Notulen ondernemingsraad vergadering 20 oktober 2015

Notulen ondernemingsraad vergadering 20 oktober 2015 Concept Notulen openbare ondernemingsraadvergadering 20 oktober 2015 Aanwezig: Mevr. Kok Sector Jeugd/WMO Mevr. Houwers Sector WLZ-zuid voorzitter Mevr. Te Kronnie Sector Jeugd/WMO Mevr. Lammers Sector WLZ-zuid Mevr. Mentink Sector Werken en Vrije tijd Dhr. Nijhuis Sector WLZ-noord Dhr. Willems Sector Jeugd/WMO Mevr. Dekkers Ambt. secretaris Afwezig met kennisgeving: Mevr. Schepers Medewerker Medezeggenschap cliënten Mevr. Winkelhorst Sector WLZ-noord Mevr. Houwers de voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 1. Brieven Er zijn geen brieven verstuurd. 2. Mededelingen 3. Notulen 15 september 2015 Na enkele tekstuele wijzigingen worden de notulen goedgekeurd. 4. Werklijst De werklijst wordt doorgenomen. 5. Medewerkersonderzoek, vervolg Doel: Het vervolg op de resultaten van het medewerkersonderzoek bespreken. De OR heeft op 13 oktober een brief over de voortgang Effectory van dhr. Stroeve ontvangen. In deze brief wordt gesproken over het verbeterpunt voor het managementteam: De OR is benieuwd of dit het organisatieverbeterpunt is, of een eigen verbeterpunt. Bij organisatieverbeterpunt staat een punt vanuit de Arbo/Fobo commissie, is dit een organisatieverbeterpunt? - De Huygenstraat en Lindeboomweg zijn technische focuspunten vanuit de Arbo/Fobo commissie, die gaan daarmee aan de slag. Van de sectoren is alleen het sectorverbeterpunt van het Zorgexpertise bureau bekend. Besluit/actie: De OR gaat bij dhr. Stroeve langs om te vragen of deze brief alleen informatief is en wanneer de OR de organisatieverbeterpunten krijgt. 6. Evaluatie overzicht Werkkostenregeling 2015 Doel: Het overzicht werkkostenregeling 2015 bespreken. De OR heeft het overzicht werkkostenregeling 2015 ontvangen en evalueert de werkkostenregeling voor 2015. De OR heeft nog de volgende vragen over de werkkostenregeling 2015: - In eerste instantie zijn de vergoedingen voor hepatitis en VOG niet opgenomen in de werkkostenregeling. Kan dit dan wel hierin opgenomen worden zonder de OR hiervan in kennis te stellen? - Kan het onderzocht worden of het rendabel is om niet alleen bedrijfsfitness in de werkkostenregeling op te nemen maar ook andere sportcontributies? Om de vitaliteit te promoten. - Als het pedagogisch mee-eten geschrapt wordt, kan DL dan vanuit de werkkostenregeling de medewerkers een voordeel geven. Besluit/actie: De OR zal een brief schrijven naar dhr. Huitink met de vragen over de werkkostenregeling. 7. Marketingplan De Lichtenvoorde 2015-2016 Doel: Het Marketingplan De Lichtenvoorde 2015-2016 bespreken. De aanleiding voor het schrijven van dit marketingplan is ontstaan op de Radenavond van 2014. Daar heeft o.a. de OR een prestentatie gehouden over marketing van DL. Na deze avond heeft de bestuurder een extern 1 20151020

