Verslag van de Algemene Ledenvergadering TV Nieuwe Sloot gehouden op zaterdag 13 december 2014, aanvang 15.30 uur. Aanwezige bestuursleden: Jaap Snaterse - voorzitter Ton Jungschlager - penningmeester Hans Kluft - secretaris Iris van Willigen - vz. Jeugdcommissie Peter de Goederen - vz. Technische Commissie Aantal aanwezige leden:
31
1. Opening. De voorzitter opent de vergadering met een hartelijk woord van welkom. Helaas hebben we wat moeten improviseren voor wat de vergaderruimte betreft. Onze excuses daarvoor. Er wordt geconstateerd dat het benodigde quorum voor het kunnen nemen van rechtsgeldige besluiten niet aanwezig is. De vergadering wordt daarom gesloten en er wordt direct een tweede vergadering geopend. Hierin kunnen wel besluiten genomen worden die rechtsgeldig zijn.
2. Ingekomen stukken. Er is bericht van verhindering ontvangen van: Karin Teljeur, Wim en Ida Overgaag, Ed Verbeek, Renate Drubbel, Henk Klein, Roos Ramakers, Marijke Ehrlich en Gilles Schouls. Daarnaast is er een verzoek binnengekomen van een vijftal leden om een specifiek onderwerp te bespreken. Dit onderwerp is opgenomen onder agendapunt 9 van de vergadering.
3. Vaststellen van de notulen van de Algemene ledenvergadering van 14 december 2013. Pieter Derks merkt op dat Carla Derks geen lid van de vereniging is. Dat is wel opgenomen onder punt 2 van het verslag. Martien de Graaf merkt nog op dat de laatste opmerking op pagina 7 alleen het gebruik van het oude afhangbord betreft.
4.
Jaaroverzicht 2014 door de voorzitter. Bestuur. Aantal bestuursvergaderingen afgelopen jaar: 9 (tussendoor kwam het DB ook nog bij elkaar). Op 25 augustus is de bijeenkomst met alle vrijwilligers gehouden. Hier werden zij bedankt voor hun inzet over 2014. Het WK-rolstoeltennis vond plaats van 26 mei tot 1 juni 2014. Prachtig evenement geweest. Ongelooflijk veel vrijwilligers die hieraan hun steentje hebben bijgedragen. KNLTB was zeer tevreden over deze inzet en de plek waar het plaatsvond. Wat ons betreft is dit voor herhaling vatbaar. De uitwisseling om op elkaars parken te spelen tijden deze World cup en TEAN International toernooi is prima verlopen. Ben Ansems geeft aan dat er door de KNLTB erg weinig ruchtbaarheid is gegeven aan het toernooi. Een volgende keer daar meer aandacht aan besteden. De voorzitter
1
merkt op dat tijdens de evaluatie met de KNLTB de communicatie met betrekking tot dit toernooi ook uitdrukkelijk is besproken. Joop de Vries vraagt of er in reactie op het WK rolstoeltennis nog nieuwe aanmeldingen zijn ontvangen. De voorzitter geeft aan dat zich één rolstoeltennisser heeft gemeld die nu ook nog lid is.
