INFORMATIE STRUCTUREREN EN VISUALISEREN

Informatie structureren en visualiseren. e-Tools

INFORMATIE STRUCTUREREN EN VISUALISEREN. mindmapping en powerpoint voor trainers en sprekers

Alphonse Degryse, ADC commv

1313 nl OVT38 e Tools voor sprekers en trainers ADC commv © VEWA 2013 Het copyright van deze publicatie is geregistreerd bij VEWA, Vereniging voor Wetenschappelijke en Educatieve Auteurs.

Gebruik van de inhoud door derden is vrij mits volledige bronvermelding.

1313 nl OVT38 Informatie structureren en visualiseren ADC commv © VEWA 2013

3


Een boeiende en duidelijke presentatie voorbereiden... Een beklijvende en overtuigende toespraak voor een publiek... De kans dat dit publiek jouw informatie waarheidsgetrouw en overzichtelijk opneemt... ... En het 's anderendaags fatsoenlijk kan reproduceren... Gestructureerd eigen snelle aantekeningen maken tijdens een vergadering... Brainstormen over een project... In de chaos van elke dag werkzaamheden en plannen ordenen en organiseren...

Een kat zou er zijn jongen in verliezen, je toehoorders en lezers als voor jou.

en

dat

geldt

net

zo

goed

voor

Mensen begrijpen, onthouden en reproduceren informatie gemakkelijker en waarheidsgetrouwer wanneer ze samen met die informatie ook een zintuigelijke associatie (zie verder: Informatieoverdracht en geheugen) kunnen op slaan. Beelden en beeldtaal, maar ook geluid ondersteunen om die reden informatieoverdracht en helpen ook uitstekend om informatie uit het geheugen op te roepen. Conclusie: instrumenten die sterke beelden en/of ondersteunende geluiden verbinden met informatie vormen een belangrijke hulp in communicatie en informatieoverdracht. Tot die instrumenten die informatie beeldend ondersteunen behoren MindMapping en PowerPoint.

MindMapping is een creatieve grafische methodiek van noteren, die het mogelijk maakt snel een overzicht (map) van je gedachten (mind) te maken. MindMapping is daarom het instrument bij uitstek om de chaotische stroom van opkomende gedachten te verzoenen met de behoefte aan structuur en overzicht. Je hebt slechts een blad papier en een potlood nodig om te MindMappen. MindMapping kan dus overal: aan de telefoon, in een vergadering, tussendoor. MindMapping kan echter ook op PC, bv. met Mindjet MindManager®. Vertrekkend van een e-MindMap kan je achteraf verslagen, handouts of een syllabus maken Hiermee wordt e-MindMapping een handig


4


instrument voor wie regelmatig gelijke of zeer verwante tekstonderdelen nodig heeft in een verschillende context (zoals lastenboeken, complexe offerten of cursussen). Nb Het is gebruikelijk ook in het Nederlands de Engelse term MindMap te gebruiken, al vind je ook namen als BreinMap of Web. In het Frans wordt dit soms Carte heuristique of Carte mentale. Alle verwijzingen naar een e-programma slaan op Mindjet MindManager® Version 9 for Windows. Andere programma's of andere versies kunnen andere functionaliteiten hebben.

PowerPoint is een e-presentatie- en illustratieprogramma van Microsoft. PowerPoint is uitgegroeid tot een referentie in zijn soort, al bestaan er voldoende gelijkaardige programma's, waarvan sommige overigens gratis beschikbaar zijn. Keynote, Corel, Impress, Lotus/symphony en het recente Prezi vormen alternatieven. e-Presentatieprogramma's zijn, mits weloverwogen opbouw en gebruik, bij uitstek geschikt om de deelnemers aan een presentatie of meeting te helpen met het begrijpen en verankeren van informatie. Ze laten vooral toe dankzij hun visuele kracht en auditieve ondersteuning bij te dragen aan structuur en duiding. Het gebruik zou dan wel functioneel ter ondersteuning moeten zijn van de presentatie. Helaas worden PowerPoints nog wel 's de kern van de presentatie, en nemen ze de aandacht weg van inhoud en spreker... Er is dan sprake van PowerPoint Poisening.

