MENGELOLA WAKTU DAN MENYUSUN SKALA PRIORITAS Modul ke:
10
1. Manajemen Waktu 2. Jenis-jenis Waktu 3. Mengelola Waktu yang dapat Diatur secara Efektif 4. Menyusun Prioritas
Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Program Studi
Manajemen-S1
Yusman, SE., MM.
1. Manajemen Waktu Sadarkah Anda bahwa waktu adalah sangat berharga ? Coba Anda merenung berapa banyak hal yang sudah Anda lakukan selama hidup ini? Dan apa yang sudah Anda capai ?
Jika kita ingin mengatur kehidupan kita dan membuatnya menyenangkan, sebagai permulaan yang kita butuhkan adalah dengan mengatur waktu. Waktu adalah : hal yang unik, dan waktu merupakan sumber pendapatan yang tidak dapat diganti, tidak dapat disimpan, tidak dapat kembali lagi.
Mengingat terbatasnya waktu yang kita miliki, dan karena waktu tidak dapat kembali lagi, maka kita perlu belajar bagaimana mengelola waktu agar kita mendapat manfaat sebesarbesarnya dari waktu yang singkat ini.
Dalam perjalanannya seringkali rencana tidak berjalan mulus.
Untuk mengantisipasi hal-hal yang mungkin terjadi di luar dugaan maka : kita perlu mengenal waktu dengan lebih mendalam agar dapat mengelola pemanfaatan lebih baik.
Jenis – jenis waktu
Sulit diatur
Tidak dapat digunakan untuk kegiatan lain. Hanya untuk kebutuhan Primer: makan, istirahat, menjaga hubungan sosial dan kekeluargaan
Dapat diatur
Dapat ditemukan dalam aktivitas kerja manusia: -Waktu Prima (puncak) - Waktu lembah
Waktu yang sulit diatur tidak boleh digunakan untuk aktifitas lain (seperti aktifitas primer dalam kehidupan manusia yaitu tidur, makan, istirahat, menjalankan hubungan kekeluargaan, melakukan urusan-urusan sosial) , karena : dapat mengganggu keseimbangan hidup manusia.
Orang-orang yang mengurangi atau menghilangkan waktu tidurnya akan mudah mengalami gangguan kesehatan, akibatnya dia kehilangan watu-waktu produktifnya. Sebaliknya, penggunaan waktu yang sulit diatur ini juga tidak boleh berlebih-lebihan, karena akan memakan waktu produktif kita dan menghambat pencapaian tujuan.
Puncak
Puncak Lembah Lembah
Lembah 07.00
15.00
19.00
22.00
Waktu puncak : Etos kerja tinggi Waktu lembah : Etos kerja rendah, biasanya pada saat-saat di akhir kerja.
3. Mengelola Waktu yang dapat diatur secara Efektif. Yang paling penting setiap orang perlu mengenal kapan waktu-waktu puncaknya. Waktu Puncak adalah: waktu di mana energi kita dalam kondisi puncak, etos kerja tinggi, maka pada waktu-waktu ini adalah waktu yang paling baik menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang sulit dan berat, yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
Pada Waktu Puncak ini, biasanya: pagi hari, penyerapan otak terhadap materi yang berat juga tinggi, sehingga bagi mahasiswa dan dosen yang saling berinteraksi pada jam kuliah pagi hari akan memperoleh manfaat yang maksimal bagi kedua belah pihak.
Apabila pada Waktu Puncak kita mengerjakan pekerjaan yang ringan, itu berarti kita tidak memanfaatkan waktu secara efektif. Karena pada Waktu Lembah, energi dan semangat sudah menurun, sehingga bila kita menyelesaikan pekerjaan berat pada Waktu Lembah dapat dipastikan pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat waktu, dan pada akhirnya memuat kita frustasi karena terpaksa harus menambah waktu lembur untuk menyelesaikannya.
Bagi para pekerja, pada waktu-waktu terbaik (waktu puncak) dapat ditetapkan sebagai waktu hening, yaitu: waktu yang digunakan hanya untuk menyelesaikan pekerjaan yang merupakan prioritas utama dan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
Pada waktu hening Anda sebaiknya tidak menerima tamu, tidak menelpon, tidak membuka email, tidak menandatangi surat-surat rutin dan sebagainya (Taylor, 2010).
Kerjakan tugas-tugas yang penting dan berat pada waktu puncak, karena pada saat ini semangat sedang tinggi dan kemampuan otak juga baik. Jangan kerjakan tugas-tugas ringan pada waktu puncak, karena tugas-tugas berat akan lebih sulit dikerjakan pada waktu lembah. Akibatnya pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik bahkan dapat tertunda hingga hari berikutnya.
Apapun profesi Anda, mengorganisir kegiatan sehari-hari dan mengatur penggunaan waktu dengan efektif sangat membantu diri sendiri untuk mencapai tujuan-tujuan hidup.
Langkah-langkah Pengelolaan waktu: Buatlah Tabel Rencana Kerja Bulanan, Mingguan dan Harian. Periksa kembali tujuan-tujuan yang ingin dicapai, dan buat rencana pencapainnya hingga pada kegiatan harian. Urutkan kegiatan berdasarkan skala prioritas (tingkat kepentingan), misalnya yang paling dekat dengan tenggang waktu penyelesaian. Tentukan pekerjaan yang bisa didelegasikan. Pindahkan pekerjaan yang belum bisa diselesaikan pada hari berikutnya. 20% dari rencana kerja terlaksana, dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan. Berikan waktu untuk tugas-tugas darurat. Apabila muncul tugas-tugas darurat, evaluasi kembali skala prioritas.