Technische Commissie. Peter de Goederen geeft een overzicht van de activiteiten van de TC in 2014. In 2014 heeft de Technische Commissie een voorjaars- en een najaarscompetitie georganiseerd. Aan de voorjaarscompetitie deden dit jaar in totaal 47 teams mee waarvan 4 jeugdteams. Dit zijn 5 teams minder dan in 2013. Deze teruggang komt vooral voor rekening van het aantal jeugdteams waar het aantal deelnames van 8 in 2013 naar 4 teams in 2014 is gegaan. Een van de redenen is dat dit jaar het kidstennis in de plaats gekomen is voor veel jeugdcompetities. De voorzitter van de jeugdcommissie zal hier meer over vertellen. Komend seizoen hebben we 44 inschrijvingen waarvan 2 jeugd. Dit voorjaar zijn 7 teams kampioen in hun klasse geworden en 3 teams zijn gedegradeerd. De najaarscompetitie werd dit jaar uitgebreid van 5 naar 7 speeldagen. Aan de najaarscompetitie deden dit jaar 15 teams mee waarvan 1 jeugdteam. Dit zijn 5 teams meer dan in 2013. Ons team in de hoofdklasse werd hier kampioen. Dit voorjaar heeft de KNLTB een nieuw computersysteem geïntroduceerd. Dit systeem bleek nog veel problemen te hebben. Ook nu de belangrijkste problemen zijn verholpen is er geen sprake van een verbetering ten opzichte van het oude systeem. Jack Ramaker adviseert om vanuit de TC meer te communiceren via de website door bijvoorbeeld de speelschema’s te publiceren. Ben Ansems merkt op dat de 50+ competitie niet leeft binnen de vereniging. Daar is geen enkele aandacht voor vanuit het bestuur. De mogelijkheid wordt geboden om zelf ook meer input aan te leveren voor op de website. Die input kan ingeleverd worden bij de secretaris van de vereniging die dan zal zorgen voor het plaatsen op de website. De voorzitter geeft aan dat we vanuit de TC meer aandacht zullen besteden, ook aan deze groep binnen de vereniging.
Jeugd commissie Het seizoen werd geopend met het Davis Cup toernooi. In juni waren er, gezamenlijk met de senioren, de Clubkampioenschappen. Het seizoen werd afgesloten met het Adoptietoernooi. Tussendoor waren er op woensdagmiddagen of zondagochtenden rackettrek. De grootste uitdaging was het invoeren van Tenniskids. Deze nieuwe methode om te leren tennissen gebaseerd op 4 verschillende formaten van banen en 4 verschillende ballen is door de KNLTB in het najaar van 2013 geïntroduceerd. De competitie wordt volgens deze methode gespeeld en ook de trainers houden er rekening mee.
2
Het is belangrijk dat ook in de activiteiten van de Jeugdcommissie deze principes gehanteerd worden. Het was even puzzelen maar het is goed gelukt. Met de indeling van de Tenniskids wedstrijden hielden Sandra Uijtewaal en Marjolein van der Horst zich voornamelijk bezig. Er is samen met de Combinatiefunctionaris en Touch veel gedaan om nieuwe leden te werven. Een brochure, een nieuw “alles in één “ lidmaatschap, Sport in de Wijk acties. Helaas heeft het niet veel opgeleverd. Er zijn wel nieuwe leden maar er zijn helaas ook lidmaatschappen opgezegd. De leden van de jeugdcommissie blijven komend seizoen nog allemaal aan. Daarna zal Jep Hartingsveld afscheid nemen. Een nieuwe vrijwilliger is al gevonden. Kidstennis 2014. Afhankelijk van de leeftijd en balvaardigheid van het kind werd een indeling gemaakt op kleur. Rood, leeftijd 6 t/m 9, Oranje leeftijd 8 t/m 11, Groen leeftijd 10 t/m 12 9 speelrondes, op de eerste zondag van de maand. Deze nieuwe vorm van wedstrijdjes spelen is zeer goed aangeslagen bij de jeugdspelers. Deze competitie maakt onderdeel uit van het lidmaatschap bij TVNS. Lidmaatschap-trainingcompetitie. Eén prijs. Oudere jeugdspelers kunnen zich inschrijven in de bestaande jeugdcompetitie. Godard Kloos vraagt op de jeugdcompetitie iets anders is dan het Kidstennis. Dat klopt. Het Kidstennis is voor de allerjongste binnen de vereniging. Dat blijkt overigens een succes te zijn.
Activiteiten commissie Het Openingstoernooi werd gehouden op 29 maart met meer dan 100 inschrijvingen. Het 35 jaar en jonger toernooi op 27 juni. De Ladiesday vond plaats op 7 september en de Mens Day op 21 september (Jack Ramakers en Jep Hartingsveld organiseerden de Mens Day onder de vlag van de activiteiten-commissie) Het slottoernooi was op 18 oktober. Doordat de najaarscompetitie dit jaar 7 wedstrijden bevatte vindt er een overlapping plaats en zal het slottoernooi voorlopig op zondag plaatsvinden omdat dan de meeste banen beschikbaar zijn. Clubkampioenschappen. Ook dit jaar weer veel inschrijvingen. Jack en Roos Ramakers en Frits van den Heuvel en Marian de Brie organiseerden dit voor de laatste keer. Voortzetting is gegarandeerd met Remi Coolen, Robin van Daalen, Isabelle Poldervaart, Jet van Duin en Willy Spanjer. Het is aan hen nu om er weer een mooi, sportief en gezellig evenement van te maken in 2015.
