MVO Jaarverslag 2010 Veerkracht. MVO Verslag 20

MVO Jaarverslag 2010

Veerkracht

MVO Verslag 20

1

2

Mn Services en maatschappelijk verantwoord ondernemen

Inhoudsopgave mvo jaarverslag 2010 2 4 8

Woord vooraf: Veerkracht Over dit verslag Samenvatting

14 24 34 50 62 70

Mn Services; midden in de maatschappij Mn Services; MVO vanuit de kern MVO in onze dienstverlening Onze mensen, ons belangrijkste kapitaal MVO in de interne bedrijfsvoering Mn Services; maatschappelijk betrokken

72 74

Assurance Begrippenlijst


1

Veerkrac Mn Services staat al meer dan zestig jaar midden in de samenleving. Als onderneming van en voor sociale partners is een sterk op de mens en maatschappij gerichte manier van ondernemen voor ons vanzelfsprekend. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is voor Mn Services dan ook geen tijdelijk traject. Het is een organisch proces, dat intrinsiek in ons bedrijf en onze mensen zit. We streven niet naar winstmaximalisatie, maar naar waardecreatie voor onze klanten en stakeholders. Uiteraard vraagt dit om investeringen, maar onze missie is om ervoor te zorgen dat pensioenen voor iederéén toegevoegde waarde hebben. Dat is in onze strategie ingebed. Ik durf dan ook te zeggen dat maatschappelijk verantwoord ondernemen in onze genen zit. Maar dat neemt niet weg dat we een lerende organisatie zijn. We blijven ons ontwikkelen en dit verslag is een volgende stap in de goede richting. Hierbij verliezen we ons voornaamste doel niet uit het oog: de zorg voor een goede oudedagsvoorziening voor onze klanten. De financiële sector verkeert al enige tijd in zwaar weer. Ook Mn Services heeft een turbulente periode achter de rug, die we als organisatie goed hebben doorstaan. Mn Services heeft veerkracht getoond. Al een aantal jaar investeren wij fors in onze medewerkers. Dat dit beleid zijn vruchten afwerpt, blijkt bijvoorbeeld uit ons ziekteverzuimpercentage. Dat is het afgelopen jaar opnieuw gedaald. Al twee jaar op rij zijn wij uitgeroepen tot Top Werkgever. Wij vinden de balans tussen werk en privé belangrijk. Als organisatie zijn we dan ook nagenoeg volledig gedigitaliseerd en ingericht op de individuele behoeften. Met de verhuizing naar een nieuw kantoorgebouw in Den Haag investeren we verder in onze mensen. De nieuwe locatie maakt nieuwe, flexibele werkvormen

2

Woord vooraf

ht mogelijk, zodat een goede balans tussen werk en privé mogelijk is. Als Raad van Bestuur zijn wij trots op ons belangrijkste kapitaal: onze mensen. Uiteraard ben ik ook trots op de presentatie van ons eerste MVO jaarverslag. Hiermee leggen we niet alleen verantwoording af over ons MVO beleid, maar scherpen we ook onze eigen ambities aan op dit terrein. Het verslag is bovendien een mooi startpunt om de dialoog met onze omgeving aan te gaan. Vanuit die omgeving klinkt namelijk een steeds luidere roep om transparantie en daar wil Mn Services gehoor aan geven. Ook dát is voor ons veerkracht. Durven luisteren naar de omgeving, en helder communiceren over producten en diensten, maar ook over de wijze waarop je maatschappelijk verantwoord onderneemt. Voor een vermogensbeheerder met zo’n grote maatschappelijke rol als Mn Services is een louter financiële kijk op beleggingen niet meer van deze tijd. Daarom hebben we ervoor gekozen maatschappelijk verantwoord beleggen zoveel mogelijk te integreren binnen de beleggingscategorieën van vermogens beheer. Dat is een continu proces. Zo handelen we al een aantal jaar volgens de Principles for Responsible Investment van de Verenigde Naties en trekken we op dat gebied samen op met onze opdrachtgevers. Ook op deze wijze laten we zien dat MVO niet op zichzelf staat, maar een intrinsiek gegeven is. Wil het succesvol zijn, dan is het een continu proces, geïncorporeerd in mens en organisatie. Een veerkrachtige organisatie. Ruud Hagendijk, voorzitter van de Raad van Bestuur Rijswijk, 10 mei 2011


3

Over dit verslag Dit is ons eerste Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) jaarverslag. Het verslag laat zien hoe wij ons MVO beleid in 2010 verder hebben opgesteld, vormgegeven en expliciet hebben gemaakt. Het verslag geeft een goed beeld van waar we staan aan het eind van 2010 en welke MVO uitdagingen wij de komende jaren oppakken. Een van de doelstellingen die wij voor ogen hebben is het uitbrengen van een jaarlijks MVO jaarverslag zodat we in de loop der jaren een duidelijk beeld kunnen schetsen van onze voortgang. We onderzoeken hierbij ook de mogelijkheden voor de integratie van ons sociaal jaarverslag, ons financieel jaarverslag en ons MVO jaarverslag.

Helder, open en betrouwbaar Ons doel is om helder en open over onze duurzaamheidsprestaties met de buitenwereld te communiceren. Daarom volgen wij in onze verslaglegging de richtlijnen van het Global Reporting Initiative. Daarnaast melden wij ons vrijwillig aan voor de toetsing van ons MVO jaarverslag door de Transparantiebenchmark. Door deelname aan deze benchmark krijgen wij zicht op hoe onze transparantie zich verhoudt tot die van andere organisaties en waar er voor ons nog een uitdaging ligt om onze verslag legging verder te verbeteren. De betrouwbaarheid van onze verslaglegging tonen wij aan door verificatie met behulp van een externe en onafhankelijke auditor. Wij hebben onze externe accountant Deloitte Accountants B.V. gevraagd een beoordelings

4

Over dit verslag

opdracht uit te voeren met betrekking tot dit verslag. Wij hebben geen opdracht verleend tot het beoordelen van vergelijkende cijfers. Daarnaast hebben wij Deloitte Accountants B.V. gevraagd het GRI toepassingsniveau te beoordelen. Hiermee voldoet het verslag aan het GRI toepassingsniveau B+. Het assurance rapport van Deloitte Accountants B.V. is opgenomen op pagina 72-73.

Afbakening Dit verslag gaat alleen over Mn Services in Nederland. Naast ons hoofd kantoor in Rijswijk en onze vestiging in Amsterdam hebben wij ook een kantoor in Londen. Dit betreft een verkoopkantoor voor de dienstverlening rondom vermogensbeheer. Het beleid voor vermogensbeheer wordt in Nederland bepaald. De dienstverlening die het kantoor in Londen verkoopt, valt ook onder dit beleid. Het kantoor in Londen heeft slechts zes mede werkers en is daarom voor de hoofdstukken interne bedrijfsvoering en medewerkers buiten beschouwing gelaten. Het Verenigd Koninkrijk betreft een groeimarkt en heeft daarom invloed op ons financiële resultaat zoals beschreven in ons financiële verslag. Hier maken de activiteiten van het kantoor in Londen wel deel van uit.

De inhoud van het verslag (materialiteit) De inhoud voor dit verslag is op verschillende manieren tot stand gekomen. In de eerste plaats wilden wij onze stakeholders graag informeren over hoe wij zijn gekomen tot ons MVO beleid en wat wij het afgelopen jaar allemaal in gang hebben gezet. Wij richten ons vooral op die informatie waarvan wij denken dat stake holders die belangrijk vinden. Om hier een inschatting van te kunnen maken hebben we een aantal stappen gezet. We zijn uitgegaan van de onderwerpen die ISO 26000 en het Global Reporting Initiative hanteren voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Deze onderwerpen zijn aangevuld met onderwerpen afkomstig uit een media-analyse. In deze media-analyse is gekeken naar de onderwerpen waarop Mn Services of andere organisaties in de branche zoal worden aangesproken. Eind 2010 is de groslijst van onderwerpen besproken door de MVO project groep. Gezamenlijk bepaalden zij welke onderwerpen een hoge prioriteit hebben voor het MVO beleid en het MVO jaarverslag van Mn Services. De prioriteit is bepaald op basis van twee criteria: de significantie van het onderwerp voor Mn Services en de mate van invloed die Mn Services heeft op het onderwerp.


5

Voor het bepalen van de significantie zijn de volgende criteria meegewogen: – De omvang van het effect op stakeholders en duurzame ontwikkeling. – Het mogelijke effect van het ondernemen van actie of het uitblijven ervan. – De mate van zorg van stakeholders over het thema. – Het effect van een actie in relatie tot de omvang van de benodigde middelen voor de actie. – De huidige prestaties van de organisatie in relatie tot bestaande wettelijke eisen, internationale normen en stand der techniek. Voor het bepalen van de mate van invloed is Mn Services opgedeeld in zes invloedsferen: Bedrijfsvoering (inclusief HR), Inkoop, Vermogensbeheer, Pensioenuitvoering, Advies en Maatschappelijk debat. De projectgroep heeft per invloedsfeer een inschatting gemaakt van de mate van invloed. De inhoud van dit verslag is een weerspiegeling van de prioritering die de verschillende onderwerpen in de materialiteitstoets hebben gekregen.

Stakeholderbetrokkenheid Dit verslag is er voor iedereen die geïnteresseerd is in hoe wij onze maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen. Hierbij richten wij ons vooral op onze belangrijkste interne en externe stakeholders. Wij vinden het belangrijk onze stakeholders goed te informeren. Daarom starten wij in 2011 met een meer gestructureerde vorm van stakeholder dialoog over onze maatschappelijke verantwoordelijkheid en over de informatie die zij van ons verwachten. Onze externe stakeholders zullen actiever deel gaan uitmaken van onze materialiteitstoets. Dit eerste verslag vormt hiervoor een goed uitgangspunt. Lezers van dit verslag zijn van harte welkom om hun reactie op dit verslag met ons te delen.

Informatieverzameling De informatie voor dit verslag is tot stand gekomen door het aanleveren van data door de verschillende relevante afdelingen. Ieder lid uit de MVO projectgroep was verantwoordelijk voor een of meerdere hoofdstukken en voor de bijbehorende informatieverzameling. Mn Services beschikt nog niet over een specifiek MVO informatie managementsysteem. Een van de uitdagingen voor de komende jaren is

6

Over dit verslag

een dergelijk systeem op orde te krijgen en daarnaast om heldere prestatie indicatoren voor MVO te formuleren. Zo kunnen wij beter sturen op resultaat en deze resultaten ook beter inzichtelijk maken voor onszelf en onze stakeholders. In de bepaling van de CO2-footprint zijn de aspecten afval, elektriciteitsverbruik, gasverbruik, reiskilometers en koeling meegenomen. In de bepaling van de hoeveelheid en het verbruik van de voorgenoemde aspecten is gebruikgemaakt van schattingen en extrapolatie. Voor de omrekening naar CO2 kg equivalenten zijn conversiefactoren van o.a. Defra (http: // archive.defra.gov.uk / environment / business / reporting / conversion-factors.htm) en ippc (http: // www.ipcc.ch/publications_and_data / publications_and_data.shtml ) gehanteerd. In het volgende jaarverslag zal de keuze voor de toegepaste conversiefactoren in meer detail worden toegelicht. De financiële informatie in dit verslag is gebaseerd op de informatie in het Mn Services jaarverslag 2010. Voor diverse cijfers, bijvoorbeeld in relatie tot onze interne bedrijfsvoering, is gebruikgemaakt van schattingen en aannames. Waar relevant geven wij dit aan in het verslag.

Rapportageniveau Op dit verslag is het B+ niveau van de G3-richtlijnen van het Global Reporting Initiative van toepassing. De toetsing hiervan vormt onder deel van de beoordelingsopdracht aan onze auditor. Zie hiervoor het assurancerapport op pagina 72-73. Wij hebben de richtlijnen gebruikt zoals die zijn opgesteld voor organisaties in de financiële sector, het zogenaamde Financial Services Sector Supplement. De specifieke indicatoren voor de financiële sector zijn vooral relevant voor het onderdeel Vermogensbeheer. Slechts een enkele is van toepassing voor het onderdeel Pensioenuitvoering. Net zoals dat geldt voor ons MVO beleid en onze MVO prestaties, zijn wij ook op rapportagegebied een lerende organisatie. Met dit eerste verslag hebben wij een stevige basis gelegd. Voor de toekomst streven wij ook naar verdere verbeteringen op rapportagegebied. Zo is voor sommige GRI indicatoren nog onvoldoende informatie beschikbaar. Wij streven naar een A+ niveau in toekomstige verslagen.

De volledige GRI-tabel is te vinden op onze website www.mn.nl.


7

Samenvatting Ons primaire doel is het zorgen voor een goede oudedagsvoorziening in Nederland, nu en in de toekomst. Bij Mn Services geven bijna duizend professionals vorm en inhoud aan het pensioen landschap van onze opdrachtgevers. Wij voeren de pensioenadministratie uit voor bijna twee miljoen mensen en ruim vijfendertigduizend werkgevers. Ook beheren wij een vermogen van ruim zeventig miljard euro voor diverse pensioenfondsen.

Onze grootste opdrachtgevers zijn Pensioenfonds Metaal en Techniek (PMT), Pensioenfonds van de Metalektro (PME) en Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij (Bpf Koopvaardij). Zij zijn tevens eigenaar van Mn Services. Als betrokken partner denken wij actief en innovatief met de opdracht gever mee en dragen we proactief oplossingen aan. Al sinds onze oprichting streven we naar waardecreatie voor onze klanten en overige stakeholders, en nadrukkelijk niet naar winstmaximalisatie. Dat zullen we ook blijven doen.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen willen wij structureel borgen in onze kernprocessen (pensioenuitvoering en vermogens beheer), een onderdeel laten zijn van onze interne bedrijfsvoering en dit uitdragen als werkgever. Ook willen wij dit meer expliciet maken. Wij zien

8

Samenvatting

onszelf hierin als een lerende organisatie en zullen jaarlijks over onze voortgang rapporteren. De afgelopen periode lag de nadruk vooral intern: duurzaamheid in onze interne bedrijfsvoering en ons personeelsbeleid. De komende periode treden wij meer naar buiten en betrekken wij ook onze externe stakeholders meer bij ons MVO beleid.

Maatschappelijke invloed en impact De context waarbinnen wij opereren maakt dat wij verschillende rollen hebben binnen verschillende ketens, waarbinnen de invloed die wij kunnen uitoefenen en de mate van onze maatschappelijke impact verschilt. Bij pensioenuitvoering gaat het als top-drie speler in Nederland vooral om het inzetten van onze kennis en ervaring in het maatschappelijk debat rondom een duurzaam en modern pensioenbestel in Nederland. Een bestel waarin collectiviteit en solidariteit kernwaarden blijven, maar dat tegelijkertijd openstaat voor nieuwe economische en maatschappelijke werkelijkheden zoals de stijgende levensverwachting. Met het door ons beheerde vermogen reikt onze invloed verder dan Nederland, omdat wij wereldwijd investeren in verschillende sectoren. Het moment dat duurzaamheid definitief verankerd raakt is dichterbij dan we denken. Als dat gebeurt, heeft dat gevolgen voor hoe bedrijven en consumenten hun beslissingen nemen. Wij werken daarom binnen het mandaat van onze opdrachtgevers aan de verduurzaming van de ondernemingen waarin wij investeren. Daarnaast zijn we zelf werkgever. We hebben invloed op het welzijn van onze medewerkers en moeten proberen in te spelen op een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Ten slotte kijken wij in onze eigen interne bedrijfsvoering naar hoe we onze eigen milieu-impact kunnen beperken en onze invloed in de keten kunnen aanwenden door duurzaam in te kopen.

MVO in pensioenuitvoering Mn Services voert pensioenregelingen uit voor diverse fondsen. Wij willen kwalitatief goede diensten leveren tegen marktconforme tarieven. Onder zoek toont aan dat het opbouwen van pensioen in een groot pensioenfonds lagere kosten met zich brengt ten opzichte van andere vormen van pensioenopbouw. Daarnaast zetten wij ons in voor een zo heldere en toegankelijk mogelijke pensioencommunicatie, zodat pensioeninformatie voor iedereen begrijpelijk is. In het hoofdstuk ‘MVO in onze dienstverlening’ gaan wij hier dieper op in.


9

MVO in Vermogensbeheer Mn Services verzorgt het vermogensbeheer van pensioenfondsen en verzekeraars. Hierbij richten we ons op fiduciair management. Dit is een integrale benadering die ervoor zorgt dat alle vermogensbeheeractiviteiten goed op elkaar worden afgestemd. Mn Services adviseert over het te voeren verantwoord beleggingsbeleid en zorgt voor de uitvoering ervan. Wij bepálen dus niet het beleggingsbeleid van verantwoord beleggen, dat gebeurt door de opdrachtgevers. Een vermogen van ruim zeventig miljard euro (ongeveer tien procent van het totale belegde vermogen door pensioenfondsen in Nederland) maakt het beleggingsbeleid tot een van de belangrijkste onderwerpen binnen ons MVO beleid. Wij streven ernaar dit vermogen volledig volgens onze leidende principes te beleggen. De komende jaren willen we dit stap voor stap waarmaken. Met de leidende principes sluiten we aan bij de UN PRI (Principles for Responsible Investment) en andere breed gedragen internationale verdragen. Voorbeelden van ons beleid zijn bijvoorbeeld het aangaan van dialoog met ondernemingen die handelen in strijd met het global compact en uitsluitingen van onder nemingen die producten maken die in strijd zijn met de verschillende inter nationale verdragen. Om onze invloed te vergroten werken wij samen met andere investeerders, bijvoorbeeld rondom klimaatrisico’s. In het hoofdstuk ‘MVO in onze dienstverlening’ gaan wij hier dieper op in.

Onze mensen, ons belangrijkste kapitaal We willen een inspirerende werkgever zijn die bekend staat om de uitstekende ontwikkelingsmogelijkheden. Vanuit de visie dat medewerkers het verschil kunnen maken, werken wij er hard aan om hun de kans te bieden dat verschil ook daadwerkelijk te maken. Die gedachte is onder andere vertaald naar goede opleidingsmogelijkheden, een actief vitaliteitsbeleid. Persoonlijke ontwikkeling draagt bij aan het blijvend boeien en binden van medewerkers. Door een speciaal ontwikkelprogramma en door actief in te spelen op doorstroom van talentvolle medewerkers faciliteert Mn Services de ontwikkeling van haar medewerkers. Mensen die fit zijn, leveren betere prestaties, en voelen zich prettiger en veerkrachtiger. Daarom voeren we een actief gezondheidsbeleid, gericht op vitaliteit van onze medewerkers. We richten ons niet alleen op fysiek welzijn, maar op welzijn in de breedste zin van het woord. Wij willen marktconform en maatschappelijk verantwoord belonen. Daar naast willen wij dat ons beloningsbeleid prestaties beloont die een positieve bijdrage leveren aan de waarden van ons bedrijf. Daarom hebben wij in december 2010 veranderingen doorgevoerd in het beloningsbeleid die deze aspecten bevorderen.

10

Samenvatting

Onze verhuizing in 2011 en de beperkte parkeermogelijkheden bij onze nieuwe huisvesting waren de directe aanleiding om ons vervoersbeleid opnieuw tegen het licht te houden. Het nieuwe vervoersbeleid is mede gebaseerd op onze MVO ambities en draagt bij aan een verlaging van onze CO2-uitstoot, waarbij medewerkers worden uitgedaagd meer gebruik te maken van het openbaar vervoer. In het hoofdstuk ‘Onze mensen, ons belangrijkste kapitaal’ gaan wij uitgebreid in op de invulling en resultaten van ons MVO beleid binnen HR.