INHOUD


5


1 DOELSTELLINGEN ........................................................................................................... 7

2 COMMUNICATIE. DE PLAATS VAN ZINTUIGLIJKE ONDERSTEUNING ................................ 9 2.1 HOE JE IETS COMMUNICEERT BELANGRIJKER DAN HET WAT?................................................... 11 2.2 SENSORISCH EN SEMANTISCH GEHEUGEN ................................................................................. 17 2.3 VOORKEURGEDRAG..................................................................................................................... 19

3 (e-)MINDMAPPING ...................................................................................................... 23 3.1 DE OORSPRONG VAN MINDMAPPING? ...................................................................................... 24 3.2 GELIJKE KANSEN AAN CREATIEVE CHAOS EN STRUCTUUR ......................................................... 27 3.3 AAN DE SLAG MET MINDMAPPING ............................................................................................. 29 3.3.1 Een eerste Mindmap op papier. ........................................................................................... 30 3.3.2 e-MindMapping .................................................................................................................... 33 3.3.3 Afgeleide softwaretoepassingen. ......................................................................................... 35

4 POWERPOINT .............................................................................................................. 39 4.1 DE VERHOUDING SPREKER/POWERPOINT .................................................................................. 40 4.2 PRESENTEREN MET POWERPOINT. EEN 4-STAPPEN VOORBEREIDING....................................... 43 4.3 STORYBOARD............................................................................................................................... 44 4.4 OPGELET VOOR POWERPOINTLESS MOTION .............................................................................. 46 4.4.1 Valkuilen. .............................................................................................................................. 47 4.4.2 Tips ....................................................................................................................................... 49 4.4.3 Video en geluid inlassen. Foto's bewerken .......................................................................... 56 4.5 ALTERNATIEVEN VOOR POWERPOINT ........................................................................................ 59 4.6 POWERPOINT POISENING ........................................................................................................... 63

5 GEÏNTEGREERDE DOCUMENTEN. SYLLABUS. HANDOUT ................................................ 67 6 ONTWERP JE TRAININGPROJECT IN MINDMANAGER. pc practicum .............................. 71 7 BIBLIOGRAFIE............................................................................................................... 81 8 VERWANTE THEMA'S ................................................................................................... 85 9 BIJLAGE. MINDMAPPING SOFTWARE............................................................................ 87


6


1 DOELSTELLINGEN

We richten ons in dit programma tot zij die de uitdagingen kennen om complexe of nieuwe informatie te verzamelen en/of over te dragen. We denken hierbij aan trainers, sprekers, teamleden in een vergadering... Maar net zo goed aan de auteurs van syllabi, handleidingen of lastenboeken. Of nog, en niet minder aan bedienden in een ondersteunende functie, zoals management assistenten. Ze hebben allen gelijklopende zorgen: •

hoe kan ik met mijn eigen ideeën, informaties en bijdragen een document of presentatie opbouwen die overzichtelijk blijven voor me zelf, gemakkelijk te onthouden en te reproduceren

•

hoe zorg ik ervoor dat mijn publiek, toehoorder of lezer deze informatie gemakkelijk en gestructureerd opneemt, op zo'n wijze dat hij ze achteraf ook correct voor zichzelf of anderen kan reproduceren

We hebben de ambitie je hierbij te helpen door 1. je te inspireren tot het gebruik van (e-)MindMapping 2. samen enkele tips bij en valkuilen van PowerPoint te verkennen 3. een stapsgewijs scenario te ontwikkelen voor het opbouwen van een presentatie met PowerPoint en handouts vanaf een MindMap

We hebben niet de pretentie volledig te zijn. Het is trouwens niet mogelijk van beide tools, MindMapping en PowerPoint voldoende inzicht te geven in slechts enkele pagina’s of uren. Dit is geen training noch handleiding, maar slechts een inleiding tot verstandig en geïntegreerd gebruik. Mochten we er dankzij dit programma in slagen de interesse te wekken voor beide tools, zodat je hierna verder op zoek gaat naar de kracht, mogelijkheden en limieten van MindMapping en PowerPoint, of hun alternatieven, zouden we onze opdracht als geslaagd beschouwen.