3
De rommelpot op de donderdagavond was als vanouds in handen van Renate Drubbel en op de vrijdagmorgen “nieuw” zorgden Wil Korompis en Charles Lijtsman voor de rommelpot. Conform afspraken die werden gemaakt in 2013 tussen bestuur en Martien de Graaf werd de mogelijkheid gegeven om op maandagmiddag en woensdagmorgen het oude afhangbord te gebruiken om het onderling spelen te vergemakkelijken. Bij agendapunt 9 komen we hier op terug. Wil Korompis valt het op dat er allemaal nieuwe namen in de organisatiecommissie van de clubkampioenschappen zitten. De voorzitter deelt daarop mee dat Jack Ramakers zijn hulp heeft aangeboden wanneer daaraan behoefte bestaat. Daarnaast hebben twee leden van de nieuwe organisatiecommissie meegedraaid bij de laatste clubkampioenschappen. Wil vraagt ook of het ‘rommelpotten’ op vrijdag volgend seizoen kan starten om 09.00 uur in plaats van 10.00 uur. De voorzitter zal dit verzoek intern bespreken. Opgemerkt wordt dat de deelname aan ons ‘open’ toernooi op peil blijft, ondanks de teruglopende animo voor het tennissen in zijn algemeenheid. We staan in de regio goed bekend. Er is ook een nieuwe sponsor gevonden voor dit toernooi, waarvan de naam nog even niet gegeven kan worden. De handtekeningen zijn nog niet gezet. Wanneer alles rond is zullen we hier aandacht aan besteden en de naam publiceren.
5. Financieel jaaroverzicht 2014. De penningmeester licht de cijfers toe. Alle op de Balans opgenomen bedragen die bij het afsluiten van het boekjaar nog moesten worden ontvangen en betaald zijn op dit moment of ontvangen of betaald. De te betalen rekening waren voornamelijk facturen van de KNLTB. Die komen altijd vrij laat binnen. De voorzieningen voor speciale evenementen en dergelijke zijn op niveau. Ook het eigen vermogen van € 14.000,mag als voldoende worden beschouwd. Jaap Vermeer informeert, als nieuw lid van de vereniging, naar de constructie rondom de contributiebetalingen aan het centrum en niet aan de vereniging. De voorzitter legt dit uit waarbij Bert van Zeijts nog een nadere toelichting geeft op het ontstaan van deze constructie tijdens de realisatie van het tenniscentrum ongeveer 35 jaar terug. Geadviseerd wordt de regeling op de website te plaatsen zodat elke geïnteresseerde dat kan nalezen. Johan Kemker merkt op dat het eigen vermogen redelijk hoog is. Hij vraagt of het bestuur nog een bestemming heeft voor dit bedrag. De penningmeester geeft aan dat het wellicht een hoog bedrag lijkt, maar dat het relatief wel meevalt. Het is minder dan het bedrag dat we als vereniging in één jaar uitgaven.
4
Er wordt voorgesteld om een deel van het bedrag aan te wenden om het verschil tussen de bijdrage van leden en niet-leden bij gebruik van de binnenbanen tijdens competitiewedstrijden op te heffen. De voorzitter zegt toe dat we daar naar gaan kijken. Jaap Vermeer stelt voor om eens een onderzoek te doen naar de diensten die het tenniscentrum levert tegenover de opbrengst aan contributies verminderd met het bedrag dat afgedragen wordt aan de tennisvereniging. De voorzitter geeft daarop aan dat een dergelijk onderzoek weinig zin heeft omdat je onherroepelijk discussie krijgt over de toe te rekenen kosten en de hoogte van verschillende uitgaven. Volgens hem leidt dit tot niets. Dat wordt beaamd door meerdere aanwezigen. Bert van Zeijts merkt nog op dat er gedacht wordt aan een koppeling tussen het aantal leden van de vereniging in de hoogte van de jaarlijkse bijdrage aan de tennisvereniging. Daarop zal in de (nabije) toekomst nog een keer worden teruggekomen.