Notulen ondernemingsraad vergadering 20 oktober 2015 bureau ingeschakeld en die heeft een onderzoek gedaan naar marketing van DL. Dit onderzoek is verwerkt in het Marketingplan De Lichtenvoorde 2015-2016. De nieuwe OR leden hebben nog de volgende vragen: Vraag: Blz.22: Unieke kwaliteiten toegespitst op wijkteams. Waar gaat dit over? Antw: Dit gaat over het altijd paraat staan om spoedgevallen op te nemen. Vraag: Wijkteams, waar gaat dit over? Antw: Dit gaat over WMO teams, maar dat komt niet goed van de grond in de regionale gemeenten. Vraag blz. 23: Financieel op orde, sinds 1966. Bestaat DL al zo lang? Antw: In het begin heette de organisatie nog de Paulus Stichting. Vraag: Onderscheiden van de klantengroepen? Het logo 4 jeugd wordt niet veel gebruikt en is niet gebruikt in het informatiemateriaal. De term sector Jeugd wordt wel gebruikt. Om DL te profileren zou er veel meer gebruik van 4 Jeugd gemaakt kunnen worden. Antw: Bij advertenties wordt de term 4 Jeugd wel veel gebruikt, maar in de organisatie nog niet zo. Vraag: blz.32: Residentiële jeugdzorg? Veelal ondersteund door het gezin? Wordt dat door DL gedaan? Antw: Dat gebeurt wel op pilot basis. Vroeghulp biedt DL wel. Er is nog een vraag die de OR heeft over de notulen van 7 april: Wat is het vervolg op dit marketingplan, hoe gaat DL ermee verder? Er zou een communicatieplan gemaakt worden voor alle afdelingen die DL heeft. Is dat plan er al? Er zou een klantenkaart gemaakt worden met dit marketingplan als vertrekpunt. Is die klantenkaart er al? Besluit/actie: Het marketingplan De Lichtenvoorde 2015-2016 zal op de volgende OV worden besproken. 8. FPP, i.v.m. besluitenlijst MT Doel: De afspraak die op de besluitenlijst van het MT staat over het invullen van het FPP bespreken. Het FPP is in de OV van 6 oktober met de bestuurder besproken. Daarin zei de bestuurder dat het FPP nu bij veel teams ingevuld zijn. Voor de begrotingsbespreking 2016 zouden alle FPP`s ingevuld zijn. De OR wil graag weten hoe de stand van zaken rond het FPP is. Hoe verhouden de ingevulde FPP`s zich met de financiële ruimte van een team? De OR zou graag een overzicht krijgen hoe de teams geformuleerd zijn. Besluit/actie: De OR zal mevr. Trienekens vragen naar de stand van zaken m.b.t. het FPP. 9. Zelfsturing Doel: De stand van zaken rond zelfsturing bespreken. De werkgroep Zelfsturing heeft weer een bijeenkomst op 3 december. Op dit moment zijn er geen bijzonderheden te melden. Vraag: Wat ga je als lid van de werkgroep Zelfsturing meenemen vanuit de OR? Antw: De OR wil dat de werkgroep meer pro actief gaat worden, meer sturend. Het is nu van belang dat ik als OR lid dat standpunt verdedig en vorm ga geven. Zelfsturing zou door iedereen binnen de organisatie op dezelfde manier uitgedragen moeten worden. Het takenpakket en de kaders moeten duidelijk zijn voor iedereen. Besluit/actie: Dhr. Nijhuis zal namens de OR het standpunt van de OR in de werkgroep Zelfsturing verdedigen. 10. RI&E, interview met arbeidshygiënist, dhr. Beefting Doel: Het interview met dhr.Beefting bespreken Mevr. Schepers en mevr. Lammers van de OR hebben in het kader van de RI&E een interview gehad met dhr. Beefting. In dat gesprek werden vragen gesteld over het Arbobeleid van DL en de rol van de OR hierin. Er is niet iets uitgekomen waar we als OR iets mee moeten doen. De OR zal wachten op de resultaten van dit onderzoek. Besluit/actie: De OR zal wachten op de resultaten van het onderzoek van de arbeidshygiënist in het kader van de RI&E.

