden verstuurd. De komende periode zal worden gebruikt om te zien hoe dit in de praktijk werkt. Actiepunt 15 – De voorzitter merkt op dat Marja Vreeswijk op vakantie is, waardoor het overleg over de begroting nog niet kon worden gepland. Gerlof Donga zal dit overleg gaan plannen. Hij zal de datum doorgeven, zodat iedereen die dat wil daar ook bij aanwezig kan zijn. 5. STAND VAN ZAKEN COMMISSIES Commissie Communicatie & Opleidingscommissie Marie Meeusen meldt dat de commissie voortaan COCO heet. Deze commissie zal kijken wie er bij het overleg over de OC-training aanwezig kan zijn. De COCO zal de actuele lijst met OC-leden opvragen. De volgende keer zal worden gekeken naar het voorzittersoverleg. De COCO vraagt om de e-mail over de werkbelasting (actiepunt 8) niet te snel te versturen. De COCO wil graag eerst een e-mail rondsturen waarin de Domeinraad en de commissies worden voorgesteld. De voorzitter verzoekt de COCO voor de volgende DB-vergadering een concept op te stellen. Marie Meeusen verzoekt het DB daarvoor de basisgegevens aan te leveren. Afgesproken wordt dat de voorzitter de basisgegevens naar de COCO stuurt. De COCO stelt vervolgens een concept-e-mail op voor de volgende DB-vergadering op 21 oktober. Commissie Onderwijsinnovatie Jantine Bergman vraagt of er al een reactie is gekomen op de brief over project SIM. Gerlof Donga zegt dat er nog geen reactie op is gekomen. De brief is te vinden op DWLO. Jantine Bergman zegt dat de zichtbaarheid in het onderzoek ontbreekt en dat er behoefte is aan meer duidelijkheid betreffende wat er wordt onderzocht. Met name de communicatie over het onderzoek zou moeten worden verbeterd. De commissie OI denkt dat het handig zou zijn om maandelijks een nieuwsbrief te versturen met links naar informatie op DWLO over onder andere de minorenmarkt, het excellentieprogramma, lezingen et cetera. De commissie wil dit als advies naar de afdeling communicatie van de HvA sturen. Sterre van den Berge vult aan dat het de bedoeling van deze nieuwsbrief is om de informatie op DWLO beter toegankelijk te maken voor de studenten. Ze worden op deze manier actief benaderd en hoeven niet zelf naar informatie te zoeken. De commissie zal nog wel eerst in de eigen klassen peilen wat hier de ideeën over zijn. De commissie zal hierover ook eerst contact opnemen met de COCO. Commissie Organisatie, Personeel en Financiën Gerlof Donga zegt dat de commissie niet bij elkaar is geweest. Hij merkt op dat in de begroting geld is gereserveerd om de werkdruk te verlichten. Dat is gebeurd op advies van de commissie OPF. Hij merkt tevens op dat er veel te weinig kruisbestuiving plaatsvindt tussen de verschillende opleidingen in dit Domein. De voorzitter zegt dat dit punt kan worden meegenomen in het overleg met Saskia Goedhard.
2
6. UPDATE GRIFFIER De voorzitter meldt dat er een nieuwe griffier is aangesteld. Zij was eerder griffier bij een ander Domein. Het gesprek over de arbeidsvoorwaarden vindt op dit moment plaats. Het is nog niet bekend wanneer zij gaat beginnen, maar het DB hoopt dat zij in ieder geval wel aanwezig zal zijn bij de tweedaagse training van de Domeinraad. De voorzitter zal deze wens aan de domeinvoorzitter doorgeven. 7. TRAININGSTWEEDAAGSE OP 27 EN 28 OKTOBER 2014 Door de werkgroep trainingstweedaagse zijn twee opties op papier gezet die tijdens de vergadering worden uitgedeeld. Genèviéve Korte zegt dat de werkgroep de voorkeur heeft voor optie A, aangezien dan de meeste leden aanwezig kunnen zijn bij de Jump Movement-training. Op 27 oktober kunnen drie leden niet aanwezig zijn vanwege een tentamen. Op maandag is de locatie de HvA zelf. Op maandagavond is er een MIC-feest voor medewerkers in het Trouwgebouw, waarbij avondeten is inbegrepen. Er zal nog worden uitgezocht of dit feest ook toegankelijk is voor studenten. Een idee is om eventueel specialisten van de HvA zelf uit te nodigen. De werkgroep wil graag weten of daar vanuit de verschillende