MVO in de interne bedrijfsvoering Mn Services geeft graag het goede voorbeeld door MVO ook onderdeel te maken van haar interne bedrijfsvoering. Bij MVO in de bedrijfsvoering hebben wij twee speerpunten: duurzaamheid in het inkoopproces en het in kaart brengen van onze milieu-impact. Duurzaam inkopen betekent dat we bij onze inkopen voorwaarden stellen aan de duurzaamheid van het product en de bedrijfsvoering van de leverancier. In 2010 hebben we onder meer een gedragscode opgesteld voor leveranciers en een cursus duurzaam inkopen georganiseerd. Op deze manier proberen we verduurzaming in de keten te stimuleren. In 2010 zijn we gestart met het inzichtelijk maken van onze milieu-impact en met het onderzoeken van de mogelijkheden voor een milieubeleid. Om te beginnen hebben we een CO2-footprint gemaakt van onze activiteiten. We streven ernaar onze uitstoot in de komende jaren verder te beperken. Verder streven we ernaar onze ICT te vergroenen bijvoorbeeld door energiezuiniger apparaten te gebruiken. Mn Services verhuist medio september 2011 naar kantoorgebouw de Zilveren Toren te Den Haag. Met behulp van externe experts is onderzoek gedaan naar de duurzaamheid van het gebouw, duurzame mogelijkheden voor de inrichting en naar duurzame facilitaire processen. Dit zal onze impact op het milieu verminderen.

Maatschappelijke Betrokkenheid Mn Services sponsort kennisontwikkeling op het gebied van pensioen voorzieningen. Voorbeelden hiervan zijn NETSPAR, samenwerking binnen het Holland Financial Center en een samenwerkingsverband met de Faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Universiteit van Amsterdam. In 2010 zijn de eerste stappen gezet om ons sponsor- en donatiebeleid te professionaliseren. In 2011 geven wij hier verder handen en voeten aan.


11

Mn Services: MVO prestaties en uitdagingen in vogelvlucht MVO Strategie en beleid

MVO in dienstverlening

Ambitie

Verder uitbreiden en extern staven MVO beleid Mn Services

Het volledig belegde vermogen beleggen volgens de tien leidende beginselen

Belangrijkste resultaten 2010

Opzetten MVO organisatie

Twee SAS 70-rapporten, voor stem- en uitsluitingsprocessen

MVO jaarverslag

Belangrijkste uitdagingen voor 2011 en verder

MVO onderdeel van jaarplannen van de verschillende afdelingen

oede voortgang in actief G aandeelhouderschap

Formuleren heldere MVO doelstellingen en KPI’s

E SG integratie in alle asset classes volgens contoleerbare processen

MVO borging in de organisatie anagementinformatieM systematiek voor MVO MVO stakeholderdialoog

12

Samenvatting

en ruime voldoende op E het klanttevredenheids onderzoek Transparantie over het verantwoorde beleggingsbeleid

Medewerkers

Interne bedrijfsvoering

Maatschappelijke betrokkenheid

Een inspirerende werkgever zijn met uitstekende ontwikkelingsmogelijkheden, aantrekkelijke werkgever zijn

Milieu-impact van de interne bedrijfsvoering reduceren en alle inkopen duurzaam

Investeren in kennisopbouw

alent Development T Programme Nijenrode

Opstellen CO2-footprint

Sponsoring Pension Premia buffers and business cycles, Universiteit Amsterdam

Carbonmanagement tool Verzuimcijfer onder de 4% Top werkgever 2010 Gemiddelde medewerkertevredenheid volgens benchmark financiële sector

Opstellen Duurzaam inkoopbeleid Positieve pilot duurzaam inkopen beveiliging ursus duurzaam inkopen C gevolgd

Bijdrage aan China Development Monitor, Nyenrode Samenwerking met Holland Financial Centre Zitting in Partner Council NETSPAR

Energiezuinige ICT Integreren duurzaamheid in nieuwe huisvesting

Diversiteitsbeleid

Herhuisvesting

erdere integratie MVO in V HRM beleid en systemen

Implementatie duurzaam inkoopbeleid

Opstellen beleid voor sponsoring en donaties

ormaliseren en F implementeren beleid voor sponsoring en donaties

Implementatie van het nieuwe werken en nieuw vervoersbeleid Duurzame inzetbaarheid medewerkers VO kennis en draagvlak M onder medewerkers


13

Mn Services; midden in de maatschappij Belangrijke kernwaarden voor ons zijn betrokkenheid, keuzevrijheid, transparantie en innovatie. Deze waarden liggen aan de basis van ons bedrijfsprofiel, en vanuit deze waarden geven wij ook invulling aan ons MVO beleid.

14

Mn Services; midden in de maatschappij

Ons profiel Vanuit onze betrokkenheid denken en werken we mee met medewerkers, klanten en sociale partners. Keuzevrijheid betekent dat wij resultaatgericht en op maat assisteren en adviseren, maar dat onze klant kiest. Transparantie is maximaal inzicht. Dat leidt tot optimale efficiency en de sterkste oplossingen. Innovatie houdt in dat wij vanuit onze ervaring, deskundigheid en daadkracht oplossingsgericht vernieuwen.

Verbonden met sociale partners Onze kernactiviteiten zijn pensioen uitvoering en vermogensbeheer. Wij werken voor pensioenfondsen, cao-fondsen en verzekeraars in Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Onze grootste opdrachtgevers zijn Pensioenfonds Metaal en Techniek (PMT), Pensioenfonds van de Metalektro (PME) en Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij (Bpf Koopvaardij). Zij zijn tevens eigenaar van Mn Services. Dat betekent dat we in handen zijn van werkgevers- en werknemersorganisaties, maar wél zelfstandig opereren. Dankzij onze verbondenheid met sociale partners

begrijpen we wat er maatschappelijk leeft. We delen dezelfde ambities, en faciliteren ze op alle aspecten van pensioenadministratie en vermogensbeheer. De band met sociale partners zorgt ervoor dat zowel onze korte termijn als lange termijn doelstellingen met elkaar overeenstemmen.

Pensioenuitvoering Mn Services voert de pensioenregelingen uit voor diverse pensioenfondsen en verzekeraars. Als organisatie zijn wij in staat om flexibele oplossingen te bieden. Afhankelijk van de opdrachtgever of de doelgroep levert Mn Services oplossingen op maat. Dagelijks hebben we werkgevers en pensioendeelnemers aan de telefoon. Hierdoor weten we waar de behoeften liggen en hoe we onze dienstverlening verder kunnen verbeteren. Onze unit Verzekeringen voert voor verschillende verzekeraars de inkomensverzekeringen uit. Wij werken hiervoor samen met diverse partijen zoals verzekeraars, co-assuradeurs, tussenpersonen en brancheorganisaties. De teams Klantbeheer, Polisbeheer en Schade beheer verzorgen het gehele verzekerings proces: van offertes via acceptatie en polisbeheer tot en met berekenen en

Wij voeren de pensioenadministratie uit

voor bijna

en ruim

en beheren een vermogen van ruim

2.000.000 36.000 70.000.000.000 mensen

werkgevers

euro voor diverse pensioenfondsen


15

Stichting Bedrijfs pensioenfonds voor de Koopvaardij

Stichting Administratie kantoor Mn Services III

Stichting Pensioenfonds van de Metalektro (PME)

Stichting Pensioenfonds Metaal & Techniek (PMT)

Stichting Administratie kantoor Mn Services II

Stichting Administratie kantoor Mn Services I

Mn Services N.V. uitkeren van schades inclusief schadelast beheersing. Mn Services zal naast de risicoverzekeringen die we al uitvoeren ook levensverzekeringen als product gaan voeren. Op welke wijze we daaraan invulling gaan geven zal in 2011 vorm moeten krijgen.

Onze structuur

Vermogensbeheer

Raad van Bestuur

Mn Services verzorgt het vermogensbeheer van pensioenfondsen. Bij het vermogens beheer richt Mn Services zich specifiek op fiduciair management. Fiduciair management is een integrale benadering van vermogensbeheer die ervoor zorgt dat alle vermogensbeheeractiviteiten optimaal op elkaar worden afgestemd. Van beleidsadvisering en portefeuillebeheer tot het uitvoeren van risicocontroles en de rapportage aan opdrachtgevers en toezichthouders.

De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de algemene leiding van Mn Services en eindverantwoordelijk voor de totale prestatie van Mn Services. Zij legt hierover verantwoording af aan de Raad van Commissarissen en de aandeelhouders.

Wij bedienen de volgende klanten: – Zes bedrijfstakpensioenfondsen – Zestien ondernemingspensioenfondsen – Zes verzekeraars – Zes overige klanten waaronder sociale fondsen

16

Mn Services N.V. heeft drie aandeelhouders. Dit zijn drie afzonderlijke stichtingen die de aandelen houden voor Pensioenfonds Metaal & Techniek, Pensioenfonds van de Metalektro en Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij.

De twee leden van de Raad van Bestuur zijn Rudolf Hagendijk (voorzitter) en Walter Mutsaers. De Raad van Bestuur opereert als een collegiaal bestuur. Dat betekent dat beide leden aanspreekbaar zijn op en verantwoordelijk zijn voor alle onderwerpen en dat zij hun besluiten gezamenlijk nemen. Daarbinnen hebben de leden een portefeuille waarvoor zij in eerste aanleg verantwoordelijk zijn.


Raad van Commissarissen

Medezeggenschap

De Raad van Commissarissen houdt toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken. De algemene vergadering benoemt de leden van de Raad van Bestuur en de commissarissen. De Raad van Commissarissen stelt hiertoe een schriftelijke voordracht op. De Algemene Vergadering van Aandeelhouders kan een lid van de Raad van Bestuur of een commissaris te allen tijde schorsen en ontslaan. Ook is de Raad van Commissarissen te allen tijde bevoegd een lid van de Raad van Bestuur te schorsen. In 2010 zijn wijzigingen geweest in de Raad van Commissarissen.

Ondernemingsraad

Op onze website onder ‘over Mn Services’ staat de meest actuele situatie.

Kerncommissies Raad van Commissarissen In 2007 heeft de Raad van Commissarissen twee kerncommissies ingesteld. Dit zijn de Audit- en Riskcommissie en de Remuneratie- en Benoemingscommissie. De Audit-en Riskcommissie legt zich toe op de voorbereiding van besluitvorming van de Raad van Commissarissen op audit, risk en compliance gerelateerde zaken. Hierbij gaat het niet zozeer over controle, als wel over toezicht op de processen. De Remuneratieen Benoemingscommissie legt zich toe op de voorbereiding van besluitvorming van de Raad van Commissarissen op het gebied van remuneratie en (her)benoemingen.

De Ondernemingsraad (OR) is een belang rijke gesprekspartner voor de Raad van Bestuur. De OR vertegenwoordigt de medewerkers van Mn Services en geeft de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd advies. De OR heeft medezeggenschap in alle zaken die van belang zijn voor het goed functioneren van Mn Services. Denk hierbij aan uitdagende thema’s als personeel, organisatie, huisvesting, strategie, financiën en Human Resource Management. De afgelopen jaren heeft de OR zich ingezet voor omvangrijke en belangrijke thema’s als de transitie van de pensioenadministraties van PME en Bpf Koopvaardij, het Medewerker tevredenheidsonderzoek (MTO) en Maat schappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Een actueel thema dat het personeel raakt is de nieuwe huisvesting en alles wat hiermee samenhangt. Ook in dit dossier is de OR een belangrijke gesprekspartner.

Financieel Beleid Mn Services behoort tot de top-drie pensioenu itvoerders in Nederland en heeft een ambitie om verder te groeien. Niet omdat marktleiderschap een doel is, maar omdat de toenemende complexiteit van markt, maatschappij en regelgeving om

Kerncijfers

2010

2009

2008

2007

Som der bedrijfsopbrengsten

177,4 mln

137,2 mln

122,2 mln

147,7 mln

Som der bedrijfslasten

169,6 mln

135,1 mln

115,1 mln

114,3 mln

6,6 mln

2,7 mln

6,4 mln

26,8 mln

912

744

709

651

70,7 mld

62,1 mld

55,9 mld

60,9 mld

Resultaat na belastingen Aantal werknemers per 31 december (in fte en exclusief WAO'ers) Belegd vermogen ultimo jaar


17

een brede en stevige organisatie vragen. Daar komt bij dat onze opdrachtgevers terecht steeds hogere eisen stellen aan hun pensioenbeheerder en fiduciair management. Onze opdrachtgevers hebben recht op een stevige kennis partner. Daarnaast bieden continue groei en doorontwikkeling de dynamiek die onze toekomstige en huidige medewerkers mogen verwachten van een werkgever als Mn Services.

complexer blijkt. Daarnaast worden toezichthouders steeds strenger en vragen om meer inzicht in de organisatie. Het is de taak van de afdeling Compliance om het hoofd te bieden aan deze ontwikkelingen en te voorkomen dat Mn Services weten regelgeving overtreedt en daarmee publiekelijk in opspraak raakt. Het doel daarbij is het voorkomen van aantasting van de integriteit, en financiële, juridische en reputatieschade.

Meer informatie over de financiële resultaten en ons financiële beleid en resultaten leest u in ons financiële jaarverslag op onze website.

Kerntaak: bevorderen integriteit medewerkers

Corporate Governance Corporate governance betekent dat een organisatie bestuurlijk goed is ingericht, en dat zij goed ondernemerschap wil realiseren. Dit behelst integer en trans parant handelen, goed bestuur en het afleggen van verantwoording over het uitgeoefende toezicht hierop. Corporate governance maakt dat Mn Services goed, efficiënt en verantwoord geleid wordt. Dit kunnen wij niet alleen. De relatie met de belangrijkste belang hebbenden van de onderneming, de eigenaren, werknemers, afnemers en de samenleving als geheel is hierbij van groot belang. Zij fungeren hierin als klankbord.

Compliance Compliance is de onafhankelijke functie die gericht is op het onderzoek naar en het bevorderen van de naleving van weten regelgeving, interne gedragscodes, waarden en procedures die verband houden met de integriteit van Mn Services.

Het bevorderen van de integriteit van medewerkers en de organisatie behoort tot de kerntaken van compliance. Met een beheerste en integere bedrijfsvoering willen we zorgen voor een prettig werk klimaat en een goede reputatie. De compliance officers van Mn Services zorgen ervoor dat medewerkers zich bewust zijn van de op het werkproces van toepassing zijnde weten regelgeving en de reputatieen integriteitsrisico’s. Voordat een medewerker in dienst treedt voeren wij een uitvoerige pre-employment screening uit. De twee belangrijkste documenten voor onze compliance zijn het Compliance Charter en onze Gedragscode en Interne Regelingen. Het Compliance Charter bevat de uitgeschreven principes, doelstellingen en bevoegdheden van de afdeling compliance. In de Gedragscode en Interne Regelingen zijn de gezamenlijke principes en uitgangspunten voor onze manier van werken vastgelegd. Ook wordt aangegeven hoe onze medewerkers geacht worden om te gaan met klanten, leveranciers, collega’s en met de samenleving in het algemeen. Beide documenten zijn beschikbaar op onze website onder Over Mn Services.

Organisaties moeten aan steeds meer weten regelgeving voldoen, die bovendien continu aangepast wordt en steeds

18


Alle medewerkers van Mn Services moeten deelnemen aan een bijeenkomst over Gedragscode. Deze bijeenkomsten zijn er ook voor nieuwe medewerkers. In deze bijeenkomsten worden de normen en waarden van Mn Services besproken en de regels uitgelegd waar medewerkers zich aan dienen te houden. Daarnaast hebben we de zogeheten integriteitt hermometer. De integriteitt hermometer is een anoniem digitaal onderzoek, ontwikkeld door KPMG en de Erasmus Universiteit, dat laat zien hoe Mn Services scoort op de acht kwaliteiten van integriteit: zichtbaarheid, bespreek baarheid van dilemma’s, aanspreekbaarheid op gedrag, sanctioneerbaarheid, helderheid, voorbeeldgedrag, uitvoerbaarheid en betrokkenheid. In maart 2010 is een 1-meting uitgevoerd onder het management en de medewerkers van Mn Services met het doel hun beleving van de thema’s compliance en integriteit in kaart te brengen. In totaal zijn er 901 vragenlijsten uitgezet en het responspercentage bedroeg 58 procent. Deze 1-meting maakt de ontwikkelingen en veranderingen zichtbaar die zich hebben voorgedaan sinds de 0-meting in 2008, toen bedroeg het responspercentage 68 procent. Het klimaat van Mn Services is te vergelijken met het gemiddelde van zes andere financiële instellingen die de afgelopen twee jaar aan een integriteit meting hebben deelgenomen. Op hoofdlijnen is het compliance- en integriteitklimaat binnen Mn Services versterkt ten opzichte van de 0-meting. Op alle acht de kwaliteiten heeft Mn Services vooruitgang geboekt. Respondenten zijn vooral relatief veel positiever over de mate waarin de kwaliteiten helderheid en bespreekbaarheid zijn verankerd in de organisatie. Deze kwaliteiten werden in de

0-meting als aandachtspunten genoemd. Toch blijven er altijd nog verbeterpunten over. Zo moet de cultuur waar medewerkers en leidinggevenden elkaar aanspreken op hun verantwoordelijkheden nog verder groeien. Daarnaast is het belangrijk om aandacht te blijven schenken aan de helderheid over regelgeving en beleid. Bijvoorbeeld door na te denken over andere innovatieve communicatievormen. Uiteraard gaan wij het komende jaar met deze aanbevelingen aan de slag.

Verantwoordelijkheid in tariefstructuur en productuitingen De pensioensector is de afgelopen jaren in zwaar weer beland. De pensioenfondsen en hun uitvoerders zagen zich voor aanzienlijk aangescherpte eisen gesteld. Ook Mn Services stond hiermee voor nieuwe uitdagingen. Maar juist in roerige tijden kunnen wij onze veerkracht tonen. Wij hebben inmiddels onze organisatie en werkwijze zodanig ingericht, dat pensioen fondsen beter kunnen sturen op balans en daarmee adequater kunnen reageren op de bijbehorende risico’s. Door het verlies van vertrouwen in financiële instellingen is Mn Services zich nog meer bewust geworden van onze maatschappelijke verantwoorde lijkheid waar het de tariefstructuur betreft. Daarom volgen wij niet alleen de publieke discussie, wij willen hierin ook een voor beeld zijn. Door te anticiperen, bijvoorbeeld door herinrichting van de organisatie. En door zélf standpunten in te nemen, en niet slechts te reageren. Wij hanteren een aantal uitgangspunten in onze tariefstructuur voor klanten, waarbij markconformiteit het leidend principe is.


19

Daarbij hechten wij veel waarde aan: – Gelijkschakeling belangen: de belangen van de klanten en de belangen van Mn Services zijn gelijk. – Transparantie: wij kunnen onze fee- en tariefstructuur verantwoorden. – Stabiliteit: de fee- en tariefstructuur zorgt voor een gezonde bedrijfsvoering.

Ook in onze productuitingen, zoals brochures, websites en prospectussen nemen wij onze verantwoordelijkheid. We zorgen ervoor dat de uitingen voldoen aan weten regelgeving zoals de Wet op het Financieel Toezicht. Voordat een productuiting naar buiten gaat doen wij verschillende controlestappen:

Aanleveren concept-uiting conform richtlijnen Business of verantwoordelijke stafafdeling

Controle op leesbaarheid, huisstijl en corporate kaders Afdeling Communicatie

Controle op toepassing relevante weten regelgeving Afdeling Compliance

Controle op inhoud van het product & afstemmen met de opdrachtgevers Afdeling Externe Relaties

Juridische controle op uitingen Afdeling Juridische & Fiscale Zaken

Voor meer informatie over compliance bij Mn Services kunt u terecht op onze website onder Governance.

20


Midden in de maatschappij De samenleving bekijkt de financiële sector steeds kritischer. Juist in deze dynamische tijden willen we als pensioenuitvoerder en vermogens beheerder voor al onze stakeholders een rots in de branding zijn. Dat betekent ook maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen. In dit jaarverslag zijn per thema twee personen geportretteerd. Een persoon van een andere organisatie die ons aanzet tot nadenken, ons inspireert en waar wij iets van opsteken. En iemand van onszelf die vertelt welke stappen wij maken op MVO gebied. Onze maatschappij verandert. Mn Services luistert, weegt af en reageert hier met veerkracht op.


