MindMapping en PowerPoint. Alphonse Degryse, ADC commv

MindMapping en PowerPoint

Train de Trainer

MINDMAPPING en POWERPOINT ter ondersteuning van uw opleiding

Alphonse Degryse, ADC commv

218N MINDMAPPING en POWERPOINT ter ondersteuning van uw opleiding 1513c Nl (218N) MINDMAPPING en POWERPOINT

ADC commv © VEWA 2015

Het copyright van deze publicatie is geregistreerd bij VEWA, Vereniging voor Wetenschappelijke en Educatieve Auteurs. Gebruik van de inhoud door derden is vrij mits volledige bronvermelding.

1513c Nl (218N) MINDMAPPING en POWERPOINT ter ondersteuning van uw opleiding, ADC commv © VEWA 2015

3


MindMapping en PowerPoint zijn instrumenten die een grote ondersteunende waarde kunnen hebben bij het ontwikkelen en het geven van opleidingen en presentaties. In deze opleiding willen we u graag de kennis meegeven om beide tools efficiënter en effectiever te benutten. Bij MindMapping gaat het dan bijvoorbeeld om de gestructureerde voorbereiding van een programma of het stapsgewijze presenteren ervan. Na een korte introductie op de principes van MindMapping verkennen we graag twee e-MindMapping programma's: Freemind en MindManager. Bij PowerPoint tasten we vooral de grenzen af van een zinvol gebruik en zoomen we in op enkele do's en don'ts, met aandacht voor bijzondere tips die door zowel sprekers als publiek worden gewaardeerd. Naast PowerPoint nemen we graag ook kort even Prezi onder de loupe.

Nb Er is een gelijkaardige monografie beschikbaar in het Frans, referentie 1513 Fr MINDMAPPING et POWERPOINT au service de votre formation.


4


INHOUDSOPGAVE

Deze MindMap werd opgemaakt in MindManager 15


5


1 GEHEUGEN EN LEERSTIJL ONDERSTEUNEN...................................................................... 9 1.1 Structuur ..................................................................................................................................................... 16 1.2 Visualisatie .................................................................................................................................................. 16 1.3 Welke hersenhelft domineert jouw denken? ............................................................................................. 18

2 (e-) MINDMAPPING...................................................................................................... 21 2.1 De principes van MindMapping .................................................................................................................. 24 2.1.1 In vijf eenvoudige stappen naar je eerste (analoge) MindMap .......................................................... 26 2.1.2 MindMapping in Team ........................................................................................................................ 28 2.1.3 Tips & Tricks......................................................................................................................................... 29 2.1.4 Gelijkaardige technieken ..................................................................................................................... 36 2.2 e-MindMapping .......................................................................................................................................... 36

2.2.1

Freeware ................................................................................................................................. 39

2.2.1.1 Basisfuncties ................................................................................................................................ 40 2.2.1.2 Freemind in de praktijk ................................................................................................................ 41

2.2.2

Professionele pakketten .......................................................................................................... 42

2.2.2.1 Basisfuncties ................................................................................................................................ 42 2.2.2.2 Bijkomende functies: Brainstorming, Gantt, Modus Presentator................................................ 43 2.2.2.3 MindManager in de praktijk ........................................................................................................ 46

3 PRESENTATIE-SOFTWARE ............................................................................................. 47 3.1 Beeldpresentaties structureren met StoryBoard........................................................................................ 48

3.2

Death by PowerPoint ..................................................................................................................... 52

3.2.1 Sprekers en trainers in het centrum .................................................................................................... 54 3.2.2 Teveel is te veel ................................................................................................................................... 56 3.2.3 Stijlen, kleuren en contrasten ............................................................................................................. 58 3.2.4 Lettertypes .......................................................................................................................................... 60 3.2.5 Opsommingstekens ............................................................................................................................. 62 3.2.6 Presentatorweergave .......................................................................................................................... 63 3.2.7 Sneltoetsen .......................................................................................................................................... 64 3.2.8 Je opinie over ...................................................................................................................................... 65


6


3.3 Alternatieven voor PowerPoint .................................................................................................................. 67

3.3.1

Inleiding tot Prezi ................................................................................................................. 68

3.3.2 Prezi in de praktijk ............................................................................................................................... 69

4 TEKSTEN OPMAKEN ................................................................................................................. 69 4.1 Met de hulp van MindMapping software ................................................................................................... 69

4.1.1

Freemind .................................................................................................................................. 70

4.1.2

MindManager .......................................................................................................................... 70

4.2

Teksteditor in PowerPoint............................................................................................................... 71

