Panduan Kode Etik Bisnis
Etis dan benar, setiap waktu
2
Daftar Isi
Surat dari CEO
01
Komitmen kita kepada integritas 03
Cakupan Penerapan Panduan Ini ›› 04 Etis dan Benar, Setiap Waktu ›› 05
Visi dan Nilai-Nilai 06
Visi Kita ›› 06 Nilai-Nilai Kita ›› 07
Komitmen Kita berdasarkan Integritas 08
Karyawan kita
Perlakuan Adil dan Kesetaraan Kesempatan Kerja ›› Kesehatan dan Keselamatan ›› Pelecehan ›› Penyalahgunaan NAPZA (Narkotika, Psikotoprika, dan Zat Aditif) dan Alkohol ›› Kekerasan di Tempat Kerja ›› Tanpa Pembalasan ››
Pelanggan kita
11
Pemegang Saham kita
17
Manajemen Dokumentasi Memelihara Dokumentasi yang Akurat Melindungi Aset Perusahaan Privasi dan Keamanan Data Melindungi Informasi Rahasia Penggunaan Aset Perusahaan yang Diizinkan Konflik Kepentingan Bekerja di Luar Perusahaan Penerimaan Hadiah Pengumpulan Informasi yang berhubungan dengan Persaingan Kewenangan untuk Bertindak Atas Nama Perusahaan Memanfaatkan Informasi Orang Dalam
›› 17 ›› 18 › › 19 ›› 19 ›› 20 ›› 20 ›› 21 ›› 22 ›› 22
12 13 13
15
Hubungan dengan Pelanggan ›› 15 Pemasaran ›› 15 Keamanan Makanan ›› 15
›› › › ›› › › ›› ›› › ›
27 28 28 28 29 29 29
Komitmen Kita untuk Menyelesaikan Masalah 30
Menyelesaikan Masalah yang Berhubungan dengan Etika Melaporkan Pelanggaran Tindakan Korektif Amandemen dan Pengecualian Resmi
› › 24 ›› 25
Komunitas kita 27 Hukum Persaingan yang Adil dan Anti-Monopoli Lingkungan Kegiatan Politik Pribadi Kegiatan Politik Perusahaan Hubungan dengan Pemerintah Permintaan Pemerintah
11 12 12
›› 23
›› ›› ›› ››
30 30 31 31
Informasi Kontak Penting 32
Penting Panduan ini berlaku sejak tanggal 1 Maret 2010. Kebijakan Delhaize Group, pedoman dan prosedur terkait dapat diubah secara sepihak setiap saat oleh Delhaize Group. Dalam menyetujui dan mengumumkan kebijakan-kebijakan dan pedoman-pedoman ini, Delhaize Group menyatakan dengan tegas bahwa (1) dalam beberapa hal tertentu kebijakan-kebijakan dan pedoman-pedoman ini melebihi persyaratan yang ditetapkan oleh hukum dan praktek industri, (2) tidak ada satu pun yang dimuat di dalam kebijakan-kebijakan dan pedoman-pedoman Delhaize Group harus dianggap atau diaplikasikan sebagai suatu interpretasi yang mengikat atau definisi dari hukum atau praktek industri, dan (3) setiap tindakan dari karyawan Delhaize Group atau agen, dalam pelanggaran hukum atau kebijakan Delhaize Group adalah di luar lingkup tugas, kewenangan dan tanggung jawab dari orang tersebut dan bukan tindakan oleh atau atas nama Delhaize Group. Panduan ini bukan merupakan suatu kontrak kerja atau perubahan terhadap suatu kontrak kerja. Kita tidak membuat suatu kontrak atau menciptakan hak-hak yang dijamin oleh hukum atau jaminan-jaminan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan ini.
Surat dari CEO Rekan-Rekan dan Para Kolega sekalian, Karena kita berusaha memperkaya kehidupan pelanggan, karyawan dan komunitas kita, yang kita lakukan secara berkelanjutan, kita dipandu oleh nilai-nilai kolektif seperti, kebulatan tekad, integritas, keberanian, kerendahan hati dan rasa humor (determination, integrity, courage, humility and humor). Setiap nilai-nilai tersebut merefleksikan tujuan kita bahwa bersama-sama kita memberikan “yang terbaik dari Delhaize untuk kehidupan.” Pencapaian tujuan kita tersebut membutuhkan suatu fokus yang berkesinambungan dalam pelaksanaan bisnis kita, dengan cara yang konsisten dengan nilai-nilai kita. Untuk alasan itu, dengan senang hati saya memperkenalkan kepada anda semua Panduan Kode Etik Bisnis Delhaize Group (Delhaize Group Guide for Ethical Business Conduct). Panduan ini merangkum perilaku standar yang menopang komitmen kita terhadap integritas – suatu komitmen yang mensyaratkan agar kita melaksanakan bisnis kita dengan cara yang etis dan bertanggung jawab, yang menghormati dan melindungi hubungan kita dengan karyawan, pelanggan, pemegang saham dan komunitas kita. Panduan ini adalah inti dari suatu jaringan kepatuhan (compliance network) yang menyeluruh yang menopang dan mendorong perilaku bisnis yang beretika. Yang merupakan suatu alat yang dapat menolong kita membuat putusan-putusan bisnis yang logis yang memenuhi standar etika dan hukum, yang menggambarkan bisnis kita dan merupakan dasar dari reputasi kita. Adalah tanggung jawab anda untuk membaca, memahami dan menerapkan prinsip-prinsip yang dimuat di dalam Panduan ini. Bertindak dengan integritas merupakan suatu hal yang lebih dari sekedar melindungi citra dan reputasi perusahaan, atau menghindari permasalahan hukum. Namun juga mengenai mempertahankan suatu tempat dimana kita mendukung, menghormati dan menginspirasi satu sama lain dan berbagi nilai-nilai. Selama lebih dari 140 tahun, komitmen kita terhadap integritas telah menjadi dasar atas kesuksesan kita. Saat ini, sebagai suatu perusahaan yang mendunia, kita terikat untuk menjadi suatu perusahaan yang bertanggung jawab di setiap negara dan komunitas dimana kita melakukan bisnis. Integritas menjadi lebih penting dari sebelumnya karena kita membuat keputusan-keputusan dan memberdayakan setiap dan seluruh karyawan untuk menjalankan bisnis kita “etis dan benar, setiap waktu.” Terima kasih atas komitmen anda pada Delhaize Group. Bersama-sama kita mempersembahkan yang terbaik dari Delhaize untuk kehidupan.
Pierre-Olivier Beckers, President and CEO Delhaize Group
1
2
Komitmen kita kepada Integritas Kebulatan Tekad. Integritas. Keberanian. Kerendahan Hati. Rasa Humor. (Determination. Integrity. Courage. Humility. Humor.) Di dalam Delhaize Group, kita menyebarkan nilai-nilai kolektif tersebut yang merupakan landasan dari perilaku kita. Integritas merupakan landasan atas komitmen kita untuk melaksanakan bisnis yang bertanggungjawab secara etika yang mengakui dan melindungi hubungan kita dengan karyawan, pelanggan, pemegang saham, vendor, dan masyarakat. Di Delhaize Group, kita menyebut komitmen ini sebagai “Etis dan Benar, Setiap Waktu”. Sebagai karyawan Delhaize Group, kita harus menerapkan nilai-nilai dan standar bersama untuk menjunjung komitmen ini dan mendorong sebuah lingkungan yang mengakui integritas sebagai landasan jati diri kita dan cara kita melakukan bisnis. Etis dan Benar, Setiap Waktu: Panduan Kode Etik Bisnis Delhaize Group (“Panduan”) menguraikan secara singkat standar integritas dan perilaku bertanggung jawab yang mendukung komitmen ini.
3
“Etis dan benar setiap waktu harus menjadi tujuan dari seluruh dan setiap karyawan. Kerjakan bagian anda agar dapat menjadi kenyataan!” Deb Chaloux, Vice President of Organizational Development and Learning at Delhaize Group
P > Mengapa Delhaize Group mempunyai
?
satu Panduan standar? Mengapa kita tidak mempunyai kode etik regional yang langsung menyatakan permasalahan yang relevan dengan lokasi tersebut?
J > Standar integritas dan perilaku kita yang bertanggung jawab adalah hal yang universal. Kita menggunakan etika dengan standar tinggi yang sama di mana pun kita beroperasi. Karena kita mengetahui bahwa penerapan aktual dari standar-standar ini, demikian juga halnya dengan hukum dan peraturan perundang-undangan dapat berbeda berdasarkan lokasi, Perusahaan telah menyediakan sumber-sumber dan kebijakan lain untuk membantu memperhatikan isu-isu khusus di daerah tertentu tersebut.
