BETER VERGADEREN. (of gewoon niet?). Vergaderinzichten en -technieken. Beter vergaderen. Alphonse Degryse, ADC commv

Beter vergaderen

BETER VERGADEREN (of gewoon niet?). Vergaderinzichten en-technieken

Alphonse Degryse, ADC commv

1505 BETER VERGADEREN

ADC commv © VEWA 2015

Het copyright van deze publicatie is geregistreerd bij VEWA, Vereniging voor Wetenschappelijke en Educatieve Auteurs.

Gebruik van de inhoud door derden is vrij mits volledige bronvermelding.

1505 BETER VERGADEREN ADC commv © VEWA 2015

3

Beter vergaderen Wensdromen

De ene vergadering is de andere niet

Vergaderingen zouden twee uitgesproken doelen moeten dienen:

Het zou natuurlijk te gek zijn om op elke vergadering een batterij aan middelen en voorwaarden los te laten buiten proportie tot het doel of het belang. Hanteer de regel van de redelijkheid.

•

samen acties bepalen met oog op het bereiken van resultaat

•

beslissingen nemen in gezamenlijk overleg

Als dit de twee gestelde doelen zijn, mag ook duidelijk zijn dat een vergadering als instrument niet altijd het meest aangewezen is. Bv. acties kunnen ook via andere overlegplatformen worden voorbereid. En niet elke beslissing moet in een vergadering worden genomen. Daarom zou wie een vergadering overweegt zich bijna reflexmatig steeds die voorafgaande filtervraag moeten stellen: vergadering of (beter) alternatief? De term vergadering roept, afhankelijk van de bedrijfs- en vergadercultuur bovendien een zeer stereotyp beeld op, dat niet steeds echt flaterend is voor de formule. Vergaderen wordt geassocieerd met mensen-(passief)-zittend-rond-de-tafel, kostbare-tijd(verlies), koffie, doelloos en oeverloos gezwets, zelfs ruziën. Als een vergadering al de beste formule zou zijn voor een gegeven opdracht, zou de informatie die deelnemers nodig hebben om zich goed voor te bereiden voldoende vooraf moeten verspreid worden, eventueel samen met de procedures en doelen, en alles wat de effectiviteit en efficiëntie ook maar ten goede kan komen. De vergadering zelf zou over de agenda moeten gaan, in de bedoeling dichter bij de daarin gestelde doelen te komen. De vergadering eindigt dan idealiter met voor iedereen duidelijke besluiten, ondersteund en aanvaard door de deelnemers, en een actieplan ter opvolging. Elke deelnemer wordt hierin aanspreekbaar gehouden voor wat hij hierna moet doen. Het is de ambitie van deze monografie om deze wensdromen dichter bij de realiteit te brengen, door je inzicht, structuren en methoden aan te reiken die je zullen helpen om beter te vergaderen.


Toch moeten we je er op wijzen dat wanneer 6 mensen een half uur verliezen (= 3 uur loon & improductiviteit) ingevolge een onzorgvuldige aanloop, dit het veelvoud uit maakt van het kwartiertje dat niemand blijkbaar aan de voorbereiding heeft gespendeerd. Tijd verliezen om tijd te winnen dus, reculer pour mieux sauter. Vergaderen of spreken voor publiek?

Vergaderen betekent samen overleggen, informatie uitwisselen, ideeën uiteen zetten, presenteren, omgaan met de reacties, antwoorden geven op vragen. Vergadergoeroe's en en getalenteerde publieke sprekers hebben dus zeker een aantal vaardigheden gemeen, en gebruiken dezelfde sprekerstechnieken. Toch willen we in deze monografie nadrukkelijk niet de toer van de presentatietechnieken op gaan, al zullen we sporadisch facetten van vergaderen belichten die net zo goed onder het andere thema Speech! Spreken tot een publiek zouden kunnen staan. Relevant voor voorzitters en deelnemers Bij de voorbereiding van deze monografie hebben we herhaaldelijk gedacht dat we misschien afzonderlijke caternes moesten voorzien voor voorzitters en deelnemers. We zijn hiervan gaandeweg afgestapt. Onze overtuiging is (verder) gegroeid dat in het landschap van moderne organisaties en communicatie de geijkte hiërarchische rollen steeds verder (zullen) vervagen. Steeds meer executive functies, die

4

Beter vergaderen vroeger quasi uitsluitend uitvoerende en deelnemende rol hadden worden vandaag aangezet om op andere momenten zelf ook een leidende rol op te nemen. Hoe kan je anders verzoenen dat actieve deelnemers in een bespreking een eigenaarsrol moeten opnemen t.a.v. een thema, wanneer ze niet zelf ook leren presenteren, vragen stellen, een debat sturen en omgaan met het gedrag en de communicatie van andere aanwezigen. Ook zij moeten voeling ontwikkelen om bewust een bepaalde leidersrol in een moment van de discussie op te nemen, en op een ander moment om te schakelen naar een andere rol. Al zijn ze dan (nog) niet de eindregisseur van een grote vergadering, toch kan je deelnemers niet

langer in hun vroegere gedwee rol van volgzame stille participant laten, want het is nét dàt wat we in moderne vergaderen niét meer willen. En als je wil dat er iets verander, begin dan nù met ze hierin te betrekken en te vormen. Dus neen, geen onderscheiden caternes.

INHOUD

3.4 Wat doe jij in de vergadering? .............42

1 PAP ..................................................... 9

3.4.1 Leidende rollen in de vergadering 43 3.4.2 Verslaggever .................................48

2 VERGADERGEWOONTEN ELEMENTAIR DEEL VAN COMMUNICATIECULTUUR ... 11 2.1 Vergaderen als symbool ...................... 18 2.2 Reünitis voorkomen. De symptomen tijdig herkennen en bestrijden .................. 19 2.3 Klassieke vergadermissers ................... 25 2.4 Alternatieven voor de klassieke vergadering................................................ 27 2.4.1 Weloverwogen kiezen .................. 28 2.4.2 Intranet toepassingen .................. 30 2.4.3 ESM Enterprise Social Media (bv. Yammer) ................................................ 33

3 VRAGEN DIE ELK LID VAN DE VERGADERGROEP ZICH BETER VOORAF STELT ................................................... 37 3.1 Thema, doen, vraag ............................. 38 3.2 Spelregels ............................................ 39 3.3 Betrokkenen in dit thema? .................. 40


3.4.3 Deelnemer aan de vergadering ....48 3.5 De organisator bereidt de vergadering voor ............................................................50 3.5.1 Welke details dienen concreet te worden uitgewerkt in deze vergadering? ..........................................52 3.5.2 Stuur uitnodiging en agenda naar de kritieke betrokkenen.........................52 3.5.3 Welke (inter)actie verwacht je van de deelnemers? .....................................52 3.5.4 Vraag welke behoeften aan informatie deelnemers hebben .............53 3.5.5 Afstemmen met notulist ...............53 3.5.6 Accomodatie .. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4 NEED TO MEET? VERGADERTEMPLATES ......................... 56 4.1 Algemene regels: opening, afspraken verloop en afsluiten ...................................56

5

Beter vergaderen 4.2 Situaties stapsgewijze benaderen ....... 60

5.1.3 Welke Teamrol past je best? ......107

4.2.1 Deming: PDCA............................... 60 4.2.2 Osborn: Brainstorm ...................... 61 4.2.3 Kepner & Tregoe: PSDM ............... 62 4.2.4 Appreciative Inquiry: 4D ............... 64 4.3 Agendavergadering ............................. 65 4.4 Beslissingsvergadering......................... 67 4.5 Ideeën ontwikkelen en creatief vergaderen ................................................ 69 4.6 Informatie-mededeling en crisis.......... 69 4.7 Informatie-uitwisseling, Feedback, werkoverleg en intervisie .......................... 72 4.8 Mening vormen ................................... 75

5.2 Je boodschap helder geven en met kracht .......................................................112 5.2.1 Wat je zegt, maar vooral ook: hoé je het zegt ................................................112 5.2.2 Je mening geven zonder te choqueren geweldloos communiceren .....................................115 5.2.3 Overtuigen door te ontstressen..118 5.3 Omgaan met anderen in de vergadering ..............................................120

4.9 Planning ............................................... 76

5.3.1 Omgaan met gedrag van anderen ................................................120

4.10 Probleemanalyse & oplossen ............ 77

5.3.1.1 Gespreksregulering ..............124

4.11 Nieuwe werken, ook nieuwe vergadervormen? ...................................... 77 4.11.1 SCRUM en Stand-up meetings ... 77

5.3.1.2 Omgaan met stoorzenders: laatkomers, afwijken van de agenda, smartphones,... ................................124

4.11.2 Kantoorfitness en stapvergaderingen................................. 79

5.3.2 Omgaan met argumenten. Winnende debattrucs ..........................126

4.11.3 Vergaderen op afstand, met online meetingsZeven ...................................... 79

5.3.3 Omgaan met vragen ...................129

4.11.3.1 Conference Call ................... 83 4.11.3.2 VoIP & Skype ....................... 83

5.3.3.1 Nooit meer met een mond vol tanden ..............................................130

4.11.3.3 Webvergaderen (Webinar).. 84

5.3.3.2 Actief luisteren op het juiste niveau...............................................131

4.12 Persconferentie ................................. 85

5.3.3.3 Geef eens geen antwoord ...133 5.3.3.4 Strategisch toegeven ...........133

5 SAMENWERKEND VERGADEREN........ 86 5.1 Menselijk gedrag beter begrijpen ....... 86 5.1.1 Mentale programmering als drijfveer ................................................. 90 5.1.1.1 Onderliggende menselijke behoeften .......................................... 94 5.1.1.2 Temperamenten rond de vergadertafel ..................................... 96 5.1.2 Groepsontwikkeling.................... 103


5.3.3.5 De angel uit een lastige vraag halen ................................................134 5.3.3.6 Laat je niet in de verdediging drukken ............................................135 5.3.3.7 Voer constructief oppositie .136 5.3.3.8 Stel een Oeps! vraag ............136 5.3.3.9 Stel je lastige vraag namens de groep ................................................138 5.3.3.10 Je tegenstander in het nauw drijven? ............................................138

6

Beter vergaderen 6.2.2 Log-informatie ............................156 6.2.3 Verslag en actielijst zijn belangrijk .............................................158 5.3.4 Stereotype meningen doorbreken met de Bono ........................................ 139

6.2.4 Stukken en bijlagen van het verslag ..................................................160 6.2.5 Action Plan ..................................163

5.4 Samen beslissen: besluitvormingsprocedures en technieken ............................................... 140

6.3 Bord, flip, overhead ...........................165

5.5 Vergaderetiquette en tips voor een actieve houding ....................................... 144

6.4 Vergaderen met PC. Presentatieprogramma's en SmartBoard 168

6 HULPMIDDELEN OM BETER TE VERGADEREN..................................... 151

7 TIME EN PRIORITY MANAGEMENT ... 171

6.1 Rol van de notulist ............................. 151

8 BRONVERMELDING.......................... 173

6.2.6 Parking lot ...................................165

6.2 Vergaderdocumenten ....................... 154 6.2.1 Uitnodiging en agenda ............... 154


7

Beter vergaderen

Deze monografie is opgemaakt in Mindjet MindManager


8

Beter vergaderen te zorgen dat alle deelnemers zo goed mogelijk deelnemen aan de vergadering, is het belangrijk een heldere agenda op te zetten. Zet de punten die besproken worden duidelijk uiteen en geef ook direct aan hoeveel tijd er beschikbaar is voor ieder punt.

tijd te letten. Als het tijd is om door te schuiven naar een volgend onderwerp, dan rond je het punt af met een samenvattende conclusie en/of door aan te geven wie nog iets moet regelen vóór de volgende vergadering. Rond een punt altijd écht af, met het plannen van een vervolgstap of een einde!

Stuur deze agenda vooraf aan alle deelnemers door. Mochten de deelnemers nog aanvullende punten hebben, dan kun je vooraf besluiten of je die wel of niet mee wilt nemen in deze vergadering.

Werk eventuele notulen direct uit

Schakel mobieltjes uit Tijdens een vergadering moeten alle deelnemers gefocust zijn en actief deelnemen. Schakel daarom mobiele telefoons uit. Of beter nog: neem ze niet mee de vergaderzaal in. Zo voorkom je dat er plotseling een vervelende ringtone door de ruimte schalt, of een verveelde deelnemer tóch even zijn of haar mail gaat checken. Zorg dat de vergaderruimte gereed is Een effectieve, korte vergadering begint precies op het aangegeven tijdstip. Zorg er dus voor dat de vergaderruimte voor die tijd gereed is. Regel (indien nodig) koffie en thee en zorg ervoor dat de beamer of het presentatiescherm werken. Zodra alle deelnemers binnen zijn, kun je direct hun aandacht pakken en vasthouden.

Mochten er bij de vergadering notulen zijn gemaakt, dan is het zaak die direct uit te werken, zodat ze uiterlijk de volgende dag aan alle deelnemers kunnen worden verstuurd. Hierin zet je onder andere de afspraken die gemaakt zijn en de taken die nog voltooid moeten worden. Deze notulen kun je weer als uitgangspunt gebruiken voor de volgende vergadering! Houd de rondvraag kort Aan het einde van een vergadering kun je nog tijd inplannen voor een rondvraag. Houd deze echter altijd kort. Als er niet direct (kort) antwoord kan worden gegeven op een vraag, kun je deze beter als agendapunt opnemen in de volgende vergadering. Wanneer je - afhankelijk van het aantal deelnemers en de duur van je vergadering ongeveer vijf tot zeven minuten reserveert voor je rondvraag, heb je ruim voldoende.

