Notulen Algemene Leden Vergadering - JMA Utrecht; 8-11-2014 Aanwezig: Lawrence C., Koen G., Mirthe K.H., Niels H., Anneloes v H., Franka K, Loes v K., Sylvia K. (notulist), Anna K, Joost L., Arlinde P., Jasmin S. (NJR, technisch voorzitter), Annemiek S., Nikki S., Caroline V., Freek V., Bas W., Bernike v Werven 1.
Opening door Niels Hazekamp 15:50
2.
Benoeming technisch voorzitter; Jasmin Schous - NJR
3.
Vaststellen agenda
4.
Mededelingen Arlinde komt wat later
5.
Notulen vorige ALV Caroline: redelijk summier. Annemiek was afwezig, stond op aanwezig.
6.
Jaarverslag bestuur 2013-2014 Niels legt uit dat het lastig is voor een nieuw bestuur om een jaarverslag te maken, omdat je dan moet schrijven over het voorgaande bestuur. Het bestuur 2013-2014 heeft ervoor gekozen om een jaarverslag te schrijven voor het verenigingsjaar en niet een kalenderjaar. Daarmee is het jaarverslag afgerond en hoeft niet nieuwe bestuur er niet mee aan de slag. Anneloes: klopt dat er nog dingen missen? Niels: Ja, bijvoorbeeld Man Bijt Hond uitzending; deze wordt nog toegevoegd. Niels laat mooi fotoverslag zien van het verenigingsjaar.
– agenda vastgesteld
Opmerkingen jaarverslag Caroline: - Jaarverslag is goed, de doelen zijn specifiek gemaakt. - Vraag: Wat zijn precies de afspraken over het combileden, met betrekking tot het te ontvangen geld van Milieudefensie? Er wordt verwezen naar een bijlage. Antwoord: In het jaarverslag wordt de verwijzing naar bijlage weggehaald en de bedragen ingevoerd. - Opmerking: Stuk op pagina 2 klopt niet: Er is weer geïnvesteerd in ons Europese netwerk YFoEE (en dat betaalt zich uit in grote campagne-aanvragen zoals dat voor Koelestudenten. Het netwerk van YFoEE heeft niet geleid tot Koelestudenten. Oplossing: Dit stuk wordt aangepast. - Opmerking over pagina 9: Het komt niet duidelijk naar voren dat Share geen JMA groep meer is. Oplossing: Dit stuk wordt verduidelijkt. - Vraag: Blijft nomineereentalent.nl bestaan? Antwoord: Ja! Voor bestuursfuncties, stagiaires en vrijwilligers het hele jaar door. Emma: - Vraag: Kan het onderwerp Eerlijke elektronica niet naar het team Energie? Antwoord: Niels en Anna zeggen beiden nee, om onderwerp en team inhoudelijke redenen. Ze nemen het wel als feedback mee door te kijken naar meer samenwerking op het thema. Koen: - Mededeling: de statistieken van de website zijn helemaal kwijt, helaas. Dit door een fout van onze ex-we redacteur. Het is per ongeluk gedaan en er is niets meer aan te doen. Nu kunnen we niet evalueren wat de bestuursvacatures hebben gedaan. De oude cijfers staan nog wel in de oude jaarverslagen. Koen past aan dat de gegevens definitief weg zijn. Onder behoud van de wijzigingen is het jaarverslag goedgekeurd door de aanwezigen.
7.
Presentatie verantwoording financiën door Bas Bas laat de begroting zien, geeft aan dat de posten Axiefabriek en Down To Earth niet gebruikt zijn. Bas legt uit dat we een nieuwe financiële matrix hebben waarmee we beter grip hebben op de kosten. We kunnen beter monitoren en verantwoorden wat er uitgegeven wordt waarvoor. Verantwoording van 2014 is op die manier verwerkt voor Bas. De verantwoording is gedaan t/m kwartaal 3 van 2014.