Cakupan Penerapan Panduan Ini
Ketentuan Panduan ini berlaku untuk semua direktur, staf, dan karyawan dari Delhaize Group dan setiap anak perusahaannya (disebut sebagai “Perusahaan” atau “Delhaize Group”) di seluruh dunia. Direktur, Staf dan karyawan Perusahaan yang lainnya disebut secara bersama-sama sebagai “karyawan.” Panduan ini tidak dimaksud untuk menjawab setiap masalah etika yang mungkin muncul, juga tidak mengidentifikasi semua kebijakan internal atau hukum dan peraturan eksternal yang berlaku atas Perusahaan atau karyawan. Lebih tepatnya, Panduan ini dimaksud untuk memberikan sebuah kerangka yang dapat digunakan oleh karyawan untuk membuat pilihan yang sesuai yang terkait dengan bisnis Delhaize Group. Jika anda ingin menanyakan mengenai Panduan ini atau masalah etika lainnya yang anda temui dalam pekerjaan anda di Perusahaan, anda diharapkan untuk menghubungi atasan, Koordinator Kepatuhan (Compliance Coordinator), Departemen Sumber Daya Manusia atau Departemen Hukum lokal atau Kantor Kepatuhan dan Etika Delhaize Group. Informasi kontak untuk sumber-sumber ini dapat ditemukan pada hal 32 dari Panduan ini. Delhaize Group mungkin memiliki kebijakan atau praktik di dalam bisnis, kawasan, atau negara yang menuntut Anda untuk memberikan yang lebih dari yang diwajibkan oleh Panduan ini. Jika hal ini terjadi, Anda harus patuh pada kebijakan atau praktik yang lebih ketat. Panduan ini tidak bermaksud untuk menentang hukum yang berlaku di negara mana saja atau yurisdiksi di tempat Anda bekerja. Namun demikian, jika hukum lokal bertentangan dengan ketentuan mana saja dari Panduan ini, Anda harus mematuhi hukum itu. Setiap konflik seperti itu harus dilaporkan kepada Kantor Kepatuhan dan Etika.
4
Etis dan Benar, Setiap Waktu
Sebagai seorang karyawan, Anda diharapkan untuk melakukan bisnis dengan etis dan benar, setiap waktu dengan tindakan yang beretika dan menunjukkan integritas di segala situasi. Anda diharapkan untuk mengetahui dan mematuhi kebijakan dan prinsip dari Panduan ini, dan juga mengetahui dan mematuhi kebijakan dan prosedur perusahaan operasional yang relevan dengan pekerjaan Anda. Anda juga harus mematuhi segala hukum dan peraturan yang berlaku atas bisnis kita. Seringkali, pertimbangan yang baik dan akal sehat merupakan sandaran terbaik dalam pembuatan keputusan. Panduan bermanfaat yang lain dalam melaksanakan bisnis dengan etis dan benar, setiap waktu adalah dengan mengajukan tiga pertanyaan kepada diri sendiri sebelum mengambil tindakan atau membuat keputusan:
› Apakah tindakan/keputusan itu legal? › Apakah tindakan/keputusan itu beretika? › Apakah tindakan/keputusan itu untuk terbaik Perusahaan?
kepentingan
Jika jawaban atas setiap pertanyaan itu adalah “ya”, maka besar kemungkinannya Anda telah melakukan tindakan yang benar dari sudut pandang etika.
P > Apa yang terjadi jika saya dihadapkan
?
pada situasi, dimana bertindak dengan etika bertentangan dengan tindakan menghasilkan keuntungan bagi Perusahaan? Apa yang Perusahaan harapkan untuk saya lakukan dalam situasi-situasi seperti ini?
J > Anda harus selalu bertanggung jawab atas perilaku
yang sesuai dengan hukum dan etika tanpa peduli situasi apapun itu, bahkan jika itu berarti kehilangan bisnis atau keuntungan. Ingat bahwa keuntungan jangka panjang kita tergantung pada reputasi kita, yang tidak akan pernah dikorbankan untuk memenuhi tujuan keuntungan jangka pendek. 5
Visi dan Bernutrisi, Sehat, Aman, dan Terjangkau. Bersama, kita mempersembahkan yang terbaik dari Delhaize Group untuk kehidupan. Bersama, kita bercita-cita membuat kehidupan lebih baik bagi pelanggan kita, karyawan kita, dan masyarakat dengan selalu melayani. Bersama, kita menyediakan beragam produk dan layanannya yang bernutrisi, sehat dan aman, setiap hari, dengan harga terjangkau bagi semua pelanggan. Kita terhubung dengan seluruh rekan kerja di dalam grup. Kita belajar, kita mengembangkan talenta dan kita berinovasi. Kita mendukung, kita menghargai, dan kita menginspirasi satu sama lain. Bersama, kita mempersembahkan yang terbaik dari Delhaize untuk kehidupan.
6
Nilai-Nilai
››kebulatan tekad
Kita berkomitmen untuk berhasil, tak perduli halangan apapun yang menghadang jalan kita. Kita tahu bahwa kita dapat mengandalkan satu dengan yang lain untuk meraih tujuan kita.
››integritas
Kita patut dipercaya. Kita jujur kepada diri kita sendiri dan orang lain. Kita adil dan memegang teguh prinsip terhadap rekan kerja kita, mitra bisnis kita, pelanggan kita, masyarakat kita, dan lingkungan/bumi kita. Kita memegang ucapan kita sendiri. Tak ada yang kita sembunyikan. Kita bekerja bersama dalam satu cara yang terbuka dan transparan.
››keberanian
››kerendahan hati
Kenali dengan jelas siapa Anda dan apa yang dapat Anda lakukan membuat Anda dapat bertahan dengan segala yang Anda alami dan membantu diri Anda sendiri kapanpun dibutuhkan. Seorang yang rendah hati terinspirasi untuk mengajar dan belajar dari orang lain. Seorang yang rendah hati selalu melihat cara untuk melayani orang lain.
››rasa humor
Humor membantu menempatkan sesuatu dalam perspektif yang benar dan memberi ruang antara kegagalan dan keberhasilan. Humor menjaga kita dari situasi yang terlalu serius. Humor membuat bekerja lebih menyenangkan disaat bersamaan memacu kreativitas dan inovasi.
Keberanian dibutuhkan untuk melakukan terobosan. Keberanian untuk bangkit dari waktu – waktu yang sulit dan bangkit dari kegagalan. Kita telah menunjukkan keberanian sepanjang sejarah kita. Keberanian bersemayam dalam hati kita dan menjadi bahan bakar kita untuk menghadapi tantangan, bertahan, dan berhasil.
7
Komitmen Kita berdasarkan Integritas Kita terikat pada integritas dalam semua hubungan kita dengan: Karyawan kita Pelanggan kita Pemegang saham kita Komunitas kita DELHAIZE GROUP Visi dan Nilai-Nilai
Untuk membuat Panduan ini lebih praktis digunakan, kami mengorganisirnya menjadi 4 bagian. Topik-topik ini adalah pilar-pilar yang disokong dengan komitmen organisasi kita untuk integritas.
K A R Y A W A N
P E L A N G G A N
P E M E G A N G S A H A M
INTEGRITAS
Etis dan Benar, Setiap Waktu
8
K O M U N I T A S
››Karyawan
››Pemegang Saham
››Pelanggan
››Komunitas
Dalam Delhaize Group, visi kita mencakup hakekat berhubungan dengan rekan-rekan kita melalui dukungan, rasa hormat, dan menginspirasi satu sama lain. Visi ini melindungi aset kita yang paling berharga – karyawan. Keberhasilan kita sebagai Perusahaan bergantung kepada sumbangsih, kerja keras, dan dedikasi dari semua karyawan kita. Sebagai Perusahaan dan sebagai individu, kita harus berkomitmen untuk memperlakukan satu sama lain dengan cara yang adil, terhormat, dan jujur.
Untuk memberikan yang terbaik bagi kehidupan pelanggan kita, kita harus mendapatkan loyalitas dan kepercayaan mereka melalui penyediaan produk-produk yang bergizi, sehat, aman dan terjangkau dan pelayanan-pelayanan, dan dengan memperlakukan pelanggan kita sebagaimana kita ingin diperlakukan – dengan adil dan bermartabat.
Jika Delhaize Group akan menyebarkan visinya dan bertindak sesuai dengan nilai-nilai itu, maka harus dilakukan dari suatu posisi yang kuat dan stabil. Investasi dari para pemegang saham memungkinan dan memberikan daya guna pada visi dan nilai-nilai kita. Karyawan diharapkan untuk melaksanakan tanggung jawab mereka menurut cara yang melindungi kepentingan Perusahaan dan investasi pemegang saham kita. Pemegang saham memberi kepercayaan kepada kita untuk terus menerus meningkatkan kinerja Perusahaan, melindungi aset Perusahaan, dan menciptakan nilai pemegang saham. Karyawan memiliki kewajiban untuk menghargai kepercayaan tersebut.