Do's

Don’t

Jij bent verantwoordelijk voor een productieve en korte vergadering. Stel je dus op als een actieve voorzitter. Geef mensen het woord, vat conclusies samen, zorg ervoor dat iedereen de mogelijkheid krijgt om evenveel te zeggen en bewaak de klok. Een goede voorzitter zorgt ervoor dat een

Probeer eens te vergaderen met statafels; dit zorgt ervoor dat mensen meer alert zijn

Ga niet oneindig lang door over één punt, maar hak knopen door

vergadering soepeltjes verloopt en een uitstekend resultaat oplevert.

Laat mobiele telefoons buiten de vergaderruimte

Houd de tijd in de gaten

Zet een agenda op

Stel je op als actieve voorzitter

In de agenda heb je al aangegeven hoeveel tijd er voor de bespreking van ieder punt beschikbaar is. Tijdens de vergadering is het zaak scherp op die


Voeg geen nieuwe agendapunten toe tijdens de vergadering; die zijn de volgende keer aan de beurt

Beperk de duur van de vergadering

23

Beter vergaderen

het aantal vergaderingen het aantal deelnemers Beperk

het aantal agendapunten stel je eigen aanwezigheid in vraag simpele aanwezigheid in vergadering in vraag stellen als evaluatiecriterium voor het persoonlijk functioneren van medewerkers* stuur een medewerker geef de gedelegeerde een duidelijk mandaat

Delegeer volg de inbreng van de gedelegeerde op verwijs naar de gedelegeerde als aanspreekpunt maak bekend waarover, wanneer en hoe de formele vergadering beslist Duidelijke beslissingen

communiceer de beslissingen evalueer informeel overleg in de besluitvorming

Op een fatsoenlijk tijdstip

bespreek onvriendelijke momenten van vergaderen vooraf met de deelnemers (of is het tijdstip een instrument om de uitkomst van de vergadering te manipuleren?) evalueer redenen voor een afwijkende timing bewaak stipt het begin- en einduur; stem een timekeeper aan uitnodiging & eventuele agenda

Tijdig & voorbereid

voorbereidende documenten bezorgen, eventueel met aangeven van opties voor oplossingen doelstelling, timing, eigenaar van elk agendapunt vermelden verduidelijk verwachtingen t.a.v. de deelnemers

kom op tijd, start op tijd Respect voor timing, structuur respecteer volgorde, werkwijze en timing van de agenda en procedures focus op doelstellingen verslag en/of actielijst, met vermelding van de eigenaar Volg op

bezorg tijdig informeer alle betrokkenen over genomen beslissingen


24

Beter vergaderen * in sommige organisaties wordt bijgehouden wat de aanwezigheidsscore van iemand is in vergaderingen. Dit wordt desgevallend gebruikt in functionerings-of evaluatieprocedures. Hierdoor ontstaat een fout signaal dat aanwezig zijn de verwachting invult. Aanwezig zijn heeft slechts zin wanneer je in een vergadering een bijdrage levert die vooruitgang toe laat. Kan je nuttig aanwezig zijn meten?

Misser

1. Onderwerp, agenda en doel van de vergadering zijn niet duidelijk

2.3 Klassieke vergadermissers Bron, bewerkt: http://www.managersonline.nl/index.php?action= artikel&id=6070 Soms is vergaderen echt noodzakelijk. De mening of inbreng van diverse mensen is dan kennelijk gewenst. Daarbij gaat er nogal wat mis. Omdat je toch telkens weer dezelfde missers herkent kan je jezelf misschien beter voorbereiden op het voorkomen ervan.

Voorkomen door Definieer de uitgangspunt scherp, schrijf ze op en deel ze met iedereen. Ga samen na wat je hieronder verstaat, en duld geen misverstanden of verschillende interpretaties. Of er is een formele leider, of iemand neemt zelf spontaan het voortouw en vraagt de groep even of dit OK is. Spreek bij aanvang kort maar duidelijk spelregels af.

2. De vergadering verloopt zonder enige structuur en spelregels

Welke stapsgewijze methodiek zullen we volgen; hoe zekerheden van waarschijnlijkheden onderscheiden? Stel voor om punten in de marge van de discussie op een Parking Lot te verzamelen.

3. De tijd wordt niet in de gaten gehouden en de vergadering loopt uit

4. De vergadering wordt afgesloten zonder een duidelijk besluit of een concrete lijst met actiepunten

Timekeeper, notulist en voorzitter van de vergadering zijn best verschillende personen.

Op het einde van elk agendapunt een kort besluit formuleren, actiepunten definiëren en hierbij de gewenste details vast leggen: wie, wat, deadline... Pas dan naar het volgende punt over gaan. Gebruik voor niet behandelde punten een Parking Lot.

5. Er zitten mensen aan tafel die niets met het onderwerp te maken hebben, maar er eventueel wel uitgebreid over mee praten

Foute voorbereiding of misverstand? Check bij het begin van de meeting in welke bedoeling of betrokkenheid elk aanwezig is. Laat mensen die er niet moeten zijn desgevallend nu nog vertrekken.


25

Beter vergaderen betrokkenen aangezet om niet met een slap voorstelletje of lusteloos commentaartje op de proppen te komen. Vaak kan je dit doen door op basis van de momenteel beschikbare informatie aan te geven welke keuze er op dit ogenblik reeds beschikbaar is. Hiermee geef je meteen aan dat je ofwel een bevestiging verwacht tijdens de meeting, ofwel een betere/2de optie. Dat heeft ten minste één voordeel: wanneer er op het eind van de vergadering niks nieuw uit de bus is gekomen heb je nog steeds de aangekondigde eerste aanpak op tafel liggen. Geef de deelnemers kort informatie over de voordelen die je ziet in de beschikbare aanpak. Dat creëert een uitdaging om met betere voorstellen te komen, die op hun beurt geargumenteerd kunnen worden door de aanbrenger. Maar geef ze ook informatie over de nadelen van de huidige aanpak of optie; dat is wat je opgelost wil zien in een beter voorstel, en waarvoor je dus beroep doet op de vergadergroep. Herhaal bij het begin van de vergadering nog 's kort waarom je deze vergadering belangrijk vindt, en wat je ervan verwacht. Kort, om te voorkomen dat je in een rol wordt geduwd waarin jij alles nog 's moet voor vertellen, terwijl de deelnemers lekker lui achterover leunen. Liever jij een korte inleiding, en dan meteen de deelnemers aan het woord. Men zal al snel weten dat men beter niet onvoorbereid naar jouw vergaderingen komt!

De andere deelnemers geven op dat lijstje aan wanneer ze wel of niet kunnen. Op grond daarvan maakt men een planning voor de vergaderingen van de groep. Een heldere uitnodiging De organisator stelt de lijst samen met de genodigden en stuurt ze een uitnodiging met agenda (vergaderdocumenten worden in een afzonderlijk hoofdstuk besproken). Indien er een beletsel zou zijn kan een vooraankondiging eventueel eerder worden verstuurd, zodat de vergadergroep ten minste tijdig data en uren kan vrij houden, en desgevallend de verplaatsing incalculeren. Op zoek naar een geschikte gemeenschappelijke datum? Bespaar jezelf oeverloos over en weer mailen met telkens één datum die altijd wel weer bij iemand af knapt. Met de gratis app Doodle (doodle.com) kan je aan al je relaties per mail een kalender op maat toesturen met alle beschikbare momenten waarop de meeting volgens jou zou kunnen door gaan. Iedereen wordt verzocht er zijn beschikbaarheid in aan te geven. Met een minimum mailverkeer en tijdverlies heeft iedereen meteen een prima overzicht van de mogelijkheden.

Vergaderplanning Het is in de meeste organisaties onmogelijk om vergaderingen op korte termijn te organiseren. Agenda-afstemming is dan niet meer mogelijk. Vergaderingen moeten daarom ruim van tevoren gepland zijn. Meestal gaat men als volgt te werk: Men laat de drukst bezette deelnemers een lijstje maken met geschikte vergaderdata voor het komende halfjaar. Daar rolt een lijstje mogelijke vergaderdata uit.


51

Beter vergaderen

3.5.1 Welke details dienen concreet te worden uitgewerkt in deze vergadering?

3.5.2 Stuur uitnodiging en agenda naar de kritieke betrokkenen

Een vergadering moet afsluiten met een resultaat, wat dàt ook moge betekenen. Door vooraf duidelijk te kennen te geven naar welk doel en resultaat je toe werkt maak je de vergadering ook concreet en beheersbaar. Bovendien kan je ook beter de balans maken achteraf: geslaagde vergadering of niet? wat kunnen we een volgende keer beter doen? Een goede organisator heeft voor elk agendapunt bedacht, hoe hij of zij de zaak gaat aanpakken. Aandachtspunten zijn daarbij: Wie leidt het onderwerp in? voorzitter, deskundige, eigenaar van het thema Hoe open je de bespreking bij dit agendapunt? Wat verwacht je dat men gaat zeggen? Hoe kun je de te verwachten tegenstellingen overbruggen? Hoe zorg je ervoor, dat iedereen mee denkt? Hoe bereik je, dat iedereen actief deel neemt, dat iedereen zijn standpunt geeft? Hoe doorbreek je vergadersleur en ellenlange uitweidingen over stokpaardjes? Welke procedures ga je toepassen? Wat staat daarover in het reglement?

Van kritieke betrokkenen mag je verwachten dat ze zich terdege voorbereiden. Bezorg hen daartoe dan ook de nodige informatie, maar beperk je zo ver als mogelijk tot de essentie. Vaak verliezen genodigden aan een vergadering er de moed bij wanneer ze alle bijlagen en invultabellen over zich heen krijgen. Het is de organisator die het filterwerk moet doen. Hij moet niet de aap door schuiven naar de deelnemers.

3.5.3 Welke (inter)actie verwacht je van de deelnemers? Je kan beter vooraf de deelnemers engageren dan hieraan nog tijd te verspillen bij de start van de vergadering. Zou er weerstand zijn tegen het thema, dan kan dat wellicht nog worden bijgestuurd of ontwapend vooraf. Engageren betekent motiveren en enthousiasmeren, activeren. Wanneer je mensen vooraf duidelijk maakt wat hùn belang is bij het resultaat van de vergadering maak je ook meer kans dat ze hieraan een actieve bijdrage zullen leveren. Wanneer daarentegen mensen op een vergadering worden uitgenodigd waarvan ze het nut niet inzien, niet overtuigd zijn van hun belang hierin, of geen uitzicht hebben op een (positieve) uitkomst is de kans ook zeer klein dat ze een grote bijdrage zullen leveren aan het welslagen. Gelaarsd en gespoord, actieve participatie a.u.b.!


52

Beter vergaderen verzending soort vergaderverslag, eisenpakket eindcontrole van verslag vóór verspreiding Ga niet uit van de veronderstelling dat mensen weten wat jij wil; dat weten ze vermoedelijk niet. En als ze toch een gokje wagen en zich daardoor laten leiden besteden ze misschien massa's tijd aan wat er niet toe doet. Dat doen ze geen tweede keer. Zeg dus kort en duidelijk wat je van de deelnemers verwacht, tegen wanneer en op welke wijze. Is je enige verwachting dat ze gelaarsd en gespoord naar de meeting komen, mét de relevante documenten onder de arm, zeg ze dat dan ook. Voeg er maar meteen aan toe dat je elk individueel naar een commentaar, een voorstel, een feedback enz. zal vragen... Je zou ook de vragen waarop je een antwoord wil klaar en duidelijk vooraf kunnen formuleren en mee sturen met de uitnodiging.

3.5.4 Vraag welke behoeften aan informatie deelnemers hebben

bijdrage van de voorzitter aan het werk van de notulist tijdens de vergadering bijdrage van de notulist aan het werk van de voorzitter tijdens de vergadering Tip uit de praktijk: in een organisaties wordt ongeveer wekelijks vergaderd met dezelfde vergadergroep. Wie deze week de notulist is neemt volgende week de algemene leiding. Voordeel? Je weet als voorzitter natuurlijk perfect hoe de agenda vorige week ontstaan is, en bent dus goed geplaatst om deze vergaderen te leiden. De beurtrol zorgt ook voor een stevig geworteld besef dat je het elkaar gemakkelijker kan maken door bv. op tijd te komen, de spelregels te volgen, afspraken te respecteren, kortom een actieve en constructieve rol te spelen als deelnemer. een volgende keer ben jij immers zelf notulist of leider van de vergadering.

3.5.6 Accommodatie

Als de tijd het toe laat kan je de deelnemers ook vragen om tegen een deadline te laten weten of ze extra informatie nodig hebben voor hun voorbereiding. Zo kom je niet onder tijdsdruk en kan je de kwaliteit van de voorbereiding nog verbeteren.

3.5.5 Afstemmen met notulist Als voorzitter moet je goed samenwerken met degene die het verslag maakt. Aandachtspunten bij het maken van afspraken zijn: Inhoud van uitnodiging samenstelling agenda bijlagen: stukken


53

Beter vergaderen Helaas zijn veel ruimten die voor vergaderingen worden gebruikt daartoe helemaal niet geschikt. Wat we hierna beschrijven zal dus in veel gevallen als ideaal in de kast blijven, en wordt van de organisator, de eventuele sprekers en de deelnemers veel soepelheid en creativiteit verwacht. Dat sommige omstandigheden een ware hypotheek vormen op het succes van de vergadering hoeft verder geen uitleg. Welk gevoel en welke interactie wil je in de vergadering?


