Modul ke:
10
ETIK UMB Mengelola Waktu dan Menyusun Prioritas
Fakultas
EKONOMI Program Studi
Manajemen
Gunawan Wibisono SH MSi
Pengelolaan Waktu/Manajemen Waktu
• Waktu adalah Uang • Waktu UNIK: tidak dapat diganti, tidak dapat disimpan, tidak dapat kembali lagi. • Manajemen Waktu: Aktivitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan.
Jenis – jenis waktu
Sulit diatur
Tidak dapat digunakan untuk kegiatan lain. Hanya untuk kebutuhan Primer: makan, istirahat, menjaga hubungan sosial dan kekeluargaan
Dapat diatur
Dapat ditemukan dalam aktivitas kerja manusia: -Waktu Prima (puncak) - Waktu lembah
Waktu yang Dapat Diatur Puncak
Puncak
Lembah
Lembah
07.00
15.00
Waktu puncak : Etos kerja tinggi Waktu lembah : Etos kerja rendah
Lembah
19.00
22.00
Memanfaatkan Waktu Puncak secara Efektif
• Kerjakan tugas-tugas yang penting dan berat pada waktu puncak, karena pada saat ini semangat sedang tinggi dan kemampuan otak juga baik. • Jangan kerjakan tugas-tugas ringan pada waktu puncak, karena tugas-tgas berat akan lebih sulit dikerjakan pada waktu lembah. Akibatnya pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik bahkan dapat tertunda hingga hari berikutnya.
Langkah-langkah Mengelola Waktu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pelajari tujuan, rencana dan prioritas anda Buat Rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian. Tentukan tingkat Urgensinya Tentukan hal-hal yang dapat anda delegasikan pada orang lain Lakukan prioritas (yang terpenting) dan yang paling dekat batas waktunya Beri tanda pada hal-hal yang telah selesai Pindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya
Hambatan-hambatan • Mendahulukan pekerjaan yang dicintai • Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang sulit • Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya • Mendahulukan pekerjaan darurat/mendesak • Menunggu batas waktu (mepet) • Skala prioritas tidak berdasarkan kepentingannya • Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa
Waktu yang Terbuang 1. Waktu yang sulit diatur: – Terbuang karena faktor internal: • • • • •
Makan Nonton tv Baca koran Berbicara panjang lebar di telepon Mengendarai mobil/motor ke kampus
– Terbuang karena faktor eksternal: • Menerima tamu • Menghadiri undangan • Begadang bersama teman-teman
Waktu yang Terbuang 2. Waktu yang dapat diatur: – Terbuang karena faktor internal: • • • • •
Melamun Membaca koran Berkirim sms berkepanjangan Telepon berlama-lama Browsing internet di sela waktu kerja
– Terbuang karena faktor eksternal • Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama teman-teman • Menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak • Kedatangan tamu
Menghindari Terbuangnya Waktu 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Evaluasi kembali tujuan, rencana dan prioritas anda Letakkan tujuan dalam rencana periodik atau program kerja Buat daftar pekerjaan harian Tutup semua hal yang dapat memalingkan anda dari tujuan-tujuan tersebut Manfaatkanlah waktu luang Jangan selalu pasrah pada hal-hal yang bersifat mendesak
Menetapkan Prioritas Waktu tidak dapat diatur, yang dapat diatur hanyalah prioritas. Orang-orang sukses adalah mereka yang mampu menetapkan prioritas-prioritas
Menetapkan Prioritas
Mengapa Penting
Waktu Modal
TERBATAS
Menetapkan prioritas adalah: menentukan tujuan-tujuan, tugas dan pekerjaan secara berurutan mulai dari yang terpenting.
Kelompok Prioritas • • • •
Kelompok 1 : Aktifitas penting dan mendesak Kelompok 2 : Aktifitas penting dan tidak mendesak Kelompok 3 : Aktifitas tidak penting dan mendesak Kelompok 4 : Aktifitas tidak penting dan tidak mendesak
Mendesak
Tidak mendesak
Penting
1
2
Tidak penting
3
4
Kelompok 1: Penting dan mendesak • • •
•
Tidak dapat dikendalikan Diakibatkan menunda pekerjaan Tidak mungkin di tunda
Akibat : Stress, lelah, prestasi biasa-biasa saja.
Kelompok 2: Penting dan tidak mendesak • • •
•
Mempunyai visi Mempunyai prioritas Mempunyai perencanaan yang baik
Akibat : • Hidup terkendali, Hidup seimbang, Prestasi tinggi
Kelompok 3: Tidak penting dan mendesak • •
Penuh aktifitas bagi orang lain Tidak memiliki sikap asertif
Akibat: Kurang disiplin, prestasi rendah, reputasi “tukang” menyenangkan orang lain
Kelompok 4: Tidak penting dan tidak mendesak
Pemalas
Malas dan tidak bertanggung jawab
Menentukan Prioritas 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7.
Aktifitas /pekerjaan jangan dianggap pengisi waktu Tentukan prioritas berdasarkan tujuan; Jangka panjang Jangka menengah Jangka pendek Bersikap Profesional Percaya diri Jangan tunda prioritas hari ini Bersikap asertif Gunakan agenda
Langkah-langkah Membuat Rencana Mingguan
1. Identifikasi aktifitas – aktifitas utama 2. Jadwalkan waktu untuk kegiatan utama 3. Jadwalkan kegiatan lain-lain
Kiat dalam Menentukan Prioritas
1. Keluar dari “zona nyaman” 2. Taklukan Ketakutan 3. Bangkit – bangkit – bangkit 4. Taklukan diri dalam menghadapi cobaan • 5. Berani berkata • • • •
Jika anda ingin memanfaatkan waktu anda sebaik mungkin, anda harus mengetahui hal-hal yang menjadi prioritas anda dan melakukan hal yang terbaik untuk mencapainya. (Lee Iacocca)
Terima Kasih Gunawan Wibisono SH MSi
