NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 5 NOVEMBER 2012 Aanwezige leden: 88 Afgemelde leden: 12 1 Opening De voorzitter opent de zevende jaarvergadering van v.v. Hellendoorn en heet een speciaal welkom aan de ereleden en leden van verdienste. De voorzitter staat stil bij de volgende zaken: het overlijden van Anton Filart, Anton Rensen en Gerrit de Vos. nieuw bestuurslid Mariëlle Baltussen van Raaij voor PR, voorzitter damescommissie en notulist. de agenda van vanavond de financiële tegenvallers de afmeldingen voor deze avond dank aan de supporters vereniging, vrienden van vv Hellendoorn, activiteitencommissie en de sponsorcommissie voor de gehouden activiteiten en de financiële ondersteuning en aan alle vrijwilligers en commissies die op wat voor manier wat hebben betekend voor de club. gezamenlijke inkoop met 5 bedrijven en verenigingen in het dorp van bier en eventuele andere diensten en producten, zoals frisdrank, energie en sportmaterialen. de stichting Kleedkamers SOS VESOS wordt opgeheven met ingang van 1 januari de verantwoordelijkheid van elk team de kleedkamers netjes achter te laten. Datzelfde geldt voor het meubilair in de kantine dat regelmatig gesloopt wordt. Tenslotte de ergernissen rond het parkeren van fietsen. Graag meer sociale controle dat als we dit soort dingen zien dat we er elkaar wat van zeggen. de voorzitter wijst de aanwezigen er op dat fairplay bij de club hoog in het vaandel staat. de gezamenlijke activiteiten voor het volgende jaar De verslagen van het afgelopen jaar worden voorgelezen: secretariaat Deze functie is vacant. Zijn er mensen die dit op zich willen nemen? voetbalzaken damescommissie jeugdbestuur activiteitencommissie sponsorcommissie vvh academy V: Naar aanleiding van de enquetes en het data verzamelen: Moeten we niet gewoon mensen blijven aanspreken? A: Jazeker, het moet een combinatie van de twee zijn. Maar het is handig om te weten wie je moet vragen en dan pas de persoon aan te spreken. Terugblik 2011 en werkelijke kosten Eerst volgt een terugblik op de ALV van vorig jaar en de financiële situatie destijds. De begroting van vorig jaar en de werkelijke kosten van dit jaar worden gepresenteerd. We hebben een negatief saldo van 5.319 euro. V: Het kleedgeld, hoe zit dat? A: Het bedrag staat gereserveerd, het zou nu in totaal 30.000 euro moeten zijn. Opmerking: Wees er voorzichtig mee,de kleding kost de vereniging heel veel geld.
V: Het is toch niet verplicht elke drie jaar nieuwe kleding te kopen? Slijtage is niet bij alle teams gelijk. A: Dit komt straks aan de orde in begroting nieuwe jaar. Het contract voor de kleding is voor 4 jaar, zolang zou het mee moeten gaan. V: Zijn de kosten bestuur zo laag? A: Klopt, we geven weinig uit. Balans De balans wordt gepresenteerd. V: De stichting kleedkamers is opgeheven per januari. De lening wordt omgezet in achterstallig onderhoud. Waar staat dat? A: dit is de balans van afgelopen jaar V: Er moeten wel dingen worden aangepakt en daar moet voor gereserveerd worden. A: We stoppen met de stichting kleedkamers, maar krijgen een technische commissie voor beheer en onderhoud. Dat geldt ook voor reservering en voor vernieuwing. Kascommissie De boeken zijn goedgekeurd. Senta is aftredend. Rick Smienk neemt haar taak over. Begroting Komend jaar krijgen we de begroting redelijk sluitend, maar het jaar erna is het zwaar. Vorig jaar heeft het bestuur maatregelen in de consumpties en de contributie genomen. Omdat vorig jaar hierin al is gesneden wordt besloten de contributie en consumptieprijzen te laten voor wat ze zijn. De kantine-opbrengsten tot nu toe zijn positief, dus het ziet er goed uit. Het bestuur kan van alles bedenken, maar roept de leden op om na te denken hoe we dit structureel kunnen oplossen. Nu volgt een discussie over het sluitend krijgen van de begroting en de te nemen maatregelen. Ideeën van de leden: V: Als de consumpties omhoog