Mendelova zemědělská a lesnická univerzita Provozně ekonomická fakulta Ústav účetnictví a daní
Srovnání účetních programů
Zpracovala: Dana Skovajsová Vedoucí bakalářské práce: Ing. Eva Šmídová
Brno 2008
Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně
Provozně ekonomická fakulta 2007/2008
ZADÁNÍ BAKALÁŘSKÉ PRÁCE Autorka práce:
Dana Skovajsová
Studijní program:
Hospodářská politika a správa
Obor:
Finance
Název tématu:
Srovnání účetních programů
Rozsah práce: Minimálně 40 stran
Zásady pro vypracování:
1. Zpracovat návrh pracovní osnovy a projednat ji s vedoucí bakalářské práce. 2. V průběhu zpracování práce informovat vedoucí bakalářské práce o postupu a výsledcích. 3. Cílem práce je srovnání programů a doporučení vhodného programu pro malé a střední podniky.
2
Seznam odborné literatury:
1. BASL , J. -- BLAŽÍČEK , R. Podnikové informační systémy, 2. výrazně přepracované a rozšířené vydání. Praha: Grada, 2008. 288 s. ISBN 97880-247-2279-5. 2. JANHUBA, M. Základy teorie účetnictví. Praha: Oeconomica, 2005. 218 s. ISBN 80-245-0852-4. 3. KOVANICOVÁ, D. Abeceda účetních znalostí pro každého. 1. vyd. Praha: Polygon, 2007. 416 s. ISBN 978-80-7273-143-5.
Datum zadání
leden 2008
bakalářské práce:
Datum odevzdání
květen 2008
bakalářské práce:
Dana Skovajsová
Ing. Eva Šmídová
řešitelka bakalářské práce
vedoucí bakalářské práce
Ing. Danuše Nerudová, Ph.D.
prof. Ing. Jana Stávková, CSc.
vedoucí ústavu
děkanka PEF MZLU v Brně
3
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci „Srovnání účetních programů“ vypracovala samostatně a použila jen pramenů, které uvádím v seznamu literatury.
V Brně, dne 15. května 2008
Dana Skovajsová
4
Děkuji své vedoucí, Ing. Evě Šmídové, za odborné vedení, rady a cenné připomínky, které mi poskytovala při vypracování této bakalářské práce.
5
Abstrakt Je obtížné zvolit si software, který splňuje veškeré nároky podniku. Užívání musí být jednoduché, cena odpovídající nabízenému výkonu a poskytovaným službám. Zahlcení se zbytečnou administrativou nebo opomenutí nákupu potřebné agendy, může velmi zkomplikovat samotný chod společnosti. Je mylné se domnívat, že kvalitu softwaru lze odvodit pouze na základě ceny. Praktická část mé bakalářské práce zahrnuje popis, porovnání rozdílů a následné hodnocení účetních softwarů Pohoda a Premier. Výzvou pro mne bylo zjistit, který software je pro konkrétní podnik vhodnější.
Klíčová slova Účetnictví, ekonomický systém, elektronické účtování, software. Abstract It is difficult to choose the software, which fulfills all the requirements of the company. The usage must be easy, the price reasonable to the offered output and to the provided services. The congestion by useless office work or the failure to do the purchase of the needed agenda can complicate the company work itself very much. It is wrong to suppose that the quality of the software can be derived only from the price. The practical part of my bachelor’s work includes the description, the comparison of the differences and follow-up evaluation of the accounting software Pohoda and Premier. My task was to find out which software is more suitable for the particular company.
Key words Accounting, economic system, electronic accounts, software.
6
OBSAH: 1. 2. 3.
ÚVOD............................................................................................................................8 CÍL PRÁCE A METODIKA.......................................................................................10 LITERÁRNÍ PŘEHLED .............................................................................................11 3.1. Historie účetnictví ..............................................................................................11 3.2. Povinnost vést účetnictví ...................................................................................11 3.3. Zájem uživatelů o informace ............................................................................12 3.4. Význam a funkce účetnictví ..............................................................................13 3.4.1. Význam účetnictví .......................................................................................13 3.4.2. Funkce účetnictví .........................................................................................13 3.5. Právní úprava.....................................................................................................14 3.5.1. Právní normy................................................................................................14 3.6. Obecné účetní zásady.........................................................................................15 3.6.1. Princip dokumentace....................................................................................15 3.7. Metodické prvky účetnictví...............................................................................16 3.7.1. Zápisy v účetních knihách ...........................................................................16 3.7.2. Účet ..............................................................................................................17 3.8. Sankce .................................................................................................................18 3.9. Postup při výběru softwaru ..............................................................................18 3.9.1. Určení základních podnikatelských potřeb a požadavků.............................19 3.9.2. Zjištění nabídky programů na trhu...............................................................23 3.9.3. Kriteria hodnocení programu.......................................................................24 3.9.4. Hodnocení dle kriterií a výběr .....................................................................28 3.9.5. Smlouva o koupi softwaru a jeho implementace .........................................28 3.9.6. Zavedení do používání.................................................................................28 3.10. ERP .................................................................................................................28 3.11. Český trh.........................................................................................................29 4. VLASTNÍ PRÁCE ......................................................................................................32 4.1. Popis programů..................................................................................................32 4.1.1. Pohoda 2008 Start........................................................................................32 4.1.2. Premier system.............................................................................................34 4.1.3. Souhrn základních informací obou programů .............................................36 4.1.4. Moduly programu Pohoda 2008 Start..........................................................37 4.1.5. Moduly programu Premier system ..............................................................40 4.2. Názorný fiktivní příklad....................................................................................43 4.2.1. Informace o firmě ........................................................................................44 4.2.2. Vypracování příkladu ..................................................................................46 4.2.3. Zhodnocení příkladu ....................................................................................51 4.3. Konečné vyhodnocení obou programů ............................................................52 5. ZÁVĚR ........................................................................................................................54 6. LITERATURA ............................................................................................................55 7. SEZNAM PŘÍLOH......................................................................................................56
7
1. ÚVOD V České republice podniká přes 2,3 milionů subjektů. Jednu z forem zpracování informací nabízí vedení účetnictví. Úkol je možné splnit písemnou nebo elektronickou formou. Takovou možnost výběru má podnik teprve od přelomu 70. a 80. let minulého století, kdy se objevily první tzv. sálové počítače. Zpracování děrných štítků a magnetických pásků probíhalo pomocí tranzistorů, polovodičových diod a prvních integrovaných obvodů. Provoz a údržba byla náročná na finance, prostor, obsluhu a specializované pracovníky. Samotný počítač vážil 30 tun a pro jeho chlazení bylo zapotřebí dvou leteckých motorů. Takový luxus si mohly dovolit jen velké podniky, čítající alespoň deset tisíc zaměstnanců. Vysoká nákladovost byla vykompenzována ani ne tak ziskem jako ukázkou vyspělosti tehdejší socialistické společnosti. Samotné politické postavení Československa představovalo soběstačnost a nezávislost na informačních technologiích ze západu. Proto místo pokrokových počítačů od firem IBM či Digital byly na našem trhu k dostání o něco méně vyspělá zařízení řady SMEP a JSEP s azbukou psaného единственная система1.
Ovšem pro západní země byla i pouhá
možnost použití jejich nejmodernějších počítačů socialistickými zeměmi naprosto nepřípustná. Proto z jejich podnětu vznikla specializovaná organizace COCOM2, která měla za úkol zamezit vývozu. Svoji funkci plnila dokonce ještě na začátku devadesátých let. Až rok 1981 přinesl zásadní průlom ve světě informačních technologií. Společnost IBM vstoupila na americký trh s osobním počítačem (PC). Tímto krokem se počítače staly pomůckou pro koncové uživatele a odpadla potřeba klimatizovaných sálů. Následovala výroba a prodej prvních operačních systémů MS DOS (Microsoft Disk Operating System). Neuvěřitelně rychlý pokrok vystihuje fakt, že zhruba před 10 lety mnozí z nás ukládali data na pevný disk s kapacitou 20 megabyte a dnes je to už 150 gigabytů (asi 7 500krát více). První verzi Windows uvedl Microsoft záhy v roce 1985.
1
„Jedinstvěnnaja systěma“ - jednotný systém
2
Coordinating Committee - koordinační výbor pro kontrolu vývozu zboží strategického významu
8
Zatímco PC prodělával svůj vývoj, padla v Evropě železná opona. V České republice se strhla lavina nakupování počítačů. Během pouhých deseti let jsme dohnali celosvětové průměry a dokonce jsme se usadili na vrcholu mezi zeměmi východní a střední Evropy. V roce 1999 se v České republice prodalo 277 900 PC a 97,3 % všech operačních systémů v osobních počítačích představovaly produkty firmy Microsoft. Hlavně cenová dostupnost počítačů se již natolik změnila, že si nyní jen stěží lze představit kancelář ba dokonce i domácnost bez počítače. Vývoj výpočetní techniky umožnil rychlost, přehlednost, úsporu pracovních sil a efektivnost zaznamenávání informací v reálném čase. Ke zmíněným vlastnostem významně dopomohl také internet, který je v České republice zatím nováčkem. I přesto bylo podle statistického úřadu České republiky v lednu 2006 připojeno okolo 95 % firem. Představuje studnici plnou informací, ať už o firmě, ceně nebo produktech. S jeho pomocí podniky začaly využívat aktivity, ke kterým patří např. e-shopping (nákup zboží a služeb) nebo e-business (realizování obchodních případů mezi společnostmi). Na svých internetových stránkách nabízí výrobci a distributoři účetní softwary v podobě free-verze neb demoverzi. Jde o zjednodušený program, který je mnohdy omezen časově a počtem či rozsahem vlastností modulů. Je tedy již dnes mnoho pomocníků, kteří ulehčí administrativní práci firem. Svou prací chci napomoci k lepší orientaci v této problematice a dát návod společnosti na efektivní výběr správného účetního softwaru. Aby bylo použití zřejmé, zaměřila jsem se na dva programy působící na českém trhu, Pohodu a Premier, protože mě zaujala jejich reklamní politika. Ty podrobím srovnání podle zvolených kritérií. Osobně mě problematika účetních softwaru velice zajímá a motivací pro mne je stálé podceňování výběru účetního softwaru malými a středními společnostmi.
9
2. CÍL PRÁCE A METODIKA V minulosti bylo tedy informací minimum. Tento problém ale nedefinuje dnešní dobu, ba naopak – informací číhá na každém kroku příliš mnoho. Lze se o ně obohatit pomocí kolegů v práci, z novin, televize, webu, letáčků. Málokdo má čas to všechno doopravdy vnímat, natož pak rozumně a užitečně zpracovat. Každý pracuje ve stavu permanentního informačního zahlcení. Bez potřebných informací nelze přitom pracovat a na jejich základě postupovat kupředu. Jak tedy zjistit, které informace jsou potřebné k výběru účetního softwaru a které jen zahlcují mysl? Cílem práce je hledání odpovědí a poukázání na problematiku výběru účetního softwaru pro malé a střední podniky. Svou prací bych ráda pomohla k zorientování se v současné škále nabízených programů a k vyhodnocení všech kritérií, která jsou potřebná pro zavedení a provoz. Budu se snažit nastínit silné a slabé stránky a porovnat účetní softwary, které jsem si zvolila pro bakalářskou práci. Praktickým příkladem, začleněným do zvolených softwarů, názorně poukážu na rozdíly mezi nimi. V teoretické části použiji metodu deskripce, tedy vysvětlím základy pro účtování, dále popíši subjekty, které musejí vést účetnictví. Seznámím čtenáře s některými programy českého trhu, orientující se na účetnictví pro malé a střední podniky z řad fyzických i právnických osob. Zároveň zde objasním postup výběru programu a kriteria pro jeho hodnocení. Jako zdroj použiji odbornou literaturu, zabývající se účetnictvím, citaci článků z odborných časopisů a zákony, související s vedením účetnictví. Obsahem praktické části bude popis softwarů Pohoda a Premier a jejich konkrétní srovnání podle parametrů obsažených v teoretické části. V praktické části je tedy použita metoda komparace. Pro viditelné znázornění použiji praktický příklad společnosti, kterou zaúčtuji do obou zvolených softwarů tak, aby byly zřejmé rozdíly. Závěrem práce vyhodnotím zjištěné skutečnosti, poukážu na přednosti a nedostatky, a navrhnu jejich zlepšení.
10
3. LITERÁRNÍ PŘEHLED 3.1.
Historie účetnictví
Vznik účetnictví nelze zcela přesně datovat. Je všeobecně známo, že je staré jako lidstvo samo. Rubáková [14] uvádí, že se s prvními účetními záznamy setkáváme již u Féničanů, u kterých bylo účetnictví nezbytností při jejich námořním obchodu. Nejstarší dochovaná forma podvojného účetnictví byla popsána v 15. století italským mnichem, matematikem a ekonomem Lucem Paciolim (1445 – 1510) ve svém spisu „Tractatus de computis et scripturis“ (r. 1494 v Benátkách). Zákonné podoby se český národ dočkal až v 19. století, kdy podle zákona vyvstala povinnost založit a vést účetnictví a příslušným způsobem ho archivovat. Forma a struktura vedení nebyla stanovena. V průběhu let docházelo k vylepšení a definování norem, které představují nynější strukturu účetnictví. Do konce roku 2003 bylo děleno na podvojné a jednoduché. Od 1. 1. 2004 se nahradilo podvojné účetnictví termínem účetnictví a jednoduché se stalo daňovou evidencí. Tyto změny měly přímou návaznost na vstup České republiky do Evropské unie.
3.2.
Povinnost vést účetnictví
Dle zákona o účetnictví [21] tuto povinnost mají: a) právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky, b) zahraniční osoby, pokud na území České republiky podnikají nebo provozují jinou činnost podle zvláštních právních předpisů, c) organizační složky státu podle zvláštního právního předpisu, d) fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku, e) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty, včetně plnění osvobozených od této daně, jež nejsou součástí obratu, v rámci jejich podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku 25 000 000 Kč, a to od prvního dne kalendářního roku, f) ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí,
11
g) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou účastníky sdružení bez právní subjektivity podle zvláštního právního předpisu, pokud alespoň jeden z účastníků tohoto sdružení je osobou uvedenou v písmenech a) až f) nebo h), nebo h) ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis.
