Informatie structureren en visualiseren: MindMapping en PowerPoint voor trainers en sprekers

Informatie structureren en visualiseren: MindMapping en PowerPoint voor trainers en sprekers

1113 Informatie structureren en visualiseren

ADC © VEWA 2011

1


Informatie structureren en visualiseren: MindMapping MindMap en PowerPoint(less) PowerPoint voor trainers en sprekers.

Alphonse DEGRYSE, ADC commv


ADC © VEWA 2011

2


Een presentatie voorbereiden en geven, aantekeningen maken in een bespreking, in de chaos van elke dag werkzaamheden en gedachten ordenen en organiseren, onoverzichtelijke informatie structureren… Een kat zou er zijn jongen in verliezen, en dan bedoelen we niet alleen jij maar helaas ook je toehoorder. 2/3 van de mensen begrijpen, onthouden en reproduceren informatie gemakkelijker en beter wanneer ze samen met die informatie ook krachtige beelden kunnen opslaan. Instrumenten die sterke beelden verbinden met informatie zorgen dus voor betere communicatie en informatieoverdracht.

Tot de instrumenten die informatie beeldend ondersteunen behoren MindMapping en PowerPoint. MindMapping is een creatieve grafische notatiemethodiek die u snel toelaat een kaart ‘ map ‘ van uw gedachten ‘ mind ‘ te maken. MindMapping is daarom het instrument bij uitstek om de chaos van gedachten te verzoenen met de behoefte aan structuur. Voor MindMapping heeft u slechts een blad papier en een potlood nodig. MindMapping kan dus overal: aan de telefoon, in een vergadering, tussendoor. MindMapping kan echter ook op PC, bv. met Mindjet MindManager®. Vertrekkend van een MindMapping kan u perfect verslagen, handouts of een syllabus aanmaken, een handig instrument voor wie regelmatig zelfde tekstonderdelen nodig heeft in een verschillende contekst (zoals lastenboeken, complexe offerten of cursussen). nb Het is gebruikelijk ook in het Nederlands de Engelse term MindMap te gebruiken, in het Frans wordt dit soms Carte heuristique of Carte mentale.

PowerPoint (en ook Keynote) is dan weer een instrument dat door zijn grote gebruiksgemak en alom beschikbaarheid in veel presentaties contraproductief werkt. In een presentatie zou alle aandacht naar de spreker moeten gaan die verrast, inspireert, stimuleert… De spreker houdt het publiek op de tip van de stoel en zuigt de aandacht naar zich toe. Te dikwijls neemt PowerPoint hierin echter een kwalijke rol over: teveel tekst, teveel kleuren, teveel animaties en het gebruik ervan als spiekbriefje leiden de aandacht af van het oorspronkelijk doel, met name uw presentatie kracht bij zetten. Er is dan niet langer sprake van de kracht van PowerPoint, maar veeleer van PowerPOint poisening. Enkele eenvoudige aandachtspunten kunnen uitstekend helpen om PowerPoint terug te plaatsen waar het hoort: krachtige beelden op het gepast moment projecteren zodat informatie beter wordt begrepen, onthouden en gereproduceerd. nb Het is gebruikelijk ook in het Nederlands de Engelse term MindMap te gebruiken, in het Frans wordt dit soms Carte heuristique of Carte mentale.


ADC © VEWA 2011

3


1 Doelstellingen. We hebben niet de pretentie volledig te zijn. Het is trouwens niet mogelijk van beide tools, MindMapping en PowerPoint voldoende inzicht te geven in slechts enkele pagina’s of uren. Dit is geen training noch handleiding, maar slechts een inleiding. Mochten we er dankzij dit programma in slagen de interesse te wekken voor beide tools, zodat trainers en sprekers verder op zoek gaan naar de kracht, mogelijkheden en limieten van MindMapping en PowerPoint, zouden we onze opdracht als geslaagd beschouwen.

MindMapping •

inzicht verwerven in de methodiek van MindMapping

•

een eerste MindMap leren maken

•

kennis maken met Mindjet MindManager voor Windows: what is in it for me?

•

Informeren over het aanbod e-programma’s voor MindMapping

PowerPoint(less) •

rake vragen stellen over de plaats van PowerPoint

•

valkuilen herkennen waarmee PowerPoint een contraproductief effect creëert

•

tips verzamelen met constructieve aandachtspunten

nb Tips en richtlijnen zijn bruikbaar voor verschillende PowerPointgeneraties, en oorspronkelijk gebaseerd op PowerPoint 2007.


ADC © VEWA 2011

4


2 Inhoudsopgave.

1 Doelstellingen. ............................................................................................................... 4 2 Inhoudsopgave. ............................................................................................................. 5 3 MindMapping. ............................................................................................................... 6 3.1 MindMapping verzoent chaos en structuur. ................................................................................. 8 3.2 De oorsprong van MindMapping?............................................................................................... 13 3.3 Brainstormen en notuleren met MindMapping. ......................................................................... 14 3.4 Tijdslijnen beheren: Gantt diagram............................................................................................. 19

4 PowerPoint .................................................................................................................. 23 4.1 Waarvoor dient jouw PowerPoint? ............................................................................................. 23 4.2 Presenteren met PowerPoint, een 4-stappen voorbereiding. .................................................... 26 4.3 Handouts en notitiepagina's. ...................................................................................................... 27 4.4 Valkuilen en tips. ......................................................................................................................... 31 4.5 PowerPoint Poisoning. ................................................................................................................ 40

5 Bibliografie. ................................................................................................................. 42 6 Verwante thema's. ....................................................................................................... 46 7 Bijlage. MindMapping software.................................................................................... 47


ADC © VEWA 2011

5


3 MindMapping. MindMapping is een creatieve grafische notatiemethodiek die je snel toelaat een kaart map van jouw gedachten (of die van je contact) mind te maken.