6. Verslag kascommissie 2014 Pieter Derks en Johan Kemker hebben de administratie over 2014 gecontroleerd. Zij troffen een administratie aan die goed op orde was. Op alle vragen kon direct een adequaat antwoord worden gegeven. De stukken zijn akkoord bevonden. Zij stellen de vergadering voor om de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beheer over 2014. Dat voorstel wordt, met applaus, overgenomen door de vergadering. Pieter Derks treedt af als lid van de kascommissie. Jaap Vermeer is bereid zijn plaats over te nemen.
7. Vaststelling begroting 2015 Ook dit stuk wordt door de penningmeester toegelicht. Twee posten vragen speciale aandacht. Dat betreft de reservering van € 2.000,-- voor de jeugd. De vereniging wil graag een ‘hoekje’ inrichten voor de jeugd. We hebben nog geen vastomlijnd plan, dus suggesties kunnen worden ingediend. De Sponsorstichting dekt deze kosten af tot een bedrag van € 1.500,--. Zie daarvoor de inkomstenraming, Gelet op het beperkt aantal jeugdleden van de vereniging zullen we ons de komende tijd meer op moeten gaan richten. Gevraagd wordt wie de gelden van de Sponsorstichting beheert. De voorzitter geeft aan dat dit leden van de vereniging zijn. Joop de Vries wijst erop dat er een goede WA-verzekering afgesloten moet wijn wanneer wij een ‘jeugdhoek’ gaan inrichten met mogelijk speciale speeltoestellen. Johan Kemker valt het op dat we nu twee keer een extra bedrag hebben geraamd voor jeugdactiviteiten, maar de bedragen niet worden besteed. De voorzitter van de jeugdcommissie, Iris van Willigen, reageert daarop met de mededeling dat extra kosten zijn gemaakt voor het Kidstennis. Die zijn voor een deel
5
verantwoord onder de uitgaven van de TC. Ook is een extra folder gemaakt om de ‘totaalaanbieding’ voor de jeugd onder de aandacht te brengen. De begroting voor het jaar 2014/2015 wordt daarop vastgesteld.
8. Vaststelling contributie 2015 De voorzitter licht nog toe dat de verhoging is gebaseerd op de inflatie over de maanden april t/m september 2014. De inflatie bedroeg 1%. Johan Kemker merkt op dat we vorig jaar nog een tarief hadden voor adspiranten. Nu niet meer. Iris van Willigen geeft aan dat we vorig jaar zijn begonnen met een ‘totaalaanbieding’ voor de jeugd. Dat betreft een lidmaatschap, tennislessen en deelname aan de competitie. Dat is goed bevallen. We hebben daarom geen tarief meer nodig voor adspiranten. De statuten kennen dit soort leden ook niet officieel. Godard Kloos vraagt naar de visie van het bestuur op het tarief voor 65-plussers. Volgens de voorzitter bestaat er geen behoefte daarin wijzigingen te brengen. Wellicht komt dit nog nader aan de orde bij de discussie over een aanpassing van het tenniscentrum aan de tennisvereniging op basis van het aantal leden. De vergadering gaat akkoord met het vaststellen van de contributie over 2015 zijnde: Senioren:
€ 158,--
Senioren vanaf 65 jaar:
€ 134,--
Jeugd (tot 18 jaar)
€ 93,--
9. (Hernieuwde) afspraken reservering buitenbanen maandag en woensdag. De voorzitter legt uit welke afspraken er begin 2013 zijn gemaakt met Martien de Graaf over het buitengebruik stellen van het elektronisch afhangbord en de buitenbanen op de maandagmiddag en de woensdagmorgen. Hans Young geeft aan dat er om een gesprek is gevraagd om irritaties over en weer weg te nemen. Concreet is het verzoek van de groep om eenzelfde status als het ‘rommelpotten’ op de donderavond en de vrijdagmorgen. Dus een vast aantal banen op een vast tijdstip. Dit zou dus gecommuniceerd moeten worden aan alle leden van de vereniging zodat ze rekening kunnen houden met een beperkt aantal beschikbare banen wanneer zij niet willen aansluiten bij de groep. Er ontstaat een discussie over de voor- en nadelen van de gewenste (hernieuwde) afspraken. De voorzitter stelt voor om, in overleg met de organisatoren van de rommelpotmomenten op de donderdagavond en de vrijdagmorgen, de (on)mogelijkheden op de maandagmiddag en de woensdagmorgen te bepalen. Daarbij zal ook het baangebruik tot nu toe op die betreffende momenten meegenomen worden. Er zullen minimaal 1 a 2 banen beschikbaar moeten blijven voor het ‘vrij’ spelen. Tineke Bakker wil graag meepraten als één van de ‘vrije’ spelers. Tijdens de volgende ALV zullen de nadere afspraken worden geëvalueerd.