Pagina 22 Kees-Jan Rameau is lid van de Raad van Bestuur van Eneco. ‘Duurzame energie is volgens ons de enige garantie voor de continuïteit van onze energievoorziening. In 2030 moet al onze energie duurzaam zijn. Ambitieus, maar we zijn goed op weg. Sinds januari hebben al onze particuliere klanten groene stroom en we investeren flink in het opwekken van duurzame energie. Dat gaat steeds vaker decentraal; dicht bij en samen met klanten door het plaatsen van duurzame installaties zoals zonnepanelen, biovergisting of aardwarmte. Verder leggen we windparken aan, op land en op zee, en zijn we vergevorderd met het bouwen van Nederlands schoonste aardgascentrale. Het aantal bezwaren? Nul! Sinds kort werken we samen met het WNF. Dat schept vertrouwen. Bij klanten en bij onze medewerkers. We bedenken met elkaar hoe het nog duurzamer kan, ook binnen Eneco zelf. MVO is de essentie van onze strategie. Samen gaan we voor duurzaam.’ Pagina 23 Walter Mutsaers is lid van de Raad van Bestuur bij Mn Services. ‘Mn Services staat al decennia lang midden in de samenleving. Ten eerste door het maatschappelijke karakter van onze werkzaamheden en de manier waarop wij ondernemen. Als vermogensbeheerder en pensioenuitvoerder voor bijna 2 miljoen werknemers en ruim 36.000 werkgevers wil Mn Services zorgen voor een fatsoenlijk pensioen tegen een fatsoenlijke prijs. Om zo een bijdrage te leveren aan een onbezorgde oude dag. Winstmaximalisatie is niet ons hoofddoel, toegevoegde waarde bieden voor onze stakeholders is dat wel. Ten tweede speelt de ‘menskant’ bij ons handelen altijd een prominente rol. Mn Services zet zich bijvoorbeeld al jaren in om een goede werkgever te zijn. Wij bieden een stimulerende omgeving gericht op vitaliteit en persoonlijke ontwikkeling. Dat MVO tegenwoordig de aandacht heeft in het bedrijfsleven en de media is voor ons een steun in de rug.'

21

‘Duurzame energie levert bedrijfs economisch, ecologisch en maatschappelijk gezien het meeste op.’ Kees-Jan Rameau, lid Raad van Bestuur Eneco

22


‘Een op mens en samenleving gerichte manier van ondernemen is voor ons altijd evident geweest. Daar zijn we nu nog bewuster mee bezig.’ Walter Mutsaers, lid Raad van Bestuur Mn Services


23

Mn Services; mvo vanuit de kern Onze visie

Onze ambitie

Mn Services is een financiële dienst verlener die bewust heeft gekozen voor een intensieve relatie met haar belang hebbenden. Mn Services vervult een rol die van invloed is op bijna twee miljoen werknemers en ruim vijfendertigduizend werkgevers. Met het innen en beleggen van de premies en het uitkeren van de pensioenen verzorgen wij voor al deze mensen (een deel van) de oudedags voorziening. Als organisatie met een dusdanig grote maatschappelijke rol vinden wij het van groot belang om op expliciete wijze invulling te geven aan MVO in onze bedrijfsvoering.

Mn Services wil bij haar belanghebbenden bekendstaan als een Maatschappelijk Verantwoorde Onderneming. Deze ambitie denken we te gaan realiseren door het consequent toepassen van MVO principes in al onze kernprocessen. Niet alleen intern, maar ook extern proberen we onze bijdrage te leveren. Bijvoorbeeld door deelname aan (inter)nationale MVO initiatieven en benchmarks, zoals de Transparantie benchmark en onze deelname aan de verschillende samenwerkingsverbanden binnen vermogensbeheer. Met onze stake holders gaan we actief in gesprek over MVO. Zo onderzoeken we bijvoorbeeld de mogelijkheid van meer duurzame producten. Zowel intern, als voor onze klanten.

Hoe we dat doen? Een paar voorbeelden: belasting van het milieu proberen te beperken, een transparante werkwijze en een sociaal personeelsbeleid. Ook houden wij in de bedrijfsvoering rekening met opvattingen, wensen en kritiek van de belanghebbenden. De komende periode zullen we concreet invulling geven aan de dialoog met onze stakeholders over MVO. Het verslag vormt hiervoor het uitgangspunt.

24

Wat is het doel van MVO voor Mn Services? – Mn Services wil bijdragen aan het behouden en vergroten van transparantie, efficiëntie en good governance van het pensioenstelsel, waardoor iedereen in staat wordt gesteld een goed en eerlijk pensioen op te bouwen.

Mn Services; mvo vanuit de kern

– Mn Services wil als toonaangevend fiduciair manager een positieve maatschappelijke bijdrage leveren. – In onze advisering over beleggingsbeleid, investeringsbeslissingen en in de uitoefening van aandeelhoudersrechten, gaan wij uit van duurzame economische ontwikkeling: een goed én verantwoord rendement. – Mn Services houdt in de uitvoering van het beleggingsbeleid rekening met de maatschappelijke effecten en integreert daarom sociale, governance en milieucriteria in haar investerings beslissingen. – Mn Services wil verantwoord, duurzaam en kostenefficiënt inkopen en uitbesteden, waarbij kwaliteit voorop staat. – Mn Services wil bedrijfseconomische en maatschappelijke belangen zodanig met elkaar in balans brengen, dat Mn Services een solide, verantwoordelijke en uitdagende werkgever is.

MVO tot nu toe Mn Services staat al meer dan zestig jaar midden in de samenleving. Als onder neming van en voor sociale partners is een sterk op de mens en maatschappij gerichte manier van ondernemen voor ons dan ook altijd al vanzelfsprekend geweest. Vanuit dit uitgangspunt zijn wij in 2006 dan ook begonnen met het expliciet maken van een maatschappelijk verantwoord beleggings beleid voor onze opdrachtgevers. Als maatschappelijk bewuste organisatie is een louter financiële kijk op beleggingen vandaag de dag immers niet meer voldoende. In 2009 koos Mn Services ervoor om de komende jaren haar beleid voor maatschappelijke verantwoordelijkheid verder uit te breiden, concreet te maken en extern te bekrachtigen.

In 2010 hebben we verschillende stappen gezet op dit gebied, vooral binnen onze eigen organisatie. Enkele voorbeelden hiervan zijn een toets op basis van ISO 26000, het formuleren van een duurzaam inkoopbeleid en het vaststellen van een CO2-footprint. Dit eerste verslag is een belangrijke mijl paal van het MVO project. Hiermee laten wij zien hoe Mn Services MVO al in de praktijk brengt en welke uitdagingen nog voor ons liggen. Wij zijn ons er terdege van bewust dat wij een lerende organisatie zijn en dat MVO implementatie een stapsgewijs proces is.

Doelstellingen MVO beleid en strategie Voor 2011 hebben we ten aanzien van ons MVO beleid en -strategie de volgende doelstellingen geformuleerd: – A anscherpen MVO visie: de MVO ambitie van Mn Services moet aansprekend zijn voor de organisatie en haar stakeholders, maar ook realistisch zijn en aansluiten op de algemene (strategische) Mn Services doelstellingen. – Verder vaststellen van de mate van verantwoordelijkheid van Mn Services: wat verstaan wij precies onder de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Mn Services? Wat zijn voor ons de meest relevante MVO onderwerpen, in hoeverre heeft Mn Services hier invloed op en hoe ver wensen wij daarin te gaan? Ook de stakeholderdialoog ten aanzien van ons MVO beleid zal hierbij een rol spelen. – Strategische verankering van MVO: MVO moet één van de vaste criteria zijn waaraan Mn Services haar strategische keuzes toetst. Met strategische keuzes bedoelen wij keuzes die op Raad van Bestuur- of directieniveau worden gemaakt en van invloed zijn op de ontwikkeling en de toekomst van onze organisatie.


25

Onze maatschappelijke invloed en impact De context waarbinnen Mn Services opereert maakt dat wij verschillende rollen hebben binnen verschillende ketens, waarbinnen de invloed die wij kunnen uitoefenen op duurzaamheid verschilt. Naast een verschil in invloed, verschilt ook onze mate van impact op duurzaamheid en daarmee ook onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ons hogere doel is altijd het zorgen voor een goede oudedags voorziening, nu en in de toekomst.

Impact interne bedrijfsvoering Omdat wij een ‘kantoororganisatie’ zijn is de impact van onze interne bedrijfsvoering beperkt. Toch proberen wij waar mogelijk onze CO2-voetafdruk te verkleinen en door duurzaam in te kopen ons steentje bij te dragen aan verduurzaming in de keten.

Werkgever Als werkgever voelen wij natuurlijk een grote verantwoordelijkheid voor onze medewerkers, zij zijn ons belangrijkste kapitaal. Door een zo aantrekkelijk mogelijke werkgever te zijn hopen wij onze medewerkers te binden en te zorgen voor hun welzijn en proberen wij in te spelen op de krapper wordende arbeidsmarkt.

Pensioenuitvoerder Omdat wij een van de grootste pensioen uitvoerders zijn in Nederland met ruim zestig jaar ervaring zien wij het als onze verantwoordelijkheid een bijdrage te leveren aan het maatschappelijke debat over een modern en duurzaam pensioen stelsel, dat past bij de demografische veranderingen in de samenleving. Ofwel: een goede oudedagvoorziening voor alle Nederlanders. Ten aanzien van de pensioen administratie zorgen wij voor toegankelijke informatiestromen die voor iedereen te begrijpen zijn. Onze uitvoeringstaak op het gebied van inkomensverzekeringen

26

betreft grotendeels de administratie, maar daarnaast zien wij het ook als onze taak om mee te denken en advies te geven ten aanzien van de producten, om zodoende bij te dragen aan inkomenszekerheid. Onze maatschappelijke impact op verzekerings gebied is klein, vooral omdat dit onderdeel van onze dienstverlening een bescheiden omvang heeft, slechts zeven procent van onze totale omzet. Mn Services heeft de ambitie om de dienstverlening op het gebied van verzekeringen verder te gaan verbreden. Op welke wijze we daaraan invulling gaan geven zal in 2011 vorm moeten krijgen. Dit kan tot gevolg hebben dat onze invloedsfeer op het verzekeringsgebied toeneemt.

Vermogensbeheerder De impact van onze vermogensbeheer activiteiten reiken verder. Wij beleggen wereldwijd in uiteenlopende sectoren waarbij het gaat om een omvangrijk vermogen. Bij vermogensbeheer zien we het als onze maatschappelijke verantwoorde lijkheid een bijdrage te leveren aan het oplossen van wereldwijde MVO vraag stukken, binnen het mandaat van onze opdrachtgevers. Dit doen wij door onze investeringen zorgvuldig te kiezen volgens onze leidende principes. Uiteraard is dit ook van belang om financiële risico’s te beheersen. MVO risico’s zijn vaak ook beleggingsrisico’s, denk bijvoorbeeld aan klimaatverandering of schendingen van mensenrechten, of investeringen in landen met discutabele regimes. Door beleggen worden de noodzakelijke financiële middelen verkregen voor de pensioen uitkeringen. Ook hier is dus uiteindelijk het hogere doel een goede oudedagsvoorziening. Binnen al onze ketens streven wij ernaar om de invloed die wij hebben in te zetten om positieve bijdragen aan duurzaamheid te stimuleren en negatieve impact te vermin deren. Hoe wij dit precies doen beschrijven we in de volgende hoofdstukken.


MVO organisatie

Pagina 28 Patrick Janssen is Manager Public Affairs bij Mn Services. ‘De betaalbaarheid en duur zaamheid van pensioenstelsels staan in heel Europa onder druk. Juist in roerige tijden wil Mn Services in dialoog zijn met de politiek en met andere stakeholders. Want ook al is verandering nodig, de collectiviteit van ons stelsel biedt grote voordelen. We zitten dan ook om tafel met besluitvormers en andere belangenorganisaties zoals de Pensioenfederatie. Zowel in Den Haag als in Brussel. We nodigen externe deskundigen uit om te discussiëren over de toekomst van pensioen. Ook voeden we stakeholders, zoals Tweede Kamerleden, met onze kennis en expertise omdat we geloven in de kracht van het collectieve stelsel. Daarnaast zetten we ons in voor administratieve lasten verlichting en klantgerichtheid. Bijvoorbeeld door transparante pensioenoverzichten voor deelnemers te bieden en online diensten voor werkgevers. In een tijd waarin veel ter discussie staat, is dat niet eenvoudig. Maar wij gaan zeker verder door overheid en politiek hierop te wijzen.’

Om MVO beter te borgen in onze organisatie is in juni 2009 een projectgroep in het leven geroepen die medeverantwoordelijk is voor het invulling geven aan MVO.

MVO projectgroep Verschillende managers en medewerkers van relevante afdelingen zijn betrokken bij het vaststellen van de MVO doelen. Dit om te waar borgen dat de doelen realistisch zijn en dat de betreffende afdelingen er ook achter staan. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de acties ligt bij de betrokken afdelingen. Het is daarom van groot belang dat het nut en de noodzaak van de acties in de gehele organisatie duidelijk worden gemaakt. De meeste acties vragen niet zozeer om veel investeringen, maar wel om een iets andere manier van werken. De projectgroep ziet hier voor zichzelf een ondersteunende en coördinerende rol weggelegd. Zij zal waar mogelijk afdelingen helpen en signaleren of acties wel of niet worden uitgevoerd. Medio 2010 is een beleidsmedewerker HRM gestart: deze medewerker speelt een grote rol in het ontwikkelen en aanpassen van beleid met betrekking tot duurzame inzetbaarheid van medewerkers. De beleidsmedewerker is ook toegevoegd aan het projectteam.

MVO committee In een klankbordgroep bespreken de managers de voortgang met de vertegenwoordiger van de projectgroep en haar referent vanuit de Raad van Bestuur. De klankbordgroep is medio 2010 omgedoopt tot MVO committee. Hiermee willen we laten zien dat de betrokken managers en de leden van het committee verantwoordelijkheid nemen voor de acties die leiden tot een meer duurzaam Mn Services.

Raad van Bestuur Naast opdrachtgever heeft de Raad van Bestuur ook een belangrijke ambassadeursfunctie bij het op gang brengen van de activiteiten bij de


Pagina 29 Roos Vermeij is Tweede Kamerlid van de PvdA en woordvoerder AOW en Pensioenen. ‘Het is waar dat ons pensioenstelsel moet veranderen. Niets doen is geen optie. Toch verdient het huidige stelsel het niet om bij het grof vuil gezet te worden Het mooie principe van solidariteit en collectiviteit moet behouden blijven. Inmiddels wordt er gewerkt aan een vernieuwd stelsel. Wat ons betreft voldoet dat aan drie uitgangspunten. (1) Het stelsel is duurzaam; ook onze kinderen en kleinkinderen hebben recht op een goede toekomst. (2) Het pensioengeld wordt verantwoord belegd, draagt bij aan een betere wereld. (3) Het pensioen is begrijpelijk en transparant. Wat kan ik van mijn pensioen verwachten? Hoeveel pensioen bouw ik op? Het is positief dat er een pensioendebat is. We zitten geregeld met alle betrokkenen om tafel om te werken aan de toekomst van het pensioen. Wat ons betreft een eerlijke en duurzame toekomst dus.’

27

‘Ons uitgangspunt is simpel: we willen onze stakeholders meerwaarde bieden. Zeker in deze roerige tijden’ Patrick Janssen, Manager Public Affairs, Mn Services

28


‘Een toekomst bestendig pensioenstelsel is duurzaam, sociaal, transparant en draagt bij aan een betere wereld.’ Roos Vermeij, Tweede Kamerlid PvdA en woordvoerder AOW en Pensioenen MVO Verslag 20

29

Bert Snabel, Projectleider MVO

Carline Hollemans

Opdrachtgever Raad van Bestuur (Walter Mutsaers) Projectleider

Thema MVO strategie en beleid De projectleider heeft geregeld overleg met de opdrachtgever (Raad van Bestuur) en koppelt de uitkomsten terug aan het projectteam. Het projectt eam overlegt minimaal eenmaal per maand en maakt maandelijks en per kwartaal een voortgangsrapportage. Het MVO Committee komt ongeveer eenmaal per twee maanden samen.

MVO in de bedrijfsvoering

Projectgroep Medewerker Strategie en Beleid

Medewerker Procesbeheer

Mn in de maatschappij Medewerker Communicatie Medewerkers

Committee Directeur Strategie en Beleid

Directeur Pensioenen & Diensten

Manager Communicatie

Directeur HRM Medewerker HRM

Compliance en Governance

MVO in vermogensbeheer

30

Medewerker Compliance en Governance

Medewerker Beleggingen


Chief Compliance Officer

Directeur Vermogensbeheer

Hester IJgosse

Christian Sandee

verschillende afdelingen. Het structureel op de agenda plaatsen van MVO, zoals tijdens de Kerst- en Nieuwjaarspeech is gedaan, draagt enorm bij aan het succes van MVO.

Zes MVO thema’s We hebben zes MVO thema’s opgesteld. Zo geven we invulling aan het begrip en kunnen we taken beter verdelen. De thema’s zijn: MVO strategie en beleid, Mn Services in de maatschappij, Medewerkers, Compliance en Governance, Maatschappelijk Verant woord Beleggen en MVO in de interne bedrijfsvoering. Elk projectlid heeft een thema toebedeeld gekregen dat dicht bij de dagelijkse werkzaamheden ligt.

directer de wederzijdse afhankelijkheid, hoe frequenter en meer gestructureerd het contact. Op dit moment voeren wij nog geen specifieke dialoog met onze stakeholders ten aanzien van ons MVO beleid of ons MVO jaarverslag. Wel willen wij hen daar meer bij betrekken, zodat wij extern kunnen toetsen wat onze materiële MVO onderwerpen zijn. Dit zijn onze belangrijkste stakeholders:

Eigenaren De eigenaren van Mn Services worden uiteraard gezien als een belangrijke stakeholder.

Klanten

Stakeholderdialoog Wij vinden de band met onze stakeholders zeer belangrijk. Zij zijn ons klankbord, en houden ons alert. De input van onze belanghebbenden houdt ons scherp, en zorgt ervoor dat wij continu blijven werken aan onze prestaties. Hierdoor kunnen wij weer meer betekenen voor onze stakeholders. Mn Services heeft diverse stakeholders. Hun belang varieert, maar een ding hebben ze gemeen. Al onze belanghebbenden willen dat Mn Services goed en duurzaam functioneert. Met al onze stakeholders houden wij op meer of minder structurele wijze contact. Hoe

Tot onze directe klanten rekenen wij pensioenfondsen die ons opdracht verlenen tot het uitvoeren van hun pensioen regelingen en/of het beheren van hun vermogen. Deze dienstverlening verzorgen wij ook voor verzekeraars en tussen personen. Naast het reguliere contact met onze klanten streven wij naar periodieke klanttevredenheidsonderzoeken. Eind 2009 was het laatste onderzoek onder klanten van vermogensbeheer. Het doel van het onderzoek was om inzicht te krijgen in de tevredenheid van bestuursleden van pensioenfondsen over de dienstverlening van Mn Services op het gebied van fiduciair management. Op de overall tevredenheid


31

Thomas van Dijk

Tessa Zwolle - van den Broek

scoorde Mn Services een 7,3 ( De laagste score bedroeg een 6,9 op het onderdeel ‘informatievoorziening’ en de hoogste score een 8,4 op ‘tevredenheid over het contact’.) In 2011 staat het volgende onderzoek op de agenda. Op deze manier hopen wij onze dienstverlening af te kunnen blijven stemmen op de klantwensen.

belangenorganisaties als de Vereniging van Bedrijfstakpensioenfondsen (per 1/1/2011 de Pensioenfederatie), NETSPAR (Network for Studies on Pensions Aging and Retirement) en het Holland Financial Centre (HFC). Hierin delen we onze kennis en ervaringen. Lees meer hierover in hoofdstuk Mn Services: maatschappelijk betrokken.

Wet- en regelgevers

Interne stakeholders

De bedrijfsvoering en daarmee de zorg voor een goede oudedagsvoorziening wordt mede bepaald door (veranderende) weten regelgeving ten aanzien van pensioenen. Politieke spelers als ministers en parlementariërs, maar ook ambtenaren en toezichthouders rekenen wij daarom tot onze stakeholders. De interactie met deze groep stakeholders komt aan de orde in het hoofdstuk MVO in onze dienstverlening.

Ons belangrijkste kapitaal bestaat uit onze mensen. Het personeel, vertegenwoordigd in onder andere ondernemingsraad en vakbonden, zien wij daarom als belangrijke stakeholder. Onze relatie met onze mede werkers komt uitgebreid aan de orde in het hoofdstuk ‘Onze mensen, ons belangrijkste kapitaal’.