4.3 VEWA Vereniging van Educatieve en Wetenschappelijke auteurs ............................................................. 73

5 BRONVERMELDING.................................................................................................................. 75


7


1.1 Structuur Lees ook: Beeldpresentaties structureren met StoryBoard

Bron: http://www.rcsconsultancy.net/html/artikelen/stroomschema.html

MindMapping is slechts een van de vele methoden die je in de mogelijkheid stelt, zei het op een snelle en bijna impulsieve manier, flitsen van een idee, zonder remmen op je creativiteit, in structuur te zetten; en omgekeerd, je leerlingen de mogelijkheid biedt deze flashes van structuur te vangen, om zo achteraf gemakkelijker jouw info te reconstrueren.

5.330.000 hits op Google. Argumentum ad Googlum heet dat dan.

1.2 Visualisatie

Er zijn heel wat methoden om een presentatie en een argumentarium te structureren, zoals fiches en samenvattingen maken die elementen in een geordende plan naar voren schuiven kleur of vormen gebruiken, bv. om woorden te onderlijnen of begrippen in te kleuren. Niet zo zeer het geheugen, dan wel het inzicht worden hiervan gediend.

De psychologie achter informatie verzamelen 8 miljard individuen op deze planeet kunnen onmogelijk identiek zijn wanneer het er op aan komt informatie te verzamelen. Wat ons betreft vormt dit een hele uitdaging aan sprekers en trainers. Niet iedereen zit gelijk in elkaar, gelukkig. Dat maakt bv. dat sommigen onder ons meer rationele en geordende talenten hebben, en anderen van nature gevoelsmatiger en chaotischer in elkaar zitten. Elk heeft zijn comfortzone, waarin hij best gedijt, en waarin hij onder stress een veilige haven zoekt.


16


Kan je rationeel en planmatig ingestelde mensen dwingen om zich gevoelsmatiger en intuïtiever op te stellen? Dat wordt moeilijk. Kan je intuïtieve chaoten dwingen om gestructureerd en analytisch, beredeneerd met informatie om te gaan. Ook dat zal lastig worden. Inzicht in en inspelen op karaktertrekken van anderen kan je helpen ze aan te spreken in hun comfortzone, en hierdoor sneller en meer van ze gedaan te krijgen.

S/N dichotomie Sensing: heeft iemand een voorkeur voor het opnemen van feitelijke informatie en informatie uit de wereld direct om zich heen iNtuition: opnemen van informatie in de vorm van verbanden en grote lijnen, gebruik makend van ervaringen en eerder opgedane informatie T/F dichotomie Thinking: heeft iemand een voorkeur voor het nemen van beslissingen op basis van logica Feeling: of op basis van gevoelens J/P dichotomie Judging: heeft iemand een voorkeur voor een planmatige en geordende manier van werken en beoordeelt hij dingen, een waardeoordeel gevend

Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/MyersBriggs_Type_Indicator (lees zeker ook http://www.16-types.fr/index.html) De Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) is een systematiek om de verschillen in persoonlijkheid van mensen te classificeren. Het model is ontwikkeld door Katharine Cook Briggs en haar dochter, Isabel Briggs Myers op basis van theorieën van Carl Gustav Jung, (Psychological Types,1921). MBTI beschrijft de persoonlijkheid in 4 facetten, met telkens twee polen. Je bent zelden 100% in een kenmerk, mensen zijn bv. 70% extravert, dus ook 30% introvert enz. E/I dichotomie Extraversion: iemand haalt zijn energie/inspiratie voornamelijk van de wereld om zich heen Introversion: voornamelijk vanuit zijn innerlijke belevingswereld

Perceiving: of heeft iemand een flexibele en spontane manier van werken, en bekijkt hij de dingen zoals ze zijn zonder daar direct iets over te vinden Op deze manier kunnen 16 types onderscheiden worden (zie hiervoor). MBTI is een veel gebruikte methodiek om bij bijvoorbeeld de verschillende persoonlijkheden binnen een team te kunnen beschrijven. Op basis hiervan kunnen binnen het team afspraken over de manier van samenwerking gemaakt worden. <einde citaat> Informatie oppikken Wat ons, binnen dit programma bijzonder interesseert is te snappen hoe mensen geprogrammeerd zijn om bij voorkeur informatie op te pikken, het kenmerk Sensing/iNtuition dus. Maar opgelet, scheer geen 8 miljard mensen over één simplistische kam! Je vindt in de tabel enkele gedragsindicatoren die wijzen op een zekere voorkeur.