Všechny právnické osoby jsou povinny ze zákona vést účetnictví počínaje dnem vzniku a konče dnem zániku společnosti. Fyzické osoby, které se rozhodly z vlastní vůle či překročili stanovený obrat, mají povinnost vést účetnictví od prvního dne účetního období. Toto období nastává po kalendářním roce, ve kterém se staly účetní jednotkou. Zahraniční fyzické osoby vedou účetnictví po dobu, po kterou provozují podnikatelskou činnost. Z právního hlediska má povinnost vést účetnictví samotný podnikatel, u právnické osoby její statutární orgán. Jsou ale i jiné možnosti, mezi něž patří např. stanovení vedením účetnictví jinou právnickou či fyzickou osobu, která je k tomu účelu založena a je její hlavní či vedlejší pracovní činností. I tak ovšem společnost za vedení odpovídá. Bránit se může vhodným sjednáním smluvních vztahů. Kompromisní řešení nabízí situace, kdy účetnictví vede v průběhu vlastní firma a až na závěr roku přenechá uzavření účetního období a zpracování dokumentů pro zainteresované osoby firmě externí. Samotná myšlenka svěření účetnictví externí firmě není mnohdy výhodná. Musí se zvážit, zda je lepší zaškolit a platit zaměstnance, kteří povedou účetnictví a mít tak kdykoliv aktuální informace nebo najmout cizí firmu, která se o vše postará a společnost si ušetří starosti navíc.
3.3.
Zájem uživatelů o informace
Informace týkající se finančního stavu podniku zajímají mnoho subjektů, kteří přicházejí do kontaktu s daným podnikem. [9] Uživatele je možné rozdělit do dvou oblastí: a) externí: o Obchodní partneři firmy,
12
o banky a jiní věřitelé, o investoři, o burzovní makléři, o konkurenční firmy, o stát a jeho orgány, o auditoři, účetní a daňoví poradci podniku. b) interní: o Majitelé firmy, o manažeři firmy, o zaměstnanci firmy. Společnost není povinna zveřejňovat externím uživatelům všechny požadované informace. Na druhou stranu ve fungujícím tržním prostředí se podnik, který odmítá informace poskytnout, staví do nevýhodné pozice. Externí uživatel se většinou v takovém případě domnívá, že společnost záměrně tají svou špatnou finanční situaci. Následuje ztráta dobré pověsti a tím i konkurenceschopnosti společnosti. [15]
3.4.
Význam a funkce účetnictví
3.4.1. Význam účetnictví Firma potřebuje k zajištění své činnosti majetek. Pro účetnictví je charakteristické, že se na majetek dívá ze dvou hledisek: o z hlediska konkrétního majetku, s nímž podnik hospodaří (aktiva), o z hlediska zdrojů, z jakých je majetek pořízen (pasiva). S tím souvisí i zjištění: o nákladů a výnosů, o hospodářského výsledku. 3.4.2. Funkce účetnictví Pod pojmem základní funkce účetnictví si lze představit souhrn skutečných informací, které jsou vedeny v peněžních jednotkách. Informace vyplývají ze vzniku, provozu a zániku společnosti a pomáhají představit si reálnou hodnotu firmy. Samozřejmě v menších
13
společnostech není tak těžké vyznat se ve svém majetku a finančním krytí, ale s růstem vloženého kapitálu do podnikání a s růstem majetku přehlednost klesá. Tento neblahý proces lze zvrátit pomocí dobře aplikovaného účetního softwaru, který napomáhá nejen majitelům, investorům a zaměstnancům ke správnému vedení společnosti, protože správně lze řídit a vést jen na základě pravdivých informací. Informovanost celkově je funkce stěžejní a klíčová jak pro majitele, tak pro i ostatní subjekty, kteří se o firmu zajímají z nejrůznějších důvodů. Mimo to jsou tu ještě funkce: o registrační – představuje zápis o podnikových jevech, o důkazní – slouží jako prostředek při vedení sporů, zejména při uznávání a ochraně práv vyplývajících ze vztahů mezi věřitelem a dlužníkem, o daňová – jde o správné stanovení základu daně a tím i daňové povinnosti účetní jednotky, o kontrolní – údaje umožňují kontrolu stavu majetku a hospodaření.
3.5.
Právní úprava
3.5.1. Právní normy Plnění funkcí účetnictví zajišťují právní normy, které vycházejí z mezinárodních účetních standardů. Přihlížejí k direktivám Evropské unie – jejich posláním je dávat do souladu účetnictví v členských i přidružených státech. K již zmíněným právním normám patří: a) zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, b) mezinárodní standardy účetního výkaznictví (IFRS, International Financial Reporting Standards, dříve IAS, International Accounting ) – představují soubor mezinárodních směrnic, kterými se srovnává účetnictví a závěrky firem v rozmezí celého světa. Reálná hodnota podniku, která je touto cestou zjištěna, slouží především jako zdroj informací pro majitele a věřitele. Od 1. 1. 2005 musí všechny společnosti, které veřejně obchodují na burzách EU předložit své výkazy v souladu s IFRS,
14
c) vyhlášky Ministerstva financí – zpracovávání ustanovení zákona o účetnictví. Těmito opatřeními se provádějí změny účtových osnov a postupů účtování, d) sdělení Ministerstva financí – týkají se aktuálních problémů v účetní praxi a jsou uveřejňována v účetním zpravodaji, e) vnitřní předpisy účetní jednotky – jednotlivé účetní jednotky se liší podle toho, ve kterém oboru podnikají, jakým způsobem vedou účetnictví a jak jsou podniky vnitřně členěny. Proto si podniky doplňují celostátní normy vnitřními i účetními předpisy, ke kterým patří: o účetní rozvrh – výběr syntetických účtů z celostátní osnovy, podle potřeb firmy a jejich doplnění o případné analytické účty, o vnitřní účetní směrnice – slouží k vedení účetnictví přímo v účetní jednotce. Upravuje oběh účetních dokladů, způsob oceňování majetku, atd.
3.6.
Obecné účetní zásady
Povinnost podle zákona o účetnictví je vést účetnictví úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti: o úplné je, když jsou zaúčtovány všechny účetní případy týkající se účetního období, o vedené průkazným způsobem je, když jsou účetní případy doloženy účetními doklady, o správné je, když nebyly porušeny povinnosti, které stanovuje zákon o účetnictví. Zásada podvojnosti vyjadřuje zaznamenávání stejné peněžní částky na dvou účtech, a to jednomu účtu na stranu Má dáti a druhému účtu na stranu Dal. 3.6.1. Princip dokumentace Záznamy v účetních knihách můžeme provádět pouze na základě řádných účetních dokladů. Bez nich se nesmí účtovat. Účetní záznamy doložené účetními doklady jsou průkazné (nesmí být vypsány tužkou), úplné, přehledné a čitelné. Doklady, jako originální písemnosti, musí splňovat určité požadavky: o označení dokladu, o údaj o ceně a množství, o popsaný obsah účetního případu a určení účastníků, o datum vystavení,
15
o datum uskutečnění účetního případu, pokud není shodné s datem vystavení, o podpisy odpovědných osob. Úschova dokladů je zákonem stanovena na dobu pěti let, ale i déle podle povahy písemností. Dokladovost je dána zákonem a bohužel ani nejlepší počítačový program od hromady papírů nepomůže, avšak významně ji zmenší. Mimo již zmíněných dokladů je nutno pravidelně tisknout účetní výstupy, které mohou zajímat třeba finanční úřad. I přes velkou spolehlivost výpočetní techniky hrozí napadení virem a je reálné lidské selhání v podobě neuložení či náhodného smazání potřebných informací. To je dalším důvodem pro tisk, protože platí:“co je psáno, to je dáno“. Doklady se člení: a) podle obsahu: o
vnitřní (interní) – pohyb uvnitř podniku, neopustí účetní jednotku,
o
vnější (externí) – vymezují operace týkající se spolupráce podniku s vnějším okolím, vycházejí z podniku nebo naopak do něj vstupují.
b) podle počtu dokumentovaných případů: o jednotlivá – představují jediný případ nebo několik stejných operací, které vznikly většinou v jednom dni, o sběrná – seskupují údaje o jednotlivých účetních případech.
3.7.
Metodické prvky účetnictví
3.7.1. Zápisy v účetních knihách Zaznamenávání účetních případů se provádí na základě účetních dokladů. Ty musejí splňovat náležitosti podle § 11 Zákon o účetnictví. Jednotlivé účetní případy se zapisují do účetních knih, kterými jsou: o deník, pro který je charakteristické chronologické ukládání zápisů, o hlavní kniha, ve které jsou zápisy uspořádány z hlediska věcného, o knihy analytické evidence, sloužící pro podrobnější zápisy hlavní knihy.
16
Účetní doklady lze členit: a) Podle druhu: o faktury vydané – vyúčtování odběrateli, o faktury přijaté – vyúčtování od dodavatele, o příjmový pokladní doklad – vystavuje ho pokladní účetní při přijetí hotovosti na pokladnu, o výdajový pokladní doklad – výdej hotovosti z pokladny, o bankovní výpis – informuje o bezhotovostním pohybu peněz, o vnitřní účetní doklad – účtuje o hospodářských operacích uvnitř podniku. b) Podle počtu dokumentovaných účetních případů: o jednotlivé – představují jednu hospodářskou operaci, o sběrné – obsahují více jednotlivých stejnorodých hospodářských operací. c) Podle místa vzniku: o externí – vztahují se k okolí podniku, o interní – mají vztah k účetním případům uvnitř podniku. 3.7.2. Účet Představuje prvek účetnictví, jehož hlavním charakteristickým rysem je sledovat odděleně přírůstky a úbytky v peněžních jednotkách. Dělí se na syntetický a analytický. Syntetický účet zachycuje souhrnné sestavy a pohyby jednotlivých druhů aktiv, pasiv, nákladů a výnosů. Nelze z něj ovšem získat detailnější informace. Proto se k tomuto účelu vedou další podrobnější účty, které se označují jako analytické. Součet analytických účtů se musí rovnat zůstatku syntetického účtu. Podle Kovanicové [13] účet, jako základní metodický prvek účetnictví, zůstává zachován i při počítačovém zpracování. V počítači bychom ovšem marně hledali T-formu, i když všechny charakteristické znaky účtu (tzn. počáteční stav, obraty Má dáti a Dal, členěné případně podle účetních případů a rovněž konečný stav) zůstávají zachovány i zde. Zachovává se ovšem i princip podvojnosti a souvztažnosti. Kvalitní účetní programy dokážou sami generovat účetní souvztažnosti a provádět účetní zápisy do účtů automaticky.
17
3.8.
Sankce
Kolektiv autorů [12] uvádí, že při porušení zákona o účetnictví se rozhoduje o výši pokut podle povahy porušení povinností. Stěžejní kriteria představují závažnost, následky, dobu trvání, způsob a výše případného bezdůvodného obohacení. Oprávnění k vymáhání, ukládání a vybírání pokut má prioritně finanční úřad při správě daní a následně příslušný kontrolní orgán. Pokuty jsou rozděleny podle výše: o do 3 % celkových aktiv, o do 6 % celkových aktiv. Druhý případ se týká závažných prohřešků, mezi něž patří např. fakt, že podnikající jednotka vůbec nevede účetnictví.
3.9.
Postup při výběru softwaru
Každý malý a středně velký podnik funguje na činnostech, které jsou provázané a opakované. Snahou je efektivně přeměnit vstupy na výstupy. Takovému koloběhu se souhrnně říká podnikové procesy. Odlišnost od velkých organizací tu není značná, právě naopak. Také malá společnost řeší problémy postihující i giganty podnikatelské sféry. Na rozdíl od nich ovšem nemá přiměřené finanční krytí a specializované zaměstnance pověřené k výběru a správě softwaru. Ti musejí pravdivě vystihnout již zmíněné procesy v účetní podobě. Do jisté míry to lze docílit bez využití počítačů, ale vývoj, dostupnost a nenáročnost výpočetní techniky šla tak dopředu, že písemná podoba je dnes přežitkem. Účetní software si může tedy dovolit i malá společnost, která neoplývá kapitálem. Chce-li se řadit mezi prosperující podniky, které drží krok s konkurencí, potřebuje nevyhnutelně elektronické vedení účetnictví. Stanovit postup výběru je z hlediska individuálnosti podniků velmi náročné a rozsáhlé. Přesto existují všeobecné kroky, které může každý aplikovat při rozhodování a upraví si je podle svých představ a potřeb.
18
Všeobecný postup pro výběr je následující: o určení základních podnikatelských potřeb a požadavků, o zjištění nabídky programů na trhu, o kriteria hodnocení programu a dodavatele, o hodnocení dle kritérií a výběr, o smlouva o koupi softwaru a jeho implementace, o zavedení do používání. 3.9.1. Určení základních podnikatelských potřeb a požadavků Prvořadou záležitostí při výběru účetního programu musí být jasné stanovení potřeb podniku. Sebelepší preference softwaru, který doporučuje nespočet uživatelů, není správným řešením, pokud si neujasní základní nároky spadajících převážně do následujících kategorií: a) velikost majetku a zdrojů krytí Velikost firmy hraje zásadní roli. Pro malé, finančně slabé podniky s jednoduchým výrobním či obchodním procesem, stačí tzv. krabicový software, který představuje pouze program bez příslušenství a převážně bez servisních služeb. Kupující si jej musí sám nainstalovat a naučit se s ním pracovat svépomocí. Dostupnost uživatelské podpory v případě problémů se softwarem je u krabicových systémů velmi nízká. Výrobci účetních systémů dnes nabízejí například informační uživatelský web, zelené linky a další formu podpory. Obdobně to funguje i v případě školení zaměstnanců pro práci v programu. Jedinou službu představuje poskytování upgradu, kterým si kupující zlepšuje legislativu a technické parametry. Výhodu lze vidět v cenové dostupnosti (řádově od několika tisíc). Do této kategorie se řadí takové systémy, jako je software Money S3 od firmy Cígler software, Pohoda společnosti Stormware, Abra G3 společnosti Abra Software nebo WinDuo od firmy Čapek & Veni. Oproti malým nevyužívají středně velké společnosti pouze jeden či několik málo počítačů a jejich výrobní nebo obchodní proces je také mnohem složitější. Potřeba školení, konzultace, úpravy programu podle svých představ, implementace a dalších doprovodných služeb je natolik silná, že volba krabicového řešení by byla naprosto mylná. Zde se uplatní
19
možnost licenčního prodeje neboli samostatné licence. Dodavatel systému provádí společně s kupujícím analýzu současného stavu informačních toků v podniku. Navrhne změny a po optimalizaci podnikových procesů je přizpůsoben program potřebám podniku. b) podnikatelská činnost Řada odvětví se různí podle specifických rysů a nároků. Například: •
doprava a přepravní služby – propracovanější modul majetek a kniha jízd, případně tuzemské a zahraniční služební cesty,
•
stavebnictví – zakázkově orientované náklady a výnosy, projektové plánování, sledování dokumentace za zakázku,
•
zemědělství – řízení zemědělské prvovýroby jednak v rostlinné a pak v živočišné výrobě. Jednotlivé specializované moduly se propojují tak, aby pokryly veškeré procesy ve společnostech, které se zabývá klasickou polní výrobou, vinohradnictvím, chovem skutu, prasat, ovcí a dalšího zvířectva,
•
velkoobchod – zaměřeno na optimalizaci skladových zásob a skladové logistiky (lokace, sériová čísla, více MJ, cenotvorba),
•
průmysl – požadavky na podporu sériové či zakázkové výroby, případně v návaznosti na servisní a skladové moduly,
•
účetní a daňové firmy – důraz na multiverzní provoz (co klient, to jedna firma v programu) a na on-line propojení (do každé firmy nahlíží najednou účetní firma i klient).
c) počet firem účtujících v programu Jeden účetní software je schopen v sobě zahrnout účtování jedné i více společností naráz. Jedná se především o mateřské a dceřiné společnosti, které mají samostatně vedené účetnictví, ale i přesto navzájem spolupracují a vytváří obchodní vztahy. S růstem firem klesá kvalita nabízená programem. d) množství zpracovávaných dat Při výběru je důležité brát zřetel i na omezení, které vyplývá z množství vložených účetních záznamů do deníku.