commissies behoefte aan is. Op dinsdagmiddag is een training gepland om de samenwerking te bevorderen. De dinsdag vindt plaats in de Bonte Zwaan. Voor de locaties geldt dat er alleen opties zijn genomen en dus nog niets is vastgelegd. Wat betreft de overnachtingen wil de werkgroep graag inventariseren wie daar behoefte aan heeft, aangezien dat consequenties heeft voor de begroting. De voorzitter zegt dat de mogelijkheid voor een overnachting wel moet worden meegenomen. Gerlof Donga adviseert om de volgorde van het programma op dinsdag om te draaien. De werkgroep zal hier nog naar kijken. Er wordt gestemd over de opties: Keuze uit TAQT of de simulatietraining ToM – er zijn tien stemmen voor TAQT, drie stemmen voor de simulatietraining ToM en een onthouding. Dat betekent dat wordt gekozen voor TAQT. Keuze uit optie A of optie B – er zijn veertien stemmen voor optie A. Dat betekent dat wordt gekozen voor optie A. Sterre van den Berge wil graag in aanmerking komen voor een overnachting. De werkgroep trainingstweedaagse zal een e-mail rondsturen met de vraag wie gebruik wil maken van de mogelijkheid van een overnachting. De werkgroep trainingstweedaagse zal de locatie De Kleine Werf alvast boeken voor de training die op 30 juni 2014 zal worden gehouden. PAUZE 15.05 UUR – 15.15 UUR
8. TOELICHTING KOMEND HALFUUR De voorzitter zegt dat de bedoeling is dat tijdens het volgende halfuur in twee groepen wordt gesproken over twee onderwerpen. Een onderwerp is systemen, druk en betrokkenheid van de medewerkers. Het andere onderwerp is begroting, one-pagers en A3. Na deze gesprekken zal in de vergadering worden teruggekoppeld en kan worden besproken tot welke acties dit eventueel zou moeten leiden. Gerlof Donga stelt voor om alleen het eerste onderwerp gezamenlijk te bespreken. De vragen en opmerkingen over de begroting kunnen worden meegegeven in het overleg met Saskia Goedhard. Paul Rijnierse zegt dat het wel goed is om nu over de one-pagers te praten. Het gaat namelijk niet om geld, maar vooral om de gekozen strategie van het Domein. Het is belangrijk om te bepalen of de keuzes die hierin worden gemaakt door de Domeinraad worden onderschreven.
3
De voorzitter wijst erop dat de Domeinraad adviesrecht heeft over de begroting. De begroting wordt op 24 oktober voorgelegd aan het College van Bestuur. Dat betekent dat er tot 24 oktober nog mogelijkheden zijn om punten aan te dragen voor de begroting. Zij stelt daarom voor om beide onderwerpen nu te bespreken. 9. EN 10. DE AANWEZIGEN VERDELEN ZICH VAN 15.25 UUR TOT 15.50 UUR OVER TWEE GROEPEN . 11. T ERUGKOPPELING AGENDAPUNT 9 EN AGENDAPUNT 10 Systemen, druk, betrokkenheid medewerkers Sterre van den Berge zegt dat er is gesproken over de problemen met de systemen. Alle systemen in de HvA worden centraal gebruikt. De conclusie van het gesprek was dat het hoog tijd is om deze systemen te evalueren. De groep adviseert om een brief naar de CMR te sturen met het advies om een evaluatie uit te voeren van alle systemen per domein en opleiding. Het moet dan gaan om een evaluatie van klachten en problemen waar gebruikers tegenaan lopen met als doel om tot verbetervoorstellen te komen. Paul Rijnierse vraagt in hoeverre dit zich verhoudt tot het tevredenheidsonderzoek dat wordt uitgevoerd onder medewerkers en studenten. Gerlof Donga vindt het een goed idee om eerst te bekijken of dit voldoende wordt meegenomen in de bestaande evaluaties. Als dat niet het geval is, kan er alsnog een brief naar de CMR worden gestuurd. Marjon van den Berg werkt zelf met SIS. Dit systeem is heel breed geëvalueerd, maar dit heeft niets opgeleverd voor de gebruikers. Het hangt erg af van de samenhang tussen de systemen. Paul Rijnierse merkt op dat binnen de CMR al langer wordt gevraagd om de systemen te evalueren. Dat heeft al geleid tot verbeteringen. Kennelijk wordt hierover onvoldoende gecommuniceerd. Gerlof Donga zegt dat de commissie OPF zal uitzoeken wat er