UITGAVEN 2014 – Excel sheet
Bij algemeen/kantoor staan kosten voor de ledendag Bestuurskosten zijn vooral reiskosten geweest (niet iedereen had een OV studenten kaart) Team/E hebben vooral ook reiskosten gedeclareerd Team FoodFarward heeft boemerang kaarten gedeclareerd, weinig andere dingen, weinig reiskosten. Team/IR – 2650 euro gedeclareerd – reiskosten en Underwearrun materialen. Ook is er een site voor de Underwearrun gedeclareerd van 700 euro. Educatie: reiskosten Annemiek, verder geen andere kosten. Festivaltour: Declaraties voor reiskosten en eten en standhuur Inkomsten: een kleine kas in een la bij JMA en NJMO beurs. Giften en donaties, Contributies via MD, Rente, Verkoop artikelen (is niet duidelijk hoeveel dat is geweest), vergoeding projectkosten (lezing van Niels), Activiteitenbijdragen (zoals sponsorbijdragen, maar bedrag is nog niet definitief) Koen: Vraag: waar komen de kosten van de website in de nieuwe matrix? Antwoord: Onder ICT-Algemeen/Kantoor
Wat zijn de nog te ontvangen bedragen precies? Volgens Bas: -300 euro donaties - 2100,08 euro, nog te ontvangen contributiegeld van MD uit 2013, door problemen met cijfers van ingeschreven leden.
8.
Begroting 2015 Bas heeft begroting gemaakt voor verenigingsjaar, dus t/m 31 oktober 2015. Caroline: Vraag: Waarom zijn de budgeten niet vergroot? Je weet dat je meer kosten gaat maken en dat je financiële ruimte hebt. Antwoord Bas: Bang om meer te blijven uitgeven. Reactie Joost: Je mag best wat interen op je eigen vermogen. Reactie Bas: ik wil de inkomsten echt verhogen, dan zijn extra kosten ook op te vangen. Pas als we extra inkomsten hebben kunnen de budgeten verruimd worden. Vraag aan Bas: Hoe declareer je dan reiskosten? Antwoord: Hij gebruikt liever zijn bestuursbeurs hiervoor. Dit is zijn persoonlijke afweging. Zijdelingse opmerking van Sylvia: We hebben extra inkomsten nodig voor de festivaltour, want we gaan niet samen met
Milieudefensie dit jaar. Er is geen gemeenschappelijk thema. Zij doen verkeer op festivals en wij waterverbruik in kleding. Bas over het werven van inkomsten; verkoop artikelen: Bas heeft als doel ook echt de artikelen verkopen. Vraag van Koen: giften en donaties, je wil fondsenwervingsplan maken voor dit kalenderjaar? Ja, en omdat er niets zeker is wordt er niets extra’s begroot. Caroline: Blij met de orde die geschept is, want dit was echt nodig! 9.
Dechargeverlening Woord van afscheid van Niels: Dankjewel Het volledige bestuur heeft decharge gekregen van alle aanwezigen.
10. Verkiezing nieuw bestuur Stemcommissie (stemmen tellers) wordt benoemd: Freek, Anna, Niels Iedereen stelt zich kort voor. Voorgedragen voorzitter Anneloes: afgelopen jaar leden & achterban en penningmeesterschap gedaan. Gewerkt aan het bouwen van een fundering en contacten met Milieudefensie. JMA is langzaam gegroeid en verstevigd en ik wil graag leiding hieraan geven. Vraag aan Anneloes: Wat wil je bereiken? Antwoord: een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met MD, dat dit goed staat. Meer elkaar weten te vinden en lijnen korter met medewerkers MD. Vraag aan Anneloes: Wat wil je anders doen? Antwoord: ik wil een team bouwen, met meer specialisten en verantwoordelijkheid op eigen bestuursfunctie. Voorgedragen secretaris Nikki Smit: Ik ben 25 jaar en informatieadviseur. Ik heb al even vrijwilligerswerk gedaan, en heb een informatietik en hou van structuren en ordenen. Graag ga ik het archief aanpakken! Vraag voor Nikki: Hoe ga je je werk combineren? Antwoord: Ik kan mijn eigen tijden indelen. Het zal even wennen zijn, want ik werk 40 uur, doe een traineeship (4 uur om de twee weken) en dan nu JMA. Ik verwacht dat JMA mij juist energie geeft. Vraag voor Nikki: Wat zijn jou speerpunten? Antwoord: Banden leggen met internationale organisaties. Daarnaast actiever inspelen op actuele informatie, zodat we geen dingen missen of te laat zijn. Voorgedragen penningmeester Bas: Ik ben 23 jaar en woon in Rotterdam. Ik werk nu