Notulen Algemene Leden Vergadering d.d

Sic Pugno Volleybalvereniging Bergen op Zoom Secretariaat: Kometenlaan 81 4624 CR Bergen op Zoom

Notulen Algemene Leden Vergadering d.d. 13-11-2012 Aanwezig:

Kees-Jan van Vliet (H3), Juliënne van Broekhoven (D3), Bart Lijmbach (H1), Karlijn van Ginneken (D2), Pauline Schuurbiers (D4), Kim Leonard (D1), Renske van den Berg (D1), Mariska Bekink (D1), Iris van ’t Hoff (D1), Carlijn Jansen (D3), Chanise van Lammeren (D4), Carolien Boers (D3), Monique Verbiest (D3), Petra Bouma (D2), Denise Witters (D2), Iris Adriaansen (D2), Marcell Coppens (H1), Onno Hest (D3), Marjolein Biesheuvel (D4), Britt Oosterwaal (D1), Maurice Paijmans (JB), Michel Goedegebuur (JB), James Jansen (trainer/coach), Rob Smits (H1/JB), Merijn Hellemons (H2), Jasper Nuijten (H2), Wouter-Jan Bos (H2/D1), Sjoerd Holzer (H2), Fabian Ernest (H1), Venna Pol (D2), Merel Roeloffs (D2), Mark Leenders (JB), Steffi Stolwerk (D2), Esther Fiktorie (D1), Kees Vonk (H3), Toon Hommen (zaalwacht), Nolan Leenards (H1), Rody Veen (H3/D2), Eric Musters (H3), Lobke van Keijzerswaard (D4), Wibi Schouwenaars (D4), Sandra Kwik (D3), Marleen Antonissen (D1), Miriam Antonissen (D1)

Afgemeld:

Nicole de Kort (D3), Elana Dmitrieva (moeder Vladimir Samodelkin: M3-2), Niels Zegers (H2), Wim Dietvorst (H3), Sonja de Vos (moeder Iris de Vos: MC-2), Joke en Gijsbert van Sluijs (ouders van Tim van Sluijs: M3-2), Jose Schuttert (D2), Linda Floris (moeder Adrienne Tock: MB-1), Theo en Wendy Wuijts (ouders van Thom Wuijts: JB), Agnes Tijink (D3), Pascal Helmonds (H3), Ricardo Uytdewilligen (H2), Iris van ’t Hoff (D1), Janetta en Cornee van Beek (JC gem), Erik Smits (H2), Martijn Breel (H1), Kalijn Goossens (D1), Marjolein Smits (D2), Kitty van Tilborg (D2), Chris van Oorschot (H3), Hans Bernaards (H3), Luc van de Merlen (H3), Thommie Aarden (H3)

==========================================================

Agenda: 1.

Opening door de voorzitter Om 20:02 uur opent de voorzitter de vergadering heet alle leden van harte welkom. Opkomst is erg goed, wat een schaal bitterballen al niet kan doen ;-)

2.

Ingekomen stukken Van bovenstaande leden zijn afmeldingen ontvangen voor deze ALV. Van de overige afwezigen niet. Verdere ingekomen stukken: - Gemeente Bergen op Zoom is bezig beheer sportaccommodatie te veranderen. Indien nodig wordt er mogelijk een samenwerkingsverband met andere sportverenigingen opgezet. Zodra hier meer over duidelijk is, wordt dit bekend gemaakt. - Nieuwe logo vereniging. - Mail Jose: PR en TC. Wordt besproken bij betreffende onderdelen.

3.

Notulen vorige vergadering De notulen van de vorige ledenvergadering worden even kort per bladzijde doorgelopen. Vervolgens worden de notulen onverkort en met dank gearresteerd.

Sic Pugno / NK-BL / 23-11-2012 / blz. 1 van 6


4.

Financieel overzicht seizoen 2011-2012 De resultatenrekening en de balans worden toegelicht door de penningmeester en akkoord bevonden.

5.