2 20151020

Notulen ondernemingsraad vergadering 20 oktober 2015 11. Verzuimbeleid, evaluatie bezoek mevr. Lieftink en dhr. Stroeve Doel: Het bezoek van mevr. Lieftink en dhr. Stroeve evalueren. Mevr. Lieftink [de bedrijfsarts] en dhr. Stroeve zijn in de OR vergadering van 15 september aanwezig geweest om het verzuimbeleid te evalueren. Daarin werd gesproken over deelherstelmelding, vervangende werkzaamheden, communicatie tussen medewerker en teammanager, opnemen van PBL uren i.p.v. melding verzuim. Wat zijn de bevindingen van de OR? Het was een prima evaluatie, de verbeterpunten komend uit de vorige evaluatie [de deelherstelmeldingen] hebben aandacht gekregen. De verzuimcijfers zijn sindsdien gestegen, daar moet de organisatie wel alert op blijven en gaan onderzoeken hoe het kan dat het verzuim in de zomermaanden is gestegen. Dhr. van Driel vertelde dat weersomstandigheden ook bepalend kunnen zijn voor verzuim in de zomer. Bij de bijeenkomst van Falke en Verbaan in november zal gesproken worden over de verzuimcijferdoelen voor volgend jaar. Rond de 3% lijkt de OR een haalbaar doel. Besluit/actie: In de OR van november wordt de bijeenkomst van Falke en Verbaan voorbereid. 12. Locatiebezoek aan Huygenstraat en Meddosestraat Doel: De locatiebezoeken bespreken. Locatiebezoek Huygensstraat van 21 september: De OR vond de locatie verouderd en niet meer van deze tijd, terwijl de huizen maar 5 jaar oud zijn. De buren wonen erg dicht op de locatie. In 2017 loopt het huurcontract af en het team is aan het kijken wat een goede locatie zou zijn voor de cliënten en het team. Bij conflicten met cliënten is het overal erg smal en daar wordt bij de trainingen geen aandacht aan besteed. De tip van de OR aan het team was om tijdens de cursus een casus in te brengen en handvaten te krijgen voor conflictsituaties. Het team vond het weinig om twee tot drie keer per jaar geschoold te worden op de problematiek van de cliënten. Het team heeft niet veel feeling met de OR. Als tip gaf het team de OR mee om een keer in het team aanwezig te zijn en een uitleg te geven over de werkzaamheden van de OR. De OR leden geven aan dat dit niet aan de OR is, dat is aan de taakhouder achterban OR van het team. Locatiebezoek Meddosestraat 6 augustus: De locatie is aangepast aan de wensen en interesse van de cliënt. Naast het pand zou het museum worden gerealiseerd, maar dat zit nog vast op subsidie. De Ojaa website wordt hier gemaakt en er wordt kunst tentoongesteld. In het pand kan nog een winkel gecreëerd worden. Er werken al cliënten in de museumfabriek, maar het wachten is nog op het museum. Op woensdagmiddag is er een fotografie club. Collega`s werken er veelal alleen en een keer in de maand is er een teamvergadering. Er was niet veel interesse voor de OR, maar het team dacht dat dit kwam uit tevredenheid van het team. - De OR zou een locatiebezoek brengen aan het gezinshuis, maar we hebben vernomen dat zij ermee stoppen. Is er een andere locatie of teams waar we een bezoek kunnen brengen? Antw: team WMO is een optie. Die draaien nu ongeveer een jaar en de OR is benieuwd naar hun bevindingen. Besluit/actie: De OR zal contact zoeken met het team WMO voor het locatiebezoek. 13. Bezoek van Raad van Toezicht, voorbereiding Doel: Het bezoek van de Raad van Toezicht op 4 november voorbereiden In de OV van 4 november komen twee leden van de Raad van Toezicht voor het jaarlijkse bezoek van de Raad van Toezicht [RvT] aan de OR. De OR heeft deze agenda gemaakt: 1.Vertrek van dhr. H. Scheinck en de huidige stand van zaken i.v.m. de opvolging. 2. In het overleg van vorig jaar is gezegd dat: De organisatie moet proberen om de kansen en mogelijkheden te benutten en te anticiperen op de bezuinigingen en de maatschappelijke veranderingen. Vindt de Raad van Toezicht dat De Lichtenvoorde dat voldoende gedaan heeft? 3. Wat vindt de Raad van Toezicht van de voortgang rond het proces van zelfsturing? 4. Wat zijn de bevindingen van de Raad van Toezicht na het lezen van de uitslag van het medewerkersonderzoek? 3 20151020