Visi dan nilai-nilai kita merupakan dasar atas komitmen kita pada tanggung jawab korporasi dan mendukung masyarakat dimana kita melakukan bisnis. Kita selalu aktif berupaya menjadikan masyarakat tempat kita beroperasi menjadi tempat yang lebih baik untuk hidup dan bekerja, dengan menyadari bahwa keberhasilan kita terkait secara langsung dengan keberhasilan masyarakat tersebut. Kita juga mengakui pentingnya melakukan bisnis dengan mitra bisnis, vendor, kontraktor, agen, dan konsultan eksternal yang menunjukkan standar perilaku etika yang tinggi dan bersama-sama memiliki komitmen untuk menjadi warga perusahaan yang bertanggung jawab. Kesinambungan atas keberhasilan global kita bergantung pada komitmen ini.
9
10
Karyawan kita Dalam Delhaize Group, visi kita mencakup hakekat berhubungan dengan rekan-rekan kita melalui dukungan, rasa hormat, dan menginspirasi satu sama lain. Visi ini melindungi aset kita yang paling berharga – karyawan. Keberhasilan kita sebagai Perusahaan bergantung kepada sumbangsih, kerja keras, dan dedikasi dari semua karyawan kita. Sebagai Perusahaan dan sebagai individu, kita harus berkomitmen untuk memperlakukan satu sama lain dengan cara yang adil, terhormat, dan jujur. Perlakuan Adil dan Kesetaraan Kesempatan Kerja
Perusahaan meyakini bahwa semua karyawan berhak atas suatu tempat kerja dimana mereka dihormati dan dihargai. Kebijakan kita dirancang untuk memastikan bahwa para karyawan diperlakukan secara adil dan terhormat dan para karyawan tersebut juga memperlakukan orang lain dengan penghormatan yang sama. Perusahaan berupaya untuk menyediakan kesempatan yang menantang dan memuaskan untuk pengembangan pribadi dan profesi karyawan, dan perusahaan berkomitmen untuk mengambil keputusan yang menyangkut ketenagakerjaan tanpa memandang jenis kelamin, ras, suku, agama, orientasi seksual, umur, kehamilan, asal-usul negara, status veteran atau pernikahan, kecacatan, atau status lainnya yang dilindungi hukum. Komitmen ini berlaku untuk semua fase hubungan pekerjaan, termasuk promosi, penurunan jabatan, pemindahan, pemutusan hubungan kerja atau pemecatan, kompensasi, dan seleksi pelatihan dan program terkait. Semua staf dan karyawan yang lain diharapkan untuk mematuhi hukum dan kebijakan Perusahaan yang berlaku yang terkait dengan kesetaraan kesempatan dan non-diskriminasi.
“Di Delhaize Group, kami percaya setiap karyawan berhak atas perlakukan adil, sopan dan terhormat.”
Dave Bass, Vice President Associate Relations at Delhaize America
11
“Jadikan keselamatan sebagai bagian dari kegiatan rutin harian anda.” James Ball, Director of Safety & Quality Assurance at Delhaize America
Kesehatan dan Keselamatan
Perusahaan berkomitmen untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat di manapun Perusahaan melakukan bisnisnya. Karyawan diharapkan mematuhi hukum dan peraturan keselamatan dan kesehatan yang berlaku untuk kegiatan bisnis dan kebijakan serta prosedur Perusahaan. Setiap karyawan bertanggung jawab untuk mengetahui dan mematuhi peraturan dan praktik keselamatan serta kesehatan yang berlaku untuk pekerjaannya. Jika Anda mengetahui adanya ancaman apapun terhadap keselamatan pelanggan, karyawan, atau fasilitas, Anda harus segera melaporkannya kepada atasan atau anggota manajemen.
Pelecehan
Semua karyawan diharapkan untuk berperilaku secara patut terhadap lingkungan kerja, dan bersikap sensitif dan menghormati kepentingan dan nilai-nilai orang lain. Perusahaan tidak mentolerir tindakan yang dilakukan secara lisan atau fisik yang dilakukan karyawan atau
?
P > Saya mempunyai seorang rekan kerja yang seringkali membuat komentar yang tidak pantas atau menceritakan lelucon yang membuat saya merasa tidak nyaman. Saya tidak merasa nyaman membicarakan hal ini dengan atasan saya karena dia mengetahui perilaku tersebut dan seringkali melihat dan kelihatannya memaafkan tindakan rekan saya tersebut. Jika saya keberatan, saya takut orang-orang akan berpikir saya terlalu sensitif. Haruskah saya mengabaikannya saja?
J > Tidak, mengabaikan masalah tidak akan menyelesaikannya.
Para karyawan didukung untuk segera melaporkan setiap tindakan pelecehan, diskriminasi atau pembalasan dendam. Pelaporan dengan segera atas tindakan yang tidak pantas memungkinkan Perusahaan untuk menanggapi secara tepat waktu dan membantu memelihara suatu lingkungan yang bebas dari pelecehan dan diskriminasi untuk seluruh karyawan. Anda tidak diharuskan untuk melaporkannya kepada atasan anda jika atasan anda terlibat.
12
orang lain yang mengganggu kinerja karyawan atau yang menciptakan suasana yang menakut-nakuti, menyerang, atau bermusuhan. Karyawan dilarang melakukan pendekatan seksual yang tidak dikehendaki, pelecehan, ancaman kekerasan, dan perilaku pribadi lainnya yang tidak pantas. Ini mencakup pelecehan yang didasarkan kepada jenis kelamin, ras, suku, agama, orientasi seksual, umur, kehamilan, asal-usul negara, status veteran atau pernikahan, kecacatan, atau karakter atau kategori yang dilindungi oleh hukum. Pelecehan dapat dilakukan secara lisan atau nonlisan, atau bersifat fisik dan dapat dalam berbagai bentuk, mencakup perilaku yang menyerang, mengancam, atau mengganggu orang lain atau yang menciptakan suasana yang tidak menyenangkan atau bermusuhan. Jika Anda melihat atau menjadi korban dari pelecehan, Anda harus segera melaporkannya. Perusahaan akan segera menyelidiki semua tuduhan pelecehan yang dapat dipercaya dan akan mengambil tindakan yang sesuai yang sejalan dengan kebijakan Perusahaan. Karyawan diharapkan untuk bekerjasama secara penuh dalam penyelidikan keluhan pelecehan yang dilakukan Perusahaan. Pembalasan atas siapa saja yang melaporkan pelanggaran atau yang turut serta dalam penyelidikan tidak akan ditolerir.
Penyalahgunaan NAPZA (Narkotika, Psikotoprika, dan Zat Aditif) dan Alkohol
Keamanan karyawan dan pelanggan bisa jadi bergantung kepada kemampuan Anda berpikir jernih dan bertindak cepat. Berada di bawah pengaruh alkohol atau NAPZA atau menyalahgunakan pemakaian obat dapat mengurangi kemampuan Anda untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif dan aman. Oleh karena itu, karyawan dilarang memiliki atau melakukan jual beli NAPZA atau berada di
P > Saya mencurigai seorang rekan
?
kadang-kadang datang bekerja dalam keadaan mabuk dan bahkan mabuk pada saat bekerja. Saya mencemaskan kesehatan dan keselamatan rekan saya tersebut. Apa yang dapat saya lakukan?
J > Anda harus melaporkan situasi ini pada
atasan anda. Jika anda merasa tidak nyaman mendiskusikan masalah ini dengan atasan anda, anda juga dapat melaporkannya kepada Departemen Sumber Daya Manusia.
bawah pengaruh obat-obatan yang terlarang atau alkohol selama waktu kerja, di lokasi Perusahaan, atau saat mengoperasikan kendaraan Perusahaan.
Kekerasan di Tempat Kerja
Perusahaan berkomitmen untuk menyediakan tempat kerja yang aman, bebas dari kekerasan, dan melarang keras karyawan, konsultan, vendor, pelanggan, pengunjung, atau siapa saja yang berada di lokasi Perusahaan, atau yang terlibat dalam kegiatan yang melibatkan Perusahaan, untuk melakukan perilaku kekerasan atau mengancam. Kekerasan di tempat kerja termasuk, namun tidak terbatas kepada ancaman, perilaku fisik yang agresif atau kekerasan, intimidasi, dan sabotase atau ancaman sabotase atas aset Perusahaan. Jika Anda melihat atau mengetahui adanya karyawan, vendor, pelanggan, atau orang lain, yang melakukan tindakan kekerasan atau mengancam, Anda harus segera memberitahu atasan atau manajer Anda. Jika Anda melihat atau mengetahui adanya perilaku kekerasan atau yang mengancam, yang menimbulkan risiko yang dengan segera dapat mengakibatkan luka fisik pada orang lain, segera hubungi petugas penegak hukum lokal. Perusahaan akan segera menyelidiki semua laporan tuduhan kekerasan di tempat kerja dan akan mengambil tindakan yang sesuai dan sejalan dengan kebijakan Perusahaan.