7


3 (e-)MINDMAPPING

MindMapping is een creatieve grafische methodiek van noteren, die het mogelijk maakt snel een overzicht (map) van je gedachten (mind) te maken. Het gaat om wat in je hoofd omgaat, dus jouw gedachten of de gedecodeerde informatie die je ontvangt van een spreker, presentator, auteur...

Toepassingen van (e-)MindMapping planning organisatie

en agenda, project, manifestatie

voorbereiding gesprek klanten, team, baas, ... structureren van voorbereiden van een presentatie, training, syllabus, handleiding, uitgaande informatie lastenboek Notuleren

nota's nemen tijdens een meeting, van een tekst (bv. met oog op rapportering, snellezen, studeren), tijdens een brainstormsessie

analyse

situatieanalyse, proces, probleem, SWOT, Ishikawa

tijdstabel opmaken

doorstroomtijden zichtbaar maken, Gantt, PERT

Geheugensteun

Gestructureerd spiekbriefje

...

Overal en altijd


23


De grondslagen van MindMapping liggen in de jaren '60. Dat is goed nieuws, want het betekent dat je al kon MindMappen vooraleer je een computer had. Een blad papier en een potlood volstaan. Hierdoor kan MindMapping overal: aan de telefoon, in een vergadering, op de trein, tussendoor... Geheugensteun Het resultaat, de MindMap is in de eerste plaats een persoonlijk visueel anker voor jouw gedachten. Persoonlijk, dat betekent dat ànderen waarschijnlijk niet zo veel hebben aan de neerslag van jouw MindMap. Anderzijds is een MindMap de vrucht van jouw persoonlijke creatie. Door de zintuiglijke verankering, o.a. door het motorisch en visueel proces tijdens het maken, zit de MindMap zo diep in je sensorisch geheugen gebakken dat je hem gemakkelijk even kan loslaten of opzij leggen, en toch achteraf zeer snel weer midden in het onderwerp zit. Persoonlijke Mindmaps zijn uitstekende geheugensteuntjes. Misschien leggen e-Mindmaps hier de duimen voor analoge Mindmaps, waar je met kleur en spontane motoriek veel meer persoonlijkheid kunt leggen. Hoed je er nochtans voor dat de Mindmap dienstig blijft aan je doel, en niet een doel op zich wordt...

3.1 DE OORSPRONG VAN MINDMAPPING?

Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Mindmap Ontstaan De Britse psycholoog en auteur Tony Buzan beweert er de bedenker van te zijn en heeft het beeldmerk MindMap © vastgelegd. Volgens hem werd zijn idee geïnspireerd door sciencefictionboeken zoals die van de schrijvers A.E. van Vogt en L. Ron Hubbard. Zijn belangrijkste argument hiervoor was het feit dat traditionele artikelen er van uitgaan dat de lezer de tekst van links naar rechts en van boven naar onder doorloopt,