54

Beter vergaderen

Wil de spreker op veilige afstand van de vergadering blijven, bouw dan een hindernis (spreekgestoelte, tafel, ...). Geef hem een vaste microfoon zodat hij verankerd moet blijven aan zijn plaats.

Wil je interactie tussen spreker en de vergadergroep, geef hem dan vrijheid om te bewegen, liefst nog tussen de deelnemers: U-vorm of voldoende loopgangen. In de U-vorm staat de spreker uiteraard aan de open zijde. Soms wordt de opstelling bemoeilijkt door competitie tussen de spreker, een projectiescherm en een bord

Wil je weinig interactie tussen de deelnemers, zet ze dan netjes in rijen, eventueel met een tafel voor zich geen tafel: auditorium- of theateropstelling met tafel: cabaret- of klasopstelling

Wil je daarentegen veel interactie tussen de deelnemers, zet de stoelen dan in een cirkel, al dan niet aan tafel, of in een U-vorm. Een cirkel voelt dichter aan, maar kan een heel gedoe worden met computer, beamer enz.

Vergaderen aan de grote directietafel met de spreker op kop geeft dan weer veel afstand ten aanzien van de woordvoerder en meer interactie tussen de deelnemers: je creëert eventueel een één-tegen-allen effect.

Volgens onderstaand onderzoek van het Nederlandse TNO zou een baropstelling beter werken voor een productieve vergadering dan een vierkantetafelopstelling. Dat wisten we in Vlaanderen al een tijdje; misschien is het succes van de navergaderingen hieraan toe te schrijven?

Weet dat een publiek dat wordt aangezet tot interactie dynamischer maar wellicht ook rumoeriger en sneller afgeleid is. Kan de voorzitter


hiermee overweg, en is dit bevorderlijk voor het resultaat?

55

Beter vergaderen Nederland vergadert vierkant verkeerd Bron: http://www.werken20.nl/nieuws-overnieuwe-werken/productiviteit/600/nederlandvergadert-vierkant-verkeerd/ Een baropstelling is beter voor de groepseenheid en samenwerking, een huiskamersfeer is optimaal voor gevoelige onderwerpen en de ovale tafel voldoet beter voor veel andere vergaderdoelen. Door de inrichting aan te passen aan het doel van de vergadering wordt er efficiënter, nuttiger en plezieriger vergaderd. TNO onderzocht het effect van verschillende vergaderopstellingen in afhankelijkheid van het doel van de vergadering. Opvallend resultaat uit dit TNO-onderzoek: de gangbare vierkante vergaderopstelling scoort significant minder goed dan de andere drie onderzochte opstellingen: bar, huiskamer en ovale vergadertafel. De vierkante vergadertafel heeft met name een minder gunstig effect op groepscohesie, betrokkenheid bij de inhoud, aantal mensen in het blikveld, een veilig klimaat en de overlegsfeer. Vergaderopstelling aanpassen 25% van onze werktijd vergaderen we. Dat doen we vaak in een vierkante vergaderopstelling. En die scoort volgens de test van TNO juist significant minder goed dan de drie andere door TNO onderzochte opstellingen: bar, huiskamer en ovale vergadertafel. Uit eerder TNO-onderzoek was al bekend dat met dezelfde kwaliteit van de besluitvorming en dezelfde resultaten een vergadering een derde korter kan worden door staand te vergaderen. Al met al is er voldoende reden om te pleiten voor verschillende andere opstellingen, waardoor de inrichting passend bij het doel van de vergadering kan worden gekozen en vergaderen efficiënter, nuttiger en plezieriger verloopt. Groepscohesie De barkruk-inrichting wordt in het TNO-onderzoek beoordeeld als doelmatig en oplossingsgericht, geschikt voor een innovatief klimaat en goed voor samenwerking en het genereren van ideeën. Dit is


belangrijk, want door de toename van het nieuwe werken (meer onderweg en thuis werken) komt de groepscohesie onder druk te staan. Mensen voelen zich minder verbonden met het werk. De juiste vergadertafel kan de groepscohesie gunstig beïnvloeden en dat doet de vierkante vergadertafel niet. <einde citaat>

4 NEED TO MEET? VERGADERTEMPLATES Lees ook: HULPMIDDELEN OM BETER TE VERGADEREN

De vergadertemplates zijn bedoeld om als een snelleesdocument structuur te bieden aan en aandachtspunten te verhelderen in functie van frequent voorkomende vergaderingen. We starten met een aantal algemeenheden, geldig in ongeveer alle vergaderingen.

4.1 Algemene regels: opening, afspraken verloop en afsluiten Lees ook: Samen beslissen: besluitvormingsprocedures en -technieken Start van de vergadering Vergaderingen starten op tijd. Wees dus duidelijk i.v.m. de welkomkoffie, bv. 8u30 aanmelden, onthaal en welkomkoffie (sprekers kunnen terecht vanaf 8u15) 8u45 installatie 9u00 start van de vergadering

56

Beter vergaderen Aan het begin van de vergadering neemt de voorzitter het woord, bv. met De vergadering is geopend, en een welkom aan de deelnemers. Er komt eventueel een kennismakingsronde, die dan bij voorkeur relevant is voor het thema, bv. door elkeen te vragen specifiek iets te vertellen over de persoonlijke ervaring of band met het thema. Er is informatie over de aanleiding tot en het doel van de bijeenkomst (en motivatie!). Stem nadrukkelijk af met de vergadergroep over het thema, de vraag, de doelen enz. Deze kunnen best schriftelijk nog 's worden onder de aandacht gebracht, bv. op een flip of met een PowerPointdia. Je kan in veel gevallen beter een volledig en gestructureerd overzicht geven van de verschillende thema's bij het begin van de vergadering. Een andere mogelijkheid kan zijn een stappenplan, of een overzicht van de procedures die kunnen worden gevolgd. Deelnemers kunnen zich dan op elk ogenblik oriënteren in het programma, en weten duidelijk wat nog komen moet. Enkele structuurmiddelen om dit te doen zijn:

•

na de volledige vergadering geef je nog 's een overzicht van alle agendapunten die werden behandeld, met in telegramstijl besluiten en acties

eventueel informatie over de status van de vergadering (bevoegdheden, verantwoordelijkheden) vergaderafspraken (informatie over vergadergedrag, spreektijd, procedures, pauze, duur van de bijeenkomst enz.). De tijd is een heel belangrijke factor: vaak wordt te veel tijd besteed aan de eerste punten, en blijft dus te weinig tijd over op het einde. Het is daarom handig een TimeWatcher in te schakelen.

uiteraard, als eerste: de agenda journaalmethode MindMap van de vergaderthema's

Journaalmethode •

je geeft bij de start een overzicht (opsomming) van de verschillende thema's

•

elk nieuw thema wordt hierna behandeld zoals voorzien. Na de behandeling van een thema geef je meteen een duidelijk, korte samenvatting van de besluiten en acties. Samenvattingen zijn belangrijk. Het zijn markeringspunten waarmee richting gegeven wordt. Ze dragen daardoor bij aan de gespreksvoortgang. En daarnaast zijn ze een hulpmiddel bij de gespreksregulering.


Het is verstandig om bij aanvang van een vergadering de relevante richtlijnen (algemene regels) kort te herhalen voor alle betrokkenen. •

Respect voor de tijdregeling op de agenda. Geef in je rol als voorzitter of moderator de spreker 5' voor tijd een niet mis te verstaan seintje nog 5 minuten.

•

Elkaar laten uitspreken

•

Wat met telefoons, tablets en PC's

•

Welke procedures of methoden willen we volgen: stappenmodel; beslissingsprocedure. Nb het kan nodig zijn dit soort afspraken uit te stellen of te herhalen bij aanvang van elk thema

•

Maak in het bijzonder duidelijke afspraken over wanneer vragen kunnen worden gesteld, hoe lang die mogen zijn, en uiteraard: hoe lang de totale presentatie, of

57

Beter vergaderen de behandeling van een agendapunt mag duren.

we dat aanpakken? Wie gaan we kiezen? Welk alternatief heeft jullie voorkeur en waarom? ...

Is dat onbeleefd?

Formulering van een voorstel

Het lijkt ons van niet. Stop zeggen tegen iemand die de timing niet respecteert is ja zeggen tegen al diegenen die na komen en hiervan het slachtoffer zouden zijn geworden. Het is onaanvaardbaar dat in een vergadering met verschillende sprekers de tijd van de laatste en de tijd van de vraagstellers wordt ingekort omdat één spreker zijn huiswerk, zijn timing niet heeft gemaakt.

Beoordeel elke bijdrage van deelnemers op het voorstelkarakter. Wat wil hij/zij bereiken? Wat is zijn/haar voorstel? Vat dat voorstel samen.

Maak je ook afspraken i.v.m. gebruik van Smartphones, tablets, Gsm’s enz.? huishoudelijke mededelingen (garderobe, toiletten, rookplek, koffie/thee enz.) toelichten Vaak gaat aan het begin van de vergadering een presentielijst rond. De aanwezigen vullen daarop de gevraagde gegevens in en zetten een handtekening of paraaf. In kleine vergaderingen noteert de secretaris wie er aanwezig en/of afwezig zijn. Tijdens de vergadering: de inleiding van een onderwerp Een nieuw onderwerp begin je met een inleiding, waarin je de antwoorden op de volgende vragen verwerkt: Wat is de aanleiding voor de plaatsing van dit onderwerp op de agenda? Wat houdt dit onderwerp in? (historiek, kenmerken, situatie op dit moment, uitleg) Wat is het doel van het overleg? Wat wordt verwacht van de vergadering? Hoe pakken we dat aan? Vervolgens stel je het onderwerp aan de orde met behulp van een vraag: hoe denken jullie over dit voorstel? Wat moeten we gaan doen? Hoe zullen


Begin een voorstel bij voorkeur met woorden als: Ik stel voor dat ... Renate stelt dus voor om ... Het voorstel luidt als volgt ... Werk van breed naar smal. Zoek eerst naar overeenkomsten, naar een gemeenschappelijk uitgangspunt. Probeer dan steeds concreter te worden, het plan verder in te vullen. Formuleer het eindvoorstel SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. De rondvraag Op het einde van de vergadering, of bij een uitvoerig agendapunt zelfs tijdens de behandeling van een thema komt er nog wel 's een rondvraag. De rondvraag is een moment die veel deelnemers aan de vergadering vrezen. Ze hadden misschien gehoopt zich een beetje te kunnen verstoppen. Zij die het dichtst bij de spreker zitten vragen zich met vrees af of het rondje wijzerszin of tegenwijzerszin zal starten, en speculeren nu al of ze er straks van af komen met een ik sluit me aan, het meeste is al gezegd, of, in een poging om grappig te zijn: ik had het niet beter kunnen zeggen... Anderen zien de kans schoon om even uit de doeken te doen wat ze ervan vinden. De rondvraag is een moment dat extraverte mensen de kans geeft even te ventileren, de introverte deelnemer echter aanvoelt als een last en zelfs bedreiging. Bescherm de laatsten tegen de eersten hou je doel en je klok in de gaten, maak afspraken over de maximale duur van een interventie en hou je er aan laat de rondvraag even voorbereiden. Zo vermijdt je dat de enen de ideeën oppikken van de anderen

58

Beter vergaderen (en de laatste niets origineel meer kan vertellen), en vermijd je ook woordenkramerij

het vergadergedrag van de deelnemers het werk van de voorzitter

is het een overzichtelijke groep, ga dan niet in een klokwijzervolgorde tewerk en zorg voor een stukje entertainment en verrassing. Laat het lot bepalen in welke volgorde wie aan het woord komt

het werk van de notulist de inzet van de deelnemers

herformuleer ook steeds kort de bijdrage, of pik er enkele waardevolle elementen uit. Dit geeft erkenning aan de spreker, het publiek kan verstaan waarover het gaat, en het faciliteert de gemeenschappelijke conclusie en verslaggeving

de voortgang in het werken naar een resultaat

Afsluiting van agendapunten en van de volledige vergadering

de faciliteiten van de vergadergroep

de uitvoering van activiteiten door deelnemers

de omgevingsfactoren enz. Aan het eind van de vergadering heeft de voorzitter een aantal taken: samenvatten van het besprokene en/of de besluiten

Na de vergadering

overzicht geven van de gemaakte afspraken (met aansluitende taakverdeling)

Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie. Het vergaderverslag is daarbij een belangrijk hulpmiddel. De leider van de vergadering kwijt zich van

eventueel een schets van het vervolgtraject (ook datum volgende vergadering, heb je je agenda bij?)

controle op de inhoud van het verslag (volledig, juist, correct)

een korte evaluatie van de vergadering met een dankwoord

controle op de verzending aan de deelnemers

de sluiting, bijvoorbeeld: En hiermee sluit ik deze vergadering. Goede reis en wel thuis. De afsluiting moet zo mogelijk positief zijn. De groep moet immers door met het verhaal. Een wrange nasmaak aan een vergadering is niet bevorderlijk voor de volgende vergadering. Wanneer je met een prettige afsluit vertrekt doet wat er tussenin gebeurd is minder toe: de herinnering zal gekleurd worden door hoe het eindigde. Evaluatie Ook heb je als voorzitter de taak de vergadering te evalueren. Op grond van deze evaluatie doe je voorstellen om de kwaliteit van het werk van de vergadergroep te verbeteren. In een evaluatie besteed je aandacht aan


controle op verzending aan betrokken in- en externe relaties van de groep (incl. opdrachtgever controle op archivering informatie aan derden Namens de groep informeert de voorzitter ook anderen. Hij/zij is verantwoordelijk voor aanvullende informatie aan opdrachtgever (voortgang, knelpunten e.d.) informatie aan media (indien van toepassing, persbericht bijvoorbeeld) informatie aan belangstellenden afspraken

59

Beter vergaderen ICT. Het zorgt er bovendien voor dat onderhuidse wrevel geen kans krijgt!