Tanpa Pembalasan (No Retaliation)
Perusahaan tidak akan melakukan pembalasan terhadap siapa saja, yang dengan itikad baik, melaporkan
kemunginan pelanggaran hukum atau kebijakan Perusahaan, dan juga tidak akan menolerir setiap pelecehan atau intimidasi kepada karyawan manapun yang melaporkan setiap dugaan pelanggaran, atau berpartisipasi dalam suatu investigasi atas suatu dugaan pelanggaran. Niat baik tidak berarti bahwa Anda harus benar, namun hal itu berarti Anda memberikan semua informasi yang Anda miliki yang diyakini sebagai benar. Karyawan yang secara sengaja atau sembarangan membuat pernyataan atau pengungkapan yang disampaikan bukan dengan niat baik dapat dikenakan tindakan korektif. Setiap orang yang terlibat dalam pembalasan, baik langsung maupun tidak langsung, atau mendorong orang lain untuk melakukannya, dapat dikenai tindakan korektif.
P > Bagaimana jika saya merasa takut akan
pembalasan atas pelaporan suatu kemungkinan pelanggaran terhadap hukum atau kebijakan Perusahaan?
?
J > Pembalasan terhadap setiap karyawan yang
mencari nasihat, mengangkat suatu permasalahan, atau melaporkan perilaku yang tidak benar, dilarang dengan tegas. Jika anda menduga bahwa kepada anda, atau karyawan yang lain, telah dilakukan tindakan pembalasan karena telah mengangkat suatu masalah dengan itikad baik, anda harus menghubungi Kantor Kepatuhan dan Etika dengan segera.
“Perusahaan tidak menolerir pembalasan terhadap siapa pun atas pengungkapan suatu masalah hukum atau yang berhubungan dengan etika atau bekerjasama dalam suatu penyelidikan.” Kostas Kalargyros, Personnel Manager at Alfa-Beta 13
14
Pelanggan kita Untuk memberikan yang terbaik bagi kehidupan pelanggan kita, kita harus mendapatkan loyalitas dan kepercayaan mereka melalui penyediaan produk-produk yang bergizi, sehat, aman dan terjangkau dan pelayananpelayanan, dan dengan memperlakukan pelanggan kita sebagaimana kita ingin diperlakukan – dengan adil dan bermartabat. Hubungan dengan Pelanggan
Setiap karyawan diharapkan untuk memperlakukan pelanggan kita dengan cara yang bermartabat dan terhormat dalam semua komunikasi dan interaksi kita dengan mereka. Karyawan sama sekali tidak boleh melecehkan atau membeda-bedakan pelanggan mana saja. Karyawan harus berkomunikasi secara jujur dengan pelanggan dalam semua interaksi kita dengan mereka, termasuk akurasi harga yang dipindai dan dicantumkan pada produk-produk kita. Jika diketahui ada kesalahan harga, karyawan diharapkan bekerja sama dengan manajernya untuk segera menyelesaikan masalah tersebut.
Keamanan Makanan (Food Safety)
Bagi Perusahaan kita, keamanan makanan (food safety) adalah prioritas utama dan kita berkomitmen untuk menawarkan produk-produk yang aman bagi pelanggan kita di seluruh dunia. Karyawan memiliki tanggung jawab untuk mengetahui dan memahami kebijakan dan hukum tentang keamanan makanan dan produk yang berdampak kepada pekerjaan mereka. Karyawan juga harus mematuhi semua hukum tentang keamanan makanan yang relevan dan kebijakan Perusahaan yang berlaku di yurisdiksi lokal.
Pemasaran
Perusahaan berkomitmen atas pemasaran, promosi, iklan, pelabelan, dan pengemasan yang akurat dan sesuai. Oleh sebab itu, karyawan yang tanggung jawab pekerjaannya mencakup pemasaran, promosi, iklan, pelabelan, atau pengemasan produk-produk kita harus mematuhi panduan berikut: › K omunikasi Perusahaan, iklan, dan pelabelan produk harus akurat dan mematuhi semua hukum yang berlaku; › K aryawan tidak boleh menyebarluaskan informasi palsu mengenai pesaing, atau produk pesaing; dan › Iklan harus menghindari pesan, penggambaran, atau penokohan yang bersifat menyerang pelanggan Perusahaan atau karyawan di wilayah geografis di mana iklan tersebut digunakan.
“Ketika pelanggan membeli produk-produk kita, mereka percaya pada kualitas. Itu adalah kepercayaan yang kita peroleh, dan kita bekerja keras untuk menjaganya tetap seperti itu.” Raluca Pavel, Marketing Manager at Mega Image 15
16
Pemegang Saham kita Jika Delhaize Group akan menyebarkan visinya dan bertindak sesuai dengan nilai-nilai itu, maka harus dilakukan dari suatu posisi yang kuat dan stabil. Investasi dari para pemegang saham memungkinan dan memberikan daya guna pada visi dan nilai-nilai kita. Karyawan diharapkan untuk melaksanakan tanggung jawab mereka menurut cara yang melindungi kepentingan Perusahaan dan investasi pemegang saham kita. Pemegang saham memberi kepercayaan kepada kita untuk terus menerus meningkatkan kinerja Perusahaan, melindungi aset Perusahaan, dan menciptakan nilai pemegang saham. Karyawan memiliki kewajiban untuk menghargai kepercayaan tersebut. Manajemen Dokumentasi
Memelihara dokumentasi dengan benar, baik dalam bentuk elektronik maupun kertas, adalah sangat penting. Dokumentasi perusahaan harus disimpan, dipelihara, dan dibuang sesuai dengan persyaratan hukum yang terkait dan dengan menetapkan program manajemen dokumentasi dari Perusahaan operasional. Karyawan dilarang menghancurkan dokumentasi apapun yang mungkin relevan dengan tuntutan hukum yang mungkin terjadi atau perkara yang belum selesai, penyelidikan pemerintah atau proses pengadilan.
P > Bagaimana saya menentukan berapa lama
?
saya harus menyimpan dokumentasi saya dan kapan saya dapat membuangnya?
J > Pertama, anda harus menentukan apakah dokumen tersebut dibutuhkan untuk suatu penyelidikan hukum atau audit sebelum membuang dokumen apapun. Jika iya, semua tindakan pembuangan harus segera dihentikan. Kedua, lihat rujukan pedoman manajemen dokumentasi Delhaize Group untuk menentukan berapa lama suatu dokumen harus dipertahankan. Apabila penjelasan lebih lanjut dibutuhkan, hubungi Koordinator Kepatuhan (Compliance Coordinator) lokal anda.
17
Memelihara Dokumentasi yang Akurat
Setiap hari, di semua tingkatan Perusahaan, karyawan membuat berbagai keputusan berdasarkan informasi yang didokumentasikan oleh karyawan lain, oleh karena itu, informasi yang akurat sangat penting bagi keberlangsungan keberhasilan perusahaan. Merupakan kebijakan Perusahaan untuk memelihara pembukuan, catatan, dan akun yang mencerminkan semua transaksi, dan menyediakan sistem akunting dan kontrol yang menyeluruh. Perusahan mengharapkan karyawan untuk memastikan pembukuan, catatan, dan akun yang menjadi tanggung jawab mereka, adalah valid, lengkap, akurat, dan didukung oleh dokumentasi yang benar dan dalam bentuk yang dapat diverifikasi. Contohnya adalah, namun tidak terbatas pada hal berikut: › Laporan keuangan, dan entri akunting yang terkait serta penyesuaian-penyesuaiannya; › Lembar pengeluaran; › Laporan waktu kerja; › Laporan produk dan mutu; serta › Dokumen yang diajukan atau diserahkan kepada pemerintah atau badan berwenang.
“Informasi yang akurat sangat penting bagi bisnis kita. Setiap karyawan bertanggung jawab untuk membuat dan memelihara dokumentasi yang akurat.” Mochamad Bhakti, Project Management Specialist at Super Indo 18
Semua karyawan yang melakukan tugas-tugas pengawasan atas aset atau dokumentasi Perusahaan diharapkan untuk membuat, melaksanakan, dan mengikuti kontrol yang sesuai untuk proses yang terkait atas aset dan dokumentasi tersebut di dalam cakupan tanggung jawabnya. Kontrol tersebut akan membantu mengamankan aset Perusahaan, dan akurasi dokumentasi keuangan dan laporan-laporan. Jika Anda mengetahui adanya pelaporan keuangan yang tidak akurat, transaksi yang mengundang pertanyaan, atau praktik-praktik akuntansi yang melibatkan Perusahaan, Anda harus segera melaporkan masalah ini kepada Departemen Hukum lokal, Koordinator Kepatuhan (Compliance Coordinator) lokal, Kantor Kepatuhan dan Etika Delhaize Group, Wakil Presiden Audit Internal Delhaize Group, atau Ketua Komite Audit Delhaize Group.