Invloedsgroepen Verschillende belangenorganisaties hebben directe en indirecte invloed op Mn Services. Zo hebben branche verenigingen en vakbonden bijvoorbeeld invloed op weten regelgeving die ver volgens op Mn Services van invloed kan zijn en kan de VBDO (Vereniging van Beleggers voor Duurzame Ontwikkeling) invloed hebben op ons beleggingsbeleid. Daarnaast nemen wij ook deel aan verschillende

32

Partners bedrijfsvoering Mn Services werkt op verschillende vlakken samen met andere ondernemingen. Zo bestaat er een wederzijdse afhankelijk heid met de leveranciers van producten en diensten die wij afnemen. Daarnaast heeft Mn Services ook deelnemingen in twee joint ventures waarin wij direct samenwerken met andere ondernemingen. Ook werken wij samen met andere investeerders om onze doelen ten aanzien van verantwoord vermogensbeheer te bereiken.


Faryda Lindeman

Eric Bernaert

Markt

in Nederland hebben wij invloed op hoe de markt beweegt. Anderzijds heeft de markt ook invloed op onze bedrijfsvoering.

Als topdriespeler op de markt van pensioenuitvoering en -vermogensbeheer

Wet- en regelgevers

Eigenaren

Toezichthouders

Aandeelhouders

Wet- en regelgevers

(sociale partners)

nationaal en Europees

Invloedgroepen

Klanten

Pers, media

Pensioenfonsen

Belangenorganisaties

(sociale partners)

Brancheverenigingen,

Werkgevers en werknemers

vakbonden

Verzekeraars

Pensioenkoepel

Tussenpersonen

Interne stakeholders

Markt

Personeel

Markt vb & PD

or

Consultants Potentiële klanten Partners bedrijfsvoering Leveranciers Business Partners


33

MVO in onze dienstverlening Wij willen zorgen voor de toekomst. Voor de toekomst van onze klanten, werknemers en werkgevers en voor de toekomst van onze eigen mensen. Wij willen eraan bijdragen dat wie werkt, kan bouwen aan een mooi vooruitzicht. En wie niet meer werkt, kan genieten van wat is opgebouwd. Wij geloven dat bouwen aan de toekomst en daarvan genieten het beste kan in een duurzame samenleving. Onze dienstverlening voor onze opdracht gevers bestaat uit twee onderdelen: Pensioenen & Diensten en Vermogens beheer. Overkoepelend is de bijdrage aan het maatschappelijk debat rondom een modern en duurzaam pensioenbestel.

Bijdragen aan een modern en duurzaam pensioenbestel Wij leveren een directe bijdrage aan het maatschappelijk debat rondom een modern en duurzaam pensioenstelsel. Onder andere onze Public Affairs afdeling geeft hieraan invulling. Mn Services maakt duidelijk wat haar standpunten zijn op de relevante dossiers en gaat – waar nuttig en nodig – hierover in gesprek met stakeholders (parlement, ministeries, NGO’s).

34

MVO in onze dienstverlening

De belangrijkste activiteiten van de afdeling Public Affairs zijn: – Monitoring: Wij weten exact hoe maatschappelijke en politieke discussies van invloed zijn op onze eigen organisatie. – Netwerken: Wij besteden aandacht aan de opbouw en het onderhouden van een relevant (inter)nationaal netwerk. – Stakeholdermanagement: Wij zijn op de hoogte van organisaties die betrokken zijn bij de politieke discussie en besluit vorming op de voor ons belangrijke dossiers. – Arena-analyse: Wij analyseren het politieke en maatschappelijke speelveld om te bepalen welke stakeholders relevant zijn en bepalen onze eigen positie in dit krachtenveld.

– Standpuntbepaling: Wij formuleren duidelijke posities en standpunten op relevante dossiers en weten regelgeving. – Lobby: Wij trachten de politieke besluit vorming te beïnvloeden. Daartoe gaan wij steeds in overleg met leden van het parlement en ambtenaren bij ministeries. Ook stellen we Position Papers, notities en Kamervragen op en sturen we geregeld brieven naar zowel Haagse als Brusselse besluitvormers. – Agenda setting: Wij stellen ons proactief op en monitoren proactief de ontwikkeling van weten regelgeving. Op die manier proberen wij al in een vroeg stadium aangesloten te zijn bij de verschillende wetgevingstrajecten. Ook spreken wij regelmatig Kamerleden en vertegenwoordigers van Brusselse instellingen en nemen wij actief deel aan wetgevingsconsultaties (Den Haag en Brussel).

Voorbeelden van onderwerpen en dossiers waarover Mn Services in gesprek is gegaan en positie heeft ingenomen:

Haagse dossiers Advies betreffende de vaststelling van parameters voor pensioenfondsen In 2009 heeft toenmalig Minister Donner van Sociale Zaken en Werk gelegenheid (SZW) een commissie ingesteld (de Commissie Don) om te adviseren over de parameters waar pensioenfondsen van mogen uitgaan in hun financiële opzet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de hoogte van de dekkingsgraad of te verwachten rendementen. Mn Services heeft een brief naar de vaste Kamercommissie SZW gestuurd, waarin de negatieve gevolgen van het advies voor pensioenfondsen geschetst werden. Mn Services benadrukt dat de discussie over parameters niet los gezien mag worden van de andere adviezen die zijn voorbereid over de toekomst(bestendigheid) van het Nederlandse pensioenstelsel.


35

Beleggingsbeleid en Risicobeheer (Commissie Frijns) en Toekomst bestendigheid Pensioen (Commissie Goudswaard) De twee overige ingestelde commissies betreffen de commissies Frijns (risicobeheer) en Goudswaard (Toekomstbestendigheid Aanvullende Pensioenregelingen). In maart 2010 vond de hoorzitting plaats over de adviezen van de commissies Frijns en Goudswaard. Hieraan voorafgaand heeft Mn Services vragen voorbereid en neergelegd bij verschillende fracties in de Tweede Kamer. Mn Services onderschrijft in grote lijnen de bevindingen en conclusies van deze adviezen.

Evaluatie van de financiële positie van pensioenfonds Mn Services heeft pensioenwoordvoerders in de Tweede Kamer voorzien van uitwerkingen en berekeningen van de huidige rentetermijnstructuur in vergelijking met mogelijke alternatieve rentes en de effecten daarvan op de financiële positie van pensioenfondsen. Zo leverden wij een bijdrage aan de discussie in de Tweede Kamer over de evaluatie van de herstelplannen van pensioenfondsen en de effecten van rentetermijnstructuur (RTS) op de financiële positie van pensioenfondsen.

Wetsvoorstel tot invoering van een Premie Pensioen Instelling In 2009 is een wetsvoorstel ingediend ter oprichting van de zogenoemde Premie Pensioen Instelling (PPI). Dit is een pensioeni nstelling die op de Nederlandse markt actief mag zijn, maar voornamelijk bedoeld is voor pensioenactiviteiten voor multinationale Europese ondernemingen. Bij de behandeling van het wetsvoorstel tot invoering van een Premie Pensioen Instelling (PPI) in zowel de Tweede als de Eerste Kamer, heeft Mn Services vragen ingediend bij de pensioenwoordvoerders. Deze vragen hadden betrekking op de reikwijdte van de PPI (‘alleen Defined Contribution pensioenregelingen of ook Defined Benefit regelingen’) en de regels met betrekking tot de governance van een PPI. Die zijn in vergelijking met governanceregels van pensioenfondsen erg beperkt.

Wetsvoorstel Medezeggenschap In de discussie over de positie van gepensioneerden in pensioenfonds besturen heeft Mn Services een duidelijke positie ingenomen. In reactie op het ‘initiatiefwetsvoorstel Koser Kaya/Blok’ over medezeggenschap van gepensioneerden, heeft Mn Services een Position Paper gezonden aan de Eerste Kamer. Kernboodschap was dat voorliggend wetsvoorstel het achterliggende doel, namelijk het herstel en behoud van vertrouwen in ons pensioenstelsel, niet dient. Bovendien kan het wetsvoorstel leiden tot onwerkbare besturen en een toename van administratieve lasten voor pensioenfondsen.

36


Brusselse dossiers Groenboek Pensioenen Op 7 juli 2010 heeft de Europese Commissie haar Groenboek over pensioenen gepubliceerd. Het Groenboek raakt aan een aantal kernelementen van het Europese pensioenbeleid. Het beoogt een adequaat en houdbaar pensioen inkomen te garanderen voor alle Europese burgers, zowel nu als in de toekomst. Mn Services heeft vanuit de Nederlandse pensioensector een bijdrage geleverd aan de beantwoording van vragen die de Europese Commissie stelt in het Groenboek, en haar standpunt in diverse lobby gesprekken met Europese stakeholders binnen de verschillende Europese instellingen uitgedragen.

Richtlijn AIFM In 2009 heeft de Europese Commissie een richtlijn voor beheerders van alternatieve investeringsfondsen gepubliceerd, met als doel alternatieve beleggingsi nstellingen beter te reguleren. Mn Services heeft berekend dat de financiële impact op pensioenfondsen, die mogelijk onder deze richtlijn vallen, enorm groot kan zijn. Denk aan een mogelijke stijging van pensioenpremies met zes procent. Daarom heeft Mn Services het standpunt ingenomen dat fondsen en uitvoerders moeten worden uitgezonderd van deze richtlijn. Tijdens een hoorzitting over AIFMD georganiseerd door het Europees Parlement, heeft Mn Services opgetreden en haar mening uitgedragen.

MVO in pensioenuitvoering

intern en klantgerichtheid en persoonlijk contact naar de deelnemers. Al onze interne processen zijn geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Papier komt niet verder dan de postkamer. Daar digitaliseren wij alle brieven en leveren we ze via workflow managementsystemen op de juiste plek binnen de organisatie af. Ook kunnen de klanten al hun transacties online verzorgen. Via extranet kunnen werk gevers zelf hun gegevens aanpassen en online facturen bekijken.

Het grootste bedrijfsonderdeel van Mn Services is Pensioenen, waar zo’n zeshonderd collega’s werken aan zaken als relatiebeheer, klantenservice en (het verzorgen van) pensioenuitkeringen. Onze klanten zijn opdrachtgevers als PMT, PME, Bpf Koopvaardij en NV Schade, maar ook de klanten van onze klanten: pensioendeelnemers, verzekerden en werkgevers. Sleutelbegrippen in het onderhouden van de relatie zijn wederzijds respect en het bieden van toegevoegde waarde.

Beperken van pensioen uitvoeringskosten

Onze missie is het leveren van kwalitatief goede diensten voor diverse klanten tegen marktconforme tarieven. Hoe wij dat doen? Via operational excellence

Mn Services streeft ernaar om de pensioen regelingen van onze opdrachtgevers zo efficiënt mogelijk uit te voeren. De grote bedrijfstakpensioenfondsen waarvoor wij zowel de administratieve uitvoering als


37

het vermogensbeheer verzorgen kennen per definitie een lage kostenstructuur in vergelijk met andere vormen van pensioenopbouw. Onderzoek verricht door Van der Lecq en Steenbeek toont aan dat het opbouwen van pensioen in een (groot) pensioenfonds de meest efficiënte wijze is. Daardoor immers kunnen deelnemers optimaal profiteren van de schaalgrootte en de collectiviteit. Simpel gezegd: een groot fonds brengt lagere kosten met zich mee. Mede door de verplichtstelling en doorsneepremie die gehanteerd worden zijn pensioenfondsen en hun uitvoerders in staat om de gemiddelde totale kosten tot enkele procenten per jaar te beperken. Binnen andere pensioenvormen kunnen de kosten gemiddeld oplopen tot boven de twintig procent.

Menselijke maat in de communicatie Het onderwerp pensioenen wordt vaak gezien als ingewikkeld en vraagt daarom om heldere communicatie. Wij zien goede pensioencommunicatie als basis voor wederzijds vertrouwen. Deelnemers worden steeds kritischer en eisen steeds meer inzicht in de wijze waarop hun pensioengeld wordt belegd. Dat vraagt van ons open, heldere communicatie. Ook wij vinden dat het eenvoudiger moet waar het eenvoudiger kan. Niet alleen waar het gaat om het voorkomen van administratief gedoe, maar ook als het op uitleggen aankomt. We willen open, eerlijk en duidelijk zijn, waarbij iedereen goed inzicht heeft in zijn of haar pensioen. We zoeken dan ook in alles wat we doen steeds de menselijke maat. En als ons dat niet voldoende lukt, dan horen wij graag hoe het beter kan.

Zo zorgen wij samen met onze opdrachtgevers voor toegankelijke communicatie: – We toetsen communicatie-uitingen in klantenpanels. – Onze productuitingen zijn geschreven op taaln iveau B1, het niveau waarop bijna iedereen in Nederland een tekst begrijpt. Om te zorgen dat onze medewerkers deze schrijfstijl beheersen krijgen zij intern een cursus. – Deelnemergerichte magazines, zoals het Koopvaardij Pensioenkompas en PME magazine. Hierin zijn onder andere persoonlijke verhalen te lezen zodat mensen meer inzicht in pensioen kunnen krijgen. – Pensioenplanners: Dit zijn digitale tools waar mensen zelf met financiële factoren kunnen schuiven, zodat ze zien welke beslissingen invloed hebben op de hoogte van hun pensioen. – Voor ons eigen Mn Services ondernemingspensioenfonds organiseren we inloopdagen. – Onze medewerkers van de klantenservices krijgen regelmatig training in het zo goed mogelijk kunnen helpen van mensen met hun pensioenvragen.

38


MVO in vermogensbeheer Ons belegd vermogen bedraagt ruim zeventig miljard euro, wat ongeveer tien procent van het totale belegde vermogen van pensioenfondsen in Nederland is. Dat vraagt om verantwoord beleggen. Dat maakt beleggen tot een van de belangrijkste onderwerpen binnen het MVO beleid. Mn Services is in de eerste plaats een dienstverlenende organisatie voor haar opdrachtgevers. Wij bepalen dus niet in hoofdlijnen het beleid van verantwoord beleggen. Dat gebeurt door onze opdracht gevers. Wél adviseren wij over het te voeren verantwoord beleggingsbeleid en zorgen we na besluitvorming door die opdrachtgever, voor de uitvoering. Wij vinden het onze verantwoordelijkheid om hierbij, samen met opdrachtgevers, te zoeken naar nieuwe, duurzame beleggingskansen. Ook het monitoren van de bestaande beleggings portefeuille op maatschappelijke aspecten en verantwoording afleggen over ons beleggingsbeleid horen hierbij. Ons uitgangspunt vormen onze tien leidende beginselen.

Beleggen volgens 10 leidende beginselen Mn Services beheert het vermogen in lijn met de UN PRI (Principles for Responsible Investment). De UN PRI omvatten een serie beginselen voor verantwoord beleggen die door vermogensbeheerders en pensioen fondsen kunnen worden onderschreven. Hiermee tonen zij betrokkenheid bij verantwoord beleggen. De beginselen bieden praktische handreikingen voor het integreren van factoren als milieu, sociale omstandigheden en goed ondernemings bestuur in de beleggingspraktijk. Deze principes zijn door meer dan 800 investeerders wereldwijd ondertekend.

Mn Services sluit naast de UN PRI zoveel mogelijk aan bij breed gedragen inter nationale verdragen. Zo kunnen we de vraag naar de invulling van verantwoord beleggen en ondernemen concreter invullen. Op basis hiervan hebben wij tien leidende beginselen geformuleerd:

1

Mn Services streeft voor haar klanten naar een goed én verantwoord rendement, houdt rekening met maatschappelijke gevolgen van haar beleid, voorkomt dat het bijdraagt aan het ontstaan c.q. vergroting van maatschappelijke problemen en draagt, binnen het kader van zijn rol als pensioenuitvoerder, bij aan oplossing van maatschappelijke problemen. Mn Services houdt daarbij rekening met veranderende maatschappelijke inzichten en opvattingen.

2

Bedrijven in de beleggings portefeuilles moeten een strategie ontwikkelen en uitvoeren die op lange termijn aandeelhouderswaarde creëert. Dit houdt in dat de onderneming economische waarde toevoegt, haar klanten bedient en in het algemeen de continuïteit en werkgelegenheid waarborgt.

3

Bedrijven in de beleggings portefeuilles moeten het bestuur van de onderneming zo vormgeven dat de rechten van (minderheids-) aandeelhouders worden gerespecteerd, het management voldoende macht heeft de strategie en het beleid van de onderneming uit te voeren, er voldoende checks and balances zijn, er onafhankelijk toezicht is, relevante belanghebbenden betrokken worden, en dat nationale wetgeving en codes worden gerespecteerd.


39

4

Mn Services investeert voor haar klanten niet (rechtstreeks noch indirect) in ondernemingen en/of andere investeringsobjecten die producten maken die in strijd zijn met door Nederland ondertekende internationale verdragen.

5

Bedrijven in de beleggings portefeuilles dienen binnen de grenzen van hun invloedssfeer de internationaal uitgevaardigde mensenrechten te eerbiedigen en zich er steeds van te vergewissen dat zij niet medeplichtig worden aan schending van de mensenrechten.

6

Bedrijven in de beleggings portefeuilles dienen de vrijheid van vakvereniging en de effectieve erkenning van het recht op collectieve onderhandelingen te handhaven en zich in te zetten voor de uitbanning van iedere vorm van verplichte en gedwongen arbeid, de effectieve afschaffing van kinderarbeid en de bestrijding van discriminatie in arbeid en beroep.

7

Bedrijven in de beleggings portefeuilles dienen voorzorg te betrachten bij hun benadering van milieu-uitdagingen, initiatieven te ondernemen om een groter milieubesef te bevorderen en de ontwikkeling en de verspreiding van milieuvriendelijke technologieën te stimuleren.

8

Bedrijven in de beleggings portefeuilles moeten elke vorm van corruptie tegengaan, inclusief afpersing en omkoping.

40

9

Bedrijven in de beleggings portefeuilles bevorderen, en houden toezicht op de toepassing van deze principes bij haar zakenpartners en onderaannemers en accepteren de verantwoordelijkheid voor de toepassing van deze principes in de hele keten.

10

Bedrijven in de beleggings portefeuilles zijn trans parant en rapporteren over de activiteiten en progressie bij de uitvoering van het beleid. De beginselen gelden voor de entiteiten waarin Mn Services (voor haar opdracht gevers) investeert. Het is onze ambitie om het volledig belegde vermogen volgens deze tien leidende beginselen te beleggen. De komende jaren willen we dit stap voor stap waarmaken. Hierbij hoort het inrichten van een goede sturingssystematiek, waarmee we de voortgang kunnen monitoren en het ondersteunen van onze assetmanagers bij de toepassing van deze leidende beginselen.

Vier pijlers Mn Services voert haar verantwoord beleggingsbeleid uit langs vier pijlers: – ESG-integratie in alle asset classes – Uitsluiting (Exclusion) – Actief aandeelhouderschap – Thematische beleggingen

ESG Integratie in alle asset classes In 2010 hebben wij een methode ontwikkeld om bij de selectie van aandelen en obligaties, externe managers, hedge funds, private equity en non-listed onroerend goed nemen wij zogenoemde ESG-criteria mee te nemen. Ofwel: environmental, social en governance. Voorafgaand aan een (mogelijke) investering sturen wij een ESG-vragenlijst toe. Dit doen wij om te bepalen of de betreffende organisatie een verantwoorde investeringsstrategie en een


Pagina 42 Kris Douma is Hoofd Responsible Investment bij Mn Services. ‘Wij bevorderen transparantie bij pensioenfondsen, maar zij bepalen zelf hoe ver ze gaan. Ze zijn soms terughoudend. Begrijpelijk als het gaat om marktgevoelige informatie. Maar transparantie is wel erg belangrijk om verantwoording af te kunnen leggen aan deelnemers en de samenleving. Gaan we verantwoord om met pensioengelden? Mn Services volgt de VN-code voor Verantwoord Beleggen (UN PRI), ook ten aanzien van trans parantie. We beleggen niet in controversiële wapens en rapporteren over alle uitsluitingen. Daarnaast voeren we dialoog met bedrijven. We oefenen bijvoorbeeld druk uit op Walmart om internationale verdragen over arbeidsrechten beter na te leven. Bij BP en Shell stemden we voor een resolutie om openheid te krijgen over de gevolgen van oliewinning uit teerz anden. Uitsluitingen, ons stemgedrag en engagement activiteiten; het is allemaal na te lezen in onze openbare rapportages.’