24

Informatie structureren en visualiseren. e-Tools hoewel in de praktijk het oog de pagina niet lineair bekijkt. Buzan verdedigde de mindmap dan ook als superieure wijze van noteren. Buzan ontwikkelde zijn theorie in de jaren '60, en creëerde er een enorme belangstelling voor, door in samenwerking met de BBC een serie televisieprogramma's te maken, waarin de mindmap en allerlei aan het onderwerp geheugen en leren verwante onderwerpen aan de orde kwamen. Hij bracht zijn activiteiten onder in een bedrijf met een uitgeverij en een boekingsbureau waar geïnteresseerden hem konden boeken voor een lezing. Omdat hij geen octrooi op het concept genomen had, kon iedereen met zijn idee gaan werken, en dat gebeurde ook. De uitgeverij werd daarom geen succes, maar als spreker was Buzan veelgevraagd. Door het ontbreken van bewijs voor zijn theorie, taande zijn roem, en gingen de zaken steeds minder. Hij is nog steeds actief, maar nu als "bijzonder spreker". Het concept semantisch netwerk ontstond als een theorie die het menselijk leerproces moest doorgronden. Het werd in de jaren 1960 ontwikkeld door Dr. Allan Collins en M. Ross Quillian, die hiervoor ook mindmaps gebruikten. Sommigen beschouwen Dr. Allan Collins door zijn onderzoek als de vader van de moderne mindmap. De mindmap is op te vatten als een bijzondere vorm van conceptmap (een vorm van semantisch netwerk) zoals in de jaren '70 ontwikkeld door J. Novak. In een conceptmap wordt informatie vastgelegd in een netwerk van begrippen en relaties die alle even belangrijk zijn. Er is dus geen standaard radiale, hiërarchische ordening van rond één thema zoals bij een mindmap. Met presentatiesoftware kan een dergelijk weergave in principe wel gegenereerd worden, waarbij men op het moment van presenteren kan bepalen welk begrip "centraal" moet worden getoond. Mindmaps en conceptmaps hebben elk hun eigen voor- en nadelen. In het onderwijs worden mindmap soms aangeduid als webs en het maken en toepassen als webbing. Moderne mindmap De klassieke mindmap is statisch en wordt gemaakt op papier. De hele mindmap is hierbij zichtbaar. Dit is een nadeel als de mindmap groter en complexer wordt. De moderne mindmap wordt gemaakt en gepresenteerd met een computer. De takken en knopen (plaatsen waar de teksten staan) van de mindmap kunnen hierbij worden verborgen en alleen getoond als de gebruiker dit wil. Dit vermindert de zichtbare complexiteit. Ook kunnen elektronische koppelingen (hyperlinks) worden toegevoegd naar plaatjes, video en andere multimedia die automatisch worden getoond als de hyperlinks worden geopend. Bij sommige mindmap programma's worden agendafuncties en formules aan knopen gekoppeld. Al met al is de elektronische mindmap veelzijdiger dan de mindmap op papier. Toch zijn er situaties waarin een mindmap op papier voordelen kan hebben en zijn er gebruikers die zweren bij de mindmap op papier. In de figuur hiernaast zijn de verschillen in mogelijkheden tussen een mindmap op papier en met de computer aangegeven.


25


4.3 OPGELET VOOR POWERPOINTLESS MOTION

PowerPoint is uitgegroeid tot een referentie in zijn soort. PowerPoint is door zijn grote gebruiksgemak en alom beschikbaarheid in veel presentaties het slachtoffer van zichzelf. In een presentatie zou alle aandacht naar de spreker moeten gaan die verrast, inspireert, stimuleert… De spreker houdt het publiek op de tip van de stoel en zuigt de aandacht naar zich toe. Te dikwijls neemt PowerPoint hierin een kwalijke rol over: teveel tekst, teveel kleuren, teveel animaties en het gebruik ervan als spiekbriefje leiden de aandacht af van het oorspronkelijk doel, met name jouw presentatie kracht bij zetten. Er is dan niet langer sprake van de kracht van PowerPoint, maar veeleer van PowerPoint Poisening. Enkele eenvoudige aandachtspunten kunnen nochtans uitstekend helpen om PowerPoint terug te plaatsen waar het hoort: krachtige beelden op het gepast moment projecteren opdat toehoorders geboeid zouden blijven en de informatie beter wordt begrepen, onthouden en gereproduceerd.