17


2.1 De principes van MindMapping Gelijke kansen aan empirisch en analytisch denken

Dankzij MindMapping kan je:

De methode van MindMapping volgt het ritme van zowel de chaos van ons

empirisch denken

als het

gestructureerd analytisch denken brein.

opkomende gedachten gewoon op je laten afkomen. Niet langer uitstellen omdat ze niet passen in de hoofdgedachte van het moment. (Helaas komen sommige gedachten achteraf niet meer terug). Van de hak op de tak wordt leuk en productief! MindMapping is een uitnodiging om over een thema te dromen Een inval op de juiste plaats en in zijn context noteren. Zo leidt MindMapping tot meer structuur

van ons

De methode schikt zich dus naar wat het voorkeurgedrag is van zijn gebruiker. Andere methodes van ordening doen het omgekeerde: ze dwingen het brein om te denken in de structuur en volgorde van de methode. Hierdoor ga je remmen op creativiteit en spontaniteit. MindMapping laat ruimte aan de beide vermogens van linker- en rechterhersenen op het maximum van hun capaciteit. Door de methodiek van MindMapping wordt het eenvoudiger om de losse creatieve gedachten van een grote puzzel rationeel in elkaar te passen en steeds verder uit te bouwen tot een groeiend overzicht van relevante aspecten en hun onderling verband.

Voorkomen dat het schijnbaar chaotisch proces van opkomende gedachten een beletsel zou vormen voor overwogen en analytisch bouwen op de inhoud De creativiteit van je denkproces de vrije loop laten. Naarmate er zich details toevoegen bij een hoofdpunt kan je de MindMap-boom verder uitbreiden met takjes en twijgjes, mee zeilend op de chaos waarmee ideeën op je afkomen: breinbreien spelenderwijs, wat werkt als motivator om een moeilijke opdracht te starten, of door te graven tot een dieper niveau van kennis en inzicht De bestanddelen van een thema ontleden, waardoor het thema hapklaar in kleinere onderdeeltjes gepresenteerd wordt, zonder dat de samenhang verloren gaat of net omgekeerd, de chaotische massa losse flodders van een brainstorming bundelen in containeromschrijvingen en sleutelbegrippen


24


2.1.4 Gelijkaardige technieken

2.2 e-MindMapping

MindMapping is niet de enige techniek die toe laat om een sterke visuele presentatie op te bouwen van ideeën. Technieken die hier aardig op lijken zijn bv. de ConceptMap (zie hiervoor)

en het oorzaak-gevolgdiagram, ook gekend onder de naam Ishikawa (naar zijn gelijknamige Japanse uitvinder Kaoru Ishikawa), of visgraatdiagram. Je zou een Ishikawa inderdaad kunnen beschouwen als een MindMap met specifieke knopen die in functie van het thema worden gekozen. Ishikawa werd in oorsprong ontwikkeld in een industriële productieomgeving (Kawasaki Heavy Industries), wat zijn originele knooppunten verklaart: mensen, metingen, machines, methoden, management en materialen.

De markt van MindMapping programma's beweegt voortdurend. Het is onbegonnen werk om deze dynamiek in een gedrukte syllabus proberen bij te houden. We verwijzen daarom naar artikelen hierover op internet, zoals bv. http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_mind_mappi ng_software. Wil je experimenteren met enkele programma's, dan adviseren we je onderstaande omwille van hun kostprijs, gebruiksgemak en toegankelijkheid. Ze kunnen je al enkele belangrijke voordelen bieden, zoals bv. het gemak om een MindMap op te bouwen en te herstructureren door eenvoudig knopen en sleutelwoorden te verplaatsen, wat je meteen in de mogelijkheid stelt flexibel MindMaps te actualiseren en optimaliseren. Professionele pakketten

Wil je MindMappen op het hoogste niveau, dan is MindManager (Mindjet) waarschijnlijk een van de meest performante programma's, bv. dankzij zijn extra uitrusting, templates voor specifieke toepassingen en verwante applicaties.


36


We schenken hier vooral aandacht aan die opties in MindManager die relevant zijn voor het kernthema van deze monografie Ondersteuning aan opleiding en presentaties.

Voor presentatoren is er een interessante Modus Presentator, waarmee je de geprojecteerde MindMap kan gebruiken om een presentatie gaandeweg modulair te ontwikkelen op scherm.

Belangrijke en uitgebreid aanwezige opties bespreken we verder, maar hebben bv. te maken met de mogelijkheden om teksten en nota's te ontwikkelen, maar ook in te voeren bij de knopen, de mogelijkheden om deze te illustreren en de opties voor export van de MindMap.

We gaan op verschillende plaatsen in deze monografie verder in op deze enkele en andere gebruiksmogelijkheden.