gaan wil dat toch niet zeggen prijzen dat de totale opbrengst omhoog gaat? A: Dat is moeilijk in te schatten. Een dubbeltje meer op de bierprijs kan betekenen minder bierafzet. V: Bij svvn, als je geen vrijwilliger bent, dan betaal je een extra bijdrage. A: Heb je er ook bedragen bij? V: Kunnen we niet op personeelskosten bezuinigen? A: Daar zijn we druk mee bezig. Volgende week gaan we de contracten verlengen. Maar we kijken hier heel kritisch naar. Ook naar onszelf als bestuur. V: Kun je die kleding niet gewoon afschaffen. Naar het oude systeem terug: iedereen koopt zijn eigen shirt. We hebben het niet, nu moeten we trsaks weer lenen. A: Dit nemen we als optie mee. V: Hoe zit het met de accomodatie? Als hier 5 wedstrijden zijn, dan hebben we 10 teams. We hebben er 10, maar twee zijn nog steeds niet helemaal goed? A: Een paar jaar geleden is hier discussie over geweest tussen de KNVB en VNG . De laatste heeft andere criteria. Volgens de KNVB hebben we recht op meer subsidie, maar de gemeente zegt nee op
basis van de criteria van de VNG. Dit is meegenomen bij de kunstgrasgesprekken. Helaas is het geld bij de gemeente sowieso op. Voorlopig dusweinig mogelijkheden, maar het blijft op de agenda. V: Kunnen we geen wedstrijden spelen op zondagmiddag? Misschien kunnen andere verenigingen dan ook gebruik maken van onze velden. A: Dan komt het kantine-personeel onder druk. V: Misschien een oproep aan vrijwillgers doen? V: Waarom twee munten bij de opening van de kunstgrasvelden. Dat kost wel wat en is jammer. A: Dat is een gebaar naar onze leden. Het is een bijzondere opening, een feestje. Maar als de meerderheid vindt dat we die tweede munt achterwege moeten laten bij de nieuwjaarsreceptie, dan is dat aan de leden. Wij hebben een feestje gegeven en vieren dat doe je door het groot te vieren. Het was een prachtig feest. V: Kunnen we bezuinigen op inkoopmaterialen van de kantine A: We proberen bonussen te regelen bij de inkoop van drank V: Hoe doen wij het ten opzichte van de overige clubs? Zijn wij niet dan veel andere verenigingen in Hellendoorn? A: Je kunt daar moeilijk in vergelijken, want de zaalsport accomodaties zijn veel duurder en dan worden de prijzen ook hoger. V: Moeten we niet toch een voorschot nemen op volgend jaar met een contributieverhoging? A: Deze discussie is vorig jaar hevig gevoerd. Ook over de consumptieprijzen. Na lang en zorgvuldig beraard in het bestuur hebben we besloten dat dit jaar niet te doen. Want volgend jaar en het jaar erop komt nog een flinke klapper. Het economisch tij is ook anders. Sommige gezinnen hebben het moeilijk. Dit jaar dus liever geen zwaardere lasten. Hetzelfde geldt voor bier. Het geld kan maar 1 keer uitgegeven worden. V: Wat doen de andere voetbalverenigingen? A: De Zweef en Hulsen hebben bijzondere ledenvergaderingen en ze gaan voor hogere contributie. Een aantal leden voelt toch wel voor nu al contributieverhoging. Dan heb je volgend jaar 15.000 euro. V: Is de 10.000 euro extra kosten structureel? A: Ja. De gemeente heeft gevraagd of clubs het zelf wilden doen. Daarop zei 80% nee. De gemeente heeft gesteld iedereen of niemand, dus mag niemand zelf onderhoud doen tegen lagere kosten. V: Vorige week stond in de krant iets over oude mobieltjes. Dat leverde 3500 op. A: Dat kunnen we bekijken. V: Kan de kantine zaterdag niet langer open? A: Afhankelijk van de wedstrijdtijden van het eerste blijven we langer open. Diverse zaterdagen is gebleken dat het laatste uurtje geld kost, omdat de omzet achterblijft bij de kosten die je maakt. Misschien kan het 1x in de maand met een activiteit erbij. V: Kunnen we niet op de dinsdagen dicht? De omzetten zijn dan heel laag. A: In principe moet de kantine ook dan open zijn voor de teams. V: Er zijn ook verenigingen die de contributie omhoog doen, maar dat kun je terugverdienen als je vrijwilliger bent. Bij de hockey is dat 25 euro per lid als je niks doet.
