06/11/2014
Mengelola Waktu Disajikan oleh: Nur Hasanah, SE, MSc
Urgensi Menjadi bijak dalam mengelola waktu merupakan sebuah bentuk keterampilan Supervisor dalam Mengelola Diri. Bahkan kecerdasan dalam mengelola waktu ini menjadi landasan bagi Supervisor untuk mengelola pekerjaan maupun anak buahnya agar berkinerja optimal. Sukses dalam mengelola waktu merupakan kesuksesan awal Supervisor dalam mengelola tanggung jawabnya yang lain.
Logika Waktu Tidak dapat diperbarui
Selalu dipakai pada setiap kegiatan
Tidak dapat dibeli
Dimiliki semua orang tanpa kecuali
Tidak dapat ditabung, hanya dapat digunakan
1
06/11/2014
Persepsi Keliru tentang Waktu Tidak cukup waktu untuk menyelesaikan tugas Waktu dibiarkan berlalu tanpa tahu prioritasnya Tidak tahu kapan harus mulai dan mulai darimana Hari besok kan ada, mengapa buru-buru? Rapat panjang menyelesaikan banyak pekerjaan
Prinsip-prinsip Pengelolaan Waktu Apakah supervisor lebih memfokuskan pada hasil? (Efektif vs Efisien)
Apakah supervisor sudah memiliki paradigma pekerjaan dengan benar? (Seni vs Ilmu Pengetahuan) Apakah supervisor bisa membedakan antara masalah yang mendesak dan masalah yang penting? (kuadran waktu) Sebelum memulai suatu pekerjaan, apakah supervisor sudah bertanya pada diri sendiri: “Apakah hal ini merupakan cara terbaik untuk memakai waktu dan tenaga saya?”
Apakah supervisor menggunakan langkah-langkah konkret untuk menekan interupsi, khususnya dalam bentuk pertemuan, tamu, panggilan telepon, penggunaan internet? Apakah supervisor dapat mengontrol dan mengurangi kertas kerja?
Apakah supervisor menikmati pekerjaannya?
2
06/11/2014
Masalah sebenarnya bukan pada banyak sedikitnya waktu yang tersedia, tetapi pada cara kita menggunakannya. Hal penting dalam manajemen waktu terletak pada apa yang kita kerjakan dan sejauh mana tingkat efisiensi pelaksanaan pekerjaan itu.
Prioritas Waktu Empat Kuadran Waktu (Stephen R. Covey)
Penting Mendesak (K2) Tidak Penting Mendesak (K3)
Penting
Tidak Penting
Penting Tidak Mendesak (K1) Tidak Penting Tidak M (K4) Tidak Mendesak
Mendesak
Penting
Tidak Penting
K2
K1
Krisis masalah yang mendesak Proyek, rapat dan persiapan yang didesak oleh tenggat waktu
Persiapan Pencegahan Penjelasan nilai-nilai Perencanaan Pembinaan hubungan Rekreasi yang benar Pemberdayaan
K3
K4
Interupsi, telepon masuk Beberapa surat/laporan Rapat-rapat Banyak hal-hal mendesak dan susul menyusul Berbagai aktivitas yang digemari
Hal-hal remeh Sejumlah telepon Hal-hal yang membuang waktu aktivitas, pelarian Surat-surat tidak relevan NontonTV berlebihan
Mendesak
Tidak Mendesak
3
06/11/2014
Latihan 1. Berdasarkan empat kuadran waktu, pekerjaan
apa saja yang ada pada diri anda? a. Kuadran 1: Penting dan Tidak Mendesak - ...................... b. Kuadran 2: Penting dan Mendesak - ...................... c. Kuadran 3: Tidak Penting dan Mendesak - ...................... d. Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak - ......................
2. Di mana waktu anda paling banyak saat ini? 3. Seharusnya anda memberi waktu lebih banyak pada kuadran apa?
Tahapan Manajemen Waktu Analisis Pola Pemakaian Waktu
Evaluasi Pemakaian Waktu: • a. Hapus kegiatan yang tidak bermanfaat • b. Tingkatkan waktu dalam kendali • c. Tinjau sikap
Rencana Penggunaan Waktu
4
06/11/2014
Analisis Pola Pemakaian Waktu Tahapan di mana supervisor menganalisis semua kegiatan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. Dalam analisis pola pemakaian waktu ini, bisa jatuh pada jam, harian, mingguan atau bulanan. Namun rata-rata yang biasa dilakukan oleh supervisor adalah pola pemakaian waktu jam atau harian.