(effectief) ESG-beleid heeft, hoe dat beleid zich verhoudt tot het eigen beleid van Mn Services en opdrachtgevers, of aan bepaalde criteria voor verantwoord ondernemen en verantwoord beleggen wordt voldaan, en of bijvoorbeeld een uitsluitingsbeleid wordt gefaciliteerd. De implementatie van deze methode wordt in 2011 verder geborgd. In sommige gevallen hanteren wij minimumcriteria, zoals bij de gehanteerde investeringsstrategie (hedge funds, private equity) en het faciliteren van een uitsluitingbeleid (private equity). De VBDO houdt een jaarlijks benchmarkonderzoek. Dat is voor ons een belangrijke toets om te zien of onze inspanningen het gewenste effect hebben gehad. De komende jaren hopen we aanzienlijk hoger te scoren op implementatie van het duurzaam beleggingsbeleid.

Pagina 43 Tineke Lambooy is wetenschapper bij Nyenrode en Universiteit Utrecht. ‘Institutionele beleggers moeten meer aandacht besteden aan de relatie tussen de bedrijven waarin zij investeren en ecosysteemdiensten zoals water, bijen, hout, vruchtbare grond en vis. Ik zie drie vragen voor elke belegger. (1) Beïnvloeden de bedrijfs activiteiten ecosystemen negatief? (2) Is het bedrijf afhankelijk van ecosysteemdiensten? Een ijsfabrikant gebruikt fruit en daar heb je bijen voor nodig. Bijensterfte is dus direct bedreigend voor de winst. En zonder water droogt de winst van bierbrouwerijen op. (3) Draagt het bedrijf bij aan ecosysteembehoud? Bijvoorbeeld door duurzaam bos- en waterbeheer of ecotoerisme. De afhankelijkheidsrelatie tussen economie en natuur noopt pensioenfondsen om vanuit economische overwegingen te investeren in bedrijven die ecosystemen positief beïnvloeden. Beleggingsportefeuilles moeten in balans zijn: investeringen in bedrijven die natuur beschadigen moeten balanceren met investeringen in bedrijven en fondsen die het behoud van ecosystemen juist positief beïnvloeden.’

De VBDO voert al een aantal jaar een benchmark-onderzoek uit onder Nederlandse pensioenfondsen. Januari 2011 zijn de onderzoeksresultaten van het 2010 onderzoek naar zestig pensioen fondsen bekendgemaakt. Vier van onze klanten zijn onderzocht: PMT, PME, Bpf Koopvaardij en Pf Productschappen. Onze klanten hadden een goede score voor het duurzaam beleggings beleid, maar een relatief lage score op implementatie. Dat heeft twee oorzaken. Ten eerste zijn er nog enkele beleggings categorieën waarin nog geen ESGintegratie is doorgevoerd. Ten tweede zijn er beleggingscategorieën waarin al wel ESG-integratie heeft plaatsgevonden (o.a. aandelen, externe managers, hedge funds, private equity) maar is dit (nog) niet in toetsbare procedures vastgelegd. In de loop van 2011 gaan wij verder met de implementatie van ESG-integratie in alle beleggingscategorieën.


41

‘Transparantie is geen doel op zich. We willen verantwoording afleggen aan opdrachtgevers en samenleving, en adviseren pensioenfondsen ons hierin te volgen.’ Kris Douma,

Hoofd Responsible Investment Mn Services

42


‘Investeren in natuur is goed voor de economie.’ Tineke Lambooy, wetenschapper bij Nyenrode en Universiteit Utrecht, en Worldconnector


43

Voorkomen van negatieve maatschappelijke effecten In 2010 hebben wij aan de leidende principes nog een beginsel toegevoegd, namelijk het voorkomen van negatieve maatschappelijke effecten. Daarom kijken wij bij verantwoord beleggen niet alleen naar de ESG-criteria, maar vatten wij verantwoord beleggen breder op. Hiertoe hebben wij bijvoorbeeld een checklist met criteria opgesteld op basis waarvan wij bij de selectie van hedgefunds activistische en agressieve hedgefunds gaan weren. In 2011 wordt de implementatie hiervan verder geborgd. Hetzelfde geldt voor private equity funds. Ook investeren wij niet in private equity fondsen die eenzijdig zijn gebaseerd op leverage en andere vormen van financial engineering.

De volledige lijst met bedrijfsnaam en precieze reden van uitsluiting is beschikbaar op onze website onder Vermogensbeheer.

Uitsluitingsbeleid staatsobligaties Naast het uitsluitingbeleid voor aandelen en bedrijfsobligaties, voerden wij in 2010 ook een uitsluitingbeleid voor staatsobligaties. Het uitsluitingbeleid is gebaseerd op inter nationale verdragen die door Nederland zijn ondertekend of waaraan Nederland gebonden is op grond van het lidmaatschap van de Verenigde Naties en de EU. Eind 2010 werden elf landen uitgesloten: Wit-Rusland, Birma, Noord-Korea, Ivoorkust, Somalië, Soedan, Iran, Syrië, Oezbekistan, Zimbabwe en Eritrea.

Uitsluiting

Voorbeeld: Ivoorkust

Wij sluiten binnen de asset classes aandelen en bedrijfsobligaties ondernemingen uit die producten maken die in strijd zijn met de volgende internationale verdragen:

De VN heeft vast weten te stellen dat er in Ivoorkust mensenrechten schendingen, schending in democratie, illegale wapenhandel en diamanthandel plaatsvonden. De sancties zijn ingesteld in de aanloop van de presidents verkiezingen in november 2010 en zijn uitgedragen om de politieke stabiliteit in het land te garanderen. Indien er eerlijke presidentsverkiezingen zouden plaatsvinden, dan zou de VN de sancties herzien. Zolang de verkiezingsuitslag niet is opgevolgd, blijven de sancties ingesteld totdat er een stabiele politieke situatie ontstaat.

– Montreal Protocol (gehalogeniseerde koolwaterstoffen die een rol spelen in de aantasting van de ozonlaag); – CITES (internationale handel in beschermde wilde dieren en planten); – Het verdrag tegen ‘incendiary weapons’ (fosfor wapens); – Non-Proliferation of Nuclear Weapons Treaty; – Chemical Weapons Convention; – Biological and Toxin Weapons Convention; – Ottawa Convention on the Prohibition of the Use, Stockpiling, Production and Transfer of Anti-Personnel Mines and on Their Destruction; – Oslo Convention on Cluster Munitions. Ons onderzoeksbureau Sustainalytics onderzoekt elk kwartaal welke bedrijven aan de uitsluitingcriteria voldoen. Dit leidt in de praktijk tot een lijst van 36 bedrijven.

44

http://www.un.org/sc/committees/1572/index.shtml

Actief aandeelhouderschap Het actief aandeelhouderschap bestaat uit vijf verschillende onderdelen: (i) stemmen, (ii) bezoek aandeelhoudersvergaderingen, (iii) dialoog/engagement, (iv) gezamenlijke initiatieven met andere investeerders en (v) litigation.


Stemmen voor goed ondernemingsbestuur Een van de belangrijkste rechten als aandeelhouder is het hebben van stemrecht binnen een onderneming. Actief en geïnformeerd stemmen speelt een cruciale rol bij het bereiken van een goed ondernemings bestuur, en daarbij is het een belangrijk onderdeel van onze rol als verantwoord belegger namens onze klanten. Om deze redenen maakt Mn Services actief gebruik van het stemrecht om invloed uit te oefenen op het management. Wij hebben in 2010 op bijna 3000 algemene vergaderingen gebruikgemaakt van ons stemrecht, over ongeveer 28.000 agendaonderwerpen. De invloed die wij proberen uit te oefenen heeft betrekking op zaken als milieu, maatschappij en corporate governance. In overleg met haar opdrachtgevers heeft Mn Services een op maat gesneden stem beleid ontwikkeld, dat volledig in overeen stemming is met de leidende beginselen. In dit stembeleid staan richtlijnen voor het stemmen op aandeelhoudersresoluties over duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Tevens is dit stembeleid gebaseerd op internationale en nationaal erkende corporate govervance richtlijnen, zoals de richtlijnen van de Organisation of Economic C-operation and Development (OECD), International Corporate Governance Network (ICGN), de Nederlandse Corporate Governance Code en de Corporate Governance richtlijnen van Eumedion. Voor de uitvoering van het stembeleid maakt Mn Services gebruik van de dienst verlening van Institutional Shareholder Services (MSCI ISS). Op basis van het door ons en onze klanten ontwikkelde stem beleid geeft ISS stemadviezen en zorgt ervoor dat de stem van Mn Services door middel van proxy voting (stem volmacht) wordt uitgebracht. In sommige gevallen neemt Mn Services deel aan

aandeelhoudersvergaderingen van AEXen AMX-fondsen. Dit doet zij samen met andere investeerders in Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen, samenwerkend in Eumedion (de belangen organisatie voor institutionele beleggers), In enkele gevallen liet Mn Services zich bij die vergaderingen door andere investeerders (deelnemers in Eumedion) vertegenwoordigen.

Voorbeeld Arcelor Mittal Op 11 mei 2010 nam Mn Services deel aan de aandeelhoudersvergadering van het aan de AEX genoteerde Arcelor Mittal. Al eerder heeft Mn Services bij Arcelor Mittal aangegeven problemen te hebben met de beperkte onafhankelijkheid van de commissarissen (non executive board) van de onderneming. Opnieuw stonden voorstellen op de agenda tot benoeming van niet-onafhankelijke non executive directors en opnieuw werd daar tegen gestemd. Later in het jaar hebben met Arcelor Mittal daarover gesprekken plaatsgevonden, evenals over het terugdringen van het aantal arbeidsongevallen, de afsplitsing van de stainless steel divisie en de beperking van de uitstoot van CO2 in een groot deel van de vestigingen van Arcelor Mittal.

Dialoog met ondernemingen met een hoog ESG-risico Ondernemingen in de portefeuille van Mn Services die in strijd handelen met de UN Global Compact, maken onderdeel uit van een programma van dialoog of engagement. Dat programma wordt uitgevoerd door Mn Services (deels in huis, deels uitbesteed bij F&C en Governance Platform). Sustainalytics onderzoekt elk kwartaal welke ondernemingen niet opereren in lijn met de UN Global Compact.


45

Het betreft zo’n zeventig ondernemingen. Eind 2010 is met circa negentig procent van deze ondernemingen de dialoog gestart. Ook met enkele andere ondernemingen met een hoog ESG-risico wordt in voorkomende gevallen de dialoog gezocht. Soms is dat een eerste brief, soms is dat een al lang lopende dialoog.

Samen meer invloed

Voorbeeld Royal Dutch Shell en BP: Teerzanden

Het is voor een enkele organisatie niet altijd eenvoudig om op eigen kracht grote veranderingen teweeg te brengen in het maatschappelijk verantwoord ondernemen bij de bedrijven waarin wij investeren. Hoe meer partijen aandacht vragen voor MVO, hoe krachtiger de boodschap. Dat is de reden dat wij deelnemen aan een groot aantal gezamenlijke initiatieven, vaak samen met andere ondertekenaars van de UN PRI. Het betreft de volgende initiatieven:

Mn Services is met zowel oliemaat schappijen als milieuorganisaties in gesprek over de gevolgen van olie winning uit teerzanden (voornamelijk in Alberta, Canada). Milieuorganisaties beschouwen deze wijze van oliew inning als onwenselijk omdat (i) de raffinage en ontginning inefficiënt zijn; (ii) er bij de winning en raffinage veel broeikas gassen en andere milieuvervuilende stoffen vrijkomen; en (iii) het peak-oil keuzemoment om over te stappen van fossiele brandstoffen naar duurzame alternatieven met teerzanden wordt opgerekt. F&C heeft namens Mn Services gesprekken gevoerd met diverse olie maatschappijen waaronder Royal Dutch Shell, BP en Total. In deze gesprekken zijn kritische vragen gesteld over de inspanningen die gepleegd worden om de milieubelasting zo veel mogelijk te beperken. Oliemaatschappijen stelden dat oliewinning uit teerzanden relatief veilig is en noodzakelijk om aan de groeiende wereldw ijde vraag naar energie te voldoen.

– Eumedion (Belangenbehartiger voor institutionele beleggers in Nederland) – International Corporate Governance Network – Carbon Disclosure Project – Global Investor statement on climate change – Emerging Markets Disclosure Project (EMDP) – Extractive Industries Transparency Initiative (anti corruptie) – Sudan Engagement Group – Responsible Business in High Risk and Conflict Affected Areas – Biodiversity and Eco Services – Sustainable Stock Exchanges – Public Policy Network (samenwerking responsible investors en overheden) – Labour standards in the supply chain (in samenwerking met Harvard) – SECVA (elektronische communicatie ondernemingen en aandeelhouders) – Asia Corporate Governance Association – UNEP FI Property Work Group (verant woord beleggen in onroerend goed)

46


Klimaatrisico’s en beleggen Klimaatverandering vormt een financieel en economisch risico. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van natuurrampen en de kosten om deze te voor komen. Daarnaast biedt klimaatverandering ook kansen voor beleggers, zoals investeringen in nieuwe duurzame technologieën. Voor beleggers is het daarom belangrijk om te weten wat de risico’s zijn van klimaatverandering voor de bedrijven waar zij in investeren.

Carbon Disclosure Project Mn Services ondersteunt het Carbon Disclosure Project (CDP). Het CDP geeft inzicht in de gevolgen van klimaatverandering voor bedrijven. Het is CDP's missie is om oplossingen voor klimaatverandering versneld toegepast te krijgen door de integratie van relevante klimaatinformatie in beleid en investeringsbeslissingen van ondernemingen en investeerders. Het CDP vraagt beursgenoteerde ondernemingen te rapporteren over de gevolgen van klimaatverandering voor hun onderneming, de omvang van hun CO2-emissies en eventuele reductiedoelstellingen. Ook vraagt het CDP hoe het omgaan met klimaatverandering is ingebed in de organisatie. Mn Services steunt het CDP in het verwezenlijken van haar missie door het project te steunen en door bij ondernemingen aan te dringen op het beschikbaar stellen van cijfers over de uitstoot van broeikasgassen.

Global Investor Statement on Climate Change Mn Services is ondertekenaar van de ‘Global Investor Statement on Climate Change’. Door deze verklaring worden regeringsleiders opgeroepen om te komen tot een duidelijk, betrouwbaar en langetermijn gericht kader om de risico-rendementverhouding van duurzame investeringen te verbeteren. Denk hierbij aan schone energie, energie-efficiency, energieopslag en -transport en afvalreductie.

Biodiversiteit en ecosystemen Biodiversiteit en ecosystemen leveren de basisvoorwaarden voor het bestaan van de mens. De ecosystemen leveren de mens levensbehoeften als voedsel, geneesmiddelen en hout, zuiveren water, en zijn belangrijk in cultureel en recreatief opzicht. Veel ondernemingen zijn voor hun activiteiten afhankelijk van biodiversiteit of ecosystemen. Andere bedrijven kunnen door hun manier van ondernemen de biodiversiteit en ecosystemen schaden of verbeteren, maar zijn zich daarvan vaak niet bewust. Impact op biodiversiteit en ecosystemen hangt samen met vraagstukken als toegang tot wingebieden van grondstoffen, en de stabiliteit van het aanbod van natuurlijke producten. Dit kan direct schade toebrengen aan ondernemingsresultaten. Mismanagement van biodiversiteitsrisico’s vormen dus ook een beleggingsrisico.


47

Daarom gaat Mn Services in 2011 meewerken aan het Natural Value Initiatief (NVI). NVI heeft een benchmark tool ontworpen die de aanpak van ondernemingen evalueert, voor het begrijpen en managen van risico's en kansen in verband met hun invloed en afhankelijkheid op de biodiversiteit en het ecosysteem. Mn Services zal binnen het project met verschillende ondernemingen de dialoog aangaan over de onderzoeksresultaten en daarbij de bedrijven proberen een stimulans te geven om actie te onder nemen. De sectoren die in 2011 onder de loep worden genomen zijn mijnbouw en energie-industrie.

Juridische actie Ten slotte hoort bij actief aandeelhouder schap juridische actie. Bijvoorbeeld het programma van class action en andere juridische acties, gericht op ondernemingen die wettelijke overtredingen hebben begaan waarmee financiële schade is veroorzaakt. Het Amerikaanse class actions programma voorkomt dat Mn Services en haar opdrachtgevers schadevergoedingen door Amerikaanse ondernemingen (onnodig) mislopen. Hoewel het overgrote deel van de class actions in de Verenigde Staten wordt aangespannen, is sinds medio 2010 een beperkt monitoringprogramma voor ‘non US’ legal actions operationeel. In een beperkt aantal gevallen nemen opdrachtgevers van Mn Services actief deel in class actions en andere vormen van litigation.

(nog) geen specifiek beleid op thematische beleggingen. Wel is door enkele opdracht gevers aan Mn Services gevraagd daarvoor in de loop van 2011 een marktverkenning op te stellen. In de portefeuille zijn wel investeringen gedaan in onder andere cleantech, renewable energy, carbon trading en micro finance.

Operationele processen voor maatschappelijk verantwoord vermogensbeheer Vermogensbeheer is gaan onderzoeken binnen welke activiteiten het mogelijk is MVO vorm te geven. Beleidsvoorstellen op dit terrein liggen nu bij het management van Mn Services ter besluitvorming. Op enkele onderdelen zijn al stappen gezet.

Mn Services heeft in 2010 een bedrag van bijna een miljoen dollar geïnd met behulp van claims voor schadevergoeding. Deze claims waren voor het merendeel gebaseerd op fraude en misleidende berichtgeving door het management van Amerikaanse bedrijven.

Mn Services heeft voor de uitvoering van het beleid voor maatschappelijk verantwoord vermogensbeheer gekozen voor het model van een lerende organisatie, dus evalueren wij ons beleid. Terwijl op het gebied van verdergaande ESG-integratie in alle asset classes in 2010 beperkte voortgang is geboekt, is op het terrein van actief aandeelhouderschap in 2010 goede voortgang gemaakt.

Thematische beleggingen

SAS 70

De opdrachtgevers van Mn Services voeren, naast het integrale beleid voor maatschappelijk verantwoord beleggen,

Binnen Mn Services zijn in het met betrekking tot 2010 opgestelde SAS 70rapport twee onderdelen opgenomen

48


voor de stem- en uitsluitingprocessen. De interne beheersingsmaatregelen zoals opgenomen in het SAS 70-rapport zijn voor 2010 beoordeeld. Deloitte Accountants heeft hierbij een rapport verstrekt. In 2011 wordt SAS 70 vervangen door ISAE3402 en stellen we volgens deze norm procedures op voor het dialoogprogramma en legal actions. Mn Services heeft op MVO gebied zeker voortgang geboekt sinds de vaststelling van het beleid voor verantwoord beleggen en de ondertekening van de UN PRI. Maatschappelijk verantwoord beleggen is een relatief recente ontwikkeling. Voor sommige processen, zoals het uitsluitings beleid voor ondernemingen en het stemmen op aandeelhoudersvergaderingen, bestaan uitgebreide procesbeschrijvingen volgens de SAS 70-systematiek en deze zijn ook controleerbaar. Voor enkele andere processen, zoals engagement en litigation/ claim filing zijn in 2011 SAS 70-procedures operationeel geworden. Voor de meeste andere processen van maatschappelijk verantwoord beleggen zijn nog geen volledig controleerbare procesbeschrijvingen beschikbaar. In 2011 staat voor alle beleggingscategorieën gepland om tot een duidelijke beschrijving te komen van hoe en op welk moment environment, social en governance criteria in de investerings beslissingen worden geïntegreerd. De daaruit voortvloeiende processen zullen met ingang van 2012 ook auditable moeten zijn.

