Maatschappelijk Verslag MVO Nederland

Maatschappelijk Verslag MVO Nederland 2010 - 2011

1 / 27

Maatschappelijk Verslag MVO Nederland 2010 – 2011

Datum: 23 augustus 2012

2 / 27

Inhoudsopgave VOORWOORD

4

OVER DIT VERSLAG

5

1

6

PROFIEL MVO NEDERLAND

1.1 1.2 1.3 1.4 2

BIJDRAGE AAN DE MAATSCHAPPIJ MVO ALS KERNTAAK STAKEHOLDERS MVO-BELEID

6 6 6 7

HR & GOED WERKGEVERSCHAP

8

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3

HET PERSONEELSBESTAND DIVERSITEIT EN ARBEIDSPARTICIPATIE PERSONEELSVERTEGENWOORDIGING HET NIEUWE WERKEN GEZONDE MEDEWERKERS EN ZIEKTEVERZUIM MEDEWERKERSBETROKKENHEID EN –TEVREDENHEID PERSOONLIJKE ONTWIKKELING, OPLEIDING EN SCHOLING MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID SALARIËRING, ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN EN –VOORWAARDEN HUISVESTING EN INKOOP

8 8 10 10 11 11 12 12 13 14

3.1 HUISVESTING 3.2 INKOOP ALGEMEEN

14 16

4

19

LOGISTIEK EN MOBILITEIT

4.1 4.2 4.3 4.4 5

WOON-WERKVERKEER REISKOSTENBELEID ZAKELIJKE VLIEGREIZEN MOBILITEITSSCAN FINANCIERING

19 19 19 19 21

5.1 INKOMSTEN 5.2 BANKZAKEN EN VERZEKERINGEN

21 21

6

COMMUNICATIE

22

7

ACTIEPLANNEN VOOR 2012

23

8

BIJLAGEN

23

BIJLAGE I: RESULTATEN ENERGIESCAN MVO NEDERLAND

24

BIJLAGE II: MEDEWERKERSTEVREDENHEIDSONDERZOEK IIP 2011

26

3 / 27

Voorwoord Het schrijven van een maatschappelijk verslag is voor veel MKB-bedrijven een flinke opgave. MVO Nederland, ook een MKB-bedrijf dat het net als veel andere mkb’ers zeer druk heeft, heeft dit aan den lijve ondervonden. Ondanks het grote enthousiasme onder een aantal medewerkers om aan dit verslag een bijdrage te leveren, heeft de totale productie toch langer geduurd dan vooraf ingeschat. Dit komt enerzijds omdat ook wij hebben geleerd dat het opstellen van een verslag leidt tot vragen en inzichten waar tot die tijd nog onvoldoende over was nagedacht. Daardoor moest er meer worden uitgezocht en gediscussieerd dan wij hadden voorzien. Anderzijds is ook bij ons gebleken dat er door de dagelijkse drukte vaak andere prioriteiten zijn die de bespreking van het verslag nogal eens vertragen. Daarom zijn we des te trotser het verslag nu aan u te kunnen presenteren. Wij hebben geleerd dat we het op onderdelen van de MVO-agenda goed doen, maar dat ook wij verbeterpunten hebben. Een belangrijke conclusie is onder andere dat we ons eigen MVO-beleid explicieter op papier moeten zetten zodat dit voor iedereen, zowel intern als extern, helder is. We pakken deze en andere punten in de komende periode graag op met als doel ons MVO-verslag vanaf volgend jaar te integreren met ons reguliere jaarverslag. Willem Lageweg Directeur MVO Nederland

4 / 27

Over dit verslag In de kernactiviteiten van MVO Nederland staat maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) vanzelfsprekend centraal. Het creëren van bewustwording over MVO en een vertaling van MVO naar concrete tips en tools voor ondernemers vormen de primaire bedrijfsprocessen van MVO Nederland. Iedere organisatie maakt keuzes over de inrichting van haar bedrijfsprocessen. Dit maatschappelijk jaarverslag geeft een beeld van de manier waarop MVO Nederland daarbij afwegingen maakt en rekening houdt met de balans tussen People, Planet en Profit. Dit verslag is rond de verschillende, voor MVO Nederland relevante, bedrijfsprocessen opgebouwd. Na het algemene profiel van MVO Nederland met aandacht voor haar stakeholders, komen achtereenvolgens HR & goed werkgeverschap; huisvesting en inkoop; logistiek en mobiliteit; financiering; en communicatie aan bod. Aan het slot van het verslag worden de actiepunten voor ons interne MVO-beleid 2012 opgesomd. Naast dit maatschappelijk verslag over 2010 en 2011 heeft MVO Nederland een jaaroverzicht 2011 gepubliceerd, waarin verantwoording is afgelegd over de vorig jaar geboekte resultaten en ontplooide activiteiten. Dit maatschappelijk verslag heeft op enkele onderwerpen een overlap met het jaaroverzicht 2011, in het bijzonder op het gebied van personeel. Vanwege het belang van dat onderwerp binnen MVO is ervoor gekozen er in dit MVO-verslag ook aandacht aan te besteden. In 2012 zullen de twee verslagen waarschijnlijk worden geïntegreerd tot één verslag. De tekstkaders in dit verslag maken MVO-dilemma’s inzichtelijk waar wij mee geconfronteerd werden. Deze dilemma’s illustreren dat het ook voor MVO Nederland soms lastig is een juiste MVO-beslissing te nemen. Wij willen laten zien welke keuzes er gemaakt moe(s)ten worden en op grond waarvan er uiteindelijk voor een bepaalde handelswijze is gekozen.

5 / 27

1 Profiel MVO Nederland 1.1

Bijdrage aan de maatschappij

MVO Nederland maakt als dé kennis- en netwerkorganisatie op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen ondernemers bewust van de mogelijkheden van MVO en helpt hen dit uitgangspunt te verankeren in hun bedrijfsvoering. Met deze kernactiviteiten levert MVO Nederland een belangrijke bijdrage aan de verduurzaming van de Nederlandse economie en maatschappij. MVO Nederland werkt vanzelfsprekend ook aan een duurzame bedrijfsvoering in haar eigen organisatie. Een zorgvuldig arbo- en personeelsbeleid, reductie van energieverbruik en CO2-uitstoot en het inkopen van duurzame artikelen zijn hiervan de kernpunten.

1.2

MVO als kerntaak

De missie van MVO Nederland is maatschappelijk verantwoord ondernemen zo snel mogelijk vanzelfsprekend maken bij alle bedrijven en organisaties in Nederland. Ons streven is dat alle ondernemers in Nederland MVO zien als dé standaard voor ondernemen in de eenentwintigste eeuw. MVO Nederland volgt maatschappelijke en politieke ontwikkelingen op het gebied van onder meer ethiek, transparantie, energie, klimaat, ketenverantwoordelijkheid, arbeidsmarkt en sociale cohesie en maakt een vertaling naar concrete informatie en producten voor ondernemend Nederland.