parttime. Bij JMA heb ik eerst als vrijwilliger festivaltour gewerkt en ben toen in het penningmeesterschap gerold. Ik heb een financiële opleiding gedaan. Vraag aan Bas: Welke doel heb jij? Antwoord: Fondsenwerving is een doel, inkomsten vergroten. Daarnaast ook nauwlettend zijn op financieel gebied. Vraag voor Bas: Hoe realistisch is het werven van fondsen? Antwoord: Realistisch, maar we moeten wel zichtbaar worden. En samenwerking zoeken met bedrijven, misschien zelfs iets losser zijn in onze criteria dan MD. Vraag: Uitgaven ook verkleinen? Antwoord: Nee dat niet, focus ligt op inkomsten. Als ik merk dat ik ergens geld op kan besparen dan zal ik dat wel zeker doen. Voorgedragen bestuurslid teams Bernike: Ik ben 19 jaar en studeer bestuurswetenschappen, zit nu in mijn 2 e jaar. Ik heb de Underwearrun georganiseerd vanuit IR. Hierdoor wil ik gaan voor bestuurslid teams. De teams zijn een vette bijdrage aan JMA. Ik wil graag helpen bij het
faciliteren van de teams. Vraag voor Bernike: Functie is nieuw en drie teams onder je hoede; heb je daar ene plan voor, wat jouw rol wordt, dat de teams aan de slag gaan, maar dat je er niet ingezogen wordt? Antwoord: Nog geen specifiek plan, eerst kennismaken met de teams. Ik weet dat er actieve mensen in de teams zitten, dus mijn idee is om bijvoorbeeld niet bij elke vergadering zijn, maar wel meer contact tussen de teams zoals een teamavond. Vraag voor Bernike: Hoe zie je synergie tussen teams en medewerkers? Antwoord: nog niet over nagedacht, er zijn ondersteunings- en versterkingsmogelijkheden. Voorgedragen bestuurslid Educatie Lawrence: Ik ben 24 jaar en studeer bestuurskunde. Ik heb een achtergrond in onderwijs, ik ben penningmeester geweest bij JOB (Het LAKS maar dan voor MBO). Ik heb een groot netwerk. Voor Green Canteen zie ik wel mogelijkheden om het netwerk uit te breiden. Vraag voor Lawrence: Hoe zie jij de samenwerking met Studenten voor Morgen? Antwoord: Het moet een gelijkwaardige samenwerking zijn en hierover in gesprek te gaan. Vraag voor Lawrence: Wat is jouw affiniteit met duurzaamheid? Antwoord: Ik ben nog zoekende naar wat kan ik doen, hoe is een steentje kan bijdragen aan duurzaamheid. JMA is een toffe organisatie om eindelijk iets te doen. Vraag aan Lawrence: Wat is duurzaam onderwijs voor jou? Antwoord: duurzaamheid in lessen (maatschappijleer bijv.), processen en gebouwen (zonnepanelen). Duurzaam onderwijs is dus heel breed. Kan ook denken aan basislessen op internet zetten. Vraag aan Lawrence: Wat wil je als speerpunt aanmerken voor jouw functie? Antwoord: lastig om concrete resultaten te koppelen, maar bijvoorbeeld Green Canteen vergroten en bekend maken. Voorgedragen bestuurslid Leden en Achterban Corné: Corné zou wat later zijn (was door het uitlopen van de vergadering wel aanwezig bij dit onderdeel), dus had van te voren een filmpje gemaakt – leuk! Ik ben 25 jaar, student biologie en medisch laboratorium onderzoek. Waar ik me mee bezig wil houden is contact met onze achterban; wie zijn onze leden? waar houden ze zich mee bezig? Ik ga vragen aan de leden wat zij willen doen. Vraag voor Corné: Je zei dat je meer wil weten over onze achterban: hoe ga je hiermee aan de slag en wat ga je ermee doen? Antwoord: Enquête houden onder de achterban. Vraag voor Corné: welke activiteiten heb je meegemaakt en wat zou je anders doen? Leden een klankboord geven, om er achter te komen wat leden wel en niet interessant vinden. Vraag: Ik las dat je dat meer jongere leden wil aantrekken, klopt dat? Antwoord: Ja, met Lawrence om de tafel om middelbare scholieren aan te trekken. Omdat de leden nu vooral 21+ zijn. Vraag: Hoe wil je dat doen qua samenwerking met organisaties? Antwoord: Open blik houden wat betreft organisaties. Samenwerking met fondsen. Opmerking: Meer leden werven, in het jaarkader staat dat het lastig is. Reactie Corné: wil ook vrijwilligers aantrekken, niet perse alleen betalende leden. Zijn alle kandidaat bestuursleden lid? Ja.