Notulen ondernemingsraad vergadering 20 oktober 2015 5. Vertrek dhr. van Driel: Hoe ziet de Raad van Toezicht de rol van de OR bij het aanstellen van een nieuwe bestuurder? 6. Hoe ziet de Raad van Toezicht de ontwikkelingen van De Lichtenvoorde? Welke onderwerpen krijgt van de Raad van Toezicht het komende jaar de hoogste prioriteit en waarom wordt daaraan prioriteit gegeven? Besluit/actie: De OR zal bovenstaande agendapunten bespreken tijdens het overleg met de RvT op 4 nov. 4. Verslag van commissies 1.1 Arbo/FOBO commissie: Er is een overleg met de Arbo/FOBO commissie geweest. Daarin werd gesproken over de verzuimcijfers en de haalbare norm voor het verzuimpercentage. Het technische verbeterpunt Huygenstraat en Lindeboomweg uit het medewerkersonderzoek werd ook besproken. Er wordt een onderzoek gedaan naar het verschil tussen werkdruk en werklast beleving. De commissie heeft een workshop Prospectief Retrospectieve analyse gehad, gegeven door Infoland. In het verleden bekeek de MIC commissie alle meldingen, nu gaan die ook een retrospectieve[terugkijkende]analyse maken [volgens de prisma methode]. Daarna wordt er een oorzakenboom gemaakt en daar komt uiteindelijk de kern van het probleem uit. Die wordt beoordeeld en komt in een database. Van daaruit bekijkt men de oorzaak van het probleem. Dit is een analysemodel waar Menzis achter staat. De oorzakenboom moet wel naast een intervisie methode lopen. 1.2 Commissie Financiën: Geen bijzonderheden te vermelden. 1.3 ROOR: Op 8 oktober is er een ROOR bijeenkomst geweest in Terborg. Daar werd gesproken over zelfsturing. Parabool en Elver hebben afscheid genomen van alle teammanagers, bij Elver zijn nu alleen meewerkende coaches. Bij de Driestroom zijn per 1 jan. alle managers ontslagen. De zorgcoördinatoren hebben hun taken moeten overnemen. Elver is bezig met een traject ` in voor zorg `. - In grotere steden word gekeken naar culturele groepen, om de problemen en mogelijkheden van die groepen in kaart te brengen - Transitie: De WMO is gelijk gebleven en de sector kinderen en jeugd is minder afgenomen dan verwacht. - Cliënten en familie kunnen straks op het online platform hun eigen rapportage inkijken en zien welke medewerker heeft gerapporteerd. Dat zou problemen kunnen opleveren voor degene die gerapporteerd heeft. Dat is een aandachtspunt omdat het op de persoon gericht kan worden. Deze vraag zou bij de ontwerpers van het programma neergelegd kunnen worden. De OR zal deze vraag aan de bestuurder stellen tijdens de volgende OV. 1.4 Alliantie M3: Op 15 oktober is er een bijeenkomst geweest in Purmerend. Drie leden van de OR zijn hiernaar toe geweest. Er waren twee sprekers. De ene was conservatief en de andere spreker meer progressief. De bijeenkomst ging verder over de relatie die OR-ren hadden met hun bestuurder. Zelfsturende teams en/of die een OR nodig hadden. Bij Humanitas is sinds kort een nieuwe bestuurder, die OR is meegenomen in het proces, maar ze hadden geen stem in de benoeming. Er is ook gesproken over het betrekken van de achterban bij het OR werk. 1.5 TPC groep: In de bijeenkomst werd gesproken over het stroomschema dat uitgegeven is. Het punt over de innerlijk gepensioneerden blijft staan. Dhr. Stroeve gaat dat onderzoeken. Dat krijgt nog gevolg. 1.6 Zelfsturing: 1.7 Werkgroep roosteren: Daar werd gesproken over de visie op roosteren die in eerste instantie door het MT was goedgekeurd. Dhr. Immens had nog een paar opmerkingen en dat wordt nog aangepast. De 5 plus en min uren zijn teruggebracht naar 0 uren. Mochten er afwijkingen in uren zijn dan gaat dat in overleg met de teammanager. De komende bijeenkomsten wordt er invulling aan gegeven. Het software pakket van Harmony gaat er langzaam uit en in januari komt er vanuit Ortec WS een pilot met 3 roosteraars voor het zelfroosteren. 2. Verslag van interne werkgroepen: 2.1 Werkgroep Personeel en ARBO: Geen bijzonderheden. 2.2 Werkgroep Strategie en Financiën: Geen bijzonderheden. 15. Te verwachten beleidstukken Te verwachten stukken: - 02-06-2015: Dhr. Stroeve: POP evaluatie. - 04-08-2015: Dhr. Stroeve: Opleidingsreglement. 4 20151020

Notulen ondernemingsraad vergadering 20 oktober 2015 - 04-08-2015: Dhr. Stroeve: Aanpassen FWG beschrijvingen. - 04-08-2015: Mevr. Scholten: Visie registratie jeugdzorgmedewerkers. Te verwachten antwoorden op brieven: - 04-08-2015: Mevr. Abbink: Antwoord op brief pedagogisch mee-eten. - 25-08-2015: Dhr. Stroeve: Aangepaste notitie Invalpool juli 2015 16. Rondvraag: Mevr. Winkelhorst zegt dat de fotograaf is geregeld voor het jaarbericht. Zij komt de eerste dag van de cursus meteen na de lunch. Mevr. Mentink zegt dat zij de volgende OV niet aanwezig zal zijn, maar zal proberen om tijdens het overleg met de Raad van Toezicht aanwezig te zijn. 17. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en dankt iedereen voor de inbreng.

Actielijst: datum 19-05-`15 16-06-`15 20-10`15 20-10`15 20-10`15 20-10`15 20-10`15 20-10`15 20-10`15 20-10`15 20-10-`15

Actie

Door wie

In de notitie Ruilen & Overplaatsen wordt gesproken over de database vacatures. Volgens de OR is er geen database. Rond 1 oktober worden de organisatieverbeterpunten van het MT verwacht. In de OR van november wordt de bijeenkomst van Falke en Verbaan voorbereid. De OR zal een brief schrijven naar dhr. Huitink met vragen over de werkkostenregeling. Het marketingplan De Lichtenvoorde 2015-2016 zal op de volgende OV worden besproken De OR zal een mevr. Trienekens vragen naar de stand van zaken m.b.t. het FPP. De OR zal de vraag over het inzien van de rapportage door cliënten en familie aan de bestuurder stellen tijdens de volgende OV. De OR zal de vastgestelde agendapunten bespreken tijdens het overleg met de RvT. De OR zal wachten op de resultaten van het onderzoek van de arbeidshygiënist in het kader van de RI&E. En locatiebezoek plannen met team Benedendorpsstraat Zeddam De OR zal contact zoeken met team WMO voor een locatiebezoek.

Werkgroep S&F MT OR Agendacommissie OR Agendacommissie OR OR OR Mevr. Winkelhorst en mevr. Kok Dhr. Nijhuis en dhr. Willems

5 20151020