MVO Beleid VGM NL stelt zich ten doel haar leden te ondersteunen en te ontwikkelen in die aspecten die voor de branche en haar stakeholders van belang worden geacht. Een van die thema’s is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Juist in de vastgoedsector is veel winst te behalen.VGM NL wil er toe bijdragen dat haar leden mee voorop lopen als het gaat om het ontwikkelen van initiatieven op het gebied van MVO.VGM NL wil samen met haar leden MVO ontwikkelen, vernieuwen en versnellen.
1. Verwachtingen belanghebbenden De vastgoedsector kan veel doen als het gaat om haar bijdrage in algemene energiebeheersing, afvalbeheersing en integer handelen.Vrijwel zonder uitzondering zijn alle stakeholders hier actief mee bezig en dus kan en moet onze branche daarbij niet achter blijven. Sterker nog onze expertise moet er actief toe bijdragen dat gebouwen efficiënter en langer gebruikt kunnen worden. Het is echter verstandig eerst te beginnen bij die elementen die volledig binnen onze eigen invloedssfeer vallen. En dat is onze eigen organisatie. Wij kunnen onze stakeholders alleen met recht wijzen op MVO indien wij in onze eigen organisatie MVO voldoende hebben ingebed.
2. MVO beleid binnen VGM NL MVO is een noodzaak maar bovenal een kans. Het beleid van VGM NL op korte termijn is er op gericht om haar leden op praktische wijze te ondersteunen bij het ontwikkelen van MVO beleid op organisatieniveau. Daarbij wil VGM NL haar leden actief betrekken opdat haar leden kennis, ervaringen en inzichten met elkaar gaan delen. Op middellange en langere termijn is het beleid er op gericht, om mede met MVO, onze branche nog beter op de kaart te zetten. Indien wij er in slagen om onze leden individueel en onze branche als collectief meer bewustzijn en kennis te vergaren over MVO biedt dit geweldige kansen die onze business versterken. Uit de werkgroep MVO is naar voren gekomen dat de aspecten Milieu en Eerlijk zaken doen de twee belangrijkste kernthema’s zijn. MVO beleid binnen VGM NL is opgebouwd uit de volgende bouwstenen:
INTEGRITEIT VGM NL heeft de afspraken die in het IntegriteitsOverleg Vastgoedmarkt (IOV), waar VGM NL onderdeel van uit maakt, uitgewerkt en opgenomen in de herschreven VGM NL Gedragscode. Deze afspraken betreffen intern toezicht, een meldpunt voor vermeende integriteitschendingen en screenen van medewerkers en relaties.
MVO IN DE EIGEN ORGANISATIE VGM NL heeft een overzicht opgesteld aan de hand waarvan VGM NL leden hun eigen MVO beleid kunnen toetsen en uitbreiden.VGM NL is lid van MVO Nederland.VGM NL stimuleert haar leden zich ook bij MVO Nederland aan te sluiten.
DUURZAAMHEID VASTGOED IN BEHEER Binnen het Platform Duurzame Huisvesting (PDH) wordt samen met partners uit de keten aandacht besteed aan duurzaamheid van de gebouwen die worden beheerd. In dit document richten wij ons op MVO in de eigen organisatie. Leidraad binnen het MVO beleid van VGM NL is het partnermanifest van MVO Nederland.
3. Partnermanifest MVO Nederland VGM NL is partner van MVO Nederland en heeft het partnermanifest ondertekend. Hiermee verklaart VGM NL de daarin beschreven visie op MVO te hanteren als uitgangspunt voor alle bedrijfsbeslissingen, en onderschrijft de genoemde MVO-uitgangspunten. De uitgangspunten zijn: 1. Bij alle bedrijfsbeslissingen streven wij naar een zorgvuldige balans tussen people, planet en profit. VGM NL | MVO BELEID
2
2. Wij streven naar een zo klein mogelijke ecologische voetafdruk. Dit doen wij door o.a. de milieubelasting, het energiegebruik en de CO2-uitstoot zo veel als kan te reduceren, en waar mogelijk volledig schoon te produceren. 3. Wij bevorderen de vitaliteit, inzetbaarheid en ontwikkeling van onze medewerkers. 4. Wij streven in onze personeelssamenstelling naar diversiteit in geslacht, herkomst, cultuur en leeftijd. 5. Wij creëren kansen voor groepen die het op de arbeidsmarkt moeilijk hebben. 6. Wij letten bij het inkopen van producten en diensten sterk op de sociale en milieu- aspecten die bij de productie, het transport en het gebruik een belangrijke rol spelen en maken daarover afspraken met onze leveranciers en afnemers. 7. Wij zoeken voortdurend naar nieuwe kansen op het gebied van duurzame producten en diensten. 8. Wij staan open voor samenwerking en partnerschappen en zijn bereid kennis en ervaringen actief te delen. 9. Wij leveren een bijdrage aan de leefbaarheid in de plaats of regio waarmee wij zijn verbonden. 10. Wij formuleren periodiek nieuwe MVO-doelen, geven over de vorderingen eerlijke en heldere informatie en zijn bereid hierover met belanghebbenden in overleg te treden.
