Modul ke:
08
Mengelola Waktu dan Menyusun Prioritas
Fakultas
EKONOMI DAN BISNIS Program Studi
Akuntansi
Addys Aldizar, LSQ, MA
• Waktu adalah uang. • Waktu UNIK: tidak dapat diganti, tidak dapat disimpan, tidak dapat kembali lagi. • Manajemen Waktu: Aktivitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan.
Jenis-jenis Waktu
Sulit diatur
Tidak dapat digunakan untuk kegiatan lain. Hanya untuk kebutuhan primer: makan, istirahat, menjaga hubungan sosial dan kekeluargaan.
Dapat diatur
Dapat ditemukan dalam aktivitas kerja manusia: - Waktu prima (puncak) - Waktu lembah
puncak
puncak lembah lembah
lembah 07.00
15.00
Waktu puncak: Etos kerja tinggi Waktu lembah: Etos kerja rendah
19.00
22.00
• Kerjakan tugas-tugas yang penting dan berat pada waktu puncak, karena pada saat ini semangat sedang tinggi dan kemampuan otak juga baik. • Jangan kerjakan tugas-tugas ringan pada waktu puncak, karena tugas-tgas berat akan lebih sulit dikerjakan pada waktu lembah. Akibatnya, pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik, bahkan dapat tertunda hingga hari berikutnya.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pelajari tujuan, rencana, dan prioritas Anda. Buat Rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian. Tentukan tingkat urgensinya. Tentukan hal-hal yang dapat Anda delegasikan pada orang lain. Lakukan prioritas (yang terpenting) dan yang paling dekat batas waktunya. Beri tanda pada hal-hal yang telah selesai. Pindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya.
No.
Jam
Hal yg Harus Dikerjakan
Skala Prioritas
Yang dapat Yang Didelega- Terlaksana sikan
Yang Dialihkan ke Hari Berikutnya
20% tabel terlaksana dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan.
• Mendahulukan pekerjaan yang dicintai. • Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang sulit. • Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya. • Mendahulukan pekerjaan darurat/mendesak. • Menunggu batas waktu (mepet). • Skala prioritas tidak berdasarkan kepentingannya. • Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.
• Waktu yang Sulit Diatur: – Terbuang karena faktor internal: • • • • •
Makan Nonton tv Baca koran Berbicara panjang lebar di telepon Mengendarai mobil/motor ke kampus
– Terbuang karena faktor eksternal: • Menerima tamu • Menghadiri undangan • Begadang bersama teman-teman
• Waktu yang Dapat Diatur: – Terbuang karena faktor internal: • • • • •
Melamun Membaca koran Berkirim sms berkepanjangan Telepon berlama-lama Browsing internet di sela waktu kerja
– Terbuang karena faktor eksternal • Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama teman-teman • Menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak • Kedatangan tamu
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Evaluasi kembali tujuan, rencana, dan prioritas Anda. Letakkan tujuan dalam rencana periodik atau program kerja. Buat daftar pekerjaan harian. Tutup semua hal yang dapat memalingkan Anda dari tujuan-tujuan tersebut. Manfaatkanlah waktu luang. Jangan selalu pasrah pada hal-hal yang bersifat mendesak.
No.
Pertanyaan
1.
Apakah Aldi telah memanfaatkan waktu kerjanya yang pokok?
2.
Apakah Aldi telah mengerjakan pekerjaan yang merupakan prioritas utamanya?
3.
Apakah ia mampu mengatakan ‘tidak’?
4.
Apakah ia telah mengatur waktunya dengan baik?
Ya
Tidak
• Isilah tabel tentang kemampuan Anda mengelola waktu. • Hasil Angket: • 0-15 : Sebaiknya banyak berpikir mengenai manajemen waktu Anda 15-20 : Baik, tingkatkan prestasi 20-25 : Baik sekali 25-27 : Sangat baik 28-30 : Kemungkinan Anda menipu diri sendiri
Mengapa Penting
Waktu Modal
Menetapkan prioritas adalah: Menentukan tujuan-tujuan, tugas, dan pekerjaan secara berurutan, mulai dari yang terpenting.
• • • •
Kelompok 1 : Aktivitas penting dan mendesak Kelompok 2 : Aktivitas penting dan tidak mendesak Kelompok 3 : Aktivitas tidak penting dan mendesak Kelompok 4 : Aktivitas tidak penting dan tidak mendesak
Mendesak
Tidak Mendesak
Penting
1
2
Tidak Penting
3
4
• •
1
•
•
Tidak dapat dikendalikan. Diakibatkan menunda pekerjaan. Tidak mungkin ditunda.
Akibat: Stress, lelah, prestasi biasa-biasa saja.
• •
3
Penuh aktivitas bagi orang lain. Tidak memiliki sikap asertif.
Akibat: Kurang disiplin, prestasi rendah, reputasi “tukang” menyenangkan orang lain.
• Pemalas 4 Malas dan tidak bertanggung jawab
2
• • •
•
Mempunyai visi. Mempunyai prioritas. Mempunyai perencanaan yang baik.
Akibat: • Hidup terkendali Hidup seimbang, prestasi tinggi
1. 2.
3. 4. 5. 6. 7.
Aktivitas/pekerjaan jangan dianggap pengisi waktu. Tentukan prioritas berdasarkan tujuan; Jangka panjang Jangka menengah Jangka pendek Bersikap profesional. Percaya diri. Jangan tunda prioritas hari ini. Bersikap asertif. Gunakan agenda.
1. Identifikasi aktivitas– aktivitas utama. 2. Jadwalkan waktu untuk kegiatan utama. 3. Jadwalkan kegiatan lainlain.
• 1. Keluar dari “zona nyaman”. • 2. Taklukan ketakutan. • 3. Bangkit – bangkit – bangkit. • 4. Taklukan diri dalam menghadapi cobaan. • 5. Berani berkata:
Terima Kasih Addys Aldizar, LSQ, MA
