Modul ke:
10
ETIK UMB Mengelola Waktu dan Menyusun Prioritas
Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Program Studi
Manajemen
ISLAHULBEN, SE., MM Pendahuluan Manajemen Waktu
Jenis – Jenis Waktu Daftar Pustaka
Akhiri Presentasi
PENGELOLAAN / MANAJEMEN WAKTU • Waktu adalah Uang • Waktu UNIK : tidak dapat diganti, tidak dapat disimpan, tidak dapat kembali lagi. • Manajemen Waktu: Aktivitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan. ETIK UMB
5
Jenis – jenis waktu
Sulit diatur
Tidak dapat digunakan untuk kegiatan lain. Hanya untuk kebutuhan Primer: makan, istirahat, menjaga hubungan sosial dan kekeluargaan
ETIK UMB
Dapat diatur
Dapat ditemukan dalam aktivitas kerja manusia: -Waktu Prima (puncak) - Waktu lembah
6
Jika anda ingin memanfaatkan waktu anda sebaik mungkin, anda harus mengetahui hal-hal yang menjadi prioritas anda dan melakukan yang terbaik untuk mencapainya
Aktivitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan. Manfaatkan waktu karena waktu tidak dapat diganti, disimpan dan kembali lagi
Jenis – Jenis Waktu
Aktivitas Primer : Tidur, Makan, Istirahat, Hubungan Kekeluargaan dan Urusan – Urusan Sosial
Puncak
Puncak
Lembah
Lembah
07.00
15.00
Lembah
19.00
Setiap orang harus mengetahui kapan waktu puncaknya.
Waktu puncak : Etos kerja tinggi Waktu lembah : Etos kerja rendah
22.00
• Kerjakan tugas-tugas yang penting dan berat pada waktu puncak, karena pada saat ini semangat sedang tinggi dan kemampuan otak juga baik. • Jangan kerjakan tugas-tugas ringan pada waktu puncak, karena tugas-tgas berat akan lebih sulit dikerjakan pada waktu lembah. Akibatnya pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik bahkan dapat tertunda hingga hari berikutnya. ETIK UMB
13
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pelajari tujuan, rencana dan prioritas anda Buat Rencana kerja periodik, dapat berupa rencana harian. Tentukan tingkat Urgensinya Tentukan hal-hal yang dapat anda delegasikan pada orang lain Lakukan prioritas (yang terpenting) dan yang paling dekat batas waktunya Beri tanda pada hal-hal yang telah selesai Pindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana hari berikutnya ETIK UMB
14
No
Jam
Hal yg harus dikerjakan
Skala prioritas
Yg dapat Yang didelegas terlaksana ikan
Yang dialihkan kehari berikutnya
20% tabel terlaksana dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan. ETIK UMB
15
• Mendahulukan pekerjaan yang dicintai • Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang sulit • Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya • Mendahulukan pekerjaan darurat/mendesak • Menunggu batas waktu (mepet) • Skala prioritas tidak berdasarkan kepentingannya • Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa ETIK UMB
16
• Waktu yang sulit diatur: – Terbuang karena faktor internal: • • • • •
Makan Nonton tv Baca koran Berbicara panjang lebar di telepon Mengendarai mobil/motor ke kampus
– Terbuang karena faktor eksternal: • Menerima tamu • Menghadiri undangan • Begadang bersama teman-teman
ETIK UMB
17
• Waktu yang dapat diatur: – Terbuang karena faktor internal: • • • • •
Melamun Membaca koran Berkirim sms berkepanjangan Telepon berlama-lama Browsing internet di sela waktu kerja
– Terbuang karena faktor eksternal • Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama teman-teman • Menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak • Kedatangan tamu ETIK UMB
18