1.3

Stakeholders

Betrokkenen of stakeholders van MVO Nederland zijn partijen die invloed ondervinden van en invloed kunnen uitoefenen op MVO Nederland. De verschillende partijen waar MVO Nederland mee te maken heeft, hebben uiteenlopende belangen. Wil MVO Nederland de juiste afwegingen kunnen maken bij het verfijnen en uitvoeren van haar MVO-beleid, draagvlak creëren voor haar activiteiten, nieuwe ideeën opdoen en het goede voorbeeld geven op het gebied van transparantie dan is het van groot belang dat MVO Nederland zich bewust is van haar stakeholders. Op die manier kan MVO Nederland luisteren naar, leren van en rekening houden met de belangen van de betrokken partijen en deze input gebruiken bij de verdere ontwikkeling van de organisatie. Hieronder volgt een korte inventarisatie van de belangrijkste stakeholders van MVO Nederland: Ondernemend Nederland: • Partners van MVO Nederland • Brancheorganisaties • Ondernemers in Nederland • Ondernemersorganisaties (zoals VNO-NCW, MKB-Nederland, De Groene Zaak) (Andere) samenwerkingsorganisaties: • Overheden, subsidieverleners en projectfinanciers • Maatschappelijke organisaties • MVO-kennisinstellingen en adviesbureaus Interne organisatie: • Medewerkers • Bestuur en Programmaraad van MVO Nederland • Leveranciers • Verhuurder van kantoor MVO Nederland en mede-huurders

6 / 27

Overig: • Media In de Programmaraad zijn de belangrijkste stakeholders van MVO Nederland vertegenwoordigd. In bijlage XIII van het Jaaroverzicht 2011 is de huidige samenstelling te vinden. Naar aanleiding van gesprekken met de Programmaraad en signalen die MVO Nederland op andere manieren van haar stakeholders ontvangt, zoals de jaarlijkse partnerpeiling, past MVO Nederland haar activiteiten aan. Dilemma 2010-2011: voldoet het hebben van een Programmaraad en het organiseren van een partnerpeiling aan onze behoefte aan een stakeholderdialoog? Enerzijds is een aantal van de genoemde stakeholdergroepen in de Programmaraad vertegenwoordigd, anderzijds sluiten we andere (individuele) stakeholders uit van deze dialoog. MVO Nederland zou graag vaker input krijgen van haar stakeholders. In 2012 zullen wij onze governance heroverwegen en daarbij ook de rol en samenstelling van de Programmaraad actualiseren.

1.4

MVO-beleid

In 2011 heeft MVO Nederland de eerste stappen gezet om te komen tot een integraal MVO-beleid. Op onderdelen was al beleid gevormd, maar een integrale aanpak ontbrak nog. Eind 2011 is tijdens een bijeenkomst aan medewerkers om input gevraagd over de belangrijkste aspecten van een intern MVO-beleid voor MVO Nederland. In 2012 gaat een werkgroep van start om dit verder op te zetten en door te voeren in de organisatie.

7 / 27

2 HR & goed werkgeverschap 2.1

Het personeelsbestand

In de afgelopen jaren is het aantal activiteiten van MVO Nederland en daarmee het aantal medewerkers gegroeid ten opzichte van voorgaande voorga jaren. Onderstaande figuur geeft een beeld van de groei van het aantal medewerkers per jaar. Dit is exclusief de langdurig gedetacheerden, waaronder de directeur van MVO Nederland sinds april 2006. Het gaat steeds (met uitzondering van 2004) om het aantal antal dat op 1 januari in dienst was; medewerkers die na 1 januari in dienst kwamen en op 1 januari van het volgend jaar weer uit dienst waren zijn niet meegeteld.

Aantal medewerkers in dienst op 1 januari van dat jaar 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

47 38 31 20 10

13

13

14

2006

2007

2008

5

2004

2005

2009

2010

2011

2012

Figuur 2-1 Aantal medewerkers 2004 - 2011

Onderstaande nderstaande tabel geeft meer informatie over het personeelsverloop in 2010 en 2011. Het aantal fte van de medewerkers in dienst groeide van 2010 tot 2011 met 24 procent. Eind 2011 beschikte e MVO Nederland over 39,5 fte die ingevuld werden door 47 medewerkers. s. In 2011 hebben negen mensen, vooral studenten, een stage bij MVO Nederland gelopen of vrijwilligerswerk voor onze organisatie verricht.

Aantal fte Aantal medewerkers in dienst Aantal nieuwe medewerkers Aantal medewerkers dat de organisatie verliet Aantal externen op freelance, uitzenduitzend of detacheringsbasis, stagiaires en vrijwilligers

2010

2011

(31 dec)

(31 dec)

31,5 38 14 5 7

39,5 47 17 8 15

Figuur 2-2 Personeelsverloop 2010 – 2011

2.2

Diversiteit en arbeidsparticipatie rbeidsparticipatie

In 2010 was de man-vrouwverdeling vrouwverdeling binnen het personeelsbestand personeelsbestand 9 mannen ten opzichte van 34 vrouwen (dit zijn afwijkende cijfers ten opzichte van bovenstaand figuur doordat hier is uitgegaan van het totaal aantal personen dat dat jaar voor vo MVO Nederland heeft gewerkt),, in 2011 was dit respectievelijk 14 en 39. Daarmee

8 / 27

is het percentage mannen n in 2011 gestegen van 21 procent naar 26 procent (zie figuur 2-3).

Figuur 2-3 Verhouding man-vrouw vrouw onder medewerkers in 2010 en 2011

Mannen maakten 54 procent en 40 procent uit binnen de leidinggevende posities in respectievelijk 2010 en 2011. Het aantal leidinggevende posities nam in 2011 toe van negen naar tien (zie figuur 2-4). 2

Figuur 2-4 verhouding man - vrouw onder leidinggevenden in 2010 en 2011

Mensen met een arbeidsbeperking beperking zijn actief geworven in 2010 en 2011. In n de vacaturetekst wordt altijd specifiek aandacht besteed aan mogelijkheden voor mensen nsen met een arbeidsbeperking. Sinds 2009 zijn de vacatures van MVO Nederland op de vacaturebank van ValidPeople geplaatst. In I 2010 kwamen hier weinig reacties op. Daarom zijn in i 2011 niet alle vacatures meer op de website van ValidPeople geplaatst. aatst. De doelgroep doe wordt namelijk beperkt bereikt. Veel mensen zonder beperking solliciteren vanuit deze site. In de vacatureteksten blijft MVO Nederland wel aandacht besteden aan de mogelijkheden voor mensen met een arbeidsbeperking.

9 / 27

Dilemma 2010-2011: MVO Nederland vindt het belangrijk dat haar medewerkersbestand een afspiegeling vormt van de maatschappij. Om te weten of dit daadwerkelijk zo is, is gedetailleerde personeelsinformatie nodig. Die ontbreekt echter. De vraag is ook hoe je deze informatie interpreteert bij een relatief kleine organisatie als MVO Nederland. Kijk je bij etnische diversiteit bijvoorbeeld naar iemands nationaliteit, geboorteland of het geboorteland van de ouders? En hoe ver ga je in de definitie van een achterstand tot de arbeidsmarkt? Het stigmatiseren van collega’s is bovendien onwenselijk. In 2012 zal tijdens een interne bijeenkomst een gezamenlijke dialoog gevoerd worden over ons MVO-beleid. Daarbij zal ook besproken worden of en hoe MVO Nederland over diversiteit kan rapporteren.

2.3

Personeelsvertegenwoordiging

In 2009 kwam naar voren dat de medewerkers van MVO Nederland behoefte hadden aan een vorm van personeelsvertegenwoordiging. In 2010 is een voorbereidingscommissie gestart om te kijken hoe hieraan gehoor kon worden gegeven. De voorbereidingscommissie adviseerde een personeelsvertegenwoordiging (PVT) in te stellen met uitgebreide verantwoordelijkheden. Het Management Team (MT) heeft dit advies overgenomen en in juni 2011 is een PVT opgericht die uitgebreid is met advies- en instemmingsrecht. Ook heeft de PVT meer leden dan gebruikelijk: vijf in plaats van drie. Deze PVT-constructie past goed bij de laagdrempelige en open cultuur van MVO Nederland. MVO Nederland beschikt nu over een officiële vertegenwoordiging van de collega’s voor personeelszaken, het door iedereen gewenste klankbord en de gesprekspartner voor de directie. De PVT overlegt maandelijks en heeft de volgende standaard agendapunten: werksfeer en werkomgeving, interne communicatie, continuïteit van de organisatie, projectmatig werken, arbeidsvoorwaarden en de ontwikkeling van ons eigen MVO-beleid en MVO-verslaglegging. Eens in de drie maanden overlegt de PVT met de directeur. Verder wordt de PVT betrokken als het MT de mening van de medewerkers wil peilen.