Evaluasi Pemakaian Waktu Analisis untuk mengelompokkan aktivitas-aktivitas ke dalam empat kuadran waktu. Setelah melakukan analisis pengelompokkan pekerjaan, tahap berikutnya adalah membagi masing-masing pekerjaan tersebut ke dalam empat pilihan: 1. Drop it 2. Delegate it 3. Delay it 4. Do it
Rencana Penggunaan Waktu 1. 2. 3. 4. 5.
Rencana kerja: rencana bisa jatuh pada harian, mingguan atau bulanan Tentukan sasaran: sasaran harus dapat diukur. Bisa diukur melalui biaya, waktu, tenaga kerja atau sumber daya lain Susun prioritas: prioritas berdasar pada kuadran penting/tidak—mendesak/tidak Tetapkan batas waktu: waktu maksimal sebagai batas dari pelaksanaan rencana tersebut Rencana aksi: perhatikan empat pilihan: drop, delegate, delay, do
5
06/11/2014
Contoh Praktik Manajemen Waktu Nama : Wahyudin Jabatan : Supervisor Training Analisis Pola Pemakaian Waktu Waktu Tersedia
Senin 08.00-09.00 09.00-11.00 11.00-12.00 13.00-16.00 16.00-17.00
Aktivitas
-Buka email -Buka internet untuk memperoleh informasi terbaru -Membuat dan perencanaan pelatihan ke depan -Membuat dan memperbaiki modul -Membuat dan memperbaiki modul -Buka email, internet
Selasa 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-15.00 15.00-16.00 16.00-17.00
-Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru -Memberikan pelatihan di kelas training -Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas -Benah-benah sehabis pelatihan -Buka email, internet
Rabu 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-15.00 15.00-16.00 16.00-17.00
- Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru -Memberikan pelatihan di kelas training -Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas -Benah-benah sehabis pelatihan -Buka email, internet
Kamis 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-15.00 15.00-16.00 16.00-17.00
-Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru -Memberikan pelatihan di kelas training -Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas -Benah-benah sehabis pelatihan -Buka email, internet
Jumat 08.00-10.00 10.00-11.30 13.00-14.00 14.00-16.00 16.00-17.00
-Buka email, internet -Evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru -Menyelesaikan evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru -Perbaikan modul -Buka email dan internet
6
06/11/2014
Evaluasi Pemakaian Waktu
K2 K1 Email Membuat modul Intervensi dari atasan Memberikan training (waktu selalu tidak Evaluasi training tahu) Persiapan tempat training
Penting
Tidak Penting
K3 K4 Intervensi dari atasan Email (waktu selalu tidak tahu) Internet
Mendesak
Tidak Mendesak
DO IT -Memberikan training di kelas -Memperbaiki Modul -Analisis Laporan Evaluasi Training
DELAY IT -Membuka internet yang terlalu lama -Membalas email yang remeh
DELEGATE IT -Persiapan tempat training -Bahan (referensi) untuk membuat modul -Pembuatan laporan evaluasi
DROP IT -Membuka internet yang tidak berhubungan dengan pekerjaan dan pengembangan diri -Main games
Konsistensi Menjalankan dengan konsisten terhadap apa yang telah dianalisis. Konsistensi ini merupakan tugas dan tanggung jawab sendiri. Letak permasalahan dari banyak supervisor dalam mengelola waktu: Konsistensi terhadap apa yang telah menjadi tekadnya untuk menggunakan waktu secara lebih produktif.
7
06/11/2014
Latihan Berdasarkan pembahasan tersebut, tugas anda sekarang membuat perencanaan waktu sehingga anda lebih produktif.
Mengelola Waktu Secara Efektif Menggunakan waktu untuk mengerjakan hal-hal yang benar-benar penting Mengerjakan hal-hal yang benar-benar penting itu secara efisien Mengerjakan hal-hal penting itu lebih awal
Referensi Agung, AM Lilik. 2009. Cara Cepat Menjadi Supervisor Unggul. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
8