20
e) mzdy a personalistika Samotná existence zaměstnanců představuje další podstatnou informaci. Potřeba mzdové a personální agendy napomáhá k zamyšlení se nad využitím modulového systému. O rozsahu a velikosti firmy všeobecně napovídá počet zaměstnanců, kteří se musí někde evidovat, musí se jim vypočítávat mzda, sociální a nemocenské pojištění včetně nemocenských dávek a náhrad. Je zapotřebí stanovit a odvést daň z příjmu a sledovat dovolené. S růstem pracovníků bez využití elektroniky se správa zmíněného odvětví značně komplikuje. Pro malé organizace je náročnost vedení mezd ještě snesitelná v písemné podobě. Výpočet mezd a evidence pracovníků patří k základním funkcím softwaru. Co když ale společnost požaduje od mzdového systému více než jen pouhé zpracování mezd? Nelze se tedy spolehnout na standardní vybavení. Nároky na složitou mzdovou problematiku vyvstanou nejen s nutností evidence školení či lékařských prohlídek. Takové požadavky mají střední a velké společnosti nebo také firmy, které vedou mzdovou agendu jiným. Proto při výběru softwaru by měly být jedním z hlavních kritérií schopnosti modulu Mzdy. f) vztah k daním Příprava podkladů pro daň z přidané hodnoty (DPH) z faktur, dobropisů a finanční pokladny, vytvoření výstupního souboru pro elektronické podání Přiznání k DPH a daně z příjmu nebo zpracování silničních daní podle evidence majetku je možné využít v případě vysokých časových nároků na provedení. Pokud však tomu tak není, je zbytečné preferování softwarů před ostatními, které tyto přednosti postrádají. g) zahraničí Plná podpora práce v zahraničních měnách, možnost volby stálého nebo denního kurzu aktualizovaného pomocí internetu a možnost změny jazyka v programu by měla být samozřejmostí i pro firmy, které o to zatím nestojí. Se svým růstem však poptávka po tomto artiklu bude sílit v závislosti na zvyšujícím se počtu obchodních vztahů se zeměmi Evropské unie, do které od 1. 5. 2004 patří i Česká republika. Případná pozdější potřebnost výše zmíněných funkcí by vedla ke změně již vžitého softwaru a vyvolala by jen komplikace.
21
h) internetový obchod (e-shopping) Jak rychle, efektivně a hospodárně dodat zboží potencionálnímu zákazníkovi? Jednoduše s pomocí internetového obchodu. Zabezpečení bezchybnosti zápisu nově registrovaného zákazníka do číselníku obchodních partnerů i automatický zápis objednávek je výhodou tohoto modulu. Obchodník předejde ručnímu přepisování. Vyloučí se tak možnost lidského pochybení při přepisu objednávky nebo informací o partnerovi. Mailem přijde oznámení o odeslané objednávce či o nově registrovaném partnerovi. Internetový obchod pracuje 7 dní v týdnu, 24 hodin denně a nezná hranice. Zákazník si vybírá zboží, když se mu to hodí a když má čas. U objednaného zboží může sledovat stav objednávky, prohlížet si a tisknout jakýkoliv doklad. Další výhodou internetových obchodů je fakt, že se dají použít s poměrně malou modifikací nejen jako B2C řešení (e-shop koncovým spotřebitelům), tak také jako B2B řešení (business to business řešení – velkoobchody tímto řešením nabízí zboží svým odběratelům). i) homebanking Velká úspora času, nákladů na tiskoviny a případně pohonné hmoty patří mezi silné stránky bankovnictví po internetu. Tento nástroj načte automaticky položky bankovního výpisu do účetnictví, spáruje platby faktur a zlikviduje individuální platby. Nejčastějším je převážně vystavení příkazu k úhradě. j) zkušenost s elektronickým účtováním Postoj k výběru softwaru mění svoji podobu, jedná-li se o případ, kdy firma již existuje a vede účetnictví elektronicky. K výběru nového programu ji vede nespokojenost se současným stavem. Druhý případ představuje fakt, že firma je na trhu nováčkem a nemá ještě zkušenosti v oblasti elektronického vedení účetnictví. První varianta naznačuje, že společnost musela již stát před problémem výběru softwaru. Ten ji však již nevyhovuje. Důvodů může být více: o podcenění výběru, o změna podoby firmy (tj. velikost, podnikatelská činnost, právní forma, změna podmínek na trhu jako je třeba prodej řetězcům, a jiné zpracování na úrovní fakturace a skladového hospodářství),
22
o stávající účetní program již neexistuje a nelze tedy aktualizovat, o změna operačního systému, který nepodporuje současný software. V takovém případě je výběr pro firmu snazší. Má už představu o tom co chce, co je pro ni prioritou a co naopak vůbec nepotřebuje. Vyvaruje se chyb, které udělala, a lépe se orientuje na trhu. Problém se nachází v aplikaci, tj. přenesení stávajících informací do nového softwaru. Některé specializované společnosti s touto přeměnou počítají a věnují se jí. Jiné společnosti nabízející elektronickou podobu účetnictví mají tuto aktivitu jako silnou stránku svého podnikání. Ne vždy lze přenesení reálně docílit a většinou, pokud to jde, tak za finanční úhradu. Čím starší program, tím menší šance na použití informací v tom novém. Celý postup je trhem všeobecně nazýván převodový můstek. V tomto ohledu je jednodušší druhá možnost, tj. že firma teprve s podnikáním začíná. Nemusí řešit problémy, které vyvstanou s převodovým můstkem, a při výběru nebere v úvahu toto rozlišující kriterium mezi jednotlivými nabídkami. k) povinnosti či zájem Účetnictví se musí vést ze zákona a musí se odvádět daně. Z tohoto důvodu si mnohé firmy vedou účetnictví, jednoduše musí. Druhá skupina společností má zájem na vedení účetnictví, protože jej používá jako nástroj k řízení svého podniku. Především finančně slabé firmy, které nemohou pro řízení použít ERP3, uvítají kvalitu účetního softwaru. 3.9.2. Zjištění nabídky programů na trhu Nyní nastává chvíle pro doporučení od známých a kolegů z práce, pro nabídky z reklam, televize či z odborných časopisů, billboardů a letáků, pro informace získané na výstavách informačních systémů (INVEX). To vše napomůže při prvotním výběru kandidátů. Ale pozor - zde je nutné prozkoumat také internet, neboť značná část vývojářů účetních systémů se již dnes nezaměřuje na žádnou z výše uvedených propagačních cest, ale soustředí se pouze na prezentaci a reklamu na webových portálech. Český trh nabízí dostatečné množství programů a je neefektivní a časově náročné každý po jednom testovat. Jedná se tedy o jakýsi předvýběr, ke kterému se dojde na základě již zjištěných informací.
3
Enterprice Resourse Plainning – Podnikové informační systémy
23
3.9.3.
Kriteria hodnocení programu
Dělí se do tří skupin: a) Obecná kriteria pro hodnocení softwaru o Ovládání programu: Pro uživatele musí být ovládání programu srozumitelné, jednoduché na zadávání, úpravu a opravu údajů, jednoduché a přehledné především u výstupů. Časté legislativní změny nutí k aktualizacím, které mění někdy i zásadně podobu příslušných částí softwaru. Zaměstnanci věnují veškeré úsilí na pochopení změn. Proto minimální náročnost softwaru je preferována. o Nápověda programu: Zda pomůže při definování problému a povede uživatele k jeho odstranění. Jestli je kontextová či ne. Výhodu představuje dostatečná podrobnost. o Nastavení přístupových práv: Jednotlivé moduly a jednotlivé funkce programu je možné zabezpečit přístupovými právy. S růstem uživatelů roste nutnost přístupových práv. o Požadavky na hardware: Nároky na hardwarové vybavení se liší v závislosti na různorodosti systémů. Čím starší a morálně opotřebené vybavení podniku výpočetní technikou, tím horší implementace nově pořízeného programu. o Operační systém, pod kterým program pracuje: Ohled musí být brán i na operační systém. Pokud ještě nyní firma pracuje pod MS DOS, jen stěží najde moderní a svým potřebám vhodný software. Dnešní nároky uspokojí síťové prostřední typu Novell Netvare, Windows NT, 2000, XP, Linux, OS/2 Lan Server a s nimi kompatibilní. Většina výstupů, výkazů a přehledů tak lze snadno a rychle exportovat do jiných aplikací, např. MS Excel, Lotus, Txt-soubory, XML atd., a zde s nimi dále pracovat. Možný je i zpětný import, kdy si např. v MS Excelu připraví uživatel nové prodejní ceny a ty importuje do pracovní databáze.
24
o Možnost přizpůsobení programu požadavkům firmy: Jedná se o tzv. softwary šité na míru, kdy společnost zadá své požadavky na program výrobci. Takováto možnost pořízení je však o poznání dražší. o Počet uživatelů programu: Počet uživatelů napovídá o úspěšnosti, kterou není dobré přeceňovat. Zájem by se měl obracet na současné uživatele, kteří jsou podobní velikostí a zaměřením. Jejich spokojenost je velkým kladem. S rostoucím počtem uživatelů, hlavně u krabicového softwaru, klesá kvalita služeb, jako jsou školení, instalace programu, opravy chyb. Není dobré spoléhat se na sliby z reklamních materiálů. o Jak dlouho je program na trhu: Dalekosáhlá historie vypovídá o stabilitě a flexibilitě podniku, který si musel projít mnohými změnami, ať už politickými či vědeckými. Převážná většina všech firem nabízející účetní software datuje svůj vznik na rozhraní let 1990 až 1993. Na druhou stranu však delší doba na trhu vypovídá o tom, že se program blíží ke konci distribuce prodejního cyklu (v informačních technologiích více než jinde platí, že nabízené produkty mají svou životnost, která se odvíjí od vývojových verzí operačních systémů a jejich nadstaveb). o Reference současných uživatelů programu: Dobré či špatné doporučení hraje stále velice důležitou roli. Nejlépe otestuje kvality život sám, tedy užití programu v praxi. Pravdomluvnost o kvalitě služeb dodavatele patří k další otázce, na kterou znají odpovědi jen uživatelé. Je vhodné kontaktování stejně velkých společností podnikajících v podobném odvětví a zjištění rozhodujících bodů o dodavateli. I když je každý podnik sám o sobě unikát, lze ho řadit do skupiny podle oboru činnosti či podle velikosti a typu instalace. Na internetových stránkách většiny účetních programů si může každý zjistit, které společnosti program využívají, kontakt na ně, případně si už zde přímo přečíst komentář ohledně spokojenosti se softwarem. Konkrétní podnik si tak může najít sobě podobnou společnost, od které zjistí, v čem vidí nedostatky a zda je s programem spokojena. Pokud nejsou reference brány v úvahu, bude se podnik vystavovat riziku, kdy se musí opětovně rozhodovat pro jiný systém, protože se napoprvé netrefil do vhodného řešení.