A: Dat gaan we onderzoeken V: Kunnen we niet alles uitwerken en dan in het voorjaar een extra ledenvergadering houden? A: Goed idee, daar komen we op terug. V: De vrijwilligers moeten hun werk wel met plezier kunnen blijven doen. Blijft er wel ruimte voor waardering? A: Dat is de basis. V: De klokthermostaat, is die goed ingesteld? Kan die een graadje lager? Het is nogal warm. A: Het energieverbruik is iets waar we naar kijken. Het bestuur roept de leden op om hierover te gaan nadenken en de ideeën graag zo spoedig mogelijk door te geven. De begroting wordt onder applaus akkoord bevonden Contributie plus kleedgeld per maand De leden gaan akkoord met maandelijks innen. V: Heeft dit invloed op de bankkosten, zoals de kosten per mutatie? A: Goede tip, wij gaan die kosten controleren. Jubilarissen Vanwege de financiële problemen hebben we besloten geen polo's meer te bestellen. Dit is een extra 1500 euro. Focus 2012 De club wil een update van het personeelsbeleid: Hoe kun je vrijwilligers binden? We hebben de faciliteiten nu goed voor elkaar, nu moeten alle teams beter gaan presteren Herkiezing bestuursleden Goedgekeurd. Het bestuur is op zoek naar kandidaten om Gerard Hegeman en Gerard ter Horst op te volgen in het bestuur. Rondvraag: V: Kan er geen commissie komen die op zoek gaat naar nieuwe voorzitter? A: Dat is een idee. Wie wil? Geen reactie. V: Hoe staat het met het alcoholbeleid onder 18 jaar? A: Daar moet nog over besloten worden. Als het een wet is hebben we hem uit te voeren. V: Hoe zit het met de douches? Steeds wordt gezegd dat als je zuinig bent met water dat je genoeg warm water hebt. Maar op een dag met alleen de eigen heren op zondagmorgen waren de douches ook koud. Korter douchen, helpt dan niet. Het is een probleem, want tegenstanders klagen.Kan de supportersvereniging niet bijdragen en dat er dan een ketel bij komt? A: We kijken er naar. Het beste is met intervals douchen van een half uur, dan heeft de ketel genoeg tijd om weer op te warmen. Volgens onderzoek is de capaciteit is wel voldoende, maar het wordt niet goed gebruikt. We gaan het proberen anders op te lossen. Bedankt voor mooie opkomst. Laten we zorgen dat we een leuk en goed jaar met vv hellendoorn hebben.