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Evaluasi kembali tujuan, rencana dan prioritas anda Letakkan tujuan dalam rencana periodik atau program kerja Buat daftar pekerjaan harian Tutup semua hal yang dapat memalingkan anda dari tujuan-tujuan tersebut Manfaatkanlah waktu luang Jangan selalu pasrah pada hal-hal yang bersifat mendesak
ETIK UMB
19
Faktor Penghambat Pengelolaan Waktu
Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati. Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih dahulu terutama pada waktu puncak, dan mengerjakan pekerjaan yang sulit pada waktu lembah. Mengerjakan pekerjaan pekerjaan yang cepat waktu penyelesaian , sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian yang lama. Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting. Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu. Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya Terperangkap memenuhi tutntutan yang mendesak dan memaksa
•And in the end, it’s not the years in your life that count. It’s the life in your years (Abraham Lincoln) Abraham Lincoln Presiden AS ke16 1860 - 1865
ETIK UMB
21
Mendahulukan hal-hal berdasarkan tingkat kepentingannya
Dengan menyusun skala prioritas kebutuhan manusia, dapat diketahui kebutuhan mana yang harus didahulukan karena kita mempunyai keterbatasan tenaga, waktu, materi
Kegiatan Penting Mendesak : Mengantar keluarga kecelakaan Menunda mengerjakan tugas kuliah
Kegiatan Tidak Penting Mendesak : Menemani tamu, mengantar kakak
Kegiatan Penting Tidak Mendesak : Kegiatan penting dilakukan secara rutin (membaca materi kuliah)
Kegiatan Tidak Penting Tidak Mendesak : Nonton Tv dan Tidur berlebihan
Waktu tidak dapat diatur, yang dapat diatur hanyalah prioritas. Orang-orang sukses adalah mereka yang mampu menetapkan prioritas-prioritas
Mengapa Penting
Waktu Modal
TERBATAS
26
Menetapkan prioritas adalah : menentukan tujuan-tujuan, tugas dan pekerjaan secara berurutan mulai dari yang terpenting.
27
• • • •
Kelompok 1 : Aktifitas penting dan mendesak Kelompok 2 : Aktifitas penting dan tidak mendesak Kelompok 3 : Aktifitas tidak penting dan mendesak Kelompok 4 : Aktifitas tidak penting dan tidak mendesak
Mendesak
Tidak mendesak
Penting
1
2
Tidak penting
3
4
28
• •
1
•
•
Tidak dapat dikendalikan Diakibatkan menunda pekerjaan Tidak mungkin di tunda
Akibat : Stress, lelah, prestasi biasa-biasa saja. 29
2
• • •
•
Mempunyai visi Mempunyai prioritas Mempunyai perencanaan yang baik
Akibat : • Hidup terkendali, Hidup seimbang, Prestasi tinggi 30
• •
3
Penuh aktifitas bagi orang lain Tidak memiliki sikap asertif
Akibat : Kurang disiplin, prestasi rendah, reputasi “tukang” menyenangkan orang lain 31
• Pemalas 4 Malas dan tidak bertanggung jawab
32
1. 2.
3. 4. 5. 6. 7.
Aktifitas / pekerjaan jangan dianggap pengisi waktu Tentukan prioritas berdasarkan tujuan; Jangka panjang Jangka menengah Jangka pendek Bersikap Profesional Percaya diri Jangan tunda prioritas hari ini Bersikap asertif Gunakan agenda
33
1. Identifikasi aktifitas – aktifitas utama 2. Jadwalkan waktu untuk kegiatan utama 3. Jadwalkan kegiatan lainlain 34
• 1. Keluar dari “zona nyaman” • 2. Taklukan Ketakutan • 3. Bangkit – bangkit – bangkit • 4. Taklukan diri dalam menghadapi cobaan • 5. Berani berkata 35
Jika anda ingin memanfaatkan waktu anda sebaik mungkin, anda harus mengetahui hal-hal yang menjadi prioritas anda dan melakukan hal yang terbaik untuk mencapainya. (Lee Iacocca)
Daftar Pustaka Artiningrum, Kurniasih; Nugroho, 2012, Etika Perilaku Profesional Sarjana, Graha Ilmu, Yogayakarta Srijanti, Purwanto, Artiningrum, 2007, Etika Membangun Sikap Profesionalisme Sarjana, Graha Ilmu, Yogyakarta Sumber Internet :
<
MENU
AKHIRI
Terima Kasih ISLAHULBEN, SE., MM