De prioriteiten voor 2011 zijn: – Integratie van ESG-criteria in alle relevante beleggingscategorieën volgens duidelijk vastgestelde procedures. – Uitsluiting van ondernemingen of verantwoord actief aandeelhouderschap van ondernemingen die fundamenteel en structureel in strijd handelen met internationale verdragen en de tien leidende beginselen. – Een marktverkenning naar thematische beleggingen. – Financiële schade door fraude van onder nemingen verhalen. Als een onderneming tot schadevergoeding wordt veroordeeld zal Mn Services claims indienen om de haar opdrachtgevers toekomende schade vergoeding te incasseren. – Transparantie over het verantwoorde beleggingsbeleid. Mn Services zal opdrachtgevers ondersteunen in de voorlichting die pensioenfondsen willen bieden aan hun deelnemers. – Een ruime voldoende op het klant tevredenheidsonderzoek onder opdrachtgevers. Meer weten over alle in dit hoofdstuk genoemde documenten, initiatieven en partijen met wie we daarin samenwerken? Kijk op onze website onder Vermogensbeheer.

Het totaal belegde vermogen volledig volgens de tien leidende beginselen te beleggen is een ambitie die we niet binnen een paar jaar kunnen realiseren. Mn Services ziet zichzelf op het gebied van verantwoord beleggen als een lerende organisatie. Niet alles is in één jaar met één pennenstreek te realiseren, maar per jaar stellen we onze prioriteiten vast.


49

Onze mensen, ons belangrijkste kapitaal Wij willen een aantrekkelijke werkgever zijn. Mn Services heeft een duidelijke ambitie als het gaat om haar grootste kapitaal, de medewerkers. We willen een inspirerende werkgever zijn die bekendstaat om de uitstekende ontwikkelingsmogelijkheden. Vanuit de visie dat medewerkers het verschil kunnen maken, zetten wij alles op alles om hun de kans te bieden dat verschil ook daadwerkelijk te maken. Die gedachte is onder andere vertaald naar goede opleidingsmogelijkheden en een actief vitaliteitsbeleid. In 2010 hebben wij daarnaast aandacht besteed aan ons beloningsbeleid en ons vervoersbeleid. Opleiding Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling is een absolute vereiste voor het blijvend boeien en binden van medewerkers. Mn Services faciliteert de ontwikkeling van haar medewerkers door speciale ontwikkelprogramma's en door het actief inspelen op doorstroom van talentvolle medewerkers. Ook de beoogde groei en professionalisering van de organisatie vergroten de ontwikkelkansen voor medewerkers aanzienlijk.

50

Onze mensen, ons belangrijkste kapitaal

Training en ontwikkeling Medewerkers van Mn Services hebben de mogelijkheid tot het volgen van zowel in- als extern verzorgde opleidingen en trainingen. Wij bewaken nauwgezet de kwaliteit van de opleidingen en we blijven zoeken naar nieuwe passende trainingen en opleidingen. Om breder zicht te krijgen op aanwezig potentieel heeft Mn Services in 2010 een verdere stap gezet in het professionaliseren van de Strategische Personeelsplanning. Met behulp van de beoordelingsgesprekken en een jaarlijkse personeelsschouw brengen wij de kwaliteiten en de groeimogelijkheden van onze medewerkers in beeld. Daarnaast is in 2010 in samenwerking met de Universiteit van Nyenrode een Talent Development Programma opgezet, waarbij medewerkers uit diverse geledingen van de organisatie een opleidingstraject doorlopen. Dit Talent Development Programma is een doorontwikkeling van de Mastercourse Mn Services (2009). Met behulp van bovenstaande maatregelen proberen wij het jaarlijks vastgestelde opleidingsbudget zo goed mogelijk te

benutten. In 2010 investeerde Mn Services 1.825 euro per fte in opleiding en training.

Vitaliteit Vitale medewerkers vinden we belangrijk. Mensen die fit zijn, leveren betere prestaties en voelen zich prettiger en veerkrachtiger. Dat heeft weer zijn weerslag op de organisatie. Daarom voeren we al jaren een actief gezondheidsbeleid. Hierbij stellen wij het begrip vitaliteit centraal. Dat betekent dat we ons niet alleen richten op fysiek welzijn, maar op welzijn in de breedste zin van het woord. In 2010 hebben we de duurzame inzetbaarheid vergroot, door meer aandacht voor de oorzaken van uitval.

Preventie Mn Services wil bereiken dat het verzuim percentage beneden de vier procent komt. Het belangrijkste doel bij ons gezondheids beleid zijn echter onze medewerkers. Ons streven is blijvend gezonde medewerkers in een plezierige en productieve werk omgeving. Hiertoe hebben wij een aantal preventiemaatregelen.

Beoordelingsgesprek Met alle medewerkers houden wij minimaal eenmaal per jaar een beoordelingsgesprek. Daarbij geeft de leidinggevende aan de hand van de beoordelingscriteria zijn/haar oordeel over het functioneren van de medewerker in het afgelopen beoordelingsjaar. Het eindoordeel is één score voor behaalde resultaten en competentieafspraken.

Voortgangsgesprek Het voortgangsgesprek is een periodiek gesprek tussen leidinggevende en medewerker met een tweezijdig karakter. De medewerker is gespreks partner en de afspraken die worden gemaakt zijn bij voorkeur gebaseerd op gezamenlijk getrokken conclusies over het functioneren. Als leidraad gelden de afspraken die zijn gemaakt in het plangesprek voor het betreffende beoordelingsjaar. Tijdens dit gesprek wordt de ‘output’ van de afgelopen periode besproken en vindt zo nodig bijstelling plaats.


51

Preventiemaatregelen – Preventiespreekuur (door de bedrijfsarts) – Voorlichting op het gebied van gezondheidsrisico (o.a. via Intranet via de werkgroep Beweging, Roken, Alcohol, Voeding) – Voorlichting op het gebied van arbeidsrisico en omgeving (voorlichting via Intranet) – Workpace standaard op elke computer geïnstalleerd ter voorkoming van RSI), geeft ook preventieve RSI-gerelateerde informatie en oefeningen – Creëren van optimale arbeidsomstandigheden onder meer ter voorkoming van bijvoorbeeld RSI – Haptotherapie – Fysiotherapie – Fitness – Training voor leidinggevende (managen van inzetbaarheid) – Vitaliteitscan (naar verwachting zal deze gedurende 2011 volledig zijn geïmplementeerd)

Leidinggevende als casemanager De leidinggevende is casemanager. Dat betekent dat de leidinggevende verantwoordelijk is voor het welzijn van medewerkers. Om deze verantwoordelijk heid waar te kunnen maken, ondersteunt Mn Services de leidinggevende door een team van professionals: een Arbocoördinator, de bedrijfsarts, haptonoom, fysiotherapie, het bedrijfsfitnesscentrum en HRM.

gebracht bij de medewerkers. Dit deden we met behulp van het intranet en bijvoorbeeld posters. Zij konden zich inschrijven voor bedrijfsfitness (ook tijdens kantoortijd!) en voor georganiseerde sportevenementen als (lange) afstandlopen en wielerrondes. Mn Services gaat ervan uit dat mede werkers een eigen verantwoordelijkheid hebben over het inpassen in hun eigen werkzaamheden. We leggen hier dus geen beperkingen in op, behalve dat er overleg met de leidinggevende moet plaatsvinden.

Sportieve activiteiten In 2010 heeft Mn Services regelmatig de sportactiviteiten onder de aandacht

Het ziekteverzuim is 3,3%

In 2010 hebben zich 375 medewerkers aan gemeld voor de bedrijfsfitness en deden 180 medewerkers actief aan interne fitness. Aan de andere activiteiten deden ongeveer 450 medewerkers mee.

Resultaat: een laag ziekteverzuim

1 – 7 dagen 8 – 42 dagen 42 – 365 dagen > 365 dagen

0

0,2

0,4

0,6

52

0,8

1,0 1,2%

Het ziekteverzuim is mede door boven staande inspanningen in 2010 op een voor Mn Services historisch laag niveau terechtgekomen van 3,3 procent. In 2009 was dit percentage nog 4,1 procent en in 2004 zelfs 7 procent. Sindsdien is er sprake van een dalende lijn.


Arbo-medewerker van het jaar

Pagina 54 Saskia Kreuger is HR Manager Centrale Staven. ‘Steeds meer werknemers en klanten verlangen flexibiliteit en willen overal en altijd toegang tot informatie. Als werkgever vinden wij een goede werk-privébalans erg belangrijk. Bijvoorbeeld door het mogelijk te maken om thuis te werken en op het werk te sporten. In het najaar verhuist Mn Services naar het nieuwe onderkomen in Den Haag. Een ontmoetingsplaats met flexibele werk plekken. Maar ook een plek waar mensen zich prettig en verbonden blijven voelen. Om flexibel te werken, hebben werknemers ook de juiste faciliteiten nodig. Het vervangen van de mobiele telefoons door smartphones is een eerste stap. Ook hebben bijna alle medewerkers inmiddels een (nieuwe) laptop. Natuurlijk zijn er ook zorgpunten. Die bespreken we met de betreffende werknemers. Communicatie en begrip is essentieel bij verandertrajecten. Gelukkig gingen andere bedrijven ons in het nieuwe werken voor. Hun leerpunten nemen wij ter harte. Samen met onze medewerkers hopen we Mn werkt! tot een succes te maken.'

In november 2010 is de Arbo-medewerker van Mn Services genomineerd en als tweede geëindigd voor ‘beste Arbo-medewerker van het jaar 2010’. De verkiezingen vonden plaats in het kader van het Nationaal Arbo Congres op 9 november 2010.

Vooruitblik naar vitaliteitsbeleid 2011 Het komende jaar gaan we werken aan het vergroten van medewerkersbewustzijn ten aanzien van vitaliteit, het ontwikkelen van een periodieke vitaliteitscheck en het inrichten van een verzuimportaal. Ook gaan Arbo- en vitaliteitsbeleid zich richten op de gevolgen van de verdere invoering van nieuwe werkconcepten, geïnspireerd op het Nieuwe Werken. Dit doen wij omdat wij denken dat deze nieuwe werkconcepten leiden tot meer flexibiliteit en daarmee tot een vervaging van de grens tussen werk en privé. Dit zou negatieve gevolgen kunnen hebben voor bijvoorbeeld de ervaren werkdruk.

Beloningsbeleid

Pagina 55 Marcel Knotter is partner bij Bright & Company. ‘Het nieuwe werken is als je niet oppast een containerbegrip. Aanleiding voor ons om onderzoek te doen bij twintig vooraanstaande bedrijven. Je kunt stellen dat het nieuwe werken een poging is om de organisatie van werk anders in te richten, als antwoord op veel ingrijpende actuele ontwikkelingen. Het nieuwe werken vraagt met name om nieuwe spelregels. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken betekent bijvoorbeeld ook dat een leidinggevende meer moet aansturen op resultaat. En moet durven loslaten hoe het werk wordt uitgevoerd. Anders werken is in essentie een beweging van een ‘one size fits all’ manier van werk organiseren – voor iedereen hetzelfde – naar een meer ‘my size fits me’ manier van organiseren. Een werkwijze die beter aansluit bij de mogelijkheden en vereisten van deze tijd. En dat is nodig.’

Mn Services heeft haar beloningsbeleid opnieuw geanalyseerd in het licht van de richtlijnen voor beloningsbeleid van DNB en de AFM. We hebben een nieuw beleidskader ontwikkeld waarin wij duidelijke kaders hebben vastgelegd voor bewust belonen. In ons beloningsbeleid hebben wij twee doelstellingen: – Mn Services wil herkenbaar zijn als maatschappelijk verantwoorde organisatie die in alle opzichten voldoet aan de relevante richtlijnen van DNB en de AFM. – Mn Services wil bekendstaan als aantrekkelijke werkgever.


53

‘Het is in het belang van medewerkers te zorgen voor goed werkgeverschap. Mn werkt! draagt hieraan bij.’ Saskia Kreuger, HR Manager Centrale Staven Mn Services

54


‘Het nieuwe werken vraagt om nieuwe spelregels.’ Marcel Knotter, Partner Bright & Company en mede-auteur ‘Het nieuwe werken ontrafeld’


55

Mn Services is zich bewust van haar omgeving. Verbinden is hierbij een sleutel begrip. Niet alleen verbinding met klanten, maar ook verbinding met de omgeving waarin Mn Services functioneert. Dat heeft gevolgen voor het beloningsbeleid. Ook op dat vlak kunnen wij laten zien wat maatschappelijk verantwoord nu eigenlijk betekent. In deze tijd staat belonen in de financiële dienstverlening erg in de publieke belangstelling en ligt het daarmee onder een vergrootglas. Gevolg hiervan is onder andere maatschappelijk en politiek debat en verscherpt toezicht door DNB en de AFM. Voor ons is dit geen beperking van de bewegingsvrijheid, integendeel. Het is juist een steun in de rug. Het maatschappelijk debat leverde verschillende bruikbare aanknopingspunten op voor het verbeteren en verduurzamen van het beloningsbeleid en het voorkomen van perverse prikkels. Voorbeelden hiervan zijn: het borgen van langetermijnperspectief bij resultaat afhankelijke beloning, risicobeheersing en transparantie in het beloningsbeleid. In de jaarplannen van de verschillende afdelingen binnen Mn Services zijn in 2010 voor het eerst specifieke MVO doelen opgenomen. In de plannen voor 2011 zijn deze verder aangescherpt. Ook op deze wijze spelen MVO prestaties dus indirect een rol bij het belonen.

de instrumenten waarmee Mn Services dit wil bereiken. Wij willen ervoor zorgen dat het beloningsbeleid gelijke tred houdt met wat gebruikelijk is in onze omgeving. Ofwel: marktconform belonen. Daarnaast moet het beloningsbeleid in overeenstemming zijn met datgene waar wij voor staan: waardecreatie, kwaliteit van dienstverlening en betrokkenheid bij de klant. Het belonings beleid beloont prestaties die hieraan een positieve bijdrage leveren. Tegelijkertijd zijn wij er ons van bewust dat motivatie en trots op het werk op de langere termijn niet worden bepaald door het beloningsniveau. Mn Services spant zich daarom in om juist ook langs andere wegen de organisatie cultuur te versterken en goede resultaten te belonen.

Belonen in 2011 Mn Services gaat in 2011 de belonings praktijk verder professionaliseren en monitoren. Het beloningsbeleid is ingebed in de jaarlijkse managementcyclus, waarbij alle toezichthoudende functies in de organisatie betrokken worden bij het monitoren, evalueren en eventueel aanpassen van het beleid. Mn Services communiceert met stakeholders over dit beloningsbeleid. Enkele stakeholders hebben desgevraagd in 2010 informatie ontvangen. Vragen die zij stelden waren in hoeverre Mn Services voldoet aan vigerende richtlijnen en voorschriften, en hoe zij invulling geeft aan de Principes van DNB en AFM voor beheerst beloningsbeleid.

Aantrekkelijke werkgever Bewust belonen is juist voor Mn Services van groot belang. Het bedrijf begeeft zich steeds meer in een dynamische omgeving, en daarmee concurreert Mn Services met andere bedrijven. Het is in het belang van klanten (pensioenfondsen en deelnemers) en aandeelhouders dat Mn Services voldoende talent werft én behoudt voor het bedrijf. Het beloningsbeleid vormt één van

56

In het beloningsbeleid is vastgelegd dat ook niet-financiële prestatie-indicatoren zoals klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en eigen initiatief, meegenomen moeten worden als basis voor resultaatafhankelijke beloning. In het eerste kwartaal van 2011 zal dit beloningsbeleid verder vorm krijgen.


Vervoersbeleid Onze verhuizing medio 2011 was aanleiding om de reiskostenregelingen opnieuw tegen het licht te houden. In de nieuwe situatie hebben we 160 parkeerplaatsen. Mn Services heeft meer dan tweehonderd externen en parkerende bezoekers. Ruim twee derde van de medewerkers gaf aan met de auto naar het werk te komen. Ons nieuwe vervoersbeleid is mede gebaseerd op de MVO ambities. In het afgelopen jaar heeft HRM een nieuw (voorlopig) beleidskader ontwikkeld dat zij in 2011 verder zal uitwerken, vaststellen en implementeren. In de voorlopige plannen stimuleren we de aanschaf van fietsen, e-bikes en (e-)scooters. Leaserijders krijgen de beschikking over een NS Businesscard, P&R-terreinen, OV-fiets en taxigebruik als aanvulling op de auto. Met deze maatregelen wil Mn Services bijdragen aan verduurzaming. Wil dit beleid kans van slagen hebben, dan is draagvlak onder onze werknemers onontbeerlijk. Zij zullen immers hun reisgedrag moeten aanpassen. Wij zijn ons ervan bewust dat we nog al wat vragen van onze medewerkers, en we willen dan ook niemand afschrikken. Door zorgvuldige communicatie en het inrichten van een helpdesk waar medewerkers persoonlijk reisadvies krijgen, proberen we onze mensen zoveel mogelijk tegemoet te komen. Daarnaast gaan we de mogelijkheid voor thuiswerken verder uitbreiden.

Leasewagenbeleid De leverancier van de leaseauto’s heeft een analyse gemaakt ten aanzien van de ontwikkelingen in brandstofverbruik, de samenstelling van wagenpark naar energielabel, de gemiddelde uitstoot per auto en totale uitstoot en de afgelegde

kilometers. Wij hebben informatie opgevraagd over mogelijkheden voor verduurzaming van het leasebeleid. De uitkomsten hiervan zijn meegenomen in het hiervoor beschreven vervoersbeleid. Leaserijders hebben de mogelijkheid om het maximale leasebedrag met tien procent te overstijgen. Dit leidt tot een eigen bijdrage. Kiest de leaserijder voor een energielabel A, B of C, dan komt deze eigen bijdrage sinds 2010 voor rekening van Mn Services.

Mobiliteitsconvenant In onze omgeving proberen wij ook een goede en verantwoorde buur te zijn. Om die reden hebben wij bijvoorbeeld het mobiliteitsconvenant Haaglanden (www.haaglanden.nl) gesloten met diverse andere grote lokale werkgevers, werkgeversorganisaties en lokale en regionale overheden. Aanleiding voor het convenant zijn de toenemende filedruk en de bijbehorende gevolgen voor de leefbaarheid van de regio. Convenant partners stellen zich tot doel in september 2012 het aantal autokilometers gedurende de spits te hebben gereduceerd met zes procent (en een vergelijkbaar effect voor het milieu). Mn Services wil aan deze ambitie bijdragen en hoopt door krachtenbundeling ook te kunnen profiteren van innovatieve ideeën van andere convenantpartners.

Vooruitblik naar vervoersbeleid 2011 In de aanloop naar de verhuizing werken we het beleidskader verder uit. De communicatie met medewerkers over de plannen is eind december 2010 gestart en zetten we voort in 2011. De input die dit oplevert gebruiken we voor het verder uitwerken en definitief maken van het vervoersbeleid. En uiteraard bespreken we dit onderwerp met vakorganisaties en ondernemingsraad.


57

Waardering voor onze prestaties

Overige plannen voor 2011

Topwerkgever

Verdere integratie MVO doelstellingen

Net als in 2009 is Mn Services samen met een aantal andere gerenommeerde bedrijven door het CRF Insititute verkozen tot één van de Top werkgevers van 2010. Deze organisatie identificeert koplopers op het gebied van HR Management op basis van internationale standaarden. Uit het onderzoek blijkt dat Mn Services een zeer goed HR beleid heeft.

HRM wil MVO doelstellingen verder integreren in het HRM-beleid. De wijze waarop dit gebeurt en de accenten die daarin gelegd worden, werken we in 2011 verder uit. In 2010 is Mn Services gestart met de selectie voor een nieuw systeem voor e-HRM. Doel is het vergemakkelijken van standaard HR-processen (meer zelf bediening voor medewerkers en leiding gevenden), maar ook het genereren van meer en betere managementinformatie, zodat leidinggevenden permanent kunnen sturen op HR-indicatoren. Dit systeem zal ons dan ook helpen om in de toekomst meer gedetailleerde analyses te maken van het personeelsbestand en passende indicatoren te definiëren voor het HR-beleid. Naar verwachting wordt het nieuwe systeem in 2012 geïmplementeerd.