25
o Cena softwaru: Každá finanční investice musí být posouzena také hlavně z hlediska nákladů na pořízení a správu. Finanční možnosti firmy, návratnost vynaložených investic a úspornost pracovních sil napomáhají při rozhodování. Určitě je mylný výrok „čím vyšší cena, tím vyšší kvalita“. Kromě ceny samotného softwaru jsou důležité i poplatky za každoroční aktualizaci, za školení, za převodový můstek. V ceníku může být vyčíslena víceuživatelská licence, ale většinou se cena stanovuje na jednoho uživatele. Je proto nutné k ceně balíčku přičíst i cenu licence pro další počítače vynásobenou potřebným počtem dalších uživatelů. o Vlastnosti softwaru: Flexibilita Účetnictví patří k vědám živým a proměnlivým. Proto i software by měl nabízet uživateli možnost změny, např. doplňovat nové účty, změnit stávající, upravovat souvztažnosti atd.. Rozšiřitelnost Schopnost softwaru rozvíjet se a růst s firmou nebo s požadavky na účetnictví, které se postupem času navyšují, ať už pro větší objem dat či množství operací. Integrace Vyjadřuje vznik co největšího množství vazeb na další části systému a udržení si jich. Design a logika Vystihuje ji často užívaný pojem user friendly, tedy uživatelsky přátelský. Pro uživatele to znamená, že by měl mít k dispozici prostředí pro něj srozumitelné a graficky přehledné. Samozřejmostí pro užívání je zkombinování klávesnice, klávesových zkratek a myši. Funkcionalita Velkou výhodu lze spatřovat ve varovném hlášení, které upozorňuje na pokles finanční schopností firmy. Funkcionalita samozřejmě musí pomáhat, i pokud nehrozí nebezpečí úpadku a to tak, že uživatele přesně a rychle informuje o současném stavu podniku podle všech potřebných dokladů. b)
Specifická kriteria pro hodnocení softwaru
Každý podnikatelský subjekt je jedinečný a má i své originální potřeby. Stanovení stupnice potřebnosti napomůže k úspěšnému postupu při výběru programu. Požadavky podniků se mění nejen v závislosti na výrobním zaměření, velkosti podniku a systému zpracování
26
účetnictví. Někteří podnikatelé mohou vyžadovat i speciálnější funkce, jako je například homebanking, tedy přímé propojení s bankou, nebo možnost umístění loga společnosti a barevného provedení do faktur. Již menší množství krabicových softwarů také umožňuje síťové verze systému pro více klientů najednou. Takové funkce mohou být dalším kritériem pro volbu softwaru. c)
Kriteria pro hodnocení dodavatele softwaru o Rok založení
Délka působení dodavatele na trhu vypovídá o zkušenostech s vývojem a zavedením softwaru. S tím související stabilita více či méně ujišťuje, že dodavatele nezlikvidují nejrůznější negativní situace, kterým už čelil nebo které v budoucnu mohou nastat. o Velikost Vyznačuje se obratem, základním kapitálem, počtem poboček, zákazníků či zaměstnanců. Gigantické subjekty mají už upevněnou pozici na trhu a tím garantují svoji existenci i za několik let. Důležitou informaci vystihuje i závislost firmy na jedné či více osobách, které mají moc ovlivňovat chod a chování společnosti. o Vzdálenost k sídlu nebo k nejbližší pobočce Dostupnost dodavatele (pobočky) umožní rychlejší zásah odstraňování chyb způsobených dodavatelem. Urychlí poskytování dalších potřebných služeb, jako je školení či přizpůsobování programu nárokům společnosti. Se vzdáleností roste cena za služby a potřebné zásahy nebudou tak pohotové. o Garance provozu a aktualizace programu Kupujícího zajímá rozsah a délka záruky, servisní rychlost zásahů, nové verze poskytované dodavatelem a jejich cena. o Služby dodavatele navíc a jejich cena Některé všeobecné služby považované za samozřejmost nemusí být součástí programu a jeho ceny, která je tak nápadně výhodná. Dokoupení chybějící služby se poté prodraží. Patří sem školení, vlastní úprava vstupních a výstupních formulářů, instalace hardwaru. o Možnosti komunikace s dodavatelem Někteří vývojáři účetních programů se profilují jako nezávislé na názorech uživatele – tzn. vývoj přizpůsobují obecným marketingovým trendům (což pro ně představuje výhodu při
27
získávání nových uživatelů). Naopak jiní vývojáři jdou cestou rozvoje vztahu se současnými uživateli, a proto nabízí větší otevřenost při komunikaci s uživatelem. 3.9.4. Hodnocení dle kriterií a výběr Tato část procesu se zaměřuje na všechny vybrané programy zahrnuté do předvýběru. Ke zkontrolování si splněných kritérií napomáhají tzv. demoverze a trialverze4. Rozdílnost kvalit účetních softwaru na českém trhu nutí k ověřování i základních funkcí. K takovým patří např. promítnutí dokladu do všech potřebných knih a evidencí. 3.9.5. Smlouva o koupi softwaru a jeho implementace Po stanovení vítěze, který vyhovuje všem určeným kriteriím, přijde na řadu uzavření smlouvy o koupi a implementaci programu. Mezi základní náležitosti smlouvy patří cena, rozsah softwaru, zahrnuté služby a garance od dodavatele za provoz programu. 3.9.6. Zavedení do používání Implementace ukončuje proces výběru softwaru. I tato fáze se ale nesmí podcenit. Došlo by k znehodnocení předchozích kroků. Důležitou úlohu hraje čas potřebný na zavedení a odzkoušení. Snadněji se implementuje vznikající podnik. Doba pro zavedení programu se odvíjí od velikosti firmy a v závislosti na složitosti výrobního a řídicího systému. Rozmezí se pohybuje od několika měsíců po více než rok, jedná-li se o velké společnosti.
3.10.
ERP
ERP systémy představují softwarové nástroje používané k řízení podnikových dat. Pomáhají podnikům v oblasti dodavatelského řetězce, příjmu materiálu, skladového hospodářství, příjímání objednávek od zákazníků, plánování výroby, expedice zboží, účetnictví, řízení lidských zdrojů a v dalších podnikových funkcích. Představují balíkový podnikový programový systém, který umožňuje automatizovat a integrovat většinu podnikových procesů, sdílet společná data a praktiky v rámci celého podniku.
4
Demoverze je omezena funkčností, trialverze časem
28
ERP v podniku zahrnují zejména následující hlavní činnosti, které souvisejí: o se správou kmenových dat (především všech položek, pracovišť, apod.), o s řízením realizace těchto zakázek z hlediska dodržování termínů, o s plánováním a sledováním nákladů realizace, zejména výroby, o se zapracováním výsledků všech aktivit do finančního účetnictví a controllingu. ERP pokrývají zejména dvě hlavní funkční oblasti: o logistiku – v kontextu ERP zahrnují celou podnikovou logistiku, tj. nákup, skladování, výrobu, distribuci a zejména plánování zdrojů, o finance – zahrnují finanční, nákladové a investiční účetnictví a dále controlling. [1]
3.11.
Český trh
Seznam dvanácti nejznámějších programů pro vedení účetnictví malým a středním firmám na českém trhu je popsán v tabulkách tak, aby pomohl při orientaci ve stále se zvětšující nabídce. U každé firmy se nachází základní údaje potřebné pro rozhodnutí se mezi jednotlivými možnostmi. Všechny pracují na základě technologie klient/server a obecně lze o nabízených produktech říci, že doporučenou konfiguraci pro uživatelský server představují verze operačních systémů Microsoft Windows 98, 2000, XP, Server 2003. Modulové vybavení pokrývá základní potřeby pro vedení účetnictví. Jde konkrétně o moduly účetnictví, majetek, sklad, mzdy a personalistika, pokladna a fakturace. Reference současných uživatelů jsou u většiny firem zveřejněny na internetových stránkách jednotlivých softwarů. Seznam programů je pro přehlednost seřazen podle abecedy.
29
Tab. č. 1: Základní informace o nabízených programech v ČR I.
Základní informace
www.abra.eu
www.ekonom-system.cz
www.helios.eu
www.money.cz
www.stormware.cz
www.premier.cz
České prostředí
ano
ano
ano
ano
ano
ano
Slovenské prostření
ano
ne
ne
ano
ano
ano
Internetový odkaz
30
0
0
0
0
1710
Počet instalací v ČR
8000
17 000
3500
47 000
22 000
1700
Počet instalací ve SR
6021
0
0
15 000
3000
12
3
1 až 5
1 až 20
5 až 20
5 až 20
5 až 20
Počet instalací ve světě
Typický počet uživatelů Legislativa ČR/SR
ano/ano
ano/ne
ano/ne
ano/ano
ano/ano
ano/ano
Samostatné licence
ano
ano
ano
ano
ano
ano
Krabicový prodej
ne
ano
ano
ano
ano
ne
Cena programu (včetně DPH) Cena aktualizace Cena školení Počet zaměstnanců
5400 – 100 000 Kč
6880 – 11 080 Kč
3900 – 100 000 Kč
4748 - 23 788 Kč
zdarma
1032 - 1720 Kč
1500 – 12 000 Kč
357 - 3202 Kč
120 - 14 980 Kč
22%
20%
600 Kč/hod
700 Kč/hod
833 - 5355 Kč
1580 - 2880 Kč
1590 Kč
5
12
250
120
20
Zdroj: Vlastní
30
nezveřejňují
6890 - 78 000 Kč 13 970 – 37 098Kč
Tab. č. 2: Základní informace o nabízených programech v ČR II.
Základní informace
www.stereo.cz
www.jezeksw.cz
www.vema.cz
www.winduo.cz
www.winstrom.cz
www.sitkhaso.cz
České prostředí
ano
ano
ano
ano
ano
ano
Slovenské prostření
ne
ne
ano
ano
ne
ne
Internetový odkaz
0
0
3800
0
1
0
Počet instalací v ČR
1500
15 000
2600
1600
4190
3000
Počet instalací ve SR
0
0
1200
60
9
0
Typický počet uživatelů
3
5 až 20
5 až 20
1 až 3
3 až 5
1 až 5
Počet instalací ve světě
Legislativa ČR/SR
ano/ne
ano/ne
ano/ano
ano/ano
ano/ne
ano/ne
Samostatné licence
ne
ne
ano
ne
ano
ne
Krabicový prodej
ano
ano
ne
ano
ano
ano
Cena programu (včetně DPH) Cena aktualizace Cena školení Počet zaměstnanců
4748 - 16 648 Kč
6000 - 24 990 Kč
10 800 - 40 000 Kč
2380 - 37 485 Kč
17 850 - 71 400 Kč
4990 - 31 990 Kč
40%
20%
17%
25%
5 355 Kč
25 - 30 %
400 Kč/hod
500 - 750 Kč/hod
1200 – 5600 Kč
714 - 1309 Kč/hod
800 Kč/hod
750 Kč/hod
10
20
118
5
25
5
Zdroj: Vlastní
31
4. Vlastní práce 4.1.
Popis programů
Z internetových stránek společností, časopisů, letáků a prospektů, pomocí konzultace s uživateli a s lektory předmětu Účetní software na MZLU jsem získala základní informace, jednak o dodavatelské společnosti samotné a pak o nabízených produktech. 4.1.1.
Pohoda 2008 Start
Stormware, s.r.o. [16] je jihlavská softwarová společnost, zabývající se produkcí softwarů pro platformu MS Windows. Na trhu působí od roku 1995. Ekonomický systém Pohoda je komplexní účetní, ekonomický a informační systém pro malé až střední firmy. Účetní software je oborově neutrální a je vhodný pro živnostníky, podnikatele a společnosti, které se zabývají obchodem a poskytováním služeb. Základní informace o softwaru:
Uplatnění najde ve vedení daňové evidence, účetnictví, u příspěvkových a neziskových organizací.
Bezplatné využití varianty Pohoda Start pro plnohodnotné účtování. Omezení vyplývá pouze z množství vložených záznamů. Po zakoupení plné verze lze pořízená data automaticky převést a pokračovat bez omezení.
Získání certifikace ISO 9001 pro obory činnosti vývoje, implementace a podpory softwarových produktů, včetně organizace a provádění seminářů a kurzů je důkazem profesionality nabízených softwarových produktů. Program Pohoda se stal prvním certifikovaným ekonomickým systémem pro Windows Vista v České republice.
Kvalitní zákaznická služba Servis 2008 v sobě zahrnuje mimo jiné telefonickou či emailovou podporu, a aktualizaci, kterou získá klient v prvním roce zdarma.
Vzdělávací kurzy urychlí celý proces seznamování se s programem. Školení se dělí podle druhu softwaru a podle modulové škály.
32
U různých modulů se dají nastavit přístupová práva jednotlivých uživatelů podle svých pravomocí a také to, jestli si mohou doklady jen prohlížet, vytvářet nové, modifikovat či je dokonce mazat.
Při nárůstu požadavků společnosti se dá program rozšířit.
Náklady a výnosy se dělí na střediska, činnosti a zakázky.
Pohoda 2004 byla vyhlášena v anketě ERP Czech 2004 jako "Ekonomický a účetní informační systém roku 2004 pro malé podniky a drobné podnikatele". Program hodnotili účetní, auditoři, poradci z ekonomického a daňového odvětví a publicisté, kteří se v této oblasti pohybují.
Silné stránky:
Hned po spuštění software informuje o současném stavu podnikání. Jedná se např. o výši pohledávek a závazků, o stavu hotovosti a bankovního účtu. Nechybí ani daňový kalendář.
Otevření více oken současně a možnost přepínání mezi nimi díky panelu na pravém okraji obrazovky poskytne uživateli rychlost a přehlednost.
V případě malých znalostí v účetnictví je pomocníkem předkontace, u které si účetní zvolí „nevím“. Takové doklady lze pak velmi rychle najít a doplnit.
Pomocí šablon se do nového dokladu dostanou opakující se data. Tím se zápis významně urychlí.
Mezi novinky patří vedení skladu v cizích měnách.
Uživatel si může sám upravit vzhled seznamu dokladů, tj. stanoví údaje, které chce mít v seznamu a upraví si pořadí jednotlivých dat podle své představy.
Pro potřebu většího počtu současně připojených uživatelů je k dispozici verze Pohoda SQL, která ukládá data informačního systému v serverové databázi Microsoft SQL Server. Tím podle výrobce může v síti pracovat 6-30 uživatelů zároveň.
Jednoduchost a přehlednost, to jsou silné stránky programu.
33
Slabé stránky:
Problematické zálohování mezi různými počítači.
Ocenit zásoby na skladě lze pouze váženým aritmetickým průměrem.
Chybí modul Finanční analýza, který informuje o celkovém vývoji firmy.
Nejde přímo zapisovat účetní případy do deníku.
4.1.2.
Premier system
Společnost Premier systém, a.s. [17] byla založena závěrem roku 1998. Velice se blíží k označení za ERP. Modularita a variabilnost softwaru umožňuje jeho nasazení v kterémkoliv oboru podnikání. Premier je určen pro řízení malých a středních firem. Základní informace o softwaru:
Díky modularitě softwaru si uživatel může vybrat produkty dle potřeby s možností pozdější volby produktů podle růstu podniku.
Společně s nástavbovými moduly a specializovanými řešeními ucelují komplet vhodný pro téměř jakýkoliv obor a typ společnosti.
Program je navržen pro malé a střední firmy od 1 do 100 počítačů zapojených v síti.
Decentralizované provozovny seskupí data e-mailem, modemem nebo pomocí pulsního permanent serveru.
Kvalita implementace a vývoje vychází z certifikace společnosti ISO 9001.
Kompatibilnost s MS Vista.
Vedení neomezeného množství účetních jednotek.
Náklady a výnosy se člení na zakázky, střediska a činnosti.
Silné stránky:
Díky tzv. „unigridové obrazovce“ může uživatel kombinovat různé ovládací a zobrazovací prvky (např. grafy, poznámkové štítky, součtové přehledy) v jediném zobrazeném okně.
34
Protože byl původně vytvořen na míru pro zahraniční společnost, nabízí užívání cizích měn v účetnictví.
Většina výkazů a přehledů se dá přenést do dalších aplikací (MS Excel, Txtsoubory, XML, atd.) a v tomto provedení s nimi opět pracovat. Samozřejmostí je i obrácený postup.
Podpora DPH v ČR, ale i v jiných zemích EU uvítají hlavně plátci.
Sestavení finanční analýzy a manažerské hodnocení významně napomáhají k přehledu o současném stavu podnikání.
Neomezené možnosti úprav veškerých výstupních formulářů.
Otevření několika databází bez nutnosti uzavírat rozpracovaný doklad.