Melindungi Aset Perusahaan
Setiap karyawan Perusahaan harus mematuhi semua kebijakan dan prosedur Perusahaan untuk melindungi aset Perusahaan. Aset Perusahaan tidak hanya mencakup barang-barang berbentuk fisik dan berwujud, seperti inventaris, peralatan, kendaraan, mebel, perabot, dana, pasokan dan jaringan komputer serta telepon, namun juga mencakup barang-barang tak berwujud seperti ide, kreasi, dan konsep. Semua hak atas kepemilikan atau informasi yang dihasilkan atau diperoleh karyawan selama bekerja di Perusahaan akan tetap menjadi milik eksklusif Perusahaan, kecuali dinyatakan sebaliknya oleh hukum.
J > Undang-Undang Data Pribadi hanya
?
melindungi data yang sensitif seperti data kesehatan dan nomor credit card, benar?
P > Salah. Dimana Undang-Undang Data Pribadi
diberlakukan, maka berlaku atas semua data individual. Alamat e-mail, rincian kontak bisnis dan rumah, pendapat tentang mereka, hal-hal yang disukai, suara dan foto mereka – semua ini adalah data pribadi yang dilindungi oleh Undang-Undang Data Pribadi sepanjang data tersebut dapat diasosiasikan kepada seorang individu yang dapat diidentifikasi.
Privasi dan Keamanan Data
Selama masa kerja, Anda mungkin memiliki akses ke data pribadi yang merupakan milik karyawan, pemegang saham, vendor, dan pelanggan kita. Perusahaan berupaya menjaga privasi dan keamanan informasi pribadi ini. Karyawan diharapkan untuk menjaga privasi atas informasi pribadi yang menjadi tanggung jawab mereka, atau yang aksesnya mereka miliki, dan menggunakan informasi tersebut sebatas keperluan resmi bisnis Perusahaan. Kecuali tercakup dalam bagian tanggung jawab mereka sehari-hari, atau yang dikuasakan oleh atasan, karyawan secara tegas dilarang untuk mengakses sistem database apapun yang memuat informasi pribadi, seperti dokumentasi karyawan atau personalia, informasi pelanggan, informasi mengenai kepemilikan saham, atau program insentif, atau pesan email dan surat suara dari rekan kerja. Perusahaan telah menerapkan kebijakan keamanan untuk membantu memastikan bahwa hanya individu yang diberikan wewenang sajalah yang memiliki akses atas informasi pribadi. Setiap karyawan diharapkan untuk mematuhi semua kebijakan tersebut, dan juga peraturan-peraturan lokal mengenai privasi yang berlaku. Jika Anda mengetahui atau mencurigai adanya pelanggaran atas keamanan data, laporkan hal itu segera kepada atasan, Departemen Legal atau Koordinator Kepatuhan (Compliance Coordinator) lokal 19
Melindungi Informasi Rahasia
Melindungi informasi bisnis Perusahaan yang bersifat rahasia sangat penting bagi keberhasilan kita karena pengungkapan informasi ini dapat sangat merusak posisi daya saing perusahaan. Contoh informasi rahasia perusahaan mencakup rahasia dagang, rincian angkaangka penjualan dan keuntungan, produk baru atau rencana pemasaran, gagasan pengembangan atau informasi, formulasi produk, informasi tentang pemasok dan pelanggan, dan informasi tentang kemungkinan akuisisi, penjualan aset, dan investasi. Melindungi informasi rahasia menuntut kita agar enjaga informasi tersebut agar tetap aman secara ›m fisik dan elektronik; › tidak mengungkapkannya kepada orang lain di luar Perusahaan; embatasi akses dan pengungkapannya di dalam ›m Perusahaan hanya kepada orang-orang yang memerlukan informasi tersebut untuk melakukan tugas mereka dengan benar; dan enghindari pembahasan informasi rahasia di tempat›m tempat umum. Setiap kewajiban karyawan untuk memelihara dan melindungi kerahasiaan informasi Perusahaan berlangsung secara terus menerus, bahkan setelah karyawan berhenti bekerja di Perusahaan. Pengungkapan informasi rahasia dapat berakibat pada tindakan disipliner, mencakup namun tidak terbatas kepada pemutusan hubungan kerja.
P > Saya menggunakan komputer di rumah
?
dan menemukan sebuah situs dimana informasi rahasia Delhaize Group dipublikasikan. Apa yang harus saya lakukan?
J > Pengungkapan atas informasi rahasia Perusahaan dilarang dengan tegas, karena dapat dengan serius merugikan Perusahaan dalam usahanya mencapai tujuan Perusahaan. Diskusikan pengamatan anda dengan atasan anda. Anda dapat juga menghubungi Koordinator Kepatuhan (Compliance Coordinator) lokal anda atau Kantor Kepatuhan dan Etika. 20
“Ketika menangani informasi perusahaan yang rahasia dan sensitif, perlakukanlah seakan-akan informasi tersebut adalah informasi pribadi anda dan jagalah supaya aman.” David Callebaut, Manager Information Security Office at Delhaize Belgium
Penggunaan Aset Perusahaan yang Diizinkan
Karyawan tidak boleh menggunakan peralatan atau sumber daya Perusahaan untuk kepentingan penggunaan pribadi atau maksud yang terlarang atau tidak pantas, seperti penciptaan, penyimpanan, atau pengiriman materi yang mungkin dapat dianggap mengganggu oleh orang lain. Karyawan tidak boleh mengirim pesan atau menyimpan informasi yang tidak ingin dilihat atau didengar oleh orang lain. Kecuali dinyatakan sebaliknya oleh hukum, email, surat suara, dan informasi lainnya atau data yang tersimpan di peralatan atau perangkat Perusahaan dianggap sebagai milik Perusahaan, dan Perusahaan berhak mengakses, membuka, dan menggunakan informasi ini menurut pertimbangannya sendiri atau menurut yang diwajibkan oleh hukum.
Konflik Kepentingan
Konflik kepentingan muncul ketika kepentingan pribadi, sosial, keuangan, atau politik karyawan bertentangan dengan kemampuan karyawan untuk bertindak demi kepentingan terbaik Perusahaan. Karyawan harus sedapat mungkin mencegah setiap situasi yang menciptakan munculnya sebuah konflik. Meski tidak mungkin untuk menyajikan daftar lengkap tindakan-tindakan atau hubungan yang dapat berakibat pada munculnya konflik kepentingan, berikut adalah contoh kemungkinan konflik kepentingan yang dapat terjadi: › P ekerjaan di luar yang mengganggu kemampuan karyawan untuk melakukan pekerjaannya untuk Perusahaan atau yang melibatkan pesaing, pemasok, atau pelanggan Perusahaan; › H ubungan keluarga, atau hubungan dekat dengan individu yang bekerja pada pesaing, pemasok, atau pelanggan;
› Kepemilikan
saham dalam suatu bisnis usaha yang melakukan atau berminat untuk melakukan bisnis dengan Perusahaan; › Memanfaatkan secara pribadi peluang bisnis atau investasi yang merupakan milik Perusahaan; › Menerima hadiah dari pemasok atau pelanggan; atau › Menggunakan informasi rahasia perusahaan atau aset perusahaan lainnya untuk keuntungan pribadi. Karyawan yang memiliki pertanyaan mengenai kemungkinan konflik kepentingan, atau yang ingin mengungkap adanya kemungkinan konflik kepentingan, harus menghubungi atasan, Koordinator Kepatuhan (Compliance Coordinator) atau Departemen Legal lokal. Karyawan yang tidak mengungkapkan konflik kepentingan, atau terlibat dalam transaksi seperti itu tanpa pengungkapan dan persetujuan yang benar, dapat dikenakan tindakan korektif, hingga pemutusan hubungan kerja.
P > Saya telah mengkaji bahwa Departemen
?
saya sedang melakukan negosiasi suatu kontrak yang akan membuat perusahaan isteri saya menjadi supplier utama Perusahaan kita. Dapatkah ini menimbulkan konflik kepentingan?