4.11.2 Kantoorfitness en stapvergaderingen

Van staand vergaderen naar wandelend vergaderen is, letterlijk, slechts een stap.

4.11.3 Vergaderen op afstand, met online meetings Lees ook: Rol van de notulist De wereld gaat steeds sneller, of we dat nu willen of niet, behalve dan misschien het verkeer. Dat zit steeds vaker en steeds langer in de knoop. De vraag naar en nood aan snelle uitwisseling van informatie leidt vaak tot ellenlange ketens van elkaar opvolgende mails. Helaas kunnen deze mails even vaak niet waarop we hoopten: een knoop ontwarren en een beslissing bespoedigen. Alleen persoonlijk overleg geeft perspectief op enige vooruitgang. Hoe dan aan het verkeer ontsnappen en toch persoonlijk kunnen afstemmen met je gesprekspartner, bv. je klant, je collega, je baas? In een online meeting natuurlijk. Online meeting?

Bron, bewerkt: http://www.officevibe.com/blog/walkingmeetings-employeewellness?utm_content=buffer14d26&utm_mediu m=social&utm_source=twitter.com&utm_campaig n=buffer Er zijn natuurlijk (opnieuw) de gezondheidsargumenten. Maar er is wellicht meer: onderzoek aan de universiteit van Michigan heeft aangetoond dat mensen die eventjes een frisse neus hadden gehaald beter problemen konden oplossen dan zij die op kantoor bleven. Onderzoekers van Stanford University onderzochten of er een verschil is in creatief denkvermogen tussen mensen die zitten en mensen die bewegen. In dit onderzoek steeg de creativiteit met 60% bij de wandelaars. De toename was werkelijk te wijten aan de beweging, niet aan wat de deelnemers te zien kregen. Ook personen die binnen bleven maar een tredmolen of looptapijt konden gebruiken werden creatiever. Het wandelen was vooral effectief op creatief denken, maar nauwelijks op focusdenken. Het sta-kantoor-met-loopband is dan toch misschien niet meer zo ver af?


Een online meeting is een vergadering waarbij de deelnemers niet in één ruimte zitten, maar met elkaar in contact zijn via internet. Je hebt computers nodig, een internetverbinding, eventueel een headset of anders geluidboxen, en een geschikte app, bv. GoToMeeting. Een webcam is enkel nodig wanneer je een online meeting met beeld wil houden, een video conference dus. Door de app wordt een virtuele vergaderruimte gecreëerd. Dankzij screen-sharing kan iedereen bv. eenzelfde slideshow of PowerPoint volgen tijdens de meeting. Webinars zijn in wezen ook online meetings, maar dan bedoeld voor een grote groep mensen. Online meetings veroorzaken in veel organisaties vandaag nog een zekere koudwatervrees. Dat is jammer. Eenmaal de stap gezet zal je merken dat de voordelen ingrijpend zijn, en de moeilijkheden niet opwegen. Zodra online vergaderen in een organisatie niet langer een event is, maar gewoon een van de communicatietools die laagdrempelig toegankelijk is voor iedereen zal je er het volle voordeel van beseffen. Online vergaderen zou niet vreemder mogen zijn dan naar de telefoon grijpen.

79

Beter vergaderen Het is mogelijk om sessies op te zetten met meerdere partijen tegelijkertijd. Bijvoorbeeld vier locaties in één videovergadering. Dit wordt een multipoint conference genoemd. Het is ook mogelijk om participanten 'bij te bellen' of te laten inbellen, als ze bijvoorbeeld in de auto zitten. Een audio-participant maakt dan ook deel uit van de videovergadering.

internet (VoIP, Voice transmission over Internet Protocol) gratis is. Online meetings zijn veel minder gevoelig voor uitzonderlijke obstakels: ze hebben geen last van stakingen en betogingen, en geen last van weersomstandigheden. Zijn er dan geen nadelen?

Zeven voordelen op een rijtje Je biedt meer flexibiliteit en beschikbaarheid: vermits je niet gebonden bent aan kantooruren en de beperkingen die een gevolg zijn van de dagelijkse verkeerschaos heb je een breder tijdsvenster om te " vergaderen ". Je kan sneller reageren op vragen, opmerkingen of een klacht. Je geeft je gesprekspartner bovendien een geruststellend gevoel dat je er snel voor hem bent. Gebruik dit als een voordeelargument vanaf het eerste kennismakingsgesprek. Beter dan met e-mail behoud je de live interactie met gesprekspartners. Hierdoor wordt de communicatieketen sterk ingekort, en misverstanden voorkomen. Je kan ook zaken echt tonen of demonstreren op een dynamische en interactieve wijze. Filmpjes die je insluit bij een mail zouden ook voor de demo kunnen worden gebruikt, maar ze zijn in principe niet interactief. En je hebt in principe eindeloze mogelijkheden om digitale bronnen te gebruiken, of bv. samen op bestanden te werken: een document, een MindMap, een PowerPoint enz.

Geen voorzijde zonder keerzijde. Onder de vaakst ervaren of genoemde nadelen verdienen volgende punten zeker aandacht: Een gesprek ter plekke geeft uiteraard een veel vollediger, soms toevallig zicht op situaties waarin je terecht komt. Wanneer je met een klant een online meeting op zet krijg je waarschijnlijk het mooiste van hem te zien. De vraag is wat een bezoek je zou hebben opgeleverd aan extra informatie. De installatie, technologie en toegang tot communicatie apps is een relatieve kost, en vooral, vraagt bereidwilligheid van alle betrokkenen. Wanneer je gesprekspartner geen zin heeft in een online meeting houdt het hier op. Soms moet je dus een paar argumenten klaar hebben die het voordeel voor de ander aantonen. Wil je in jouw organisatie aan de slag met online meetings, standaardiseer dan het pakket dat door iedereen binnen de organisatie zal worden gebruikt.

De betrokkenen bij een case zitten niet altijd alleen op eenzelfde adres. Dankzij online vergaderen kan je mensen van over de hele wereld samen brengen in een meeting, ongeacht de geografische plek waar ze zich nu bevinden.

Om de kosten te drukken, en je te verzekeren van één standaard binnen de organisatie kan je kiezen voor SaaS, Software as a Service. Je huurt dan de hard- en software van de leverancier, die ook zorgt voor installatie en onderhoud. Prijzen kunnen in dat geval bv. verschillen van het aantal gebruikers (licenties).

Verplaatsingen vormen een belangrijk tijdsverlies én een risico. Meetings ter plekke vervangen door online meetings verhoogt ongetwijfeld de efficiëntie.

Tips voor een geslaagde online meeting

Ze veroorzaken trouwens ook een belangrijke kost (reken de kost van een gemiddelde bedrijfswagen aan.35 EUR/km, zonder rekening te houden met de verloren manuren), terwijl telefoneren over


Test alle materiaal ruim vooraf uit. Wees ook beducht voor kunst- en invallend licht. Hoe ziet het lokaal er uit? Wat zullen mensen om je heen te zien krijgen? Dit is een unieke kans om

80

Beter vergaderen onopvallend zaken zichtbaar te maken. Verwittig collega's dat ze niet onnodig in beeld lopen of op de achtergrond staan lummelen tijdens de meeting. Zet een tijdskader uit (dat zou je eigenlijk voor elke vergadering moeten doen). Duidelijk weten wanneer de meeting start, hoeveel tijd aan een agendapunt wordt besteed, wanneer het ter sprake komt enz. bevordert de resultaten. Kijk net voor de start nog even in de spiegel. Mensen zullen misschien een uur van dichtbij op je gezicht kijken, voorkom ongewilde afleiding. Doe gewoontjes; dat werkt aanstekelijk voor alle deelnemers. Gewoontjes is natuurlijk geen synoniem voor onvoorbereid; juist een goede voorbereiding laat je toe om ongedwongen te vergaderen. Zorg er overigens ook voor dat je alle stukken bij de hand hebt: in een face/face vergadering kan men het tijdelijk verdwijnen van iemand nog een beetje visueel plaatsen, maar dat kan helemaal niet in een online meeting.

Tele- of audiovergaderen is een gestructureerde manier van vergaderen per telefoon met meerdere personen tegelijk. Deze vergadermethode wordt vooral gebruikt voor korte meetings waarbij geen documenten besproken worden. Web-vergaderen is een combinatie van telefonisch vergaderen met een presentatie op Internet. Video-vergaderen combineert klank en beeld. Je ziet en hoort de deelnemers (ofwel allemaal samen, ofwel met focus op de spreker) en kan tegelijk presentaties op computer volgen. Videovergaderen biedt een belangrijk voordeel ten opzichte van de andere vergadermodules op afstand. Je ziet meteen de emoties van de deelnemers, merkt onmiddellijk wanneer iemand iets wil zeggen. Het systeem leent zich uitstekend voor: besprekingen tussen projectleiders en partners in binnen- en buitenland basisbesprekingen en boardmeetings voor directieleden

Vergaderen op afstand? Bron: http://www.mobielvlaanderen.be/pdf/ideeenboek /e7.pdf Zijn medewerkers soms uren onderweg naar vergaderingen waar hun inbreng beperkt is tot enkele minuten? Wordt het steeds moeilijk om alle deelnemers op een afgesproken tijdstip samen te brengen? Wegen de verplaatsingskosten zwaar door in het totale vergaderbudget? Met videoconferentie beperkt je het aantal verplaatsingen tot een minimum. Deze faciliteit laat je toe om gelijktijdig met verschillende mensen in binnen- en buitenland te vergaderen. Hiervoor maak je gebruik van nieuwe technologieën en media om met elkaar te communiceren in woord en beeld. Niemand hoeft zich te verplaatsen. Vergaderen op afstand kan op verschillende manieren:


opleidingssessies tussen een opleidingscentrum en een grote groep cursisten (al dan niet verspreid over verschillende locaties). Kortom, elkaar zien maakt de communicatie gemakkelijker. Tips Besteed voldoende zorg aan de inrichting en de gepaste verlichting van de videoruimte. Voorzie neutrale wanden zonder affiches of kunstwerken die de aandacht afleiden. Kies de nodige apparatuur zorgvuldig uit. Een vergadering duurt bij voorkeur maximaal anderhalf uur. Daarna wordt het vermoeiend en boet de kwaliteit in. Videovergaderen vergt een strakkere leiding dan een klassieke vergadering. Voordeel: meer mensen komen aan het woord, en niet alleen degene met de grootste mond.

81

Beter vergaderen Videoconferentie is ook een handige manier voor het geven van opleidingen aan grotere groepen van het personeel. Je kunt die organiseren in de eetruimte of refter.

- Verlopen de vergaderingen volgens een vaste regelmaat, dan wissel je video-conferentie af en toe eens af met gewone vergaderingen. Zo behouden de deelnemers het persoonlijke contact en voelen ze elkaar beter aan.

Hoe invoeren binnen het bedrijf? Voor- en nadelen Organiseer je regelmatig vergaderingen met deelnemers van verschillende vestigingen uit binnen- en/of buitenland? Dan is het interessant om de investering in nieuwe apparatuur en videovergaderruimte(n) zorgvuldig af te wegen tegenover de kosten voor vervoer en verblijf en de personeelskost (onproductieve uren onderweg). Contacteer hiervoor een professionele organisatie die je met raad en daad kan bijstaan en laat ze een gedetailleerde offerte opstellen.

voor de werkgever + Video-vergaderen werkt sterk kostenbesparend en is mobiliteitsreducerend: minder vervoeronkosten, minder ongevallen, geen overnachtingkosten. + De tijdswinst is aanzienlijk. De reistijden vallen immers volledig weg. Je medewerkers werken zo veel efficiënter.

De werkwijze .../... Voorzie volgende technische opstelling van de vergaderruimte : beamer, ISDN-lijnen, microfoon, camera, pictmetel, pc-aansluiting, pc, monitor, video- en dvd-recorder. Randvoorwaarden Bij het invoeren van video-vergaderen is een open bedrijfscultuur noodzakelijk. Enkel met een open communicatie en ruime interesse voor innovatie en technologie bouw je het systeem succesvol uit. Weeg vooraf steeds af welke vergadermethode het meest aangewezen is: klassiek vergaderen, tele-, web- of videoconference. De aard van het gesprek bepaalt of je videoconference gebruikt of niet. Het systeem werkt goed voor technische en doordeweekse besprekingen, maar leent zich minder voor het bespreken van emotioneel geladen onderwerpen, financiële onderhandelingen of personeelsgebonden materie. Dit bespreek je beter face-to-face. Grijp niet voor elke vergadering naar deze moderne vergadertechnieken.