PowerPoint is overigens niet geschikt als ondersteuning in alle communicaties. Nog vooraleer je maar nadenkt over goede/slechte PowerPointpresentaties zou dus de eerste zorg moeten zijn: is PowerPoint hier wel op zijn plaats? Sylvie Verleye vroeg in haar boek Stilte, ik spreek! aan 30 vrouwen aan de top wat hun top-3 is van irritaties in een presentatie. Het antwoord was overtuigend!

Top-3 irritaties van presentaties

n° 3 spreken zonder boodschap n° 2 spreken zonder enthousiasme n° 1 PowerPoint. Te veel slides, te veel op één slide, onleesbaar, te veel animatie, te veel kleuren, te veel klikken, te ingewikkeld


46


We kunnen dus maar beter behoedzaam met het instrument omspringen. Als we het dan toch al eens zijn over het gebruik van een PowerPoint slideshow, waarop kan je als spreker dan beter letten. 4.3.1 Valkuilen. Valkuil

Kleurcontrasten en kleurenzwakte

origineel

wordt misschien...

rood

grijs

blauw

violet

geel

groen

rood

bruin

groen

grijs

geel

oranje

Wees behoedzaam met kleuren: Daltonisten zien bepaalde kleuren niet of anders, en kunnen dan in bv. grafieken het onderscheid niet maken. 10% van de bevolking zou problemen hebben met rood en groen, er is dan sprake van kleurenzwakte. Rood en groen zijn de twee meest kritieke kleuren, omdat ze allebei naar moeilijk te onderscheiden grijs-bruintinten evolueren, die op hun beurt dan weer verwarring veroorzaken met écht grijs. Oh ja, dat alleen mannen kleurenblind kunnen zijn is bovendien een fabel, al hebben ze er wel meer last van dan vrouwen. Wil je in een grafiek toch groen gebruiken voor de positieve evolutie, en rood voor een negatieve trend? Gebruik dan ook een verschillend lijntype. Zo kan je toehoorders wijzen op de groene onderbroken lijn en de rode volle lijn, kwestie van discreet het probleem van kleurzwakten in de zaal te ontwijken.


47


Valkuil

Teveel te klein, to little to much

PowerPoint is een teaser. Geef je tekst dus niet weg. PowerPoint is trouwens geen spiekbriefje voor de spreker! Als je je tekst voldoende leesbaar (lettergrootte) wil houden moet je wel besparen op lijnen, woorden en letters. Vereenvoudig, vereenvoudig, vereenvoudig. Schrap, schrap, schrap. Teveel wordt vermoeiend en ten slotte storend. Wees zuinig met •

kleuren

•

lettertypes en lettergroottes

•

fantasie, zowel in tekstcreativiteit als in overgangen, geluidseffecten enz. Gebruik je toch een overgangseffect, blijf dan tussen alle dia’s hetzelfde effect herhalen

Valkuil Bullets en special effects

Leave bullets where they belong... In a gun (Nancy Duarte, presentatiecoach en de ontwikkelaar van Al Gore's slides voor An Inconvenient Truth). Slides worden dikwijls overladen met bullets. Bullets die achtereenvolgens verschijnen met een special effect zijn bovendien tergend enerverend. Als je dan toch bullets wil gebruiken, wees er zuinig mee en probeer ze functioneel te maken. In een presentatie over konijnen kan je de bullets misschien beter vervangen door... Konijnen.


48


TIP Timing

Een presentatie moet steeds getimed zijn, en ook daarvoor is PowerPoint een zegen of een vloek. •

De timing van de presentatie dient zeker vooraf gemaakt en geëxperimenteerd. We vinden het zelf handig om tijdens deze voorbereiding op een uitgeprint dia overzicht (je kunt kiezen: mét of zonder verborgen dia’s) sleutel timingen te noteren, zodat je op elk moment tijdens de presentatie ook weet waar je ergens moet zitten op de klok. Beter tussentijds bijsturen dan op het eind 35% tijd te kort komen.

•

let er vooral op niet te lang bij de eerste dia’s te blijven hangen, wat ongetwijfeld ten koste gaat van de laatste (meestal interessantste want conclusieve) dia’s.