No
Jam
Hal yg harus dikerjakan
Yg dapat Skala Yang didelegas prioritas terlaksana ikan
Yang dialihkan kehari berikutnya
20% tabel terlaksana dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan.
Mendahulukan pekerjaan yang dicintai Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum menyelesaikan pekerjaan yang sulit Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya Mendahulukan pekerjaan darurat/mendesak Menunggu batas waktu (mepet) Skala prioritas tidak berdasarkan kepentingannya Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa
Waktu terbuang adalah : waktu yang tidak dimanfaatkan secara optimal.
Penyebab terbuangnya waktu terdiri dari faktor internal (diri sendiri), dan faktor eksternal (di luar diri, seperti orang lain dan kondisi lingkungan).
• Waktu yang sulit diatur: – Terbuang karena faktor internal: • Makan • Nonton tv • Baca koran • Berbicara panjang lebar di telepon • Mengendarai mobil/motor ke kampus – Terbuang karena faktor eksternal: • Menerima tamu • Menghadiri undangan • Begadang bersama teman-teman
Waktu yang dapat diatur: – Terbuang karena faktor internal: • Melamun • Membaca koran • Berkirim sms berkepanjangan • Telepon berlama-lama • Browsing internet di sela waktu kerja – Terbuang karena faktor eksternal: • Pembicaraan yang tidak bertujuan bersama teman-teman • Menghadiri rapat organisasi kemahasiswaan mendadak • Kedatangan tamu
1. Evaluasi kembali tujuan, rencana dan prioritas Anda 2. Letakkan tujuan dalam rencana periodik atau program kerja 3. Buat daftar pekerjaan harian 4. Tutup semua hal yang dapat memalingkan anda dari tujuan-tujuan tersebut 5. Manfaatkanlah waktu luang 6. Jangan selalu pasrah pada hal-hal yang bersifat mendesak
No 1
2
3 4
Pertanyaan Apakah Aldi telah memanfaatkan waktu kerjanya yang pokok? Apakah Aldi telah mengerjakan pekerjaan yang merupakan prioritas utamanya? Apakah ia mampu mengatakan ‘tidak’? Apakah ia telah mengatur waktunya dengan baik?
Ya
Tidak
4. Menyusun Prioritas.
Waktu tidak dapat diatur, yang dapat diatur hanyalah prioritas. Orang-orang sukses adalah mereka yang mampu menetapkan prioritas-prioritas
Mengapa Penting
Waktu Modal
TERBATAS
Menetapkan prioritas adalah : menentukan tujuan-tujuan, tugas dan pekerjaan secara berurutan mulai dari yang terpenting.
Menentukan prioritas dalam hidup merupakan sesuatu yang mesti dilakukan oleh setiap orang. Karena dengan prioritas yang dimiliki itu orang dapat fokus dalam hidupnya.
• • • •
Kelompok 1 : Aktifitas penting dan mendesak Kelompok 2 : Aktifitas penting dan tidak mendesak Kelompok 3 : Aktifitas tidak penting dan mendesak Kelompok 4 : Aktifitas tidak penting dan tidak mendesak Mendesak
Tidak mendesak
Penting
1
2
Tidak penting
3
4
1
• Tidak dapat dikendalikan • Diakibatkan menunda pekerjaan • Tidak mungkin di tunda
• Akibat : Stress, lelah, prestasi biasa-biasa saja.
2
• Mempunyai visi • Mempunyai prioritas • Mempunyai perencanaan yang baik
Akibat : • Hidup terkendali, • Hidup seimbang, Prestasi tinggi
• Penuh aktifitas bagi orang lain • Tidak memiliki sikap asertif
3
Akibat : Kurang disiplin, prestasi rendah, reputasi “tukang” menyenangkan orang lain.
• Pemalas
4
Malas dan tidak bertanggung jawab
1. 2.
3. 4. 5. 6. 7.
Aktifitas / pekerjaan jangan dianggap pengisi waktu. Tentukan prioritas berdasarkan tujuan: - Jangka panjang - Jangka menengah - Jangka pendek Bersikap Profesional Percaya diri Jangan tunda prioritas hari ini Bersikap asertif Gunakan agenda
Langkah-langkah membuat rencana mingguan
1. Identifikasi aktifitas – aktifitas utama 2. Jadwalkan waktu untuk kegiatan utama 3. Jadwalkan kegiatan lain-lain
1. 2. 3. 4.
Keluar dari “zona nyaman” Taklukan Ketakutan Bangkit – bangkit – bangkit Taklukan diri dalam menghadapi cobaan 5. Berani berkata
DAFTAR PUSTAKA 1. Covey, Sean, 2001. The 7 Habbits of Highly effective Teens (terjemahan), Binarupa Aksara, Jakarta. 2. Molloy, Andrea, 2010. Succes : sukses Bukan Mimpi, Raih Asa Sukses, Jakarta. 3. Srijanti, Purwanto SK dan primi Artiningrum. 2007, “Etika : Membangun Sikap Profesionalisme Sarjana”, Graham Ilmu, Yogyakarta. 4. Taylor, Harold L, 2010, Manajemen Waktu, Binarupa Aksara, Jakarta.
Terima Kasih Yusman, SE., MM.