4. Uitwerking MVO in de eigen organisatie Het VGM NL bestuur en de werkgroepen nodigen de leden uit om, aan de hand van onderhavig overzicht, te onderzoeken welke zaken binnen de eigen organisatie al geïmplementeerd zijn en welke niet. Op grond daarvan kunnen organisaties een plan van aanpak maken. Na het realiseren van deze doelstellingen kunnen organisaties een zogenaamde “zelfverklaring”, volgens ISO 26000, invullen. Met deze zelfverklaring wordt het voor derden controleerbaar of bedrijven zich daadwerkelijk houden aan het vastgestelde MVO beleid.
KERNTHEMA’S ISO 26000 ISO 26000 bestaat uit 7 kernthema’s waarvan kernthema 1 afwijkt van de kernthema’s 2 t/m 7.
KERNTHEMA 1. BESTUUR VAN DE ORGANISATIE Het kernthema bestuur van de organisatie is anders van aard dan de andere kernthema’s. Dit eerste kernthema heeft betrekking op het gehele systeem waarmee een organisatie besluiten neemt en uitvoert om haar doelstellingen te bereiken. Bestuur van de organisatie is niet alleen een kernthema maar ook een randvoorwaarde om de aandacht voor (alle) andere kernthema’s goed te verankeren in de organisatie. Thema’s 2 tot en met 7 zijn te vinden in navolgend overzicht en zijn opgenomen op volgorde van waarde voor een vastgoedmanagement organisatie.
KERNTHEMA 2. MILIEU Subthema:Voorkomen van milieuvervuiling Quick Wins ● Energieverbruik verwarming/koeling beheersen ● Plastic afval scheiden ● Papier scheiden ● Batterijen inleveren ● Bedrijfsfietsen ● Groener rijden ● Rijden met openbaar vervoer ● Niet ontvangen van reclamefolders etc. ● Verminderen kilometers door bewuste planning bijeenkomsten ● Conference calls Lange termijn ■ ISO 14001 http://www.euronorm.net/content/template2.php?itemID=129 ■ Milieuverslagen ■ Meten van carbon footprint
VGM NL | MVO BELEID
3
Paperless office ■ Eco Passenger (bereken de uitstoot van je reis en daarmee de impact op het milieu) http://www.ecopassenger.org/ ■
Subthema: Duurzaam gebruik van middelen Quick Wins ● Verduurzaamjepand.nl ● Energiezuinige verlichting ● Groene energie eigen pand, certificaat ● Dag van de Duurzaamheid ● FSC papier ● Carpool auto ● Bedrijfsfietsen ● Duurzame thee/koffie http://www.mvonederland.nl/content/mvo-tools/visible-fair ● Geen gebruik maken van plastic bekers ● Verduurzaam inkoopbeleid Lange termijn ■ Cradle to cradle ■ Hergebruik ■ Efficiencyprogramma’s ■ Inkoopbeleid ■ Klimaatregeling ■ Medewerkers opleiden in duurzaamheidstoepassingen ■ Duurzame inkoop ■ Paperless office ■ The Green Office Initiative http://www.greenofficeinitiative.com/ ■ Organiseren zuinigheidwedstrijden Subthema: Beperking van en aanpassing aan klimaatverandering Rekening houden met de gevolgen van klimaatverandering en daarop inspelen Subthema: Bescherming en herstel van de natuurlijke omgeving Lange termijn ■ Biodiversiteitsprogramma’s
KERNTHEMA 3. EERLIJK ZAKEN DOEN Subthema: Anti-corruptie Het niet misbruiken van macht door een organisatie Quick Wins ● Ondertekenen en implementeren bedrijfs- en gedragscodes ● Invoeren klokkenluidersregeling ● Trainen en opleiding werknemers ● Vastleggen procedures / certificering ● Actieve identiteitscontrole door ID en KvK Lange termijn ■ Management beheersysteem tegen omkoping en afpersing ■ Tips voor ondernemers: http://www.mvonederland.nl/dossier/7/162/dossier_description/4683 Subthema:Verantwoorde politieke betrokkenheid Betrokken zijn bij politieke processen en overheidsbeleid Lange termijn ■ Transparant zijn over politieke betrokkenheid
VGM NL | MVO BELEID
4