+ Video-vergaderingen zijn gemakkelijker in te plannen. Je moet alleen rekening houden met de vergadertijd, en niet met de reistijd. + Het systeem leent zich uitstekend voor overleg in crisissituaties. Je speelt extra kort op de bal en met zicht op doel. + Video-vergaderingen verlopen zakelijker en sneller. Via het beeldscherm zijn alle ogen voortdurend op iedereen gericht. Daardoor hebben de deelnemers de neiging om hun standpunt bondiger uiteen te zetten en praten ze minder onder elkaar. Daarnaast zijn de deelnemers zich meestal sterk bewust van de kosten verbonden aan het systeem, waardoor problemen meteen ten gronde worden aangepakt. + De medewerkers zijn fitter en enthousiast. Ze verliezen geen tijd onderweg en tijdens de vergadering zelf, hebben minder stress en zijn gemotiveerder. - Investering in nieuwe technologie kost geld, al evolueert dit in een steeds kostenvriendelijker richting.

- Een eerste overleg gebeurt volgens de klassieke vergadermethode zodat de deelnemers elkaar persoonlijk beter leren kennen.


voor de werknemer

82

Beter vergaderen + Videovergaderingen beginnen meestal stipt op tijd. Te laat komen is immers uit den boze. Hierdoor hebben de deelnemers die anders soms vast zitten in het verkeer minder informatieachterstand dan bij klassieke vergaderingen

4.11.3.2 VoIP & Skype

+ Met dit systeem win je heel wat tijd. De stress vermindert aanzienlijk. + Vergaderingen verlopen sneller en beter gestructureerd. + De deelnemers kunnen zich beter concentreren en zijn minder vermoeid.

Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Skype

+ De deelnemers zien elkaars gezichtsuitdrukking en hebben zo een beter contact met elkaar dan per telefoon.

Skype is een VoIP-programma van Microsoft, waarmee men over het internet kan telefoneren.

4.11.3.1 Conference Call

Het programma is gratis verkrijgbaar voor Windows (Windows 2000 en nieuwer), Mac OS X (Mac OS X 10.3 of hoger), iOS, Android en Windows Phone. Skype zegt vrij te zijn van spyware en is geschreven door de auteurs van Kazaa: Niklas Zennström en Janus Friis.

Bron: http://www.danweetjehetwel.nl/zakelijk/telecom municatie/conference_call

Een conference call is een telefoongesprek waarin de oproepende partij wenst om met meer dan 1 opgeroepen partij te luisteren naar het audiogedeelte van de oproep. De conference call kan worden ingesteld om de gebelde partij deel te laten nemen aan het gesprek. Of de oproep kan zo ingesteld worden dat de gebelde partij alleen maar luisteren naar de oproep en niet kan spreken. Als iemand deel wilt nemen in de conference call zelf kan dit door te bellen met een speciaal telefoonnummer dat wordt aangesloten op een conference bridge(dit is een apparaat wat telefoonlijnen uitelkaar houdt of bi elkaar brengt).

Werking De gesprekken vinden plaats via een Skype-eigen protocol met peer-to-peertechniek. Dit protocol is zo ontworpen dat het over het algemeen niet gehinderd wordt door firewalls. Gesprekken via Skype gaan met 256 bit-AES-encryptie versleuteld over het internet. Afluisteren (Internettap) is hiermee zo goed als onmogelijk. Alternatieve protocollen zijn het open SIP en H.323. In september 2005 werd Skype Global overgenomen door eBay, dat Skype later grotendeels doorverkocht aan de investeringsmaatschappij Silver Lake. In mei 2011 sloot Microsoft een overnameovereenkomst voor circa USD 8,5 miljard. Skype als product blijft bestaan, maar zal mogelijk worden geïntegreerd in Xbox Live, Kinect en Outlook.com. .../...


83

Beter vergaderen Functies Skypeln: vrienden zonder Skype of pc (de oudere generatie) kunnen je met hun mobiele telefoon of vaste lijn bereiken op Skype. Deze functie is slechts beschikbaar in 24 landen waaronder Nederland. België heeft een te strikt beleid (BIPT) en laat dit niet toe. SkypeOut: Telefoneren vanuit Skype op je pc naar iemands mobiele of vaste lijn. Dit gebeurt met een vooraf betaald krediet of een abonnement; per land of met een "Europapakket" of "wereldpakket".

Veel mobiele telefoonaanbieders laten niet toe dat men via de mobiele telefoon VoIP gebruikt. Het genoemde "Skype to go" is een remedie, althans voor buitenlandse gesprekken, maar is anno 2011 slechts werkzaam in 18 landen.[7] De Benelux zit niet in die landengroep (zie het uitrolmenu van de voetnoot). Skype houdt twee poorten (poort 80 en 443) bezet waardoor een webserver niet kan werken. Het bellen naar landelijke alarmnummers is niet overal beschikbaar. <einde citaat>

4.11.3.3 Webvergaderen (Webinar) Skype to go in 18 landen: Skype als tussenpersoon, als je niet aan je pc zit en je naar iemand in het buitenland wilt bellen. Dit gebeurt eveneens met een vooraf betaald krediet of een abonnement. Skype belt de contactpersoon van wie je vooraf het vaste of mobiele nummer aan Skype bekend hebt gemaakt, waarna Skype je voor die persoon een "skype to go"-nummer heeft bezorgd. Skype Mobile slechts in het Verenigd Koninkrijk en in Ierland met bepaalde types mobiele toestellen: het skypeprogramma op je mobiele telefoon. Versturen van sms'en, bestanden, contactadressen zoals bij alle IM's binnen het Skype-programma gratis, te betalen naar buiten. Voicemailgebruik is altijd tegen betaling. Webcam-ondersteuning (videochat), audiogesprekken blijven mogelijk Skype werkt ook op een PlayStation Portable (PSP) en op een PlayStation Vita door een app te downloaden uit de PlayStation Store. Nadelen Een nadeel van Skype is dat een verbinding met andere VoIP-diensten niet mogelijk is, aangezien Skype met een gesloten protocol werkt en beide gesprekspartners dus Skype moeten gebruiken. Het is niet mogelijk Skype te gebruiken voor gesprekken met op het SIP-protocol gebaseerde diensten als Free World Dialup, Parlino, VoipBuster of ActionVoip.


Wat is een webinar of online training? Hoe werkt het? Wat is een Webinar of online training? De term Webinar is afgeleid van Seminar en Internet (WEB). Een Webinar is een online variant op een seminar. Het is een mix van een telefonische conferentie en een presentatie via internet (bijvoorbeeld PowerPoint). In plaats van gebruik te maken van een telefoon is het ook mogelijk te luisteren en te spreken via VoIP. VoIP is afgezien van de kosten voor een internetverbinding gratis. Voor telefonische verbindingen belt de deelnemer in op een speciaal opgegeven telefoonnummer en voert de deelnemer een code in. Het grote voordeel van een Webinar of online training is dat je het via je werkplek of thuis kunt bijwonen. Dus je verliest geen tijd en geld met reizen. Webinars en online trainingen verlopen in grote lijnen hetzelfde. Een online training telt minder deelnemers en er is meer interactie tussen de deelnemers en trainer. Ook heeft de software voor online trainingen meer mogelijkheden dan de software voor Webinars. Afhankelijk van de instellingen die de organisator kiest, kunnen deelnemers met elkaar praten en chatten. Bij webinars zijn deze mogelijkheden meestal beperkt of uitgeschakeld.

84

Beter vergaderen

5.3.3 Omgaan met vragen

Bewaak je gedrag, en bewaar je koelbloedigheid Laat je niet leiden door reflexreacties. Wacht 3 seconden alvorens te reageren, ook non-verbaal Toon altijd interesse, laat de vraagsteller uitspreken, luister en toon je aandacht: focus, aankijken, knik, veer mee. Accepteer de vraag met open armen, valoriseer de vraagsteller interessante vraag...

We gaan ervan uit dat de meeste vragen gesteld worden uit een faire belangstelling om iets te verduidelijken. Het gebeurt natuurlijk nog wel eens dat de onderliggende beweegreden minder fraai is, bv. omdat onder de vraag een intentie schuilt om een specifiek doel te bereiken. Het gaat dan eerder om een manipulatieve of een demonstratieve vraag. De vraagsteller wil met de vraag misschien bewijzen hoe goed hij zelf het onderwerp kent, of in extremis wil hij je op je bek zien gaan. We kijken verder hoe je hiermee om kan gaan. of de vraagsteller hoort zichzelf graag praten, zonder verder enige bijbedoeling te hebben. Laat hem even doen, bevestig hem in zijn deskundigheid, en stel voor hierop na de vergadering of in een volgende vergadering terug te komen. Omdat mensen uit ervaring weten dat dit een loze belofte is, is het gebruik van je Parking lot erg belangrijk. De groep heeft zo zijn eigen dynamiek. Ze vinden het wel sterk van een collega dat hij een vraag stelt, zeker wanneer ze er een dubbele agenda in vermoeden. Je ziet zo de mimiek rond de tafel. Hou rekening met deze groepsvorming want andere deelnemers, zelfs al hebben ze met de vraag helemaal geen uitstaans, zullen zich toch ook je manier van reageren op henzelf projecteren. Je kan dus je verhouding met de groep op de meest onverwachte momenten bevestigen of verknoeien...


Herhaal de vraag voor de andere deelnemers. Het laat je even tijd winnen, is een kans om de vraag te herformuleren in de termen die jou beter uit komen en betrekt de ganse groep. Herformuleer de vraag in eigen woorden en naar je het goed uit komt. Dit heeft overigens het voordeel dat de vraag niet een onderonsje wordt tussen beiden, maar dat de ganse groep de vraag duidelijk hoort. Pas dus je focus aan: richt je tot de vraagsteller wanneer hij zijn vraag stelt, richt je tot de ganse groep wanneer je de vraag herformuleert. Ga er nooit van uit dat je het meteen goed begrepen hebt, NAAA Never assume always ask. Splits samengestelde vragen, beantwoord één per één. Als het antwoord kort kan zijn, geef dan een antwoord, in het andere geval parkeer je de vraag voor een later tijdstip of de pauze (Parking lot gebruiken). Parkeer vrij theatraal, noteer de vraag in het zicht van iedereen. Dit laat iedereen duidelijk zien dat je het ernstig meent met de vraag. Voorkom uitvoerige 1/1 discussies; de totale vergadergroep heeft hier niets aan en verdeelt zich gewoon uit groepsinstinct in 2 kampen, of schuift discreet en een beetje gegeneerd onder de tafel omdat ze niet weten hoe zich te houden als stille getuige van de soms weinig eervolle machtsdemonstraties en grootbekkerij. Gaat het om een vraag waarop je eerder het antwoord hebt gegeven tijdens de vergadering, vermijd dan zoals ik eerder heb gezegd... Want eigenlijk laat je verstaan dat de vraagsteller niet

129

Beter vergaderen goed heeft geluisterd, of misschien gewoon een domoor is. Niet zo best. Je hoeft niet op elke vraag meteen een antwoord te hebben. Soms geef je beter toe dat je iets niet weet, dit werkt ontwapenend. Maak dan een heldere afspraak hoe de vraagsteller zijn antwoord zal bekomen, en vooral, hou je er aan. Vragen tijdens of op het einde? Vragen meteen tijdens de vergadering stellen verhoogt de dynamiek en levendige betrokkenheid. Het vraagt dan wel de nodige discipline de discussie kort te houden en zo de tijd die nodig is voor de rest niet in het gedrang te brengen. Het omgekeerde van de bekende studententruc: één vraag bij aanvang van de les aan de Prof over zijn geliefd onderwerp en een uur geen les... Je vindt heel wat leuke technieken en trucs op www.debatrix.com. We hebben er een paar voor je uitgepikt en soms bewerkt in de paragrafen hierna.

Bepaal je doelgroep Als je wilt overtuigen, dan is het cruciaal om te bedenken wie je doelgroep eigenlijk is. Veel sprekers nemen zich voor het hele publiek te overtuigen. Tijdens hun presentatie kijken ze keurig rond in de zaal, zodat alle luisteraars het gevoel hebben dat ze worden aangesproken. In de dynamiek van een vragensessie gebeurt vervolgens iets merkwaardigs. Op het moment dat iemand een vraag stelt, krijgt hij ineens het monopolie op aandacht van de spreker. Minutenlang zit de rest van het publiek er voor spek en bonen bij – zo voelt het, althans. Dit fenomeen zien we vaker naarmate de vraag lastiger wordt. Niet zelden stelt iemand een lastige vraag met als belangrijkste doel om zichzelf of zijn expertise onder de aandacht van alle aanwezigen te brengen. De vragensteller wil dolgraag in discussie met jou; zo krijgt hij nog meer mogelijkheden om zichzelf in de schijnwerpers te zetten. Met zo’n discussie doe je echter de andere aanwezigen te kort – ook zij verdienen jouw aandacht. Koppel de vraag daarom direct los van de vragensteller en beantwoord hem naar alle aanwezigen. Herhaal niet, maar parafraseer De meest gemaakte fout daarbij is om de woorden van de vragensteller letterlijk te herhalen. Dat is onverstandig. Vragen bevatten regelmatig een (negatief) waardeoordeel, of woorden die jij zelf nooit zou gebruiken. Door deze te herhalen, word jij blijvend geassocieerd met die woorden.

5.3.3.1 Nooit meer met een mond vol tanden Je verhaal was goed voorbereid en de vergadering ging prima. Bij de discussie achteraf ging het mis. Een paar lastige vragen die je niet had zien aankomen. En ineens stond je daar, met een mond vol tanden. Had ik dát nu maar gezegd, denk je later nog.