2.4

Het nieuwe werken

In 2010 en 2011 is het flexibel werken en thuis werken steeds meer gemeengoed geworden in de organisatie. De verhuizing naar de Nieuwekade begin 2011 bood nieuwe kansen om ‘het nieuwe werken’ (HNW) verder door te voeren. Een kleine werkgroep van medewerkers van MVO Nederland was actief betrokken bij de vorming van ideeën voor de inrichting van het nieuwe kantoor. De uiteindelijke inrichting is tot stand gekomen dankzij een training over HNW waarbij medewerkers de discussie met elkaar aangingen en werkafspraken gemaakt zijn. In de nieuwe huisvesting van MVO Nederland zijn diverse ruimtes gecreëerd met allen hun eigen sfeer en mogelijkheden: rustige werkkamers met twee tot vijf werkplekken, overlegruimtes, open ruimtes (met en zonder vaste computers) en een lounge, die ook voor besprekingen in kleine groepen gebruikt wordt. Het idee is dat medewerkers bewust kiezen voor een ruimte die goed aansluit bij de werkzaamheden die zij op dat moment doen. En op die manier optimaal afwisselen tussen de werkruimtes. Alleen het secretariaat en de afdeling financiën hebben een aantal vaste werkplekken. Voor iedere medewerker is het overal in ons kantoor mogelijk op het netwerk te werken. Het oorspronkelijke idee om daarnaast stilteruimtes te creëren waarin niet gebeld of gepraat mag worden is

10 / 27

vooralsnog losgelaten vanwege gebrek aan werkplekken. MVO Nederland is voornemens om die in 2012 te creëren.

Dilemma 2011: De faciliteiten bieden sinds de verhuizing naar de Nieuwekade begin 2011 betere kansen voor het nieuwe werken. Hier is ook een training aan gewijd. Hoewel er meer thuisgewerkt wordt dan voorheen, blijft het gemeengoed om overwegend hele dagen fysiek op kantoor aan het werk te zijn. Op zich is dat geen probleem. Maar doordat het aantal medewerkers groeit (zie figuur 2.1) zijn er inmiddels onvoldoende werkplekken op het kantoor in Utrecht. Het gesprek over HNW moet opnieuw aangegaan worden, waar willen mensen werken en welke afwegingen spelen hierbij een rol: type werkzaamheden, gewenning, faciliteiten thuis of andere werkplekken. Kortom, wat zijn de mogelijkheden om medewerkers optimaal te faciliteren? Te denken valt aan het openen van een dependance of meer te gaan werken bij partners.

In 2011 zijn bovendien door leidinggevenden de eerste stappen gezet om steeds meer te sturen op resultaten. De competenties van medewerkers zijn beter in beeld gebracht. Talenten staan centraler bij persoonlijke ontwikkeling en bij de resultaatafspraken. In 2012 wordt hier verder invulling aan gegeven.

2.5

Gezonde medewerkers en ziekteverzuim

Medewerkers die minimaal 20 uur per week in dienst zijn, kunnen gebruik maken van een sportvergoeding van maximaal 35 euro bruto per maand. Hiervan maakte in 2010 en 2011 ongeveer de helft van de medewerkers gebruik. Een keer per maand kunnen medewerkers zich inschrijven voor stoelmassage. In 2011 maakten 53 medewerkers hiervan gebruik (variërend van één tot twaalf keer). In 2010 waren dit er 38. Door de groei van het aantal medewerkers is het niet langer haalbaar om dit één keer per maand aan te bieden. In 2012 wordt bekeken of de stoelmasseur vaker kan komen. Het ziekteverzuim is in 2011 toegenomen van 2,7 procent naar 5,3 procent. Het landelijk gemiddelde is 4,5 procent voor kantoororganisaties. In 2010 waren er twee langdurig zieken onder de medewerkers. In 2011 waren dit er vijf, waarvan drie niet werk gerelateerd waren. Dit verklaart het toegenomen percentage.

2.6

Medewerkersbetrokkenheid en –tevredenheid

In 2011 is voor de tweede keer via de methodiek van Investors in People (IiP) onderzoek gedaan naar de medewerkerstevredenheid en de effectiviteit van het gevoerde management in de organisatie. Het eerste onderzoek vond in 2009 plaats. Op onderwerpen waar toen aanbevelingen ter verbetering naar voren kwamen, zoals het opleidingsen scholingsbeleid en het arbeidsvoorwaardenpakket, zijn verbeteringen geboekt. MVO Nederland mag zich verheugen over een hoge mate van medewerkerstevredenheid en medewerkersbetrokkenheid. Medewerkers kennen de doelen van onze organisatie, zetten zich hier graag voor in, krijgen de ruimte, hun ideeën worden serieus genomen, er wordt systematisch gewerkt met functioneringsgesprekken en medewerkers zijn in overwegende mate tevreden over de erkenning en waardering vanuit de leiding. Op deze en andere terreinen worden scores bereikt van 75 procent of hoger. Omdat de organisatie in de afgelopen jaren flink is gegroeid, stemt deze uitslag zeker tot tevredenheid. Het onderzoek van 2011 leerde ons echter dat er op een aantal terreinen nog ruimte is voor verbetering.

11 / 27

Onderstaande verbeterpunten worden in 2012 opgepakt: • • • •

2.7

Meer duidelijkheid over vereiste competenties voor medewerkers (inclusief leidinggevenden) en de relatie met scholing hierbij; Meer aandacht voor het evalueren van projecten en acties; Het beter inwerken van nieuwe medewerkers; De samenwerking tussen afdelingen scoort redelijk maar dient verder verbeterd te worden.

Persoonlijke ontwikkeling, opleiding en scholing

MVO Nederland hecht veel waarde en belang aan (zelf)ontplooiing van medewerkers. Daartoe stimuleert zij deelname aan opleidingsactiviteiten die bijdragen aan het verbeteren van de uitoefening van de functie en/of het verruimen van mogelijkheden binnen MVO Nederland. Iedere medewerker van MVO Nederland komt in aanmerking voor een tegemoetkoming in de studiekosten. Vijf procent van de arbeidstijd van elke medewerker kan worden besteed aan studiedoeleinden in het kader van kennisontwikkeling, zoals productontwikkeling en het bijwonen van themabijeenkomsten. Kennis die wordt opgedaan via externe trainingen en cursussen, wordt zo veel mogelijk intern overgedragen. In de taaken POP-gesprekken (POP = persoonlijk ontwikkelingsplan) die elk jaar gehouden worden, worden scholing en ontwikkeling expliciet besproken. Vervolgens worden de scholingswensen gehonoreerd voor zover het budget dat toelaat. Tijdens de functionerings- en beoordelingsgesprekken (respectievelijk medio en eind van het jaar) worden de resultaten en effecten van scholing en ontwikkeling besproken. In 2010 is in totaal ruim € 20.000 uitgegeven aan trainingen. Het jaar daarop was dat € 35.000. In 2010 zijn er twee in-company trainingen georganiseerd: presentatievaardigheden en gesprekstechnieken. Aan beide trainingen namen twaalf collega’s deel. Ook volgden medewerkers individuele trainingen, cursussen en opleidingen, waaronder functioneel applicatiebeheer, individuele coaching, MBA in een dag, nascholing BHV en presentatievaardigheden. In navolging van de plannen die in 2010 zijn gemaakt voor het verder uitbouwen van het intern leren binnen MVO Nederland, zijn in 2011 zo’n twintig interne lunchbijeenkomsten verzorgd. Deze werden zowel door collega’s als door externen gegeven. Onderwerpen die daarbij aan bod kwamen zijn MVO-keurmerken en – instrumenten, de P van People, duurzaam inkopen, The Sustainability Consortium en mensenrechten. Naast enkele individuele trainingen en cursussen is er in 2011 door tien personen een training didactische vaardigheden gevolgd met het oog op het geven van workshops en trainingen voor de MVO Nederland Academie. Aan een training procesbegeleiding namen ook ongeveer tien collega’s deel. Intern zijn twee inwerktrainingen gegeven aan nieuwe medewerkers. Daarin leerden zij over MVO en MVO Nederland. Een algemene interne training gaf antwoord op de vraag ‘Hoe geef ik een MVO-presentatie?’.