J > Ya. Suatu konflik kepentingan mungkin terdapat
dalam situasi ini karena kelihatannya anda dapat cenderung kepada perusahaan isteri anda. Anda harus memberitahu atasan anda atas hubungan isteri anda dengan perusahaan ini dan kemudian mengeluarkan diri anda dari proses pengambilan keputusan. Dengan melakukan ini, anda dapat menghindari suatu situasi yang dapat mempengaruhi secara tidak benar keputusan anda. 21
“Walapun hadiah-hadiah bagus untuk diberikan atau diterima, namun hadiah-hadiah tersebut tidak pantas jika diberikan dengan maksud untuk mempengaruhi keputusan bisnis.” Janet Britton, Senior Corporate Counsel at Delhaize America
Bekerja di Luar Perusahaan
Secara umum, karyawan boleh bekerja di luar Perusahaan, sepanjang pekerjaan di luar tersebut tidak mengganggu kemampuan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka di Perusahaan. Bisnis di luar perusahaan tidak boleh dilakukan selama jam kerja dan tidak boleh melibatkan penggunaan peralatan, pasokan, atau informasi Perusahaan. Karyawan tidak boleh bekerja, atau menyediakan layanan atau menerima keuntungan dari, pelanggan, pemasok, atau pesaing Perusahaan mana pun tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari atasan dan Departemen Legal lokal. Persetujuan tidak diperlukan untuk layanan sebagai staf atau direktur dari lembaga amal atau nirlaba atau organisasi dagang.
P > Di negara saya, adalah suatu hal yang lazim
?
diundang oleh seorang suplier ke sebuah restoran untuk mendiskusikan produk mereka. Apakah hal ini dapat diterima?
J > Lokasi yang diutamakan untuk mendiskusikan produk-produk suplier adalah di kantor Perusahaan atau di kantor suplier. Dalam hal tertentu, mungkin saja tepat untuk mendiskusikan suatu produk di luar tempattempat tersebut. Jika anda merasa bahwa pengecualian tersebut dapat dijamin, anda harus berkonsultasi dengan atasan anda untuk petunjuk lebih lanjut. 22
Penerimaan Hadiah
Perusahaan berupaya memelihara sebuah hubungan yang bersahabat namun profesional dengan vendor, pemasok, pewaralaba, kontraktor, dan anggota komunitas bisnis lainnya. Hubungan ini penting bagi keberhasilan kita, dan harus didasarkan kepada pertimbangan bisnis yang baik, saling percaya, dan hubungan yang adil. Hadiah atau jamuan yang diberikan kepada karyawan oleh seorang vendor dapat menyulitkan objektivitas saat berhubungan dengan orang atau perusahaan yang memberikan manfaat tersebut. Oleh karena itu, karyawan tidak boleh menerima hadiah atau jamuan dari organisasi atau individu mana saja, jika hal itu dapat melemahkan, atau tampaknya melemahkan, kemampuan mereka untuk melakukan tugas-tugas Perusahaan atau membuat Pertimbangan yang adil dan tidak memihak. Jika Anda menerima hadiah atau bantuan, Anda harus mengungkapkan fakta tersebut dan jumlah hadiah kepada atasan Anda, kecual hadiah tersebut adalah sesuatu yang remeh (de minimis) atau berbentuk barang promosi yang diberikan sukarela atau secara umum bersifat promosi. Hadiah tidak boleh diterima kecuali hadiah tersebut: › dianggap wajar dan merupakan kebiasaan yang umum dilakukan; › diterima tanpa memberikan kesan bahwa penerima atau Perusahaan akan berhutang budi; dan › tidak akan mempermalukan Perusahaan jika diungkapkan kepada umum. Hadiah yang bersifat seremonial karena sesuai dengan kebiasaan lokal diizinkan sepanjang tidak melanggar hukum yang berlaku, tidak dianggap sebagai suap atau imbalan, dan tidak akan mempermalukan Perusahaan jika diungkapkan kepada umum.
Pengumpulan Informasi yang berhubungan dengan Persaingan
Untuk bersaing di pasar, mengumpulkan informasi tentang industri kita dan pesaing kita merupakan sesuatu yang dianggap perlu dan wajar dilakukan. Namun demikian, beberapa bentuk pengumpulan informasi bisa dianggap tidak etis dan bahkan melanggar hukum. Karyawan tidak boleh menggunakan metode yang melanggar hukum untuk memperoleh informasi rahasia pesaing. Jika Anda yakin bahwa informasi kepemilikan atau rahasia pesaing atau pemasok telah diperoleh secara tidak sah, Anda harus melaporkan masalah tersebut kepada Departemen Legal lokal dan menahan diri untuk menggunakan atau menyebarluaskan lebih lanjut informasi tersebut.
P > Baru-baru ini kami mempekerjakan seorang
?
analis strategi dari salah satu pesaing. Dapatkah saya meminta dia memberitahu strategi baru rencana pengembangan perusahaan lama dia?
J > Tidak. Anda dapat menggunakan keahlian
dan keahlian khusus yang dia kembangkan selama dipekerjakan oleh pesaing kita, tetapi anda tidak dapat meminta dia untuk membuka rahasia atau informasi milik perusahaan dia. Jika dia diminta mengenai informasi ini, dia harus menolak untuk memberikannya. Jika dia menawarkan informasi tersebut, anda harus menolak untuk menerimanya.
23
Kewenangan untuk Bertindak Atas Nama Perusahaan
Pelanggan dan pemasok kita percaya bahwa karyawan yang berhubungan dengan mereka memiliki wewenang untuk bertindak atas nama Perusahaan. Karyawan yang diberi wewenang untuk bertindak atas nama Perusahaan harus mematuhi batas-batas kewenangan mereka, dan tidak boleh bertindak melampaui atau mengakali batas-batas ini. Kecuali diberikan wewenang, karyawan tidak boleh menandatangani dokumen apa pun, bertindak sebagai perwakilan, atau menjalankan wewenang atas nama Perusahaan. Jika ada pertanyaan mengenai kewenangan untuk bertindak atas nama perusahaan, Anda harus melihat kembali kebijakan Penunjukan Wewenang Perusahaan yang berlaku atau menghubungi atasan, Departemen Legal atau Koordinator Kepatuhan (Coordinator Compliance) lokal.
24
Memanfaatkan Informasi Orang Dalam
Selama bekerja dengan Perusahaan, Anda mungkin mengetahui mengenai informasi yang belum diungkapkan kepada umum, dan mungkin penting dalam pembuatan keputusan seorang penanam modal (investor) untuk membeli atau menjual saham atau surat berharga lain milik Perusahaan atau perusahaan lain. Informasi dianggap penting jika kemungkinan investor untuk membuat keputusan investasi jual beli surat berharga sangat besar terjadi. Memperdagangkan surat berharga suatu perusahaan, termasuk milik Delhaize Group, ketika memiliki informasi penting yang bukan untuk konsumsi umum tentang perusahaan tersebut merupakan sebuah pelanggaran atas kebijakan Perusahaan dan hukum. Jika karyawan memiliki informasi penting yang bukan untuk konsumsi publik, mereka tidak boleh mengungkapkan informasi tersebut kepada orang lain (termasuk kepada teman dan anggota keluarga) hingga informasi tersebut telah dibuka kepada umum dan masyarakat memiliki waktu untuk bereaksi. Karyawan yang terlibat dalam memanfaatkan informasi penting yang bukan untuk konsumsi umum, baik terlibat secara pribadi dalam perdagangan, atau dengan mengungkapkan informasi penting yang rahasia kepada orang lain, dapat segera diberhentikan dari Perusahaan dan karyawan tersebut dapat dituntut oleh pejabat pemerintah yang berwenang.
“Jangan membuat kesalahan dengan membagi materi, informasi yang tidak boleh dipublikasikan kepada siapa pun, termasuk teman-teman dan keluarga. Hal tersebut tidak layak.” Nicolas Jérôme, Corporate Legal Affairs Manager at Delhaize Group
Untuk informasi selengkapnya tentang perdagangan umum dan pembatasan pengungkapan informasi serta pembatasan perdagangan tambahan yang berlaku pada orang yang ditunjuk, silakan lihat Kebijakan Perdagangan Delhaize Group, yang dapat ditemukan di Lion Net (http://Lionnet.delhaizegroup.net).
P > Saya menyadari bahwa saya tidak dapat
?
membeli atau menjual saham Perusahaan berdasarkan informasi orang dalam, tetapi dapatkah saya memberi saran kepada anggota keluarga atau teman untuk membelinya?
