Modul ke:
MENGELOLA WAKTU DAN MENYUSUN PRIORITAS Disampaikan pada perkuliahan ETIK UMB kelas PKK
Fakultas
TEKNIK
Program Studi
TEKNIK INDUSTRI
www.mercubuana.ac.id
MUHAMMAD ALVI FIRDAUSI, S.Si, MA
MANAJEMEN WAKTU Pengertian Manajemen Waktu seperti tercantum dalam buku Etika membangun Sikap Profesionalisme sarjana karangan Srijani dkk, 2007, adalah: “Aktivitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan. Manfaatkan waktu karena waktu tidak dapat diganti, disimpan dan kembali lagi”
JENIS-JENIS WAKTU • Waktu yang Sulit Diatur • Waktu yang Dapat Diatur
Waktu yang Sulit Diatur Dalam waktu 24 jam sehari terdapat aktifitas-aktifitas yang melekat dalam kehidupan kita, dan membutuhkan fixed time (waktu yang tetap) untuk melakukannya. Aktifitas tersebut adalah aktifitas primer dalam kehidupan manusia yaitu tidur, makan, istirahat, menjalankan hubungan kekeluargaan, melakukan urusan-urusan sosial. Aktifitas ini memerlukan waktu yang tetap. Waktu yang digunakan untuk aktifitas ini tidak boleh digunakan untuk aktifitas lain, karena dapat menganggau keseimbangan hidup manusia
Proses refreshing sel-sel dalam tubuh manusia berlangsung saat tidur. Orang-orang yang mengurangi atau menghilangkan waktu tidurnya akan mudah mengalami gangguan kesehatan, akibatnya dia kehilangan waktu-waktu produktifnya. Sebaliknya, penggunaan waktu yang sulit diatur ini juga tidak boleh berlebihlebihan, karena akan memakan waktu produktif kita dan menghambat pencapaian tujuan
Waktu yang Dapat Diatur Aktifitas kerja manusia dan sebagian waktu pribadi berada dalam kategori waktu yang dapat diatur. Jenis Waktu ini dapat dibagi menjadi 2 yaitu: • Waktu Puncak, dimana semangat dan etos kerja tinggi • Waktu Lembah, dimana semangat dan etos kerja rendah, biasanya pada saat-saat di akhir kerja. Dengan mengenali jenis-jenis waktu ini, kita dapat mengatur dan memanfaatkannya secara efektif
Pengelolaan Waktu Berikut adalah langkah-langkah pengelolaan waktu yang dapat dimulai sejak dini: • Buatlah Tabel Rencana Kerja Bulanan, Mingguan dan Harian • Periksa kembali tujuan-tujuan yang ingin dicapaik, dan buat rencana pencapaiannya hingga pada kegiatan harian • Urutkan kegiatan berdasarkan skala prioritas (tingkat kepentingannya), misalnya yang paling dekat dengan tenggat waktu penyelesaian
• Tentukan pekerjaan yang bisa didelegasikan • Beri tanda pekerjaan yang bisa didelegasikakan • Pindahkan pekerjaan yang belum bisa diselesaikan pada hari berikutnya • 20% dari rencana kerja terlaksana, dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan • Berikan waktu untuk tugas-tugas darurat. Apabila muncul tugas-tugas darurat, evaluasi kembail skala prioritas
Faktor Penghambat Pengelolaan Waktu Kadang kala rencana-rencana tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sering muncul hal-hal penting maupun tidak penting yang menghambat kelancaran Pengelolaan Waktu. Faktor-faktor tersebut antara lain: • Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati • Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih pada waktu puncak, dan mengerjakan pekerjaan yang sulit pada waktu lembah • Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cepat waktu penyelesaiannya, sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian yang lama
• Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting • Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu • Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya • Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa
MENYUSUN PRIORITAS Prioritas Kegiatan Langkah-langkah Menyusun Prioritas Faktor Penghambat Penetapan Prioritas
Prioritas Kegiatan Kelompok 1: Kegiatan Penting Mendesak Kelompok 2: Kegiatan Penting Tidak Mendesak Kelompok 3: Kegiatan Tidak Penting Mendesak Kelompok 4: Kegiatan Tidak Penting Tidak Mendesak
Langkah-langkah Menyusun Prioritas • Periksa kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup Anda beserta target waktu pencapaiannya. Tujuan-tujuan besar mungkin membutuhkan waktu yang cukup lama, antara 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun ke depan. • Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap. Tuliskan apa saja yang akan di kerjakan dalam 1 minggu ke depan. Membuat Rencana Mingguan membantu Anda untuk fokus pada penyelesaian. Kegiatan-kegiatan Utama yang menunjang tujuan Anda, dan dengan sendirinya Anda akan mencapai lebih banyak.
Faktor Penghambat Penetapan Prioritas Banyak hal yang dapat mengganggu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama dalam proses pencapaian tujuan Anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai adalah: • Zona nyaman serta zona berani • Ketakutan menjadi penghambat • Bangkit lagi ketika gagal • Menaklukkan cobaan • Tidak berani berkata TIDAK
Terima Kasih MUHAMMAD ALVI FIRDAUSI, S.Si, MA