2.8

Maatschappelijke betrokkenheid

Tachtig procent van de medewerkers van MVO Nederland nam in 2010 deel aan de nationale vrijwilligersdag. Dat beviel zo goed dat wij in 2011 opnieuw meededen aan een activiteit van NL Doet. Op vier locaties zetten medewerkers van MVO Nederland zich in voor diverse activiteiten van zorginstelling Aveant. Zo droeg MVO Nederland bij aan het organiseren van een voorjaarsmarkt, het aanleggen van terrassen en een belevingstuin en het verzorgen van een high tea voor dementerende bewoners van een verzorgingstehuis.

12 / 27

Het jaarlijkse kerstcadeau aan de medewerkers bestond in 2011 uit twee Pluimen (van 25 en 50 euro). Het idee was om een (of beiden) weg te geven aan een goed doel en de ander aan jezelf te besteden.

2.9

Salariëring, arbeidsomstandigheden en –voorwaarden

MVO Nederland werkt met een marktconform functie-/loongebouw en kent een flexibel beloningssysteem. Dit betekent dat niet met vastgestelde treden wordt gewerkt, zoals gebruikelijk is in non-profit of overheidsinstellingen. Het systeem kenmerkt zich door een minimum- en maximumsalaris en een matrix met percentages. Deze percentages zijn gekoppeld aan de eindbeoordelingscategorieën die in het beoordelingsbeleid zijn vastgesteld. Alle medewerkers van MVO Nederland vallen onder dezelfde arbeidsvoorwaardenregeling. Bij wijze van proef wordt aan sommige medewerkers een prestatiebeloning toegekend als provisie voor het werven van een bepaald aantal partners of het binnenhalen van een project. MVO Nederland heeft goede secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden. Zo heeft MVO Nederland een collectieve pensioenregeling, waarbij ongeveer 75 procent van de premie door de werkgever wordt betaald. Reiskosten voor woon-werkverkeer worden volledig vergoed op basis van tweede klas OV. Ook is er een internetvergoeding voor werknemers die thuiswerken. Om een gezonde levensstijl te stimuleren, zoals eerder aangegeven, worden maandelijks stoelmassages verzorgd en kent MVO Nederland een sportvergoeding. Voor medewerkers is er een vaste tegemoetkoming in de ziektekostenpremie. MVO Nederland wil haar medewerkers stimuleren om privé te streven naar een duurzame levensstijl. Sinds 2008 kunnen medewerkers in het kader van het ‘Energie Privéplan’ een energiescan voor hun huis laten uitvoeren en tot een maximum van € 500 energiebesparende maatregelen bij de werkgever declareren. In 2010 heeft één medewerker hiervan gebruik gemaakt, in 2011 twee. Uitgaand van één fte verdienden mannen bij MVO Nederland in 2011 gemiddeld € 55.963,- (een toename van 4,7 procent ten opzichte van 2010) bruto per jaar inclusief vakantiegeld en vrouwen € 50.017,- (een toename van 6,8 procent). Hierbij moet worden opgemerkt dat alle secretariaatsfuncties door vrouwen worden vervuld. Het salaris van de directeur valt buiten deze berekening. Directeur Willem Lageweg werkt bij MVO Nederland via een detacheringsovereenkomst met de Rabobank en verdient € 115.000 exclusief BTW. Er is geen vergoeding aan directie of andere werknemers die uitkomt boven de inkomensgrens die wordt bepaald in de ‘Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens’. Bestuursleden van MVO Nederland ontvingen in 2010 en 2011 een vergoeding voor hun werkzaamheden. Beide jaren bedroeg dit € 9.000 voor de voorzitter en € 6.000 voor de overige bestuursleden, inclusief een onkostenvergoeding.

13 / 27

3 Huisvesting en Inkoop

3.1

Huisvesting

Sinds begin 2011 huurt MVO Nederland bedrijfsruimte van Ping Properties. DTZ Zadelhoff treedt uit naam van de verhuurder op als beheerder van het pand aan de Nieuwekade te Utrecht. In 2012 worden met beide partijen gesprekken gevoerd over de verdere verduurzaming van dit pand. 3.1.1

Energie

Het elektriciteitsverbruik van MVO Nederland over 2011 is niet precies te achterhalen. In 2011 betaalde MVO Nederland als huurder van de kantoorruimte van Ping Properties een huurprijs inclusief energie- en waterverbruik. Halverwege 2011 is op verzoek van MVO Nederland een tussen-elektriciteitsmeter geplaatst voor de verdieping die MVO Nederland samen met Initiatief Duurzame Handel (IDH) en Base of the Pyramid Innovation Centre (BoP) huurt. Op basis van het aantal fte valt de volgende verdeelsleutel te maken: MVO Nederland – 60 procent, IDH – 30 procent en BoP Inc – 10 procent. Op basis van de eerste tussenmeting schat MVO Nederland dat het elektraverbruik 43.000 kWh per jaar is voor de hele verdieping. MVO Nederland zou op basis van deze schatting 25.800 kWh verbruikt hebben. Helaas is het nog niet mogelijk een vergelijking met voorgaande jaren te maken omdat daarvan geen gegevens beschikbaar zijn. Energie besparen is voor MVO Nederland belangrijk. Daarom werd ook in 2011 regelmatig aandacht geschonken aan het correct afsluiten van apparatuur aan het einde van de werkdag. Netwerksessies worden standaard na twee uur afgebroken, waardoor het dataverkeer vermindert. Verder zijn er niet veel gedragscomponenten die grote invloed hebben op het energieverbruik van MVO Nederland. De gebruikers zijn zich bovengemiddeld bewust hiervan. In 2011 hebben Climate Neutral Group, Rienks Energiebesparende Adviezen en Projecten en Less Energy een beknopte energiescan (bijlage I) uitgevoerd voor de kantooromgeving van MVO Nederland. Samenvattend: er zijn in ons kantoor geen energieverslinders gevonden. De verlichting is redelijk up to date. Terugverdientijden voor mogelijke verbeteringen zijn in de energiescan (zie bijlage I) te vinden. Sluipverbruik van energie vindt vooral plaats via de koffiezetapparaten en de kopieermachines. Voor een goed overzicht hiervan zouden specifieke verbruiksmetingen per apparaat uitgevoerd moeten worden. Zo wordt ook inzicht verkregen in energieverbruik gedurende de nacht en het weekend. De verhuurder DTZ Zadelhoff nam in 2011 geen groene energie af, waardoor ook MVO Nederland als huurder geen groene stroom kon afnemen. In 2012 zal MVO Nederland opnieuw het initiatief nemen in het huurdersoverleg om te inventariseren hoeveel animo er is bij de andere huurders voor het afnemen van groene energie en ze indien mogelijk hiervoor te enthousiasmeren. Gezamenlijk met de huurders naar de verhuurder stappen met een concreet voorstel heeft immers de grootste kans van slagen.

