BAB 9 MENGELOLA WAKTU DAN MENYUSUN PRIORITAS
09 Modul ke:
Mengapa dipelajari? Waktu adalah bagian yang tidak terpisahkan dari hidup kita. Kita hidup dalam waktu yang terbatas dan terus berjalan. Banyak hal yang harus dilakukan dalam waktu yang terbatas.
Fakultas
Program Studi
RINA KURNIAWATI, SHI, MH
Agar Tahu Pentingnya Waktu • Semenit • tanyakan pada orang yang ketinggalan pesawat terbang • Sejam • tanyakan pada kekasih yang menunggu untuk bertemu • Seminggu • tanyakan pada editor majalah mingguan • Satu bulan • tanyakan pada ibu yang melahirkan bayi prematur • Setahun tanyakan pada murid yang gagal kelas
Pengelolaan/Manajemen Waktu • Waktu adalah Uang • Waktu UNIK : tidak dapat diganti, tidak dapat disimpan, tidak dapat kembali lagi. • Manajemen Waktu: Aktivitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan.
Jenis – jenis waktu
Sulit diatur
Tidak dapat digunakan untuk kegiatan lain. Hanya untuk kebutuhan Primer: makan, istirahat, menjaga hubungan sosial dan kekeluargaan
Dapat diatur
Dapat ditemukan dalam aktivitas kerja manusia: -Waktu Prima (puncak) - Waktu Lembah
Puncak
Puncak
Lembah
Lembah
07.00
15.00
Waktu Puncak : Etos kerja tinggi Waktu Lembah : Etos kerja rendah
Lembah
19.00
22.00
Memanfaatkan Waktu Puncak Secara Efektif • Kerjakan tugas-tugas yang penting dan berat pada Waktu Puncak, karena pada saat ini semangat sedang tinggi dan kemampuan otak juga baik. • Jangan kerjakan tugas-tugas ringan pada Waktu Puncak, karena tugas-tugas berat akan lebih sulit dikerjakan pada Waktu Lembah. Akibatnya pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik bahkan dapat tertunda hingga hari berikutnya.
Langkah-Langkah Mengelola Waktu 1. Pelajari tujuan, rencana dan prioritas Anda 2. Buat Rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian. 3. Tentukan tingkat Urgensinya 4. Tentukan hal-hal yang dapat Anda delegasikan pada orang lain 5. Lakukan prioritas (yang terpenting) dan yang paling dekat batas waktunya 6. Beri tanda pada hal-hal yang telah selesai 7. Pindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya
Hambatan-Hambatan • Mendahulukan pekerjaan yang dicintai • Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang sulit • Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya • Mendahulukan pekerjaan darurat/mendesak • Menunggu batas waktu (mepet) • Skala prioritas tidak berdasarkan kepentingannya • Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa
Waktu Yang Terbuang 1. Waktu yang sulit diatur: – Terbuang karena faktor internal : • • • • •
Makan Nonton tv Baca koran Berbicara panjang lebar di telepon Mengendarai mobil/motor ke kampus
– Terbuang karena faktor eksternal : • Menerima tamu • Menghadiri undangan • Begadang bersama teman-teman
2. Waktu yang dapat diatur: – Terbuang karena faktor internal : • • • • •
Melamun Membaca koran Berkirim sms berkepanjangan Telepon berlama-lama Browsing internet di sela waktu kerja
– Terbuang karena faktor eksternal : • Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama teman-teman • Menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak • Kedatangan tamu
Menyusun Prioritas • Waktu tidak dapat diatur, yang dapat diatur hanyalah prioritas. Orang-orang sukses adalah mereka yang mampu menetapkan prioritasprioritas
• Menetapkan prioritas adalah : menentukan tujuan-tujuan, tugas dan pekerjaan secara berurutan mulai dari yang terpenting.
Mengapa Penting
Waktu Modal
TERBATAS
• • • •
Kelompok 1 : Aktifitas penting dan mendesak Kelompok 2 : Aktifitas penting dan tidak mendesak Kelompok 3 : Aktifitas tidak penting dan mendesak Kelompok 4 : Aktifitas tidak penting dan tidak mendesak
Mendesak
Tidak mendesak
Penting
1
2
Tidak penting
3
4
1
• Tidak dapat dikendalikan • Diakibatkan menunda pekerjaan • Tidak mungkin di tunda
• Akibat : Stress, lelah, prestasi biasa-biasa saja.
2
• Mempunyai visi • Mempunyai prioritas • Mempunyai perencanaan yang baik
Akibat : • Hidup terkendali, • Hidup seimbang, Prestasi tinggi
• Penuh aktifitas bagi orang lain • Tidak memiliki sikap asertif (percaya diri)
3
Akibat : Kurang disiplin, prestasi rendah, reputasi “tukang” menyenangkan orang lain
• Pemalas
4 Malas dan tidak bertanggung jawab
Menentukan Prioritas 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7.
Aktifitas / pekerjaan jangan dianggap pengisi waktu Tentukan prioritas berdasarkan tujuan; - Jangka panjang - Jangka menengah - Jangka pendek Bersikap Profesional Percaya diri Jangan tunda prioritas hari ini Bersikap asertif (percaya diri) Gunakan agenda
Langkah-langkah Membuar Rencana Mingguan 1. Identifikasi aktifitas – aktifitas utama 2. Jadwalkan waktu untuk kegiatan utama 3. Jadwalkan kegiatan lain-lain Kiat Menentukan Prioritas : 1. Keluar dari “zona nyaman” 2. Taklukan Ketakutan 3. Bangkit – bangkit – bangkit 4. Taklukan diri dalam menghadapi cobaan 5. Berani berkata Tiiiiidaaakkkk
Terima Kasih Rina Kurniawati, SHI, MH