Begroting seizoen 2012-2013 De begroting wordt toegelicht door de penningmeester en akkoord bevonden. NeVoBo: teamgelden aangepast (meer gelijk getrokken, geen subsidiëring meer vanuit senioren naar junioren). Doordat er veel jeugdteams binnen de vereniging zijn (en deze voorgaande jaren goedkoper waren dan senioren teams) zijn de kosten dus gestegen. Wouter-Jan: als beachbijdrage tegenvalt wordt er verlies geleden? Antwoord: dit is een misverstand, begroting is namelijk op basis van resultaat voorafgaand jaar. Hiermee vervalt het directe risico. Gevolg is wel dat de contributie dan het volgende seizoen wel omhoog moet.

6.

Bevindingen kascommissie De kascommissie, bestaande uit Marjolein Biesheuvel en Kitty Bakker, deelt mede tijdens de kascontrole geen bijzonderheden te hebben geconstateerd. De boekhouding ziet er keurig uit. De penningmeester wordt derhalve door de vergadering voor het seizoen 2011-2012 gedechargeerd. Dank aan de kascommissie.

7.

Benoeming kascommissie Marjolein Biesheuvel en Kitty Bakker stellen zich beschikbaar voor de kascontrole voor volgend seizoen.

8.

Aftreden en benoeming bestuursleden en commissies Belangrijkste aandachtspunten: - Nico Boumans is maart 2012 overleden. Vervulde diverse taken: vice-voorzitter, wedstrijdsecretariaat, KPS’er. Het bestuur stelt voor hem tot erelid te benoemen. Dit wordt, middels een warm applaus, aangenomen door de vergadering. -

Aftreden: o Bestuur: Kees-Jan moet aftreden als voorzitter, maar stelt zich opnieuw beschikbaar (er is wel ruimte voor opvolging), Pauline is terug getreden als vertegenwoordiger van de Jeugdcommissie in het bestuur (blijft wel voorzitter jeugdcommissie). o Beachcommissie: Carolien (inmiddels 2 jaar geleden gestopt). Linda, Michel en Kees zijn dit jaar niet of minder actief. o Jeugdcommissie: Bart en Marjolein (zijn bedankt binnen commissie) o T.C.: Ewout en Nicole

-

Benoemingen: o Kees-Jan wordt opnieuw benoemd tot voorzitter. o Karlijn heeft vertegenwoordiging van de jeugdcommissie in bestuur op zich genomen. o Beachcommissie: Martijn o KPS’er: Fabian o P.R.: José (Bergse Bode) en Marjolein (Facebook) o T.C.: Renske en Nicole, vacature voor voorzitter T.C., Kees-Jan en Nicole andere rol

-

Vacatures: aanvulling / versterking welkom bij T.C. en Beachcommissie. Vanuit de T.C. is aangegeven dat aanvulling zeer gewenst is. Vanuit de beachcommissie is aangegeven dat hulp altijd welkom is! Bart stelt hiervoor een functieomschrijving op (zie ook rondvraag Pauline). Bij interesse voor de T.C. kan contact opgenomen worden met Kees Jan. Voor wat betreft beachcommissie met Bart.



9.

Technische commissie Belangrijkste aandachtspunten: - Stand van zaken: o Prestaties 2011-2012: H1 + H4 gepromoveerd, D3 gepromoveerd. o Resultaten dit seizoen tot zo ver: loopt goed voor bijna alle teams, aantal seniorenteams hebben het moeilijk. o Afgelopen jaar was het lastig teams te formeren. Duidelijk moet zijn dat de T.C. eerst naar clubbelang, vervolgens naar teambelang en tot slot naar individueel belang kijkt. Dit jaar zal dat strakker in de communicatie (zowel bij inventarisatie als presentatie) worden weggezet. Na presentatie en akkoord vanuit team, zullen wijzigingen altijd in overleg gaan met het team. -