14 / 27

Dilemma 2010 en 2011: bij het huren van een bedrijfsruimte is een ondernemer in de regel afhankelijk van de energiekeuze die de verhuurder heeft gemaakt. Vaak wordt vanwege de hogere kosten van groene energie voor bedrijfsruimtes nog gekozen voor grijze energie. MVO Nederland heeft dit aangekaart bij de verhuurder, uiteindelijk kan alleen de verhuurder hierover beslissen. Desondanks blijft dit een punt van aandacht. 3.1.2

Verwarming

De kantoorruimtes die MVO Nederland in 2010 en in 2011 huurden zijn beide aangesloten op stadsverwarming, die gebruikt maakt van zogenaamde restwarmte van, in ons geval een electriciteitscentrale. Het water dat door onze radiatoren stroomde wordt niet verwarmd door een cv-ketel of een andere vorm van directe warmteopwekking door fossiele brandstoffen. De omvang van de afgenomen stadsverwarming is niet bekend, omdat het kantoor in 2010 van MVO Nederland deel uitmaakte van dat van de KvK Midden-Nederland en in 2011 van dat van Ping Properties. Het verbruik van MVO Nederland werd door geen van beide verhuurders apart geregistreerd, noch is er inzicht in piekmomenten. Er is alleen een jaarrekening voor het totale gebouw. Uit de energiescan (bijlage I) blijkt dat een betere afstelling van thermosstaatknoppen en onderzoek naar betere isolatie de enige twee verbeterpunten zijn. Beide aanpassingen zijn relatief kostbaar en daarmee samenhangend een lange terugverdientijd. 3.1.3

Afval

In 2010 werden drie afvalstromen gescheiden: papier, glas en restafval. Sinds 2011 verzamelt MVO Nederland plastic ook apart in. De verhuurder maakt geen gebruik van een gescheiden afvalsysteem voor gft- en restafval. Verder houdt MVO Nederland rekening met het beperken van afvalproductie. Zo worden koffie en thee in grotere verpakkingen gekocht. 3.1.4

CO2-emissies en –compensatie

Het energieverbruik veroorzaakte ongeveer de helft van de totale CO2-uitstoot van MVO Nederland in 2010 en 2011. Ongeveer een derde werd veroorzaakt door transport, en zo’n 20 procent door papiergebruik. In 2010 heeft MVO Nederland 58 ton CO2 uitgestoten ten opzichte van 50 ton in 2009. Voor 2011 heeft MVO Nederland er voor gekozen geen vergelijking te maken met 2010. Het aantal vierkante meters kantoorruimte is toegenomen met 20 procent. Het aantal medewerkers dat in 2011 voor MVO Nederland werkte (inclusief externen zoals freelancers en stagiaires) is, naar boven afgerond, met 50 procent gestegen. Op basis hiervan heeft MVO Nederland geconcludeerd dat de organisatie in 2011 totaal bijna 100 ton CO2 heeft uitgestoten. Net als in voorgaande jaren heeft MVO Nederland de CO2-uitstoot (inclusief papiergebruik) gecompenseerd bij de Climate Neutral Group (CNG). CNG compenseerde onze uitstoot via CO2-credits. Van deze credits worden bomen geplant en projecten mogelijk gemaakt voor duurzame energieopwekking, duurzaam bosbeheer, het omzetten van afval in energie, de verhoging van energie-efficiency en het overstappen naar duurzame energie.

15 / 27

Dilemma 2011: MVO Nederland zou goed inzicht willen hebben in haar CO2-emissies. Het kost echter veel tijd dit gedegen in kaart te brengen. Uiteindelijk draait het om het optimaliseren van reductie van energieverbruik. Hier moeten effectieve maatregelen voor worden opgesteld, die vervolgens het gedrag van de betrokkenen veranderen. MVO Nederland heeft hier een eerste stap gezet via de beknopte energiescan (zie bijlage I). Uiteindelijk is het vooral wenselijk om een betrouwbare schatting te kunnen maken van energieverbruik om te weten of de maatregelen die genomen worden effectief zijn.

3.2

Inkoop algemeen

MVO Nederland streeft naar het verduurzamen van het eigen inkoopbeleid. Bij de inkoop en aanschaf van producten en diensten werden ook in 2010 en 2011 duurzaamheidscriteria zoveel mogelijk meegenomen. Een goede prijskwaliteitverhouding wordt in acht genomen. Hierbij wordt rekening gehouden met de milieu- en sociale kosten. Het dilemma in paragraaf 3.2.1 illustreert de soms lastige afweging tussen People, Planet en Profit. 3.2.1

Kantoorartikelen

De meeste duurzame kantoorartikelen werden aangeschaft bij Lyreco, dat sinds 2010 partner is van MVO Nederland. Een groot deel van onze kantoorartikelen was duurzaam, zoals schrijfblokken, pennen, memoblaadjes, ordners, permanente markers, plakband en snelhechtmappen. Deze artikelen zijn voorzien van bijvoorbeeld het FSC-keurmerk en/of zijn van gerecyclede oorsprong. Dilemma 2010 en 2011: wanneer een artikel bij Lyreco relatief duur was, werd onderzocht of het artikel in de duurzame variant bij een andere leverancier kon worden afgenomen. Hierbij werd in eerste instantie gekozen voor een winkel in Utrecht, Bureaubewust, die duurzame kantoorartikelen verkoopt. Ook werden weleens vanuit kostenoverwegingen inkopen gedaan bij leveranciers van minder duurzame kantoorartikelen. Het dilemma zit in het vinden van de balans tussen People, Planet en Profit.

3.2.2

ICT: hardware en software

Hardware Bij de verhuizing begin 2011 is alle afgeschreven apparatuur die MVO Nederland in de loop van de jaren had opgespaard van de hand gedaan. MVO Nederland wilde de oude IT-apparatuur doneren aan ITdonations, die de apparatuur duurzaam afvoert en waarbij de opbrengst naar een goed doel gaat. Helaas beschikte MVO Nederland niet over voldoende en geschikte apparatuur. Daarom is het afgevoerd door professioneel afvalverwerkingsbedrijf De Van Vliet Groep. Telefonie Sinds de verhuizing naar de Nieuwekade in 2011 is de telefonie in eigen handen gekomen. MVO Nederland heeft een telefooncentrale aangeschaft, die zich in ons pand bevindt en door het bedrijf Telematch beheerd wordt. Bij de aanschaf van de centrale en toestellen was het belangrijk dat zij weinig stroom verbruikten, dat elk toestel persoonsonafhankelijk was (iedere medewerker kan op elk toestel inloggen) en dat het mogelijk was voor elke medewerker om een doorschakeling

16 / 27

naar een ander nummer in te stellen. Bij de verlenging van de mobiele telefoonabonnementen is in 2011 besloten om geen nieuwe toestellen aan te schaffen, maar om de oude toestellen te blijven gebruiken en gebruik te maken van korting op de abonnementskosten. Bij aanschaf van nieuwe toestellen - voor nieuwe medewerkers - is opnieuw gekozen voor toestellen van het merk Nokia, leverancier van de meest duurzame mobiele telefoons op dat moment. Servers Bij de verhuizing is ook de IT-omgeving gewijzigd. Onze eigen servers zijn verkocht aan onze systeembeheerder en andere geïnteresseerden. Daarvoor in de plaats is een ‘hosted IT-netwerk’ gekomen, waarbij MVO Nederland gebruik maakt van enkele servers in een duurzaam datacenter, Evoswitch. Dit is één van de groenste datacenters van Nederland. Zij maken gebruik van uitsluitend groene energie en de organisatie is klimaatneutraal. Dit levert naast voordelen op het gebied van flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid ook een besparing van kosten en energie op. Sinds 2011 maakt MVO Nederland gebruik van een kabelaansluiting voor ons telefoonverkeer en een glasvezelverbinding voor het internet. Hierdoor hebben wij een snellere verbinding en konden wij het aantal gebruikers uitbreiden. 3.2.3