Subthema: Eerlijke concurrentie Eerlijke concurrentie stimuleert innovatie en doelmatigheid, verlaagt de kosten van diensten en zorgt ervoor dat alle organisaties gelijke kansen hebben. Anti-corruptiegedrag (zoals prijsafspraken, knoeien met offertes, afbraakprijzen) kan de reputatie van een organisatie beschadigen Lange termijn ■ Mededingingswet http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/mededinging/mededingingswet Subthema: Het bevorderen van MVO binnen de invloedssfeer Beïnvloeden van andere organisaties door inkoop- en aanbestedingsbeslissingen Quick Wins ● Uniformeren aanbestedingsprocedures Lange termijn ■ Cradle to cradle partners ■ MVO ambassadeur training ■ Tool Stappenplan verantwoord inkopen http://www.mvonederland.nl/content/mvo-tools/stappenplanmaatschappelijk-verantwoord-inkopen-0 Subthema: Respect voor eigendomsrechten Het erkennen van zowel fysiek als intellectueel eigendom (patenten, auteursrechten etc.) van andere organisaties en eigen werknemers Lange termijn ■ Onderzoek of bedrijf rechtmatige eigenaar is van alles wat ze gebruikt ■ Algemene voorwaarden levering diensten/producten
KERNTHEMA 4. ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Subthema: Werkgelegenheid en arbeidsrelaties Creëren van werkgelegenheid en het toepassen van wet- en regelgeving met betrekking tot de relatie tussen een organisatie en haar werknemers Quick Wins ● Houden aan wettelijke regels wat betreft arbeidsomstandigheden en bescherming werknemer ● Diversiteitsbeleid Subthema: Werkomstandigheden en sociale zekerheid Denk aan loon, werktijden, pauzes, vakanties, zwangerschapsverlof etc. Quick Wins ● Bescherming werknemer door wettelijke regelgeving ● Collectieve zorgverzekering of andere aanvullende verzekeringen zoals WIA en WIA excedent ● Zorgdragen voor heldere en goede uitvoering pensioenregeling ● Zorgen voor goede en veilige werkomgeving Subthema: Sociale dialoog Mogelijkheid tot alle vormen van onderhandeling tussen een organisatie en haar werknemers Quick Wins ● Ondernemingsraad Subthema: Gezondheid en veiligheid op het werk Fysiek, mentaal en sociaal welzijn Quick Wins ● Goede en veilige werkomstandigheden ● Hulpmiddelen zoals computerbril, voetensteunen e.d. actief aanbieden ● Preventief informeren over werkplek/houding ● Risico inventarisatie
VGM NL | MVO BELEID
5
●
BHV regeling ● Registeren incidenten ● Preventiemedewerker ● Oefening ontruimingsplan ● Defibrilators AED Lange termijn ■ Gezondheidsprogramma’s ■ Vaardigheidsprogramma’s ■ Bedrijfsfitness ■ OHSAS 18001: arbomanagementsysteem Subthema: Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Quick Wins ● Functioneringsgesprek ● Beoordelingsgesprek Lange termijn ■ Gezondheidsprogramma’s ■ Vaardigheidstrainingen ■ Medewerkers opleiden in duurzaamheidstoepassingen ■ Communicatie trainingen etc. ■ Studie regeling
KERNTHEMA 5. CONSUMENTENAANGELEGENHEDEN Subthema: Eerlijke marketing, feitelijke en onbevoordeelde informatie en eerlijke werkwijzen in de praktijk bij het sluiten van contracten Bieden van informatie over producten en/of diensten op een manier die duidelijk is voor consumenten Quick Wins ● Contracten volgens bepaalde modellen Subthema: Beschermen van consumentengezondheid en -veiligheid Geen producten/diensten aanbieden die schadelijk zijn bij gebruik of consumptie Subthema: Duurzame consumptie Quick Wins ● Energiebesparingstips Subthema: Klantenservice, ondersteuning en oplossen van klachten en geschillen Juiste installatie, garanties, technische ondersteuning, onderhoud, teruggave, informatie ondersteuning Quick Wins ● Tevredenheidsonderzoek ● Implementeren mistery quest onderzoeken ● Klachtenprocedures Lange termijn ■ ISO 10001: richtlijn voor gedragscodes ■ ISO 10002: richtlijn voor klachtenbehandeling ■ ISO 10003: richtlijn voor geschiloplossing Subthema: Privacy en gegevensbescherming van consumenten Gebruiken van beveiligde systemen voor het opslaan van privacy gevoelige informatie Quick Wins ● Communiceren waarvoor gegevens worden gebruikt