Intranet - vnitřní komunikace uživatelů, interní sdělení a úkolování.
Meziroční kontinuita umožňuje práci současně ve dvou účetních obdobích a zpřístupňuje informace z období předcházejících.
Slabé stránky:
Premier system je postaven na souborové databázi Microsoft Visual FoxPro. Ta si data ukládá do několika fyzicky samostatných binárních souborů a přistupuje k nim jako k textovému souboru. Při vyšším počtu záznamů se práce zpomaluje, uživatelé se blokují a zhoršuje se stabilita systému. Obecně se souborové databáze považují za dávno přežité, nemoderní a zastaralé. Důvod, proč jsou stále používané, je především výhodný poměr cena/výkon.
Program neumí zaúčtovat složené účetní případy a zvýšit pozornost musí účetní při psaní částek, konkrétně nul.
I
když
program
obsahuje
vnitropodnikové
účetnictví,
nezahrnuje
už
dvouokruhový systém.
Při přepínání menu na anglický, německý a slovenský jazyk zůstanou některá slova v původním českém jazyce. To samé platí i pro výkazy, kde výrobce uvádí možnost volby mezi anglickým, německým, ruským, italský a slovenským jazykem.
35
4.1.3.
Souhrn základních informací obou programů
Tab. č. 3: Přehledné srovnání účetních programů
Pro koho je určen Operační systém Procesor Operační paměť HDD (Hard Disc Drive) - Pevný disk Databáze
Pohoda 2008 Start
Premier system
menší a střední společnosti
menší a střední společnosti
MS Windows 2000, XP nebo
MS Windows 98, 2000, XP nebo 2003 Server,
Microsoft Vista
Microsoft Vista, Linux, Novell
Intel Pentium 1 GHz
Microsoft Vista 32 bit, 64 bit
256 MB nebo více
128 MB nebo více
alespoň 1 GB volného místa
nejméně 250 MB volného místa
před instalací
před instalací
Microsoft Access
Microsoft Visual FoxPro
ano
ano
Daňová evidence, Adresář,
Daňová evidence, Účetnictví,
Účetnictví, Fakturace, Sklady,
Fakturace, Zakázky, Evidence majetku, Mzdy,
Mzdy, Jízdy, Majetek
Sklad, Správce
Provoz v síti
Moduly
kvalitní servis v prvním roce Služby navíc
zdarma, úprava programu na zakázku
úpravy programu, pomoc s převodem dat a s auditem, implementace, navrhování účetní metodiky a logistických procesů, poradenská kancelář zdarma
ano
ano
Cena jedné licence plné
síťová verze Komplet NET
TOTAL PACK
verze (bez DPH)
až pro 5 PC za 23 960 Kč
pro 1 PC za 37 098 Kč
Klávesové zkratky
Poměru cena/výkon Technologický přínos Uživatelská přívětivost
Zdroj: Vlastní a časopis Click! V časopise Click! č. 12/2006 [6] Jana Ziková srovnávala účetní programy a hodnotila je mimo jiné podle poměru cena/výkon, technologického přínosu a uživatelské přívětivosti. Její hodnocení jsem zahrnula do tabulky č. 3. Pro maximální počet bodů stanovila 5 teček.
36
4.1.4.
Moduly programu Pohoda 2008 Start
Podnikatel si může poskládat účetní program a vybrat si moduly, které potřebuje. Každá informace se vkládá jen jednou a dostane se do všech modulů. Obrázek č. 1: Informační plocha
Adresář Seznam klientů, zákazníků či obchodních partnerů v sobě zahrnuje agenda Adresář. Zapisovat do ní může uživatel adresu firmy spolu s kontaktními a obchodními údaji, a jde i začlenit adresu do skupiny pomocí klíče. K jednotlivým adresám se dají přiložit související dokumenty. Při zvolení konkrétního podnikatelského subjektu najde účetní dopisy, smlouvy, ceníky či jakékoliv jiné dokumenty, určené pro konkrétního adresáta. Pomocníkem se stává adresář v případě zaslání e-mailu či SMS zprávy prostřednictví elektronické pošty. Adresy je možné tisknout třeba na české poštovní poukázky, průvodky, podací archy, obálky či adresní štítky. Současně zahrnuje modul i soupis zemí a obcí včetně poštovních směrovacích čísel.
37
Účetnictví Účtovat se dá s pomocí předkontací i souvztažných účtů, které si může uživatel vytvořit, upravit a mazat podle libosti. Do hlavní účetní knihy, účetního deníku, se automaticky zapisují doklady z agendy Banka, Pokladna, Interní doklady, Faktury, Zálohové faktury, Ostatní pohledávky, Přijaté faktury, Přijaté zálohové faktury a Ostatní závazky. Seřazeny jsou chronologicky. Pohledávky a závazky se zlikvidují zaplacením buď z pokladny, nebo z běžného účtu. Do agendy Daň z přidané hodnoty (dále jen DPH) a Daň z příjmu se data zapisují automaticky z vložených dokladů. Přiznání k DPH může uživatel vytvořit a podat i v elektronické podobě v souladu s platnou legislativou. Fakturace Kromě přijatých a vydaných faktur sem spadají i agendy Přijaté a Vydané objednávky. U Přijatých objednávek jde o rezervování si zboží či služeb, na základě níž se později automaticky vytvoří faktura vydaná. V ní se objevují údaje o faktuře samotné a o odběrateli. Skladové položky se vkládají do tzv. Položky faktur. Při fakturaci více odběratelům se dá urychlit činnost pomocí vzoru pro danou skupinu. Na vydanou objednávku navazuje přijatá faktura. Celý proces vkládání údajů se značně urychlí prostřednictvím čtečky čárkových kódů, která ale není součástí všech nabízených produktů společnosti Stormware. Placení faktur po částech řeší program lehce a přehledně. Platit a přijímat platby za faktury z pohodlí kanceláře umožní homebanking. Sklady Ocenit skladové zásoby je možné pouze váženým aritmetickým průměrem. Pořízení i úbytek má možnost uživatel zaúčtovat způsobem A i B. Není možné vést jeden sklad jedním a ostatní druhým způsobem. Návaznost na modul Stormware eFormu vyjadřuje možnost obchodovat se skladovými zásobami na internetu. Zboží se na sklad vkládá v pořizovacích cenách a jejich vytvoření je díky vlastnostem programu snazší.
38
Mzdy Základní funkcí modulu je rozlišení na malé organizace (do 25 zaměstnanců) a organizace (nad 25 zaměstnanců). Samozřejmostí je správa mezd malým organizacím. Pokud jde o organizace, musí si firma toto rozšíření za příplatek dokoupit. Software podporuje životní pojištění, penzijní připojištění a úrazové pojištění hrazené zaměstnavatelem. Informace o zaměstnancích, jejich pracovním poměru nebo o pojištění se vkládají do agendy Personalistika. Údaje zde vypsané se používají pro výpočet mezd, sociálního a zdravotního pojištění a daně z příjmů. Jako doplňující informace k zaměstnancům nechybí sleva na dani, způsoby zdanění a odvody pojistného, pravidelné srážky a nepřítomnost v zaměstnání. Seznamy penzijních fondů a pojišťoven napomáhají k rychlejšímu vkládání dat. Jízdy Evidence vozidel, jízd a řidičů zahrnuje modul Jízdy. Majetek Spadá sem evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku spolu se soubory movitých věcí. Automatičnost celého modulu vyjadřuje například propojení s právními předpisy při stanovení odpisové skupiny, vypočítání daňových odpisů, vyčíslení připočitatelné položky k dani z titulu rozdílu odpisů. Modul si poradí i s leasingovým majetkem, u kterého stanoví splátky dle splátkového kalendáře a vypočítá daňově uznatelné náklady. Nástavbová a specializovaná řešení Homebanking elektronicky vytváří a zpracovává soubory při komunikaci banky a klienta. Běžnou záležitostí je automaticky zaúčtovat elektronicky přijatý výpis z účtu. Čas strávený nad tiskem a transportem příkazu k úhradě do banky nahradí pár minut práce s touto agendou. Načtení kurzů cizích měn z internetových stránek České národní banky nebo získání informací z denního kursového lístku KB značně napomůže při účtování.
39
Komunikace s internetovými obchody a vlastní objednávkový systém Stormware eForm využijí podniky s malým artiklem nabízeného zboží. Nutností je zřídit konkrétní obchod na internetu připojeného vytáčenou či pevnou linkou. Stormware eForm zahrnuje objednávkový systém pro vytvoření nenáročného internetového obchodu a obecné definice napomáhající k elektronickému přenosu obchodních dokladů mezi podniky. Elektronicky předat a obdržet dokumenty pomocí standardů umožňuje XML (Extensible Markup Language) komunikace. Technologie představuje otevřený formát, který je založen na obyčejném textu. 4.1.5.
Moduly programu Premier system
Program umožňuje klientovi zvolit si jednotlivé moduly tak, aby nejlépe uspokojily jeho potřeby. Především pro malé firmy to znamená, že mohou využít zvýhodněné balíčky, které lze časem rozšiřovat v závislosti na růstu podniku. Obrázek č. 2: Náhled na základní členění
40
Účetnictví Samotný modul se dělí na Vstupy, Výstupy a Nastavení. Pokladnu a Bankovní účty lze měnit z tuzemské měny na cizí a naopak. Homebanking je samozřejmostí. Agenda Vzájemné zápočty představuje návrhář dle saldokonta partnerů s automatickou realizací. Před začátkem účtování musí uživatel stanovit účtový rozvrh, dokladové řady a počáteční rozvahu. Vše najde v části Nastavení. Hlavní kniha nabízí možnost filtrace podle účtu a protiúčtu, partnera nebo dokladové řady. V Obratové předvaze se člení účty na analytické a syntetické, skupiny a třídy. Charakter modulu vystihuje možnost měnit kdykoliv data bez opravných řádků. Fakturace V subsystémech Odběratelé i Dodavatelé najde uživatel potřebné funkce, tj. pořizování údajů o partnerovi zapsané v Adresáři partnerů, konkrétní fakturaci, vytváření šablon a jiných přehledů. Uživateli se nabízí podrobný přehled dokladů, které souvisí s partnery. Dělí se mimo jiné podle saldokonta, Cash flow nebo třeba podle tržeb. Zakázky Precizní propracování vystihuje možnost víceúrovňového členění a pozdějšího sledování s hodnocením průběhu. Modul sleduje nákladové a výnosové zakázky, umožňuje marketingové (CRM, tj. řešení pro řízení vztahů se zákazníky) a manažerské řízení. Nachází se zde mimo jiné subsystémy Objednávky odběratelů a Kalkulace. V Přehledu uživatel uvítá především Výpočet bodu zvratu, Sledování produktivity práce a Detailní porovnání Kalkulace-Soupiska-Skutečnost. Evidence majetku Jednoduchá a přehledná evidence hmotného, nehmotného, finančního a drobného majetku spolu s odpisy vytváří kvalitní uživatelské prostředí. Modul řeší i evidenci vozidel včetně knihy jízd, cestovních příkazů a leasingu. Automaticky přemisťovat a pořídit majetek včetně inventury umožňuje nadstavba Čárkové kódy.
41
Mzdy Modul vytváří mzdové a personální prostředí pro neomezený počet zaměstnanců. K dispozici je nabídka potřebných formulářů, tj. pracovní smlouva, rozvázaní pracovního poměru a výkaz práce. Program podporuje docházkové systémy s návazností na mzdy. Agenda Personalistika představuje evidenci zaměstnanců s kompletní podporou pojišťoven a penzijního pojištění. Sklad Skladové hospodářství zahrnuje veškeré funkce potřebné při evidenci a správě skladu. Konkrétně jde o skladové karty spolu s příjemkami a výdejkami, zásobování z hlediska poptávky u dodavatelů a vystavení objednávek, a samozřejmě prodej, do kterého spadají ceníky včetně e-shopu, nabídky odběratelům, objednávky a smlouvy. Ve skladě se účtuje metodou A i B a k ocenění skladu je k dispozici FIFO a vážený aritmetický průměr. Počet skladů není nijak omezen. Práci značně ulehčí čtečka čárkových kódů. Prodej a ceník nabízí možnost volby mezi cizími měnami. Správce Představuje prvotní, ale i průběžné nastavení informací o společnosti a její činnosti. Uživateli se zde mimo jiné nabízí služba ochrany, zálohy a obnovy dat. Nástavbová a specializovaná řešení Finanční analýza se využívá zejména ke stanovení finančního zdraví podniku, vyzdvihuje nedostatky v hospodaření, včas varuje v případě finančních potíží. Informace vzniklé díky finanční analýze zajímají nejen podnik samotný, ale mimo jiné i banky, které chtějí znát bonitu společnosti. Nové informace se vytváří ze zadaných dat programu automaticky. Controlling nabízí přehled o současném stavu hospodaření a především o budoucím vývoji finanční situace podniku. Daňová kancelář v sobě zahrnuje automatické vyplnění veškerých daňových přiznání, přehledů a výkazů, které jsou potřebné nejen pro finanční úřad.
42
Obrázek č. 3: Schematické zobrazení produktů a modulů
4.2.
Názorný fiktivní příklad
V této části bakalářské práce jsem se vžila do role malé firmy, která působí na českém trhu řadu let. Pro zvyšující se kvalitu výpočetní techniky se rozhodla pořídit nové počítače včetně moderního softwarového vybavení. Bohužel stávající program pro vedení účetnictví s operačním systémem MS DOS je již zastaralý a nemůže pracovat v novém softwarovém prostředí. Z toho důvodu se firma rozhodla pro pořízení nového informačního softwaru, který by plně vyhovoval jejím požadavkům.
43
4.2.1.