11. Pauze – 17.20 Anna bedankt voor de cake, JMA is 23 jaar geworden
12. Jaarkader 2014-2015 Niels: wij hebben om het nieuwe bestuur een idee te geven wat er zou moeten gebeuren een jaarkader opgesteld. Het kader kan als basis dienen voor het nieuwe jaarplan. Uitgelicht:
- Hernieuwde samenwerking met MD, dit is belangrijk. Onze visie hierover staat erin. - Positioneringstraject – strategisch traject gestart voor Sylvia en dat wordt doorgezet. - Fondsenwerving en Festivaltour is belangrijk onderdeel. - Raad van Advies is ingesteld. - Meer aanwezig op social media, Van Nhi gaat hiermee als vrijwilliger aan de slag. Aanbevelingen: Parijs COP 2015 is belangrijk. Reactie van aanwezigen op het jaarkader: Caroline: - goed om het kort te houden en een basis te geven voor een jaarplan. - Focus op meer leden zou weg kunnen, maar leden zijn belangrijk omdat dat je draagvlak is. Leden zijn belangrijk omdat je dan kan zeggen wij representeren X aantal leden. Is lastig, maar moet over nagedacht worden. - Bereik wordt opgenomen in de jaarverslagen en is een website nog wel nodig? Anna: ja voor pers, fondsenwerving etc is het belangrijk. Social media wordt meer aan gedaan. Nieuwe website is afhankelijk van positioneringstraject. - Investering vaste vrijwilligers – wordt er geïnvesteerd in functies op projecten? Antwoord: Er zijn duidelijke functies al omschreven en al een duidelijk beeld waar we mensen op willen hebben. Het vervullen van de vacatures zal lastig worden. Reactie Freek: Capaciteit kan ook opgedeeld worden in meerdere functies? Reactie Anna: het is rendabeler om mensen te hebben met meerdere uren, met minimale commitment voor een aantal uren. Emma: - Inhoudelijke standpunten op de thema’s; vergeet niet om daar de JMA leden bij te betrekken. Een idee is om op een rijtje te zetten naar wie we kunnen verwijzen bij bepaalde standpunten binnen thema’s. We werden gewaardeerd door politiek omdat we kritisch zijn en realistisch. - Tip voor Parijs; een training voor de COP, politiek debat en jargon (met Young FOE?) Annemiek: - Als je wil investeren in vrijwilligers wordt er gedacht aan vrijwilligersvergoeding? Antwoord: Vorige ALV is iedereen er mee eens dat het een goed idee is, dat staat nu in het beleid. Nu een meningsverschil met MD, omdat zij hun vrijwilligers niet betalen. Het zou scheve gezichten opleveren, dus wordt vervolgd.