In ons artikel over het vermijden van het woordje ‘niet’ gaven we het voorbeeld van een spreker die op een congres de vraag kreeg waarom zijn producten zo duur zijn. Zijn antwoord: Iemand hier vraagt waarom onze producten zo duur zijn. Welnu, volgens mij zijn wij helemaal niet duur. In elk geval niet duurder dan onze belangrijkste concurrenten… Het psychologisch wegfilteren van het woordje ‘niet’ en de kracht van herhaling zegevierde: de spreker werd blijvend geassocieerd met hoge prijzen. Beter is om de vraag in neutrale bewoordingen te parafraseren, zonder daarbij de kern van de vraag

130

Beter vergaderen te negeren. De spreker hierboven had de vraag prima kunnen parafraseren door aan te geven dat de spreker geïnteresseerd is in de prijsopbouw van zijn product, en die vervolgens in zijn voordeel uit te leggen (onze producten zijn van topkwaliteit en u krijgt een uitstekende service, waardoor onze producten veel langer meegaan). Kortom: bedenk goed wie je doelgroep is en blijf je daar consequent op richten. Ook bij een vragensessie. Neem je publiek serieus! Dat heeft u mij niet horen zeggen Een andere veel gemaakte fout is het klakkeloos overnemen van de standaardzinnetjes die politici dankzij een overdaad aan mediatraining in elk antwoord verwerken. Dat is een interessante vraag, ik ben blij dat u die stelt! Of: U snijdt daar een interessant thema aan. Dat brengt mij bij… En: Dat heeft u mij niet horen zeggen…. Klapper op de vuurpijl: Die vraag beantwoord ik zo dadelijk …om dat vervolgens niet te doen. Sommige tussenzinnetjes zijn altijd fout. Neem het compliment over de ‘interessante vraag’. Je publiek heeft feilloos door of een vraag interessant is. Je maakt jezelf niet geloofwaardiger door elke vraag een interessante vraag te noemen, ook als die dat overduidelijk niet is. En als je het niet consequent doet, dan spreek je feitelijk een waardeoordeel uit over elke vraag die je krijgt. Onverstandig, ook omdat je een discussie riskeert met de vragensteller, terwijl je dat nou net wilde vermijden. Ga de vraag niet uit de weg Het uit de weg gaan van vragen is onverstandig, zéker wanneer het een relevante vraag betreft. Je neemt je publiek niet serieus door eerst een antwoord te beloven en dat vervolgens te ‘vergeten’. Als je het antwoord op een specifieke vraag niet hebt, dan is het meestal verstandiger om dat direct toe te geven. Vertel bijvoorbeeld dat een expert binnen jouw organisatie hier dagelijks mee bezig is, en dat je de vraag liever aan haar voorlegt. Beloof het publiek om het antwoord later (bijvoorbeeld per e-mail) te doen toekomen – en doe dat dan ook.


Bedenk dat het voor een politicus vaak veel lastiger is om vragen te beantwoorden. Eén verkeerd antwoord betekent de volgende ochtend grote koppen in de krant. In de Amerikaanse verkiezingen betekent kan één ongelukkig geformuleerd antwoord je politieke ambities blijvend om zeep helpen. Voor jou staat er gelukkig waarschijnlijk minder op het spel. Durf waar mogelijk een direct antwoord te geven, je publiek zal dat waarderen! Het is daarbij verstandig om antwoorden te linken aan je kernboodschap. Het gebeurt al te vaak dat op een presentatie een serie vragen volgt die op zich interessant zijn, maar verder weinig met de oorspronkelijke presentatie te maken hebben. Probleem: luisteraars onthouden vooral het laatste wat gezegd wordt, en zijn daarmee de kern van je presentatie al snel vergeten. Kortom: parafraseer de vraag waar nodig, geef een kort en krachtig antwoord en link dat terug aan je kernboodschap waar mogelijk. .../...

5.3.3.2 Actief luisteren op het juiste niveau Professionele sprekers zoals congres-sprekers, politici en journalisten leren technieken om elke opmerking van een ander goed te begrijpen en er de kern van wat er gezegd is uit te halen. En toch kunnen ook de beste luisteraars nog wel iets leren met één heel praktische tip: luister vooral ook reactief. Want zelfs wanneer je een vraag uit het publiek, een tegenwerping op je voorstel of een tegengestelde mening goed hebt begrepen, kun je niet zomaar beginnen met je eigen betoog waarin je uitlegt dat je het er niet mee eens bent. Je zult je publiek ook uit moeten leggen waarmee je het niet eens bent. Anders zullen ze al heel snel je opmerking los van het standpunt van je gesprekspartner zien. Dat wat jij in je hoofd hebt, kan bij een ander al weer zijn weggezakt.

131

Beter vergaderen Hou daarom bij elke reactie die je geeft deze eenvoudige regel in de gaten: •

leg uit waarop je reageert

•

leg uit waarom je het er niet mee eens bent

•

leg uit wat je eigen standpunt is

Stel nu eens dat in jouw organisatie veel trainingen niet doorgaan omdat managers op het laatste moment annuleren. Dat is vervelend. Je stelt voor om alle managers zelf verantwoordelijk te maken voor een opleidingsbudget. Je krijgt in de vergadering de tegenwerping dat de administratieve handeling te veel tijd kost. Toch wil je uitleggen dat de procedure misschien meer tijd kost maar wel de moeite waard is vanwege de voordelen. •

Wat ik hoor zeggen is dat de nieuwe procedure meer tijd kost en dus niet moet worden ingevoerd

•

Daar ben ik het niet mee eens want wanneer het op het laatste moment annuleren van een training de manager zelf geld kost, zullen ze een zorgvuldiger afweging maken en een training minder vaak annuleren. Dat scheelt tijd én geld

•

En daarom vind ik dat we managers zelf verantwoordelijk moeten maken voor de tijd en het geld die het kost om een training al of niet door te laten gaan

Niveau 1 Vermijdend luisteren

Niveau 2 Defensief luisteren

Niveau 3

Op deze manier help je je toehoorders in een vergadering overzicht te bewaren in een uitwisseling van argumenten en standpunten. En daarbij maak je het voor hen makkelijker om te besluiten met wie ze het ‘t meeste eens zijn. Veel mensen krijgen steeds snel genoeg van opvallende overtuigingstechnieken. Om erachter te komen wat de beste manieren zijn om tóch invloed uit te kunnen oefenen op je doelgroep, hebben Mark Goulston en John Ullmen in hun boek Influence: Persuade without Pushing and Gain without giving in hier onderzoek naar gedaan. Onder meer dan 100 zeer gerespecteerde beïnvloeders hebben zij interviews afgenomen om erachter te komen wat hen nou zo overtuigend maakt. Deze beïnvloeders blijken onderscheid te maken tussen vier vormen van luisteren, waar wij ook gebruik van kunnen maken. Want door écht goed naar iemand te luisteren kun je vele malen overtuigender overkomen. Goed luisteren werkt overtuigend Écht goed luisteren is vaak moeilijker dan we denken. Om te begrijpen wat de ander precies bedoelt, moeten we goed willen luisteren. In onze hersenen hebben we een blind spot die dit verhindert. Als we naar iemand luisteren nemen we vaak onze eigen behoeften, vooroordelen en ervaringen mee. We horen daarom vaak wel wat de ander zegt, maar we begrijpen niet wat hij bedoelt. Er zijn vier verschillende niveaus waarop mensen kunnen luisteren.

Dit soort luisteraars zijn mensen die Mmm Hmmm zeggen, terwijl ze overduidelijk geen interesse tonen in wat de ander zegt. Ze zijn afwezig en soms lezen ze zelfs hun e-mail of sturen ze sms’jes terwijl ze ‘luisteren’. Dit niveau van luisteren kan de spreker irriteren, ergeren of zelfs boos maken. Als je defensief luistert bereid je je eigen tegenargumenten voor terwijl de andere persoon aan het woord is. Je reageert snel, maar overweegt niet wat de ander zegt. Zo zei Mark Twain ooit over dit type luisteren: Most conversations are monologues in the presence of witnesses Met dit type luisteren kan je bepaalde zaken volbrengen. Probleem-oplossende luisteraars proberen mee te denken om zo verder te komen. Als de spreker op zoek is naar oplossingen, dan is dit de juiste manier van luisteren. Maar als je


132

Beter vergaderen Probleem-oplossend luisteren

oplossingen biedt terwijl de spreker hier helemaal niet op zit te wachten, kan dit type luisteren leiden tot frustraties, misverstanden en zelfs wrok. Is het LEO Luisteren-erkennen-opties zoeken, of OLE Opties zoeken-Luisteren (naar de reactie hierop)-erkennen? Dit soort luisteren is van het hoogste niveau, en het soort luisteren wat iedereen begeert. Je luistert hierbij naar anderen om er achter te komen wat er in hen gaande is. Je probeert te begrijpen waar de spreker vandaan komt.

Niveau 4 Samenhangend luisteren

Om de kunst van het luisteren op dit niveau onder de knie te krijgen moet je de drang om jezelf te verdedigen, uit te leggen of oplossingen te geven onderdrukken. Je luistert in dit geval om de ander écht te begrijpen. Stel bijvoorbeeld de volgende vragen: Wat betekent dit voor jou?, Wat vind je van..., Wat is jouw perspectief op…? of Wat was je eerste reactie toen je … hoorde? Het toepassen van samenhangend luisteren is niet altijd even gemakkelijk, maar als je het eenmaal onder de knie hebt kan je inzicht krijgen in de ander en invloed uitoefenen!

5.3.3.3 Geef eens geen antwoord Soms krijg je een vraag waar je het antwoord niet op weet. Veel mensen hebben in zo’n geval de neiging om snel een antwoord te formuleren, en dan het liefst in vage termen zodat ze er nog mee wegkomen ook. Begrijpelijk? Natuurlijk. Maar niet handig! Geef aan dat je het antwoord niet weet en je zal vele malen overtuigender worden!

Vraag door totdat je precies weet wat de vragensteller wil weten. Zeg bijvoorbeeld: Kun je me iets meer vertellen over de achtergrond van je vraag?. Op deze manier win je wat extra tijd en informatie om toch met het juiste antwoord te komen. Bovendien verbetert zo’n vraag de gespreksbalans. En als je het antwoord dan nog niet weet geef je aan dat je er over zal nadenken en er later op terug komt. Nog een punt voor je betrouwbaarheid en je overtuigingskracht!

5.3.3.4 Strategisch toegeven Betrouwbaarheid is overtuigend Als je het antwoord op een vraag een keer niet weet, én je gaat er goed mee om, kun je je overtuigingskracht enorm vergroten. Het beste kun je in zo’n geval zeggen dat je het een hele goede vraag vindt, maar dat je hem niet direct kunt beantwoorden. Doordat je zonder omhaal aangeeft dat je het antwoord gewoonweg niet weet, zal de ander je stukken betrouwbaarder vinden. Want als je nu aan durft te geven dat je het antwoord niet weet, zullen de antwoorden die je wel gaf vast kloppen! Je hebt nu aan betrouwbaarheid gewonnen, maar je overtuigingskracht kun je nog meer vergroten.


Klinkt misschien tegenstrijdig, maar hoe meer je anderen gelijk geeft, hoe vaker je zelf gelijk krijgt. De kunst is om te weten wanneer je anderen probleemloos gelijk kunt geven zonder uitspraken te doen waar je later spijt van krijgt. Probeer ook eens strategisch toe te geven! Voor wat hoort wat Er zijn veel redenen om strategisch toe te geven. Om te beginnen krijg je er regelmatig iets voor terug, vooral als de onderlinge verhoudingen goed zijn. Want: voor wat hoort wat. Mensen die iets zomaar krijgen, voelen vaak de interne drang om wat terug te geven – zo blijkt ook uit psychologisch

133

Beter vergaderen onderzoek. Diplomaten en onderhandelaars weten als geen ander hoe ze hun tegenstander tot concessies kunnen verleiden na een (kleine) toezegging van hun kant. Ook in debat en tegenstelling werkt wederkerigheid. Hetzelfde principe geldt tijdens discussies, vergaderingen en debatten. We hebben de snelst groeiende economie van West-Europa, zo stelde Rutte in 2006 tijdens een debat na afloop van de Troonrede. Vervolgens stelde hij Jan Marijnissen de prachtig suggestieve vraag: Waarom is dat zo moeilijk om toe geven? Het ontkennen, betwisten of nuanceren van de aangehaalde cijfers had weinig zin. De SP-lijsttrekker gaf daarom direct toe (Weet u wat, ik geef u dat). Om er vervolgens overheen te denderen (Maar wilt u dan toegeven dat…). Bijzonder effectief in het heetst van de strijd: eerst strategisch toegeven, daarna direct een lastige vraag stellen. De Duitse staatsman Otto vond Bismarck verstond als geen ander de kunst van het strategisch toegeven. Hij was erg beducht voor een socialistische revolutie, en veel van zijn sociale wetgeving had dus als voornaamste doel om de socialisten de wind uit de zeilen te nemen. Uiterst slim en zeer effectief. Zo was het Bismarck die de grondslag legde voor ons huidige stelsel van pensionering en AOW, door de invoering van een staatspensioen bij het bereiken van de 65-jarige leeftijd. De gemiddelde levensverwachting in Bismarcks tijd was 65 jaar en drie maanden. Met andere woorden: de staat hoefde gemiddeld niet meer dan drie maanden pensioen op te hoesten. Bismarck gaf ogenschijnlijk toe aan de socialisten die meer bestaanszekerheid eisten, maar het was een betrekkelijk goedkope concessie. Tegelijkertijd zorgde Bismarck er op deze manier voor dat het revolutionaire gevaar werd getemperd. Want je gaat natuurlijk niet proberen een staat omver te werpen waarvan je later nog een staatspensioentje tegoed hebt. Tot slot kun je door strategisch toe te geven zelf het strijdtoneel bepalen. Er is bijna geen effectievere manier om de wapens uit de handen van je tegenstanders te slaan. Immers: door je


tegenstander straffeloos gelijk te geven, maak je zijn punt direct irrelevant in de discussie. En strategisch toegeven betekent zelden een verzwakking van je standpunt, integendeel. Kortom: onderdruk de natuurlijke neiging om mensen met wie je het oneens bent op elk punt te willen tegenspreken. Vraag je in plaats daarvan bij elk punt af: kan ik het hier mee eens zijn? Zo ja, geef strategisch toe! Door strategisch toe te geven krijg je vaker gelijk. Niet alleen in de politiek, maar ook thuis, op het werk en bij de klant. Daar ben jij het toch volledig mee eens? Gunfactor Verder helpt strategisch toegeven bij het winnen van de gunst van anderen. Erger jij je ook zo aan fanatieke vergadertijgers die nooit bereid zijn tot enig compromis, zelfs wanneer anderen zich uiterst redelijk opstellen? Gun je het hun om gelijk te krijgen? Elke ouder weet: wanneer twee kinderen ruzie hebben, kijk je eerst welk kind zich het meest redelijk opstelt. Hetzelfde geldt voor de (kanton)rechter bij de eerste bestudering van een zaak. En in de praktijk is het lastig om een onderscheid te maken tussen strategisch toegeven en een daadwerkelijke concessie.