Doelstellingen / acties komend jaar: o Handhaven Dames 1 en Heren 1 binnen de Eerste klasse. o Jeugd(opleiding) verbeteren. Waarbij geldt dat geprobeerd moet worden dat de tweede seizoenshelft beter draait (niet alleen prestatie) dan de eerste. o Onno geeft aan dat gesprekken / discussies komend jaar niet via de e-mail gevoerd moeten worden. Dit wordt door het bestuur onderschreven. o Bij jeugdteams geldt, vooral trainen bij/met je eigen team (uitzondering MB1+2). Alleen ruimte voor een paar meetrainers. o Er worden vanuit de T.C. begin 2013 teamgesprekken gevoerd. o Opleiding trainers (3 x trainersbijeenkomst in Boulevard). Ewout verzorgt eerste training, mogelijk ook de 2e en 3e. o Een behoorlijk aantal jeugdleden traint sinds dit jaar op de maandagen (16:00-17:30) bij Deltalent. Dit is een training die door Meino Rozendal wordt verzorgd.

10. Scheidsrechters Coördinatie Belangrijkste aandachtspunten: - Afgelopen seizoen: o aantal scheidsrechters: 24 o oud leden die willen blijven fluiten: 1 o in opleiding: 9, waarvan 4 jeugd - Nieuw seizoen: o aantal scheidsrechters is gestopt: 7 o aantal nu in totaal 26 aangevuld met 2 leden die ook weer gaan fluiten: 28 o in opleiding: 10, waarvan 4 jeugd o oud leden die willen blijven fluiten: 1 - Opmerkingen: o Algemeen geldt: we hebben te weinig scheidsrechters!!! o Scheidsrechtersopleiding tot en met derde klasse kan sinds dit jaar digitaal. Echter binnen Sic Pugno nog extra begeleiding tijdens eerste paar wedstrijden. o Vanuit het bestuur wordt aangegeven dat wanneer er zich geen nieuwe scheidsrechters aanmelden, we genoodzaakt zijn dit op een andere manier in te gaan vullen. Er wordt dat mogelijk gekozen voor de constructie dat een team aangewezen gaat worden. Het team is dat verplicht om deze wedstrijd te fluiten. Inmiddels hebben zich er een aantal nieuwe scheidsrechters aangemeld, waarvoor dank! In totaal 10 nieuwe scheidsrechters in opleiding gegaan. o De beoordelingsformulieren van de scheidsrechters zijn bijna 100% compleet. Toon vraagt (nogmaals) om deze formulieren in te vullen en bij hem in te leveren!!!



11. PR (public relations) Belangrijkste aandachtspunten: - Vesten: groot succes, komt herkansingsronde tegen zelfde prijs via mail Juliënne. Tevens maakt Juliënne een standaard formulier waarmee nieuwe vesten aangevraagd kunnen worden; dit ligt in de kast. Vesten blijven in prijs gelijk. - Foto jaarboek: er zijn door Kees Jan weer twee nieuwe jaarboeken gemaakt. De link is via de infomail rondgestuurd. - Bergse Bode: loopt dit jaar via José (D2). Alle teams wordt vriendelijk gevraagd info aan te leveren - Restylen website: Niels Zeegers (H2) is bereid gevonden hierbij te helpen. De site wordt strakker en moderner. - Facebook: Marjolein (D2) heeft dit actief opgepakt. Iedere week staat er wel een stukje op geplaatst. José kan mogelijk als achtervang gaan dienen.

12. Beachvolleybal: toernooi en beachvelden Boulevard Belangrijkste aandachtspunten: - Terugblik toernooi 2012: zeer geslaagd toernooi; ondanks eerste weekend van de zomervakantie, record aantal deelnemers. Clinic gegeven op de vrijdagmiddag, is erg goed bevallen. Veel positieve racties op gehad. Feestafvond was gezellig, maar muziek viel tegen (stond vooral erg hard!). - Wijzigingen leden Beachcommissie: Linda Apers heeft aangegeven dit jaar niet actief te zijn i.v.m. moederschap. Michel en Kees draaien op de achtergrond mee. Martijn komt de PR commissie versterken! - Stand van zaken toernooi 2013: voorbereidingen opgestart; datum voor toernooi 2013 is 28+29+30 juni (weer eerste weekend vakantie); Communicatie / PR krijgt een belangrijkere/aparte rol in de voorbereiding! - Financieel plaatje: resultaat van € 4.000 overgemaakt aan vereniging Opmerkingen vanuit de ALV: - Pauline: maak een soort van competentieprofiel voor commissieleden. Zeker omdat de beach is opgebouwd uit een drietal commissies, is het wellicht handig om daar een soort van functieprofiel voor op te stellen. Ook voor ‘soort hulp’ tijdens het toernooi (van opbouw tot afbouw) is wellicht wenselijk. Goed idee: gaan we meenemen!