Zo kan je bv. nota's en beelden toevoegen aan de knopen, naast heel wat markers en hulpinformatie. Je kan ook onderdelen uit een andere MindMaps recupereren en invoeren in een nieuwe MindMap. Een MindMap exporteren naar een Word format is binnen bereik in slechts enkele klikken. Deze beide functies gecombineerd biedt een eindeloos voordeel wanneer je regelmatig zelfde tekstfragmenten nodig hebt in andere documenten, bv. wanneer je regelmatig lastenboeken, complexe offerten of hand-outs en syllabi maakt.

Meer weten? MindMapping software tips Bron: http://www.MindMapping.com/nl/mindmapping-software-tips.php Wil jij starten met het maken van MindMaps? Er zijn verschillende MindMapping software programma's op de markt, zowel gratis als commercieel, dus hoe maak je je keuze? Welk platform kies je uit en welk programma is het beste? Voordat je jouw favoriete MindMapping software selecteert, is het belangrijk om zowel je behoeften, doelen als kosten/voordelen te definiëren. Hier zijn enkele software tips die je als nuttig kunt bestempelen.


37


2.2.1.1 Basisfuncties Met Freemind kan je alle basis toepassingen van een klassieke MindMap, zoals je deze ook analoog zou kunnen toepassen, uitvoeren. Bovendien is er

tot op zekere hoogte mogelijkheid om ook teksten toe te voegen aan de sleutelwoorden die de MindMap uitbouwen. Bron: lint Freemind, optie Help


40


Regie-tabel, voorbeeld

niveau 1

niveau 2

niveau 3

lettertype

Verdana

Verdana

Verdana

micro-stijl per niveau

standaard sjabloon ADC



aankondiging nieuw thema

gecumuleerde titeldia, met illustratie dia 1

zie hieronder, meteen eerste beeld

doorlopend uit niveau 2

titel: grootte, plaats, kleur...

titel 32 rechtsboven

titel 24 op 1ste dia, rechtsboven

geen

geel standaard

Blauw Accent 1 lichter 80%

beeldmateriaal

functioneel voor onderwerp



Storyboard Je kiest uiteraard zelf de elementen van je regie-tabel. Deze kunnen verschillen van presentatie tot presentatie. Zet je tabel vooraan of achteraan in je PowerPoint als verborgen dia. Zo weet je later nog snel wat de elementen waren van je regie-tabel.

Een StoryBoard is een instrument van regisseurs. Ten slotte heb jij ook de volledige regie van jouw presentatie of vorming in handen.


50


De ontwikkeling van het concept wordt toegeschreven aan Walt Disney, hoewel de methodologie net zo goed bekend is in de wereld van advertising & publiciteit als in vele andere domeinen waar een gestructureerde en inzichtelijke link wordt gezocht tussen inhoud en zintuigelijke ondersteuning. We weten inmiddels al langer waarom dit zo belangrijk is. Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Storyboard_%28filmt echniek%29 Het StoryBoard is een verzameling uitgetekende shots van scènes uit een filmscript zoals de regisseur ze voor ogen heeft. Ze zijn bedoeld om de acteurs en de crew te helpen een beeld te krijgen van hoe de scène eruit moet komen te zien. Sommige StoryBoards zijn niet per se voorzien van alle uiteindelijke details, maar geven enkel een globaal idee van het script. Een andere vorm van het StoryBoards geeft juist in detail alles weer. Veelal worden zulke StoryBoards toegepast bij het voorbereiden van logistiek en/of technisch ingewikkelde scènes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan

stunts zoals auto-achtervolgingen, crashes of scènes waarin explosies worden gebruikt.

Een StoryBoard bestaat doorgaans niet alleen uit tekeningen, maar ook uit geschreven informatie zoals de personages, het perspectief van de camera en een korte beschrijving en de duur van elk shot. Sommige regisseurs houden zich strikt aan dit StoryBoards, zoals de gebroeders Coen. Andere regisseurs gebruiken het StoryBoards enkel als uitgangspunt en laten zich veel meer meeslepen door de inspiratie van het moment. Het StoryBoardproces komt oorspronkelijk uit de animatiefilm. Gezien het arbeidsintensieve productieproces van animatie is het belangrijk om op voorhand exact te weten wat er gaat gebeuren, zodat er geen onnodig werk wordt verricht. Vandaar dat men de film al ruw per shot visualiseert via het StoryBoard, zodat aanpassingen makkelijk mogelijk zijn. Vaak vertrekt men bij animatiefilm ook vanuit een visueel StoryBoard, in plaats van een geschreven script. <einde citaat> Storyboard opmaken in PowerPoint Je zou, eenmaal de MindMap van je presentatie beschikbaar is, de basis voor je StoryBoard kunnen

opmaken in PowerPoint door handig gebruik te maken van de functie Beeld > Diasorteerder.