Printers en Papier

De printers van MVO Nederland zijn verouderd en relatief traag. Voor 2012 staat op de agenda om nieuwere Greenline printers te leasen. MVO Nederland maakt standaard gebruik van FSC-gecertificeerd papier gemaakt van 100 procent gerecyclde vezels. Dit bestellen wij sinds eind 2010 via Ricoh, de partij die ook onze printers levert. Die staan standaard ingesteld op dubbelzijdig printen. Drukwerk besteedden we in 2010 en 2011 uit aan duurzame drukkers. Bij de introductie van de nieuwe huisstijl van MVO Nederland per 1 januari 2012 is voor het stationary gekozen voor Cocoon Offset, de enige papiersoort met een enveloppenreeks waarvan de vensters zijn gemaakt van biologisch afbreekbaar materiaal. Cocoon Offset maakt gebruik van 100 procent gerecycled FSC-papier. MVO Nederland maakt haar papierverbruik inzichtelijk door middel van een schatting op basis van het ingekochte papier, omdat het onevenredig veel tijd kost dit exact uit te rekenen. Daarnaast is het zo dat de printers gedeeld worden met de andere huurders op de verdieping: IDH en BoP. Doordat er regelmatig thuisgewerkt wordt, is er geen inzicht in het totale printwerk. 1

De gemiddelde Nederlandse werknemer print op jaarbasis zo’n 6.000 A4-tjes . Dit zijn twaalf pakken papier (80 grams) per werknemer per jaar. MVO Nederland en IDH hebben in 2010 351 pakken papier besteld en deze zijn zo goed als geheel verbruikt. Per fte zijn zeven pakken per jaar gebruikt. Ons papierverbruik lag dus ruim onder het Nederlands gemiddelde. Het papierverbruik is in 2011 gelijk gebleven ten opzichte van 2010. MVO Nederland, IDH en BoP gebruikte gemiddeld zeven pakken papier per fte (waarvan twee pakken briefpapier en vijf pakken blanco papier). Omdat de drie organisaties van dezelfde printers gebruik maken is het praktisch onmogelijk het papierverbruik per organisatie uit te splitsen.

1

www.mt.nl/1/9036/home/mentaliteitswijziging-in-papierverbruik.html

17 / 27

3.2.4

Catering en bloemen

Sinds de verhuizing begin 2011 koopt MVO Nederland haar eigen koffie en thee in. Partner koffiebranderij Peeze levert koffie aan MVO Nederland die zowel biologisch als fair trade is. De biologische en fair trade thee bezorgt Simon Lévelt in grote verpakkingen zodat er minder verpakking nodig is. Zij leveren ook de suiker en melk. MVO Nederland kiest voor biologisch geproduceerde producten tijdens vergaderingen en events. Afhankelijk van de gelegenheid en de groepsgrootte wordt een afweging gemaakt tussen drie biologische leveranciers. Zo levert een leverancier bijvoorbeeld veel lokale producten, maar pas vanaf een minimale afname. Wanneer de medewerkers van MVO Nederland zelf inkopen, bijvoorbeeld voor gezamenlijke lunches, worden er veelal biologische en/of fair trade producten gekocht. MVO Nederland bestelt voor verschillende doeleinden bloemboeketten. Boeketten worden net als in 2010 bij ‘De Boeketterie’ besteld, een partner van MVO Nederland. Dit bedrijf doet veel aan MVO en levert zo mogelijk biologische bloemen. Dat aanbod is echter erg beperkt, dus moeilijk te leveren. De bloemboeketten die wij kochten voor events waren niet van een duurzame leverancier.

18 / 27

4 Logistiek en mobiliteit MVO Nederland maakte in 2010 en 2011 zoveel mogelijk gebruik van openbaar vervoer, beperkte autogebruik en vliegreizen, koos voor vervoer binnen steden bij voorkeur voor gebruik van de OV-fiets en koos bij gebruik van de auto voor een zo zuinig mogelijk alternatief, zoals een huurauto van Greenwheels. Alleen de directeur van MVO Nederland heeft een leaseauto, een Toyota Prius. Ook hij reist echter zo veel mogelijk met het openbaar vervoer of de fiets.

4.1

Woon-werkverkeer

Voor het woon-werkverkeer maakt bijna driekwart van de medewerkers van MVO Nederland gebruik van het openbaar vervoer. Bijna een kwart komt met de fiets naar het werk. Onderstaande tabel geeft dit schematisch weer. Vervoersmiddel Fiets Bus/tram/metro Trein Auto (individueel) Totaal

Aantal medewerkers 13 1 40 3 572

Tabel 4-1 Type vervoersmiddel voor woon-werk verkeer

4.2

Reiskostenbeleid

MVO Nederland vergoedt reiskosten en verschaft aan medewerkers onder bepaalde voorwaarden trajectkaarten voor het openbaar vervoer. 26 medewerkers ontvingen in 2011 een vaste reiskostenvergoeding. In 2010 waren dit er nog 21. In 2011 maakten veertien medewerkers gebruik van een jaartrajectkaart. Ook krijgen medewerkers van onze organisatie een fietsvergoeding als ze meer dan drie kilometer moeten fietsen naar hun werk of naar het dichtstbijzijnde OVvertrekpunt. In 2011 maakten zeven medewerkers gebruik van een fietsvergoeding. MVO Nederland heeft in 2010 bij de keuzes en beslissingen rond de verhuizing bereikbaarheid met het OV bewust meegewogen als belangrijke afweging. De nieuwe locatie ligt daarom op vijf minuten lopen van het Centraal Station Utrecht.

4.3

Zakelijke vliegreizen

Van alle vluchten in 2010 en 2011 werd de uitstoot van broeikasgassen gecompenseerd via de Climate Neutral Group.

4.4

Mobiliteitsscan

Eind 2011 heeft MVO Nederland een mobiliteitsscan uit laten voeren om te achterhalen of en hoe het mobiliteitsbeleid van MVO Nederland te optimaliseren valt. De mobiliteitsscan leverde vijf conclusies op: 1. MVO Nederland heeft vanuit het oogpunt van mobiliteitsmanagement een zeer goed beleid. 2. Behoud de huidige uitgangspunten: veel fietsers en vele gebruikers van openbaar vervoer. 3. MVO Nederland kan zichzelf als goed voorbeeld presenteren op het gebied van logistiek en mobiliteit. 2

Dit aantal komt niet overeen met de gegevens van Hoofdstuk 2.1 omdat hier is gekeken naar het totaal aantal medewerkers dat in dienst is geweest in 2011. Medewerkers die eind 2011 niet meer in dienst waren zijn in de figuren van Hoofdstuk 2.1 niet meegerekend.

19 / 27

4. Hoewel veel medewerkers al op de fiets naar MVO Nederland komen, kan het fietsstimulerings- of beloningsbeleid verder verbeterd worden. 5. Met het invoeren van het nieuwe werken is meer verantwoordelijkheid en flexibiliteit gegeven aan de werknemers op het gebied werktijden en werklocatie. Een persoonlijk mobiliteitsbudget kan hier goed bij aansluiten, waarbij de werknemer bovendien flexibel om kan gaan met zijn of haar reizen.

20 / 27

5 Financiering MVO Nederland beschikte in 2011 over drie verschillende vormen van inkomsten; de basissubsidie, specifieke projectsubsidies en partnerbijdragen. De basissubsidie basissubsidie maakte eind 2011 ongeveer 40 procent van de inkomsten uit, projecten 36 procent en partnerbijdragen zo’n 24 procent (zie onderstaand figuur 5-1). Inkomstenverdeling

24%

basissubsidie 40%

projecten partners

36%

Figuur 5-1 Verdeling inkomsten MVO Nederland 2011

5.1

Inkomsten

MVO Nederland wordt in toenemende mate afhankelijk van projectfinanciering en partnerinkomsten. Dit brengt een groter bedrijfsrisico en meer marktafhankelijkheid met zich mee. Om hierop in te spelen maakte MVO Nederland in 2011 concrete vervolgplannen vervolgplannen voor de inrichting van een hybride organisatie met inkomsten uit subsidies en marktinkomsten. Ook werden voorbereidingen getroffen om het partnerschap van MVO Nederland te vernieuwen en uit te breiden. Ten behoeve van het genereren van meer marktinkomsten marktinkomsten werden tevens plannen voor de lancering van een MVO Academie gemaakt.. De verschillende financieringsstromen binnen MVO Nederland zijn vanaf 2011 apart verantwoord in de jaarrekening, zodat per inkomstenbron inzichtelijk is waar de middelen voor zijn aangewend. Het reserveringsbeleid is in 2011 verder uitgewerkt, zodat toekomstige bedrijfsrisico’s kunnen worden opgevangen en de voorziening voor eventueel noodzakelijke afvloeiingsregelingen meer body krijgt.