Informace o firmě
Sepsáním společenské smlouvy v prosinci 1989 byla založena společnost s ručením omezeným pekárna FATAMI se základním kapitálem 100 000 Kč. Firma vyrábí základní druhy pečiva, s rozlišením na slané a sladké, a zákusky. Přírůstky nakoupených zásob se oceňují pořizovacími cenami a úbytky pak metodou FIFO. Evidence zásob je vedena způsobem A. Budovu provozovny má společnost v pronájmu. Vlastní ještě tři nákladní automobily. Účetnictví vede pouze v českých korunách. Výrobky požadují zatím jen tuzemští odběratelé, ale do budoucna se počítá s vývozem do zemí Evropské unie. Při pořízení moderní výpočetní techniky se firmě nabídly nové možnosti. Jde především o internet, který do té doby využívala jen zřídka při propagaci. Nyní s jeho pomocí chce zavést internetové obchodování a homebanking. Zaměstnává okolo 20 pracovníků a řadí se mezi čtvrtletní plátce DPH. V říjnu 2007 navštívila veletrh INVEX v Brně, kde se blíže seznámila s novými produkty v oblasti informačních systémů. Nejvíce ji zaujaly programy od společností Stormware a Premier. Designově pěkné a přehledné uživatelské prostředí, základní seznámení s jednotlivými produkty a pokrytí základních potřeb podniku významně napomohlo při výběru těchto dvou kandidátů. K 1. 1. 2008 vykazovaly účty tyto zůstatky v Kč: Aktiva 082 - Oprávky k samostatným movitým věcem a souborům movitých věcí 022 - Samostatné movité věci a soubory movitých věcí 112 - Materiál na skladě 211 - Pokladna 221- Bankovní účty 311 - Odběratelé
Suma aktiv
Pasiva -356 410 321 - Dodavatelé
105 200
1 500 000 331 - Zaměstnanci
39 760
336 - Zúčtování s institucemi 85 000 sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění 12 600 342 - Ostatní přímé daně 208 900 343 - Daň z přidané hodnoty 50 100 411 - Základní kapitál 421 - Zákonný rezervní fond 461 - Bankovní úvěry 1 500 190 Suma pasiv
Zdroj: Vlastní
44
14 610 21 220 39 400 100 000 180 000 1 000 000 1 500 190
Během ledna a února 2008 došlo k těmto účetním případům:
1) 01. 01. Sestavení počáteční rozvahy a zaúčtování zůstatků aktiv a pasiv. 2) 10. 01. Od firmy MlýnBlansko, s.r.o., došla faktura za nakoupenou mouku. Množství 1060 kg, cena 5 Kč/kg, plus 9 % DPH.
Číslo faktury je 10001. Datum
vystavení je 10. 01. 2008, datum uskutečnění zdanitelného plnění (dále jen DUZP) 10. 01. 2008 a datum splatnosti je 20. 01.2008. 3) 11. 01. Mouka byla převedena na sklad. 4) 15. 01. Z běžného účtu byla uhrazena faktura č. 10001 firmě MlýnBlansko. 5) 22. 01. Firma CBA, s.r.o. projevila zájem o zákusky. Pro rozsáhlost zakázky požaduje pekárna zaplacení zálohy. Proto vystaví zálohovou fakturu znějící na částku 20 000 Kč. Datum vystavení je 22. 01. 2008, datum splatnosti 29. 01. 2008. Faktura je uhrazena v den vystavení faktury hotově. 6) 30. 01. Převod 10 000 Kč z pokladny na běžný účet. 7) 08. 02. Firma Fatami koupila dvě výrobní linky, které byly už dodány. Faktura však ještě nepřišla. Jedna linka stojí 55 000 Kč. Co se týče daňového odpisu, spadá do odpisové skupiny 1 a bude se odepisovat zrychleně. V případě účetního odpisu se bude odepisovat 2 roky rovnoměrně. 8) 12. 02. Na základě zúčtovací a výplatní listiny byl stanoven předpis mezd za měsíc leden 2008, tj. hrubé mzdy zaměstnanců 350 000 Kč, zálohová daň 33 519 Kč, srážky sociálního pojištění 28 000 Kč a zdravotního pojištění 15 750 Kč. 9) 18. 02. Neodborným zacházením bylo znehodnoceno 5 kg kvasnic, vznikla škoda provozního charakteru. 10) 23. 02. Z důvodu opatrnosti vytváří společnost rezervu na plánovanou opravu výrobní linky v částce 30 000 Kč.
45
4.2.2.
Vypracování příkladu
Nastavení základních informací o firmě včetně vnitřní účetní směrnice Pohoda – Při založení nové účetní jednotky navádí program uživatele krok za krokem. Prakticky není možné udělat při založení chybu. V závěru Průvodce zavedením účetní jednotky jsou nabídnuty mimo jiné základní klávesové zkratky spolu s nápovědou. Ta se vyvolá na stisk klávesy F1 k otevřené agendě, dialogovému oknu, oknu se zprávou, položce nabídky a na stisk tlačítek Ctrl+F1 ke každému tlačítku formuláře. V modulu Nastavení, v části Globální nastavení si určí každá nová firma svoje parametry u jednotlivých modulů podle potřeb. Účetní osnova je stanovena s možností přidat, upravit či odebrat jakékoliv účty. Premier – Vznik firmy a vložení základních informací je nenáročné. Program vede uživatele po jednoduchých krocích. Parametry vnitřní účetní směrnice se zadávají v modulu Správa. Jen účtová osnova, která se zadává pracně, účet za účtem, a dokladové řady patří do modulu Účetnictví, část Nastavení. Sem spadá i počáteční rozvaha. 1)
01. 01. Sestavení počáteční rozvahy a zaúčtování zůstatků aktiv a pasiv.
Pohoda – Počáteční rozvaha se zadává do modulu Účetnictví, do části Počáteční stavy. Nedostatek se objeví v závěru zadávání počáteční rozvahy, kdy chybí konečná sumarizace. Dá se to ale dohledat v Tiskových sestavách, které se nacházejí v horní liště vlevo. Přestože existuje možnost Převodový můstek, musí být výstupy z minulého zastaralého programu shodné s podporovanými výstupy u nových softwarů. Bohužel v tomto případě bude muset podnik všechna svá data vložit do nového programu ručně. Počáteční stavy nejsou propojené s moduly, proto se musí vložit účetní počáteční stavy do jednotlivých agend. Premier – I když program nabízí automatické založení počáteční rozvahy na základě účtu 702, není to u firmy Fatami možné, protože účtuje v programu prvním rokem a nemůže využít službu Převodový můstek. Přesto se počáteční rozvaha sestaví velice snadno a bez problémů. Počáteční zůstatky aktiv a pasiv se automaticky objeví mimo jiné v hlavní knize a není potřeba je ještě ručně dopisovat do deníku.
46
2)
10. 01. Od firmy MlýnBlansko, s.r.o., došla faktura za nakoupenou mouku.
Množství 1060 kg, cena 5 Kč/kg, plus 9 % DPH. Číslo faktury je 10001. Datum vystavení je 10. 01. 2008, datum uskutečnění zdanitelného plnění (dále jen DUZP) je 10. 01. 2008 a datum splatnosti 20. 01.2008. Pohoda – Přijatá faktura se zadává v modulu Fakturace, agenda Přijaté faktury. Software se snaží celý zápis co nejvíce automatizovat. Číslo faktury, předkontace, datumy, konstantní symbol, forma úhrady, členění DPH, to vše je už stanoveno s možností změny uživatelem. V případě přijaté faktury od firmy MlýnBlansko se sice nabízí předkontace Nákup zboží, ale v tomto případě se jedná o nákup materiálu. Proto se musí založit předkontace nová. Klikne se myší na tři tečky, pak se zvolí některá z nabízených předkontací a pomocí klávesové zkratky Ctrl+K se zkopíruje a vytvoří předkontace nová, která se uloží a přenese do dokladu. Cena se zadává do záložky Položky faktury, kam se vloží množství včetně měrné jednotky a ceny za jednotku, a stanoví se výše DPH. Základní měrné jednotky jsou už nadefinované, ale mohou se přidat další v modulu Nastavení, část Seznamy. Při uložení se program ještě zeptá, jestli se má uložit zadaná adresa do adresáře. Premier – Vložit přijatou fakturu lze dvojím způsobem. Buď přes Deník, nebo přes modul Dodavatelé, Faktury. Do první varianty nelze třeba vložit DUZP či podrobnější informace o dodavateli. Druhý způsob vkládání je lepší, vzhledem k možnosti vložit více různorodých dat. Jedná se ale jen o evidenci faktury, nikoli o zaúčtování. Faktura se objeví v deníku, ale bez příslušných účtů. Nedostatky vidím u obou ve výpočtu ceny bez DPH, kdy nelze vložit množství kg a cenu za kg a tím automaticky vypočítat konečnou částku. 3)
11. 01. Mouka byla převedena na sklad.
Pohoda – Nejprve účetní založí novou skladní kartu v modulu Sklady, agenda Zásoby. Pak si najde přijatou fakturu č. 10001 za mouku. V horní liště programu se nachází modul Sklady a v něm Příjemky. Vytvořit příjemku dokáže snadno i laik bez využití nápovědy. Pokud se zjistí chyba při vytvoření příjemky, je nutno vystavit novou. Smazat špatný doklad jde rychle klávesovou zkratkou Ctrl+Del, která funguje i pro mazání ostatních dokladů v jiných agendách. Premier – Po založení skladu v Seznamu skladů, založení nové měrné jednotky (kg) v části Seznam skladů/pohybů a vytvoření nové skladové karty s pomocí klávesové zkratky F3
47
může uživatel konečně založit příjemku v modulu Sklad, při níž je zadávání jednotlivých údajů jednoduché a přehledné. Při uložení se program zeptá, jestli k uložené příjemce automaticky vytvořit přijatou fakturu nebo nic. V tomto případě je faktura už přijatá a zaúčtovaná, takže nic. Bohužel jakékoliv návaznosti se zaúčtovanou fakturou a tím zrychlení vkládání dat do příjemky program neumožňuje. Vložit automaticky se dají jen informace o dodavateli. Samotná příjemka v sobě nezahrnuje zaúčtování operace a uložením se tedy příjem materiálu neobjeví v deníku. Je proto ještě nutné zaúčtovat příjem materiálu na sklad do deníku. 4)
15. 01. Z běžného účtu byla uhrazena faktura č. 10001 firmě MlýnBlansko.
Pohoda – V modulu Fakturace se nachází možnost Příkaz k úhradě. Doplní se pouze datum a text. V horní liště se zvolí Záznam, Závazky. Vše se ukončí příkazem Proplatit nacházející se v horní liště. Zapsání účetního případu vystihuje nenáročnost a rychlost při zadávání. Premier – Oproti předešlým účetním operacím je v tomto případě účetní zápis plně automatizovaný. V modulu Účetnictví, v části Bankovní účty vytvoří uživatel nový zápis. Ihned se mu nabídne možnost Platba přijaté faktury, prostřednictvím které se vypíše celý účetní doklad a sám se i zaúčtuje. Stačí už jen uložit. 5)
22. 01. Firma CBA, s.r.o. projevila zájem o zákusky. Pro rozsáhlost zakázky
požaduje pekárna zaplacení zálohy. Proto vystaví zálohovou fakturu znějící na částku 20 000 Kč. Datum vystavení je 22. 01. 2008, datum splatnosti 29. 01. 2008. Faktura je uhrazena v den vystavení faktury hotově. Pohoda – Zálohové faktury spadají do modulu Fakturace. Předkontace automaticky nabídne možnost Bez, což znamená bez zaúčtování. Po uložení se zálohová faktura zapíše v zelené barvě a tím se na první pohled výrazně odliší od faktur přijatých a vydaných. Premier – V modulu Odběratelé nejdříve uživatel vloží nového odběratele. V části Zálohové listy pak bez problémů vytvoří zálohovou fakturu. Celá operace nevstupuje do účetnictví ale daní se, v tomto případě 9% DPH. Tuto informaci nemusí účetní začátečník vědět, proto jistě ocení, když jen vloží fakturovanou částku a o zbytek se postará program. Při ukládání se nabízí možnost automatického vytvoření příjmového pokladního dokladu.
48
6)
30. 01. Převod 10 000 Kč z pokladny na běžný účet.
Pohoda – Přes Účetnictví, Pokladna se nejprve nabídne vytvoření příjmového pokladního dokladu, který se změní na výdajový. Předkontace zahrnuje škálu možností, mimo jiné i převod hotovosti na účet. Po doplnění zbývajících dat se doklad uloží. Rychlé, jednoduché a zvládne to každý i bez zkušeností s programem. Stačí jen logicky uvažovat. Premier – Modul Účetnictví, agenda Pokladna nabízí při vytvoření výdajového pokladního dokladu specifikaci, tzv. Převod na bankovní účet nebo jinou pokladnu. Stačí vložit částku a účet na straně MD. V tomto případě 261 – Peníze na cestě. 7)
08. 02. Firma Fatami koupila dvě nové výrobní linky, které byly už dodány.
Faktura však ještě nepřišla. Jedna stojí 55 000 Kč. Co se týče daňového odpisu, spadá do odpisové skupiny 1 a bude se odepisovat zrychleně. V případě účetního odpisu se bude odepisovat 2 roky rovnoměrně. Pohoda – Celý postup vytváření evidence majetku lze definovat jako nenáročný. Problém nastane u účetních odpisů, které jsou skryty. Nalézají se v části Plán, kde člověk musí kliknout na tři tečky a tím vytvořit nový účetní odpisový plán. Počet období je stanoven na 2 roky v poměru 50 % ku 50 %. Účetní odpis se uloží a přenese do dokladu. V záložce Účetní odpisy si může uživatel zkontrolovat zapsání odpisů. Nedostatek vidím v tom, že majetek se musí zapisovat po jednotlivých kusech, tedy nelze zaevidovat více kusů stejného majetku najednou. Také zadávané informace o majetku jsou pouze základní. Chybí mi tu prostor pro bližší definování majetku a pro informace o dodavateli. Premier – Vložit nový hmotný majetek do evidence není vůbec nic složitého. U stanovení odpisů lze určit, aby účetní kopírovaly daňové. Celý doklad se skládá ze záložek Základní údaje, Účtování, Příslušenství, Údržba-záznamy, Poznámky a Obrázek. Je tedy zřejmá rozsáhlost vládání různých informací o majetku. I když nejde začlenit oba výrobní stroje najednou a ušetřit si tak čas při vyplňování další stejné evidenční karty, nabízí se možnost Hromadná kopie. Na základě stávající evidenční karty se vytvoří jedna či více úplně stejných. Při stisknutí klávesové zkratky F6 se objeví rozpočítaný přehled daňových a účetních odpisů hmotného majetku, který je zrovna označen.