Dat doe je als volgt

1° Stel je regie-tabel op 2° Maak alle dia's die overeen komen met knooppunten in je MindMap voorlopig aan in PowerPoint, zonder lay-out, maar coherent met de technische beschrijvingen van je regie-tabel 3° plaats zo nodig enkele extra informaties in de voetnoot notities van de dia. (Mocht je dit notitie-veld achteraf willen gebruiken voor je hand-out, schrijf hier dan niets dat niet voor het publiek bedoeld is).


51


Voorbeeld titeldia niveau 1, let op de notities zoals ze ook in de regie-tabel staan

4° ontwikkel de dia's die de structuur van je presentatie zullen volgen, weergeven en ondersteunen

StoryBoard met Post-its

3.2

We kunnen ons best wel wat situaties voorstellen waarin een StoryBoard in PowerPoint geen (beschikbare) optie is, misschien omdat je PowerPoint niet eens gebruikt voor die situatie.

Death by PowerPoint

Goed Nieuws! StoryBoards bestaan al veel langer dan Pc's. Met een beetje creativiteit en een groot blad papier, of een (magneet)bord en/of Post-Its maak je net zo goed een flexibel en doelgerichte StoryBoard. Gebruik dan net voldoende grote PostIts waar enkele woorden tekst en een schets of beschrijving van de dia samen op kunnen.

Sylvie Verleye vroeg in haar boek Stilte, ik spreek! aan 30 vrouwen aan de top wat hun top-3 irritaties zijn in een presentatie. Het antwoord was overtuigend!


52


het publiek, stop dan hiér, en creëer je eigen . PowerPointgebruikers zelf verantwoordelijk voor kritiek

De resultaten spreken wellicht voor zichzelf. We hebben verder niet de intentie je uit te leggen hoe je PowerPoint kan gebruiken in al zijn functionaliteiten. Dit is geen reisgids langsheen de toeters en bellen. Integendeel, we hebben eerder het objectief je te beschermen tegen de risico's op PowerPoint Poisening, zoals de Amerikaanse komiek Don McMillan er enkele op een onvergelijkbare wijze illustreert in zijn show Death by PowerPoint (bron: https://www.youtube.com/watch?v=KbSPPFYxx3 o).

Vaak gehoorde kritieken op PowerPoint en presentatie-software hebben minder te maken met de software zelf, dan wel met het fout gebruik ervan: PowerPoint zou te vaak gebruikt worden om de presentator te leiden en te ondersteunen, eerder dan als hulpmiddel voor de toehoorders. PowerPoint wordt dan het spiekbriefje van de spreker De grafische en technische hoogstandjes verwarren en leiden de aandacht af van de inhoudelijke boodschap

Don McMillan

tabellen en grafieken zijn vaak onbruikbaar omwille van hun veel te lage resolutie

Mits te letten op enkele eenvoudige regels en tips zal je gemakkelijk de rol van PowerPoint terug brengen tot de essentie van zijn toegevoegde waarde.

de gedwongen lineaire opvolging van de dia's verhindert de spreker de dialoog aan te gaan met zijn publiek (Nvdr kritiek waaraan Prezi wat probeert te verhelpen)

Overigens, PowerPoint is niet de enige schuldige: we gebruiken zijn naam slechts als een verzamelnaam voor alle presentatie-software.

Eindeloos lange presentaties van een in wezen eenvoudig idee, waardoor het idee zelf verpletterd wordt door de techniek

Zijn we trouwens niet te snel aan de vraag voorbij gegaan of we überhaupt enige van die software nodig hebben? Als de presentatie er niet overtuigend beter en duidelijker van wordt voor

Elke presentatie gaat op de duur lijken op alle andere ...


53


We hebben niet de bedoeling je op de weg te zetten van het intens gebruik van alle opties en mogelijkheden die PowerPoint biedt. In tegendeel, we zijn er van overtuigd dat sprekers en trainers beter het gebruik van alle toeters en bellen tot een minimum zouden beperken, en een bewuste keuze zouden maken van doelgericht toegepaste regels en opties. We willen in de volgende paragrafen enkele van die regels aanbevelen. Wil je nog meer tips voor PowerPoint: neem dan een kijkje op http://www.computervaardigheden.nl/tips/tips_p owerpoint.htm

Sprekers die er in slagen los te komen van hun dia's winnen bovendien aan flexibiliteit om te anticiperen op of te interageren met het publiek op het ogenblik dat dit aangewezen is. Het zou toch absurd zijn dat een getalenteerd en geïnformeerd spreker de dialoog met zijn publiek niet kan aan gaan omdat het niet past in de volgorde en timing van de dia's? Pech voor wie zich ten volle afhankelijk maakt van zijn PowerPoint, en getroffen wordt door een Pc crash of een panne, of wiens dia's onleesbaar zijn door het invallend zonnelicht...