•

Plan 75% van de voorziene tijd. De rest krijg je ongetwijfeld gevuld met vragen, onderbrekingen, ... Hou alvast rekening met een vertraging bij het starten en een pauze die uitloopt...

TIP Presentatie voorbereiden op locatie

Je denkt dan natuurlijk aan het voorbereiden van de tekst, van de mooie slides, en misschien ook aan het inoefenen en repeteren. Zeer terecht. Maar wij willen hier aandacht vestigen op enkele andere heikele punten. •

hoe is de zaalopstelling, wat laat ze wel of niet toe. Ga zelf 's op de buitenste en achterste stoelen zitten. Hoe zichtbaar en leesbaar is je PowerPoint nog?

•

hoe is het licht in de zaal, kan er voldoende verduisterd worden.


53


•

hoe ver is het scherm buiten bereik? Over en weer lopen om in de projectie te wijzen werkt op de zenuwen van de toehoorders, en op de tippen van je tenen net niet kunnen aanwijzen wat je bedoelde is komisch, maar helpt je geloofwaardigheid niet. Gebruik een aanwijsstok of een pointer.

•

bedien je de projector zelf, zoek dan naar een mogelijkheid om niet bij elke nieuwe dia in de lichtbundel te lopen

•

werkt de beamer fatsoenlijk? Probeer de beamer écht, want wat doe je wanneer je op het moment van presentatie de beamer links/rechts projecteert?

•

Wat je ziet op je PC scherm is niet per se wat je ziet in projectie. Dit geldt in het bijzonder voor kleuren. Bij eenvoudige projectors zijn kleurafwijkingen heel dikwijls te wijten aan de lamp (vervangen) of de kabel (contactpinnetjes). Bij een Barco projector met 3 kleurkanonnen moet er worden gekalibreerd (en dat kan 30' duren).

•

stelt men je een PC ter beschikking, controleer dan vooraf de softwareversie en de paswoorden. Veel kans dat de ICT technieker er niet is op het moment dat jij wil starten.

TIP Speaker in the center: it is all about YOU!

Het gebruiksgemak van Powerpoint zou wel eens zijn grootste vijand kunnen zijn. Hoe eenvoudig en uitnodigend het ook is om verbluffende dia's en afbeeldingen te kiezen, hou er rekening mee dat Powerpoint niet zelfstandig werkt. Powerpoint levert optimaal resultaat als visuele ondersteuning van gesproken woorden. Het publiek wil jou horen spreken, het wil niet naar een scherm staren. Probeer die verwachting ook in vorm om te zetten •

plaats het scherm buiten het center, zet de spreker in het midden. Zoek in elk geval een plaatsje waardoor je niet voor beeld gaat lopen.

•

ga slides niet voorlezen. Wees er maar zeker van dat de toehoorders reeds rechtsonder zitten wanneer jij pas halverwege bent. Je slide is er om van commentaar te worden voorzien, niet om te worden voorgelezen: zeg iets verrassend, iets wat er niet staat maar er wel toe doet

•

keer je niet met je rug naar de zaal. Zorg dat je het PC scherm binnen jouw zicht veld hebt of print anders een hand-out voor jezelf. Best handig trouwens om enkele extra nota's op te schrijven voor of tijdens het presenteren

zet regelmatig de projectie uit terwijl je verder presenteert. Dit kan je zelf gebruiken om spanning te houden in de presentatie, maar is bv. ook handig tijdens een afgeleide discussie. Gebruik hiervoor de B(lack) toets van je PC (bij Engelstalige


54


Jouw opdracht: de gevraagde dossiers aanmaken in Word met gebruik van een e-MindMap. We helpen je graag op weg met onderstaande richtlijnen en tips. Deze werden opgebouwd in Publisher en dan per pagina integraal ingevoegd in de MindMap die aan de basis ligt van de syllabus die je nu gebruikt...


72



74



76



78

INFORMATIE STRUCTUREREN EN VISUALISEREN

Recommend Documents