13. Jeugdcommissie Belangrijkste aandachtspunten: - Leden Jeugdcommissie: momenteel 6 leden. - Mutaties Jeugdcommissie: geen - Activiteiten: diverse activiteiten georganiseerd (o.a. mix-toernooi, instuif, jeugdweekend, CMV). Erg goed bevallen. - Kalender 2012-2013: diverse activiteiten staan op de kalender: 24 maart CMV in De Boulevard; woensdagavond 2 januari mixtoernooi.

14. Feestcommissie Belangrijkste aandachtspunten: - Afgelopen seizoen: clubfeest - Dit seizoen: o Eindfeest zal zijn op 13 april - 50-jarig bestaan / reünie zal op 28 september gevierd worden: speciale commissie met ook oud-leden en bestuurdleden in samenwerking met feestcommissie is opgericht (Ad, Luus, Carolein, Monique, Sandra, Esther, Kitty, Merel, Nicole, Kees Jan). Het bestuur heeft 3000,euro beschikbaar gesteld voor de reunie.



15. Vertrouwenscontactpersoon Belangrijkste aandachtspunten: - Beleid seksuele intimidatie. - Opstellen regels en richtlijnen. - Luisteren naar slachtoffer is belangrijkste taak vertrouwenscontactpersonen. - Speciale website: www.watisjouwgrens.nl - Twee VCP: Pauline Schuurbiers en Rob Smits. - Informatie volgt ook nog via Nieuwsbrief (e-mail). Opmerkingen vanuit de ALV: - James geeft aan dat op scholen ook vertrouwenscontactpersonen zijn. Mee eens! Echter wij hechten ook belang aan twee eigen vertrouwenscontactpersonen.

16. Rondvraag Opmerkingen/antwoorden op vragen van ALV 2011: - Theo: Tom gaat competitie spelen, hoe gaat dit in zijn werk? Informatie volgt via trainer, die geeft aan wat aangeschaft moet worden. Rond de kerst volgt wedstrijdprogramma. o Is besproken met Theo - Mariska: wil TC en Ewout aangeven voor volgend seizoen rekening te houden met jonge meiden uit D1 die gaan studeren. TC neemt dit mee en komt ook in bestuursvergadering. o Heeft goed uitgepakt. TC heeft hier naar gekeken, maar is ook afhankelijk van hoeveel leden blijven/komen volleyballen. - Pauline: wat is de status van de maatschappelijke stage? Kees-Jan licht toe: Scholieren uit 2e en 3e klas moeten 15-30 uur maatschappelijke stage lopen. Wij hebben meegedaan aan stagemarkt in Stoelemat met volgende stages: assisteren bij schrijven stukjes Bode, begeleiden bij CMV en trainingen, helpen bij beach en ontwerpen website. We hebben 4 aanmeldingen voor CMV en 1 voor de beach. Hiervan zijn er 3 ook lid van de club. Dit is goed voor de aansluiting bij de club. Meedoen met maatschappelijke stage is goed voor goodwill bij gemeente en maatschappelijk belang. o Hier hebben we aan meegedaan. Hebben een aantal stagelopers gehad. Dit jaar gaan we dat alleen laten vervlopen via eigen leden. - Bart: is het, gezien de opkomst van jeugdleden bij de ALV, een idee om volgend jaar weer om 20:00 uur te beginnen? Goed idee gaan we doen. Pauline: Ook meenemen om ALV begin november te organiseren, komt beter uit. o Gedaan. Gezien de opkomst, heeft dit mogelijk goed uitgepakt. - Kees-Jan: benoeming teamvertegenwoordigers: H1: Nolan H4: Wouter-Jan D1: Lauri MA Top: Wibi H2: Frans JB: Michel D2: Merel MA: Sam H3: Rody D3: Monique MB: Naomi o Vraag van Wouter-Jan: Heeft dit gewerkt? Voorstel is om dit komend jaar niet meer te doen. Effect was namelijk beperkt.