5.3.3.5 De angel uit een lastige vraag halen Anticiperen Als je een bepaalde vraag vreest na afloop van je speech, dan kun je alvast een milde versie van dit punt weerleggen in je betoog. Zwak het punt iets af zonder er een karikatuur van te maken. Maar pas op: zorg dat de discussie niet beheerst wordt door argumenten van jouw tegenstanders. Laat je eigen argumenten dus voldoende uit de verf komen! Als het gevreesde argument inderdaad wordt ingebracht zal dit het publiek veel minder nieuw en spannend in de oren klinken. Jouw tegenstander

134

Beter vergaderen zal aanzienlijk minder overtuigen. Voorkomen is beter dan genezen! Weersta de verleiding om een karikatuur te maken van het argument Leg specifieke tegenstanders ten slotte geen woorden in de mond wanneer je het publiek vaccineert tegen een argument. Dat kan terugkomen als een boemerang. Veel slimmer is het om het milde argument in algemene zin te weerleggen. Toon respect voor het argument — misschien vindt je doelgroep het wel een verstandig argument — maar weerleg het zelfverzekerd. Een voorbeeldje. Nu zullen er vast mensen zijn die zeggen dat dit voorstel wel erg veel geld kost, breng je in, en dat snap ik heel goed. Nadat je dit mogelijke kritiekpunt heb genoemd, geef je ook meteen de onderbouwing: Immers, juist binnen onze organisatie is het belangrijk om zorgvuldig met ons budget om te springen. Tot slot neem je het kostenbezwaar weg. Een voorbeeld uit de Nederlandse politiek... Stel, je bent Job Cohen en staat achter het spreekgestoelte in de Tweede Kamer. Bij de interruptiemicrofoon staat Geert Wilders, die je al langer het bloed onder jouw nagels vandaan weet te halen. Hij stelt je de volgende vraag: Denkt de heer Cohen dat de PvdA-kiezer hem heeft gekozen om een oppositieleider te zijn met tanden, of de bedrijfspoedel van Rutte-I? Hoe reageer je? De PvdA-leider negeerde de vraag en zette op zijn beurt Wilders weg als een kleuter. Dat kan beter! Stappenplan 1. Herformuleer de vraag eerst in jouw eigen woorden 2. geef een kort en krachtig antwoord 3. til de discussie vervolgens terug naar een voor jou belangrijk niveau en onderwerp (vergelijk met de SPIN techniek van Neil Rackham)


Neem nooit zelf beladen termen in de mond: daarmee valideer je ze en geef je ze meer aandacht. Door te parafraseren dwing je jezelf bovendien om de vraag rustig, zakelijk en inhoudelijk te beantwoorden in plaats van je af te laten leiden door de vorm. Methodiek in actie Hoe ziet het antwoord van Cohen eruit volgens deze methodiek? Bijvoorbeeld zo: •

Voorzitter, de heer Wilders vraagt mij of we ons enkel beperken tot oppositievoeren of ook dingen gedáán willen krijgen.

•

De Partij van de Arbeid steunt maatregelen wanneer we vinden dat deze aansluiten bij ons verkiezingsprogramma en goed zijn voor het land. En waar het kabinet plannen presenteert die desastreus zijn voor onze samenleving, zullen we die binnen en buiten de Kamer bestrijden

•

We zijn een waakhond: we houden het kabinet streng in de gaten en komen op voor de zwakkeren in de samenleving, een eerlijke verdeling van de lasten en werkgelegenheid voor alle lagen van de bevolking. Mét of zonder dit kabinet

5.3.3.6 Laat je niet in de verdediging drukken Wanneer je tijdens een debat of discussie in de verdediging wordt gedrukt, treed dan zo snel mogelijk in het offensief. De aanval is de beste verdediging. Leg eerst uit waarom een aanval niet terecht is. Nadat je dat kort en effectief hebt gedaan, ga in de aanval. Dat hoeft helemaal geen smerige beschuldiging te zijn. Als je het idee hebt dat iemand spijkers op laag water aan het zoeken is, zeg dat. Als je het idee hebt dat hij niet constructief bezig is, zeg dat. En als je vindt dat hij bij voorbaat niet open stond voor je ideeën, zeg dat. Het gevolg is dat jouw tegenstander niet meteen weer in de aanval kan maar eerst moet uitleggen waarom jouw beschuldiging onterecht is. Zeker als

135

Beter vergaderen je doelgroep het met jou eens is, is dat niet gemakkelijk. Per saldo heeft hij dus minder mogelijkheden om jou en je standpunt te ondermijnen.

Probeer dus eens dit stappenplan uit om effectief en zelfverzekerd te reageren op een vervelende aanval!

5.3.3.7 Voer constructief oppositie James Carville, een campagneleider van Bill Clinton, verwoordde deze strategie ooit zo: je tegenstander kan niks akeligs over je zeggen, zolang hij jouw gebalde vuist in zijn mond heeft. Stappenplan Wanneer je onterecht wordt aangevallen tijdens een discussie, vergadering of debat, gebruik dan eens dit stappenplan om de aanval effectief te weerleggen. 1. Herhaal eerst het ongeschonden deel van je argument: het doet me plezier te horen dat u het alvast eens bent over... 2. Pareer de aanval van je tegenstander: wat uw vraag/kanttekening/opmerking betreft over... 3. Onderstreep nogmaals je eigen argument: samengevat wil ik graag nog even het gehele plaatje onderstrepen...

Wees niet alleen tegen iets, maar vooral voor iets Als je de grootste tegenstander van een plan of voorstel bent, zeg dan niet alleen dat je er tegen bent. Zeg ook waar je dan wél voor bent. Niet alleen zullen anderen dit als constructief ervaren, maar je voert ook effectiever oppositie. Als je alleen maar ergens tegen bent, kan je hooguit in de marges afdingen op de voordelen. Misschien zijn mensen het eens met je (hij overdrijft inderdaad wel een beetje). Maar zonder een alternatieve visie is tegen stemmen toch best een drempel voor mensen. Door wel een alternatief te bieden geef je jezelf de kans om niet in de marges te argumenteren, maar een alternatief kader op te zetten. Vanuit jouw uitgangspunten en visie. Zet de ander aan het praten

Door eerst het ongeschonden deel van het argument te herhalen, kom je vanaf de eerste seconde sterk en beheerst over. Veel mensen schieten al bij de kleinste aanval in het defensief (ja, maar…). Daardoor lijkt het alsof ze uit paniek hun eigen ongelijk niet willen toegeven. Voor de beeldvorming is dat dodelijk. De volgende stap is om je doelgroep uit te leggen waarom de aanval van de tegenstander onterecht is. Straal ook in de non-verbale communicatie uit dat je rustig bent. Omdat je eerst het ongeschonden deel van je argument hebt herhaald, heb je iets meer tijd gehad om na te denken over je inhoudelijke reactie. Ook al gaat het maar om enkele seconden, die extra denktijd stelt je in staat om beter te reageren. Ten slotte onderstreep je nogmaals je eigen argument om te laten zien dat jij je niet van de wijs hebt laten brengen door de aanval. Wie zich te veel laat leiden door tegenargumenten brengt onvoldoende zijn eigen argumenten over het voetlicht. Dat zou zonde zijn!


Als je mensen wilt overtuigen, besteed dan maximale tijd aan luisteren en minimale tijd aan spreken! Zo heeft de gesprekspartner het gevoel dat hij goed gehoord wordt én kun jij een beter voorstel doen; je weet immers precies wat de ander nodig heeft.

5.3.3.8 Stel een Oeps! vraag In de dynamiek van discussies, vergaderingen en debatten is er geen mooier moment denkbaar. Direct na jouw vraag kijkt je grootste tegenstander vertwijfeld en onzeker om zich heen. Oeps! Daar had hij niet aan gedacht. Wat nu? Elke seconde lijkt een eeuwigheid te duren. En elke seconde neemt zijn geloofwaardigheid af. Op zoek naar de oeps-vraag Voor het beheersen van de oeps-vraag is het allereerst cruciaal om te beseffen wat géén oepsvraag is. Want veel lastige vragen leiden zelden tot een oeps. Zo zijn vragen over definities (wat versta

136

Beter vergaderen jij precies onder…?, over welke… hebben we het nu precies?) vaak moeilijk te beantwoorden, maar een beetje ervaren opponent heeft al snel een antwoord klaar (ik weet dat niet precies, maar ik stuur je vanmiddag graag de definitie zoals die wordt gebruikt door…). Beginners kun je vaak in de war brengen met klassieke strikvragen (haalt u nu niet oorzaak en gevolg door elkaar?) of een bekende debattruc (noemt u mij eens drie voorbeelden… twee dan?).

Wat wordt verzwegen?

Maar daarmee laat een ervaren tegenstander zich niet uit het veld slaan. Die kan lastige vragen bijvoorbeeld wegwuiven door de vragensteller volledig gelijk te geven (strategisch toegeven). Lastige vraag van de ondernemingsraad: Als jullie een langetermijnoriëntatie zo belangrijk vinden, waarom bezuinigen jullie dan op het trainingsbudget voor medewerkers? Antwoord van een uitgekookte directie: Het zou inderdaad kortzichtig zijn om te bezuinigen op het trainingsbudget. Dat doen we dus niet. We besteden het huidige budget effectiever zodat we meer mogelijkheden krijgen om te investeren in de groei van deze organisatie op de lange termijn. Dat willen jullie toch ook? Kortom: wel een lastige vraag, maar zeker geen oeps.

De oeps zit hem in een concrete vraag waarop iemand direct moet reageren. Neem dus ook niet een aanloop van een paar minuten, dat geeft je opponent alleen maar extra bedenktijd. Stel één korte vraag over iets cruciaals waar je tegenstander het niet over heeft gehad en waar hij waarschijnlijk nog niet aan heeft gedacht. Dáár zit de oeps.

Cruciaal Een eerste kenmerk van de oeps-vraag is dat deze een dermate cruciaal aspect van een betoog ter discussie stelt dat de spreker het geven van een antwoord niet kan uitstellen zonder zichzelf volstrekt ongeloofwaardig te maken. Bijvoorbeeld: Welk probleem lossen jullie eigenlijk op met dit voorstel? Daarop kun je niet antwoorden: Dat zullen we uitzoeken, komen we morgen op terug. Echter, in onze ambitie een goed gerichte vraag te vinden die een hoop schade aanricht, begraven we ons vaak in de inhoud in de hoop iets te vinden wat niet klopt. We proberen daarbij elk punt waarmee we het oneens zijn onderuit halen, in plaats van ons volledig te richten op het zwakste punt. Dat is dom. Sla niet op alles wat beweegt! Detailfetisjisme leidt zelden tot de oeps.


Er is echter een veel belangrijker reden om je niet direct in de argumentatie van je tegenstander te storten: de grootste zwakte van iemands betoog zit hem vaak niet in wat hij zegt maar in wat hij niet zegt – in wat hij bewust verzwijgt of over het hoofd ziet. Over voor de hand liggende zaken waar iemand van tevoren over heeft nagedacht, kun je hooguit een lastige vraag stellen.