6
10. Bestuurswijzigingen Jaap Snaterse en Ton Jungschlager stellen zich herkiesbaar als respectievelijk voorzitter en penningmeester. Zij geven beiden aan dat zij gedurende de nieuwe bestuursperiode op zoek gaan naar vervanging. De vergadering is unaniem akkoord voor deze herverkiezing.
11. Bestuur 2015. De voorzitter deelt mee dat ook het ledenaantal van onze vereniging terugloopt. Dat is een landelijke trend. Vooral het aantal jeugdleden loopt terug. Het bestuur wil in samenwerking met tennisschool TOUCH, de combinatiefunctionaris en Sportspectrum (Sport in de Wijk) extra activiteiten organiseren om nieuwe leden aan te trekken. In het Jeugdplan van de vereniging is een aantal van 250 genoemd. Om ook het aantal seniorleden te behouden of te vergroten wordt gekeken naar andere vormen van lidmaatschappen. Nagegaan moet worden wat de ‘omgeving’ graag wil en of we hierop kunnen inspringen. De Sponsorstichting wil financieel bijspringen. Leden die daarbij mee willen helpen zijn van harte welkom. Johan Tolsma adviseert om daarbij samenwerking te zoeken met TEAN. De voorzitter geeft aan dat we samenwerken met de Stichting Alphense Tennisparken (SAT) waarin het bestuur van TEAN ook vertegenwoordigd is. Joop de Vries doet de suggestie om tijdens de Paas- of meivakanties een scholentoernooi te organiseren. De voorzitter vindt dit een goed idee. Er zal ook gekeken gaan worden naar een (jeugd)-zomerlidmaatschap. De voorzitter vraagt speciale aandacht voor meer administratieve ondersteuning van de TC bij het verwerken van informatie van competitiespelers in het systeem van de KNLTB. Dat is teveel werk voor de huidige TC. Joop de Vries adviseert daarvoor Paul Versteeg te benaderen. Het bestuur zal begin volgend jaar, na een tip van Johan Kemker, langs gaan bij een nog spelend lid van de vereniging die 90 jaar wordt. Godard Kloos vraagt het bestuur eens na te denken over het instellen van een ‘centrumcommissie’ om zaken beter te kunnen afstemmen met het tenniscentrum.
12. Rondvraag Joop de Vries heeft vernomen dat TEAN ook een Veteranentoernooi wil gaan organiseren. We moeten opletten dat we elkaar niet gaan beconcurreren. De voorzitter zal dit bespreken met de voorzitter van TEAN. Tineke van de Berg merkt op dat tijdens het rolstoeltennistoernooi gespeeld kon worden bij TEAN. Daar was het echter zo druk dat je er eigenlijk niet spelen. Zij vraagt of er meer afstemming met de competities kan plaatsvinden.
7
Volgens de voorzitter wordt dit lastig. We mogen al blij zijn dat we een uitwijk mogelijkheid hebben. We kunnen ons niet inhoudelijk bezighouden met de organisatie van andere verenigingen. Hierna sluit de voorzitter om 17.50 uur de vergadering en nodigt de leden uit voor een drankje aan de bar.
8