Spreker in het middelpunt

3.2.1 Sprekers en trainers in het centrum Lees ook: Presentatorweergave

Als het even kan, reserveer dan letterlijk de centrale plek voor het publiek voor jezelf, en plaats het scherm links of rechts. Probeer zelf uit de lichtbundel te blijven.

Vraag 100 mensen welke aspecten van een presentatie de grootste professionele indruk hebben gemaakt: PowerPoint verschijnt zelden bovenaan in het lijstje. Het is belangrijk te blijven beseffen dat het sprekers zijn die een boodschap brengen, en trainers die de training geven, niet hun tools. PowerPoint kan slechts dia's tonen, niet meer. PowerPoint verkoopt niet, hij overtuigt niet; hij versterkt en verduidelijkt in het beste geval een boodschap of informatie. Hij zou dus nooit hoger moeten worden ingeschat dan als een nederig dienaar.

Plaats zo mogelijk de Pc met de presentatie voor je, zodat je op jouw scherm het beeld van de projectie ziet. Zo kan je gemakkelijk even spieken, en toch niet je kijkrichting afwenden van je publiek. Keer je niet met de rug naar het publiek, tenzij om iets aan te duiden met een pointer. Er is overigens ook een pointer ingebouwd in de projectiemodus van PowerPoint (zie verder Presentatorweergave). Een deugdelijke USBpointer is al te krijgen vanaf 20.00 EUR, dus zeker zijn prijs waard.


54


3.2.2 Teveel is te veel Sprekers maken wel vaker een van deze twee fouten: ze maken de totale PowerPoint te uitgebreid ze overladen de dia's met informatie en i.h.b. tekst Stil staan bij enkele eenvoudige regeltjes kan veel irritatie, onduidelijkheid en verwarring voorkomen.

De regels 10-20-30 en 6-7-8

ondersteuning aan de informatie. Dia's zouden dus beeldend moeten zijn, desgevallend met een klankfragment. Gecombineerde beeld-/tekstdia's zijn minder effectief; hun aandeel moet dus verder worden beperkt Als er toch tekst wordt gebruikt, dan moet deze leesbaar zijn en niet complex. Hierop slaat enerzijds de 30 uit de 10-20-30 regel: 30 is de minimum aanbevolen lettergrootte (in de praktijk 32). Vergelijk in de illustratie de leesbaarheid van een 32 met bv. een 66, en probeer beide 's uit in de praktijk. Op een Pc scherm is " alles " leesbaar, maar niet geprojecteerd in een zaal!

Speciaal voor tekst in dia's We leerden eerder dat overdadige informatie, net door zijn overtolligheid minder efficiënt wordt. Enkele elementen die hiertoe aanleiding geven zijn de omvang van de totale presentatie, en i.h.b. het aantal dia's per tijdseenheid. 10-20 is een regeltje dat verwijst naar maximum 10 dia's per 20 minuten de bedoeling van PowerPointgebruik is in de eerste plaats het leveren van een zintuiglijke

6

maximum aantal lijnen

7

maximum aantal woorden per lijn

8

maximum aantal letters per woord

Anderzijds schrijft de 6-7-8 regel specifieke beperkingen voor aan tekstdia's (zie verder in kader)

Guy Kawasaki (Presentatietrainer, ex marketing manager Apple) stelt de 10-20-30 regel voor als PowerPoint discipline 10 dia's maximum, per minimum 20' 20 minuten per informatieblok (Nvdr de meeste mensen houden niet langer dan 20' de aandacht bij één blok informatie. Een belletje is tegen die tijd aangewezen) 30 minimum grootte letters


56


Eén informatie per keer PowerPoint is een illustrator, of een teaser. Ze verliest al heel snel die kracht wanneer de dia te complex wordt. Zo'n dia zie je hier

Zo'n dia kan je beter stapsgewijze opbouwen, zodat de aandacht van het publiek bij dat aspect wordt gehouden dat nù relevant is, en door de spreker wordt toegelicht. Dat had bv. gekund door de informatie op te bouwen in 3 opeenvolgende dia's, met telkens toevoeging van een volgend element.