Een goede voorbereiding… Maar hoe vind je die oeps dan? Hierbij drie strategieën. De vragen Analyseer allereerst vooraf op welke vragen je hoe dan ook een antwoord wil hebben. Daarmee voorkom je dat je je te veel laat leiden door het verhaal van je tegenstander. En het bedenken van die vragen hoeft niet eens zo lastig te zijn. Bij het bespreken van een plan of voorstel staat bijvoorbeeld vrijwel altijd een aantal geschilpunten centraal, de zogenoemde standaardgeschilpunten. Allereerst het probleem. Is er een probleem? Zo ja, hoe ernstig is het? Is het probleem inherent aan het huidige beleid? Dan de oplossing. Wat is die oplossing? Is hij uitvoerbaar? En doeltreffend? Wat tijdens vergaderingen opvalt is dat de tegenstanders zich vrijwel volledig richten op de aspecten die door de verdediger van een plan worden aangedragen. Soms is dat logisch. Maar vaak zit de oeps hem in dat geschilpunt waar je tegenstander over zwijgt. Praat iemand alleen over de oplossing, vraag dan juist naar het probleem. Richt de discussie zich volledig op uitvoerbaarheid van een plan, kijk dan ook eens kritisch naar de

137

Beter vergaderen

schriftelijke stemming

Elke deelnemer krijgt een briefje waarop men zijn of haar stem kan noteren. Dat kan het woord voor of tegen zijn of de naam van een persoon. Het komt ook voor dat men een formulier krijgt, bijvoorbeeld een lijst waarop men een naam moet aankruisen. Meestal gebruikt men een zogenaamd gewaarmerkt briefje om misbruik te voorkomen. Het waarmerk bestaat dan bijvoorbeeld uit de handtekening van de voorzitter of de secretaris.

staken van stemmen

Wanneer evenveel stemmers vóór als tégen het voorstel zijn, zegt men dat de stemmen staken. In dat geval beschouwt men meestal (zie reglement!) het voorstel als verworpen.

Een manager moet doortastend kunnen optreden. Hij moet knopen durven doorhakken en besluitvaardig zijn. Maar, hoe neem je weloverwogen besluiten? In deze cursus Besluiten nemen leer je wat er allemaal komt kijken bij het besluitvormingsproces.

5.5 Vergaderetiquette en tips voor een actieve houding

wederzijds blijkt uit alle mogelijke details van het gedrag dat zich binnen de voltallige vergadergroep af speelt. We hebben de belangrijkste verzameld onder regels voor vergaderetiquette, en het lijstje aangevuld met een aantal extra tips voor een actieve houding. Met de komst van het nieuwe werken worden veel werkgewoonten en tradities opnieuw op de weegschaal gelegd, zo ook voor vergaderetiquette. We geloven niet dat de regels voor de webcam anders zijn dan in de vergaderzaal. Waar we wel willen voor waarschuwen is dat deelnemers aan een vergadering misschien niet voldoende door hebben dat, gezien anderen enkel het kader te zien krijgen van het videobeeld, de focus op deelnemers veel groter is. Voor de webcam kan je je m.a.w. (nog) minder dan in een klassieke vergadering uitschuivers en onbewaakte momenten veroorloven. Trouwens, je riskeert in een dichtbije close-up in beeld te komen; zorg dat je er dus een beetje verzorgd uit ziet.

Een vergadering is een bijeenkomst van mensen die samen middels communicatie en overleg tot inzichten en besluiten willen komen. We gaan ervan uit dat elkeen die in de vergadering aanwezig is dààr is omdat hij met zijn bijdrage het verschil kan maken.

Bij meetings waarbij een deel van de groep fysiek bij elkaar zit en anderen remote aanwezig zijn vergt het extra aandacht om de remote communicatie partners erbij te houden. Behandel ze als volwaardig communicatie partner door ze actief er bij te blijven betrekken alsof ze fysiek aanwezig zijn. Dit kan bijvoorbeeld door zo nu en dan eens een korte feedback te vragen. *

Zijn aanwezigheid, kennis, inzichten en overtuigingen verdienen dus respect. En dat respect kan slechts ten volle werken wanneer het

Met een goede voorbereiding moet het je lukken in de vergadering een bijdrage te leveren aan het bereiken van een resultaat. Het is zaak goed te


144

Beter vergaderen luisteren naar wat anderen inbrengen en daar adequaat op te reageren. Je moet je standpunten en voorstellen goed verwoorden. En uiteraard werk je mee aan een prettig verloop van de bijeenkomst.

overkoepelende inleidende zin als inleiding of aandachttrekker: Graag wil ik iets zeggen over dit punt Ik heb een andere ervaring/mening

Effectief vergadergedrag Ik heb een paar vragen over dit voorstel Als het goed is, ben je als deelnemer het grootste deel van de vergadering bezig met te luisteren naar de vergaderbijdragen van anderen.

Ik heb een paar bezwaren tegen dit voorstel Ik heb een ander voorstel

Tips: Val iemand niet in de rede, ook niet als je allang door hebt waar hij of zij heen wil. Laat iedereen uitpraten. Onderbreken leidt tot irritaties Laat zien dat je iemands bijdrage ernstig neemt. Dat doe je door blijkt te geven van oprechte belangstelling, en de bijdrage niet meteen aan te vallen, onderuit te halen, te betwisten of te negeren Laat een ander zien dat je luistert door aankijken, non-verbale signalen (knikken, glimlachten, meeveren), iets op te schrijven. Kijk rond, naar de voorzitter en de andere deelnemers. Zit niet sluiks in je telefoon, op je PC of in documenten te kijken, of gewoon nergens... Geef aan dat je het woord wilt: je hand een beetje optillen is vaak al genoeg. Gebruik een

Volgens mij moeten we dit anders aanpakken (Desnoods) Ik wil mijn bijdrage graag voorlezen Als iemand je onderbreekt, reageer dan beleefd maar kordaat. Beschuldigingen of venijnige reacties werken niet. Dus zeg nooit: Je luistert niet naar me, of, Je valt me voortdurend in de rede. Gebruik bij voorkeur een ik-boodschap. Richt je daarbij tot de voorzitter en niet tot degene die jou onderbrak. Zeg bijvoorbeeld: Ik was nog niet uitgesproken. Laat me even uitspreken, alsjeblieft. Sorry, dat ik op mijn beurt Piet onderbreek, maar ik was nog niet klaar. Ik zou het fijn vinden, als ik mijn verhaal even mag afmaken.

Regels voor vergaderetiquette

Op tijd

documenten, voorbereidingen, op tijd aanwezig

Verzorgd

persoonlijk, materiaal en documenten. Let op je kapsel en op je kledij. In geval van video-conferencing kan je beter geen schrille contrasterende kleuren dragen (vooral geen rood); lichtblauw straalt meer vertrouwen uit dan wit alle relevante voorspelbare stukken bij hebben, voorkom over-en-weergeloop weten waarover het gaat;

Voorbereid

een duidelijk beeld hebben van de thema's de doelen en de vragen duidelijk kunnen aan geven wat je wel/niet weet


145

Beter vergaderen

Jezelf voorstellen

Laat iedereen zich zelf voorstellen aan het begin van de (video)vergadering. Duidelijk is dan wie iedereen is, maar net zo belangrijk is dat dit een goede check is of iedereen goed in beeld komt en goed verstaanbaar is *

Kijk mensen aan

Kijk tijdens een videovergadering een aantal malen bewust recht in de camera, en dus even niet naar het scherm. De andere partij ervaart dit alsof je ze recht in de ogen kijkt. Dit bevordert de attentiewaarde aanzienlijk *

Actief betrokken

Maak je aanwezigheid op een positieve manier relevant voor de vergadering

Je beurt afwachten

Onderbreek anderen niet in hun betoog, zeker niet tijdens een vergadering op afstand (stemmen die elkaar kruisen zijn in zo'n vergadering nog moeilijker te volgen)

Geen onderonsjes

Vergaderen-binnen-de-vergadering is onbeleefd en ronduit storend

*Bron: http://www.videocommunication.nl/tipsvoorvideo vergaderen.aspx

Tips voor een actieve houding Het engagement en de energie die mensen van je mogen verwachten leiden ze onbewust maar grotendeels af van de indruk die je maakt.

wat betekent ... What's my Frame?

actieve zithouding

open houding aanhouden

Mensen die vertrouwd zijn met camerawerk weten hoe belangrijk het is om juist gekaderd in beeld te komen. In geval van video-conferencing volstaat het jezelf correct te positioneren t.a.v. de webcam en verlichting

rechtop (niet onderuit gezakt, niet vooruit gebogen), handen op de tafel, ofwel vol tegen de rugleuning, ofwel helemaal niet

wanneer te veel tekenen van isolement gelijktijdig en hardnekkig gaan optreden krijgen anderen het gevoel dat je je af sluit. Deze defensieve houdingen dragen niet bij tot het verloop van de vergadering, maar lokken in tegendeel negatieve reacties uit, hetzij in een verhoogde poging om je mee te krijgen, hetzij door je vanaf hier te negeren


146

Beter vergaderen Zorgt de organisatie voor een losstaande beamer, en jij voor de PC, vraag dan ook naar een verlengdraad met 2 stopcontacten, of voorzie zelf een dubbele stekker.

Probeer Office 2010 gratis 60 dagen uit

Is er een PC ter plekke, vraag dan in welke versie het programma staat. Jij een versie 8.01 en ter plekke een versie 2003 lukt wellicht niet. Wil je PowerPoint gratis uitproberen? Je kunt Microsoft Office 2010 gratis downloaden en uitproberen voor 60 dagen, in Microsoft office 2010 zit PowerPoint inbegrepen. Met de gratis probeerversie kun je PowerPoint presentaties maken, opslaan, afdrukken en gebruiken voor je presentatie. Download PowerPoint vanaf de officiële website van Microsoft. Microsoft PowerPoint Viewer (gratis)

Bron: http://www.presentatieonderwerpen.nl/powerpoi nt/powerpoint-en-alternatieve-

Het kan zijn dat je jouw laptop of een andere computer in gebruik moet nemen waar geen PowerPoint op staat voor je presentatie. Wat je dan kunt doen is de gratis Microsoft PowerPoint viewer downloaden.

presentatieprogrammas/ Met dit programma kun je geen PowerPoint presentaties maken, maar wel gratis bekijken. Download PowerPoint Viewer vanaf de officiële website van Microsoft. Prezi (gratis) PowerPoint wordt ontzettend vaak gebruikt om een presentatie mee te maken, het enige nadeel is dat het een betaald programma is. Wij willen je graag helpen met je presentatie en hebben daarom dit artikel geschreven. Je kunt PowerPoint namelijk wel 60 dagen gratis uitproberen en er zijn ook nog een aantal andere goede alternatieve presentatieprogramma’s die wel gratis zijn.

Prezi is een programma die zich puur richt op het maken van een presentatie. Je kunt erg mooie presentaties maken met Prezi en je hebt ontzettend veel mogelijkheden om dingen te importeren als: PowerPoint Slides, afbeeldingen, video’s, Youtube video’s, Pdf’s, etc. Tot slot kun je met Prezi ook nog samen met andere mensen werken en kun je jouw presentatie zowel online als offline laten zien.


169

Beter vergaderen Van Prezi bestaat een gratis instapversie, en je kan er bestaande PowerPoints eenvoudig in laden.

animatie tools tot je beschikken en je kunt ook nog Youtube video’s in je presentatie laden.

Meer weten?

Tevens kun je met meerdere mensen aan dezelfde presentatie werken.

bron:

http://educatie.ugent.be/elogebruik/index.ph p/leermiddelen-maken/prezi Prezi is een presentatieprogramma dat één groot canvas gebruikt in plaats van individuele dia’s. Door in en uit te zoomen kan je ingaan op een van de elementen op het canvas. Het programma werkt online, zodat je geen software hoeft te installeren. De presentaties kunnen wel gedownload worden zodat je geen internetverbinding nodig hebt tijdens het presenteren. Prezi kenmerkt zich vooral door de dynamische manier van presenteren, in tegenstelling tot de lineaire manier bij traditionele presentatieprogramma’s. Apache Open Office (gratis)

Een goed alternatief voor Microsoft office is Open Office. Open Office is een gratis open-source programma waarmee je bijna hetzelfde kan als met Microsoft Office. Het is een internationaal kantoorpakket beschikbaar voor de besturingssystemen Windows, MacOS en Linux. Google Docs (gratis)

Een minder bekend alternatief waar je goede presentaties mee kunt maken is Google Docs. Met Google Docs heb je onder andere teken en


Op deze site vind je nog veel meer programma's: http://www.frankwatching.com/archive/2008/02/ 21/top-20-online-presentatie-tools/ Een smartboard in elk bedrijf, net als op school Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Digitaal_schoolbord Het digitaal schoolbord (vaak afgekort tot digibord), is een digitale versie van het klassieke schoolbord waarop met krijt wordt geschreven of het whiteboard waarop met stift kan worden geschreven. Andere namen die worden gebruikt zijn elektronisch schoolbord of smartboard. Bij de laatste moet worden opgemerkt dat het een merknaam betreft van SMART Technologies, een Canadees bedrijf dat in 1992 begonnen is met de productie van digitale schoolborden. Het voordeel van het digitale schoolbord boven het oude schoolbord is de grafische gebruikersomgeving, die gebruikmaakt van de mogelijkheden van de computer. Een nadeel is dat bij het schrijven van gewone tekst op het digitale schoolbord enige vertraging optreedt. Werking Met een beamer wordt het computerbeeld op het bord geprojecteerd. Doorgaans is op die computer ook speciale software geïnstalleerd die het bord activeert en aanstuurt zodra de computer wordt opgestart. Meestal moet de eerste maal, en telkens wanneer de beamer of het bord worden verplaatst, het bord gekalibreerd worden. Via de software wordt elk contact met (of benadering van) het bord (met stift en/of vinger) omgezet in een muisklik of digitale markering. Op het scherm vooraan worden met een videoprojector, die aangesloten is op een computer (eventueel met internetaansluiting) beelden geprojecteerd. Ook zijn er videomogelijkheden en is soms geluidsversterking

170

BETER VERGADEREN. (of gewoon niet?). Vergaderinzichten en -technieken. Beter vergaderen. Alphonse Degryse, ADC commv

Recommend Documents