VGM NL | MVO BELEID
6
●
Verwerking vertrouwelijke papieren ● Inschrijven CBP Subthema:Toegang tot essentiële voorzieningen Een bijdrage leveren aan het verwezenlijken van het recht op essentiële openbare voorzieningen, zoals elektriciteit, gas, water, afvalvoorziening, afwatering, riolering en communicatie Subthema:Voorlichting en bewustzijn Consumenten bewust maken van hun rechten Quick Wins ● Transparantie ● Consument ondersteunende instanties voorlichten
KERNTHEMA 6. BETROKKENHEID BIJ EN ONTWIKKELING VAN DE GEMEENSCHAP Subthema: Betrokkenheid bij de gemeenschap Hulp verlenen ten gunste van de gemeenschap Quick Wins ● Vrijwilligerswerk ● Werkgelegenheid bieden aan zwakkeren in samenleving ● Sponsoren van goede initiatieven Subthema: Opleiding en cultuur Bijv. bevorderen van culturele activiteiten Subthema: Het creëren van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden Speciale aandacht geven aan kwetsbare groepen m.b.t. werkgelegenheid en opbouwen van vaardigheden Quick Wins ● Stageplekken ● Werkgelegenheid bieden aan zwakkeren in samenleving ● Gesubsidieerde arbeid Subthema: Ontwikkelen van en toegang tot technologie Overwegen om partnerschappen te ondergaan met bijv. universiteiten om technologische kennis met partners uit de gemeenschap te versterken Subthema: Creatie van inkomsten en rijkdom Bijdragen aan creëren van welvaart en inkomen met behulp van ondernemingsprogramma’s Quick Wins ● Voornamelijk aannemers/leveranciers uit de regio Subthema: Gezondheid Uitbannen van gezondheidsbedreigingen die kunnen worden veroorzaakt door diensten en/of producten van een organisatie Quick Wins ● Zorgen voor een veilige werkomgeving en uitsluitend gebruik van diensten en producten die gezondheid niet bedreigen Subthema: Sociale investeringen Investeren in training, opleiding en cultuur Quick Wins ● Cultuurprojecten ● Opleidingen verzorgen
VGM NL | MVO BELEID
7
KERNTHEMA 7. MENSENRECHTEN Subthema: Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) Identificeren van risico’s op het schenden van mensenrechten, risico’s vermijden of aanpakken Quick Wins ● Actieve controle van klanten op ID, KVK en mogelijk andere bronnen Subthema: Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten Bijv. activiteiten waarbij kinderarbeid voor kan komen te vermijden Quick Wins ● Actief voorkomen van illegale arbeid Subthema:Vermijden van medeplichtigheid Vermijden van doelbewust bijdragen aan het schenden van mensenrechten Quick Wins ● Vermijden van partnerschappen die mensenrechten schenden Subthema: Het oplossen van klachten Procedure voor diegenen die van mening zijn dat mensenrechten worden geschonden Quick Wins ● Gerichte klachtenprocedure implementeren Subthema: Discriminatie en kwetsbare groepen Quick Wins ● Vertrouwenspersoon ● Bedrijfsreglement Subthema: Burger- en politieke rechten Recht op vrijheid, gelijkheid van iedereen voor de wet en vrijheid van meningsuiting Quick Wins ● Voldoen aan wettelijke regels Subthema: Economische, sociale en culturele rechten Recht op sociale zekerheid, vakbescherming, recht op onderwijs en vrije schoolkeuze Quick Wins ● Voldoen aan wettelijke regels Subthema: Fundamentele arbeidsrechten Uitbannen van kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie i.v.m. werk en beroep Quick Wins ● Voldoen aan wettelijke regels
VGM NL Fakkelstede 1 | 3431 HZ Nieuwegein (030) 608 52 25 |
[email protected] | www.vgm.nl
VGM NL | MVO BELEID
8