Een trucje: bouw eerst de laatste dia volledig op, en kopieer hem dan enkele keren. Haal in een vorige dia telkens informatie weg. Zo blijven

alle terugkomende elementen perfect op hun plaats, en vermijd je het dansend effect van beelden en teksten die telkens een beetje verschuiven. Bovendien weet je bij de opmaak meteen naar welk eindresultaat je werkt.

Pecha Kucha, bron van inspiratie?

Pecha Kucha is een concept om korte creatieve presentaties te ontwikkelen en te geven. Het concept werd in 2003 voorgesteld door Astrid Klein et Mark Dytham, twee architecten uit Tokyo. Pecha Kucha zou in het Japans prietpraat betekenen. In een Pecha Kucha presentatie gebruikt de spreker 20 dia's gedurende telkens 20", wat de totale presentatie brengt op 6'40". Meer interessants over Pecha Kucha vind je op http://www.occhio.nl/blog/pecha-kucha-tips-voor-eengoede-presentatie/


57


3.2.3 Stijlen, kleuren en contrasten Lees ook: Beeldpresentaties structureren met StoryBoard PowerPoint stelt een heel groot aantal kleurcombinaties voor (Lint: > Ontwerpen).

Niet alle combinaties zijn even geslaagd qua harmonie en contrast. We verkiezen zelf dia's met een donkere achtergrond (en bij voorkeur witte tekst, indien tekst) Kleur kan dan functioneel worden gebruikt, zeker tekstkleuren, bv. om het niveau van een dia te duiden in de structuur van de presentatie), en dat al dan niet in combinatie met de lettergrootte (zie elders Regie-tabel).

Eigen ontwerpen en sjablonen Je kan natuurlijk een eigen sjabloon ontwerpen met de kleuren van je organisatie, kwestie van herkenbaarheid van de huisstijl. Kleurcombinaties en ontwerpen kunnen gemakkelijk naar andere dia's worden gekopieerd. Dat doe je als volgt: klik in het lint op Start en vervolgens op de dia waarvan de opmaak naar andere dia's moet worden gekopieerd. Klik één keer op Opmaak kopiëren/plakken indien je naar slechts één volgende dia wil kopiëren, of anders klik je twee keer. Vervolgens klik je op de dia('s) die de nieuwe kleuren moet(en) krijgen.

We zijn ronduit tégen sjablonen waarin organisaties een derde of meer van het oppervlak opeisen om hun naam onder ogen van het publiek te houden. Deze dia's doen in hoge mate afbreuk aan de bedoelingen van het gebruik van PowerPoint presentaties. Moet het toch, dan kan je misschien overwegen je te beperken tot de eerste en laatste dia van je presentatie, opgemaakt in het opgelegd sjabloon. De achtergronden van PowerPoint zijn soms behoorlijk afleidend. Je kan op een eenvoudige manier deze achtergronden opschonen als volgt: kies in het lint > Ontwerpen. Je ziet dan helemaal rechts > Achtergrond opmaken.

In het menu kan je het ontwerp nu personaliseren, incl. Achtergrondafbeeldingen verbergen.


58


3.2.7 Sneltoetsen Lees ook: Presentatorweergave

Sneltoetsen in de diavoorstelling

Verder toont jouw scherm ook nog enkele sneltoetsen, die we in de volgende paragraaf behandelen.

Al beantwoorden ze misschien niet meteen aan jouw begrip sneltoetsen, we starten toch maar met deze enkele functies die zich tijdens een diapresentatie bevinden, hetzij op jouw Pc scherm (enkel in Presentatorweergave), hetzij op het projectiescherm (onafhankelijk van de weergaveinstellingen).

Presentatorweergave, sneltoetsen op je Pc scherm

pen en laserpointer diasorteerder vergrootglas (hiermee kan je inzoomen op een deel van de dia) zwart scherm hulpmenu

Op het projectiescherm ziet dit er een beetje anders uit

Sneltoetsen op het projectie scherm (linksonder op het scherm)

pijl voorwaarts & terug zie verder hiervoor


64


het type klavier. Experimenteren en ontdekken is dus aangewezen. We beperken ons dus tot deze enkele bij wijze van voorbeeld. Het gaat hier uiteraard om sneltoetsen die je gebruikt tijdens een presentatie.