Arbeidsvoorwaarden Opleiding & Training Interne promotiekansen Werksfeer & -omstandigheden Bedrijfscultuur

Mn werkt! Medewerkertevredenheid Om onze ambitie ‘aantrekkelijke werkgever te zijn’ te verwezenlijken zijn de uitkomsten van het medewerkerstevredenheids onderzoek (MTO) van belang. Dit is in 2010 opnieuw uitgevoerd door Effectory. Voor Mn Services als geheel blijkt de tevredenheid van medewerkers op hetzelfde niveau te zitten als de benchmark (financiële markt). Daarbij blijken de bedrijfsonderdelen Pensioenen & Diensten en Staven gelijk aan de benchmark te presteren, terwijl het onderdeel Vermogens beheer onder de benchmark presteert. In 2011 gaan wij aan de slag met de resultaten uit 2010 en nemen we een besluit over de vorm van het mede werkerstevredenheidsonderzoek 2011.

58

Onder de titel Mn werkt! is Mn Services in 2010 begonnen met het doorontwikkelen van de mogelijkheden voor medewerkers om meer flexibel te werken. De verhuizing naar de Zilveren Toren functioneert hierbij als aanleiding. Het nieuwe kantoorconcept is gebaseerd op de principes van het nieuwe werken. Wij willen medewerkers stimuleren en in staat stellen om meer tijden plaatsonafhankelijk te werken. In 2011 krijgt dit beleid vervolg met de uitreiking van laptops en het vervangen van mobiele telefoons voor smartphones voor een grote groep medewerkers. Daarnaast geven we medewerkers op afdelingsniveau presentaties en motiveren wij hen om het werk op een andere manier te organiseren.


Duurzame inzetbaarheid en loopbaan perspectieven voor medewerkers

MVO kennis en draagvlak onder alle medewerkers

Mn Services opereert op een krappe arbeidsmarkt. De strijd om voldoende gekwalificeerd personeel zal de komende jaren dus groot zijn.

Volledige implementatie en integratie van MVO in de organisatie kan alleen met hulp van onze mensen. Omdat kennis en draagvlak ten aanzien van MVO nog niet bij alle medewerkers aanwezig was, zijn we hier in 2010 mee begonnen. Dit deden we door duurzame sinterklaasattenties en kerstpakketten, door aandacht voor MVO in intranetberichten en door MVO nadrukkelijk een plek te geven in de Kersten Nieuwjaarstoespraak van de voorzitter van de Raad van Bestuur. In 2011 gaan we hier meer op inzetten, onder andere door een intern communicatieplan voor MVO.

‘Aantrekken, behouden en verzilveren van talenten’ Dat is het motto in het jaarplan van HRM. Hoe willen we dit doen? Door het bevorderen van loopbaanpaden binnen de organisatie en dus vergroten van loopbaanperspectieven, het investeren in leiderschap en het faciliteren van lijnmanagement bij het aansturen op resultaat. In het HR-beleid besteden we in 2011 steeds meer aandacht aan duurzame inzetbaarheid en het optimaal benutten van het aanwezige potentieel. Zo willen we recht doen aan onze visie dat het succes van de onderneming voornamelijk bepaald wordt door de mensen die er werken.

Diversiteit Mn Services wil in 2011 om twee redenen een beleidskader uitwerken en vaststellen voor diversiteitbeleid: – Een voldoende divers samengesteld personeelsbestand versterkt de innovatiekracht en de mate waarin het bedrijf aansluit bij brede delen van de samenleving. – Diversiteitsbeleid zorgt ervoor dat verschillende groepen medewerkers beschikken over gelijke kansen op de arbeidsmarkt. Mn Services levert hier graag een bijdrage aan.

In het medewerkerstevredenheids onderzoek in 2010 uitgevoerd door Effectory hadden wij enkele vragen over MVO toegevoegd. Hieruit blijkt dat Mn Services ten aanzien van de sociale activiteiten voor eigen medewerkers beter (6,9) presteert dan de benchmark (financiële markt). Voor andere MVO onder werpen zoals aandacht voor het milieu, goede doelen, etc. oordelen medewerkers over het bedrijf met een 6,2 / 6,3. Mede werkers zien overigens wel het belang van MVO (cijfer 7,1), maar men herkent dat nog onvoldoende (5,6) in het dagelijkse werk op de eigen afdeling. We verwachten dat het interne communicatieplan en onze continue inspanningen op MVO gebied in 2011 zullen leiden tot hogere scores op MVO. Ook willen wij kijken hoe wij als organisatie op andere manieren aandacht kunnen schenken aan de wereld om ons heen. Bijvoorbeeld door medewerkers (teams) te stimuleren – eventueel binnen werktijd – eenmaal per jaar iets te laten doen voor een goed doel.


59

Personeel in cijfers De hieronder gepresenteerde cijfers zijn de cijfers exclusief stagiairs, commissarissen, en buitenlandpersoneel.

Vaste medewerkers en contractanten

Fulltime en parttime medewerkers

95 contractanten

221 parttimers

9,9%

23,1%

90,1%

76,9%

862 vaste medewerkers

736 fulltimers

39% van de medewerkers is tussen de 35 en 44 jaar

Fulltime medewerkers werken 36 of 40 uur. Het aantal part timers is gestegen, terwijl het gemiddeld parttimerpercentage is gedaald. Op 31 december 2010 kennen wij 221 parttimers tegen 172 eind 2009. Dat is een stijging van 28,5 procent. De parttimers (in totaal 23,1 procent van de bedrijfsbevolking) bezetten nu samen 183,7 arbeidsplaatsen. Het gemiddelde parttimer percentage is 78,1 procent (was in 2010 78,6 procent).

De medewerkers zijn gemiddeld 41,4 jaar De medewerkers zijn in 2010 gemiddeld 41,1 jaar oud. In 2009 was dit 40,8. De mannen zijn in 2010 gemiddeld iets ouder geworden namelijk 42,1 jaar, dat was 41,7 jaar. De vrouwen zijn nu 39,5 jaar, in 2009 was dit 39,2 jaar.

t/m 24 jaar 25 – 34 jaar 35 – 44 jaar 45 – 54 jaar 55 en ouder

39,5 42,1 jaar

60


jaar

35,5% van de vrouwen werkt in schaal 5 Schaal

% mannen

boven CAO

% vrouwen

9,5

1,6

9

16,5

8,1

8

20,9

11,4

7

15,6

9,2

6

20,4

22,2

5

12,6

35,5

4

3,2

4,3

3

1,2

7,6

Het gemiddelde salaris voor een man op basis van fte is € 4.862, dat voor een vrouw op basis van fte is € 3.539. Mannen zijn relatief oververtegenwoordigd in hogere functies c.q. salarisschalen. Deels is dit het gevolg van de gemiddeld langere dienstverbanden. Een langer dienstverband betekent een langer ontwikkelingstraject binnen het bedrijf, waardoor de kansen op doorgroei toenemen.

Het percentage vrouwen stijgt van 35,4 naar 38,6% 2009

mannen

vrouwen

501

274

Het verloop is (nog) geen onderdeel van de sturings mechanismen binnen Mn Services.

+133 +124 – 46 – 29 588

2010

369

33% van de medewerkers werkt hier 10 jaar of langer aantal medewerkers 500 400 300 200 100 0 0

5

10 15

20

25 30

35

40

aantal dienstjaren

De gemiddelde diensttijd is in 2010 gedaald ten opzichte van 2009. Het gemiddelde voor 2010 is 7,7 jaar, in 2009 was dat 9,0 jaar Deze afname te verklaren uit de overgang van 158 nieuwe medewerkers per januari 2010 vanuit Syntrus Achmea naar Mn Services, die mee zijn gekomen door de overstap van een klant van Syntrus Achmea naar Mn Services. Deze grote groep medewerkers zijn allemaal met een nieuw dienstverband begonnen, wat het gemiddelde plotseling fors deed dalen.


61

MVO in de interne bedrijfsvoering Mn Services heeft in 2010 een start gemaakt om Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen deel te maken van de interne bedrijfsvoering. Bij MVO in de bedrijfsvoering hebben wij twee speerpunten: duurzaamheid in het inkoopproces en de milieu-impact. Door duurzaamheid op te nemen in het inkoopproces beoordeelt Mn Services de aankopen op MVO gebied. Met de milieu-impact maakt Mn Services haar milieubelasting inzichtelijk en kunnen wij actie ondernemen om de impact te reduceren. Op het gebied van duurzaamheid in het inkoopproces zijn in 2010 de volgende acties uitgezet: – Duurzaamheid opnemen in het inkoopbeleid – Opstellen gedragscode voor leveranciers – Checklist Know Your Relations aanvullen met MVO – Oefenen met MVO als onderdeel van gunningscriteria – Cursus inkoop MVO Voor wat betreft de milieu-impact hebben we in 2010 het volgende gedaan: – In kaart brengen milieu-impact – Onderzoeken mogelijkheden milieubeleid – Onderzoek naar de duurzaamheid van de nieuwe huisvesting

62

Duurzaam inkopen De afdeling Inkoop is verantwoordelijk voor alle aankopen van Mn Services en kent drie specialismen: ICT, Facilities en inhuur personeel. Inkoop zorgt ervoor dat inkopen plaatsvinden volgens de richtlijnen van Mn Services. Bij elke aanschaf, offerte en overeenkomst is Inkoop betrokken. Ook in het inkoopproces is in 2010 een start gemaakt met MVO. In 2011 gaan we hiermee verder door het opnemen van MVO in het Inkoophandboek, bij de leverancierscode, door gunningscriteria te hanteren vanuit MVO perspectief en het aanvullen van de checklist Know Your Relations.

MVO in het inkoophandboek Het inkoopbeleid staat beschreven in het inkoophandboek. MVO wordt toegevoegd aan het inkoophandboek en daarmee onderdeel van het inkoopbeleid. Begin 2011 is de nieuwe versie van het inkoophandboek gereed.

Gedragscode voor leveranciers In 2010 is de conceptgedragscode voor leveranciers opgesteld waarin wij beschrijven wat Mn Services van haar leveranciers verwacht op het gebied van MVO. Deze code wordt toegevoegd aan de inkoopvoorwaarden.

MVO in de interne bedrijfsvoering

De conceptgedragscode voor leveranciers behelst de volgende onderwerpen: – Respect voor de rechten van de mens – Respect voor de fundamentele rechten van werknemers – Gezondheid en veiligheid van werknemers – Waarborgen van de privacy – Milieu – Ethisch gedrag Wij zullen onze leveranciers vragen akkoord te gaan met deze code. Als zij dat niet doen vragen wij naar de reden, en op basis van deze reactie zal Mn Services al dan niet besluiten met de leverancier een overeenkomst aan te gaan. Na akkoord door Inkoop en Juridische Zaken voeren wij de code begin 2011 in. We sturen deze aan alle bestaande leveranciers met het verzoek deze te accorderen. In 2011 gaan wij een groot aantal contracten aanpassen of opnieuw afsluiten in verband met de nieuwe huisvesting. Het streven is om in 2011 alle leveranciers de leverancierscode te laten ondertekenen.

Beleid Know Your Relations Onderdeel van het huidige inkoopproces is het beleid Know Your Relations, waarvan de checklist Know Your Relations deel uitmaakt. Belangrijkste onderdeel van dit beleid is dat wij leveranciers niet alleen screenen op financiële risico’s, maar dat wij ook nadrukkelijk kijken naar de integriteit en de mogeliike betrokkenheid bij fraude, witwassen en terrorismefinanciering. De Know Your Relations check is onlangs uitgebreid met MVO items, zodat wij elke leverancier ook kunnen controleren op MVO onderdelen. Compliance zal begin 2011 de checklist beoordelen. Zijn zij akkoord, dan gaat Inkoop de checklist toepassen.

Proef MVO opnemen in gunningscriteria In 2010 heeft Inkoop twee RFP (Request for Proposal) trajecten doorlopen waar MVO is opgenomen in de gunningscriteria. Zo kon

worden geoefend met duurzaamheidseisen in dergelijke trajecten en kon er lering uit worden getrokken. Zo’n traject heeft als doel het selecteren van een leverancier op basis van de door Mn Services gestelde eisen. De twee RFP trajecten in 2010 waar MVO onderdeel uitmaakt van de eisen, zijn de aanbesteding Beveiliging en het datacenter. Over het datacenter zijn nog geen resultaten bekend, omdat dit traject in 2011 wordt afgerond. Het meenemen van de MVO aspecten bij de aanbesteding Beveiliging is als positief ervaren. MVO woog voor tien procent mee in de beoordeling van de leverancier. De gekozen leverancier werkt bijvoorbeeld actief aan het terugdringen van CO2-uitstoot en andere schadelijke milieueffecten en aan de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Cursus Inkopers In 2010 heeft één van de drie inkopers de Training Duurzaam Inkopen, van visie naar uitvoering (strategisch) gevolgd. In deze training wordt aandacht besteed aan het vertalen van duurzaam inkopen naar het inkoopbeleid. In de training worden de handvatten verstrekt om duurzaam inkopen succes vol in te voeren.

Footprint In 2010 zijn we gestart met het inzichtelijk maken van onze milieu-impact en met het onderzoeken van de mogelijkheden voor een milieubeleid. Daarvoor hadden we een meetinstrument nodig, in de vorm van de CO2-voetafdruk. Mn Services heeft gekozen voor een carbonmanagementtool om de uitstoot inzichtelijk te maken. Dit is een web based tool waarin alle relevante gegevens van Mn Services voor de CO2-voetafdruk kunnen worden ingevoerd en gebruikt


63

voor het berekenen van de CO2-emissies. De tool, die in 2011 wordt gecertificeerd, maakt het mogelijk om de resultaten van de CO2-footprint van diverse jaren met elkaar te vergelijken en om de uitkomsten te benchmarken. Voor de berekening van de CO2-footprint tellen de volgende aspecten mee: – A fval (restafval, papier, chemisch afval) – Elektriciteitsverbruik – Gasverbruik – Reiskilometers (woon-werkverkeer, zakelijk verkeer en vliegkilometers) – Koeling

Milieubeleid of managementsysteem Mn Services kan haar milieubelasting reduceren door een milieubeleid of milieumanagementsysteem op te stellen. Wij hebben laten onderzoeken wat hiervan de toegevoegde waarde zou zijn. Conclusie is dat Mn Services met de CO2-footprint de milieu-impact heel goed inzichtelijk heeft gemaakt. Het actief reduceren van de footprint en duurzaamheid in het inkoopproces brengen onze milieubelasting al terug. Omdat we door de verhuizing in 2011 te maken hebben met een compleet andere situatie, kunnen we een aantal acties van de footprint niet meetbaar maken. Daarom starten wij in 2012 weer met de CO2footprint, waaraan we meetbare acties voor 2013 koppelen.

Reduceren milieu-impact De belangrijkste bijdrage die we gaan leveren aan de vermindering van onze milieu-impact is de herhuisvesting met in het kielzog hiervan ons nieuwe mobiliteits beleid en de verdere ontwikkelingen ten aanzien van het nieuwe werken. De verhuizing heeft op zichzelf al een (positieve) invloed op onze CO2-footprint. (Zie ook de tekst over De Zilveren Toren op pagina 66).

64

De CO2-footprint bedroeg in 2010 ruim 5,6 ton CO2-equivalenten elektriciteit zakelijk vervoer woon-werkverkeer warmte afval koeling

We produceerden 170.000 kg afval in 2010 restafval papier chemisch glas

Alle soorten afval worden door Van Gansewinkel afgevoerd volgens normen die voor het betreffende type afval gelden: 37.000 kg restafval, 108.000 kg papier, 465 kg chemisch afval en 25.000 kg glas.

Groene ICT ICT is een belangrijk onderdeel van Mn Services. Vanuit aankoop, gebruik en afvoer streeft Mn Services ernaar de ICT zo groen mogelijk te maken. Bij de aankoop van apparatuur nemen wij in de inkoop voorwaarden mee dat de apparatuur energiezuinig is. Met het gebruik van de apparatuur wordt gezocht naar de mogelijkheden om het energieverbruik te verminderen, bijvoorbeeld door te


virtualiseren. Virtualisatie koppelt servers en clients los van de onderliggende hardware. Hierdoor wordt hardware veel efficiënter gebruikt. Vervangen betekent geen uitval van servers en desktops. Ook het energieplaatje is positief: minder fysieke hardware betekent minder stroomverbruik. Bij de afvoer van de apparatuur ten slotte kiezen we voor een maatschappelijke en verantwoorde oplossing.

Inkoop ICT Bij het inkopen van ICT hardware maakt Mn Services gebruik van het Energy Star Label. Dit label zegt iets over het stroom verbruik van het apparaat. De labels zijn verdeeld in categorie A (minimaal stroom verbruik), categorie B (gemiddeld stroomverbruik) en categorie C (hoog stroomverbruik). De huidige laptops van Mn Services hebben energiestar label B.

Minder energieverbruik in de gebruiksfase ICT Virtualisatie In 2010 is de virtualisatie van het server park verder doorgevoerd. Nieuwe servers worden zoveel mogelijk virtueel opgeleverd. Daarnaast zijn de bestaande fysieke servers via het life-cycleproces ook voor een groot deel virtueel gemaakt. Het serverpark bestaat eind 2010 uit 99 fysieke servers (was 128 in 2009) en 261 virtuele servers (was 169 in 2009). Door de verdere virtualisering is bespaard op het energieverbruik binnen het datacenter.

Update storage netwerk Het storage netwerk heeft in 2010 een upgrade gekregen. Hiermee is het mogelijk gemaakt om nieuwe technieken voor backups te gaan gebruiken. Deze technieken hebben ervoor gezorgd dat efficiënter met opslagcapaciteit omgegaan kan worden. Hiermee is bespaard op benodigde diskruimte en het daarmee gepaarde energiegebruik.

Energiezuinige werkplek Mn Services richt haar werkplekken energiezuinig in. Dit houdt in dat de instellingen van beeldscherm, laptop, telefoon, maar ook de multifunctionele printers zo energiezuinig mogelijk zijn. Eind 2010 en begin 2011 worden alle laptops gemigreerd naar Windows 7. Met deze migratie worden de laptops standaard ingesteld op energiezuinig verbruik. Ook zijn er vijfhonderd nieuwe laptops bijgekomen, ter vervanging van desktops en deels in verband met de lifecycle. De nieuwe laptops zijn voorzien van energiezuinige solid states drive (SSD’s).

Externe huisvesting datacenter Het datacenter is een essentieel onderdeel van de organisatie, dat een groot deel van ons stroomverbruik voor zijn rekening neemt. Per 2011 is het datacenter extern gehuisvest. In de RFP vragen wij naar de visie op MVO, waarbij onze minimale eis is dat de leverancier groene stroom gebruikt. Een andere zwaarwegende factor is de PUE-waarde. PUE staat voor ‘Power Usage Effectiveness’ en geeft een verhouding weer van de totale energie die het datacenter ingaat, ten opzichte van het deel van de energie dat daadwerkelijk gebruikt wordt door de IT-apparatuur zelf. Naast het herhuisvesten van het data center zijn we ook gestart met efficiënter gebruiken van de benodigde opslag capaciteit en rekenkracht.

Afvoer ICT-apparatuur Het afvoeren van apparatuur wordt groten deels via EcoWare gerealiseerd. EcoWare is een leerwerkbedrijf dat volledig is gericht op ICT-hergebruik. Het bedrijf heeft als doelstellingen om ervarings- en stageplaatsen aan te beiden aan langdurig werkeloze jongeren, schoolverlaters en studenten van het(v)mbo en hbo. EcoWare biedt betaalbare ICT (totaal) oplossingen aan scholen en maatschappelijke instellingen.