5.2

Bankzaken en verzekeringen

MVO Nederland bankierde kierde in 2011 net als voorgaande jaren bij de Rabobank. Belangstellenden vragen ons wel eens of MVO Nederland niet thuishoort bij banken als Triodos Bank en ASN Bank, die beter scoren op duurzaamheid volgens eerlijkebankwijzer.nl. De keuze voor de Rabobank Rabobank is destijds gemaakt omdat deze bank een volledig dienstenpakket aanbood en een duidelijke focus heeft op het MKB. Voorts is ook de Rabobank erg actief op het gebied van MVO. Omdat MVO Nederland tevreden is over de dienstverlening en de mate waarin de Rabobank Rabobank MVO, zowel in de eigen organisatie als in haar relatie met klanten en andere stakeholders, serieus neemt, zagen wij ook in 2011 geen aanleiding om van bank te switchen. MVO Nederland heeft de pensioenen van haar werknemers verzekerd bij Aegon. Hiervoor or is destijds gekozen op grond van kostenoverwegingen. Van Lanschot Bankiers is de bemiddelaar.

21 / 27

6 Communicatie MVO Nederland doet haar uiterste best transparant te communiceren en zo op dit belangrijke MVO-thema het goede voorbeeld te geven. Met het financiële jaarverslag en het jaaroverzicht legt MVO Nederland achteraf verantwoording af over haar beleid en activiteiten, waarmee voldaan wordt aan de geldende eisen van compliance. Beter is het om stakeholders eerder, in het besluitvormingsproces, te betrekken, zodat zij nog input kunnen leveren. Zoals in paragraaf 1.3 beschreven, geeft de Programmaraad MVO Nederland de mogelijkheid stakeholders om input te vragen. Bovendien organiseert MVO Nederland jaarlijks een partneronderzoek, waarin de wensen en behoeften van partners in kaart worden gebracht. In 2011 werden vertegenwoordigers van de belangrijkste stakeholders geconsulteerd bij de creatie van een nieuwe huisstijl. Daarover is meer te lezen in het jaaroverzicht. Social media vergroten de mogelijkheid tot dialoog tijdens de besluitvormingsfase. Het project Grensverleggers is daar een mooi voorbeeld van; ondernemers bloggen haast on-the-spot op www.grensverleggers.nl over hun dilemma’s en lezers kunnen hen direct vragen stellen. MVO Nederland streeft ernaar steeds intensiever gebruik te maken van de mogelijkheid die social media bieden voor transparant communiceren. In 2012 wordt hiervoor beleid gemaakt. Integrated reporting, waarbij de milieu-, sociale en governance (ESG-)factoren worden meegenomen in de verslaglegging over financiële factoren, voert voor een kleine dienstverlenende organisatie als MVO Nederland vooralsnog te ver.

22 / 27

7 Actieplannen voor 2012 Uit het MVO-beleidsplan: Eind 2011 hebben onze medewerkers de belangrijkste verbeterpunten benoemd. Dit zijn in totaal twintig onderwerpen, waarvan er zeven zijn aangewezen als prioriteit voor 2012. Die zeven actiepunten met prioriteit zijn gekozen omdat ze het meest urgent zijn, er enkele quick wins te behalen zijn en op enkele van die punten onze grootste impact ligt. De huidige situatie zoals die hierboven is beschreven, heeft geleid tot de volgende speerpunten voor 2012: • • • • • • •

producten en diensten duurzaam inkopen kantoor energiezuiniger maken goed voorbeeld zijn in transparantie over MVO-resultaten goede werkplekken bieden personeelsbeleid intern transparanter maken HNW optimaliseren de medewerkertevredenheid en -betrokkenheid behouden

8 Bijlagen

23 / 27

Bijlage I: Resultaten energiescan MVO Nederland Onderwerp: Van: Aan: Datum:

Beknopte resultaten energiescan Frank van der Tang, Joost Rienks en Jos Senden Godard Croon 5 januari 2012

Introductie Op verzoek van MVO Nederland hebben wij in 2011 een beknopte energiescan uitgevoerd op de kantooromgeving van MVO Nederland. Het doel van de scan was het identificeren van mogelijkheden tot reduceren van energiegebruik en dus de CO2-voetafdruk van MVO Nederland. Climate Neutral Group heeft deze scan gratis aangeboden i.v.m. de hechte relatie met MVO Nederland. Rienks Energiebesparende Adviezen en Projecten en Less Energy hebben gratis hun medewerking verleend. Daarbij heeft MVO Nederland aangegeven graag even verslag te doen van de resultaten hieronder in haar nieuwsbrief met vermelding van bovengenoemde partijen. Helaas bleken niet alle benodigde gegevens voor handen zodat de resultaten hieronder beperkt zijn gebleven. Daarnaast is MVO Nederland huurder van het pand waardoor het aantal mogelijkheden verminderd wordt. Toch zijn er een aantal mogelijke acties gevonden waar MVO Nederland op korte termijn werk van zou kunnen maken, deze hebben wij hieronder gegroepeerd weergegeven. Elektriciteitsverbruik • De exacte verbruiksgegevens zijn nog niet bekend. Er is door de gebouwbeheerder op verzoek een tussenmeter geplaatst voor de hele verdieping en op basis van de eerste tussenmeting schatten wij het elektraverbruik op 43.000 kWh per jaar voor MVO Nederland en IDH samen. • Er zijn geen grote energieverslinders gevonden en er wordt gebruik gemaakt van zuinige PC’s (thin clients) en monitoren. De verlichting is redelijk up to date: alles is al hoog frequent met goede spiegel optieken. • Toch loont het de moeite om de verlichting te moderniseren en sluipverbruik te verminderen van apparatuur zoals koffiezetters en kopieerapparaten. Concreet stellen wij het volgende voor: •

Sluipverbruik: o Het is interessant om specifieke verbruiksmetingen per apparaat uit te voeren om een beter inzicht krijgen in de oorzaken van het elektriciteitsverbruik binnen de etage van MVO Nederland. Hier komt dan ook sluipverbruik, dat wil zeggen onnodig verbruik tijdens nacht en weekend, aan het licht. o In combinatie met de verbruiksmetingen kunnen PC’s, kopiers, printers, koffiezetters, close-in boilers e.d. ook automatisch worden uitgeschakeld op bepaalde tijden en bijvoorbeeld in het weekend. o De kosten hiervoor bedragen € 400,- voor de 9 apparaten die wij tegen zijn gekomen plus € 35,- voor iedere apparaat extra. Dit is inclusief software om het verbruik te monitoren en de stand-by killer functie. o De bijbehorende software maakt dan duidelijk wat, waar en wanneer wordt verbruikt. Het verbruik kan worden weergegeven in kWh, € of CO2. Er kunnen allerlei grafieken worden gemaakt die de rapportage m.b.t. energieverbruik vereenvoudigen. Op die manier kunnen er ook targets worden gesteld en worden gemonitord.

24 / 27

Verlichting: o Verbetering valt nog te halen uit het plaatsen aanwezigheidssensoren (AD) en daglichtdetectie (DLR). De aanwezige TL-ballasten zijn geschikt voor AD, maar niet voor DLR. Het plaatsen van aanwezigheidsdetectoren kost € 150,- tot € 200,per ruimte. De terugverdientijd is gemiddeld 3,5 jaar. o In de entree kunnen enkele halogeenspots (GU10 of GU5.3) worden vervangen door LED-spots. De kosten hiervoor bedragen € 20,- tot € 30,- per lamp afhankelijk van merk en wattage en de terugverdientijd is gemiddeld 2 jaar. o Het is tot slot misschien ook interessant als de TL-armaturen aan de raamzijde vervangen kunnen worden door armaturen met ingebouwde daglichtdetectie (DLR). Hiervoor is echter de investering zo’n € 75,- per ruimte plus € 100,- per armatuur en daarmee is de terugverdientijd langer dan 5 jaar. (Bovenstaande prijzen zijn exclusief BTW.)