13. Uitslag verkiezing Sollicitatiecommissie was: Jasper (NJR), Mirthe en Niels Uitslag verkiezing: Anneloes, voorgedragen als voorzitter - 18 stemmen voor Nikki, voorgedragen als secretaris - 18 voor Bas, voorgedragen als penningmeester - 17 voor, 1 blanco Bernike, voorgedragen als bestuurslid teams - 18 voor Corné, voorgedragen als bestuurslid leden en achterban - 18 voor Lawrence, voorgedragen als bestuurslid educatie - 17 voor, 1 blanco Functie bestuurslid publiciteit – geen bestuurslid, want geen sollicitant
14. Kennismaking Raad van Advies Paulien Gankema Blij verrast was ik toen ik hoorde dat JMA een RvA krijgt, en het bestuur mij als voorzitter wilde voordragen. In de zomer van 2010 werd ik voorzitter van JMA, tot mijn verrassing als enige bestuurslid. Het voortbestaan van JMA werd destijds bedreigd; door bezuinigingen vroegen managers van Milieudefensie zich af of JMA wel bestaansrecht had, laat staan geld of ondersteuning zou moeten krijgen van MD, er was slechts een handjevol vrijwilligers, en 1 bestuuslid, ik
dus. Gelukkig had ik, tussen studie en werk in, een hele zomer om, samen met de actieve leden, dat bestaansrecht en nieuwe plannen goed op papier te zetten. En dus kwam er een Algemeen Beleidsplan, een nieuwe Samenwerkingsovereenkomst, en vervolgens Jaarplannen, meer bestuursleden, nieuwe acties, werkgroepen en campagnes. In mijn 2,5 jaar als voorzitter groeide JMA gestaag. En het gaat door! Dus, toen ik hoorde dat JMA zes bestuursleden met een bestuursbeurs krijgt en een RvA met brede achtergrond, was ik naast blij verrast ook gewoon trots. En ja, natuurlijk doe ik na 2 jaar verplichte afwezigheid graag weer mee Momenteel werk ik aan de afronding van mijn proefschrift in de Plantenwetenschappen aan de Universiteit Utrecht. Daarnaast ben ik voor GroenLinks actief in de steunfractie van stadsdeel Centrum in Amsterdam, waar ik met mijn man en pasgeboren dochter woon. Wat de RvA precies gaat doen, daar gaan we het samen maar eens goed over hebben. De RvA, het bestuur én de actieve leden bepalen dat, wat mij betreft. Als ‘senioren’ bij deze jongerenclub kunnen we vast wel her en der wat goed advies verzinnen. Omdat JMA geen grote club is, is effectiviteit en efficiëntie belangrijk. Als je iets voor elkaar krijgt, blijf je tenslotte gemakkelijk gemotiveerd. Maar JMA moet ook een beetje een speeltuin blijven, en niet té volwassen worden. Zodat iedereen van 12 tot 28 zich hier thuis voelt. Met geitenwollensok én twitterbom. Sorry dat ik er vandaag niet bij ben, maar zeker graag tot ziens, ik heb er zin in. Groene groet & vrolijke knuffel Sybren Bosch Ik ben Sybren Bosch, 24 jaar, en voormalig voorzitter van Studenten voor Morgen. Binnen Morgen heb ik me een jaar lang in mogen zetten voor meer structurele aandacht voor duurzame ontwikkeling binnen het hoger onderwijs. Binnen mijn eigen studie, Sustainable Development, heb ik me gespecialiseerd in energie & materialen, en momenteel ben ik aan het werk binnen het thema circulaire economie. In mijn bestuursjaar heb ik me in mogen zetten voor mooie projecten als de Klimaatestafette (gastlessenestafette onderweg naar de klimaattop in Warschau), de SustainaBul (duurzaamheidsranking van hoger onderwijsinstellingen) en het verdrag omtrent duurzaamheid in het onderwijs. Met mijn kennis binnen de sector, mijn eigen bestuurservaring en de intensieve samenwerking met JMA het afgelopen jaar, verwacht ik de toekomstige besturen op een zinvolle manier te kunnen ondersteunen!