al is geëvalueerd en of dat voldoende is. Begroting, one-pagers en A3 Marie Meeusen zegt dat allereerst is geconstateerd dat de one-pager van het Domein is verouderd. Medezeggenschap en opleidingscommissies zijn als speerpunt genoemd, maar deze onderwerpen zijn niet terug te vinden in de A3. Bovendien zit er totaal geen lijn in de one-pagers. De voorzitter vult aan dat de A3 niet op alle punten concreet is uitgewerkt. Opvallend is vooral het wollige taalgebruik. Paul Rijnierse zegt dat concreet zou moeten worden gemaakt wat er wordt geïnvesteerd in de opleidingen. De voorzitter stelt voor dat alle leden nog een keer goed naar de begroting en de one-pagers kijken en eventuele vragen, opmerkingen en zaken die ontbreken doorgeven aan de commissie OPF om mee te nemen in het overleg met Saskia Goedhard. 12. W.V.T.T.K. Van dit agendapunt wordt geen gebruik gemaakt. 13. RONDVRAAG - Mirjam Goedkoop merkt op dat er een nieuwe CAO schijnt te zijn en zij vraagt of dit een thema is voor de Domeinraad. - Marjon van den Berg zegt dat er geen nieuwe CAO is. De oude CAO liep per 1 oktober af, maar deze blijft van kracht zolang er geen nieuwe CAO is vastgesteld. - Paul Rijnierse vraagt zich af hoe de leden van de Domeinraad meer op hetzelfde kennisniveau kunnen komen om over de begroting te kunnen praten. Hij had gehoopt dat dit in de training zou kunnen worden meegenomen. - Marjon van den Berg vraagt zich af hoe de communicatiestrategie inzake de one-pagers eruitziet. De werkvloer weet hier helemaal niets van af. Zij denkt dat het overleg met de achterban zou moeten worden verbeterd.
4
Gerlof Donga zegt dat de Domeinraad ervan uitgaat dat de one-pagers binnen de MT’s worden besproken. De vraag is echter wel hoe dit wordt gecommuniceerd met de medewerkers. De voorzitter zal dit voorleggen aan de domeinvoorzitter. 14. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om 16.20 uur.
5
Actielijst Nr.
Actie
Wie
Sinds
Deadline
8
Voorstel om medewerkers in het domein te raadplegen over normen voor taaklast
Commissie OPF
9 september 2014
Eind oktober 2014
15
Overleg over begroting plannen tussen Saskia, Connie en OPF en datum doorgeven aan leden
Gerlof
2 oktober 2014
z.s.m.
16
Rondmailen info over studiedagen van de Vereniging van Hogescholen
Sterre
7 oktober 2014
z.s.m.
17
Bespreken van idee om een Dropbox te gebruiken voor het archief
DB
7 oktober 2014
21 oktober 2014
18
Uitnodiging voor OC-trainingen doorsturen naar opleidingscommissies
COCO
7 oktober 2014
z.s.m.
19
Rondsturen uitnodiging voor onderwijsdagen op 11 en 12 november
Gerlof
7 oktober 2014
z.s.m.
20
Telefoonnummer aan Marco Kloek doorgeven voor appgroep
Leden
7 oktober 2014
21
Bepalen wie van COCO naar overleg over OC-training op 22 oktober gaat
COCO
7 oktober 2014
z.s.m.
22
Actuele lijst OC-leden opvragen
COCO
7 oktober 2014
z.s.m.
23
Opstellen e-mail ter introductie van Domeinraad met basisgegevens geleverd door voorzitter
COCO / voorzitter
7 oktober 2014
19 oktober 2014
24
Idee van nieuwsbrief ter verbetering toegankelijkheid informatie op DWLO voorleggen aan studenten
Commissie OI
7 oktober 2014
z.s.m.
25
Domeinvoorzitter vragen of griffier kan deelnemen aan tweedaagse training
Voorzitter
7 oktober 2014
z.s.m.
26
Vragen wie gebruik wil maken van overnachting tijdens tweedaagse training
Werkgroep trainingstwee
7 oktober 2014
z.s.m.
27
Locatie De Kleine Werf boeken voor training op 30 juni 2015
Werkgroep trainingstwee
7 oktober 2014
z.s.m.
28
Nagaan of evaluatie van de systemen voldoende in
Commissie
7 oktober
z.s.m.
6
tevredenheidsonderzoek is meegenomen
OPF
2014
29
Alle vragen, opmerkingen en suggesties over begroting en/of one-pagers doorgeven aan commissie OPF
Leden
7 oktober 2014
z.s.m.
30
Aan domeinvoorzitter vragen communicatie over onepagers richting werknemers te verbeteren
Voorzitter
7 oktober 2014
z.s.m.
7
Besluiten Datum
Actie
7 oktober 2014
Bij tweedaagse training is gekozen voor optie A en de training TAQT
8