J > Tidak. Anda mungkin melanggar undang-undang mengenai transaksi orang dalam seakan-akan anda membeli sendiri saham tersebut. Anda dan orang yang anda sarankan dapat saja melanggar hukum. 25
26
Komunitas kita Visi dan nilai-nilai kita merupakan dasar atas komitmen kita pada tanggung jawab korporasi dan mendukung masyarakat dimana kita melakukan bisnis. Kita selalu aktif berupaya menjadikan masyarakat tempat kita beroperasi menjadi tempat yang lebih baik untuk hidup dan bekerja, dengan menyadari bahwa keberhasilan kita terkait secara langsung dengan keberhasilan masyarakat tersebut. Kita juga mengakui pentingnya melakukan bisnis dengan mitra bisnis, vendor, kontraktor, agen, dan konsultan eksternal yang menunjukkan standar perilaku etika yang tinggi dan bersama-sama memiliki komitmen untuk menjadi warga perusahaan yang bertanggung jawab. Kesinambungan keberhasilan global kita bergantung pada komitmen ini. Hukum
Bisnis dan aktivitas Perusahaan tunduk kepada berbagai hukum, aturan, dan peraturan di berbagai Negara dan yurisdiksi di mana kita beroperasi. Kebijakan Perusahaan adalah, dan akan terus mematuhi semua hukum yang berlaku dalam melaksanakan bisnis kita. Tidak ada seorang pun karyawan atau direktur, baik dengan melalui perintah atau pengabaian, yang dapat melanggar atau mengizinkan pelanggaran hukum atau peraturan yang berlaku. Setiap tindakan atau kegagalan untuk bertindak yang diketahui atau seharusnya diketahui telah melanggar hukum atau peraturan yang berlaku tidak akan ditolerir, dan karyawan tersebut dapat dikenakan tindakan hukum.
“Peraturan perundang-undangan adalah bagian dari bisnis kita dan para karyawan Delhaize Group diharapkan untuk mematuhinya. Lakukan hal yang benar.” Steven Boel, Real Estate Manager at Delhaize Belgium 27
P > Saya sedang menghadiri sebuah pertemuan
?
asosiasi dagang dan beberapa anggota sedang mendiskusikan strategi harga. Apa yang harus saya lakukan?
J > Jika masalah seperti strategi harga sedang didiskusikan antar para pesaing, ada kemungkinan bahwa penetapan harga atau kolusi dapat terjadi atau dikira sudah terjadi. Banyak negara melarang diskusi mengenai harga antar para pesaing karena alasan ini. Jika anda berada dalam situasi ini, anda harus segera meninggalkan pertemuan. Segera informasikan kepada Departemen Hukum mengenai apa yang anda alami.
Persaingan yang Adil dan Anti-Monopoli
Hukum persaingan dan anti-monopoli dirancang untuk memastikan sistem pasar bebas yang kompetitif. Perusahaan berkomitmen untuk mematuhi semua hukum anti-monopoli dan persaingan yang berlaku di mana pun kita melakukan bisnis. Kita bersaing berdasarkan prestasi layanan kita, harga yang kita bebankan, dan kesetiaan pelanggan yang kita dapatkan, dan bukan didasarkan pada persaingan dan taktik yang illegal dan tidak adil. Beberapa pelanggaran paling serius atas hukum persaingan yang terjadi antar pesaing, antara lain perjanjian penetapan harga, atau membagi-bagi pelanggan, wilayah, atau pasar. Oleh karena itu penting untuk menghindari diskusi dengan pesaing tentang harga, persyaratan dan ketentuan, biaya, rencana pemasaran, dan informasi kepemilikan atau rahasia. Selain itu juga, penting untuk menghindari dari diskusi dengan pemasok yang dapat mengakibatkan terjadinya pengaturan harga tidak langsung dengan panduan pemasok. Jika terjadi pelanggaran hukum persaingan atau antimonopoli – walaupun itu tidak disengaja – Perusahaan dapat dikenakan denda dan penalti yang sangat besar, dan dapat secara serius merusak reputasi perusahaan. Hukum seperti ini seringkali kompleks dan karyawan harus selalu meminta nasihat dari Departemen Legal lokal jika merasa tidak yakin mengenai apa yang diharuskan atau dibolehkan oleh hukum itu. Jika Anda mengetahui adanya percakapan atau kegiatan yang dapat melanggar hukum persaingan, laporkan ke Departemen Legal atau Koordinator Kepatuhan (Compliance Coordinator) lokal.
28
“Kita berusaha melakukan bisnis dengan cara yang bertanggung jawab terhadap lingkungan dan harus menjalankan perusahaan dengan mematuhi semua peraturan perundang-undangan mengenai lingkungan.” Megan Hellstedt, Director of Corporate Responsibility at Delhaize Group
Lingkungan
Sebagai warga perusahaan yang baik, kita bertanggung jawab untuk menjadi penjaga sumber daya lingkungan yang kita gunakan dan pakai. Selain itu, kita berkomitmen untuk mematuhi semua hukum, aturan, dan peraturan lingkungan yang relevan di setiap negara dan masyarakat tempat kita beroperasi. Oleh karena itu, setiap karyawan diharapkan untuk menjalankan bisnis Perusahaan dengan cara yang bertanggung jawab kepada lingkungan dengan memastikan kepatuhan kepada hukum dan peraturan yang relevan.
Kegiatan Politik Pribadi
Perusahaan menghargai dan mendukung hak-hak karyawan untuk berpartisipasi dalam kegiatan politik pribadi dan memihak kepada masalah-masalah politik atau calon-calon politik tertentu. Namun demikian, karyawan tidak boleh bertindak atas nama Perusahaan kecuali ia telah diberi wewenang secara tegas oleh departemen legal lokal atau departemen hubungan pemerintah lokal. Kegiatan politik pribadi tidak boleh dilakukan selama waktu kerja Perusahaan, tidak boleh menggunakan wewenang atau jabatan karyawan untuk memaksa karyawan lain, dan tidak boleh melibatkan sarana Perusahaan, termasuk telepon, komputer, mesin fotokopi, atau alat-alat kantor. Sumbangan politik yang diberikan oleh karyawan tidak akan diganti oleh Perusahaan.
Kegiatan Politik Perusahaan
Perusahaan dapat mengungkapkan pandangannya atas masalah-masalah lokal dan nasional yang mempengaruhi operasinya. Dalam kasus seperti ini, dana dan sarana Perusahaan dapat disumbangkan atau digunakan, namun hanya sejauh yang diizinkan oleh hukum dan sejalan dengan panduan dan kebijakan Perusahaan. Perusahaan dapat memberikan sumbangan kepada partai politik, calon politisi/pejabat, atau kelompok advokasi atas suatu masalah jika dianggap perlu dan sejalan dengan hukum yang berlaku. Tidak seorang pun karyawan yang boleh memberikan atau menjanjikan sumbangan politik atau dukungan kepada kampanye politik atau calon politisi/pejabat atas nama Perusahaan tanpa pemberian wewenang yang benar.
Hubungan dengan Pemerintah
Banyak Negara di tempat Perusahaan melakukan bisnis memiliki hukum yang khusus mengatur hubungan antara bisnis dengan pejabat pemerintah. Hukum seperti ini biasanya melarang perusahaan (termasuk pemegang saham, direktur, staf, karyawan lain, atau penasihat) untuk secara langsung atau tidak langsung, menjanjikan pembayaran atau memberikan wewenang untuk melakukan pembayaran uang atau barang yang bernilai (termasuk tanda terima kasih (gratitude), hadiah, jamuan, dan perjalanan wisata) kepada pejabat pemerintah untuk memperoleh fasilitas yang diinginkan. Larangan ini berlaku pada semua bisnis kita, di mana pun lokasi geografisnya, dan Perusahaan mengharapkan seluruh karyawannya untuk mematuhi hukum ini. Karena kita dapat dianggap bertanggung jawab atas kegiatan ilegal agen dan perantara kita, maka uji tuntas harus dilakukan dalam pemilihan dan penggunaan agen dan perantara untuk memastikan bahwa pembayaran kepada agen dan perantara tersebut tidak digunakan sebagai suap atas nama kita.
P > Seorang inspektur keamanan makanan
(food safety) tiba di gudang (distribution center) Perusahaan. Bolehkah saya memberikan contohcontoh produk kepada inspektur tersebut sebagai ungkapan niat baik?
Permintaan Pemerintah
Adalah kebijakan Perusahaan untuk bekerja sama jika ada permintaan informasi sesuai hukum atau kunjungan ke gedung Perusahaan oleh badan-badan pemerintah dan lembaga lainnya yang berwenang. Kerja sama mencakup menyediakan tanggapan yang jujur dan akurat dan memelihara dengan baik dan melindungi setiap dokumen atau catatan Perusahaan yang relevan dengan permintaan atau penyelidikan. Semua permintaan informasi seperti itu yang di luar permintaan yang rutin, harus segera dilaporkan kepada Departemen Legal lokal, dan pedoman dari Departemen Legal lokal harus sudah diterima sebelum memberi tanggapan atas permintaan seperti itu.
?
J > Tidak. Anda tidak boleh menawarkan keuntungan apapun kepada petugas pemerintah.