Toepassingen van MindMapping •

Een plan uitwerken

•

Een gesprek of een onderhandeling voorbereiden, bv. met een klant, een collega, je baas

•

Een presentatie voorbereiden

•

Een analyse maken (een potentieel of effectief probleem, een vraag...)

•

Een structuursteun voor de spreker en de toehoorders tijdens een presentatie

•

Een tekst schrijven (een cursus, een lastenboek,...)

•

Gestructureerd nota's nemen tijdens een meeting, een brainstorm, een gesprek,.... Je hebt meteen een basis voor terug rapportering

•

Afgeleide functies, zoals een Gantt diagram


ADC © VEWA 2011

6


MindMap templates in MindManager 9


ADC © VEWA 2011

7


3.1 MindMapping verzoent chaos en structuur. Intermenselijke communicatie is sterk gestuurd door het semantisch geheugen

Communicatie tussen mensen ontstaat wanneer de ene persoon een signaal uitstuurt en de andere dat waarneemt en interpreteert. Waarnemen is daarbij niet steeds een bewust proces, interpreteren al helemaal niet. Waarnemen noch interpreteren zijn verder puur rationele processen, wel integendeel: in beide gevallen zijn reflexen en emotie (beleving) bijzonder belangrijk. Naast een betekenis krijgt communicatie hierdoor ook een waarde, die leidt tot affiniteit of afstoting.

Waarnemen doen we met onze verschillende zintuigen.

Visuele waarneming speelt hierin een dominante rol. In de evolutie was het nu eenmaal veiliger om al op afstand te zien of het ging om een aantrekkelijke of een gevaarlijke ontmoeting. We hebben deze visuele alertheid grotendeels bewaard. Omdat er dagelijks zoveel duizenden signalen op ons afkomen die ooit betekenisvol zouden kunnen zijn in een toekomstige situatie zijn wij door de natuur uitgerust met een sterke automatische piloot, het zogenaamd semantisch geheugen. Wanneer we een bepaald zintuiglijk signaal opmerken (bv een beeld zien) reageren we met 2 patronen


ADC © VEWA 2011

8


1.

we slaan de informatie die beschikbaar is op het ogenblik van het beeld op als één concept: informatie + beeld

2.

we activeren een netwerk (of een lijst) van verwante concepten op basis van beelden, of andere zintuiglijke herinneringen, zoals geur of tast, en daaraan gekoppelde emotionele en feitelijke (geïnterpreteerde en vermoedelijk vervormde) herinneringen en ervaringen. Zonder dat we actief moeten nadenken toetsen we de situatie aan vorige herinneringen, wat ons toelaat reflexmatig een houding aan te nemen (fight flight freeze).

3. Deze onderbewuste reflexracties treden ogenblikkelijk op, terwijl de meer bewuste respons pas zo’n 3” later komt. Vandaar wellicht het truukje tel tot 3 om jezelf te beheersen en onder controle te houden?

Hieruit vallen nuttige lessen te trekken informatie en ervaringen worden in ons geheugen opgeslagen, gekoppeld aan gelijktijdige zintuigelijke waarnemingen. Visuele waarnemingen zijn hierin zeer dominant. ... willen we informatie gericht en sneller ophalen uit het geheugen, (en onze toehoorders hierbij helpen) dan is de reproduceerbaarheid van het geassocieerd beeld dus van uitzonderlijk belang. Een beeld zegt meer dan 1000 woorden... Daarom wordt beeldende taal en beeldspraak beter onthouden dan een feitelijke mededeling, daarom ook is lichaamstaal zo bepalend in communicatie.

Maak aanspraak op de verbeelding, gebruik beeldtaal Verbeelden is iets omzetten naar een beeld, letterlijker kan niet. Mensen stellen zich al snel iets voor bij een verhaal. Dat is zo sterk dat we hiervoor ook allerlei standaard uitdrukkingen hebben die we ons niet eens meer realiseren: stel u voor, ziet u het voor zich, u ziet het zo gebeuren, ziet u waar ik naartoe wil, beeldt u even in,... Beter nog: een sterk verteller beschrijft zelf het beeld, denk maar aan podium performers, politici (zoals de Nederlandse Gert Wilders van de PVV) of getalenteerde moppentappers. Is er een mogelijkheid wat je zegt in beelden om te zetten? Kan je met vergelijkende beeldspraak visualiseren wat je bedoelt? Ziet u het voor u? Wilders bij de Algemene Beschouwingen op de oppositiebank in 2009, over het Nederlandse kabinetBalkenende IV: als een oude auto die vastzit in het mulle zand. Het piept nog een beetje, het kraakt. Iedereen kan zien dat het beestje nooit meer een meter zal rijden. De accu is leeg. Het is voorbij. Ze hebben geen acht geslagen op het bordje ' moeras linksaf '. Ze kunnen niet ànders. Wouter achter het stuur. André in het babyzitje en Jan Peter die alles best vindt zolang hij maar voorin mag zitten. Minister- president, stop er toch mee. Stuur die roestbak nou naar de sloperij. Incasseer de slooppremie. Het heeft geen zin meer...


ADC © VEWA 2011

9

Informatie structureren en visualiseren: MindMapping en PowerPoint voor trainers en sprekers

Recommend Documents