49
8)
12. 02. Na základě zúčtovací a výplatní listiny byl stanoven předpis mezd za měsíc
leden 2008, tj. hrubé mzdy zaměstnanců 350 000 Kč, zálohová daň 33 519 Kč, srážky sociálního pojištění 28 000 Kč a srážky zdravotního pojištění 15 750 Kč. Pohoda – První krok představuje začlenění zaměstnanců do přehledné agendy Personalistika. Líbí se mi, že v záložce Doplňkové údaje se nachází informace o předešlém zaměstnavateli včetně způsobu ukončení pracovního poměru. K zaměstnanci bych ale ještě přidala možnost vložit fotografii. Modul Mzdy zahrnuje seznam zdravotních a životních pojišťoven spolu s penzijními fondy. Mzdy se účtují v modulu Účetnictví, část Interní doklady. V horní polovině dokladu se vyplní vše kromě předkontace a částky, protože se účetní operace skládá z několika různých položek. Předkontace pro hrubé mzdy je už stanovená. Pro ostatní položky výplatní listiny se musí vytvořit předkontace nové. Větší pozornost by se měla věnovat při zadávání množství. I když to člověka hned nenapadne, je automaticky stanoveno množství nula, což i při stanovení ceny, samotnou cenu nezapíše. Problém se vyřeší stanovením množství jedna. Premier – Před začátkem účtování samotných operací musí být zapsána evidence zaměstnanců v části Personalistika. Informace o zaměstnanci se vkládají lehce a plně pokrývají rozmanitost jednotlivých zaměstnanců, kteří se liší osobními údaji, pracovním zařazením, mzdovými a daňovými údaji. Agenda se dá zavřít pomocí klávesové zkratky Esc. Výkaz práce a určení mzdy zaměstnanci je přehledné a nekomplikované. Samozřejmě existuje propojení mezd a účetnictví, musí se ale vystavit interní mzdový doklad a po jeho vyplnění dát pokyn pro zaúčtování přímo z mezd. Kromě tohoto postupu existuje i verze přímého zaúčtování do deníku. 9)
18. 02. Neodborným zacházením bylo znehodnoceno 5 kg kvasnic, vznikla škoda
provozního charakteru. Pohoda – Účetní případ se zapisuje přes Sklady, agenda Výdejky. Sem se vloží pouze text a datum. Dále se přejde do modulu Záznam, Sklady. Uživatel změní pouze množství kusů. V pravé straně obrazovky přejde do agendy Výdejka a doklad uloží. Postup je docela netradiční a bez nápovědy nebo školení by na něj člověk sám nepřišel. Dá se ale při časném používání rychle zvyknout.
50
Premier – Jedná se o výdejku v modulu Sklad. Při vyplňování výdejky je v pravém horním rohu aktuální stav na skladě. Tak uživatel při výdeji ví, kolik může vyskladnit. Při uložení se nabídne možnost propojení se zaúčtováním. Tak se dostane operace i do deníku. 10)
23. 02. Z důvodu opatrnosti vytváří společnost rezervu na plánovanou opravu
výrobní linky v částce 30 000 Kč. Pohoda – Přímý zápis do účetního deníku není možný. Provádí se automaticky pomocí zaúčtování zdrojových dokladů. Do modulu Účetnictví agenda Interní doklady lze účetní případ zapsat a zaúčtovat. Jde o netradiční operaci a musí se vytvořit nová předkontace. Premier – Vložit účetní operaci se dá díky deníku. Pomocí doposud velmi používané klávesové zkratky F3 se vytvoří nová položka. Do ní se vloží především datum, popis operace, typ dokladu včetně čísla a částka spolu s účty na straně MD/Dal. Taková účetní operace, jako je vytváření rezerv, se neřadí mezi pravidelné. Pokud nejsou už při vytváření nové položky definovány potřebné účty v účtové osnově, musí se celá nová položka zavřít bez možnosti uložení. Musí se přidat nové účty a vytváření vnitřního účetního dokladu zopakovat. Celý proces se stane z jednoduché účetní operace velice zdlouhavým. 4.2.3.
Zhodnocení příkladu
Firma Fatami se zabývá výrobou, proto by jí hlavně měl vyhovovat modul Sklad. Pro náročnost výroby a detailní určení materiálu se jeví jako lepší program Premier. Úbytky nakoupených zásob se oceňují metodou FIFO, kterou nabízí pouze Premier. To bylo hlavním důvodem pro upřednostnění Premieru před Pohodou, která FIFO nemá. Protože firma zaměstnává kvalifikované pracovníky, mezi nimi i účetní, nevyužije plně výhody, které představují předkontace v Pohodě. I když existence finanční analýzy nebyla požadována, je to velké plus, které pekárna významně uvítá. Modul finanční analýza a homebanking není samozřejmostí u všech programů společnosti Premier. Cena programu Podvojné účetnictví Profesional stojí 19 970 Kč. Ale neobsahuje již zmíněné dva moduly. Pokud by firma Fatami trvala na jejich pořízení, musela by zakoupit program Total Pack za 37 098 Kč. Kromě finanční analýzy a homebankingu však v sobě zahrnuje i daňovou kancelář a controlling. Jiný rozdíl mezi produkty není.
51
Podle mého názoru by měla firma snížit nároky a spokojit se s verzí Profesional, která je cenově dostupnější a přitom pokrývá ostatní požadavky kladené na program pro vedení účetnictví.
4.3.
Konečné vyhodnocení obou programů
Při zpracování praktické části včetně názorného fiktivního příkladu jsem se obohatila o následující skutečnosti: Pohoda
-
Slušný
komfort
spojený
s propracovaným
uživatelským
prostředím,
jednoduchost a přehlednost, to jsou vlastnosti vystihující program Pohoda od firmy Stormware. Přehledné prostředí představuje fakt, že lze otevřít více oken současně a že je možné se mezi nimi přepínat díky panelu na pravé straně obrazovky. Nejvýznačnější rys vidím v detailu konkrétního záznamu ve vrchní polovině a celkovém seznamu záznamů ve spodní polovině pracovního okna. Program se hodí pro tzv. účetní laiky, kteří nejsou příliš zběhlí v účtování. Velice jim v tomto hendikepu pomáhá předkontace, kdy stačí vybrat mezi variantami tu správnou, nemusí se tedy znát ani čísla účtů. Všechny účetní případy se však v předkontacích nevyskytují a musí se případně dodatečně vytvořit. Zde už je potřeba znát základní náležitosti pro zaúčtování. Jako účetní jsem si těžko zvykala na to, že se nedají jednotlivé účetní operace zapisovat přímo do deníku, a tím by se dostaly do specifických agend. Kdybych například zaúčtovala do deníku odpis dlouhodobého hmotného majetku (551/082), v modulu Majetek se mi automaticky zaevidovaný majetek účetně odepíše. Pohoda postupuje opačně, nejdříve stanoví pravidla pro účtování odepisování v modulu Majetek a tím se tato operace objeví v deníku. V případě, že si uživatel neví rady, je mu nabídnuta velmi srozumitelná nápověda, která ho vede po jednoduchých krocích. Díky klávesovým zkratkám, filtru a rozsáhlé automatizaci se pracuje v programu o poznání rychleji. Určitě bych ale doporučila úpravu skladu a odstranění už několikrát zmíněných nedostatků v tomto modulu. Jednou z nich je např. to, že chybí metoda FIFO pro ocenění zásob. Možná nepatrný, ale přesto nedostatek se objeví i při evidování adres, kdy při vložení
52
poštovního směrovacího čísla se automaticky připíše název města. Většinou to je ale obráceně, tedy že uživatel zná název města, ale ne už poštovní směrovací číslo. I když jde jen o detail, při větším množství adres by uživatel podle mého názoru změnu jistě uvítal. V celém programu postrádám větší detailnost při evidenci, ať už majetku, zásob či zaměstnanců. Cena za program odpovídá nabízené kvalitě. Celkově hodnotím Pohodu jako uspokojivou pro jednoduché a malé organizace. Premier - Oproti tomu program Premier dostál svému označení za ERP. Přehlednost, mimo jiné díky barevnému odlišení dokladů, a snadné ovládání snižuje náklady, které by vyvstaly s nutností školení. I když díky modularitě se klientovi nabízí možnost vybrat si mezi variantami modulů, nemůže si přímo jednotlivé zvolit, a tak si vytvořit jakýsi svůj vlastní program přímo pro něj. Určitě bych ale pochválila detailnost a propracovanost modulů. Při účtování má uživatel možnost volby, buď účetní operaci zadá do deníku, nebo ji zapíše do příslušných agend. Každopádně zadá informaci jen jednou a ta se objeví ve všech souvisejících modulech. Účty si musí účetní stanovit sama, musí sestavit účetní osnovu pro příslušný rok a vhodné je vytvořit dokladové řady. K dispozici má přehled všech účtů. Pro rychlejší práci v softwaru existují klávesové zkratky, F2 až F12. Například vytvořit nový doklad lze zmáčknutím klávesy F3. Program nezahrnuje nápovědu, ale v případě nouze je zdarma k dispozici tzv. hotline, která představuje nápovědu po telefonu. Společnost uvádí mezi silné stránky softwaru možnost cizojazyčných výkazů spolu s překladem kompletního ovládání programu a menu do německého, anglického a slovenského jazyka. Po hlubším poznání programu s názorem společnosti nesouhlasím. Při volbě jiného jazyka se změní jen některá slova, ostatní zůstanou česká. Funkci hodnotím za nedomyšlenou a nekvalitní. Takovému provedení nebude cizinec rozumět. Vzhledem k tomu, že se řadí mezi ERP, je cenově dostupný. I přes některé nedostatky hodnotím program jako kvalitní prostředek pro zpracování účetnictví a vhodný pro řízení menších a středních firem.
53
5. ZÁVĚR Nyní je již jasné, že kvalita programu není striktně odvislá od ceny, ale záleží na mnoha dalších faktorech, které musí být brány na zřetel. Myslet by se také mělo na fakt, že celý proces výběru a začlenění programu nelze stihnout během jednoho dne. Pro utvrzení se ve správnosti výběru významně pomáhají free-verze dostupné na internetu. Při seznamování se se softwary Pohoda a Premier jsem našla klady i zápory. Otevření více oken současně a možnost přepínání mezi nimi díky panelu na pravém okraji obrazovky umožňuje uživateli program Pohoda. Premier se zase pyšní tzv. „unigridovou obrazovkou“, díky níž může uživatel kombinovat různé ovládací a zobrazovací prvky (např. grafy, poznámkové štítky, součtové přehledy) v jediném zobrazeném okně. Na druhou stranu komplikace nastanou u Pohody v případě zálohování mezi různými počítači. A při psaní částek, konkrétně nul, musí účetní v Premieru výrazně zvýšit pozornost. V základních nárocích na modularitu se neliší, ale Premier v sobě navíc zahrnuje nadstandardní agendy, které ho právem řadí mezi ERP systémy. V závislosti na poměru cena/výkon, přívětivosti prostředí a funkčnosti považuji za výhodnější program Premier, který bych upřednostnila před Pohodou, kterou bych doporučila firmám, kde účetní nemají přílišné znalosti v účtování. Ještě bych ráda zmínila, že u obou programů mi velice chyběla tzv. funkce zpět, tj. možnost vrátit se o krok zpátky. Její existence by velice ulehčila práci nejen v prvotní fázi seznamování se s programy. V případě fiktivní společnosti Fatami zabývající se výrobou se dle mého názoru jeví vhodnější program Premier. Především pro možnost ocenit přírůstky a úbytky zásob metodou FIFO, kterou Pohoda neposkytuje. Mezi jednotlivými programy, které nabízí Premier, bych zvolila program Podvojné účetnictví Profesional za 19 970 Kč. Zahrnuje v sobě veškeré požadované moduly a přitom je cenově schůdný. Dospěla jsem k závěru, že výběr vhodného softwaru významně usnadní a zpřehlední činnost firmy. Navíc zamezí vzniku nákladů, které by vyvstaly při špatné volbě účetního softwaru. Věřím, že jsem svou bakalářskou prací napomohla k orientování se v problematice a že se stane návodem k rychlejšímu výběru správného účetního programu.