29
Komitmen Kita untuk Menyelesaikan Menyelesaikan Masalah yang Berhubungan Melaporkan Pelanggaran dengan Etika Jika Anda mengetahui sebuah situasi yang mungkin melanggar Di dalam Panduan ini, terdapat petunjuk-petunjuk untuk melaporkan masalah-masalah atau untuk mencari panduan tambahan mengenai masalah etika atau kepatuhan (compliance). Jika Anda memerlukan panduan seperti itu atau perlu melaporkan masalah apa saja, selain dari yang telah diarahkan di dalam dokumen ini, Anda dapat menghubungi salah satu sumber daya pelaporan berikut: › A tasan atau manajemen lokal; › K oordinator Kepatuhan (Compliance Coordinator) lokal; › D epartemen Sumber Daya Manusia atau Legal lokal; atau › K antor Kepatuhan dan Etika Delhaize Group.
Panduan ini atau hukum, peraturan atau kebijakan internal atau eksternal, atau jika Anda diminta atau diperintahkan oleh manajemen atau atasan Anda untuk melakukan sesuatu yang melanggar hukum, peraturan, kebijakan perusahaan, atau Panduan ini, Anda memiliki kewajiban kepada rekan-rekan Anda atau Perusahaan untuk melaporkan kemungkinan pelanggaran yang akan terjadi. Jika Anda perlu melaporkan suatu masalah yang melibatkan individu atau grup yang diidentifikasi sebagai salah satu sumber daya pelaporan, Anda harus melaporkan ke sumber daya pelaporan yang berbeda. Jika Anda tidak yakin kepada siapa laporan harus diajukan, atau jika Anda sungkan melaporkan masalah tersebut kepada perusahaan tempat Anda bekerja, Anda dapat menghubungi Kantor Kepatuhan dan Etika Delhaize Group atau saluran bantuan (helpline) Kepatuhan dan Etika Perusahaan. Apapun pilihan pelaporan yang Anda pilih, yang penting adalah Anda dapat mengungkapkan dan mengangkat masalahnya sehingga masalah dapat diketahui secara cepat dan ditangani sebagaimana mestinya.
Anda juga dapat melapor menggunakan saluran bantuan (helpline) Kepatuhan dan Etika Perusahaan atau alat pelaporan online. Sumber daya pelaporan ini dapat dihubungi 24 jam sehari, 7 hari seminggu, dan dapat menerima laporan dalam bahasa yang digunakan oleh seluruh karyawan di seluruh dunia. Orang yang dapat dihubungi untuk setiap pilihan tersebut dapat dilihat pada Ketika Anda membuat laporan ke Kantor Kepatuhan dan Etika halaman 32 Delhaize Group atau menggunakan saluran bantuan (helpline) Kepatuhan dan Etika Perusahaan atau alat pelaporan online, Anda dapat memilih untuk tetap merahasiakan identitas diri Anda. Jika memilih untuk memberikan identitas, Perusahaan akan menjaga kerahasiaan identitas Anda menurut cara yang sesuai dengan pelaksanaan penyelidikan yang tuntas dan adil.
“Meminta bantuan adalah sinyal dari kekuatan, bukan kelemahan. Ketika dalam keraguan, ajukan pertanyaan atau merujuk ke panduan.” Kelly Smith, Corporate Records Administrator at Delhaize America 30
Perusahaan terikat untuk melindungi karyawan dari pembalasan (retaliation) ketika mereka mengangkat isu mengenai pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan atau hukum. Pembalasan terhadap karyawan yang melaporkan isu kode etik bisnis atau pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan atau hukum sama sekali tidak diperkenankan, dan dapat mengakibatkan tindakan korektif terhadap individu yang melakukan pembalasan tersebut.
Masalah Tindakan Korektif
Ketika Perusahaan menerima informasi yang terpercaya mengenai kemungkinan pelanggaran hukum atau kebijakan Perusahaan, maka Perusahaan akan segera memulai penyelidikan atas dugaan pelanggaran itu. Jika Perusahaan menyatakan bahwa penyimpangan atau pelanggaran telah terjadi, Perusahaan dapat memulai tindakan korektif yang sesuai, hingga pemutusan hubungan kerja dengan karyawan yang terlibat. Jika terjadi pelanggaran terhadap hukum dan peraturan pemerintah, Perusahaan dapat memberitahu pihak pemerintah yang berwenang. Jika Anda bertanggungjawab terhadap pelanggaran yang mengakibatkan kerugian keuangan kepada Perusahaan, Anda mungkin diminta untuk mengganti kerugian tersebut kepada Perusahaan. Jika Anda terlibat dalam sebuah pelanggaran, faktor-faktor seperti apakah Anda melaporkan pelangaran tersebut dan tingkat kerja sama yang ditunjukkan oleh Anda dalam setiap penyelidikan terkait mungkin dijadikan pertimbangan saat menentukan tindakan korektif yang mungkin dilakukan.
Amandemen dan Pengecualian Resmi (Waiver)
Panduan ini dapat diamandeman atau ditambahkan oleh Dewan Direksi Delhaize Group setiap saat tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Setiap permintaan untuk pengecualian secara resmi (waiver) atas setiap ketentuan dalam Panduan ini harus diserahkan secara tertulis kepada Kantor Kepatuhan dan Etika Delhaize Group, yang berwenang memberikan pengecualian resmi (waiver) tersebut. Jika pengecualian atas setiap ketentuan Panduan ini diberikan kepada anggota Dewan Direksi Delhaize Group, pejabat eksekutif Delhaize Group, atau pejabat eksekutif senior perusahaan operasi, Pimpinan Pejabat Kepatuhan dan Etika Delhaize Group akan memberitahu ketua Komite Audit Dewan Direksi Delhaize Group. Setiap pengecualian akan segera diumumkan sepanjang sesuai dengan hukum yang berlaku.
31
Informasi Kontak Penting Atasan langsung atau manajemen anda Koordinator Kepatuhan (Compliance Coordinator) anda Departemen Sumber Daya Manusia atau Departemen Hukum lokal anda Kantor Kepatuhan dan Etis anda w >m elalui e-mail:
[email protected] >
melalui surat: Office of Compliance and Ethics 40 Square Marie Curie, 1070 Brussels, Belgium (surat kepada alamat ini dikirim tanpa dibuka ke kantor Kepatuhan dan Etis)
> m elalui telepon: +32 2 412 86 59 > melalui fax yang terjamin aman: +32 2 412 83 89
Saluran bantuan (helpline) Kepatuhan dan Etis anda > O nline: www.ethicspoint.com >e lalui telepon US banners: +1 866 294 5682 Belux banners: +32 2 412 24 14 Greek banners: +30 210 6608111 Romanian banners: +40 21 224 66 77 Indonesian banners: +6221 6983 3331 Sebagai tambahan untuk menghubungi kontak di atas, anda dapat melaporkan hal yang berhubungan dengan accounting yang meragukan, kontrol keuangan internal dan masalah audit kepada personal di abwah ini:
Delhaize Group Vice President of Internal Audit
Chairman of Delhaize Group Audit Committee
>m elalui e-mail:
[email protected]
> S ilahkan lihat website kami untuk informasi kontak: (http://www.delhaizegroup.com)
> m elalui surat: 40 Square Marie Curie, 1070 Brussels, Belgium > m elalui telepon: +32 2 412 85 12
Delhaize Group dapat mengumumkan dari waktu ke waktu pada web site (http://www.delhaizegroup.com) nomor telepon dan alamat terbaru dari kontak yang tercatat di atas.
32
Konsep dan desain: www.chriscom.be Ilustrator: Serge Dehaes untuk www.chriscom.be
iterbitkan oleh Kantor Kepatuhan dan Etika D Delhaize Group 40 Square Marie Curie 1070 Brussels, Belgium Selain dalam Bahasa Indonesie, booklet ini diterbitkan ke dalam bhasa berikut: Belanda, Inggris, Perancis, Yunani dan Romania. anya versi Bahasa Inggris yang merupakan versi H resmi dari Panduan ini. Versi yang tersedia dalam berbagai bahasa merupakan terjemahan dari versi Bahasa Inggris. ersi yang terkini dari dokumen ini tersedia secara V on-line melalui World Wide Web: http://www.delhaizegroup.com
U ntuk mengurangi pengaruh terhadap lingkungan, buku ini dicetak di atas kertas bersertifikat FSC, sebgai bukti atas pengelolaan hutan yang bertanggung jawab. Kami sangat mendukung konsultasi atas laporan ini melalui perusahaan www.delhaizegroup.com
ETIS DAN BENAR, SETIAP WAKTU
C etakan tambahan atas copy Panduan ini dapat diminta melalui e-mail ke
[email protected] atau melalui surat ke Kantor Kepatuhan dan Etis.
Untuk info lebih lanjur, dapat dilihat juga di www.delhaizegroup.com