Sneltoetsen Sneltoetsen geven je via specifieke combinaties op het klavier versneld toegang tot specifieke functies. De combinaties en de werking zijn afhankelijk van het besturingssysteem, de programmaversie en

effect op projectiescherm

Druk op

zoom dichterbij

max. 2 x " + " toets

zoom achteruit

max. 2 x " - " toets

van diaprojectie (één dia op volledig scherm) naar diasorteerder

vanuit normale diaprojectie

van diasorteerder terug naar één dia, volledig scherm

klik op gewenste dia

tijdens normale projectie, of vanuit diasorteerder naar dia met gekend nummer

nummer dia intikken

tijdens normale projectie cursor overschakelen naar pointer of schrijftool

hou CTRL ingedrukt en druk P

Nb bij het afsluiten van de voorstelling vraagt het programma of de aantekeningen bewaard moeten worden.

1 x " -" toets

1 x " + " toets

enter

Je kan nu de muis als pointer gebruiken. Hou je de muisknop ingedrukt, dan wordt de pointer een schrijftool.

Leer meer sneltoetsen kennen op http://www.sneltoetsen.com/sneltoetsen_powerpoint.html

3.2.8 Je opinie over ... Stel je voor dat je als presentatieCoach gevraagd wordt advies te geven over een

PowerPointpresentatie. Hieronder enkele dia's die representatief zijn voor de hele reeks. Hoe klinken jouw aanbevelingen?


65



66


4.1.1

Exporteren en editen van tekst in Freemind

Freemind Lees ook: Freemind in de praktijk

Freemind stelt je in de mogelijkheid tekst toe te voegen aan de knopen van de MindMap. Creatieve opties blijven verder beperkt. Deze tekstvelden kunnen vanuit de MindMap worden geëxporteerd naar verschillende formaten, waaronder Open Office Writer (.odt). Je kan een file.odt achteraf op dezelfde manier verder behandelen als een.doc, bv. layout'en met de opties die Word je biedt. Ingevoegde illustraties in de tekstvelden worden helaas niet geëxporteerd.

4.1.2

MindManager Lees ook: MindManager in de praktijk

MindManager laat eveneens toe tekstvelden toe te voegen aan de knopen van de MindMap. Je kan deze teksten origineel schrijven, maar je kan ook teksten uit andere bronnen kopiëren en plakken. Bovendien heb je uitgebreide mogelijkheden om bv. illustraties in te voegen. Zo kan je beelden uit je PowerPoint invoeren in de tekstvelden, en deze dan achteraf als één geheel exporteren. Hierdoor bekom je relatief gemakkelijk een geïntegreerde, geïllustreerde tekst, die nauw aansluit bij wat je ontwikkeld hebt in je StoryBoard.


70


4.2

Teksteditor in PowerPoint Bron: https://support.office.com/nl-nl/article/Diasof-hand-outs-van-een-presentatie-afdrukken194d4320-aa03-478b-9300-df25f0d15dc4

De tekst wordt geëxporteerd in een Worddocument, dat uiteraard nog verder moet worden gelay-out: paginering, vaste hoofding en/of voetnoot enz. Er is de mogelijkheid om te kiezen voor enkele algemene instellingen en te werken via voorgedefinieerde Templates.

Hoewel u Microsoft PowerPoint 2010 ook kunt gebruiken voor het afdrukken van notitiepagina's, leest u in dit artikel hoe u dia's kunt afdrukken (één dia per pagina) en hoe u handouts van een presentatie kunt afdrukken — met één, twee, drie, vier, zes of negen dia's op een pagina — zodat uw publiek kan meelezen terwijl u de presentatie geeft of de dia's later nog eens kan nalezen. Voordat u dia's of hand-outs voor het hele publiek gaat afdrukken, is het misschien een goed idee om de presentatie op een gedeelde locatie neer te zetten. Zo spaart u papier en inkt uit. Vervolgens kunt u, voordat u met uw presentatie begint, uw publiek vertellen waar de presentatie is te vinden. Mensen die behoefte hebben aan een afdruk, kunnen die dan zelf maken, terwijl anderen dat niet doen. In dit artikel Diaformaat, afdrukstand en nummer van de eerste dia instellen Afdrukopties instellen en dia's of hand-outs vervolgens afdrukken Afdrukinstellingen opslaan <einde citaat>


71


Klassieke afdruk, hand-outpagina

Je kan deze pagina personaliseren in de modelweergaven van het lint > Beeld > Handoutmodel.

Afdruk als notitiepagina In de optie notitiepagina worden de notities die je hebt gemaakt onder elke dia opgenomen met een afbeelding van de overeenstemmende dia. Je kan deze pagina personaliseren in het lint > Beeld > Notitiemodel (zie hiervoor).

Notitiepagina


72

MindMapping en PowerPoint. Alphonse Degryse, ADC commv

Recommend Documents