65

Papierverbruik In 2010 is er 33713 kilo papier ingekocht, bestemd voor zowel intern gebruik als voor klanten. Mn heeft twee soorten papier verbruik: extern (voor de klanten) en intern. Al het papier gebruikt door Mn Services heeft het FSC label (Forest Stewardship Council): ofwel: de grondstof voor papier is afkomstig uit verantwoord beheerde bossen. In 2010 zijn ongeveer zeventien miljoen pagina’s verstuurd naar klanten. Op dit vlak hebben wij nog geen concrete actie uitgevoerd om dit te reduceren. Wel lopen op dit moment meerdere trajecten om te kijken hoe de informatie aan klanten ook digitaal aangeboden kan worden. Voor wat betreft het intern verbruik is in 2010 gestart met Follow-me printing. Dit houdt in dat printopdrachten pas worden geprint als de medewerker de toegangs pas aanbiedt bij een printer. Hiermee voorkomen we dat afdrukken blijven liggen en uiteindelijk weggegooid worden omdat de gebruiker ze vergeet op te halen. Gelijktijdig is dubbelzijdig afdrukken en in zwart-wit de standaardinstelling geworden om te printen. Door het vergroten van het MVO bewustzijn onder de medewerkers en door de ontwikkelingen ten aanzien van het nieuwe werken hopen wij ons papier verbruik per fte te reduceren. In 2011 onderzoeken we welke alternatieven er nog meer bestaan naast het FSC label voor het interne papiergebruik.

Duurzame huisvesting: De Zilveren Toren MVO is een belangrijk onderdeel in het gehele herhuisvestingstraject. Mn Services verhuist medio september van vier gebouwen in de Plaspoelpolder in Rijswijk naar het kantoorgebouw de

66

Zilveren Toren te Den Haag. In dit gebouw zal Mn Services een groot deel van alle etages huren. Voordat we verhuizen worden de etages verbouwd. MVO of duurzaamheid is in de verbouwing en de inrichting een essentieel onderdeel. Mn Services heeft aangegeven een gezond, comfortabel en zichtbaar duurzaam gebouw te wensen. Met behulp van externe experts is onder zoek gedaan naar de duurzaamheid van het gebouw, duurzame mogelijkheden voor de inrichting en naar duurzame facilitaire processen.

Gebouw Het gebouw heeft energielabel B. Het dateert uit 1969 en is gerenoveerd in 2000. Voor een bestaand gebouw is een energielabel B een prima uitgangspunt.

Inrichting De ambitie van Mn Services is om een gezond, comfortabel en zichtbaar duurzaam gebouw in te richten. Daarom is onderzoek gedaan naar: – De door de architect voorgestelde materialen van de inrichting in het kader van duurzaamheid. – De huidige te handhaven systemen van de Zilveren Toren, en bijbehorend een quick scan van eventueel wenselijke aanpassingen in het kader van duurzaamheid.

Resultaten voorgestelde materialen inrichting Zilveren Toren In overleg is in het ontwerp een aantal duurzamere oplossingen opgenomen. In het bijzonder wordt het gebruik van oplosmiddelen zoals formaldehyde zo min mogelijk toegepast. Het gebruik van zink in deze situatie blijkt niet schadelijker te zijn dan roestvrij staal. Een aantal milieuvriendelijkere toepassingen blijkt financieel te onaantrekkelijk om toe te passen. Een voorbeeld hiervan is het toepassen van schapenwol als isolatie in plaats van steenwol.


Resultaten te handhaven systemen

Pagina 68 Bert Snabel is Projectleider MVO bij Mn Services. ‘Duurzaam inkopen, energiezuinige werkplekken, ons datacenter extern huisvesten ... Zelf vinden we het belangrijk ook met onze interne bedrijfsprocessen het goede voorbeeld te geven. We hebben de afgelopen tijd flink geïnvesteerd om maatschappelijk verantwoord te kunnen werken binnen Mn Services. Op die manier laat je medewerkers zien dat je MVO serieus neemt en creëer je draagvlak binnen de organisatie. En draagvlak is nodig om verdere stappen te zetten. Tegelijk beseffen we ook dat onze inzet bij verantwoord beleggen voor een grotere maatschappelijke impact zorgt. Daar zijn we werkelijk een speler die verschil kan maken. De vraag is: spannen we ons in om onze CO2-footprint verder te verkleinen? Of stoppen we tijd en geld in bijvoorbeeld actief aandeelhouderschap en sporen we een bedrijf aan zijn arbeidsomstandigheden te verbeteren? Daar moet je slim mee omgaan. Wat draagt het meeste bij aan een verantwoorde samenleving?’

In de quick scan is gekeken naar drie aanpassingen van de bestaande systemen: – Aanpassing van de huidige (hand) bediening waterkranen in sanitaire ruimten, naar waterbesparende bediening (infrarood). – Aanpassing huidige verlichtingsschakeling (gezoneerd, bedienbaar met afstandsbediening) naar bewegings- of aanwezigheidsdetectie. – Aanpassing gevel, ter verhoging van de isolatiewaarde (dat wil zeggen kierdichting).

Facilitaire processen De facilitaire processen zijn buiten beschouwing gelaten. De reden is dat de facilitaire organisatie en vooral de afdeling Inkoop inmiddels volledig zijn verduurzaamd.

Toevoegen nieuwe elementen Naast de aanpassingen aan de huidige situatie is ook onderzoek gedaan naar nieuw toe te passen duurzame elementen. Het toepassen van zonnecellen, wind turbines en warmte/koudeopslag blijkt in relatie tot de huurtermijn van 15 jaar op dit moment niet rendabel.

Pagina 69 Titia Siertsema is algemeen directeur van UNETO-VNI. ‘Als brancheorganisatie voor installatiebedrijven en de technische detail handel wijzen wij onze leden op de kansen en het belang van energiebesparing en duurzaamheid. Wij beseffen daarom maar al te goed dat leden onze eigen bedrijfsvoering ook kritisch aanschouwen. Wij hebben een MVO scan laten maken en bijvoorbeeld stakeholders, leidinggevenden en medewerkers gevraagd ons MVO beleid te beoordelen. Dat geeft goed inzicht waar je staat. Wij werken nu verder aan carbonreductie en een duurzame bedrijfsvoering. Als je geloofwaardig wilt overkomen, moet je bijvoorbeeld ook goed letten bij wie je inkoopt. Zijn de producten die je zelf afneemt verantwoord tot stand gekomen? Het is goed dat financials zoals Mn Services andere bedrijven aanmoedigen tot MVO. Je moet daarbij zelf het goede voorbeeld geven. En accepteren dat je eigen MVO beleid nauwlettend en kritisch door stakeholders en deelnemers wordt gevolgd.’

Vooruitblik reduceren milieuimpact Met het betrekken van het nieuwe pand en de daarbij behorende initiatieven op MVO gebied denken wij een grote stap te maken. De vraag is hoeveel energie en middelen moeten worden geïnvesteerd om de rest van onze uitstoot te reduceren. Het antwoord zou kunnen zijn dat we die energie en middelen gaan aanwenden voor andere alternatieven die waarschijnlijk een groter positief effect hebben. Wij blijven in ieder geval duurzaamheidsoplossingen en -alternatieven kritisch bekijken en tegen elkaar afwegen.


67

‘MVO begint bij jezelf. Maar we wegen wel altijd zorgvuldig af welke inspanning maatschappelijk gezien de grootste impact heeft.’ Bert Snabel, Projectleider MVO bij Mn Services

68


‘Als je andere bedrijven aanspoort om verantwoord te ondernemen, is het logisch dat ze kritisch bekijken wat je er zelf aan doet.’ Titia Siertsema, algemeen directeur brancheorgansatie UNETO-VNI


69

Mn Services; maatschappelijk betrokken Mn Services is een maatschappelijk betrokken organisatie. Deels ligt dat al in de aard van onze dienstverlening. Maar natuurlijk kunnen wij ook op andere manieren onze middelen, kennis en ervaring inzetten om een waardevolle bijdrage te leveren. Met onze zestig jaar ervaring hebben we een gedegen kennis van het Nederlandse pensioenstelsel. Vanuit deze kracht is Mn Services actief in kennissponsoring. Zo hebben wij bijvoorbeeld een samen werkingsverband met de Faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Universiteit van Amsterdam en wordt er een terugkerend panelonderzoek in China gehouden in samenwerking met het Europe China Institute van Nyenrode Business Universiteit. Dat levert ons waardevolle informatie op, die wij weer gebruiken in het (maatschappelijke) pensioendebat en discussies over de pensioenregelgeving. Ook op deze manier dragen wij bij aan het moderniseren en verduurzamen van het toekomstige pensioenstelsel. Deze investering in dergelijke vormen van kennisopbouw bedroeg in 2010 in totaal 294.000 euro. Om kennis en ervaring over oudedagvoorzieningen ook beschikbaar te maken in ontwikkelingslanden doneerden we in 2010 een bedrag van 10.000 euro aan World Granny.

70

In 2010 zijn de eerste stappen gezet om onze bestaande samenwerkingsverbanden en maatschappelijke instituties expliciet te maken in een sponsor- en donatiebeleid. In 2011 geven wij hier verder handen en voeten aan. In de keuzes die Mn Services maakt in haar sponsor- en donatieactiviteiten zijn wij ons er terdege van bewust van het feit dat wij verantwoording dragen voor het geld van de pensioenfondsen. Met onze donatie van 5.000 euro aan de lokale buurtspeeltuin willen we niet alleen een bijdrage leven aan een beter leefklimaat in onze directe omgeving. Ook willen we hiermee de gemeente Rijswijk onze dank betuigen voor de gastvrijheid waarvan wij jaren hebben genoten.

Mn Services; maatschappelijk betrokken

Kennissponsoring en donaties Universiteit van Amsterdam Mn Services sponsort een wetenschappelijk onderzoeks project, met de werktitel ‘Pension premia, buffers and business cycles’. Centraal in het onderzoek staat de wisselwerking tussen het pensioenbeleid en de effecten op de macro-economie. Het project beoogt een wetenschappelijke analyse van deze problematiek, die zal leiden tot zowel bijdragen in de wetenschappelijke litera tuur als op het terrein van het beleid ten aanzien van het pensioentoezicht. Mn Services ondersteunt het onderzoek met het financieren van één postdocmedewerker gedurende een jaar.

Europe-China Institute Nyenrode Mn Services draagt bij aan de China Development Monitor, eengezamenlijk initiatief van pensioenu itvoerder en vermogensbeheerder Mn Services en het Europe China Institute van Nyenrode Business Universiteit. Rudolf Hagendijk zit in de adviesraad van het Europe China Institute van Nyenrode. Mn Services onderneemt activi teiten in China en Nederland met vertegenwoordigers van de pensioensectoren in beide landen zoals Pension Fact Finding Trip in november 2010, waarbij een Chinese delegatie drie dagen lang bij Mn Services en diverse externe organisaties (zoals DNB, Ministerie van Financiën en SVB) op bezoek was. Al deze activiteiten staan in het teken van kennisdeling en

het uitwisselen van ervaring met China. In 2011 zal de samen werking met Nyenrode en andere activiteiten ten aanzien van China voortgezet worden.

Holland Financial Centre HFC is een publiek/privaat samenwerkingsverband tussen partijen uit de financiële sector en de overheid. HFC is bedoeld als expertisecentrum voor de Nederlandse financiële sector en heeft een vergelijkbare rol als de Kamer van Koophandel. Rudolf Hagendijk is bestuurslid bij HFC. Binnen het Centre for Retirement Management vindt samen werking plaats met een aantal werkgroepen van HFC. Zo dragen wij bij aan kennisdeling in de pensioensector en de ontwikkeling van de Nederlandse pensioensector in internationaal perspectief. De intentie is om de samenwerking met HFC in 2011 voort te zetten.

Universiteit Tilburg: Netspar Netspar, Network for Studies on Pensions, Aging and Retirement, is een netwerkorganisatie die de praktijkwereld en de onderzoeks wereld bij elkaar brengt. Doel stelling van Netspar is om het pensioendebat op een hoger niveau te tillen en het creëren van vooruitstrevende oplossingen voor de vergrijzing. In 2010 heeft Mn Services actief zitting genomen in de Partner Council van Netspar. Rudolf Hagendijk heeft zitting genomen in de Raad van Advies. Mn Services draagt hierbij bij aan de kennis ontwikkeling in de Nederlandse pensioensector.


In april 2011 stopt de verbintenis met Netspar.

Dhan India project van World Granny Mn Services ondersteunt het initiatief micropensioenen in India (‘project Dhan’) van World Granny. World Granny is een non-profitorganisatie die streeft naar empowerment van ouderen, in het bijzonder van oudere vrouwen, en naar het uitbannen van (extreme) armoede. World Granny draagt bij aan de verbetering van de leefsituatie van ouderen, hun families en hun gemeenschappen in ontwikke lingslanden. In Nederland werkt World Granny aan bewust wording over de situatie van ouderen in ontwikkelingslanden en werft zij fondsen voor het ondersteunen van projecten in deze landen. World Granny is gelieerd aan het Pension & Development Network. Dit is een netwerk van Nederlandse pensioenexperts dat kennis en ervaring op het gebied van pensioenen ter beschikking stelt aan ontwikkelingslanden. In het P&D Network is nagenoeg de gehele Nederlandse pensioen wereld aangesloten.

Buurtspeeltuin vereniging Buvelio Rijswijk Uit milieuoverwegingen stuurt Mn Services geen kerstkaarten. Het bedrag dat daarmee wordt uitgespaard, schenkt Mn Services ieder jaar aan een ander goed doel. In 2010 was dat een bijdrage voor een nieuw speeltoestel voor de buurtspeeltuinvereniging in Rijswijk.

71

Assurance Assurance-rapport met beperkte mate van zekerheid van de onafhankelijke accountant inzake het MVO jaarverslag van Mn Services N.V.

Aan: de Aandeelhouders, Raad van Commissarissen, Directie en overige belanghebbenden

Wij hebben het MVO jaarverslag 2010 van Mn Services N.V. te Rijswijk onderzocht met als doel een beperkte mate van zekerheid te verstrekken dat het MVO jaarverslag geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van Mn Services N.V. is verantwoordelijk voor het opmaken van het MVO jaarverslag en de hierin opgenomen informatie in overeenstemming met de Sustainability Reporting Guidelines (G3) van het Global Reporting Initiative. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van het MVO jaarverslag, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat, het kiezen en toepassen van aanvaardbare verslaggevingscriteria voor maatschappelijke verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het trekken van een conclusie over het MVO jaarverslag op basis van ons onderzoek. Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3410N ‘Assurance-opdrachten inzake maatschappelijke verslagen’. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze opdracht zodanig plannen en uitvoeren dat een beperkte mate van zekerheid wordt verkregen dat het MVO jaarverslag geen afwijking van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht tot het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van een beperkte mate van zekerheid met betrekking tot de informatie in het MVO jaarverslag. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, maar de aard en de omvang van

72

Assurance

onze werkzaamheden zijn beperkter dan een opdracht tot het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid en kunnen slechts resulteren in een conclusie die een beperkte mate van zekerheid geeft dat het MVO jaarverslag geen afwijkingen van materieel belang bevat. De in dit kader uitgevoerde werkzaamheden bestaan in hoofdzaak uit de volgende procedures: – Inwinnen van inlichtingen; – Uitvoeren van cijferanalyses; –A fstemmen van informatie met documenten en beoordelen in hoeverre deze documenten de in het MVO jaarverslag opgenomen informatie ondersteunen; – Beoordelen van het GRI toepassingsniveau. De opdracht is uitgevoerd door een multi disciplinair assurance-team met expertise op het gebied van assurance en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie.

Conclusie Op grond van ons onderzoek hebben wij geen reden te concluderen dat het MVO jaarverslag over 2010 niet in alle van materieel belang zijnde opzichten is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde verslaggevingscriteria, de Sustainability Reporting Guidelines (G3) van het Global Reporting Initiative. Rotterdam, 10 mei 2011 Deloitte Accountants B.V.

drs. M. van Luijk RA


73

Begrippenlijst (MVO) benchmark

Corporate governance

Een benchmark is een test procedure om de prestaties van apparaten, systemen of organisaties met elkaar te kunnen vergelijken. Bench marking is een manier voor organisaties om van elkaar te leren, verantwoording af te leggen en toezicht te vergemakkelijken.

Bij governance gaat het om hoe een onderneming wordt bestuurd. Belangrijk is hoe een onderneming efficiënt en verantwoord wordt geleid waarbij het vooral ook gaat om de relatie met de belangrijkste belanghebbenden zoals de aandeelhouders, werknemers, klanten en de samenleving.

Carbonmanagementtool

Duurzaam beleggen

Een online tool voor het bepalen van de CO2-footprint en het maken van een CO2reductiestrategie.

Duurzaam beleggen (ook wel maatschappelijk verantwoord beleggen of ethisch beleggen) is een vorm van investeren waarbij de geldverstrekker de gevolgen voor mens en milieu laat meewegen in zijn investeringsbeslissingen.

Class action In de wetgeving is een Classaction of een representatieve actie een vorm van een rechts zaak waar een grote groep mensen collectief een vordering bij de rechter brengen of waar een klasse van verdachten vervolgd worden.

Compliance Compliance is de functie binnen een organisatie die toeziet op naleving van wetten en regels die te maken hebben met de bevordering en handhaving van de integriteit en professionaliteit van een organisatie en haar bestuurders en medewerkers met als doel compliance risico's te beheersen en eventueel daaruit voortvloeiende schade te voorkomen dan wel te beperken.

74

Begrippenlijst

Duurzaam inkopen Het toepassen van milieu aspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieuaspecten en sociale aspecten voldoet.

Engagement Vorm van duurzaam beleggen waarbij de investeerder zich opstelt als een actieve aandeel houder, en met het bedrijf waarin belegd wordt in dialoog gaat over duurzaamheidsissues.

ESG-criteria (In het Engels aangeduid als environmental, social and governance-criteria) Criteria op het gebied van milieu, maatschappij en ondernemingsbestuur.

Fiduciair management Fiduciair management is een integrale benadering van vermogensbeheer die ervoor zorgt dat alle vermogens beheeractiviteiten optimaal op elkaar worden afgestemd.

Maatschappelijk betrokken ondernemen Maatschappelijk betrokken ondernemen (MBO) kent oneindig veel vormen. Centraal staat de samenwerking tussen het bedrijfsleven en maatschappe lijke initiatieven en organisaties. Een bedrijf stelt aanwezige kennis, kunde, menskracht en middelen beschikbaar aan een maatschappelijke organisatie, die zo de mogelijkheid krijgt doelen te realiseren die op eigen kracht niet haalbaar waren.

Global Reporting Initiative

Stakeholder

Het Global Reporting Initiative (GRI) is een internationale organisatie die richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving opstelt. In een duurzaam heidsverslag communiceert een organisatie publiekelijk over haar economische, milieu- en sociale prestaties.

Stakeholders zijn partijen waar van de belangen kunnen worden beïnvloed door de activiteiten van de organisatie, of die zelf invloed op de belangen van de organisatie uitoefenen.

ISO 26000 Richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. Doelstelling van deze internationale richtlijn is het ondersteunen van organisa ties bij de invoering van MVO.

Thematische beleggingen Bij thematisch beleggen gaat het erom opkomende economische, politieke en sociale trends te signaleren die waarschijnlijk grote en langdurige gevolgen zullen hebben voor belangrijke sectoren van de economie en de financiële markten.

Uitsluiting Uitsluiting betekent dat in bepaalde ondernemingen niet wordt geïnvesteerd. Bijvoorbeeld het uitsluiten van beleggingen in ondernemingen die producten maken die de Nederlandse overheid als controversieel beschouwt zoals producenten van clusterbommen, landmijnen, biologische en chemische wapens.

UN PRI (Principles for Responsible Investment) De UN PRI is een netwerk van internationale investeerders die same werken om de zes principes voor verantwoord investeren in de praktijk te brengen.

United Nations (UN) Global Compact Een strategisch beleidsinitiatief voor ondernemingen die zich inzetten om hun activiteiten en hun strategie in lijn te brengen met tien algemeen aanvaarde principes op het gebied van mensenrechten, arbeid, milieu en corruptiebestrijding.

Leverancierscode Een leverancierscode is een gedragscode waarin de minimum- vereisten en verwachtingen staan over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van leveranciers.


75

Colofon Tekst Castel Mediaproducties

Inhoudelijk advies Beco

Concept en vormgeving Edenspiekermann

Fotografie Patrick Post (Hollandse Hoogte)

Druk Opmeer

Mn Services N.V. Burgemeester Elsenlaan 329 2282 MZ Rijswijk Postbus 5210 2280 HE Rijswijk Telefoon (070) 3 160 160 Telefax (070) 3 160 475 www.mn.nl

76


77

78


MVO Jaarverslag 2010 Veerkracht. MVO Verslag 20

Recommend Documents