Vragen uit ALV 2012: - Lobke: De inspeeltijd is soms erg kort, zeker in de gevallen dat er uitloop is van de wedstrijden voor je eigen wedstrijd. Wat kan daar aan gedaan worden? - James: o Zijn er te weinig begeleiders/trainers/coaches? Ja. o Krijgen trainers een handboek (niet zozeer techniek, maar meer omgang / normen en waarden / organisatie) mee? Nee, nemen we mee binnen TC. Miriam geeft aan dat communicatie richting ouders ook belangrijk is.



Ik mis back-up bij de vele teams die ik training geef en coach, kan daar wat aan gedaan worden? MB1 geregeld, Overige 4 teams, pakt TC op. James wil wel begeleiden. - Pauline: maak een soort van competentieprofiel voor commissieleden. Zeker omdat de beach is opgebouwd uit een drietal commissies, is het wellicht handig om daar een soort van functieprofiel voor op te stellen. Ook voor ‘soort hulp’ tijdens het toernooi (van opbouw tot afbouw) is wellicht wenselijk. Goed idee: gaan we meenemen! o

-

-

-

-

-

Wouter-Jan: o Waarom gaat de contributie niet omhoog om niet afhankelijk te zijn van de beach? Huidige visie van het bestuur is dat zolang het niet hoeft, doen we het niet! We hebben namelijk voldoende reserve om het beachtoernooi minimaal 1 jaar zonder inkomsten te kunnen draaien. o Alleen trainers worden betaald, waarom ook niet de coaching? Trainers is verplicht karakter, coaching is meer vrijwillig. Wouter Jan vraagt dan of de gemaakte kosten (bijvoorbeeld door gemaakte benzinekosten doordat meerdere wedstrijden op 1 dag of een wedstrijd voor je eigen speelwedstrijd gecoacht wordt) wel vergoed kunnen worden. Wordt meegenomen binnen bestuur. Fabian: o Geeft aan dat alle team mee kunnen doen aan de week van de scheidsrechter. Een kleinigheid (bloemetje, merci, wijn) is vaak al meer dan genoeg! o Met je scheidsrechterslicentie kan je vaak gratis een wedstrijd van het oranje team bezoeken. Carolien: Bedankje voor de actieve leden gaat ieder jaar veel werk in zitten. Is het een idee om dit in de vorm van een borrel te doen. Minder werk, even leuk! Onno: o Ik ben mijn spelerskaart kwijt! Navragen bij Nicole o Bij de trainersbijeenkomsten die Ewout organiseert wil ik wel helpen. Wibi vraagt gelijktijdig aandacht voor het CMV-volleybal tijdens de trainerscursus. Renske: Radio538 komt op 16 maart naar Bergen op Zoom en staat Warchild centraal. Renske heeft het idee om tijdens dit weekend een 24-iirstoernooi te organiseren. De vraag is of hier animo voor is en of mensen willen helpen met de organisatie. Marjolein: Naast dat het vervelend is dat scheidsrechters er soms niet zijn, is het ook vervelend dat tellers er niet altijd zijn! Vanuit de ALV wordt ook hier aandacht voor gevraagd.

17. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de genomen de moeite om aanwezig te zijn en voor de constructieve inbreng en bijdragen.

Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van Sic Pugno, Nicole de Kort, Secretaris Bart Lijmbach, Assistent Secretaris


Notulen Algemene Leden Vergadering d.d

Recommend Documents