22.30 einde
BIJLAGE 1 – VERSLAG JEUGDBESTUUR Het afgelopen seizoen zijn we gestart met 334 spelende jongens/meisjes. Ten opzichte van het seizoen 2010/2011 (297) is dit een groei van 12,5%. De verdeling is 246 jongens en 88 meisjes. Met name de groei (60%)bij de meisjes blijft continu doorgaan (2010/2011: 55) en dat is een positief feit voor de vereniging. Het afgelopen seizoen hadden we: •28 jeugdteams (met name veel teams in de E- en F-categorie) • 56 jeugdtrainers •74 jeugdleiders •12 bestuursvergaderingen •Leiders- en trainersvergaderingen •Evaluatiegesprekken •Ouderinformatieavond •F-league introductiebijeenkomst Doelstellingen jeugdbeleid: •Plezier •Opleiding •Niveau •Uitstraling Met bovenstaande doelstellingen als kader liggen de speerpunten/focus binnen de jeugd al een aantal jaren op 2 vlakken en ook het afgelopen seizoen zijn wij als jeugdbestuur hier mee bezig geweest. 1. Van kwantiteit naar kwaliteit •Inzet / rol coördinatoren. Op elke leeftijdscategorie (A F) is een coördinator verantwoordelijk voor de hele groep. Hij/Zij draagt zorg voor trainingsmaterie voor elk team en voor een goede afstemming / communicatie tussen de trainers en leider. Hiermee willen we ervoor zorgen dat een ieder individu die aandacht krijgt die hij/zij nodig heeft. •Gediplomeerde trainers. Bij elke leeftijdscategorie is een gediplomeerde trainer (vaak ook de coördinator). Het aanbieden van goede trainingen draagt bij aan de ontwikkeling en spelplezier van de jeugdspelers. •F-league. Vorig seizoen zijn we gestart met de F-league (opvolging instroom). Doelstelling van de F-league is om 1e jaars f-pupillen op een leuke manier kennis te laten maken met voetbal. Spelplezier is de basis (grote goals dus veel doelpunten). Spelen tegen leeftijdsgenoten in een 4 tegen 4 landenwedstrijd. Door de vele balcontacten ontwikkelt een pupil zich sneller. •Dit alles heeft geresulteerd in •Grote stappen gemaakt binnen F-, E-, en D-jeugd •E1 gepromoveerd naar de hoofdklasse •Overige E-teams spelen bijna allemaal in de 2e en 3e klasse – vorig seizoen 4e klasse •F-league is een groot success •A1 team gehandhaafd in de eerste klasse •Daarnaast worden we in de breedte bij alle leeftijdsgroepen sterker (2e en 3e teams) •v.v. Hellendoorn erkend leerbedrijf TC3 – mede dankzij de goede organisatie 2. Meisjes integreren binnen de jeugd
•Uitgesproken doelstelling is om meisjes zolang mogelijk tussen de jongens te laten spelen. Vanaf de B-groep worden er in principe meisjesteams gevormd. Het afgelopen seizoen en ook het huidige seizoen kunnen we hier een goede invulling aan geven. •Vanaf het einde van het afgelopen seizoen valt de verantwoordelijkheid voor de meisjes onder het jeugdbestuur zodat hetzelfde kader als voor de jongens geldt. •Betere oganisatie en communicatie (Coordinatoren) •Goede samenwerking met de zogenaamde “jongensteams” Het JAC (jeugd activiteiten commissie) heeft ook het afgelopen seizoen een goed winterprogramma voor de jeugd georganiseerd en daarnaast het jaarlijkse jeugdkamp. Ook afgelopen seizoen was dit een groot succes, waarvoor dank aan het JAC. Ook op bestuurlijk vlak hebben we een kwaliteitsimpuls gekregen. Vanaf afgelopen zomer is het jeugdbestuur versterkt met Lorenz Kok en Eduard Laarman. Met deze beide personen hebben we nu een goede groep van 7 personen in het jeugdbestuur. Een korte vooruitblik op het reeds lopende seizoen 2012/2013. •Van kwantiteit naar kwaliteit •F-league blijft een groot succes. Nu elke week ca. 55 jongens en meisjes. Hoogstwaarschijnlijk worden er na de winterstop 3 extra F-teams in de competitie ingedeeld. (F1 t/m F9) •Gestart met techniek- en coördinatietraining voor de jeugd (D- en E-groep). Op vrijwillige basis kunnen zij hier elke vrijdagavond aan deelnemen. Momenteel ca. 45 jongens en meisjes. •Kunstgras •Meisjes integreren binnen de jeugd •Dames- en meisjescoordinator – Evert Grootenhuis •Verantwoordelijksheidgebied binnen het jeugdbestuur – Inge Kamphuis •Goede begeleiding op de meidenteams – zelfde criteria als bij de jongens
BIJLAGE 2
BIJLAGE 3