•

Verwarming • Gedetailleerde verbruiksgegevens van MVO Nederland zijn niet bekend. Er is alleen een jaarrekening van het hele gebouw. Verwarming geschiedt op basis van stadsverwarming. Er is geen inzicht in piekmomenten. • Warmtedistributie verloopt via convectoren onder het raam. Deze convectoren hebben ieder een thermostaatknop. Deze zijn waarschijnlijk eenmalig goed ingesteld bij ingebruikname van het gebouw maar daarna zeker weer aangepast door de medewerkers. Dit is nooit helemaal te voorkomen zolang er aan knoppen gedraaid kan worden. • Om een beter zicht te krijgen op de besparingsmogelijkheden van de verwarming is verder onderzoek nodig en bijvoorbeeld een gesprek met de gebouwbeheerder om inzicht te krijgen in de exacte werking. Er kan dan besloten worden eenmalig de instellingen goed te zetten en vast te zetten. Doch dit is relatief kostbaar en heeft alleen effect als de medewerkers daarna de instellingen niet meer kunnen aanpassen. • De isolatie volgens de normen uit het bouwjaar 1988 is afdoende. Maar als MVO Nederland het goede voorbeeld zou willen geven zou hier verbetering in kunnen worden aangebracht. Dit zou vragen om een apart onderzoek door een gespecialiseerde partij. De terugverdientijden zijn hier langer dan 5 jaar. Warm tapwater • Warm tapwater: wordt voorzien door close-in boiler. Dit is een prima geschikte oplossing voor dit gebouw en gebruikers. Gedrag • Er zijn niet veel gedragscomponenten die op dit moment een grote invloed hebben op het energieverbruik van MVO Nederland en gebruikers zijn zich meer bewust dan gemiddeld. • Op het moment dat een systeem voor sluipverbruik wordt geïnstalleerd zal dit meer effect hebben dan onderlinge afspraken om ’s avonds alle kopiers e.d. uit te zetten en pas ’s ochtends weer aan. • Het uitzetten van de PC’s gebeurt grotendeels al automatisch en is door het grote aantal relatief kostbaar om ook te koppelen aan het systeem voor sluipverbruik. Hier zouden collega’s elkaar op moeten aanspreken om te zorgen dat de PC’s en monitoren ook echt worden uitgezet bij het verlaten van het pand. • Het aanpassen van convectoren zal nooit voorkomen kunnen worden omdat comfort heel belangrijk is voor mensen. Dit zou daarom misschien na het eenmalig correct instellen onmogelijk moeten worden gemaakt als men wil voorkomen dat het systeem weer uit balans raakt.

25 / 27

Bijlage II: Medewerkerstevredenheidsonderzoek IiP 2011 Belangrijkste conclusies en actiepunten Onlangs is voor de tweede keer via de Investors in People methodiek (IiP) onderzoek gedaan naar de medewerkerstevredenheid en de effectiviteit van het gevoerde management in de organisatie. In deze notitie wordt dit onderzoek kort samengevat en worden de actiepunten die we hierover in het managersoverleg (MO) hebben geformuleerd toegelicht. De Personeelsvertegenwoordiging (PVT) onderschrijft de conclusies en actiepunten. Het recente IiP onderzoek leert ons dat er in onze organisatie sprake is van een grote mate van medewerkerstevredenheid en medewerkersbetrokkenheid. 
 Medewerkers kennen de doelen van onze organisatie, zetten zich hier graag voor in, krijgen de ruimte, hun ideeën worden serieus genomen, er wordt systematisch gewerkt met functioneringsgesprekken en medewerkers zijn in overwegende mate tevreden over de erkenning en waardering vanuit de leiding. Op deze en andere terreinen worden scores bereikt van 75 procent of hoger. 
 Onder andere op de terreinen scholing, ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en duidelijkheid over de koers van de organisatie zijn de scores verbeterd t.o.v. 2009. 
 De recent geïntroduceerde organisatiewaarden worden in overwegende mate door de medewerkers onderschreven. 
 Ook omdat de organisatie in de afgelopen jaren flink is gegroeid stemmen deze uitslagen tot tevredenheid.
Het onderzoek leerde ons echter ook dat er op een aantal terreinen ruimte is voor verbetering. De verbeterpunten verschillen soms per afdeling. De afdelingshoofden zijn hierover inmiddels geïnformeerd en zullen daarop actie nemen. 
 Meer in het algemeen gelden organisatiebreed de volgende verbeterpunten. In het MO en het MT is inmiddels afgesproken deze verbeterpunten via gerichte actie op te pakken.

•

•

• • • •

26 / 27

Er bestaat onduidelijkheid over de vereiste competenties van leidinggevenden. Op voorstel van de Personeelsvertegenwoordiging zal onder de medewerkers een peiling plaatsvinden naar de gewenste competenties voor leidinggevenden waarna de directeur hiervoor met HR een voorstel zal doen dat in het MO zal worden besproken en in het MT zal worden vastgesteld. Ook over de eerder vastgestelde competentielijst voor medewerkers bestaat bij sommigen nog onduidelijkheid. Voordat de taak- en competentieafspraken voor 2012 worden gemaakt zal hierover extra uitleg worden gegeven vanuit HR en MT De vereiste competenties voor leidinggevenden en medewerkers zullen ook nadrukkelijker in scholingsactiviteiten worden vertaald. Het evalueren van projecten en acties verdient meer aandacht. Dit wordt een explicieter onderdeel van de managementinformatiecyclus en zal door de leidinggevenden frequenter in het werkoverleg worden geagendeerd. Ook het evalueren van de effecten van opleidingsinspanningen verdient meer aandacht. Leidinggevenden zullen dit in hun afdeling en in gesprekken met medewerkers vaker aan de orde laten komen. Het inwerken van nieuwe medewerkers kan beter. HR en Communicatie zullen hiervoor nog voor het einde van het jaar een verbetervoorstel doen.

•

•

•

•

27 / 27

Bij teveel medewerkers bestaat nog onduidelijkheid over de koers en het onderscheidend vermogen van de organisatie. Dit onderwerp zal tijdens een rondje van de directeur langs de afdelingen apart worden geagendeerd. De samenwerking tussen de afdelingen scoort redelijk maar dient verder verbeterd te worden. Dit onderwerp wordt o.a. opgepakt door binnenkort het projectmatig werken in de organisatie verder te professionaliseren en door extra aandacht voor dit onderwerp vanuit de leidinggevenden. E.e.a. zal periodiek worden geëvalueerd in het MO/MT en tijdens afdelingsoverleg. De directeur zal dit onderwerp ook aansnijden tijdens zijn bezoek aan afdelingsbijeenkomsten. De organisatiewaarde ‘praktisch’ verdient extra aandacht. Waar andere organisatiewaarden hoger dan 75 procent scoren zegt slechts 57 procent dat zij deze waarde bij MVO Nederland in overwegende mate herkennen. Ook de waarde ‘ontwikkelend’ scoort met 71 procent te laag. De waarde ‘initiërend’ is per abuis niet in het onderzoek meegenomen. Deze drie waarden zullen explicieter aan de orde worden gesteld bij de taak- en functioneringsgesprekken en bij de instrumenten/bijeenkomsten/ activiteiten die wij organiseren. Ook zal periodiek via onderzoek en werkoverleg worden gemonitord hoe deze waarden zich in onze organisatie ontwikkelen. HR en Office zullen onderzoeken wat de oorzaak kan zijn van de lichamelijke klachten die sommige medewerkers melden (RSI? Instelling van het meubilair? Ventilatie?)