54
6. LITERATURA [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9]
[10] [11] [12]
[13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21]
BASL, J. – BLAŽIČEK, R. Podnikové informační systémy. 2. vydání, Praha: Grada Publishing, 2008. 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5 BOKŠOVÁ, J. – JANHUBA, M. a kol. Účetnictví 2. 5. vydání, Praha: Institut Svazu účetních, 2004. 547 s. ISBN 80-86716-08-2 ČERMÁK, R. a kol. Průvodce účetním softwarem. 1. vydání, Brno: Consoft, 1994. 215 s. Extra PC: časopis č. 3/2007. s. 88 – 93. Extra PC: časopis č. 10/2007. s. 118 – 124. Click!: magazín č. 12/2006. s. 18 – 33. FIŠEROVÁ, E. – FIŠER, J. Podvojné účetnictví a účetní závěrka pro podnikatele. 1. vydání, Praha: Refis, 1998. 320 s. ISBN 80-901649-7-8 GRÁSGRUBER, M. Pohoda 2002. IT Systems. 2002. sv. 4, č. 3, s. 2-3. ISSN 1212-4567. GRÜNWALD, R., HOLEČKOVÁ, J. Finanční analýza a plánování podniku. 1. vydání, Praha: Vysoká škola ekonomická v Praze, 1997. 197 s. ISBN: 80-7079-257-4 JANHUBA, M. Základy teorie účetnictví. 1. vydání, Praha: Oeconomica, 2005. 218 s. ISBN: 80-245-0852-4 JANKŮ, M. A KOL. Základy práva pro posluchače neprávnických fakult. 2. vydání, Praha: C. H. Beck, 2006. 656 s. ISBN 80-7179-4999-6 KOLEKTIV AUTORŮ. Účetnictví a daně české republiky v kontextu vstupu ČR do Evropské unie. 1. vydání, Opava: Slezská univerzita, 2004. 148 s. ISBN 80-7248-272-6 KOVANICOVÁ, D. Abeceda účetních znalostí pro každého. 17. vydání, Praha: Polygon, 2007. 467 s. ISBN: 978-80-7273-143-5 RUBÁKOVÁ, V. Účetnictví pro úplné začátečníky 2007. 1. vydání, Praha: GRADA Publishing, 2007. 172 s. ISBN 978-80-247-2003-6 ŽIVĚLOVÁ, I. Finanční řízení podniku I. 1. vydání, Brno: Mendlova zemědělská a lesnická univerzita v Brně, 1998. 106 s. ISBN: 80-7157-339-6 Internetové stránky společnosti Stormware [online]. 2008 [cit. 2008-04-01]. Dostupné na http://www.stormware.cz/pohoda/> Internetové stránky společnosti Premier [online]. 2008 [cit. 2008-04-02]. Dostupné na http://www.premier.cz/> IT Systems: elektronický časopis č. 3/2001. Dostupné z URL: http://systemonline.cz/clanky/ekonomicky-software-pro-male-a-stredni-firmy.htm IT Systémy: elektronický časopis č. 12/2006. Dostupné z URL: http://www.systemonline.cz/ekonomicke-systemy/winstrom-6.htm IT Systémy: elektronický časopis č. 12/2006. Dostupné z URL: http://www.systemonline.cz/ekonomicke-systemy/pohoda-2007.htm Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
55
7. SEZNAM PŘÍLOH 1) Účtová osnova pro podnikatele 2) Adresář – Pohoda, Premier 3) Přijatá faktura – Pohoda, Premier 4) Evidence zaměstnanců – Pohoda, Premier
56
Účtová osnova pro podnikatele Účtová třída 0 - Dlouhodobý majetek 01 - Dlouhodobý nehmotný majetek 010 - Dlouhodobý nehmotný majetek 011 - Zřizovací výdaje 012 - Nehmotné výsledky výzkumu a vývoje 013 - Software 014 - Ocenitelná práva 019 - Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek 02 - Dlouhodobý hmotný majetek odpisovaný 021 - Stavby 022 - Samostatné movité věci a soubory movitých věcí 025 - Pěstitelské celky trvalých porostů 026 - Základní stádo a tažná zvířata 029 - Ostatní dlouhodobý hmotný majetek 03 - Dlouhodobý hmotný majetek neodpisovaný 031 - Pozemky 032 - Umělecká díla a sbírky 04 - Pořízení dlouhodobého majetku 040 - Pořízení dlouhodobého majetku 041 - Pořízení dlouhodobého nehmotného majetku 042 - Pořízení dlouhodobého hmotného majetku 043 -Pořízení dlouhodobého finančního majetku 05 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý majetek 050 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý majetek 051 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý nehmotný majetek 052 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý hmotný majetek 053 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý finanční majetek 06 - Dlouhodobý finanční majetek 061 - Podílové cenné papíry a podíly v podnicích s rozhodujícím vlivem 062 - Podílové cenné papíry a podíly v podnicích s podstatným vlivem 063 - Realizovatelné cenné papíry a podíly 065 - Dlužné cenné papíry držené do splatnosti 066 - Půjčky podnikům ve skupině 067 - Ostatní půjčky 069 - Ostatní dlouhodobý finanční majetek 07 - Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku 070 - Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku 071 - Oprávky ke zřizovacím výdajům 072 - Oprávky k nehmotným výsledkům výzkumu a vývoje 073 - Oprávky k softwaru 074 - Oprávky k ocenitelným právům 079 - Oprávky k ostatnímu dlouhodobému nehmotnému majetku
08 - Oprávky k dlouhodobému hmotnému majetku 081 - Oprávky ke stavbám 082 - Oprávky k samostatným movitým věcem a souborům movitých věcí 085 - Oprávky k pěstitelským celkům trvalých porostů 086 - Oprávky k základnímu stádu a tažným zvířatům 089 - Oprávky k ostatnímu dlouhodobému hmotnému majetku 09 - Opravné položky k dlouhodobému majetku 091 - Opravná položka k dlouhodobému nehmotnému majetku 092 - Opravná položka k dlouhodobému hmotnému majetku 093 - Opravná položka k dlouhodobému nedokončenému nehmotnému majetku 094 - Opravná položka k dlouhodobému nedokončenému hmotnému majetku 095 - Opravná položka k poskytnutým zálohám 096 - Opravná položka k dlouhodobému finančnímu majetku 097 - Opravná položka k nabytému majetku 098 - Oprávky k opravné položce k nabytému majetku Účtová třída 1 - Zásoby 11 - Materiál 111 - Pořízení materiálu 112 - Materiál na skladě 119 - Materiál na cestě 12 - Zásoby vlastní výroby 121 - Nedokončená výroba 122 - Polotovary vlastní výroby 123 - Výrobky 124 - Zvířata 13 - Zboží 131 - Pořízení zboží 132 - Zboží na skladě a v prodejnách 139 - Zboží na cestě 19 - Opravné položky k zásobám 191 - Opravná položka k materiálu 192 - Opravná položka k nedokončené výrobě 193 - Opravná položka k polotovarům vlastní výroby 194 - Opravná položka k výrobkům 195 - Opravná položka ke zvířatům 196 - Opravná položka ke zboží
213 – Ceniny 22 - Účty v bankách 221 - Bankovní účty 23 - Běžné bankovní úvěry 231 - Krátkodobé bankovní úvěry 232 - Eskontní úvěry 24 - Jiné krátkodobé finanční výpomoci 241 - Emitované krátkodobé dluhopisy 249 - Ostatní krátkodobé finanční výpomoci 25 - Krátkodobý finanční majetek 251 - Majetkové cenné papíry k obchodování 252 - Vlastní akcie a vlastní obchodní podíly 253 - Dlužné cenné papíry k obchodování 255 - Vlastní dluhopisy 256 - Dlužné cenné papíry se splatností do jednoho roku držené do splatnosti 257 - Ostatní realizovatelné cenné papíry 259 - Pořizování krátkodobého finančního majetku 26 - Převody mezi finančními účty 261 - Peníze na cestě 29 - Opravné položky ke krátkodobému finančnímu majetku 291 - Opravná položka ke krátkodobému finančnímu majetku
35 - Pohledávky ke společníkům a sdružení 351 - Pohledávky k podnikům ve skupině 353 - Pohledávky za upsaný vlastní kapitál 354 - Pohledávky za společníky při úhradě ztráty 355 - Ostatní pohledávky za společníky 358 - Pohledávky k účastníkům sdružení 36 - Závazky ke společníkům a sdružení 361 - Závazky k podnikům ve skupině 364 - Závazky ke společníkům při rozdělování zisku 365 - Ostatní závazky ke společníkům 366 - Závazky ke společníkům a členům družstva ze závislé činnosti 367 - Závazky z upsaných nesplacených cenných papírů a vkladů 368 - Závazky k účastníkům sdružení 37 - Jiné pohledávky a závazky 371 - Pohledávky z prodeje podniku 372 - Závazky z koupě podniku 373 - Pohledávky a závazky z pevných termínových operací 374 - Pohledávky z pronájmu 375 - Pohledávky z emitovaných dluhopisů 376 - Nakoupené opce 377 - Prodané opce 378 - Jiné pohledávky 379 - Jiné závazky
Účtová třída 3 - Zúčtovací vztahy 31 - Pohledávky 311 - Odběratelé 312 - Směnky k inkasu 313 - Pohledávky za eskontované cenné papíry 314 - Poskytnuté provozní zálohy 315 - Ostatní pohledávky 32 - Závazky 321 - Dodavatelé 322 - Směnky k úhradě 324 - Přijaté zálohy 325 - Ostatní závazky 33 - Zúčtování se zaměstnanci a institucemi 331 - Zaměstnanci 333 - Ostatní závazky vůči zaměstnancům 335 - Pohledávky za zaměstnanci 336 - Zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění
Účtová třída 2 - Finanční účty 21 - Peníze 210 - Peníze 211 – Pokladna
345 - Ostatní daně a poplatky 346 - Dotace ze státního rozpočtu 347 - Ostatní dotace
34 - Zúčtování daní a dotací 341 - Daň z příjmů 342 - Ostatní přímé daně 343 - Daň z přidané hodnoty
57
38 - Přechodné účty aktiv a pasiv 381 - Náklady příštích období 382 - Komplexní náklady příštích období 383 - Výdaje příštích období 384 - Výnosy příštích období 385 - Příjmy příštích období 386 - Kurzové rozdíly aktivní 387 - Kurzové rozdíly pasivní 388 - Dohadné účty aktivní 389 - Dohadné účty pasivní 39 - Opravná položka k zúčtovacím vztahům a vnitřní zúčtování 391 - Opravná položka k pohledávkám 395 - Vnitřní zúčtování 398 - Spojovací účet při sdružení Účtová třída 4 - Kapitálové účty a dlouhodobé závazky 41 - Základní kapitál a kapitálové fondy 411 - Základní kapitál 412 - Emisní ážio 413 - Ostatní kapitálové fondy 414 - Oceňovací rozdíly z přecenění majetku a závazků 418 - Oceňovací rozdíly z přecenění při přeměnách
419 - Změny základního kapitálu 42 - Fondy ze zisku a převedené výsledky hospodaření 421 - Zákonný rezervní fond 422 - Nedělitelný fond 423 - Statutární fondy 427 - Ostatní fondy 428 - Nerozdělený zisk minulých let 429 - Neuhrazená ztráta minulých let 43 - Výsledek hospodaření 431 - Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení 45 - Rezervy 451 - Rezervy zákonné 459 - Ostatní rezervy 46 - Bankovní úvěry 461 - Bankovní úvěry 47 - Dlouhodobé závazky 471 - Dlouhodobé závazky k podnikům ve skupině 473 -Emitované dluhopisy 474 - Závazky z pronájmu 475 -Dlouhodobé přijaté zálohy 478 - Dlouhodobé směnky k úhradě 479 - Ostatní dlouhodobé závazky 48 - Odložený daňový závazek a pohledávka 481 - Odložený daňový závazek a pohledávka 49 - Individuální podnikatel 491 - Účet individuálního podnikatele Účtová třída 5 - Náklady 50 - Spotřebované nákupy 500 - Spotřebované nákupy 501 - Spotřeba materiálu 502 - Spotřeba energie 503 - Spotřeba ostatních neskladovatelných dodávek 504 - Prodané zboží 51 - Služby 510 - Služby 511 - Opravy a udržování 512 - Cestovné 513 - Náklady na reprezentaci 518 - Ostatní služby 52 - Osobní náklady 520 - Osobní náklady
521 - Mzdové náklady 522 - Příjmy společníků a členů družstva ze závislé činnosti 523 - Odměny členům orgánů společnosti a družstva 524 - Zákonné sociální pojištění 525 - Ostatní sociální pojištění 526 - Sociální náklady individuálního podnikatele 527 - Zákonné sociální náklady 528 - Ostatní sociální náklady 53 - Daně a poplatky 530 - Daně a poplatky 531 -Daň silniční 532 - Daň z nemovitosti 538 - Ostatní daně a poplatky 54 - Jiné provozní náklady 540 - Jiné provozní náklady 541 - Zůstatková cena prodaného dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku 542 - Prodaný materiál 543 - Dary 544 - Smluvní pokuty a úroky z prodlení 545 - Ostatní pokuty a penále 546 - Odpis pohledávky 548 - Ostatní provozní náklady 549 - Manka a škody 55 - Odpisy, rezervy a opravné položky provozních nákladů 551 - Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku 552 - Tvorba zákonných rezerv 554 - Tvorba ostatních rezerv 555 - Zúčtování komplexních nákladů příštích období 557 - Zúčtování oprávky k opravné položce k nabytému majetku 558 - Tvorba zákonných opravných položek 559 - Tvorba opravných položek 56 - Finanční náklady 560 - Finanční náklady 561 - Prodané cenné papíry a podíly 562 - Úroky 563 - Kurzové ztráty 564 - Náklady z přecenění majetkových cenných papírů 566 - Náklady z finančního majetku 567 - Náklady z derivátových operací 568 - Ostatní finanční náklady 569 - Manka a škody na finančním majetku
57 - Rezervy a opravné položky finančních nákladů 574 - Tvorba rezerv 579 - Tvorba opravných položek
648 - Ostatní provozní výnosy
58 - Mimořádné náklady 580 - Mimořádné náklady 581 - Náklady na změnu metody 582 - Škody 584 - Tvorba rezerv 588 - Ostatní mimořádné náklady 589 - Tvorba opravných položek
65 - Zúčtování rezerv a opravných položek provozních výnosů 652 - Zúčtována zákonných rezerv 654 - Zúčtování ostatních rezerv 655 - Zúčtování komplexních nákladů příštích období 657 - Zúčtování oprávky k opravné položce k nabytému majetku 658 - Zúčtování zákonných opravných položek 659 - Zúčtování opravných položek
59 - Daně z příjmů a převodové účty 591 - Daň z příjmů z běžné činnosti - splatná 592 - Daň z příjmů z běžné činnosti - odložená 593 - Daň z příjmů z mimořádné činností - splatná 594 - Daň z příjmu z mimořádné činnosti - odložená 595 - Dodatečné odvody daně z příjmů 596 - Převod podílu na výsledku hospodaření společníkům 597 - Převod provozních nákladů 598 - Převod finančních nákladů
66 - Finanční výnosy 660 - Finanční výnosy 661 - Tržby z prodeje cenných papírů a podílů 662 - Úroky 663 - Kurzové zisky 664 - Výnosy z přecenění majetkových cenných papírů 665 - Výnosy z dlouhodobého finančního majetku 666 - Výnosy z krátkodobého finančního majetku 667 - Výnosy z derivátových operaci 668 - Ostatní finanční výnosy
Účtová třída 6 - Výnosy
67 - Zúčtování rezerv a opravných položek finančních výnosů 674 - Zúčtování rezerv 679 - Zúčtování opravných položek
60 - Tržby za vlastní výkony a zboží 600 - Tržby za vlastní výkony a zboží 601 - Tržby za vlastní výrobky 602 - Tržby z prodeje služeb 604 - Tržby za zboží 61 - Změny stavu vnitropodnikových zásob 610 - Změny stavu vnitropodnikových zásob 611 - Změna stavu nedokončené výroby 612 - Změna stavu polotovaru 613 - Změna stavu výrobku 614 - Změna stavu zvířat 62 - Aktivace 620 - Aktivace 621 - Aktivace materiálu a zboží 622 - Aktivace vnitropodnikových služeb 623 -Aktivace dlouhodobého nehmotného majetku 624 -Aktivace dlouhodobého hmotného majetku 64 - Jiné provozní výnosy 640 - Jiné provozní výnosy. 641 - Tržby z prodeje dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku 642 - Tržby z prodeje materiálu 644 - Smluvní pokuty a úroky z prodlení 646 - Výnosy z odepsaných pohledávek
58
68 - Mimořádné výnosy 680 - Mimořádné výnosy 681 - Výnosy ze změny metody 684 - Zúčtování rezerv 688 - Ostatní mimořádné výnosy 689 - Zúčtování opravných položek 69 - Převodové účty 697 - Převod provozních výnosů 698 - Převod finančních výnosů Účtová třída 7 - Závěrkové a podrozvahové účty 70 - Účty rozvažné 701 - Počáteční účet rozvažný 702 - Konečný účet rozvažný 71 - Účet zisků a ztrát 710 - Účet zisků a ztrát 75 až 79 - Podrozvahové účty Účtové třídy 8 a 9 - Vnitropodnikové účetnictví
59
60
61