Steven de Vries Graag stel ik mij aan jullie voor. Mijn naam is Steven de Vries, ik ben geboren in 1986 en nu woonachtig in Utrecht. Al sinds lange tijd ben ik politiek actief, onder andere als voorzitter van Dwars, de jongerenorganisatie van GroenLinks. Sinds 2010 ben ik Gemeenteraadslid. Naast mijn politieke activiteiten heb ik milieuwetenschappen en sociologie gestudeerd aan de Universiteit Utrecht. Milieudefensie en JMA heb op ik verschillende manieren meegemaakt. Zowel in mijn politieke activiteiten, als activist en natuurlijk als gewoon lid. Met veel plezier neem ik zitting in de Raad van Advies. Peter van Akkeren Peter van Akkeren (1961, Den Haag) is een gedreven ondernemer met een ‘motivation beyond cash’. Zijn bedrijf Saint Basics (www.saintbasics.com) is volgens Rankabrand.org het groenste kledingmerk van Nederland. Saint Basics sponsorde afgelopen zomer ook de door JMA georganiseerde Underwear Run van Amsterdam. Peter begon zijn loopbaan als journalist bij ANP, NOS en NCRV Radio. Vanaf de jaren 90 tot 2006 was hij actief in de reclamewereld, onder meer als reclamestrateeg bij FHV BBDO voor merken als Albert Heijn, KPN, Douwe Egberts en Interpolis. Daarna deed hij als zelfstandige merk- en marketingstrategie voor onder meer het Financieel Dagblad, BNR Nieuwsradio, VARA, RTL, RTV-NH, AT5, KWF Kankerbestrijding en de KNVB. Peter stelt zijn inzichten, ervaring en netwerk graag ter beschikking om de doelen van JMA actief te ondersteunen. Vraag: Wat waren die criteria voor de RvA? Antwoord: De kandidaten zijn geselecteerd op functie en achtergrond, met verschillende achtergronden (JMA bekende, bedrijfsleven, Politiek, MD bekende, etc) Voorstel voor RvA aangenomen, RvA is hierbij officieel aangesteld. 15. Discussie leeftijdsgrens – door Sylvia en Arlinde Als JMA willen we kwaliteit aantrekken als het gaat om medewerker en vragen een heel eisenpakket. Het is lastig voor jongeren t/m 27 om hieraan te voldoen. Jongeren studeren langer, gaan een jaar op reis en blijven langer bij hun bijbaan,
omdat een baan die past bij de studie niet voor het oprapen ligt. Medewerkers met relevante ervaring voor JMA zijn in de afgelopen jaren ouder geworden. Het idee is dat de grens alleen verhoogd wordt voor medewerkers, bestuursleden, vrijwilligers en stagiaires. Maar dat de doelgroep niet hoeft te wijzigen. Onze acties kunnen zich blijven richten op jongeren tm 28 jaar. Reactie: Andere jongeren organisaties hebben een grens tot 30. Een vraag die beantwoord moet worden: Wanneer zijn jongeren het meest actief? Opmerking Joost: Bestuursbeurzen en subsidies zijn vaak tot 28, omdat dit de “jeugdgrens” is. Vraag van Koen: Hoe gaat dit procesmatig voortgezet worden? Antwoord Sylvia: met nieuw bestuur hier plan voor maken en om ook de leden hierbij te betrekken, bij deze discussie. Idee is om bij de volgende ALV een knoop door te hakken. Opmerking Caroline: JMA moet springplank zijn, voor je verdere carrière.
16. Voorstel wijzing statuten ivm ziekte/afwezigheid van bestuursleden Artikel 17, lid 1 Toevoegen: e) De functies voorzitter, penningmeester en secretaris moeten door drie verschillende personen worden vervuld. Wijzigen: e) wordt f) Artikel 18, lid 5, toevoegen: Bij het voortijdig vrijkomen van een post of bij het non-actief zijn van een in functie gekozen bestuurslid kan het bestuur uit de overige bestuursleden een vervanger aanwijzen. Bij het (tijdelijk) wegvallen van de voorzitter, penningmeester of secretaris is het bestuur verplicht een vervanger aan te wijzen. artikel 17 is goedgekeurd artikel 18 is goedgekeurd
17. WVTTK Anna: wordt het JMA/E filmpje nog getoond? Ja tijdens het eten Decharge van de kascontrolecommissie: Commissie (joost, jojanneke en ayla) is in zijn geheel gedechargeerd. Anna en Loes zijn aangesteld als nieuwe kascontrolecommissie
18.
Rondvraag - Waar is Fatima? Die is aan het werk - Caroline zit in het bestuur van Alertfonds en maakt hier reclame voor ;-) - Caroline heeft kado voor Koen in het bijzonder en voor heel het bestuur - Niels: ik vond het een heel tof jaar waarin ik zelf heel veel heb kunnen leren, springplank is zeker van toepassing en wil ik graag meenemen naar een nieuwe baan...als jullie nog iets weten? ;-) We hebben veel kunnen doen en veel beleefd, NJR ook jullie bedankt!
Sluiting – 18:18
